文件控制流程.doc

文 件 控 制 程 序文件编号：Z(H/J)C-4.2.3(4.4.5/4.4.5)-01版 号：C/0生效日期：共 5 页 第 1 页1目的对公司一体化管理体系的文件进行控制，确保与体系相关的部门及岗位均能方便及时地使用和获取的文件的现行有效版本。2范围适用于本公司一体化管理体系（质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系）文件的管理。3职责3.1管理部负责a) 组织编制管理手册、相关的程序文件及其它管理体系文件；b) 所有管理体系文件的归口管理和存档，并负责审核程序文件。c) 管理体系电子版文件更改、备份及定期杀毒。d) 更改管理体系文件；组织文件评审。3.2信息部负责文件管理系统的维护及企业防火墙的管理。3.3各职能部门负责按时编制完成本部门程序文件初稿及第三层次文件，及时获取并传递相关的外来文件。3.4各部门负责持有的纸质文件的管理。3.5管理者代表负责审核管理手册，批准程序文件和管理性作业文件。3.6总工程师负责批准技术性作业文件。3.7总经理负责制定管理方针和管理目标，批准管理手册。4程序4.1管理体系文件的范围管理体系文件包括：管理手册（包括方针、目标）；管理体系程序文件；第三层次文件（包括管理性作业文件、技术性作业文件、记录、外来文件、法律法规和其他要求及报告类文件）。4.2管理体系文件的形式管理体系文件分为电子媒介和纸质媒介两种形式，其中适于通过网络发布的文件（如管理手册、程序文件及法律法规等）以电子文件的方式通过公司的文件管理系统在公司内发布，其它文件仍以纸质文件的形式发放到各相关部门。4.3文件的编写与审批4.3.1文件的格式（程序文件、作业文件）共 5 页 第 2 页 （文 件 名 称）文件编号:版 号:生效日期:共 页 第 页1目的2范围3职责4程序（工作内容）5相关文件6记录拟制： 审核： 批准：注： 中包括的内容是可选项。记录的格式：修订日期 保存年限版号及修订状态 （记 录 名 称）表：（记录编号）No：(记录表格)4.3.2管理方针和管理目标由总经理制定并发布。4.3.3管理手册由管理部组织编写，管理者代表审核、总经理批准。4.3.4程序文件由各相关部门编写初稿，由管理部集中修改补充，统一格式和编号。修改完成后各相关部门填写“程序文件会签表”对文件进行会签，管理部对其审核。管理者代表批准程序文件。4.3.5作业性文件由各相关部门编写，部门领导审核。管理性作业文件由管理者代表批准，技术性作业文件由总工程师批准。4.3.6记录的格式由使用部门设计，管理部统一编号并审核，管理者代表批准。4.3.7文件编号原则4.3.7.1管理手册： GS01XXXX 第一层文件年 号 管理手册代号 共 5 页 第 3 页4.3.7.2管理体系程序文件的编号 Z（H/J）CXXXX 序 号 标准对应章节号 质量（环境/健康安全）程序文件代号 4.3.7.3作业文件及记录的编号文件代号规定如下：Z(H/J)G：质量(环境/健康安全)管理性文件Z(H/J) S：质量(环境/健康安全)技术性文件Z(H/J) J：质量(环境/健康安全)记录 XXXXXX 顺序号 对应标准的章节号文件代号注：文件编号中左侧的“Z（H/J）”联合编号时表示质量体系、环境体系和健康安全体系通用的文件，当“Z”、 “H”或“J”单独编号时则表示相应体系的文件。文件编号中右侧的G代表管理性文件；S代表技术性文件；J代表记录。4.3.7.4外来文件编号外来文件编号采用文件自带的编号。4.3.7.5版号：X/Y，其中X代表版次，修改顺序为（A,B,C）；Y代表修改次数，修改顺序为（0,1,2）。4.4文件的发放管理体系文件分为受控文件和非受控文件。受控文件指公司内所有与管理体系有关的场所使用的和提供给认证公司的文件，受控文件加盖“受控”章并附有受控号。非受控文件是指提供给顾客或相关方的文件，不盖“受控”章。4.4.1受控文件的发放4.4.1.1文件发放范围由文件批准人批准。4.4.1.2管理部对电子版文件加盖电子“受控”印章，对纸质文件加盖普通“受控”印章，填写受控号后按批准的文件发放范围发放。4.4.1.3管理部发放文件时要填写“文件发放范围及文件发放、收回记录”。4.4.1.4文件更改后发放的，管理部应收回或更新更改前的文件。收回的纸质文件应加盖“作废”章，需存档或参考留存时，应加盖“作废备查”章；作废的电子版文件由管理部留存、备份。4.4.1.5文件使用部门如需增发文件时，应填写“文件需求申请表”提出申请报管理部，经原文件批准人批准后予以发放。4.4.1.6记录的发放执行记录控制程序。4.4.2非受控文件的发放共 5 页 第 4 页如需要发放非受控文件，由申请部门填写“文件需求申请表”，经管理者代表批准后由管理部登记发放。文件更改时非受控文件不在更改范围内。4.5文件的保管4.5.1管理部对电子媒介的文件设置专人专机进行管理，每月定期对文件进行备份杀毒；对纸质管理体系文件要保存其原始样本。管理部应对受控文件编制“受控文件清单”。文件使用部门建立本部门“受控文件清单”，并由专人负责将文件保管在指定场所以便于查阅、借阅。4.5.2凡管理体系所涉及的岗位使用的文件都应是现行有效版本。如文件丢失、破损，本部门管理员应填写“文件需求申请表”交管理部，经管理者代表批准后予以补发。4.5.3管理体系文件不得擅自复制副本，如确有需要须经管理者代表批准后由管理部办理。4.5.4文件借阅时，借阅人填写“文件/记录借阅登记表”，经管理者代表批准后办理借阅。4.6文件的更改4.6.1文件需要更改时，由相关部门填写“文件更改申请表”报管理部，由管理部组织审核、更改，原文件审批人审批。4.6.2审批完成后由管理部填写 “文件更改通知单”并发放到原文件持有部门，各部门按要求对文件进行修改。4.6.3图纸的更改按设计开发控制程序要求执行。4.6.4电子文件的更改由管理部执行。纸质文件更改需要手改时，更改人须用蓝色或黑色墨迹的钢笔、签字笔或圆珠笔，不能使用铅笔或其它墨迹；纸质文件需换页时由管理部统一更换。4.7文件的修订、评审体系运行中发现文件需修订时，应及时按本文件4.6条款执行；每年年底管理部组织各部门填写“文件评审表”对体系文件的适宜性、充分性进行评审，如文件需修订按本文件4.6条款执行。4.8文件的换版4.8.1文件更改内容较多时，应进行换版(版号应依次为A,B,C)，管理部应立即收回作废文件，并于保留两份作废文件备查，备查文件上加盖“作废备查”章，其余文件由管理者代表批准后登记销毁。4.8.2备查的作废文件保留期限为3年，到期后经管理者代表批准由管理部销毁。4.9外来文件的控制4.9.1各相关部门得到的外来文件，需要引用的要传递到管理部，由管理者代表确认其适用性，适用文件经管理者代表批准纳入受控文件管理。4.9.2管理部对适用的外来文件和资料统一编制受控号，加盖“受控”章，经管理者代表批准后发放到相关部门。4.9.3各部门对收到加盖“受控”章的外来文件应纳入本部门的受控文件进行管理。4.9.4接收外来文件的部门应定期对获取的外来文件进行跟踪，当外来文件更改时，相关部门要及时通知管理部，管理部及时收回旧文件并将新版本分发放到相关部门。共 5 页 第 5 页5相关文件Z(H/J)C-4.2.3(4.5.3/4.5.3)-02记录控制程序Z(H/J)C-7.3(4.4.6/4.4.6)-08设计开发控制程序6记录Z(H/J)J-4.2.3(4.4.5)-01程序文件会签表Z(H/J)J-4.2.3(4.4.5)-02文件发放范围及文件发放、收回记录Z(H/J)J-4.2.3(4.4.5)-03部门文件发放表Z(H/J)J-4.2.3(4.4.5)-04受控文件清单Z(H/J)J-4.2.3(4.4.5)-05文件发放申请表Z(H/J)J-4.2.3(4.4.