（教育经济与管理专业论文）大学生心理档案管理系统研究.pdf

摘要 摘要 随着我国高校心理健康教育工作的进一步深化，目前不少高校已经开展了 心理测试与建档工作，但因建档学生人数众多，需要建档的内容众多，因此， 科学建档以及心理档案的科学管理与合理运用已成为制约高校心理健康教育工 作纵深发展的瓶颈之一。将成熟的计算机技术运用于大学生心理档案的建立和 管理，可使大学生心理档案的建立更便捷，信息量更大，且管理更科学与使用 更为方便，从而直接促进大学生心理健康教育与咨询工作的深入开展。 本文运用文献研究、调查研究、比较研究等研究方法展开研究，既探讨了 大学生心理档案的相关理论，又自行丌发了一个比较适合高校使用的大学生心 理档案管理系统。在大学生心理档案管理系统的研究与开发实践中，本文得出 以下结论： ( 1 ) 通过对江西省高校2 0 0 4 2 0 0 7 年大学生心理建档情况的调查发现， 为大学生建立心理档案已成为江西省高校心理健康教育的重要内容，建档方式 其纸笔建档比例逐年下降，使用计算机建档的比例逐年上升。 ( 2 ) 将计算机技术引入大学生心理档案管理系统的开发是必要的且可行 的，大学生心理档案管理系统的研发需要用心理学、档案管理理论、信息管理 理论为指导。 ( 3 ) 大学生心理档案管理系统的模块化设计，有利于作为通用软件的大 学生心理档案管理系统的开发标准化，且可以实现用户自定义功能扩展，使其 更加人性化，适用范围更广。 ( 4 ) 大学生心理档案管理系统的使用必须规范化，遵循真实性和保密性 原则。 关键词：大学生；心理建档；档案管理；管理系统 h b s t r a c t a b s t r a c t w i t ht h er e f o r ma n do p e n i n g - u pp o l i c yd e e p e n i n g ，t h ei n t e n s i f y i n go fs o c i a l c o m p e t i t i o n ，a n dt h ee x p a n s i o no fu n i v e r s i t y ，u n i v e r s i t ys t u d e n t s h a v em o r ea n d m o r es e v e r ep s y c h o l o g i c a ls t r e s sa n dt h e i rp s y c h o l o g i c a lc r i s i si n c r e a s e dg r a d u a l l y s oc u r r e n t l yi ti ss i g n i f i c a n tt os t r e n g t h e nt h ec o n s t r u c t i o no fu n i v e r s i t ys t u d e n t s p s y c h o l o g i c a la r c h i v es y s t e m t h i sp a p e ru s e sl i t e r a t u r er e s e a r c h ，q u e s t i o n n a i r es u r v e ym e t h o d st os t u d y i ti s d i v i d e di n t of i v ep a r t s ( 1 ) t h ef i r s tp a r ti sf o r e w o r d i tb r i e f l ys t a t e db a c k g r o u n da n ds i g n i f i c a n c eo f t h es t u d y ，r e v i e wo fs t u d yo nt h ec o n s t r u c t i o no fs t u d e n t sp s y c h o l o g i c a la r c h i v e ， a n db a s i cr e s e a r c hi d e a so ft h es t u d y ( 2 ) t h es e c o n dp a r t d i s c u s s e dt h i sc o n s t r u c t i o no fu n i v e r s i t ys t u d e n t s p s y c h o l o g i c a la r c h i v ec o m p r e h e n s i v e l y a n dm e t i c u l o u s l yf r o mt h ec o n c e p t ， c h a r a c t e r i s t i c s ，c l a s s i f i c a t i o n ，p e r f o r m a n c e ，a n dt h er e s u l t sm a yh a v ec a r r i e do u t c o m p a r i s o n sb e t w e e ns e v e r a lu n i v e r s i t ys t u d e n t s p s y c h o l o g i c a la r c h i v es y s t e mh a v e b e e nc a r d e do u t ( 3 ) t h et h i r dp a r td i s c u s s e dt h ed e s i g n i n go ft h e c o n s t r u c t i o no fu n i v e r s i t y s t u d e n t sp s y c h o l o g i c a la r c h i v es y s t e m ，b a s e do nt h en e t w o r ke n v i r o n m e n t - f o c u s o ni t sd e s i g n i n ga i m ，t h er e s e a r c hs h o wt h ef u n c t i o no ft h es y s t e m a l ls u b j e c t s d i s c u s s e di so nt h eg u i d eo ft h et h e o r yo fp s y c h o l o g y ，a r c h i v em a n a g e m e n ta n d i n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t ( 4 ) t h ef o u r t hp a r ti st h el a s tp a r t i ti n d i c a t e st h el a c ko ft h er e s e a r c h ，i n c l u d i n g t h ed i s c u s s i o na b o u tp e r f e c t i n go ft h es y s t e ma n dh o w t os p r e a dt h es y s t e m k e yw o r d s ：u n i v e r s i t ys t u d e n t s ；p s y c h o l o g i c a la r c h i v e ；a r c h i v em a n a g e m e n t m a n a g e m e n ts y s t e m 学位论文独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工 作及取得的研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地 方外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含 为获得南昌大学或其他教育机构的学位或证书而箩用过的材料。与 我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在凄文中作了明确 的说明并表示谢意。 学位论文作者签名( 手写) ：鼍德施 签字日期：、根年1 砂月汗日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解苴丝：有关保留、使用学位论文 的规定，有权保留并向国家有关部门或机构送父论文的复印件和磁 盘，允许论文被查阅和借阅。本人授权直昌太堂可以将学位论文的全 部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描 等复制手段保存、汇编本学位论文。同时授权中国科学技术信息研究 所将本学位论文收录到中国学位论文全文数据库，并通过网络向 社会公众提供信息服务。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权书) 剔磁轹西屹 签字日期： 伊舻年 l 月谚e t 第1 章引言 第1 章引言 1 1 研究的背景 社会的发展对大学生的心理素质提出更高的要求，为大学生建立心理档 案，把握大学生的心理发展轨迹，为大学生提供有针对性的心理指导，已成为 高校心理健康教育工作的重要组成部分。大学生心理档案既可以让高校心理辅 导老师更加全面、客观地了解大学生的心理状况，探索大学生心理问题产生的 原因和规律，也可以让大学生们更好地认识自我、调节自我、完善自我，促进 自身心理素质的提高。因此，在我国，大学生心理档案的建立与管理正日益引 起人们的关注。教育部2 0 0 4 年在其直属高校试点，要求对入学新生的心理健 康进行测试，并建立大学生心理健康档案，该项目的启动旨在借鉴西方心理学 测量工具的基础上，建立适合中国文化环境的大学生心理健康状况评定体系， 在全面了解大学生心理健康状况的基础上，对学生各个阶段的心理变化给予及 时关注和帮助，为大学生建立强有力的心理支持系统。 近年来，我国广大心理学工作者对大学生心理建档的指导思想、建档理论 和方法进行了大量研究，而且为了提高心理建档的效率和心理档案管理的水 平，将计算机技术用于大学生心理档案的建立与管理中。就使用情况来看，虽 然计算机心理档案管理系统给大学生心理档案的建立和管理带来了便捷，但是 由于目前投入使用的大学生心理档案管理系统或是由心理学专业人士为主，重 心理学内容而忽视了管理系统技术上的可行性；或是主要由计算机专业人员设 计，重技术层面而忽视了专业要求。本人在研究生学习阶段掌握了较扎实的心 理学理论，参与了南昌大学心理健康教育中心组织的大学生心理建档实践，且 具备一定的计算机网络与程序设计能力，这些都为本研究的进行打下了良好的 基础。 本论文将就大学生心理档案管理系统设计的理论依据、系统设计的思路以 及系统功能模块的设计等方面，从理论上探讨大学生心理档案管理系统的设计 思路和使用规范等问题，并且将按照本论文所提出的设想设计出一套可应用于 实际工作的大学生心理档案管理系统。 第1 章引言 1 2 建立大学生心理档案管理系统的必要性和可行性 1 2 1 必要性 ( 1 ) 大学生成长和发展的需要。大学生心理档案的建立是大学生了解自 我、改善自我的重要途径之一，大学时期培养学生认识自己、认识他人及承受 挫折的能力，是现代社会同益加剧的竞争环境所提出的要求。近年来，发生在 大学生中的一些典型案例，也从多个角度和侧面证实了大学生心理健康水平在 个体成长和发展过程中有着至关重要的作用。一个大学生能否充分认识到自己 的优缺点，培养自信心，提高挫折的承受能力，形成积极的生活态度，形成正 确的人生观、价值观和世界观，将直接影响着个人的发展。大学生可以通过心 理档案了解自己的心理状态发展轨迹，有助于深刻认识自我，扬长避短，努力 形成良好的个性品质。 ( 2 ) 心理健康教育工作的需要。使用大学生心理档案管理系统建立大学 生心理档案，其优点是可以在短时间内建档。从现阶段我国高等院校心理健康 教育的实践来看，依靠传统纸笔心理测验的方式已经无法满足形势的需要，心 理档案计算机化可以很好地解决这个问题。另外，对于档案结果的反馈有集中 反馈和个别反馈两种，但是无论哪一种情况均要求做到及时和准确，对结果的 解释要客观公正。面对庞大的反馈对象群，网络已成为首选平台，将反馈结果 集中存储在网络服务器，不同层次的心理健康教育工作者可以依据自己被分配 的访问权限从任一可用的远程终端随时调阅大学生心理健康状况的有关资料， 既促进了心理健康教育的科学性，又节省了时间和人力，提高工作的效率，而 且通过访问权限的设定可以起到保密作用。 ( 3 ) 科学地分析心理档案数据的需要。随着我国高等教育从精英化向大 众化发展，大学生的心理档案必然要容纳庞大的数据，借助大学生心理档案管 理系统的统计分析模块，或者使用系统将数据导出至某些大型的专业统计软件 ( 如s p s s ) ，可以准确、便捷地处理数据，科学、有效地揭示数据背后的心理 意义，不仅可以科学地指导大学生心理健康教育工作的开展，还可以促进高校 心理健康教育科研工作的开展。 1 2 2 可行性 ( 1 ) 国家政策的支持。中共中央国务院2 0 0 4 年第1 6 号文件关于进一 2 第1 章引言 步加强和改进大学生思想政治教育的意见指出：要重视心理健康教育，根据 大学生的身心发展特点和教育规律，注重培养大学生良好的心理品质和自尊、 自爱、自律、自强的优良品格，增强大学生克服困难、经受考验、承受挫折的 能力。要制定大学生心理健康教育计划，确定相应的教育内容、教育方法。要 建立健全心理健康教育和咨询的专门机构，配备足够数量的专兼职心理健康教 育教师，积极开展大学生心理健康教育和心理咨询辅导，引导大学生健康成 长。2 0 0 5 年教社政l 号文件教育部、卫生部、共青团中央关于进一步加强和 改进大学生心理健康教育的意见指出：高校要面向全体大学生，做好心理辅 导和咨询工作。通过个别咨询、团体咨询、电话咨询、网络咨询、书信咨询、 班级辅导、心理行为训练等多种形式，为大学生提供及时、有效、高质量的心 理健康指导与服务。从文件可以看出，对大学生的心理健康教育应略持发展性 心理教育的模式，而大学生心理档案的建立是对大学生进行发展性心理教育的 重要环节。这些政策的提出为大学生心理档案的建立和管理提出更高的要求， 同时也提供了可靠的保证。 ( 2 ) 高校心理健康教育专业人员队伍已经形成规模。大学生心理建档以 及大学生心理档案的管理是一项专业性很强的工作，任何的疏忽都有可能造成 严重的后果。因此，如果没有心理健康教育专业队伍，大学生心理档案管理系 统的使用将成为一大难题。2 0 0 5 年教社政1 号文件教育部、卫生部、共青团 中央关于进一步加强和改进大学生心理健康教育的意见就明确提出要建设一 支以专职教师为骨干，专兼结合、专业互补、相对稳定、素质较高的大学生心 理健康教育和心理咨询工作队伍。经过几年的努力，各高校普遍建立了大学生 心理健康教育中心或大学生心理咨询室，大学生心理辅导的专业化队伍也已经 形成规模，为大学生心理档案管理系统的建设提供了可靠的保障。 ( 3 ) 网络的发展为系统的建设提供了技术支持。网络是人类历史发展中 的一个伟大的旱程碑，由于网络的发展，人类正进入一个前所未有的信息化社 会。中国互联网信息中心的调查报告显示，截至2 0 0 8 年6 月底，中国网民数 量达到2 5 3 亿，网民规模跃居世界第一位。网络的应用也十分丰富和广泛， 而且，随着网络技术的发展，网络的应用越来越多地渗透到社会生活的各个领 域，网络版大学生心理档案管理系统就是计算机网络技术与心理学结合的产 物。通过计算机网络，大学生可以进行心理测试、心理咨询等，高校心理辅导 h t t p ：w w w c n n i c n e t c n i n d e x o e 0 0 1l i n d e x h t m ? 4 0 1 0 4 5 0 3 4 8 = 1 9 6 5 9 4 3 8 5 1 3 第1 章引言 老师可以对学生进行心理建档、心理档案管理等。当前各高校的计算机硬件设 施都很好，电脑的普及率都相当高，从而使得大学生心理档案管理系统可以科 学、高效地运作。这不仅大大节约了教师的时间和精力，而且可以减少差错， 防止资料丢失，保证资料管理的准确规范、安全可靠，进而提高工作效率。所 以说，网络的发展，为心理建档和心理档案管理系统的建设提供了更好的平 厶 口0 1 3 心理档案及心理档案管理系统概念的界定 1 3 1 档案的概念 档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。 1 3 2 心理档案的概念 心理档案是专业档案的一种类型，它是对个体心理发展状况、心理测试结 果、心理咨询记录、自我表达材料等记录的集中保存。 应该注意的是，心理档案是一个动态的档案，而并非是一成不变的。建立 心理档案的目的是为了评估和预测个体的心理行为。目前大学生心理建档的内 容主要有：人口学资料、心理测试数据、心理咨询记录等。 1 3 3 大学生心理档案管理系统的概念 大学生心理档案管理系统是一套用于大学生心理档案的建立和管理，评 定、预测和监控大学生心理状况和心理行为的计算机软件管理系统。 大学生心理档案管理系统的功能主要有：建立心理档案；管理心理档 案，包括对心理档案进行组织分类和统计分析、筛选及数据的使用等。 1 4 大学生心理档案管理系统研究现状概述 1 4 1 国外大学生心理档案的建立和管理 本人对国外大学生心理档案的建立和管理进行检索，获取专门的资料不 多，原因在于国外尤其是西方心理健康教育与咨询更为社会化，其心理档案的 4 第1 章引言 建立和管理从孩子上学时就几乎开始。如美国的大学生心理服务体系是一个全 社会共同合作进行的、全方位的系统管理体系。在纽约地区，几乎每所学校都 有一个由学校心理学家、学校社会工作者、教育评估专家、学生辅导员和语言 矫正师组成的“以学校为基地的辅助组”( s c h o o l - - - b a s e d s u p p o r t t e a m ，即 s b s t ) ，为普通学生和特殊教育学生进行日常心理辅导、心理诊断、心理咨 询、评估和干预。美国学校心理辅导的主要内容可分为六类，其中之一就是 为每个学生建立详细而系统的累积性档案，以记录其智力、兴趣、性向、人格 特征和测试结果、学业成绩、嗜好、健康状况、家庭历史背景、经济状况、打 工经历等内容。以下笔者从美国学校心理档案的保存及使用规范等三方面， 概括美国学校心理档案的管理特点。 ( 1 ) 心理档案的保存途径是多样化的。学生的档案可保存在网上，以供 学生个人查阅：或者是保存在学校心理学家处，同时必须遵循保密原则，而不 是保存在学校或学校的专立机构。 ( 2 ) 长期保存心理档案。这里所讲的长期保存，是指一个人的心理档案 从小就建立起来，而并不会因个人更换学校或职业而销毁其原有的心理档案。 换句话说，心理档案一旦建立，就是终身制的，同时这些材料会不断更新。 ( 3 ) 集中管理心理档案资料。集中管理是指全部资料设立专人专室管 理。美国学校心理问题的前沿工作者是学校心理学家，但他们并不是单纯的咨 询者，而是多功能专业心理学家，他们了解学校、教育、心理咨询等等。事实 上，学校心理学家是学生、家长、学校、社会和其他专业的心理学人士的联系 纽带。学生接受心理咨询后的档案资料，都遵循保密原则而保存在学校心理学 家处。总之，在美国，大学生心理档案的保存是一种集中管理的方式。 ( 4 ) 心理档案的使用比较规范。建立学生心理档案后，并不是任何人都 能随便查阅的，其中有一系列十分严密的保密原则。如果学生的心理档案被别 人用以研究、出版刊物时，必须征得当事人同意，并以匿名的形式进行。因 此，在心理档案的使用上是十分规范的。 综上所述，美国学生心理档案的建立和管理体系具有系统性和全面性，学 生的心理档案并不仅由学校组织进行建立与管理，而主要是以学校心理学家为 周正美围中小学的心理辅导【j 】基础教育参考，2 0 0 1 ，z 1 ：2 3 - 2 5 拿正云，张华美固学校心理辅导：历史、现状、动向及j 启示【j 】西南师范大学学报( 人文社会科学 版) ，2 0 0 0 ，4 ：3 3 3 7 h t t p ：w w w n e w t r c o m o n a r t i c l e 2 0 0 7 0 8 1 9 4 9 1 h t m l 5 第1 章引言 主，全社会共同关注。这点对我国学校心理健康教育与学生的心理档案建立与 管理具有很重要的启发意义。 1 4 2 国内研究现状 国内近年来并于大学生心理档案的建立与应用的文献呈逐年增多趋势，其 研究主要集中在以下几个方面： ( 1 ) 大学生心理建档的必要性和意义研究。可以说，自从大学生心理建 档研究开始以来，关于其必要性及意义的研究就从来没有停止过，尤其是2 0 0 2 年以后这方面的研究很多。例如：谢明生、陈彩霞在关于建立大学生心理档案 的思考一文中，从学生心理健康层面、学生教育层面和学生的自我认识层面 出发阐述了建立大学生心理档案的必要性；胡英君在大学生心理档案构建的必 要性与方法中，从学生自我的发展、高校的心理健康教育工作以及社会需求 的层面谈到大学生心理建档的必要性；李权在建立心理健康档案，促进学生全 面发展中，从大学生心理档案的价值出发，探究了建立大学生心理档案的意 义。这些研究为普及大学生心理档案意识，提高人们对大学生心理档案的认识 发挥了重要的作用，并且也促进了高校管理者对大学生心理建档工作的重视。 ( 2 ) 大学生心理档案的内容研究。近年来，关于大学生心理档案内容的 研究相对较多，并且随着咨询心理学和心理测量学理论的发展和技术的提高， 大学生心理档案内容呈现出多层次、多样化发展趋势，不少学者都做了这方面 的研究。例如：胡英君的大学生心理档案构建的必要性与方法；周春丌、芮 鸿岩、姜继红的大学生心理档案的建立与利用研究；刘华的大学生心理档案 的建设和管理。目前学术界普遍认为大学生心理档案的内容应是多层次、多 样化的。概况而言有：个人基本资料、家庭情况、能力状况、个性心理、职业 倾向、心理咨询的记录等。 ( 3 ) 大学生心理建档的方法研究。在大学生心理建档的方法上学者们主 要有两种观点：一种观点倾向于使用心理测试的方式来收集数据、摸清大学生 的心理状况，从而达到心理建档的目的，例如：陈灿军的大学生心理健康档 谢叨生，陈彩霞关十建守大学生心理档案的思【j 】兰台世界，2 0 0 6 ，3 ：1 6 1 8 圆胡英君大学生心理档案构建的必要性i 方法【j 】科技信息( 学术版) ，2 0 0 6 ，8 ：3 6 - - 3 8 锄李权建f 、t t z 小1 5 理健康档案，促进学生全面发展【j 】兰台世界，2 0 0 6 ，1 5 ：2 1 2 4 周奋开，芮鸿岩，姜继红人学生一1 5 理档案的建立与利用研j f j 1 广两青年十部学院学报，2 0 0 3 ， 3 ：4 3 - 4 5 蟹刘华大学生心理档案的建设和管理【j 】济宁师范专科学校学报，2 0 0 6 ，1 ：1 6 1 9 6 第1 章引言 案建立研究：刘智、邱建国、张鸿亚的对3 2 6 例大学生心理档案的调查 与分析；马莹的建立大学生心理档案的实践研究：隋丽丽、杨秀文的 建立大学生心理健康档案的有效方法。另一种观点则不赞成依赖心理评 定量表进行心理测试的方式来建立大学生心理档案，例如：杜志丽、惠利的 建立并持续优化工作机制，发挥大学生心理档案功能 。 ( 4 ) 大学生心理档案计算机管理系统的丌发研究。随着大学生心理建档 工作的深入开展，大学生心理档案信息的日趋增多，关于大学生心理档案计算 机管理系统的研究正越来越受到学者们的关注，根据笔者文献研究的情况以及 在实践工作中的接触了解，目前关于心理档案计算机管理系统的开发可以归为 以下二类： 单机版的心理档案管理系统。从计算机档案管理系统的发展情况来看， 最早出现的计算机档案管理系统是单机版的档案管理系统。起初主要应用于人 事档案管理、文件管理等，2 0 世纪9 0 年代初，应大学生心理健康教育工作的 需要，研究者们开始研究设计学生心理档案管理系统来管理心理档案。1 9 9 3 年 北京理工大学单机版学生心理档案管理系统的研究成功使更多的学者们在学生 心理档案管理系统上的研究迈出了探索的脚步，之后，越来越多的学者进行了 相关研究和实践开发。例如：姜英杰、李广、李淑艳1 9 9 6 年提出使用计算机 软件来管理学生心理档案；王建中于2 0 0 0 年开发了w j z 心理测验与统计软件 系统。该系统的特点是集成了大多心理建档所需的量表，统计功能较全面，包 括容量统计、分类号统计、条目选择频数统计、均值标准差统计、均值差异的 显著性检验等，但是使用起来较繁琐且复杂，非专业人员难以操作。软件的使 用必须要先安装加密“狗”，档案的导入、筛选等操作都很复杂，档案的管理 也不方便。 国内开发的另一套使用较多的系统是金海大学生心理档案系统，该系统开 发于2 0 0 4 年，系统集成了3 0 多种心理测试量表，应用较广。它的特点是心理 建档所需量表很全面，包括人格测验与职业测验、心理健康评定与诊断量表、 智力及其他量表，操作上相对w j z 有所改进，但统计分析功能一般，可以进行 陈灿军大学生心理健康档案建市研究【j 】湖南税务高等专科学校学报，2 0 0 3 ，4 ：1 9 - 2 1 刘智，邱建国，张鸿哑对3 2 6 例人学生心理档案的调查j 分析【j 1 重庆医学，2 0 0 3 ，9 ：2 7 2 9 国马。铃建立人学生心理档案的实践研究f j l 健康心理学2 0 0 4 ，1 ：9 1 3 隋呵丽，杨秀文建范人学生心理健康档案的自效方法【j 】兰台世界，2 0 0 7 ，1 6 ：2 2 2 6 杜忠咐，惠利建证并持续优化t 作机制，发挥大学生心理档案功能【j 1 陕西档案，2 0 0 5 ，3 ：1 3 1 5 7 第1 章引言 一些常规的统计如：样本容量、均值、标准差等。金海大学生心理档案系统还 有一个很大的不足就是软件的设计上有缺陷，它对操作系统本身的动态链接库 依赖性太强，只要操作系统本身的动态链接库有缺失，软件的统计功能就不能 使用，甚至会造成系统崩溃。 以上两套单机版的大学生档案管理系统优势在于档案统计与分析，不足在 于档案的建立与管理不方便，无法为高校众多的大学生建档，用档则更为困 难，这些都是由单机本身的特性所决定的。互联网的兴起使得单机版心理档案 管理系统的不足显得越来越突出。首先，从这些软件本身来看，档案信息的录 入、与查询效率较低。由于软件和数据库只能是安装在一台计算机上，因此所 有工作都只能在该计算机上进行操作和显示，这对于现在一般的高校少则几千 多则上万份的学生心理档案信息的录入是个很大的挑战。其次，从这些档案系 统的设计上来看，在其设计的理念、思路、架构和模块上还存在许多不足之 处。 网络版的心理档案管理系统。2 0 世纪9 0 年代中后期因特网在国内的兴 起使得许多学者开始研究因特网环境下的心理档案管理系统的应用，我们现在 所说的“网络环境”若未作说明一般是指因特网环境。 北京“心知章”文化交流有限公司1 9 9 9 年出版发行“心海学生心理档案 管理系统”。该系统能通过对各子系统数据的整合、分析来达到对大学生心理 档案有效管理的目的。但在系统的设计思路上其主要还是沿用了单机版大学生 心理档案管理系统的设计思路，只是利用网络这一新型的实现方式避免了在单 机版大学生心理档案管理系统中出现的效益低和检索难的问题。因该系统是国 内较早的大学生心理档案管理系统，其设计理念、实现方式也多被后来者所沿 用，例如北京安人测评技术有限责任公司2 0 0 3 年所发行的“京湘学生心理档 案系统( 安人软件) 等。不过从实际运用的情况来看，这些心理档案管理 系统还存在一些不足。如这些系统重点都放在心理测试上，对大学生人口学资 料的记录、心理咨询资料的记录与保管、这些资料与心理测试的相关性分析等 少有考虑或者根本就没有考虑，系统缺乏个性化，高校教师无法在其系统上加 上自己想增设的内容或板块；安装过程烦琐，检索与数据分析系统操作也很复 杂，使用过程中系统常出问题，而且一旦出问题高校心理健康教育工作者难于 。h t t p ：w w w x i n h a i s o f i c o r n 嚼h t t p ：w w w a r c p o n h o m e a s p x 8 第1 章引言 解决。如南昌大学2 0 0 5 年花重金购置了一套京湘大学生心理档案系统，当年 l o 月份用其为2 0 0 5 级新生心理测试与建档，当测试学生仅过千人时，整个系 统则瘫痪了，不得不再换用纸笔建档，也就是说，现有网络版的大学生心理档 案管理系统要么专业性不够，要么易用性、稳定性不够。导致上述问题的原因 可能是现有的大学生心理档案管理系统设计与开发或是以计算机专业人士为 主，或以心理学专业人士为主，两者配合不够。 网络是一把双刃剑，它在给大学生心理档案管理系统研究带来契机的同时 也带来潜在的隐患。例如网络环境中心理档案的安全性等问题，诸如此类的问 题也正在引起相关人士关注，刘慧、黄三生的试论学校心理档案建立工作中 存在的问题及对策一文对此就有所涉及。 1 4 3 总结 近年来，大学生心理档案管理系统的研究有了一定的成果，可是研究中也 还存在以下一些不足： ( 1 ) 大学生心理档案管理系统建设的理论依据探讨不够。任何管理活动 都需要相关管理理论的指导，只有在正确的理论指导下才能有效地达到管理的 目标，而目前大学生心理档案管理系统建设的实践多而理论探讨少，因此，对 大学生心理档案管理系统建设的理论依据还需要进一步的探讨。 ( 2 ) 大学生心理档案管理系统设计的思路还有待进一步的研究。目前单 机和网络版的大学生心理档案管理系统在设计思路上总体相似，但是这两种心 理档案管理系统在运行的环境以及所面向的用户等方面都有很大的不同，因此 它们在设计的理念、思路上应该要针对其各自的特点而有所改变，以适应大学 生心理档案管理的需要。 ( 3 ) 大学生心理档案管理系统应包含的内容还需要更多的探讨。大学生 心理档案是专业档案的一种，大学生心理档案系统中所包含的内容涉及大学生 个人的诸多敏感因素，因此，系统中所包含的内容应该要有所选择。不过，当 前关于这方面的研究却很少。 ( 4 ) 大学生心理档案管理系统的应用成本高，影响系统的推广。根据调 查发现，高校目前的大学生心理档案管理系统大多都是使用各企业开发的心理 档案管理系统，而商业版的大学生心理档案管理系统一般都价格高昂，售后服 刘慧，黄三生试论学校心理档案建立工作中存在的问题及对策【j 】江两教育科研，2 0 0 7 6 ：1 8 2 2 9 第l 章引言 务难以保障，这在很大程度上制约了大学生心理档案管理系统在高校的推广应 用。 ( 5 ) 在大学生心理档案管理系统运用的过程中所引发的相关问题需要更 多的关注。心理档案与一般的档案在其内容、特征、档案建立的方法和管理方 式等方面都有很大的不同，因此在进行大学生心理档案管理活动的过程中会引 发一系列的问题，例如大学生心理档案管理的规范、大学生心理档案管理及使 用的伦理道德问题、大学生心理档案的保密制度等，这些问题对大学生心理档 案的管理以及大学生心理档案管理系统的建设有很大的影响，因此对这些问题 的研究我们不能忽视。 国内学者对大学生心理档案的研究自从上世纪8 0 年代末到现在已经有2 0 年了，从这一历程当中我们看到从建立大学生心理档案的形式、内容和技术到 大学生心理档案管理理念和指导思想的研究都有了不同程度的变化。笔者在总 结各学者观点的基础上认为，明确大学生心理档案的概念，进而建立科学的大 学生心理档案管理系统显得格外重要。在设计大学生心理档案管理系统时，既 要充分从心理学的角度考虑其设计要求，又要很好地体现计算机技术和网络环 境的运用，这是新形势下高校心理健康教育深入发展对大学生心理档案管理系 统提出的要求，也是本研究想要探讨的问题。 1 0 第2 章江西省高校人学生心理建档现状调查与分析 第2 章江西省高校大学生心理建档现状调查与分析 江西省教育厅2 0 0 4 年起至今连续5 年下文，要求高校为当年入学的新生 开展心理测试与建立心理档案，以下是相关数据的调查与分析。 2 1 调查对象与方法 2 1 1 研究对象 2 0 0 4 - 2 0 0 7 年江西省高校心理测试与建档的学校。 2 1 2 研究方法 ( 1 ) 文献分析法：查阅近年来江西省高校心理建档与档案管理的相关文 献。 ( 2 ) 调查研究法：调查2 0 0 4 - 2 0 0 7 年江西省高校心研会关于江西省各高 校大学生心理建档情况的档案数据，对江西省各高校大学生心理档案的建立、 管理与使用情况进行调查分析，获得定性与定量分析的第一手资料。 2 2 调查结果与分析 ( 1 ) 开展了心理测试与建档的学校比率较高 表2 12 0 0 4 2 0 0 7 年江曲省高校心理建档情况一览表 如表2 1 所示，2 0 0 4 - 2 0 0 7 年，江西省开展了心理测试与建档的高校数量分 别为：5 8 、5 2 、6 2 、5 6 所，其比例分别为：7 9 5 、7 3 2 、8 6 1 、7 5 3 ， 第2 章江西省高校大学生心理建档现状调奄与分析 其中2 0 0 6 年比例高达8 6 1 ；心理测试有效问卷比例均高于9 5 。从这些数据 可见，江西省高校普遍重视心理测试与建档工作，其心理测试与建档的比例均 较高。 ( 2 ) 大学生心理建档的内容单一、不规范 本文在调查中了解到，江西省各高校心理建档的方法多以心理测试建档为 主，心理档案所包含的内容基本一致。主要有： 人口学资料。主要包括学生姓名、学号、性别、班级、家庭情况、兴趣 爱好等。 心理测试结果。心理测试结果为每年学校为新生组织的心理测试数据和 平时心理咨询所做的心理测试数据。 心理咨询记录。主要包括咨询时间、主诉内容简介、观察印象、交谈情 况、心理问题性质、疏导措施及效果评价、反馈信息等。 通过对江西省高校心理建档内容进行分析，笔者认为存在以下几个方面的 不足： 一是心理档案中学生的基本情况有些是从教务处的学生信息登记表中获 得，有些是心理测试时获得，这些资料都较简单而且不全面，心理咨询老师查 阅也不大方便。 二是各高校每年组织的大规模施测都只是针对新生的，因而目前高校大学 生心理档案的心理测试记录绝大部分都只是大一时测试所得，后续数量很少， 难以对学生的发展性心理辅导提供更多的帮助。 三是平时的心理咨询记录很少在档案中有所反应，目前省内只有几所高校 采用了咨询室咨询和网络咨询相结合的方式，多数高校的心理档案中没有涵盖 平时心理咨询的记录。 ( 3 ) 大学生心理建档方式逐渐由纸笔档案向电子建档发展 本调查对2 0 0 4 - 2 0 0 7 年江西省高校心理测试建档的方式进行了了解，结果 如表2 2 所示： 表2 2 江西省高校心理建档方式一览表 2 0 0 45 84 27 2 1 01 7 61 6 1 2 第2 章江两省高校大学生心理建档现状调查与分析 从以上数据可以看到，2 0 0 4 2 0 0 7 年，江西省高校采用电子建档的比例分 别为1 7 、2 9 、3 l 、3 1 ，可见该省高校心理建档方式正逐渐由纸笔建档 向电子建档演变，而这个变化与近年来使用计算机化的大学生心理档案管理系 统的学校越来越多相关。在表中还可以看到，历年都有一些高校采用纸笔与电 子建档相结合的方式，2 0 0 7 年比例高达2 5 ，可见不少高校在建档方式的选择 上还处于探索和适应阶段。 ( 4 ) 大学生心理测试建档使用的量表呈现多样化的发展趋势 如表2 3 所示：江西省高校大学生心理测试建档所使用的量表以心理健康 状况自评量表( s c l 9 0 ) 为主。2 0 0 4 - 2 0 0 7 四年中，使用s c l 9 0 建档高校的 比例分别为9 0 、9 6 、9 0 、8 8 。江西省开展了心理测试与建档高校所使 用的量表除s c l 9 0 外，还包括：大学生人格问卷( u p i ) 、卡特尔1 6 种人格 因素测验( 1 6 p f ) 、中国大学生心理健康量表( c c s m h s ) 和艾森克人格问 卷。并且还有一些高校使用多种量表相结合的方法进行心理测试与建档，如新 余高等专科学院、赣江职业技术学院等。可见，江西省大学生心理测试建档量 表的使用情况为：以s c l 9 0 为主，多种量表共同使用，呈现多样化的发展趋 势。 表2 3 江西省高校心理测试建档量表使用情况统计表 综上所述，江西省各高校大学生心理建档的总体情况较好。不过，调查发 现，有不少高校在建档的硬件和软件建设上投入不够，建档工作不够规范完 善。如建档的内容单一、心理档案管理不够规范、档案使用不方便等。产生以 1 3 第2 章江西省高校人学生心理建档现状调杏与分析 上现象的原因除学校财政支持投入不足外，更重要的是到目前为止尚还没有一 套非常适合高校使用的大学生心理档案管理系统，正如前所述，南昌大学心理 健康教育中心2 0 0 5 年就想使用京湘大学生心理档案系统商业版对当年的大一 新生进行心理测试与建档，但因当年系统不稳定而失败，故至今都仍然是沿用 手工建档，只是心理测试用激光阅读仪读卡。 随着我国高等教育进入大众化阶段，建立大学生心理档案的难点主要有两 个方面：一是建档难，二是管理难。依靠传统的手工建档和管档方式已难以满 足高校心理健康教育与咨询工作开展的需要，如何设计开发科学、便于使用的 计算机化大学生心理档案管理系统显得更为需要和紧迫。 1 4 第3 章网络版大学生心理档案管理系统的设计 第3 章网络版大学生心理档案管理系统的设计 j 下是目d 高校心理测试与建档实际工作中存在的问题及笔者读研期间参与 南昌大学心理测试与建档的实践引发了笔者设计科学、易用的网络版大学生心 理档案管理系统的想法。笔者试图运用心理学、档案管理学、现代信息管理理 论，借助互联网及计算机技术，在对网络版大学生心理档案管理系统的设计理 念、内容、方法及使用原则探讨的基础上，设计出一套高校网络版大学生心理 档案管理系统，以期为高校大学生心理健康教育做出自己的微薄贡献。 3 1 系统设计的理论依据 3 1 1 心理学理论 大学生心理档案管理系统最重要的理论基础是心理学理论，普通心理学、 发展心理学、社会心理学、测量心理学都为心理档案管理系统的建立提供了丰 厚的理论基础。如心理测量的理论基础之一就是人类对自我的认识。早在一百 多年前美国心理学家詹姆士就提出了主体我和客体我之说；弗洛伊德把我分成 本我、自我和超我三个层面；罗杰斯提出理想自我与现实自我的观点。正是在 这些对自我探索和研究的基础上有了心理测量学的产生与发展，其测试量表主 要有入格测验量表，如艾森克个性问卷( e p q ) 、卡特尔1 6 种个性因素测试量 表( 1 6 p f ) 等；智力测验量表，如韦氏智力测验、瑞文智力测验等量表；特殊 能力测验量表，如个人能力倾向量表、职业指导测试量表。人们把心理测量的 方法应用到了个性心理品质测定等诸多方面，可以说每种心理倾向都能编制出 一种量表用以自测。而且各种心理测量的理论近年来的研究一直都在深入，这 些都为大学生心理档案的建立提供了理论依据。 3 1 2 档案管理理论 在档案管理思想上，电子档案管理理论给大学生心理档案管理系统提供了 可靠的依据。根据文件生命周期理论，传统纸质档案工作流程主要集中在文件 的非现行阶段。电子档案大量产生后，电子档案的产生、形成和管理使得文件 工作和档案工作的界限逐渐淡化和模糊，二者已进入了一体化管理流程中。在 1 5 第3 章 网络版人学生心理档案管理系统的设计 这种实践环境下，档案管理者更加关注档案的概念来源，它的含义是指档案的 形成过程和背景，即档案由谁、在什么条件下、运用那些数据、为了何种目 的、采用怎样的结构形成等方面的综合背景信息。这些来源信息正是了解、管 理和利用电子档案的关键所在。这一变化不仅是档案文件信息流的重新组织， 而且是对文件、档案工作流程的重新组合。它使得档案管理者不再局限于文件 生命周期的术端，而将工作拓展到文件制作和形成阶段，而这正是前端控制思 想的体现。所谓“前端控制”，就是档案工作者不能再像传统文件和档案管理 时代那样静坐等待，而是需要在电子档案形成之时甚至生成之日仃，即在电子档 案管理系统设计之时就积极介入其中，把电子档案的管理要求融入系统功能设 计之中。这就要求在电子档案管理系统中预先设置归档范围、保管期限等功 能，在文件生成或收到之时即进行实时归档和前端鉴定。在电子档案时代，电 子档案从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且各个运动阶 段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就要求改变过去文件工 作与档案工作分段管理的模式，对电子档案从生成、运转到保管、利用和销毁 的整个生命过程进行实时监控，由此导致了全过程管理思想的产生。所谓“全 过程管理”就是指对电子档案从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控 和管理，以确保电子档案的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。前端 控制和全过程管理思想的引入，使电子档案能够按照预先设计的格式和程序自 动生成，符合规范的正式文本，确保了电子档案内容、结构、背景信息三位一 体的完整性。 档案学理论在大学生心理档案管理系统的运用中体现为：系统的设计必须 关注心理档案形成的过程和背景，心理档案保存数据库结构的设计应符合电子 档案检索和管理的要求等。可以说，现代档案管理的理论研究中的档案价值理 论、档案管理的控制反馈理论、文件生命周期理论等理论都为档案管理的实践 活动提供了极其重要的指导思想。大学生心理档案是专业档案的一种，因此档 案管理的理论也为大学生心理档案的管理与大学生心理档案管理系统的建设提 供了理论依据。 3 1 3 信息管理理论 美国著名的信息管理专家霍顿( f o r e s tw h o r t o n ) ，早在1 9 8 5 年就系统地 提出了信息管理理论。霍顿指出，信息管理本质上是一种使有价值的信息资源 1 6 第3 章 网络版大学生心理档案管理系统的设计 通过有效的管理与控制程序，实现某种利益的目标活动。我国学者于上世纪 9 0 年代初引入信息管理的理论主要用于图书情报学、档案管理学研究领域，信 息