报销管理制度最新版本.doc

.XX公司管理制度报账管理规定编 制：审 核: 批 准:颁布日期：生效日期： 版本修订记录序号修订日期修订内容生效日期版本备注1231 目的为加强员工因公外出及办理业务的报账管理，明确报账标准和要求，根据中华人民共和国会计法、财政部会计基础工作规范等有关财经制度，结合公司的管理要求，特制定本规定；2 适用范围2.1 本规定适用于广西玉柴机器专卖发展有限公司（下述简称“专卖公司”）及下属子（分）公司全体员工及临时聘请其他单位为公司办理有关业务的人员。2.2 合资子公司可参照本制度，制定子公司的相关标准，报总部财务部审核后，经子公司董事会审批后执行。3 流程及说明报账审批流程及工作标准（见附件一）4 报账管理规定4.1 报账基本要求4.1.1 报账事项必须是已发生的真实经济业务，并取得相应的合法发票。4.1.2 该经济业务必须是经领导批准的因公事项。4.1.3 报销单必须用钢笔或水性笔如实填写。4.1.4 对子公司报账管理的特别规定。4.1.4.1 对严控费用项目的开支，必须严格加以控制，并在指标范围内按权限报销。4.1.4.2 编制不在专卖公司（含子、分公司）的人员，不得在分、子公司报销费用，特殊情况报账必须报专卖公司总部审批。4.1.4.3 按规定应在总部报销的费用应及时办理报账手续；不得擅自在子公司列支。4.2 凭据要求4.2.1 报账时须按出差管理规定提供相关出差审批文件。4.2.2 发票必须经所在单位领导按权限核准。公司高管报账的发票单据，需经财务部经理核签，财务部经理报账的发票单据由总经理核签。4.2.3 发票必须符合如下规定：4.2.3.1 发票必须有税务机关的发票监制章（套印有全国统一发票监制章）。4.2.3.2 发票必须是发票联原件，复印件无效。增值税专用发票还必须有抵扣联，发票联和抵扣联加盖开票单位的发票专用章 (运输发票抵扣联除外)，发票专用章名称应与开票单位名称一致。4.2.3.3 发票上的购货单位（或客户）名称应是公司全称，即在专卖公司总部报账的必须是“广西玉柴机器专卖发展有限公司”，在各分（子）公司报销的，则是各子（分）公司的全称。对方开票单位名称也应是全称；开票方与收款方应一致。4.2.3.4 住宿发票（含机打发票及手工开具）的客户名称，要求统一用所在单位的正确全称，还须注明住宿日期、住宿天数，未注明住宿天数的按一天算，没有住宿发票的须说明原因。4.2.3.5 发票项目内容应正确无误。属增值税专用发票的，购货单位与销货单位的名称、地址、电话、税务登记号（纳税人识别码）、开户银行及账号等应以电脑正确打印。4.2.3.6 发票全部联次必须使用复写形式一次性打印（填制）完成，发票基本内容根据业务不同填列，包括发票日期、购货单位名称、品名规格、计量单位、数量、单价和大小写金额、开票单位名称、经办人的签名或盖章等，要求大小写金额相符，书写规范、字迹清楚，不得涂改、挖补。增值税专用发票要保持票面清洁、密码清楚，打印不得压线，密码区不得污损及其他字迹覆盖在上面。4.2.3.7 凡只写有“礼品”或“办公用品”字样的发票一律不予报销。4.2.3.8 军队、学校及其他事业单位开具的收据，应盖有全国统一财政监制章和收款单位的财务专用章。4.2.3.9 运输发票、邮寄费用发票应是严格规范的、税务机关认可的，而且是购进货物或销售货物的运费，不能与其他杂项费用（如装卸费、搬运费等）混合开具；有抵扣联的要同时附抵扣联，加盖发票专用发票章，没有抵扣联的要加复印件一份。4.2.3.10 符合国家发票管理的其他规定。4.2.4 其他票据必须是财政税务部门认可并盖有收款单位印章。4.2.5 发票的粘贴要求4.2.5.1 可报销的各项费用票据须分类按时间顺序进行粘贴（如：过桥、过路费按金额，差费里的车票、飞机票、住宿票、出租车票分类粘贴）。4.2.5.2 经办人必须在发票的粘贴单上签名。4.2.5.3 没有实物数量的发票（如：数量栏写“一批”等不详数量），必须附有明细清单。属购物和委托加工发票还必须填制验收入库单、领用单。4.3 依据的分类大类小类报账依据备注1、物资采购类存货类发票、零星采购审批表、验收单。执行配件零星采购管理规定。低值易耗品发票、低值易耗品采购审批报告、低耗品采购清单执行低值易耗品管理规定、办公文印及零星采购用品管理规定固定资产财务管理制度；符合开具增值税专用发票条件的，必须向供货方索取增值税专用发票办公、及其他耗材费用类发票、零星采购审批表/报告、验收记录等。购买办公用书籍，必须由各部门指定人员管理并办理书籍入库验收手续方可报固定资产类发票、零星采购审批表/报告、验收单、入库单、领用单2、接受服务/劳务修理1、车辆维修：发票、车辆维修费清单、小额维修审批表、结果确认记录2、工程类维修：发票、报告、零星结算书结果确认记录3、其他维修：发票、报告、结果确认记录车辆维修费执行公司车辆使用管理规定及相关规定。广告发票、合同/报告宣传咨询、市场监管诉讼发票、合同/报告/通知保险发票、清单、合同培训发票、培训通知、签到表/报告按公司发布的三项经费管理规定及本制度货物运输发票、合同/报告、收货方验收单据或货物清单（铁路运输除外）执行运输费用结算管理规定。邮电通讯发票、邮寄清单不允许用定额发票报账，快递费用不得与运输发票混开列运输费其他发票、相关单据3、日常经营费招待费饮食服务业专用发票/发票、报告差旅费住宿发票/交通发票、报告交通费汽、柴油票，会议费发票、会议通知、签到表/会议费申请报告按公司会议费管理规定执行。出国人员经费发票、批准文件等执行本规定租赁费发票，租赁合同水电费当地的正规发票并注明起止日期，水费、电费用要有抄表的数据应交费的度数=本次抄表数-上次抄表数市场监管费发票、合同/报告、市场监管费相关资料合同公务用车发票执行公司的车辆使用管理规定及相关规定。其他发票、相关单据4.4 报账的审批权限执行财务管理审批权限规定4.5 报账期限序号报 账 类报 账 期 限1办理公司业务后及时取得发票（无借款）原则上当年发票必须当年报清，有以下情况按以下规定执行。1.增值税专用发票、运输发票：自开具之日起120天内,经办人收到发票日起50天内，交发票到财务部，并在当月内报清账。2.因公外出结束回公司（或办理业务）后，须于次月20日前办理报账手续。3.原则上当年的发票只能在当年报销，除电信费、水电费等必须于下年度方可获取正式票的费用外。4.公司另有规定的按其规定执行。2借款办理公司业务后报账清账按个人借款管理规定3预付款办理公司业务后报账冲账1、有合同约定的预付款，预付款申请人应在合同约定时间的次月月末前索取发票并到财务部办理清账手续。2、无合同约定的预付款，预付款申请人应在付款当月起3个月内（含当月）索取发票并到财务部办理清账手续。4.6 差旅及培训报账标准及管理细则详见附件:差旅及培训报账标准及管理细则4.7 考核细则4.7.1 对于弄虚作假，做假帐、报假帐（如虚开发票、伪造票据、多次外出的车票连号，虚报出差、出差天数多报，坐车时间多填，与实际出差不相符），涂改发票、提供虚假报告、先斩后奏的行为，视情节轻重给予不同的处罚： 情节轻微的，一律没收非法所得，并给予公司范围内通报批评、同时处以个人作假金额两倍处罚；情节严重的，一律没收非法所得，并给予公司范围内通报批评、调离工作岗位处理，同时处以个人作假金额五倍处罚；情节严重，影响恶劣的，一律没收非法所得，给予公司除名处理，并应按有关规定，追究经济责任或法律责任。4.7.2 财务人员不按标准报账，多支付的报账款，由财务人员追回，未造成损失的，考核财务人员100-500元；造成损失，按损失金额的100%考核财务负责人。4.7.3 对于已预付的款项，付款申请人必须负责及时向对方单位追回发票到财务办理冲账手续。如超过三个月未能取得相应的发票办理冲账的，按发票金额的10%考核。4.7.4 个人借款确有特殊情况需延期才能报清账的，报账人进行书面报告，报所在单位领导核实，经财务部经理批准并明确延期时间（最长不超过3个月）的，在延长期内可免扣款；超过延长期的，自期满的下月起从工资中执行扣款。4.7.5 对其他违反本规定的行为，给予公司范围内通报批评。5 相关文件5.1 财务管理审批权限规定5.2 资金管理规定5.3 办公文印及零星采购用品管理规定5.4 电信管理规定5.5 车辆使用管理规定6 附件差旅及培训报账标准及管理细则报账审批工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1报账申请1.报账人按规定填写报销单、整理报账原始单据并签名，注明报销单号。报账人和收款人不一致时，必须有报账人的授权委托。2.报账人按财务审批权限提交单位领导审核。3.报账人在单位领导审核后2个工作日内交报账单据到财务部。在 “报账期限”内2领导审核报账单位领导按审批权限，根据报账单据对报账业务的必要性、真实性进行审核，同时进行费用预算控制。1个工作日3会计初审会计按规定审核原始单据的合法性、合规性，以及录入数据的准确性等，并核算报账金额，同时进行费用预算控制，从NC系统打印报账单据，按财务审批权限递交部门领导审批2-5个工作日4领导审批财务部领导权限进行审批。2-3个工作日5报账结算财务部凭报销费用汇总表与报销单据办理报账结算。1.如报账人有借款的，先凭审定的报销单据冲账，然后确定报账