时间管理与钻石人生

时间管理与钻石人生 时间管理 时间就是生命。 时间就是金钱。 但人们往往重视生命，乐于 理财。 却疏于时间管理。 善用时间，就是善用自己的生命！ 浪费别人的时间等于谋财害命， 浪费自己的时间等于慢性自杀。 朋友，您的生命里还有多少时间？ 您的时间又价值几何？ 您计算过吗？ 如果我们以平均 80岁寿命来计算，您一共有29200天，请计算一下，您自己已用去多少天，还剩下多少天？您还有多少时间？ 填完上表，您有何感受？ 您已经取得了些什么？您还能做些什么？ “ 年年岁岁花相似，岁岁年年人不同 ” “ 莫等闲，白了少年头！ ” 2003年 4月 13日 签名： 我的生命已用去 _ 天，我的生命 还 剩下 _天 。 您的时间价值几何？ 年收入 /万元年工作时间 /天 日工作时间 /小时 每天价值 /元 每小时价值 /元 每分钟价值 /元 10 （ DD） 250 8 400 50 0.83 30 （翡翠） 250 8 1200 150 2.5 70 （钻石） 250 8 2800 350 5.83 100 （行钻） 250 8 4000 500 8.33 500 （五钻） 250 8 20000 2500 41.67 您的时间价值 每天 元； 每小时 元； 每分钟 元； 时间对每个人都是平等的， 每个人都拥有相同的时间， 但时间在每个人手里的价值却不同， 我们该如何管理时间，让自己的时间增值？ 让自己更有成就呢？ 什么最重要 因为我们不知道， 究竟什么对我们最重要。 因为每件事好像都很重要， 所以我们不得不每件事都做。 很不幸，有些人因为看到我们每件事都做， 所以他们都期望我们什么都做。 每件事都做让我们非常忙碌， 所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。 确立人生目标的作用 为您的时间与精力的分配提供方向。 因此，您对时间的安排应是有针对性地投入于完成能够直接帮助您达到您的人生目标的事情上。而您在日常工作和生活中是具体目标也应以帮助您实现人生目标方向，以免南辕北辙，虚度光阴面抱憾终身。 时间管理的优先矩阵 新一代时间管理理论，把事情按其紧迫性和重要性，分成 ABCD四类，请看时间管理的优先矩阵： 重 A 重要又紧迫 B 重要而不紧迫 要 性 C 紧迫但不重要 D 既不紧迫又不重要 紧 迫 性 紧迫性是指必须立即处理的事情，不能推拖。 重要性是指与目标有关，凡有价值，有助于 人生目标的就是重要的事情。例如： 重 A 危机 B 学习新技能 有期限压力的计划 建立人际关系 要 保持身体健康 C 某些电话 D 琐碎的事情 性 不速之客 无聊的谈话 某些活动 某些事务 紧 迫 性 注重哪一类事务，您就将成为哪一类人。 A压力人 B从容人 C无用人 D懒人 A类事务紧迫又重要，人生在世，无法避免，但如果只专注于这类活动，终会因持续压力而令身心透支。 专注 C类事务的人，误以为愈急迫就愈重要，但往往急迫之事是对别人重要，而非对自己重要。 专注 D类事务的人，拥有的并非有意义，负责任的人生，只是在逃避生命的而已，真正有成效的人，会专注于 A、 B类事务，并绝不会因 B类事务不紧迫而忽略。 如何处理 ABCD四类事务 四 D法则 A马上就做 B安排时间做 (Doitnow) (Doitlater) C让别人做 D不做 (Delegation) (Dont do it) 紧迫性 如果您能专注于 AB类事务上，始终抓住重要的事，就能最好的节约时间，您也会越来越有远见、有理想、有效率、有成就，而越少危机。 重要性 第四代时间管理 个人管理 有效的个人管理可分为四个步骤： 第一步：确定角色 写下个人认为重要的角色。 即您愿意定期投入时间精力的，包括生活上，事业上的各种角色，例如：李先生为自己确定的角色有：个人 、丈夫 /父亲、朋友、高级营业经理。 第二步： 选择目标 为每个角色订立未来一周欲达成的二至三个重要成果，列入目标栏中（请看表一） 这些短期目标应与个人的人生目标有关联，可以直接或间接帮助人生目标的实现，并注意每周的目标中，一定要有一些 B类事务，即重要但并不紧迫的事情。 表 1 一周行程表 角色 目标 本周优先要务 今日要务 个人 书店买书 参加各类训练 参加校友聚会 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 丈夫 /父亲 妻子 /母亲 教孩子学英语 与妻子 /丈夫探望父母 制定家庭理财计划 朋友 祝贺一位朋友生日 探望一位生病的朋友 高级经理 推荐计划 销售计划 与部门分析工作效果 个人发展 身体 每周一、周四晚健身 心智 每周阅读一本书，每天看报 晚 上 精神 每周二小时静思，二小时听音乐 社交 每周联系二位老朋友 第三步： 安排进度 根据上面所列目标，安排未来七天的行程。 例一：锻炼身体是您的目标，那么可以安排三天至四天，每天运动一小时。 例二：保持与知心朋友的关系是您的目标，那么可以安排一两个晚上或周末的时间与一些好友聚会。 经过规划您的 “ 一周行程表 ” 中应还留有适当空白，以应付突发事件，调整工作日程，建立人际关系，或偷得浮生半日闲。让您的生活 “ 一切尽在掌握之中。 ” 第四步： 逐日调整 每天早晨依照行程表安排一天的大小事务。 安排事务时，应考虑分清轻重缓急，把精力好的时间，大部分用于重要的事务上。 每日行程（示例） 2001年 3月 19日 星期一 时间 活动安排 重要度 完成情况 跟进 备注 AM8： 00 AM9： 00 AM10： 00 AM11： 00 PM12： 00 PM1： 00 PM2： 00 PM3： 00 PM4： 00 PM5： 00 PM6： 00 PM7： 00 晚上 当日小结： 每月行程表（示例） 本月优先要务 2003年 4月 周日 周一 周二 周三 周四 周五 周六 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 个人发展 身体： 心智： 精神： 社交： 个人管理要点： 1、目标明确 应确立人生目标，并根据个人角色确定每个角色的人生长期目标，再在短期目标的基础上制定每月、每周、每日的计划。 2、定期回顾人生目标，分清轻重缓急，保持生 活平衡发展。 3、重人性，能变通（重视人际关系的得失，并可视个人风格进行调整）。 4、制定时间管理计划。 制定时间管理计划应注意： 1、分时间段，对时间进行优选并配合事务的轻重来安排，要用精力最好的时间来做最好的更重大的事情，而用精力不好的时间来做较不重要的事情。 2、将约会的时间预留得充分些，避免影响下一项事务的进度。 3、计划表中应留有适当空的时间，以处理突发事务。 4、每项活动的安排均应考虑有关人员的工作安排，避免冲突。 5、涉及场地，设备的活动，应预先确定场地，设备的可使用性。 6、每天都安排一些重要而非紧急的事务。 时间管理的工具 时间管理的工具必须携带方便，随时可供参考修正，并应能提供每日、每周、每月计划表。 可使用电子记事簿或普通记事簿。 建议以周为单位的时间管理方式。 时间窃贼 有效的时间管理需要我们认清各种有形的和无形的 “ 时间窃贼 ” ，这样，我们才能对症下药，避免时间的浪费。 有形的 “ 时间窃贼 ” 。 无成效的闲聊。 其他人的干扰。 沟通不定。 资源不定或资源泛滥。 被迫等人。 无关紧要的文件及邮件。 交通阻塞。 混乱的档案系统。 混乱的桌面。 无形的 “ 时间窃贼 ” 。 没有周详的组织和计划。 没有分清轻重缓急。 过分专注细节追求完美。 工作流程太繁琐。 善忘，经常丢三拉四。 犹豫不决，喜欢拖延。 节省时间、提高效率法则： 1、制定时间管理计划 计划每月、每周、每日行程表，在计划上所花的每个小时将在实际操作中节省至少 3个小时，而且效果更好。 设定每项活动的完成期限或跟进日期。 制定应急措施：帮助您应付意外情况。 设立太空时间。 （即设立一段完整的不受干扰的时间以完成重要项目，例：设定每天早上 7： 00 8： 00，此段时间不接任何电话，不接待任何访客，好像您已身在太空，无人能干扰您。） 集中原则：类似的工作和任务应集中起来做，如打电话和回电话。 凡事不要过分追求完美。 2、养成快速的节奏感 养成快速的节奏，不仅提高效率，节约时间，而且给人良好的作风印象 3、养成整洁和条理的习惯 据统计，许多人每年要把 6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。 保持整洁，物品按固定位置存放，要用时才拿出来。 建立良好的资料系统，方便存档及查阅。 4、专心致志，有始有终 不要让突然而来的想法、主意影响手头上的工作，应把它记录下来，在方便的时候再考虑。 尽量完成一项工作才开始另一项，切忌有关无尾。 需时较长的重要项目，应安排大块完整的时间，避免时断时续的工作方式。因为不只停顿下来自身费时，而且重新工作时，还需花时间调整情绪，思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。 5、简化工作流程 消除不必要的任务或步骤。 合并某些任务或步骤。 同步进行两项或更多的任务或步骤。 将任务或步骤一步细分。 重新安排工作流程，使用更有效的工作方法 。 6、第一次做好，次次做好 。 所有文件、资料只经手一次便处理好，可以采取以下行动之一： A 归档 B 执行 C 传阅 D 废弃 切忌阅读后不做出处理，留得下次再阅读、再处理的重复工作。 保证工作的质量，避免返工带来的浪费。 7、克服拖延，现在就做 。 应做而未做的事务不断给人压迫感，拖延者心头不容，因而时常感到时间的压力，使人心力交瘁，浪费了宝贵的时间。 “ 人并不是因为跑得不快而赶不上火车的，而是因为出发晚了才赶不上的。 ” 克服拖延的技巧 : *设定完成日期 * 制定具体的计划 *安排跟进 * 设立奖励 8、当日事当日毕 制定每日工作时间表，每天有目标，有结果，日清日新。 清人文嘉有著名的 明日歌 和 今日歌 。 今日歌 唱道： “ 今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜！若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋 今日诗 ，努力请从今日始。 ” 9、善用零散的时间 滴水成河。用 “ 分钟 ” 来计算时间的人，比用 “ 小时 ” 来计算时间的人，时间多 59倍。 零散的时间可用来从事零碎的工作。例如在车上时，在等待时，可用于学习，思考，阅读，更新工作日程，简短的计划下一个行动等等。 没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间 . 10、善用节省时间的工具 电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。 使用电话时应开门见山，长话短说；打电话前应列出讲话要点，以免遗漏。 11、高效的阅读法 有目的地阅读。 快速略读和重点详读相结合。 归纳要点，在书上标记或记笔记切忌逐字阅读。 12、高质高效的睡眠 培养随时随地入睡的能力 注重睡眠质量，不注重时间长短。 利用白天瞬间睡眠，保持旺盛精力。 心理训练，自我暗示与身心放松。 13、终生学习 通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径。 长期的自学和定期参加各种研讨会相结合。 多方面搜集与专业有关的信息，更新自己的知识结构。 养成终生学习的习惯。 分析个人时间利用并改进 您是否能确定自己的时间已得到充分的利用： 让我们做一次 “ 时间分析 ” 就会知道了。 时间分析 请按照 “ 时间分析表 ” 填写，每天一份。 选一段较能代表自己日常工作和生活的时间来做记录。 至少连续做一个星期，每 15分钟一个间隔。 简单记录。 年 月 日 星期 时间 事务 时间 事务 时间 事务 7： 00AM 11： 15AM 3： 30PM 7： 15AM 11： 30AM 3： 45PM 7： 30AM 11： 45AM 4： 00PM 7： 45AM 12： 00AM 4： 15PM 8： 00AM 12： 15PM 4： 30PM 8： 15AM 12： 30PM 4： 45PM 8： 30AM 12： 45PM 5： 00PM 8： 45AM 1： 00PM 5： 15PM 9： 00AM 1： 15PM 5： 30PM 9： 15AM 1： 30PM 5： 45PM 9： 30AM 1： 45PM 6： 00PM 9： 45AM 2： OOPM 6： 15PM 10： 00AM 2