（档案学专业论文）论档案集成管理的发展及其在当代的建构.pdf

安徽大学硕士毕业论文 摘要 摘要 在第三次科技革命的浪潮中科学技术，特别是计算机与网络通信技术得到 飞速发展，其思想理念及实践都越来越深入地影响着社会的各个角落，并由此 带来了各门学科的新发展。集成管理就是在这样的一种社会背景下发展壮大起 来。所谓集成就是以现代信息网络与通讯技术为酌提，以系统论和管理理论为 基础，将特定系统的若干要素联结在一起，使之成为一个统一整体的过程。这 种集成管理的思想及集成系统的实践，伴随着技术的发展而不断得到飞跃。它 不仅是一种理论及实践的成熟，更为其他学科的发展注入新的血液。 本文就是在介绍集成管理思想的同时，将这种思想及集成实践引入档案学 领域，阐述档案集成管理的发展脉络及其在当代的建构。本文主要有三大块内 容：一是关于集成、档案集成等概念的阐述以及国内外对集成思想的研究评述； 二是阐述档案集成思想的发展脉络，即不同历史阶段档案集成思想的表现与发 展；三是档案集成管理及档案集成系统在当代的建构，以及实现的技术途径。 在这三部分的总体框架下，本文分六个章节具体介绍：第一章，引言，主要介 绍国内外研究评述；第二章，集成和档案集成，主要是对一些基本概念的阐述； 第三章，档案集成管理在不同历史时期所采取的不同措施，主要介绍档案集成 管理所经历的不同历史阶段；第四章，档案集成管理的发展及其在当代的建构， 这一章是本文的重心所在，对构建当代档案集成管理系统的背景、主要内容、 主要应用领域等方面都作了详细的论述；第五章，当代档案集成管理的技术实 现，主要论述实现档案集成管理的技术途径；第六章，结论，主要阐述建立档 案集成管理系统的意义与实现的实际障碍。 总的来说，集成管理理论，是管理学的先进理论，其思想与理念切合时代 发展的要求，是新时代应运而生的产物。档案集成系统在当代的建构，是档案 领域一个新的研究方向，集成管理的美好前景显示在档案人的面前。因此，只 有认真掌握其管理理念，才能将传统档案管理方式慢慢地向档案信息化管理方 式转换，才能真正地推动档案事业向着正确、先进的方向前进。 关键词：档案档案管理集成集成管理 a 壅墼奎兰堡兰兰竺丝苎 垒! ! ! ! 竺! a b s t r a c t d u r i n gt h et h i r ds c i e n c ea n dt e c h n o l o g yr e v o l u t i o n ，s c i e n c ea n d t e c h n o l o g y ，e s p e c i a l l yt h ec o m p u t e r i n t e r n e ta n dc o m m u n i c a t i o n s ，g e t v e r y f a s td e v e l o p m e n t p e o p l ea r em o r e a n dm o r ei m p r e s s e db yt h e i r t h o u g h t st h e o r ya n dp r a t i c e ，w h c hg i v e sm a n ys u b j e c t sn e wp r o g r e s s e s ，i n e v e r yc o r n e ro ft h es o c i e t y i n t e g r a t i o nm a n a g e m e n tc o m e si n t ob e i n g g r a n d n e s s i nt h i ss o c i a le n v i r o m e n t w h a ti s c a l l e di n t e g r a t i o n i sa p r o g r e s s ，w h i c ht a k e sm o r d e ni n f o r m a t i o nn e t w o r ka n dc o m m u n i c a t i o n t e c h n o l o g ya si t sp r e c o n d i ti o n ，m a k e ss y s t e mt h e o r ya n dm a n a g e m e n tt h e o r y a si t st h e o r yb a s e ，a n dm a k e sa n ye l e m e n t sb e c o m ec o u p l i n gi np a r t i c u l a r s y s t e m t h i sa r t i c l ei n t r o d u c e si n t e g r a t i o nm a n a g e m e n tt h o u g h t s ，a tt h es a m e t i m e ，i ta l s oi n t r o d u c e st h i st h o u g h ta n dp r a c t i c ei n t oa r c h i v e s u b j e c t t h e r ea r et h r e ep a r t si nt h i sr e s e a r c h t h ef i r s td a r ti sa b o u t t h ed e f i n i t i o n so fi n t e g r a t i o na n da r c h i v a li n t e g r a t i o n ：t h es e c o n dp a r t e x p a t i a t e st h ev e n a t i o no fa r c h i v a li n t e g r a t i o nd e v e l o p m e n t ：t h et h i r d p a r te s p e c i a l l yd e s i g n st h es y s t e mo fa r c h i v a li n t e g r a t i o ni nt h em o r d e n t i m e ，a n dg i v e ss o m et e c h n i c a la p p r o a c h e s i no n ew o r d ，i n t e g r a t i o nm a n a g e m e n ti sa na d v a n c e dt h e o r y t h ed e s i g n o ft h ea c h i v a l i n t e g r a t i o ns y s t e m i san e w a s p e c t i na c h i v e s u b j e c t a c h i v a lm e na r ef a c i n gan i c e f o r e g r o u n d i n i n t e g r a t i o n m a n a g e m e n tf i e l d w es h o u l dm a s t e ri t si n t e r n a li n s p i r i ts ot h a tw ec a n c o n v e r tt r a d i t i o n a lm a n n e ro f t h ea c h i v e s u b j e c t i n t oa d v a n c e d i n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t k e d v o r d s ：a c h i v e ，a c h i v e m a n a g e m e n t ，i n t e g r a t i o n ，i n t e g r a t i o n m a n a g e m e n t b 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的 研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其 他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得馐徽太馘其他教育机构 的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均 己在论文中作了明确的说明并表示谢意。 学位论文作者签名：a - 壕签字日期：o 口口6 年4 月潞日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解磕徽木尊有关保留，使用学位论文的规定， 有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅和 借阅。本人授权毫傲大骑以将学位论文的垒部或部分内容编入有关数据库进行 检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编学位论文。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权书) 学位论文作者签名：琢昧 导师签名： 彳娣抒 签字日期：文- 1 年4 月毋日 签字日期：岬6 年华月1 7 日 学位论文作者毕业a x - 向： 工作单位： 通讯地址： 电话 邮编 ，立徽大学硕 学位论文 第1 市0 ih - 第1 章引言 1 1 论题的导出 第三次科技革命以来，人类社会经历了酊所未有的改变与发展。科技进步 一日千早，尤其是以信息技术、通讯技术、电子技术以及智能技术为核心的高 新技术体系的蓬勃兴起，史是从根本上撼动了全球经济增长的基础。一切的发 展昭示着人类社会正在由传统的工业经济社会向知识经济社会转变。科技推动 社会的发展与变革，而社会的变革又反过来促进科学思想与观念的转型。文档 管理理论及实践当然也不无例外地面临前所未有的冲击与挑战。只有充分发挥 各种资源要素的协同作用，实现优势的综合集成，才能适应当今迅速发展的时 代要求。档案，是社会信息资源的重要组成部分。对文件档案进行集成管理就 在这一现实与时代的背景下应运而生。 2 0 0 4 年8 月2 3 日到2 8 日在奥地利首都维也纳召开的第十五届国际档案大 会上，“集成”一词频繁出现在多个报告会专题研讨会上。各国档案人员认为， “目录集成、数据集成、信息集成、多媒体集成、数据库集成已成为数字档案 馆建设和档案网络互操作性研究的重要内容”，“文件与档案集成管理系统、 集成管理项目、集成管理方法、集成管理模型、集成管理过程、集成管理术语” 等，都成为国际档案界研究与讨论的热点。 1 2 国内外研究评述 1 2 1 国外研究评述 国外集成化管理的研究评述。在国外，最早也最能明显地体现集成思想的 研究应该首推系统管理学派，它尤其突出了系统协作思想，把社会系统看做两 个或更多人的观念、力量、要求和思想的协作，并认为相互作用是导致协作系 统形成的根本原因，开创了将系统思想与管理实践相结合的先河。系统管理学 派将系统思想与管理实践相结合，通过对系统管理的深入分析，将系统思想引 入管理之中。虽然只是部分地从整体角度考虑管理问题，但带给我们的启示仍 是相当巨大的。 第1 页 安徽大学硕卜学位论文论档案集成管理的发展及其存 与代的建构 真j 下意义上的集成管理含义的研究始于科技管理理论的演化。集成体现了 系统思想指导，但集成管理又不仅仅是系统思想的简单运用，它和技术发展的 背景紧密相关。在技术刨新的研究中，出现了技术和管理的整合思想。在创新 理论中，更高层次的集成即技术创新和制度创新由分化走向融合。7 0 年代后， 美国学者纳尔逊和温特通过对创新机理的深入研究，创立了创新进化论，推动 技术创新和制度的融合，从而又回归创新是一个系统总体的概念。当然，这种 整合性的回归并不是简单的定义回复，而足在分析研究基础上的一种更高层次 的统一。自此之后，创新管理的集成化趋势越来越明显，集成的思想和原理逐 渐在科技管理实践中得到推广和应用。 国际档案界对文档集成化管理的研究评述。在第十五届国际档案大会上对 文件档案集成化管理等专题的讨论与探讨，是国际档案界对该问题重视的集中 表现。在第十五届国际档案大会的多个报告会和专题研讨会上，代表们频繁听 到集成一词，目录集成、数据集成、信息集成、多媒体集成、数据库集成已成 为数字档案馆建设和档案网络互操作性研究的重要内容，数据的真实性和可利 用性是这一问题的难点。“文件与档案集成管理系统、集成管理项目、集成管 理方法、集成管理模型、集成管理过程、集成管理术语成为电子文件管理问题 或文件管理最佳实践专题报告会的若干议题川“。文件和档案集成化管理软件系 统成为软件商产品营销的理念。很多国外的档案学家在研究技术性集成管理的 过程中，越来越意识到对文件档案集成管理的重要性。 1 2 2 国内研究评述 国内集成管理的研究评述。在我国，著名科学家钱学森就是集成思想的倡 导者和奠基人。他通过对系统理论和实践的长期深入研究，全面总结了开放的 复杂巨系统的内涵结构。他在一个科学新领域一开放的复杂巨系统及其方法 论中认为，定性定量相结合的综合集成方法，就其实质而言，“是将专家群 体、数据和各种信息与计算机技术有机结合起来，把各种学科的科学理论和人 的经验知识结合起来”嘲，这三者本身也构成了一个系统。 中国科学院戴汝为教授结合人工智能与系统科学的研究成果， 关于智能 系统的综合集成中提出了方法体系： 。人们面对复杂系统、巨型系统及智能 第2 页 安徽大学硕 学位论文 第1 章引占 系统的挑战，采取的对策应该是把人的心智与机器的智能两者结合起来，发展 人机结合或人机一体化的系统”，即充分发挥人类和计算机各自的优势。_ 卜每 交大的王浣尘教授则从方法论角度，详细探讨了系统集成的内在机制等等。在 综合集成思路基础上，关于集成现象和本质的探索引起了越来越多人的重视， 对集成理论基础研究也取得了丰硕的成果，更为集成管理奠定了雄厚的理论基 础，有力地促进了集成管理的产生和发展。 国内档案界对文档集成化管理的研究评选。我国档案界对文件档案集成化 管理的研究才刚刚起步。由中国人民大学档案学院主持的国家自然科学基金项 目“城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务研究”，主要是针对城建 档案信息事业的持续发展而进行学术理论研究。在这个项目的研究中，很多学 者都围绕着这个主题进行了大量的文献理论研究，也提交了数十篇相关的论文。 除此之外，还有其他很多学者也在档案等相关领域做深入的研究。这是我国档 案界对档案文件集成管理理论研究的初探。 1 3 集成概念分析 集成一词，古来有之。在我国悠久的历史上，“大一统”、“集大成”的 思想不仅不罕见，更甚者，它是我国历史发展，朝代更迭、学术发展的一条主 脉络。孔子面对周朝衰落，春秋乱世而重编春秋；孟子以实现“大一统” 为已任；董仲舒则是“大一统”思想的集大成者。所谓“集大成”就是指将某 类事物中的精华部分集成起来组合在一起，从而达到整体最优的效果。而集成 在英语中拼写为：i n t e r g r a t i o n 。其i n t e r g e r 的词根就是表示一个整数，一个 完整的数。因此，我们在翻译i n t e r g r a t i o n 时，将其译为综合，融合，集成等 意思，与我们所理解的集成一词的含义大致相同。 1 9 7 3 年，美国约瑟夫哈林顿( j o s e p hh a r i n g t o n ) 博士在( c o m p u t e r i n t e g r a t e dm a n u f a c t u r i g 一书中首次提出了计算机集成制造的概念。此后， 成组技术、c a d 设计技术、产品数据管理、集成产品开发等一系列技术层面的集 成技术都相继提出与发展。集成在计算机领域的运用，主要只局限于技术的范 畴，只是对集成本质和内涵的部分阐述。然而，当各行各业都受到计算机与网 络通讯技术的冲击与渗透后，集成一词受到了越来越多的重视。 第3 页 安徽大学硕卜学位论文论档案集成管理的发腱及l t 在当代的建构 随着集成在人类认识与改造自然的实践中的广泛应用，集成被赋予了极其 丰富的含义。集成是指将系统内各个万分进行有机的连接，进行再创造，从而 实现系统的特定功能。集成的理念中不仅蕴含着要把各个分离部分物理地集合 在一起，而且还包含要将这些分离部分在逻辑上互连起束，彼此协调，形成一 个有机的整体。实行集成是实现社会、经济、技术的协调和持续发展的有效途 径。 1 。4 论题的理论与现实意义 理论意义 集成管理理论，是管理学的先进理论。其思想与理念切合时代发展的要求， 是新时代应运而生的产物。将其运用于档案文件管理中，是对档案管理理论的 一个重大补充与突破。而且对文件档案特别是电子文件，进行集成化管理的研 究，可以给档案实际工作提供科学的理论指导。档案集成管理将传统档案管理 的理论体系及工作实践与先进科技、先进理论紧密的结合起来，为新型载体档 案一一电子文件的管理奠定了理论基础，营造出良好的管理氛围；它将档案与 计算机、通信技术有机地结合起来，使档案管理更符合时代发展的要求，适应 社会实践的需求，从而能更好地使档案走向社会，使社会认识档案，服务于社 会，服务于社会主义建设事业：它将档案学的研究成果与其他相关学科的发展 紧密地结合在一起，既有利于档案学的发展，也符合当代学科的发展趋势。 实践意义 对文件档案实行集成化管理，有重要的实践意义。首先，档案集成管理不 仅要求对档案文件进行控制，建立一套档案信息管理系统，而且还要求在这个 管理系统中的要素能够竞争互补，发挥更大的作用与功效，这是文档一体化与 档案前端控制所不具备的，也是档案集成管理对它们的深化与发展。其次，档 案集成管理是现实中实现档案工作信息化的奠基石，是实现档案信息资源完全 数字化与建立虚拟档案馆的理论指导与技术基础。只有实现了它，档案工作才 有可能讨论关于档案信息数字化与虚拟档案馆的问题。也可以说，档案文件集 成管理是传统档案管理向档案信息化前进的过渡阶段，是联系二者的桥梁。档 案人只有认真掌握其管理理念，才能将传统档案管理方式慢慢地向档案信息化 管理方式转换，才能真j f 地推动档案事业向着正确、先进的方向前进。 第4 页 安徽人学硕卜学位论文 第2 章集成和档案集成 第2 章集成和档案集成 2 1 集成和系统的概念内涵 集成，是指利用现代信息网络与通讯技术为前提，以系统论和管理理论为 基础，将特定系统的若干要素联结在一起，使之成为一个统一整体的过程。它 足一个对系统各要系进行创造| 生组合的止程。这些要未经过仇化、选择与搭配 后，可以使新的系统结构的各要素之间以最合理的形式存在，从而形成优势互 补的整体，这一过程就称为集成。从这一内涵，我们不难看出，集成，主要涵 盖了三个方面的主要内容：技术、系统、管理。三者相辅相成、紧密相关、缺 一不可。系统、管理是集成概念内涵的前提，搞清楚集成与系统、集成与管理 之间的关系对于正确理解集成管理的内涵起着十分重要的作用。 2 1 1 系统与集成系统 系统，正如贝塔朗菲所指出的，实际上就是一个相互联系、相互作用的诸 要素的综合体。这种综合体主要强调的是系统各要素之间的相互作用以及系统 对要素的整合作用。而在各式各样的集成含义的表述中，这种整合作用j 下是集 成内涵的本质所在。由此可以看出，集成与系统的辩证关系问题是集成管理理 论研究的基本问题之一。吴秋明在集成与系统的辩证关系中指出，“系统 是其各要素集成的结果”，没有各要素的集成过程，系统始终只是停留在书面 层次上的概念而已，集成是系统运作的动态实现，是系统实现的实现手段之一。 相同地，集成理论也是系统理论的一个组成部分。“系统理论对集成理论具有 指导作用，而集成对系统理论则具有积极的反作用”脚。正确理解与看待二者的 辩证关系，是进行集成管理研究的重要基础工作。 2 1 2 档案信息系统与档案集成系统 上个世纪末，档案信息资源管理与档案信息化概念的提出，使档案工作面 临新的机遇与挑战。如何才能在社会信息化这个大背景下将档案工作推向一个 新的起点是档案人所关心的问题。在一些已经建立档案信息管理系统的档案馆 与档案机构中，其信息管理只能是在某一个部门，或是一定范围内进行。也就 第5 页 安徽欠学硕十学位论文论档案集成管理的发展及j c 存当代的建构 是说，即使在信息化做的较好的地方，也不能真正实现档案信息的信息化管理。 当信息服务进入更高的自动化应用阶段时，就要求档案信息管卿可以提供一个 集成化的系统界面，实现档案信息的综合管理与综合查询。 档案入在档案信息系统的构建方面作出了相当的研究，对档案信息系统的 内涵、特征、内容以及功能等都有了一定程度的认识。这些下是档案集成理论 的研究基础，对档案集成起到指导作用。现代技术的发展对档案信息系统的构 建提出了更高的要求。档案集成理论是对档案信息系统理论的全额的发展。档 案集成手段的兴起与研究利用，将给档案信息系统的发展以积极的推动力和前 进的作用力。 2 2 集成管理的概念内涵 2 2 1 管理与集成管理 关于管理的定义，长期以来许多学者都从不同的角度予以不同的解释。现 代管理理论的奠基人切斯特i 巴纳德认为，“管理是组织中维持集体协作行 为延续发展的有意识的协调行为。”嘲杨文士主编的管理学原理一书中指出： “管理是指一定组织中的管理者，通过实施计划、组织、人员配备、指导与领 r 导、控制等职能来协调他人的活动，使别人同自己一起实现既定目标的活动过 程。州”，而复旦大学的芮明杰教授( 1 9 9 7 ) 则进一步对管理进行了定义，明确指 出“管理是对组织的资源进行有效整合以达成组织既定目标与责任的动态创造 性活动。管理的核心在于对现有资源的有效整合。”伽 关于集成管理的概念，李宝山教授认为：“集成管理实质上是将集成思想 创造性地应用于管理实践的过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理 行为上以集成机制为核心，在管理方式上以集成手段为基础。具体而言，就是 要通过科学而巧妙的创造性思维，从新的角度和层面来对待各种资源要素，拓 展管理的视野和疆域，提高各项管理要素的交融度，以利于优化和增强管理对 象的有序性。在具体的管理行为实施中，综合运用各种不同的方法、手段、工 具，促进各项要素、功能和优势之间的互补、匹配，使其产生i + i 2 的效果， 从而为企业催生出更大的竞争优势。”嘲 第6 页 安徽大学硕p 学位论文 第2 章集成和档案集成 2 2 2 档案管理与档案集成管理 档案是一个团家的历史记匕工库，足一个国家和民族小叮缺少的血藏。崮 家管理机器的正常运转、民族文明的传承以及经济与社会的进步都与档案工作 紧密相联。国家档案管理是国家事务管理大系统中不可缺少的组成部分，是社 会管理活动的重要组成部分。档案工作就其本质柬说就是管理档案和开发档案 信息资源为社会各项社会。舌动服务的工作。它的管理出在社会多样化的、变化 的档案需求问予以适时的调整，提高自身的管理水平，更好地为社会建设发挥 作用。 在社会信息化程度不断提高，计算机网络技术、多媒体技术与现代通讯技 术不断介入与渗透的大背景下，人们对于档案信息的利用以及档案工作的效益 提出了更高的要求。文档一体化与实行档案文件质量控制、前端控制等理论相 继提出。但是，无论是文档一体化还是档案前端控制、质量控制都只是对档案 信息系统中的某一环节提出改进与提高，集成管理理念的引进改变了这一状况。 对档案集成管理，就要先对传统档案信息系统中的各要素进行优化重组、选择 搭配，形成相互之间的竞争性互补关系，通过竞争冲突，来实现彼此互补匹配的 功能，从而形成种新的管理方式，这就是所谓的档案集成管理。 2 3 集成管理思想与档案集成管理思想的形成与发展 2 3 1 集成管理思想的形成与发展。 集成管理思想的发展大致可分为三个阶段：第一阶段是集成管理思想的形 成，即系统思想与管理实践的结合；第二阶段是关于集成管理研究的发展；第 三阶段是集成管理理论质的飞跃。分别来看： l 、集成管理思想的形成：将系统思想引入管理之中，开创了将 系统思想与管理实践相结合的先河 首先，最早也最能明显地体现集成思想的研究应首推系统管理学派。这一 学派的代表人物是切斯特巴纳德( c h e s t e rb a r n a r d ) 。巴纳德既是一位造诣 深厚的理论研究者，也长期担任企业的高级管理人员，从事具体的企业管理实 践。这种双重身份使他能够深入地洞察企业的运转与管理。他提出，应把企业 当作一个由物理的、生物的、个人的和社会的等几方面要素组成的“协作系统”。 第7 页 安徽大学顾t 学位论文 论档案囊成管理的发展及l i f t 当代的建构 基于这一观点，他在1 9 3 8 年写的高级管理人员的职能中解释高级主管人员 的t 作时，进一步指出“高级管理人员的任务，是在一个订二式组织内努力经营 和维护好一个协作社会系统”“。在这里，巴纳德尤其突出了系统协作思想， 把社会系统看作众多个人的观念、力量、要求和思想的协作，认为相互作用足 导致协作系统形成的根本原因。巴纳德的研究成果产生了巨大影响，协作社会 系统概念渗透到许多管理理论之中，深入影响了其他管珲学派。 其次是深受系统管理学派影响并发展其理i 仓的一个典型学派一一社会技术 系统学派。英国塔维斯托克学院的e l 特里斯特( e l t r i s t ) 和他的同事们， 在采煤生产问题的研究中发现，“技术系统( 机器和方法) 对于社会系统有强 烈的影响。换句话说，个人态度和集体行为要受人们工作所在的那个技术系统 的影响，因此，社会系统和技术系统必须协调”( l 1 ) o 特里斯特主要研究技术系 统对人的影响，并得出结论：如果发现社会系统与技术系统不相协调时，通常 在技术系统中应进行某些变革。毫无疑问，不管是系统管理学派还是社会技术 系统学派，都开始将系统思想引入企业管理之中，尽管它只是存在于某些方丽。 总之，这是一个具有重大意义的进步，它开创了将系统思想与管理实践结 合的先河。从以上研究中不难发现，系统管理从根本上说还只是在处理某些问 题或某些方面时应用系统思想作指导。相对于整个管理活动，系统性并未得到 充分的展现，如巴纳德主要强调经理人员的职责，而特垦斯特则关注技术系统 的影响。因此，它们都只是部分地、从某一特定角度考虑企业管理问题。尽管 如此，我们不能否认，集成管理理论的许多内容直接得益于系统管理的有关成 果。事实上，在孔茨所说的管理理论丛林里，也有不少是和系统管理思想密切 相关的。8 0 年代麦金西的7 s 管理法( 其内容包括策略( s t r a t e g y ) 、结构 ( s t r u c t u r e ) 、制度( s y s t e m s ) 、作风( s t y l e ) 、人员( s t a f f ) 、共有价 值观( s h a r d - v a l u e s ) 和技巧( s k i l l s ) ) ，也是一种包含有系统思想的管理 方法。 2 、集成管理研究的发展 集成体现了系统思想指导，但集成管理不仅仅是系统思想的简单运用。它 也和技术发展的背景紧密相关。因此我们说，真正接近于现代集成管理含义的 研究始于科技管理理论的演化。自从美籍奥地利经济学家约瑟夫熊彼特 第8 页 安徽大学顾卜学位论文 第2 章集成和档案集茂 ( j o s e p ha s c h u m p e t e r ) 提出创新理论以后，关于创新的研究便逐渐分化为 技术创新和制度创新两人分支。 首先是在技术创新研究中，出现了技术和管理的整合思想。例如，边尔思 ( m y e r s ) 、库珀( c o o p e r ) 、罗斯威尔( r o t h w e l l ) 等人着重研究了创新与市 场结构、组织规模等方面的关系；逋隆( d i l l o n ) 、多西( d o s i ) 、厄特贝克 ( l t t e r b a c kj 等人则进一步探讨了企业组织、决策行为、学习能力与营销以及 内外部因素相互作用对企业技术创新的影响，指出提高技术创新效果的关键在 于合理协调好上述各种要素的匹配关系，发挥协同作用。在这一阶段，技术创 新管理的内部要素集成思想已经逐渐明朗。 其次，7 0 年代，美国学者纳尔逊( r n e l s o n ) 和温特( s w i n t e r ) 在生物 进化理论的启示和借鉴下，通过对创新过程机理的深入研究，创立了创新进化 论这一独特新颖的理论分支。自此，在创新理论中，更高层次的集成一一即技 术创新和制度创新由分化走向融合，出现了。创新进化论推动了技术创新和制 度创新的融合，使得人们对于创新理论的研究又开始向熊彼特的初始定义回归， 即认为创新是一个系统总体的概念，它包括生产、经营、管理、组织等各方面 的内容。当然，这种整合性的回归并不是简单的定义回复，而是在分析研究的 基础上的一种更高层次的统一。此后，许多学者受其启发，在更广的范围开展 了技术、组织、制度、管理、文化的综合性创新研究，从而使集成的思想和原 理在科技管理实践中得到推广和应用。 再次，我国著名科学家钱学森也对集成管理思想的研究作出了贡献。他从 哲学的理论层次出发，以系统的方法研究了复杂巨系统的内涵结构，从方法论 角度阐述复杂巨系统的集成管理。他指出：“现在能用的、唯一有效处理开放 的复杂巨系统( 包括社会系统) 的方法，就是定性定量相结合的综合集成方法。” 在此基础上，钱学森迸一步概括出：“定性定量相结合的综合集成方法，就其 实质而言，是将专家群体( 各种有关的专家) 、数据和各种信息与计算机技术 有机结合起来，把各种学科的科学理论和人的经验知识结合起来，这三者本身 也构成了一个系统。这个方法的成功应用，就在于发挥这个系统的整体优势和 综合优势。”o ”在钱学森的影响下，戴汝为教授等，结合人工智能与系统科学 的研究成果，提出要充分发挥人类和计算机各自的优势；王浣尘教授则从方法 第9 贞 安徽大学硕p 学位论文论档案集成管理的发展投j 【存与代的建构 论角度，详细探讨了系统集成的内在机制，提出了螺旋式前进的方法论，为集 成运作提供了仞步的刀洼操作指导。钱学森等诸侍学者敏锐地意识到定性与定 量的集成是解决复杂问题的关键，由于其站的高度和角度都是在哲学层次之上， 因而所提出的集成思想则更属于一种具有普适性的管理哲理。 3 、计算机技术的飞速发展与普遍应用，给集成管理理论带来了 质的飞跃 以技术创新为主线的科技管理研究足在传统技木和产业背景下进行的，其 结论对当今科学技术快速发展的社会时代有着较大的局限性。在这种形势下， 人们纷纷寻求管理方法的新突破。随着计算机、网络和通信技术的飞速发展以 及它们在经济生活中越来越广泛的应用，尤其在制造性企业中，计算机等先进 技术已经渗透到从产品设计，组织生产、设备选配到工艺、备料、监控等一系 列生产环节之中，并对传统的制造领域产生了巨大影响，改变了人们对于制造 业运作模式的认识。 在这样的时代背景下，美国哈灵顿博士的计算机集成制造系统( c o m p u t e r i n t e g r a t e dm a n u f a c t u r es y s t e m s ，c i m s ) 概念的提出，将现代计算机与网络 技术带进了集成管理的研究中，为集成管理理论带来了质的飞跃，具有划时代 意义，揭丌了大规模研究管理集成化的序幕。根据哈灵顿博士的定义，“计算 机集成制造是指在计算机系统基础上，通过信息、制造和现代生产管理技术， 将企业生产过程中有关的人、技术、经营管理三方面的要素实行有机集成并优 化协调，通过对生产过程的物资流、管理过程的信息流和决策过程的决策流的 一有效控制和调配，达到全局动态最优目标，以适应新竞争环境下市场对生产和 管理过程提出的高质量、高柔性和低成本的要求”“”。这是一种“企业组织生 产的新哲理”。我们从定义可以看出，计算机集成制造系统实质上就是一种以 计算机为基础的综合系统，代表了功能、信息、过程、物流、组织、决策和资 源的集成，其日的在于提高企业生产制造系统的柔性和反应灵敏度。c l m s 的提 出对传统的生产制造管理方式产生了巨大影响，但它尚未成为一种普遍性的管 理新范式。 在c i m s 中所蕴含的集成为集成管理的研究提供了极其重要的思想源泉，也 为集成管理的进一步研究指出了方向。特别是c i m s 中有关集成管理的诸多概念 和原理，如并行工程、工作小组等，更为集成管理的研究提供了有益的借鉴和 第1 0 页 安徽大学硕卜学位论文 第2 章集成和档案集成 启迪。随后，信息系统集成( i s i ) 、管理信息系统集成( i s ) 、集成化管理 信息系统( 1 - - 、, 1 l s j 、离散制造工业系统集成、过程工妙系统集成、及企业信 息化工程中的集成等概念的提出与发展，都足对集成管理理论的极大丰富。 2 0 世纪9 0 年代兴起的虚拟公司( v i r 2 t u a le n t e r p r i s e ) 、供应链管理、战 略联盟、动态联盟等，都是在集成思想指导下，企业组织在网络经济环境下的 组织系统集成。这也交f d 表现力囊成在更广泛的社会范围的实现。查尔斯萨 维奇在第五代管理r 厅n 方g e n 2 e r s t y o nn a n a g e m e n 一书中提出，“集 成不仅仅是一个技术手段，集成正在影响着组织的根本结构。集成和网络是前 提条件，集成的过程是保持企业内部和外部联系的关键模式，它要求对思想、 人员、过程和资源不断地进行动态的重新配置，集成的目的在于获取知识”“”。 查尔斯m 萨维奇的对集成的描述已超越集成一词在技术上的内涵，上升到组 织与管理的哲学高度，展示出未来知识型企业集成组织管理模式的基本思想。 彼得德鲁克在其“新型组织的到来”( t h ec o m i n go ft h en e w o r g a n i z a t i o n ) 一文中提出，“未来组织将是以任务为中心的多重相互叠置的复合团队，其组 织形式将超越矩阵模型，且复合团队的成果将不断地综合到企业的整体工作中” 。德鲁克的未来组织观点，突出强调组织管理的集成性，强调集成组织内部 的各要素( 子系统) 的自律性和责任感、自组织性。随着对复杂性科学研究的深 入，使得人们对作为复杂系统的企业的复杂性研究又提高到一个新的高度，美 国圣塔菲研究所( s a n t af ei n 2 s t i t u e ，简称s f i ) 汇集了一大批物理学家、化学 家、生物学家、经济学家和计算机学家及其他科学的研究人员，专门研究复杂 系统的行为、组织特性等。集成作为解决系统复杂的新观念、方法和手段，已 受到管理学界和复杂性科学家的广泛重视。 在二十世纪末以微电子、信息技术为基础，计算机、网络和通信等为核心 的技术革命，产生了全球互联网i n t e r n e t 。信息网络建设与经济的社会形态相 结合，将促进国民经济信息化；信息网络建设与政治的社会形态相结合，将大 大推动政体建设、法制建设与民主建设；信息网络建设与意识的社会形态相结 合，将促进教育、科技、文化和艺术的发展；信息网络建设与地理建设相结合， 建立起地理信息网络体系，将促进地理建设的信息化。总之，信息网络建设给 整个社会提出了新的问题，需要搭建起系统集成的新平台，是当代集成管理研 第1 i 页 安徽大学硕 学位论文论档案集成管理的发艘及h 在当代的建构 究的主流内容，也成为了各学科研究的热点。 2 3 2 档案集成思想的形成与发展 随着社会信息化程度不断提高，计算机网络技术、多媒体技术与现代通讯 技术对现代生活和学科发展的不断介入与渗透，人们对于档案信息的利用以及 档案工作的效益提出了更高的要求。文档一体化与实行档案文件质量控制、拍 端控制等理论相继提出。但是，无论是文档一体化，还是档案莉端控制、质量 控制都只是对档案信息系统中的某一环节提出改进与提高，而集成管理理念的 引进改变了这一状况。可以说，档案集成管理是在推进档案工作现代化与信息 化进程中必然经历的一个阶段。 二十世纪八十年代开始，电子文件的出现，给档案事业的发展带来了新的 机遇和挑战。对电子文件的鉴定，保管、整理、检索、利用等各环节都与传统 的档案管理不相一致。它要求档案人在处理电子文件时懂得和利用计算机与网 络技术，这就为档案工作的发展带来了新契机。电子文件与传统档案的集成、 文件与档案的集成问题被提上了议事日程。文档一体化以及电子文件与传统档 案的研究，对档案集成管理起到了推动的作用，是档案集成管理的开始发展阶 段。 二十世纪九十年代后期，档案信息资源管理与档案信息化概念提出。到了 9 0 年代，档案学界似乎有了更为崭新的局面。人们开始重新思考档案在社会以 及科学上的定位。并且逐渐认识到档案也是一种社会信息资源，对于它的管理 应当遵循信息资源管理的相关理论。自此，档案管理与信息系统之间的关系变 得更加密切。档案管理信息系统概念的提出，以及对其特征与结构的研究，更 是实现了档案管理与信息系统管理之间的集成，为档案集成管理奠定了基础。 二十世纪末二十一世纪初，档案集成管理的出现是顺应时代潮流、适合档 案事业发展的必然。在2 0 0 4 年召开的第十五届国际档案大会上，文件与档案集 成管理系统、集成管理项目、集成管理方法、集成管理模型、集成管理过程、 集成管理术语等很多方面，都成为国际档案界研究与讨论的热点。集成管理是 一种比较先进的管理理念与管理技术，我们要对档案文件集成管理，就要先对 传统档案信息系统中的各要素进行优化重组、选择搭配。我们必须了解档案信 第1 2 页 安徽人学确十学位论文 第2 章集成和档案集成 息系统是系统收集、加工、传递档案信息专门的信息系统。该系统是收集、处 理、贮存、丌发和利用等要素构成的有机整体。在要素管理中对信息进行处理， 对系统数掘进行技术支持，对系统中的组织及人力、资源等的合理配置，从而 形成一种新的管理方式，这就是本文所说的档案集成管理。 第1 3 页 安徽大学硕十学位论文论档案炭成管理的发展及儿曲肖代的建构 第3 章档案集成管理在不同历史时期 所采取的不同措施 3 1 档案集成思想的萌芽一一文书连锁法 3 1 1 文书连锁法的背景与内容 档案集成管理思想的起源可能要追溯到2 0 世纪3 0 年代。当时国民党反革 命围剿失败，为了继续积蓄力量发动新的进攻，开始了对国家机关行政工作的 整顿，以便使其国家机器更好地为其反革命的军事目的服务，于是，在国家机 关内部搞起了一个“行政效率运动”，其包括的内容有很多方面，而文书档案 改革则是行政效率运动的主要内容，因为，文书档案是其推行政令的重要工具。 1 9 3 3 年六月行政院召集改革公文档案会议，拉开了文书档案改革运动的序幕。 推行文书档案连锁法是这次文书档案改革运动的中心内容。这就是文书档案连 锁法产生的主要社会背景。 文书档案连锁法就是把文书工作和档案工作两者合一的作法。这个办法是 根据当时文书档案工作脱节，档案保管分散、混乱的情况提出的。目的是想通 过几道简便的手续，把文书工作和档案工作连锁起来，以改变文书运转迟缓和 档案管理分散、垄断的状况。其核心是在一个机关范围内，以集中统一的原则 组织文书档案工作。概括地说，就是由机关总收发室按既定的分类方案，将本 机关全部收发文进行分类编号，采用三联单进行一次登记，然后把文件送至主 办单位，经办完毕的公文，随即由机关档案室进行立卷归档。具体来说，就是 三个“统一”，即：统一分类，统一编号和统一登记。 统一分类：就是取消各科司各自为政的分类，由总收发室根据事先拟好的 分类方案，负责统一的分类工作。待文件经办完毕后，档案室根据总收发室已 经分好的类别归档，而不再重新进行分类；统一编号：就是全机关统一统计调 查一个总收发文号，由总收发室统一掌握，这样不仅手续简便，减去了层层编 号，而且反映了全机关收发文的总数量。同时也登记分类代号，即在收发室已 将文件分类完毕，至档案室只要按分类号归档而己；统一登记：即一机关所有 第1 4 贞 安教大学硕t - q , 位论文第3 章档案集成管理和小同历史时期所采取的小仃j 措施 收文和发文只在总收发室登记一次，机关内各机构和档案室均不进行登记。登 记办硅是：将收发又一式_ 三份登录丁活页纸上，一张存总收发室，一张存档案 室，一张附文件上传观后存总务司第一科。这种办法减少了层层登记的繁琐手 续，同时也简化了登记的内容。 3 1 2 文书连锁法的意义与影响 文书档案连锁法是在定的理论指导f 产生的。甘乃光认为“文书与档案 本不能分，档案原为归档之文书，文书即未归档之档案，二而实一者也”6 1 。 这种作法在当时历史条件下是有积极作用的。具体来说： 分类统一的优点是连锁办法中，划一各司相同的类别、号数，既能减少管 卷员记忆类目，又便于查找文卷。因此，这是一个适合于中国实际的组织兼职 能的分类法。这一分类法有利于促成国家机关分类的统一；编号统一的要求是 收发文编号，宜简不宜繁。文书手续繁琐，档案查考困难。连锁法由总收发室 编一总收发文号，化繁为简，文书手续简化，档案室检索，无重复号数，一索 即得，且对编目、保管等都便于处理；登记统一：此前收发文登记，工作重复 繁琐，工作效率极低。连锁办法用三联单统一登记，减少了重复登号录由手续， 不仅节省数倍人力、物力和时b j ，且大大提高了效率。 总之，文书档案连锁法一方面简化了文书收发、编号、登记等手续，加速 了文件的运转；另一方面在档案管理上打击了卷阀的操纵，提供了机关文书档 案管理的统一办法。这些都有利于行政效能的提高。 文书档案连锁法将文书工作和档案工作连在一起，力争将二者统一起来进 行管理，以减少重复操作的手续与工作，提高文书档案处理的效率，从而达到 提高行政效能的目的。可以说，这种思想，及其一定范围内的应用与实践，是 档案集成管理思想的启蒙。虽然连锁法在实际应用中有很多问题，如它混淆了 立卷和分类的关系，会人为地割裂文件间的联系等等，但文书档案连锁由于其 本身的优点所形成的广泛影响也是不容否定的。 第1 5 页 安徽人学顾l 学位论文论档案集成管理的发展及其存肖代的建构 3 2 档案集成思想的初步发展一一电子文件的出现与计算 机网络技术的发展所带来的初步集成。 3 2 1 电子文件管理 现代科学与计算机技术的飞速发展，使电子文件出现在人们的视野之中。 正足电子文件所具自的特眭，使它在出现之仞就受到了人们的关江，成为档案 学研究的热点问题。早在二十世纪八十年代，人们就对机读档案的管理与工作 实践予以了关注。到了二十世纪九十年代初，也就是从1 9 9 1 年开始，人们开始 研究电子文件的特性与本质及其管理的相关问题。“从1 9 9 1 年到1 9 9 6 年，我 国的电子文件研究只是处于萌芽时期，每年也只有一两篇关于电子文件的论文。 到了1 9 9 7 年增加至7 篇；1 9 9 8 1 9 9 9 年，论文数量大幅度增加。电子文件的研 究得到初步发展，逐渐形成一种研究气候；2 0 0 0 - - 2 0 0 1 年，电子文件