电子文档管理与技巧

2014/8/5 1 电子文档管理与技巧 总部： Jogger 2006年 8月 29日 2014/8/5 2 培训目录 1. 文件命名及存档管理 2. 文件打印前的准备工作 3. 打印选项缩放功能的使用 4. 其它注意事项 2014/8/5 3 1、文件命名及存档管理 1.1 文件命名及保存 1.2 文件的基本内容 1.3 自动存档的正确设置 1.4 文档分类管理 2014/8/5 4 1.1 文件命名及保存 1.1.1 文件命名及保存的常规样式 a. Word文件命名样式 b. Excel文件命名样式 c. 文件命名后的正确显示样式 d. 错误的文件命名样式 2014/8/5 5 1.1 文件命名及保存 1.1.2 注意事项： 文件一旦建立后应立即 命名 和 保存以防丢失 文件名 必须与 文件内容 相 一致，否则难以查找 保存时应 分类存档 在 复制同格式 的文件编辑时，必须立即 更改文件名并保存 ，否则会 覆盖 并导致 原文件丢失 2014/8/5 6 1.2 文件的基本内容 1.2.1 文件内容： 文件名 创建人 创建 /修订日期 2014/8/5 7 1.2 文件的基本内容 1.2.2 注意事项： 1) 如文件需提交相关人员 审核 时，应补充 完整 2) 如文件 超 过一 页 时，应 设置页码 ，以便识别 3) 日期“ 年月日 ”的输入必须 完整 。为防止错误，可直接从菜单“ 工具 ” -“插入 ” -“日期和时间 ”直接输入 2014/8/5 8 1.3 自动存档的正确设置 1.3.1 Word自动保存样式设置 a. 点击下拉菜单 “ 工具 ” -“选项 ” b. 打开 “ 选项 ” 后，选择 “ 保存 ” 对话框 c. 选择 “ 自动保存时间间隔 ” 对话框，设定好自已所需的时间 d. 单击 “ 确定 ” 按钮 2014/8/5 9 1.3 自动存档的正确设置 1.3.2 Excel自动保存样式设置 a. 选择菜单 “ 工具 ” -“加载宏 ” ，系统弹出 “ 加载宏 ” 对话框 b. 在 “ 当前加载宏 ” 列表框中选中 “ 自动保存 ” 复选框 c. 单击 “ 确定 ” 按钮 d. 选择 “ 工具 ” -“自动保存 ” ，系统弹出 “ 自动保存 ” 对话框 2014/8/5 10 1.3 自动存档的正确设置 1.3.2 Excel自动保存样式设置 e. 选中 “ 自动保存时间间隔 ” 复选框（该复选框是在 a、 b、 c操作后产生的），在 “ 分钟 ” 框中，输入希望 Excel自动保存工作簿的时间间隔 f. 单击 “ 确定 ” 按钮 注意事项： 清除 “ 保存前提示 ” 复选框，否则 Excel将在每次自动保存前显示 提示信息 ，用户进行选择确认后，才能继续编辑，以免影响工作效率 2014/8/5 11 1.4 文档分类管理 创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文档，如创建“电子文档管理与技巧” 培训教程 文档名 ，同时创建 “ 培训 ” 文件夹 对制作或接收的文件分类归档。保存文件时，直接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文件夹中 为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键盘输入第一个字母即可找到对应的文档 2014/8/5 12 2、文件打印前的准备工作 检查 文件内容 是否 完整 （ 文件名 /创建人 /日期 ） 检查 拼写，符号 及 语法 是否正确（ 尤其是英文资料 ） 检查文件是否 超页 （ 超页时需调整文件格式 ） 检查文档是否 美观合理 （ 字体尽量保持一致 ） 检查 打印设备 是否 连接 且正常 工作 最终打印时必须进行 打印预览 注： 打印设备 包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑 2014/8/5 13 3、打印选项缩放功能的使用 3.1 Word的操作步骤 3.2 Excel的操作步骤 说明： 打印预览时，如发现文件 部分超边 （即超页）或需打印在一页时，可使用此项功能。 2014/8/5 14 3.1 Word的操作步骤 3.1.1 操作步骤： 1) 选择 【 文件 】 菜单下的 【 打印 】 命令； 2) 在打开的“ 打印属性 ”设置框中，单击“ 按纸型缩放 ”设置项处的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选中你需要的打印纸型； 3) 设置好缩放 纸型 后，单击“ 确定 ”按钮。 2014/8/5 15 3.1 Word的操作步骤 3.1.2 注意事项： 1) 默认状态下，打印机选中的是“ 无缩放 ”类型；且“ 每页的版数 ”无须改变； 2) 在 【 文件 】 -【 打印 】 -“属性 ” -【 效果 】 -【 正常尺寸的 %(N)】 的比例缩放，只能 改变文档 整体比例， 并 不 能 改 变 页数。 2014/8/5 16 3.2 Excel的操作步骤 1) 选择 【 文件 】 菜单下的 【 页面设置 】 命令； 2) 在打开的对话框中，单击“ 缩放比例 ”设置项处的对话框； 3) 设置好缩放 比例 后，单击“ 打印预览 ”按钮直到显示理解效果； 4) 单击“ 确定 ”按钮。 2014/8/5 17 4、其它注意事项 4.1 “我的文档 ”位置的正确设置 4.2 妙用“ 格式刷 ” 4.3 如何设置“ 页眉与页脚 ” 4.4 在 WORD中如何美化你的表格 4.5 充分发挥你的左右手 快捷键 的使用 2014/8/5 18 4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.1.1 更改前样式 4.1.2 更改后样式 4.1.3 更改原因 4.1.4 更改步骤 2014/8/5 19 4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.1.1 更改前样式 即系统默认格式， C:Documents and SettingsuserMy Documents 4.1.2 更改后样式 更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为“ D:My Documents”或“ E:My Documents” 2014/8/5 20 4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.1.3 更改原因 系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档通常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般不受影响 注：什么是系统盘 系统盘通常指的就是 Window系统安装后的硬盘区域，默认盘为 C盘 2014/8/5 21 4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.1.4 更改步骤 右击桌面 “ 我的文档 ”，选择“ 属性 ”； 选择“ 属性 ”下的“ 目标文件夹 ”，将原路径“ C:Documents and SettingsuserMy Documents”更改为“ D:My Documents”或“ E:My Documents” 更改时，弹出对话框“ 创建文件夹 ”； 点击“ 是 ”按钮。 2014/8/5 22 4.2妙用“格式刷” 4.2.1 什么是“格式刷” 4.2.2 格式刷的原理及作用 2014/8/5 23 4.2.1 什么是“格式刷” “格式刷 ”实际上是一种 特殊的复制、粘贴工具 ，主要用于对 字符、段落和单元格 的格式化 2014/8/5 24 4.2.2 格式刷的原理及作用 4.2.2.1 工作原理 将已设定好的样本格式快速复制到文档或工作表中需设置此格式的其它部分，使之自动与样本格式一致。简言之， “格式刷” 就是 “刷”格式 用的，也就是复制格式用的 4.2.2.2 作用 在进行版面格式的编排时，使用格式刷可以避免大量的重复性操作，大大提高工作效率。 2014/8/5 25 4.3 如何设置“页眉与页脚” 1) 选择 【 视图 】 菜单下的 【 页眉和页脚 】 命令。切换到 【 页面 】 视图，并出现 【 页眉和页脚 】 工具栏 2) Word可通过单击工具栏上的 【 在页眉和页脚间切换 】 按钮或者利用垂直滚动条向上、向下滚动，就可以在页眉和页脚之间切换 3) Excel则可直接在对话框中进行页眉与页脚切换 4) 在“ 页眉与页脚中 ”输入相关文字后，单击 【 页眉和页脚 】 工具栏上的 【 关闭 】 按钮 2014/8/5 26 4.3 如何设置“页眉与页脚” 注意事项： 可插入 页码、日期和时间 等作为文档的 页眉或页脚 对于 首页、偶数和奇数页 ，可使用不同的页眉或页脚 附： 页眉与页脚样式 2014/8/5 27 4.4 在 WORD中如何美观表格 4.4.1 如何设置表格标题行重复 选择菜单栏“表格”下“标题栏重复”选项，则从下页标题栏自动重复，避免单页阅读时有针对性的查找和对比上下文 2014/8/5 28 4.4 在 WORD中如何美观表格 4.4.2 “表格属性”的边框、底纹和选项的使用 a) 选中要标注边框或底纹的单元格后，然后选中相应的线型，这样便可以直接从预览图中查看效果 b) 有关“选项”，主要用于更改文字与边距的大小，一方面，有利于增加输入更多文字；另一方面，更有利于调整整个文本的格式 2014/8/5 29 4.4 在 WORD中如何美观表格 4.4.3 行与列距的设置方法 a) 别忘记最简单易行的设置方法：直接选中整个表框，然后把鼠标放置在表格的右下角自由拉动，只到选择合适的位置放松鼠标即可； b) 选中工菜单栏“表格”的下拉菜单“自动调整”进行行与列的自由设定； c) 手动调整（略） 2014/8/5 30 4.5 快捷键的使用 1) 如果希望快速完成需要频繁执行的任务，指定快捷键不失为一种非常好的方式，您只需按下键盘上的一个或多个按键，即可完成一项任务 2) 在操作过程中，要特别 协调 和 利用 好您的左右手 ，这样操作会 节省 大量 时间 3) 快捷键规则（略） 2014/8/5 31 The End! Thanks for you all coming! 谢谢大家 2014/8/5 32 Word文件命名样式 2014/8/5 33 Excel文件命名样式 2014/8/5 34 文件命名后的正确显示样式 2014/8/5 35 错误的文件命名样式 2014/8/5 36 Word自动保存设置步骤 1 2014/8/5 37 Word自动保存设置步骤 2 2014/8/5 38 Excel自动保存设置步骤 1 2014/8/5 39 Excel自动保存设置步骤 2 2014/8/5 40 Excel自动保存设置步骤 3 2014/8