金蝶EDMS档案管理系统管理员配置手册.doc

金蝶EDMS档案管理系统管理员配置手册金蝶EDMS档案管理系统管理员初始化配置手册前 言感谢您使用金蝶EDMS档案管理系统管理员初始化配置手册。本手册包含的内容可以帮助您进行有效的档案管理系统配置及日程档案管理工作，其主要包括以下内容： 系统总述 操作建议 详细的操作流程 系统的功能和特点 系统设置在手册的前言部分还向您提供了获得其它帮助信息的途径及编写约定。读者对象本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识，并假设您对金蝶EAS产品的基础知识有整体的了解。如果您没有使用过本系统，我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程（请同金蝶本地分支机构联系，获得更多培训信息）。如果您希望了解更加深入的系统知识，请阅读金蝶EAS系统相关的技术文档。相关信息来源您还可以通过以下途径了解我们的系统，并获取您需要的服务和帮助。1. 在线信息如果您需要及时了解金蝶EAS产品动态，交流产品应用解决方案，可以登录金蝶网站（/）。2. 售前咨询服务 根据企业的发展和管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业作出快速、准确的决策。 3. 产品培训 金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨，不断提供给客户完整的行业解决方案。在提供优秀产品的同时，不断推出配套的培训服务，帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。 4. 实施咨询服务 金蝶公司吸收十多万客户的经验，结合国内外先进的管理理念和管理软件的实施方法，推出符合中国国情的标准软件实施方法-金手指实施方法。我们愿意运用我们在企业管理及IT技术方面的知识，帮助顾客获得更大的成功！ 5. 现场支持服务 我们的资深专业人员面对面地和您沟通，在运行现场对问题进行研究分析，使问题迅速得到解决。 6. CRM服务 借助客户关系管理系统（金蝶EAS-CRM）我们建立了客户综合信息管理库，能够快速地解决客户的问题并保留历史记录，以便提供长期、持续、高效的服务。 7. CSP服务支持 金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想，提炼出客户常用的和最需要的服务为一体的CSP服务。它是以金蝶公司先进的科技手段和专业化的服务队伍为依托，在业界领先推出的项目完整、功能全面的系统性服务产品。 8. 呼叫中心 通过客户呼叫中心服务（Call Center），提供全面、周到的服务，快速解答客户应用问题。 9. 个性化服务 针对企业个性化的需求，我们提供量身定制服务，使用一切资源，包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。 10. 便利服务 金蝶不仅是解决方案的提供者，也是相关附属产品的提供者。我们提供的便利服务不仅省去您选择的苦恼，还有利于保证相关产品和系统的兼容性和一致性。 11. 合作联盟服务 我们和其他IT领域先导型的企业进行战略合作，为您提供企业管理咨询、系统集成、相关知识培训等全方位的服务。在此，您不仅能得到金蝶的服务资源，也能以优惠的条件享受金蝶合作伙伴的资源。12. 版本升级服务 版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值，以优惠的价格实现软件以旧换新。关于金蝶金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用解决方案供应商，是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一，是中国软件产业的领导厂商。金蝶开发及销售的软件产品包括针对快速成长的新兴市场中企业管理需求的、通过互联网提供服务的企业管理及电子商务应用软件和为企业构筑电子商务平台的中间件软件。同时，金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产品相关的管理咨询、实施与技术服务。金蝶独特的“快速配置，快速实施，快速应用，快速见效”的全球化产品与服务定位，能够帮助顾客从容面对动态不确定商业环境带来的挑战，实现业务流程与IT技术的完美结合，有效管理变革，确保组织快速持续和健康成长。金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个WINDOWS版财务软件，第一个纯JAVA中间件软件，第一个基于互联网平台的三层结构的ERP系统金蝶K/3的缔造者，其中金蝶K/3是中国中小型企业市场中占有率最高的企业管理软件。2003年3月，金蝶正式对外发布了第三代产品金蝶EAS (KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶EAS构建于金蝶自主研发的商业操作系统金蝶BOS之上，面向中大型企业，采用最新的ERP管理思想和一体化设计，有超过50个应用模块高度集成，涵盖企业内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等，并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。编写约定l 通用格式约定格式意义宋体正文。下划线输入信息。斜体提示信息。l 图形界面格式约定格式意义“”窗口名称。普通菜单项或树状结构菜单项。【】窗口中的按钮。窗体中的选项。连续选择菜单及其子菜单或树状结构。l 键盘操作约定格式意义键1 键盘上的键名。键1+键2在键盘上同时按下两个键。l 鼠标操作约定格式意义单击按下鼠标左键单击某一对象。双击连续两次鼠标左键打开某一对象。右击选中某一对象按下鼠标右键。拖放按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠标键。l 特别标志格式意义温馨提醒：提醒某些操作可能会导致一些严重的后果，请用户谨慎使用。注意：提供一些应用关键的描述。举例：列举实例以便用户加深理解。操作前提：进行某一操作之前,必须先完成的操作.定义：定义内容中出现的财务或计算机术语。意见反馈感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表，您可以在上面说明您对我们的产品或用户指南的意见和建议，并通过金蝶分支机构或直接传真至(0755)26710666 产品管理部反馈给我们, 我们将期待你给予我们好的建议和意见。目 录1.适用对象82.系统基础调研工作83.基础数据初始化83.1部门管理93.1.1创建部门93.1.2 增加组93.1.3 为组添加用户103.1.4 修改部门信息103.1 用户管理113.2.1 增加用户113.2.2 修改用户信息113.1系统设置123.3.1全宗设置123.3.2辅助字典133.3.3实体分类143.4 信息门类163.4.1 门类设置163.4.2门类模板193.4.3 列表设置203.4.4 目录报表203.4.5 档号格式203.4.6 归档设置213.5 权限管理213.5.1 数据权限214附:报表目录使用手册23第1章 前言1.1 编写目的金蝶EDMS档案管理系统是支持多组织集团应用的集成系统，可以进行多组织、多全宗的档案管理，通过多全宗的维护、分级别分部门的权限分配，可以实现总部集中掌控、分部各自管理的集团档案管理需求。本指南用来帮助项目实施人员、系统管理人员快速搭建符合客户单位业务需求的组织架构和基础数据，并描述金蝶EDMS档案管理系统初始化全过程，帮助系统管理员顺利完成档案系统应用的实现。1.2 适用对象本文档适用于： 金蝶EDMS档案管理系统实施顾问 金蝶EDMS档案管理系统管理员 金蝶EDMS档案管理系统的初学者1.3 系统基础调研工作在进行档案管理系统的初始化工作之前，首先需先了解或收集相关初始化数据，项目的调研内容一般包括： 单位（或企业）的组织结构及人员信息资料 档案管理模式（集中管理，分散管理） 全宗划分以及角色权限分配规则 单位（企业）档案分类，以及每类档案具体的详细信息（每类的录入项目、档号格式、报表格式等） 现有系统情况（包括现有档案数据及格式） 现行文档及档案管理规范第2章 基础数据初始化数据库、档案系统和中间件服务器的安装部署，操作不在此描述。请参考EDMS档案系统安装配置手册。备注：如果EDMS档案系统与办公管理集成的，部门及人员信息需要从办公系统同步过来，具体操作请参阅相关文档。2.1 部门管理2.1.1 创建部门1. 系统安装完成，默认超级管理员为admin，密码为：000000。2. 点击【控制面板】【部门管理】【增加】，创建部门，进入增加部门页面：部门信息说明如下表：编号属性类型说明及约束 是否必填1名称字符单位或部门的名称是2是否为部门字符是否为部门（部门或用户组）否3上级部门字符从组织结构树选择上级部门的名称是4备注字符对该部门的补充描述内容否5序号数值排序号码否点击【确定】按钮，保存部门信息。2.1.2 增加组点击【控制面板】【部门管理】【增加】，创建组，进入增加组页面。不勾选“是否为部门”，点击【确定】按钮，保存组信息。2.1.3 为组添加用户点击【控制面板】【部门管理】，在部门（组）列表中，选择相应组后面的“成员编辑”。选择相应的人员后，点【确定】，为该组添加了成员。2.1.4 修改部门信息对已经建立的部门信息进行修改。点击【控制面板】【部门管理】，进入部门列表，点击需要修改的部门名称。可以直接修改部门的各项信息，单击【完成】按钮完成部门修改的操作。2.2 用户管理温馨提示： 如果档案系统是与OA系统（或者EAS系统）集成的，那么用户会从相应系统中同步过来，在档案系统中就不需要维护。2.2.1 增加用户点击【控制面板】【用户管理】，显示“用户管理”的列表页面，点击【增加】，录入基本信息。人员信息说明如下表：编号属性类型说明及约束 是否必填1员工姓名字符输入用户的姓名是2登录名称字符输入用户登录系统的帐号名称是3用户性别字符选择用户的性别是4所属部门字符从组织结构树选择部门的名称是5用户密码字符输入用户登录系统的密码是6确认密码字符再次输入用户登录系统的密码是7工作电话字符输入用户工作电话是点击【确定】按钮，保存用户信息2.2.2 修改用户信息对已经建立的用户信息进行修改点击【控制面板】【用户管理】，进入用户信息列表，点击需要修改的用户名称。2.3 系统设置2.3.1 全宗设置定义：全宗 全宗是指一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。档案整理工作的第一步就是区分全宗。温馨提示： 在给系统分配全宗号的时候，如果是机关单位，可以询问相关人员，相应的档案部门已经为该单位规定了全宗号，如果是企业，可以依据企业的实际情况来分配，如该企业有多个分公司，并且每个分公司有独立的档案管理人员，我们可以给每一个分公司分配一个全宗，设置相应的全宗号；如果没有分公司或者分公司没有专职的档案管理员，就只需要统一一个全宗即可。确定这些全宗之后，再与负责档案业务的主要人员讨论，最终确定全宗的分配方案。全宗设置中，可以进行全宗的添加、查询、修改、删除，全宗下部门的添加、修改、删除等操作。增加全宗 点击【增加全宗】按钮，进入增加全宗页面面，输入相对应的全宗号、全宗名称、全宗描述，点击【保存】按钮，完成添加。查询全宗 点击【查询】按钮，进入查询全宗页面，输入查询条件，全宗名、全宗号进行查询。修改全宗 点击你要修改的全宗，修改完相应信息后，点击【更新】按钮保存修改。删除全宗 点击你要删除的全宗，然后在出现的页面上点击【删除】按钮，删除你所选的全宗。完成全宗的添加后，可为该全宗添加所属的部门，或者对该全宗下所属的部门进行修改、删除等操作。增加所属部门 点击【部门信息】按钮，弹出部门选择列表，勾选该全宗下所属的部门，然后点【确定】按钮完成部门的增加。删除所属部门 点击【部门信息】按钮，弹出部门选择列表，去掉你要删除的部门，然后点【确定】按钮完成所属部门的删除。通过上面的操作，可以对档案系统的全宗进行更新和维护。2.3.2 辅助字典温馨提示： 在系统类别中，已经有了较完整的辅助字典，已经包括了常用到的字典。辅助字典主要设置系统中常用到的一些选择列表的选项。分为系统类别和用户自定义类别，一般系统类别比较常用。增加字典项 点击【增加字典项】按钮，进入增加页面，填入相应的编码、中文名称和顺序，点击保存，完成字典项的增加，其中字典项编码必须以DIC_开头。修改字典项 点击你要修改的字典项，在出现的页面里对相应的信息进行修改，然后点击【更新】按钮，保存修改结果。删除字典项 点击你要删除的字典项，在出现的页面里点击【删除】按钮，完成字典项的删除。增加字典值 在对应的 字典项维护界面里，点击【增加字典值】按钮，进入增加字典值界面，在该界面里，输入相应的编码、中文名称、顺序，点击【保存】按钮，完成字典值的增加。修改字典值 点击你要修改的字典值，在出现的页面里，修改相应的信息，点击【更新】按钮完成字典值的的修改。删除字典值 点击你要删除的字典值，在出现的页面里，点击【删除】按钮，完成字典值的删除。通过以上的操作，可以对辅助字典进行更新和维护。2.3.3 实体分类定义：实体分类 实体分类指在确定档案全宗内文件的具体分类方法之后，用文字或图表等形式，标列出各级类目名称，并按一定顺序排列而成的一种类目表，它是指导立档单位进行档案文件分类的工具。一般情况都会编写一个分类类目表。在我们系统中就在此处维护这个类目表。注意： 档案实体分类与档案信息分类（在系统中叫档案门类）在性质上是完全不同的，具体表现在：首先，分类的对象不同。档案实体分类是对档案本身(一次文献)的分门别类；而档案信息分类则是对档案著录的结果条目（二次文献）的分类。其次，分类的目的不同。档案实体分类的主要目的是将所藏纷繁复杂的档案按一定的体系组织起来，变零乱为条理化，使分类能较好地反映立档单位的历史原貌，以便于档案的排架和管理，并提供从档案整理顺序角度检索档案的检索途径；而档案信息分类的目的只是将大量的档案线索按分类方法系统地组织起来，以便于从分类角度揭示、报道和检索档案，为深入开发档案信息资源创造条件。第三，分类的范围不同。档案实体分类是在划分全宗的基础上，对全宗内档案所作的微观分类；而档案信息分类则打破了全宗、年度、组织机构、保管期限等馆（室）藏结构，甚至档案馆（室）的界限，在更大范围内进行宏观分类。第四，分类的标准不同。档案实体分类以档案的来源、时间、内容作为分类标准；而档案信息分类则以档案内容所记述和反映的国家机构、社会组织和个人从事社会实践活动的职能分工作为主要分类标准。第五，分类的标准化程度不同。档案实体分类是各个档案馆（室）根据自身档案的特点分别进行的。由于各个馆（室）档案的来源不同，成分各异，数量不等，特别是档案实体一般不存在相互交流和交换的问题，因而完全可以根据各自的不同情况，分别采取不同的分类方法，不需要也不可能建立全国统一的分类方案，因而标准化程度较低；而档案信息分类则要求运用全国统一的分类方法进行，标准化程度较高。因此，要想以一种分类方法既用于档案实体分类，又用于档案信息分类，“毕其功于一役”，是比较困难的，通常情况下两者必须分离。实体分类主要是对档案的实体分类进行维护，一个全宗就有相对应的一套实体分类。在全宗选择中，选择相应的全宗，在实体分类选择中会列出相对应的实体分类。实体分类维护，主要就是对该全宗下的实体分类进行维护，包括增加、修改、删除分类等操作。增加分类 在实体分类维护中，点击【增加分类】按钮，在出现的界面里，输入实体编码、中文名称、范围等信息，点击“保存”按钮完成实体分类的增加。修改分类 点击需要进行修改的实体分类，在出现的界面中修改信息，然后点击【更新】保存修改结果。删除分类 点击需要删除的实体分类，在出现的界面中点击【删除】完成实体分类的删除。通过以上操作，可以对实体分类进行更新和维护。2.4 信息门类信息门类主要对系统的文件、档案、资料等门类进行维护，可以动态增加档案类别，并且对这些类别进行自定义录入项，以及对录入项的默认值进行设置，还可以对录入界面进行自定义，以及档案记录的列表显示进行设置，对档案报表进行设置和维护，对档号格式进行设置和维护，对由文件归为档案的参数进行设置和维护。信息门类主要包括门类设置、门类模板、列表设置、目录报表、档号格式，归档设置六个功能模块。下面依次介绍其功能。2.4.1 门类设置举例： 常见的档案分类：文书档案：党群管理、行政管理、业务管理等活动中形成的档案。声像档案：照片、录像带等实物档案。科研档案：工程、科研档案。会计档案：会计档案。实物档案：荣誉证书、奖杯、锦旗等实物档案。已故人员档案：已故人员档案。在门类设置中，可以动态建立业务表，并对这些业务表进行字段自定义，类型，以及一些默认值设置等等。点击门类设置进入界面。默认情况下，有三种门类，文件管理、档案管理和资料管理。增加门类 点击任一类型门类，在右边选择【增加中间门类】或者【增加底层门类】。中间门类是一个中间层，主要用来进行分类，底层门类直接对应实体表，建立一个底层门类，系统后台对应的建立了实体表。选择了【增加底层门类后】，在出现的界面中输入“门类名称”，“门类顺序”和对应的模板。点击保存，系统自动建立了档案类别了。如果选择了【增加中间门类】，在出现的界面中输入相应的名称和顺序，点击保存，系统将增加中间门类，然后在所增加的中间门类下再增加底层门类，这样就可以建立符合用户要求的层次关系的档案分类了。修改门类 修改门类主要是修改门类的一些属性、对改门类对应的实体表进行自定义字段，类别，设置默认值等操作 如上图，可以修改对应的门类和对应的实体表的属性。点击【更新门类】或者【更新属性】，对修改进行保存。点击【实体结构】可对实体表进行自定义操作。进入界面后，左边列出了改实体表的字段，右边是其对应的属性。这些字段和字段属性是根据用户在增加底层门类时所选的模板自动产生的。在由模板生成了实体表的基础上，再进行自定义，这样可以减少用户的工作量。界面中，可以定义字段的数据类型，中文名称，录入类型以及默认值等其中录入类型有 文本输入、选择名称框、选择编码框、弹出选择框四种类型。还可以设置该字段的其他一些属性如，是否可为空，是否可以重复，是否可见，是否值继承，是否简单查询等。注意：录入类型说明 文本输入框：在录入界面中为手工录入方式，保存录入内。选择名称框：在录入界面下拉选择，保存现实的名称，如密级项，保存“公开”等内容。选择编码框：在录入界面下拉选择，保存名称对应的编码，如保管期限项，保存“1”等内容，此处设置主要是为了处理当此录入项为档号的一部分时，档号格式就成了“QZH-2008-1-001”、而不是“QZH-2008-永久-001”。当然，有的客户是要求“QZH-2008-永久-001”此种格式的。弹出选择框：在录入界面弹出窗口，进行选择。增加字段 点击【新增字段】按钮，可以添加新字段。输入相应的信息，保存结果。注意： 英文名称：只能输入字母或数字。中文名称：输入中文，在录入界面显示录入项命名，如“题名”。数据类型：可供选择的有字符串、数字、日期，根据实际情况选择相对应的数据类型。2.4.2 门类模板每种类别档案的录入界面用户是可以自定义的，该功能在门类模板里实现，进入门类模板界面后。左边列出了信息门类，在右边选择导出默认模板，将默认模板保存在本地硬盘，然后修改默认模板，修改成符合用户要求的录入界面，再通过选择【浏览】按钮，选择修改好的模板，点击【导入】按钮，将模板上传到系统。完成录入界面的自定义操作。2.4.3 列表设置在文件管理、档案管理、资料管理等模块中，用户录入数据后，这些记录以列表的形式列出，其中用户可以自定义所列出的字段。该功能在列表设置里完成。进入列表界面左边列出了信息门类，右边是对应的列表设置，选择所要列出的列表头，输入排列顺序，点击【增加】保存结果，增加后，选择“编辑”或者“显示”，然后点击【更新】保存结果，设置为“编辑”类型的，在列表界面中，点击该字段，可以对该条记录进行修改操作，而“显示”类型只能显示该条记录，不能进行修改操作。2.4.4 目录报表金蝶EDMS档案管理系统报表目录的设计和打印是采用Excel2003进行处理的，既可以离线对导出的报表模板进行设计，也可以在线对报表进行设计，无论离线还是在线的设计都必须遵循设计的规范，报表最终的输出为Excel格式，还可以通过对生成的文件进行再一次调整打印。需要运行的环境：安装Excel 200 常用目录报表 案卷目录 全引目录 案卷封面 案卷脊背 卷内文件目录 归档文件目录 归档文件目录（简化） 创建新报表(一) 创建报表入口通过“系统管理”中的“目录报表”进入报表管理功能模块，界面如下： 通过左边的信息门类选择一个实体分类，选择一个实体分类后，右边会显示出属于这个实体分类的报表的列表，同时也会有个“增加报表”的按钮，通过这个按钮可以为此实体增加新的报表。点“增加报表”按钮进去增加报表的界面。填写后报表名称，这个名称会通过向导写到默认模板表的页头区，在设计报表时可以修改报表模板页头，顺序号为所有此实体报表的排序，顺序号必须为数字，描述可以进一步说明这个报表的备注。填写完成后，点“确定”按钮，完成增加报表入口，增加成功后，返回到实体报表列表页面：列表中，刚才定义的企业档案目录显示在列表中，前面的1是定义的顺序号，针对这个报表入口，后面为“企业档案目录”这个报表的操作，主要操作有修改，删除，向导，导出，设计，预览，空白操作。修改：可以对“企业档案目录”这个报表属性进行修改，同时可以上传导入模板，在离线设计部分详细介绍。删除：删除“企业档案目录”报表入口，同时也删除对应报表模板和文件。向导：通过向导可以制作基本的报表目录，选择报表字段和定义报表属性。导出：导出默认的模板，用于离线的设计和调整。设计：打开设计窗口，进行在线设计。预览：带有数据显示第一页，查看报表的格式是否正确。空白：显示一页空白页。(二) 报表向导点“向导”，弹出向导窗口，通过简单的选择和设置就完成基本模板的制作。实体表有两种，一种为主表，就是当前选择的实体对应的表，主表使用黑体重点显示，主表必须选择，另外一个是与这个实体有关联的表，例如案卷和文件，企管档案就是一个，无关联表。选择“下一步”，进入到向导下一页面：选择报表需要的字段，左边为可选的字段，用鼠标选择一个或多个，选择后向右的箭头可以使用，点向右的箭头，将选择的字段放到已选择字段框中，同样可以将选择的字段放回：调整到最合适的字段后，选择下一步，如果您想修改上一页面设置，可以选择上一步，点下一步进入第3步设置：第3步为设置分组，系统支持三级分组，在向导中每个分组之允许选择一个字段，在设计中可以添加更多字段，如果没有分组则不选择，分组是按照顺序来的，没有第一分组，也就不会有第二和第三分组，选择好了点“下一步”可以进入第4步，参数设置：是否加入行号，如果选择，则在生成的报表模板中会在最前面自动增加一列行号，选择行号后，行号位数，空白行行号，前缀文字和后缀文字才起作用。行号：就是从1开始的按照顺序排列的数字，但为了美观，可以会这样显示，例如：“第013行”，这样分析，需要行号需要三位，因此行号位数需要配置成为000，前缀文字应该为第，后缀文字应该为行，空白行行号，表示在打印空白行的时候是否也输出行号。页面风格：报表输出可以有两种风格，有固定行数和固定高度，如果是固定行数则填写合法的数字，如果是固定高度则写H表示，高度取自模板中的定义细节区的高度。分组重新计算页号：针对于系统参数%p和%P，如果重新计算，遇到分组就重新从1开始计数，否则按没有分组计算。是否打印空白行：为了使打印的报表美观，需要用空白行补充一页中剩余的部分。行号重计方法：有三种，分组重计，分页重计和不重计，分组重新计算是遇到一个新的分组就重新从1开始计算，分页重计就是每一页都从1开始重新计算，不重计就是整个报表都不重新计算。是否打印分组空白页：有些分组中是没有数据的，如果选择打印是可以把这个分组只打印一个空白页。所有上面参数设置完成后，点“完成”则生成一个默认的模板。结果如下图：可以点“关闭”，关闭这个窗口。 离线设计(一) 导出模板在报表入口管理列表中，有个“导出”操作，导出就是导出刚才通过向导创建的默认模板，导出的格式为htm格式，导出的文件名称为报表目录名称.htm，您可以将其存放在本地计算机的任何位置，这样模板就导出下载到本地。如下图：(二) 报表区域说明您可以使用Excel2003打开这个模板进行编辑，如下图：对于模板的编辑需要定义一些规范，报表分为多个区：1、报表头/报表尾，一个报表产生在报表两端只有一个报表头和报表尾区域，分布在报表的两头。2、页头/页尾，打印报表的每一页都包含一个页头和页尾区域。3、细节区，细节区将循环输出数据，为主要显示的区域。4、分组头/分组尾，系统支持三个分组，分别由不同的颜色表示。除了细节区，其他区域都是成对出现的，如果不需要显示另外的一边，则可以将那个区域的高度设置成为0，A列都为控制区域的位置，所有的区域都是按照上面的顺序排列，不能进行修改，不能修改文字，也不能修改背景颜色，如果需要在Excel增加一行，则将完整地拷贝一个相临的A列单元。(三) 编辑模板对于离线编辑模板，只能做一些简单的格式定义和一些数据的定义，除了A列控制区域外，右边是个数据区域，在数据区域内，可以进行数据和格式的定义。数据定义：$A|、文字常量，输出为文字，除了，”和外都可以写$B|、字段，从数据库中提取的数据，一般用在细节区和分组区，在动态实体结构中定义的字段，使用.连接定义的实体表名。$C|、系统参数，一般有%p（当前页号），%P（总页数），%d（日期，样式为1999/01/18），%D（日期，样式为1999年1月18日），%t（时间，样式为14:28），%T（时间，样式为14时28分）$F|、SQL语句，如果您想根据字段值，通过SQL语句得到另外的值，同时必须定义别名为reportvalue，把字段当作条件需要按照下面的格式编写，将字段使用|和|括起来，例如：select FIELD1 as reportvalue from TABLE where FIELD2 = |当前表字段|$G|、为行号，一般列在第一列中，显示每条记录的行号。$H|、为档案中特殊的页次。默认一个单元中放置一个数据，所有的数据定义都可以使用|$结束，默认以空格和结束，为htm语言中特殊的符号。在特殊情况下，一个单元中需要放置多个数据，则需要使用$|进行每个数据的结束，或者使用空格结束。默认没有任何标记开头的文字，都属于$A|的定义。格式定义：点任何一个单元格，使用右键菜单中“设置单元格格式”，弹出一个设置单元格格式的对话框，所有的格式都可以进行定义，包括：(四) 修改、导入模板将用Excel修改后的模板，进行文件保存，然后返回报表入口管理列表，点“修改”，然后进入修改页面：然后通过浏览按钮找到刚才修改的模板文件，然后点“确定”上传模板，同时您也可以修改报表的其他属性。 在线设计(一) 打开设计页面在报表入口管理列表，点“设计”则新弹出一个设计的窗口，如果是第一次，系统将自动要求安装DSO和HotoaX的activex组件。设计界面：最上面一条为(二) 报表区域说明参见“2.2、报表区域说明”(三) 工具栏说明，重新下载模板，如果设计错误，需要重新设计可以使用此图标。，将设计好的模板保存到服务器，同时将关闭此窗口。，预览，可以查看报表的宽度。，清除所选单元格式。，清除所选单元内容。，在上面增加一行。，在下面增加一行。，在左边增加一列。，在右边增加一列。，删除所选一行。，删除所选一列。，设置打印参数。，设置报表的页面参数。，设置单元的数据源。，设置行高度。，设置列宽度。，增加报表区域。，删除报表区域。，隐藏A控制列。，显示A控制列。，报表的属性设置。，这个为A4纸宽的大概对照位置，报表中的虚线为打印线，显示报表的打印宽度。点图标后弹出设置打印参数窗口，如下图：具体参数，在向导设计报表时有说明。点图标弹出页面参数设置属性，可以设置打印区的大小，以及横向和纵向。暂时还不支持缩放的设置，纸张暂时支持A4和A3两种。点图标，弹出设置单元格数据源的属性，数据源提供了一个快速填写数据定义的工具，如下图：上面这个是选择字段的，您可以直接点字段进行选择，然后提交后，字段的数据定义就填写到您选的单元格中了，您还可以进行文本、系统参数、SQL语句和行号的数据定义。数据定义参照“2.3、编辑模板”。点图标增加报表区域窗口，然后选择一个报表区域，进行添加，首先系统进行检查，如果已经存在的报表区域，是不允许增加的，如下图：表示页头和页尾区域和细节区已经存在了，只能选择报表头/报表尾区域和分组头/分组尾区域了。点弹出填写报表属性的窗口。如下图： 打印(一) 预览在报表入口管理列表，点“预览”，显示按照格式设计的报表的第一页，有数据显示。显示如下所示：您还可以对输出结果进行调整后，再进行打印。(二) 空白页在报表入口管理列表，点“空白”，输出一个没有内容的表格，如下图：(三) 输出l 输入报表打印条件在输出报表时需要临时输入打印的条件，在正式使用打印时，一个实体可能有多个报表，因此在打印时需要选择打印那个报表，然后填写打印条件，打印条件也是动态通过查询项设置的，可以调整打印查询项。首先从每个实体管理列表页面，点报表进入报表页面，如下图：是输入打印条件处输入打印条件。l 输入排序在上图，3、选择排序方式，可以选择字段进行排序，后面是排序方向，支持三个字段排序。l 调整、打印最后点“确定”输出报表，报表结果如下：可以进行“预览”，然后打印输出2.4.5 档号格式档案的档号可以在档号格式里定义，进入界面，左边是档案分类，右边是其对应的档号格式，选择组成档号对应的字段，输入序号，选择长度和连接符，点击【增加】，保存结果，最后该种档案的档号就有档号格式里所设置的字段，连接符，按照相应的序号和所设置的长度组成。2.4.6 归档设置文件管理的文件，需要要进行归档时，在归档设置里就要设置其所对应的归档信息，比如对文件管理的收文进行归档