（档案学专业论文）构建广西北部湾档案信息数据库研究.pdf

构建广西北部湾档案信息数据库研究 摘要 广西北部湾经济区己成为国家实施区域协调发展的战略重点。如 何构建具备区域特色的广西北部湾档案信息数据库，为我国与东盟各 国在各领域的合作发展提供服务，已成为当前广西北部湾区域经济建 设的重要课题之一。 构建广西北部湾档案信息数据库，需先认清楚广西北部湾档案数 据库的特点，并根据北部湾战略发展需求来准确定位北部湾档案信息 数据库。通过北部湾档案信息数据库的s w o t 分析和利用需求分析， 全面分析了北部湾档案信息数据库构建的可行性。在此基础上，分析 了档案数据库数据源，初步设想了广西北部湾档案信息数据库的组织 管理模式，并针对数据库实施提出了有力的保障措施，从而为当前广 西北部湾经济建设提供丰富的档案信息服务。 关键词：北部湾经济档案信息数据库管理模式s w o t 分析法 r e s e a r c ho n c o n s t r u c t i n gi n f o r m 峭t i o n d a i ：a b a s eo fa r c h i 、7 = f li nt h eb e i b ug u l f o f g 1 7 a n g a b s t r a c t t h eb e i b ug u l fe c o n o m i cz o n eo fg u a n g x ih a sb e c o m ear e g i o n a l c o o r d i n a t e dd e v e l o p m e n to fn a t i o n a li m p l e m e n t a t i o no ft h es t r a t e g i c f o c u s h o wt ob u i l dar e g i o n a lc h a r a c t e r i s t i e si n f o r m a t i o nd a t a b a s eo f a r c h i v a li nt h eb e i b ug u l fo fg u a n g x i ，i no r d e rt os u p p l ys e r v i c e sf o rt h e c o o p e r a t i o na n dd e v e l o p m e n tb e t w e e no u rc o u n t r ya n da s e a n c o u n t r i e s i nv a r i o u sf i e l d s ，i sb e c o m i n go n eo ft h ei m p o r t a n ti s s u e si nr e g i o n a l e c o n o m i cc o n s t r u c to ft h eb e i b ug u l fo fg u a n g x ia tp r e s e n t t oc o n s t r u c t i n gi n f o r m a t i o nd a t a b a s eo fa r c h i v a li nt h eb e i b ug u l fo f g u a n g x i 。腑s h o u l du n d e r s t a n dt h ec h a r a c t e r i s t i e so ft h ei n f o r m a t i o n d a t a b a s eo fa r c h i v a li nt h eb e i b ug u l fo fg u a n g x i t h eo r i e n t a t i o ns h o u l d d e c i d e db yt h er e q u i r e m e n to fd e v e l o p m e n ts t r a t e g yi nt h eb e i b ug u l fo f g u a n g x i t h r o u g ht h ea n a l y s i so ns w o ta n dn e e d so fi n f o r m a t i o n d a t a b a s eo fa r c h i v a li nt h eb e i b ug u l fo f g u a n g x i 。 d i s c u s s c o m p r e h e n s i v e l yt h ef e a s i b i l i t yo fc o n s t r u c t i n gi n f o r m a t i o nd a t a b a s eo f a r c h i v a li nt h eb e i b ug u l fo fg u a n g x i o nt h i sb a s i s w ea l s oa n a l y s e st h e d a t as o u r c go fa r c h i v a l d a t a b a s e ，p r e l i m i n a r yp l a n so r g a n i z a t i o n a l m a n a g e m e n tp a t t e r no fd a t a b a s eo fa r c h i v a li n f o r m a t i o ni nt h eb e i b u ( 如l f o f g u a n g x i ，p r o p o s e s s o m e s t r o n gp r o t e c t i o n m e a s u r e sf o rt h e i m p l e m e n t a t i o no fd a t a b a s e ，a n dt h u sa f f o r d saa b u n d a n c ea r c h i v a l i n f o r m a t i o ns e r v i c e st ot h ee c o n o m i cc o n s t r u c t i o ni nt h eb e i b ug u l fo f g u a n g x i k e yw o r d s ：b e i b ug u l fe c o n o m y ；a r c h i v a li n f o r m a t i o n ；d a t a b a s e ； m a n a g e m e n tp a t t e r n ；s w o ta n a l y s i sm e t h o d 论文独创性声明 本人郑重声明：所提交的学位论文，是本人在导师的指导下， 独立撰写完成的。除文中已经注明引用的内容外，本论文不含其 他个人或其他机构已经发表或撰写过的研究成果，也没有剽窃、 抄袭等违反学术道德规范的侵权行为。对本文的研究做出重要贡 献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人愿意承担由 本声明而引起的法律责任。 石加 研究生签名：石法地日期：2 0 0 9 年6 月2 0 日 论文使用授权声明 本人完全了解广西民族大学有关保留、使用学位论文的规定。 学校有权保留并向国家有关部门或机构送交学位论文的复印件和 电子文档，可以采用影印、缩印或其他复制手段保存、汇编学位 论文。除在保密期内的保密论文外，允许学位论文被查阅和借阅， 可以公布( 包括刊登) 论文的全部或部分内容。 乏磷幽 研究生签名：石法地日期：2 0 0 9 年6 月2 0 日 导师签名：韦界儒日期：2 0 0 9 年6 月2 0e l 幸掰季 1 绪论 1 1 本课题的研究背景 1 1 1 区内信息化建设初见成效 从广西的区情来看，“十五 以来，广西信息化在信息基础设施建设、信息技术应用 和信息化发展环境等方面均取得一定进展，信息化综合效益逐步显现。广西经济社会进入 了工业化和信息化并举的快速发展阶段，在国民经济和社会各个领域推进信息化，发展网 络经济、电子商务，以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，已经成为广西经济社会 发展模式转型的重要途径。要构建广西北部湾经济区档案信息数据库就应抓住和利用好这 一关键转型期。 1 1 2 北部湾发展战略提供大力支持 广西北部湾经济区发展规划强调广西北部湾开发必须借助信息化，因为信息化是 工业化乃至各行各业获得又好又快发展的内在要素。只有这样，才能使工业在信息化带动 下得到不断优化。在产业层面上，要借助信息化，加快信息产业的发展，才能不断推动技 术创新和产业升级，促进北部湾经济区的发展。( 广西北部湾经济区发展规划明确要求 加快信息基础设施的建设，加强基础信息数据建设，深度开发和利用信息资源，把广西北 部湾经济区建设成为中国一东盟开放合作的物流基地、商贸基地、加工制造基地和信息交 流中心，成为带动、支撑西部大开发的战略高地和开放度高、辐射力强、经济繁荣、社会 和谐、生态良好的重要国际区域经济合作区。档案信息资源作为一种核心信息资源，更应 建立起基础数据库，进行深度开发与利用。 1 1 3 数据库建设技术日渐成熟 2 0 世纪9 0 年代以后，伴随着互联网的迅速发展，数据库技术和w e b 技术迅速结合在 一起，形成了网络数据库。网络数据库的出现，使人们发现了它的许多优势：使用便捷， 界面友好，无时空限制，可同时多人取用；不受地理位置和时间限制，网络数据库不需要 占用物理存贮的空间；不需要专门的数据库更新和维护人员；网络数据库制作数据标准、 规范、多元；能采用先进的信息处理技术，使用用户常见的浏览器，采取多途径多功能检 索模块，检索功能强，检索显示与输出结果灵活多样。1 数据库技术和网络技术结合，为信 1 息服务业带来了新的发展方向，也为档案事业的发展带来了契机。如果说以前利用数据库 进行检索仅是为辅助计算机管理，那么，今天开发数据库产品将是档案部f - jj 艮务社会的主 要形式。如果说档案馆的库房是档案信息的宝库的话，那么网络技术和数据库技术就是开 启这个宝库的金钥匙。目前，我国正掀起数字档案馆建设的高潮，无论是数字转换后的传 统文本信息，还是接收的新型电子档案，对它们的管理，最终都是依靠数据库建设与管理。 而数据库以其覆盖面广、存储量大、易于管理和利用等特点己成为基础信息数据库建设的 首选。 1 2 本课题研究的理论意义和实践意义 随着经济全球化不断地深入发展，科技革命加速推进，全球和区域合作方兴未艾， 寻求和平、共谋发展、促进合作已经成为不可阻挡的时代潮流。与此同时，国家高度 重视广西沿海地区发展，明确将北部湾经济区作为西部大开发和面向东盟开放合作的 重点地区，提出新要求，赋予新使命。北部湾经济区加快发展的机遇已经来到。在这 样的新形式下，研究如何构建广西北部湾经济区档案信息数据库，吸收先进的信息资源管 理思想和管理手段为指导思想，通过对广西北部湾经济区的政治、经济、文化等方面的环 境来分析和判断，以整合广西北部湾经济区档案信息资源为目的，建立一个辐射广西北部 湾经济区的档案信息资源服务中心，为社会各界提供“一站式 档案信息服务，提高档案 的信息服务质量和服务效益，实现档案信息资源的充分利用，具有十分重要的理论意义和 实践意义。 1 2 1 理论意义 首先、研究构建广西北部湾档案信息数据库，可以给构建广西北部湾档案信息数据库 提供科学的理论指导，推动广西北部湾档案管理工作的不断完善和发展 其次，研究构建广西北部湾档案信息数据库，有利于推动档案学理论的发展。数据库 的构建主要是以档案学理论为核心，综合计算机科学，区域经济学，管理学等多门学科交 叉共同指导下进行开发的，促进学科之间理论融合和发展。 最后，研究构建广西北部湾档案信息数据库，可以促进广西北部湾档案信息服务不断 适应新形势下社会发展的信息需求。 1 2 2 实践意义 其一，促进北部湾经济的可持续发展，推动西部大开发战略的实施。信息已经成为重 要的生产资料，它可有效增强其它生产要素的信息含量，进而提高社会生产力的综合水平 2 和利用效率。构建广西北部湾档案信息数据库，可最大限度的利用信息资源的共享性和再 生性，借鉴世界先进科学知识和经验，走经济发展的捷径；提高人们获取信息的能力，从 而使经济决定更有预见性，大大减少经济行为中的不确定性和盲目性；同时也可以减少物 质和能源的使用与消耗，为企业提供减少成本，增加市场占有率以及实现规模经济的机会。 此外，通过构建广西北部湾经济区档案信息数据能够使北部湾新区在短时间内迅速掌握大 量的核心信息资源，充分发挥档案信息资源对资源和资本的替代和优化作用，减少经济发 展和人口增长对环境的压力，为更好的实施可持续发展提供保证。 其二，加强北部湾新区档案信息的整合服务。信息化建设为落后地区提供了提高地区 生产力的契机。由于目前北部湾经济区内档案信息资源的呈现出分散性、无序性，导致了 信息资源利用的低效性。通过构建北部湾经济区档案信息数据库，可将这些分散性、无序 性、差异性和交互性的档案信息资源进一步集成，有效控制信息分散性，使之系统化，实 现档案信息的集成服务，提高区内信息公共服务水平。 其三，有利于宣传北部湾，促进社会文化交流。构建广西北部湾经济区档案信息数据 库不仅对促进经济发展具有不可替代作用，同样对对外宣传北部湾，促进社会文化交流具 有十分重要作用。首先，档案信息数据借助广西独有的区位优势，通过中国东盟的平 台，可成为宣传北部湾的一张重要名片。其次，作为少数民族集中地，通过档案信息的共 享有利于各民族文化习俗的传播与交流，促进民族和谐。同时也为中国与东盟搭建文化传 播与交流的平台，加快国际间文化友好交流与传播。 最后，有利于形成档案信息化人才队伍。构建广西北部湾经济区档案信息数据离不开 人才，人才是根本。而构建信息数据就是一个动态的过程，在这个过程中可以培养和锻炼 出一批合格的档案信息化人才，借助国家开发北部湾经济区战略，吸引大批高层次人才来 北部湾，扎根于北部湾，加快推进北部湾信息化建设。 1 3 国内外档案数据库研究现状 数据库自6 0 年代初在美国诞生以来，已成为一个国家经济，科技发展的重要战略资 源，正在一步步地推动着整个世界的信息社会化进程。它以检索迅速，存取便利，自然对 话，远程传输等特征。受到了科技，经济，社会等各个领域用户的格外瞩目。数据库的发 展水平已成为一个国家科技创新，经济发展，社会文明的重要标志，数据库的利用程度已 成为一个企业经济腾飞，经营创新的先决条件之一。 1 3 1 国外数据库发展历程 美国是数据库发展最早的国家，它大体经过了三个发展阶段：第一阶段( 6 0 年代) ， 以生产科技方面的二次文献数据库为主，主要由政府支助数据库的生产和应用；第二阶段 3 ( 7 0 年代) ，以系统首创联机检索开始了数据库的商品化服务。并逐步以生产商业，金融 和社会等事实型数据库为主；第三阶段( 8 0 年代) ，经济商业类数据库成为数据库服务的 主流，标志着数据库产业已经成熟。全文本，可视图文数据库急剧增加，个人计算机的普 及及光盘的问世，已开始把数据库服务引入用户家庭目前，美国数据库生产商达1 0 0 0 多 家，生产了3 0 0 0 多个数据库，占全世界数据库总量的8 0 ，有大型国际联机系统3 个，年 产值达8 多亿美元。并且还通过国际联机，发行磁带，光盘等多种载体的数据库向全世界 服务，占领了世界数据库市场的一半以上。2 国外档案数据库代表主要有，美国国家档案馆 ( n a t i o na r c h i v e sa n dr e c o r d sa d m i n i s t r a t i o n ，简称n a r a ) 为了方便用户的检索，n a r a 开发了一系列基于网络的数据库，如检索n a r a 电了文件的档案数据库检索系统( a c c e s st o a r c h i v a ld a t a b a s e s ，简称a a d ) 、检索n a r a 非电了文件的档案研究目录系统( a r c h i v e s r e s e a r c hc a t a l o g ，简称a r c ) 、检索缩微资料的缩微出版物检索系统( m i c r o f i i m p u b l i c a t i o n ss e a r c h ) 、肯尼迪总统暗杀记录收藏参考系统( t h ep r e s i d e n tj o h nf k e n n e d ya s s a s s i n a t i o n r e c o r d sc o l l e c t i o nr e f e r e n c es y s t e m ) i i i 国家档案馆图书馆 目录( n a r al i b r a r yc a t a l o g ) 等。3 1 3 2 国内数据库发展历程 我国的数据库事业是自改革开放后才开始发展的。8 0 年代初，我国开始引进国外机读 磁带进入服务，1 9 8 3 年开始建立国际联机终端，随后，终端设置遍布全国5 0 多个大中城 市，数量达1 0 0 多个，可检索世界上2 3 的数据库。“七五一期间，国家确立重点建设国 家经济信息系统，银行电子化系统，科技情况系统等1 2 个电子化信息系统，我国的数据 库建设和服务才随着发展起来，建立了一批国产汉字数据库和信息管理系统。目前，我国 4 0 多个单位已引进5 0 多种数据库磁带，近百种光盘数据库进行服务，并建立了8 0 0 多个 数据库，数据库容量平均在5 万条左右。4 国内档案数据库代表有，2 0 0 3 年1 1 月9 日福建 省档案局研发的“分布式档案基础数据库建设项目 ，它是在我国原有的档案管理系统单 机版和局域网的基础上，研发网络应用系统，实现馆藏档案信息接收、鉴定、检索、利用、 编研、库房管理等各项档案业务为一体的综合网络管理系统。5 4 2 北部湾档案信息数据库概述 2 1 档案信息数据库概念 数据库、数据库管理系统和数据库系统常常被作为同义词使用，事实上它们是三个完 全不同的概念。通常人们据说的数据库，实指数据库系统。一个数据库系统是一个实际可 行的，按照数据库存贮、维护和向应用程序提供数据或信息支持的系统。它是存贮介质、 处理对象和管理系统的集合体，通常由数据库、硬件、数据库管理系统和数据库管理员四 总成组成。对于档案数据库来说，还应当包括档案信息数据。 数据库( d a t ab a s e ，简称d b ) 就是存放数据的仓库。这些数据被有组织地储存到计 算机中，使人们能快速方便地对数据进行查询、修改，并按一定格式输出，从而达到管理 和使用这些数据的目的。硬件( h a r d w a r e ) ，即指存贮数据库和运行数据库管理系统d b m s ( 包括操作系统) 的硬件资源。它包括物理存贮数据库的磁盘、磁鼓、磁带、光盘或其它 外部设备等。数据库管理系统( d a t ab a s em a n a g e m e n ts y s t e m ，简称d b m s ) ，即负责数据 库存取、维护和管理的软件系统。数据库系统种类用户对数据库的各种操作请求，都是由 d b m s 来完成的，它是数据库系统的核心软件。 数据库系统克服了以前所有数据管理方式的缺点，试图提供一种完美的更高层次的数 据管理方式。它的指导思想是对所有的数据实行统一、集中、独立的管理，使数据存贮独 立于使用数据的程序，实现数据共享。数据库系统管理方式具有数据共享、数据结构化、 数据独立性、可控数据冗余度和统一数据控制功能等特点。 2 3 北部湾档案信息数据库的特点和定位 2 3 1 广西北部湾档案信息数据库的特点 ( 1 ) 虚拟性。北部湾档案信息数据库是一个逻辑概念，这是北部湾档案信息数据库 与实体档案信息数据相比较而言。通常档案信息数据库在建立和开展档案信息数字化时， 同时还保存着档案的实体，以保证信息与实体的对应性和信息的真实性。而北部湾档案由 于覆盖区域广泛，收集内容人有特定需求，为了节约数据库资源的开发时间和空间收集的 成本，北部湾档案信息数据库主要是从各地档案基础信息数据库中筛选、优化与整合而来 的，但档案的实体依旧存放在原档案管理机构中。 ( 2 ) 集成性。北部湾数据库是一个具备数据整合、资源优化功能的分布式数据库。 广西北部湾档案数据库的构建布局是根据北部湾产业发展的特点和区域内各个城市特点 来组织规划收集北部湾档案信息数据，数据收集广、覆盖范围大，要实现各个城市数据的 共享，实现主要是依靠相关信息技术、标准与访问规则，将分布在不同的地点或不同的计 5 算机上的档案信息集成，从而实现北部湾档案信息数据集成一体化共享与管理。 目前，国外已建成许多分布式数据库，它们一般作为国家或某一行政区域的空间信息 基础设施，如加拿大地理信息系统( c g i s ) 、美国自然资源信息系统( n a r i s ) 、美国明尼 苏达州土地管理信息系统( m l m i s ) 、美国u s g s 的d l g 及d e m 资料库、美国n a s a 的遥感影 像资料库、我国国土局的1 ：2 5 0 0 0 0 全国土地利用专题资料库等。7 。 图2 1 分布式数据库图( 图片来源：b 主主q ；么么鱼主堂堂皇：墨! 璺主q ：垒q 堡么篁主么窒q q 鱼! ! 么圣墨星z 垒：b 地) ( 3 ) 多元性。广西北部湾档案信息数据库与传统档案信息数据库相比，在内容上， 广西北部湾档案信息更为丰富、多元化，档案的载体也更为丰富，除了传统的文本档案信 息外，音频、视频、多媒体信息更多，反映的内容也更形象丰富；在档案信息收集范围上， 广西北部湾档案信息数据库覆盖范围更广，涉及的单位、部门也更为广泛，具有多元性。 2 3 2 广西北部湾档案信息数据库的定位 广西北部湾经济区处于北部湾项端的中心位置，主要包括南宁市、北海市、钦州市、 防城港市所辖区域范围，同时，包括玉林市、崇左市的交通和物流。按照“4 + 2 的格局， 广西北部湾经济区国土地面积7 2 7 万平方公里，海域总面积近1 3 万平方公里，海岸线长 1 5 9 5 公里，人口1 2 4 0 多万。2 0 0 6 年末，生产总值合计2 0 3 9 6 亿元，占广西生产总值的 4 2 5 ，作为西部唯一沿海的地区，南拥北部湾，背靠大西南，东临粤港澳，西南与越南 接壤，位居华南经济圈、西南经济圈与东盟经济圈的结合部，地处泛北部湾经济合作区、 大湄公河次区域、中越“两廊一圈 、泛珠三角经济区、西南六省( 区、市) 协作等多个 区域合作交汇点，是促进中国与东盟全面合作的重要桥梁和基地，区位优越，战略地位突 出，发展潜力巨大。8 它是中国东盟全面合作的重要基地，也是中国东盟“m 型 区域经济合作战略得以实施的突破口、发力点和示范区、 构建广西北部湾档案信息数据库主要是依托广西北部湾经济区内丰富的特色档案信 息资源，按照国家档案信息化发展建设的要求，将分散于政府部门、研究机构、大专院校、 图书情报机构和企业的相关信息和数据进行系统集成，整合广西北部湾区域内的西部政策 档案信息资源、物流档案信息资源、旅游档案信息资源等，搭建全方位、高层次的档案信 6 息交流服务中心，积极向社会开展档案信息应用推广，为我国各级政府、科研院所、大专 院校和企业提供广西北部湾和东盟各国的科技、经济、贸易、金融、投资和合作项目等主 要方面的档案信息服务，为政府部门提供战略决策支持，推动我国与东盟各国在各领域的 合作，成为连接多区域的国际大通道、交流大桥梁、合作大平台。 7 3 北部湾档案信息数据库可行性分析 北部湾档案信息数据库可行性分析方法可采取以下两种： 3 1 s w o t 分析 s w o t 分析法又称为态势分析法，它是由旧金山大学的管理学教授于2 0 世纪8 0 年代初 提出来的，s w o t 四个英文字母分别代表：优势( s t r e n g t h ) 、劣势( w e a k n e s s ) 、机会 ( o p p o r t u n i t y ) 、威胁( t h r e a t ) 。将与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势、 机会和威胁等，通过调查列举出来，并依照矩阵形式排列，然后用系统分析的思想，把各 种因素相互匹配起来加以分析，从中得出一系列相应的结论，而结论通常带有一定的决策 性。9 运用这种方法，可以对研究对象所处的情景进行全面、系统、准确的研究，从而根据 研究结果制定相应的发展战略、计划以及对策等。 通过s w o t 分析方法，我们可以对构建广西北部湾档案信息数据库的各种条件和环境 有了大致了解，有助于科学客观地制定构建广西北部湾档案信息数据库的开发战略、计划 及提出相关对策。 优势因素( s t r e n g t h s ) 主要体现在： ( 1 ) 广西北部湾经济区建立了一定的信息化基础设施，为构建广西北部湾档案信息 数据库奠定了必要的硬件基础。以北部湾经济区城市之一南宁市为例，全市建成了固定电 话、移动通信、广播电视及分组交换、数字数据、多媒体综合通信为主体，功能齐全、覆 盖面广的现代化通信网络。2 0 0 5 年南宁市市区固定电话交换机总容量为1 7 7 1 9 万门，全 市固定电话交换机总容量为2 4 5 9 6 万门；市区固定电话用户数为1 0 4 5 1 万户，全市固定 电话用户数为1 4 8 4 3 万户；市区互联网用户数为6 4 6 4 万户，全市互联网用户数为7 3 2 9 万户；市区移动电话用户数为1 5 1 4 9 万户，全市移动电话用户数为2 1 7 4 2 万户；全市信 息消费支出占消费总支出比例为4 5 9 。完成信息化项目管理系统、环境保护及检测系统 工程、南宁应急联动与警备区系统互联工程、报警电话手机用户五字段传输工程、招商引 资网站及管理系统、基本建设项目管理系统、中小企业信息服务平台、财政国库集中支付 系统完善、粮食应急供应指挥信息系统等项目建设。加 ( 2 ) 广西北部湾各级部门高度重视档案信息化，制定了一系列信息化政策措施，推 动各级档案馆升级上标准，为构建广西北部湾档案信息数据库提供了良好的地方政策环 境。广西区党委、市政府领导班子集体认识到位，认真贯彻中共中央办公厅、国务院办公 厅先后下发的关于我国电子政务建设指导意见、关于加强信息安全保障工作的意见、 关于加强信息资源开发利用工作的若干意见、关于加快电子商务发展的若干意见、 关于进一步加强全国文化信息资源共享工程建设的意见等文件，把信息化建设摆在重 要位置，从组织机构、协调、队伍、制度、法规、应用、资金等方面予以支持。以南宁市 8 为例，建成自治区一级馆1 个，二级馆6 个，三级馆5 个，并于2 0 0 7 年8 月，经南宁市 十二届人民政府第二十一次常务会议审议通过南宁市档案事业发展“十一五 规划并 颁布实施。 ( 3 ) 信息技术不断深入应用，为推动广西北部湾档案信息数据库的发展提供了技术 支持。中国东盟博览会数字化综合信息服务与管理平台利用三维虚拟展示技术、g i s 技术、信息挖掘技术、移动数字通讯技术、网络多媒体技术等先进手段，开发实现宾馆信 息服务与管理，基于移动终端展会事务信息管理等系统功能，真正实现网络宣传、网络服 务、网络互动、网络管理、网络会展等。城市地理信息系统完成部分基础数据库，开始在 城市规划、市政建设、房地产管理、环境保护、园林绿化、气象预报、治理管理等方面得 到应用和深入开发。以电子化为基础的申报、征收、代理、稽查相结合的税务管理和服务 监控体系建成。全市大部分商业银行银行卡信息交换网逐步完善，实现联网，并和部分大 商场实现直联。公共服务信息化不断完善，水、电、气实现数字智能化管理，远程教育、 远程医疗、电视会议、网络电话、网上交易、网络视频点播得到初步应用。n ( 4 ) “文档一体化管理软件和档案数据库管理软件的开发和推广，为广西北部湾档 案信息数据库提供了丰富的数据源。近几年来，区县档案行政管理部门在“档案一体化 软件的推广中取得了明显的成效，区级档案管理部门数据库管理系统的广泛应用，均根据 自身的馆藏建立起相应的档案数据库，在局域网和数据库建设发挥了重要作用。各基层档 案室运用“文档一体化软件的意识有了增强，应用的范围有了明显的增加。由于“文档 一体化一管理软件的推广，促进了文书立卷的改革工作，推动了年度立卷电子目录报送和 移交进馆同时报送电子目录的工作，也为电子目录、电子文件的接收、保管、管理方法的 研究提供了实践基础。 制约因素( w e a k n e s s e s ) ： ( 1 ) 档案信息的挖掘深度不够，信息资源开发利用滞后，信息服务层次低，给构建 广西北部湾档案信息数据库造成一定的阻碍。目前，关于广西北部湾信息资源供给严重不 足，笔者在网上用百度搜索，仅有中国北部湾网、北部湾信息网、北部湾资讯网、北部湾 论坛等有限几个网页，在档案信息的提供方面较少，在一定程度上影响了政府决策、企业 的市场竞争能力、投资环境的改善、多种档案信息服务的提供等。同时由于部门分割、信 息垄断等原因，使信息系统间的信息资源共享程度地低，信息的效用无法发挥，无法形成 信息的合力，大为阻碍的广西北部湾档案信息化的进程。 ( 2 ) 广西区内档案管理软件和数据库建设缺乏统一标准，档案数据库类型还比较单 一。如区级单位大都用的是g d 2 0 0 0 档案管理软件，而在市级和城区的单位大都是用泰坦 公司开发的超越2 0 0 0 档案管理软件，在社区这一级的档案管理中，用的档案软件有虹桥 档案管理软件、易用档案管理软件等，有的社区甚至用电子表格e x c e l 来录入和管理档案 数据，这就造成了档案数据不一致，标准不一的现象；其次，档案数据库通常保存最多是 是文书档案这一类型，对其他类型的档案开发和建设较少。最后，各部门和行业的信息资 9 源开发各自为政、低水平重复建设现象在一定程度上依然存在；已建成的各个信息化系统 和数据库的缺乏专人进行技术维护、更新内容。 ( 3 ) 高层次信息化人才短缺，信息化研究和标准的制定滞后于实际工作需要。人才 是信息化发展之本，人才队伍的质量和数量对信息化建设水平、速度、后劲具有决定性影 响。从广西各个地区的基层档案管理人员专业层次和文化程度来看，他们大部分都是兼职 人员而且文化水平大都集中在大专以下，掌握的计算机文化水平较低，远远不能满足建设 广西北部湾档案信息化的需求。实现档案信息化就要不断地完善档案信息化的法规体系和 标准，而信息化的政策、法规和标准是推动信息化快速、有序、健康发展的保障。虽然在 目前，广西出台了一些信息化建设的规章和标准，但仍然不能满足实际工作的需要，主要 体现在已有的法规政策体系不够完善，在维护信息安全、打击网络犯罪和对“电子证据 的支持性不够，这都将会导致信息化工作严重滞后。 ( 4 ) 广西北部湾经济区档案开放鉴定工作滞后。广西北部湾经济区由于受到长期以 来档案工作的封闭性和半封闭性影响和制约了档案的开放和利用工作，同时还还成为制约 档案信息数据库网络化进程的瓶颈。造成目前馆藏档案开放的原因是多方面的：一是对档 案法有关档案开放原则的理解不全面，未能征求处理好“保密 和“利用 的广西，造 成该开放的未开放。二是馆藏档案开放一般只满足于做到3 0 年期满的档案开放鉴定，二 不重视档案法中明确规定的在不影响国家利益、商业秘密、私人隐私的原则下，科技、 文化、教育等档案应即时开放。三是开放档案、档案鉴定和数据标准的制定相对滞后，特 别是开放档案的原则性较强、可操作性较弱，影响了开放档案的进度。 机会因素( o p p o r t u n i t i e s ) ： ( 1 ) 区域整合和联动发展，中国一东盟自由贸易区的建立，泛北部湾经济合作论坛 的举办，拓宽了北部湾信息化合作和档案资源聚合的空间。广西北部湾经济区的发展，需 要全面参与中国一东盟自由贸易区和“两廊一圈 的建设，参与大湄公河次区域，泛珠三 角经济区、长三角经济区、西南经济区及其他区域的合作，努力提升参与区域经济合作的 水平和层次，拓展区域经济合作的深度和广度，在合作领域、形式、内容、途径、成效等 方面有新的突破，形成面向国内外和重点区域的多层次、多渠道、宽领域、全方位的区域 经济合作新格局。在广西北部湾地区与其他地区的合作交流中，将为大大拓展北部湾信息 交流和档案信息资源的整合，促进北部湾档案信息数据库的建立。 ( 2 ) 构建新型产业结构和提高城市管理水平的内在要求，为构建广西北部湾档案信 息数据库提供了重大的战略机遇。广西北部湾在坚持传统产业、高新技术产业和服务业协 调发展的前提下，以高新技术产业为先导，着力发展先进制造业和现代服务业，构建新型 产业结构。档案信息作为现代信息服务业的一员，在城市建设和管理上起到决策辅助的位 置，这就要求档案信息资源的整合和开发，因此，这一时期将成为档案信息数据库发展的 战略机遇期。 挑战因素( t h r e a t s ) ： 1 0 ( 1 ) 公开、服务、大众参与型的档案信息化管理模式变革向传统的档案管理模式和 服务模式提出了挑战。传统的档案信息化管理模式主要是通过手工检索目录，以及对来馆 的利用者提供复制、摘抄、查阅的方式提供信息服务，这对档案的利用效率、服务形式产 生了极大的影响。因此，建立一种公开透明、普遍服务、大众参与型的档案信息化管理模 式势在必行，它要求档案信息在收集、储存、传递上快速、准确、便捷，有效提升档案信 息服务效能。堙 ( 2 ) 网络信息安全问题对广西北部湾档案信息数据库的数据安全提出挑战。随着档 案信息网络化的广泛普及和深入应用，档案信息安全问题将会凸显。病毒感染、网络攻击、 网络涉密、黑客入侵等将会对数据库的网络化带来难度，这就要求提高数据库网络和信息 系统的安全防护水平，增强应急处理能力，完善档案信息安全管理机制。 小结：通过应用s w o t 分析法，笔者对构建广西北部湾档案信息数据库的各种条件和 环境做了简表( 表) 。构建广西北部湾档案数据库需要充分利用好现有的优势，努力改善 不理的因素，抓住机遇迎接挑战，才能真正使广西北部湾档案信息数据库服务广西、服务 东盟。针对以上的分析，有关构建广西北部湾档案信息数据库措施的提出主要为文章内的 第四章、第五章和第六章。 表3 1 构建广西北部湾档案信息数据库s w o t 分析 构建广西北部湾档案信息数据库的优势、劣势、机遇和挑战 1 广西北部湾经济区建立了定的信息化基础设施，为构建广西北部湾档案信息数据库奠定 了必要的硬件基础。 优 2 广西北部湾各级部门高度重视档案信息化，制定了一系列信息化政策措施，推动各级档案 势 因 馆升级上标准，为构建广西北部湾档案信息数据库提供了良好的地方政策环境。 素 3 信息技术不断深入应用，为推动广西北部湾档案信息数据库的发展提供了技术支持。 4 “文档一体化”管理软件和档案数据库管理软件的开发和推广，为广西北部湾档案信息数 据库提供了丰富的数据源。 1 档案信息的挖掘深度不够，信息资源开发利用滞后，信息服务层次低，给构建广西北部湾档 制 案信息数据库造成一定的阻碍。 约 因 2 广西区内档案管理软件和数据库建设缺乏统一标准，数据库类型还比较单一。 素 3 高层次信息化人才短缺，信息化研究和标准的制定滞后于实际工作需要。 4 广西北部湾经济区档案开放鉴定工作滞后。 1 区域整合和联动发展，中国一东盟自由贸易区的建立，泛北部湾经济合作论坛的举办，拓 机 遇 宽了北部湾信息化合作和档案资源聚合的空间。 因 素 构建新型产业结构和提高城市管理水平的内在要求，为构建广西北部湾档案信息数据库提供了 重大的战略机遇。 挑 1 公开、服务、大众参与型的档案信息化管理模式变革向传统的档案管理模式和服务模式提出 战 因 了挑战。 素 2 网络信息安全问题对广西北部湾档案信息数据库的数据安全提出挑战。 3 2 利用需求分析 3 2 1 利用者类型及特点 档案利用者的分类标准是多种多样的。不同身份的利用者对北部湾档案感兴趣的主 题、利用态度、利用习惯、网络检索能力、需要的服务角度等都是不相同的。按照来源的 不同，利用者可以分为： ( 1 ) 政府部门。这主要是指行政管理人员，他们通常需要综合性、针对性比较强的 北部湾档案，利用档案的目的通常有两类：一是科学决策。科学决策是当今管理科学的一 项重要内容，也是各级领导进行管理，组织实施各项大型工程或推进事业发展的先决条件， 更是提高执政能力不可或缺的环节。科学决策要求决策者在决策之前充分获取各种相关信 息，进行周密的比较和论证，最后做出科学的判断和抉择。对于组织和实施各方面力量进 行北部湾建设的领导者来说，只有通过各种信息的汇集，进行充分的比较、鉴别、判断和 借鉴之后，才能做出比较正确的科学决策，因此，充分地获取各种信息对于领导做出科学 决策至关重要。1 3 ；二是工作参考。工作参考主要对大部分行政人员来说，行政人员行政 效率的高低，很大程度上在于信息的丰富和渠道的畅通，档案馆收藏的档案，大部分来自 同级政府机关，记录了政府职能部门以往的工作历程，包含了许多珍贵的信息，行政人员 可以畅通和高效的利用档案，对提高其行政效率，具有明显的效果。具体北部湾行政人员 的利用需求来说，它们利用的档案信息资源主要集中在环境保护、规划建设、实施方案、 地方政策等文件材料。 ( 2 ) 企业法人。这主要是指投资商、开发商等，他们以商业投资与宣传、改善经济 利润和提高决策水平为目的，对档案进行开发利用，这既是一个商业运作，也是北部湾档 案提供社会利用的一个渠道。他们选择的是与时代特征结合比较紧密的北部湾档案，通常 要求时效性较强、保存比较完整的档案，且利用的档案也主要集中在科技类档案，主要集 中在北部湾投资环境、政策支持、科技展览、科技攻关、增值服务、科技成果推广与交流 等应用性创新服务上。 ( 3 ) 科研机构。这主要是指科研人员如教师、研究生、大学生等，他们多是为了研 究问题，所以需求主题比较明确、范围相对稳定，他们一般需要大量原始信息。特别是社 会科学研究，研究课题多为政治、经济、文化历史和现实发展方面的内容，离不开档案信 息的支持。从广西北部湾科研利用的需求来说，科研人员利用的信息主要包括以下主要信 息：城市发展基础档案信息、反映各个历史时期人们生产、工作和生活状况的基础档案信 息、重要行业、重要部门、重要区域各个时期发展变化的基础档案信息、民风民俗、北部 湾重大项目研究等，他们利用的档案数量大且要求保证系统完整。 ( 4 ) 普通民众。这些利用者主要来自社会各个层面，其主要目的有两类：一是为了 解决个人实际问题。如办理婚姻状况证明、办理养老保险、申请廉租房等；他们的利用过 程时间短、范围小、提供的查找线索不完全、较零乱，线索的准确性也无法保证，因而对 1 2 档案工作人员的依赖性较强。二是为了满足个人兴趣爱好，以休闲娱乐为目的。同正规的 工作和研究完全不同，他们来利用档案没有明确的目的，随机而来，没有什么具体的有形 的收获而去，来利用档案主要是为了追求精神上的享受和乐趣，在休闲利用的同时，既可 以了解北部湾的相关知识，又得到了某种美的享受。其需求的信息主要集中在那些可读性、 知识性、趣味性、观赏性和珍贵性的档案信息上，如北部湾古迹、文物专题展览、城市变 迁专题展览、北部湾爱国主义教育基地展品、艺术演出多媒体档案、名人档案等。 利用者对数据库功能的需求分析 不同类型的利用者在需求信息、利用方式、计算机水平、个人电脑配置等方面都不同， 且广西北部湾经济区属于广西少数民族区域内，这一地域范围的人群大都使用着少数民族 语言和文字，所以北部湾档案数据库的建设需尽量考虑到各类型利用者的各方面需求尤其 是在提供信息服务的时候，更应考虑到语言文字的沟通问题。简单地说，利用者对北部湾 档案数据库功能的需求是操作简便、信息全面、服务优质。主要包括以下几个方面： ( 1 ) 友好的界面，清晰的导航条； ( 2 ) 支持高级搜索功能； ( 3 ) 后台数据库的容量尽量的大，能存储大量完备的北部湾档案； ( 4 ) 能够不受时间、空间的限制通过互联网就能使用所需要的北部湾档案； ( 5 ) 提供明确、便捷、多角度、高效率的检索工具； ( 6 ) 跨平台的服务功能； ( 7 ) 网络上传输文件速度快； ( 8 ) 提供建立个人档案资料利用存储空间； ( 9 ) 具有互动性，即用户能够在线反馈意见； ( 1 0 ) 少数民族语言翻译转换功能。 3 2 2 档案信息管理者的需求 作为档案信息的管理者，主要负责对档案信息的收集、整理、开发、提供利用、安全 保存。档案信息的管理者主要是由档案信息的提供部门、保管部门和服务部门三者构成。 构建广西北部湾档案信息数据库的根本且的就是在确保需要涉密档案安全的前提下为利 用者提供及时、准确、方便地优质服务，最大限度地满足利用者的需求。因此，档案信息 管理者在对北部湾档案信息数据库的功能需求上主要体现在以下几个方面： ( 1 ) 具备良好的数据兼容功能，不同的数据在导入数据库后能够保持一致的结构； ( 2 ) 具备深度挖掘数据功能，以便管理者开发整合数据资源； ( 3 ) 具备信息加密功能，确保档案信息的安全： ( 4 ) 具备动态创建档案类别功能，确保档案类型的更新； ( 5 ) 自动搜寻、提取及标引数据信息功能，方便数据库之间数据同步； ( 6 ) 具备分级权限控制和权限分配功能，对不同的用户和管理者的操作进行限制， 把好信息输入、输出关卡，严格掌握有关国家安全、知识产权、个人隐私的档案信息的利 用权限，并防止对档案不正当篡改、毁坏： ( 7 ) 具备实时数据备份和故障恢复功能，以备遇到紧急情况进行恢复数据。 1 4 4 广西北部湾档案信息数据库的构建 4 1 北部湾档案信息数据库数据的采集范围 档案是社会活动的伴生物，只要有人类的社会活动，就会有档案的产生，因此档案信 息资源是取之不尽、用之不竭的。档案信息来自于人类社会活动中所形成的方方面面的信 息，是信息资源的属概念，构建广西北部湾档案信息数据库主要是以广西北部湾区域范围 内各级各类档案部门，如发展与改革局档案馆( 室) 、交通局档案馆( 室) 、各市县城区档 案馆等产生的档案信息为主，兼收其他非档案部门( 如博物馆、图书馆、其他科研机构等) 为辅，以丰富和优化北部湾档案信息资源。它包含着两方面的内容，一方面是档案信息， 主要是指那些具有的原始性、凭证性等价值的原始记录，另一方面是非档案信息，主要是 指那些产生于原始记录基础上的，通过一定方法编辑形成的二次文献、三次文献，如现行 文件、图书情报、文献等其他相关信息资源。 在数据的采集范围上，只要有关于广西