秘书的直觉很重要.doc

秘书的直觉很重要 大学生毕业论文 题目：谈秘书的性别差异与处事方法 学校：黄冈师范学院继续教育学院 班级：鄂东女子学校校区1103班 姓名：范彬 指导教师：钟文丽 完成日期：xx年5月9日 谈秘书的性别差异与处事方法 摘要：时代的发展，日新月异。社会科学发展迅速。生活水平的提高，人们对精神 文化的要求更加提高。人与人的交往，加快各种信息之间的传递。人各有 志，每个人的成功都不同，展现了各种职业，但是，其中有一个主要因素 都是共同的，那就是人际交往处世。秘书处理日常工作都离不开与人的交 往沟通。本文从两性秘书男女差异表现以及各自的优势阐述秘书的性别差 异与处事方法从而提高秘书沟通的重要性及提高工作效率。 关键词：处事方法；性别差异；学习沟通。 目录 1.引言2 2.秘书的工作3 3.秘书的工作性别体现3 3.1了解?3 3.2沟通?3 3.3尊重?4 4.两性合作分享做好秘书工作?4 4.1克制个人情绪?4 4.2合作分享?4 4.3主动发挥优势?5 5.结论?5 6.致谢?6 1.引言 秘书的工作也越来越多样化，具体的岗位不同，职责也不同。秘书也不只是简单 的行政工作，同时也要分担起领导工作和生活中的事情。应该都普遍认为女性更适合秘书这一职业，因为女性有着天生敏锐的直觉，观察细心。比男性更能快速发现事物的差别。但这并不是所有的优势。穿衣有搭配的学问，秘书有性别的差异。本文对秘书性别差异进行讨论。以提高工作效率。 2.秘书的工作 早期在古代，男尊女卑，看到的都是男秘书辅助。现如今社会，女性地位的上升，女性自身优势被发掘。秘书也大都有女性担任。 关于办公室秘书工作职责，熟悉工作，掌握工作规律，熟悉工作方法，了解对象，包括了解自己。熟悉专业知识。做好办公室日常行政事务及文秘工作。各种会议的记录及会务工作做好来访接待工作。完成领导交代的其它任务和各种应急事务的处理。这些都是比较烦琐的工作，流动性也大。 3.秘书工作的性别体现 男性与女性本身就存在性别差异，在思维逻辑，理论分析，心理等各个方面都不同。女秘书在工作中更能体谅他人，能为领导同事着想，能拉近与领导之间的距离，因此理容易沟通。男性秘书在耐心这方面稍有欠缺。女秘书容易产生从众心理，而男性秘书可能敢于提出不同见解。 3.1了解 做一份工作之前，首先要对这份工作有一个深入的了解释，这也在日后的工作能进步更快。秘书这份工作本身是烦琐的，自己心理素质要提高。处理工作事务，听从领导的安排做事，时日久之很多时候会导致对现状不满。男性更觉得长时间无法体现自身价值。秘书是个可高可低延展度很强的职业。所以做这份工作之前，提高自身综合素质。了解工作性质本身，了解男秘书与女秘书各自的优势。 3.2沟通 沟通促进人与人之间的交流，秘书为上司分担忧愁，是领导与同事之间的桥梁。秘书的特殊地位，更应处理好秘书之间的关系。秘书与秘书之间的关系处理也是一门学问。沟通就要多去说，有错误也可适当婉转告知，切不可搞小圈子。男女秘书之间工作相处，应当讲诚信，互相宽容，知人知言。双方处于平等的地位。有原则而不固执。沟通过程中，互相一定要镇静，如果心里着急，话不一定说得明白，不仅浪费时间，可能也会把关系弄僵。所以同时要会交际，处理人际关系是一门学问，“世事洞 明皆学问，人情练达即文章”一个秘书如果很善于交际，那么办事成功率也会提高很多。 3.3尊重 平等是建立良好关系的前提，那么秘书之间互相尊重他人的人身权利、自尊心、感情、不涉及他人隐私。如果两性秘书中有一人，因得到领导称赞夸奖，另一人心中极度不悦的话，也会导致工作受到一定的影响，能得到上司夸奖称赞，是自己工作的努力，也应受到鼓励从而激发自己积极上进，作为同行，应是尊重他人，为他人被领导肯定而积极学习。也要随时随地向领导人汇报情况，提供对事物的看法。决不可借工作之便假公济私说别人的坏话，这是一种美德，也是对别人的尊重。 4.两性合作分享做好秘书工作 秘书在办公室中良好的处事技巧有利于营造工作和谐、轻松的工作气氛，使办公室充满活力与生机。 4.1克制个人情绪 女性秘书比男秘书显得胆小、多虑。女性也是感性的，更容易将自己的情绪带到工作中，而男性在这方面要比女性好很多，当有同事直接像你暗示，除工作上的事情外，无心与你建立所谓的“朋友”关系时，女性通常都觉得很受伤，接下来也就直接影响到了彼此工作上的合作与支援。然而这种情况对于男性来说，男性一般的反应则是无所谓，不拘小节，不会耿耿于怀，也许上班时可能会有针锋相对，但下班后还能一起交流唱K,所以个人情绪这方面自己要调整。即使不是朋友了，工作能相互配合，也能补长短。 4.2合作分享 两性秘书之间要多分享看法想法，多接受他人的意见，才会有更多的收纳，顺利开展工作。你有一种想法，我有一种想法，合在一起，发挥角色的优势。共同的话题语言，共同的体验和共同的情感。也意味着双方工作成功的可能。寻找共同点，达到合作的默契。 4.3主动发挥优势 自己主动做一件事，效果永远强过别人让你去做一件事。在人际交往中，认真聆听他人说话，并根据情况及时做出处理。做好办公室工作，保持工作场所清洁和谐。男女秘书都要克服自卑的性理，树立自信才能减轻职场压力，提高自身素质，充分发挥自身优势，加强自身的心理素质，调整心态，有原则而不固执。主动面对困难挑战， 不退缩。 在发挥各自优势上，在一些体力上的工作男性秘书才能更好的发挥优势。同时也可以避免女性秘书在体力上会出现的意外受伤。影响办事效率，领导在外面饭局时可以选择带男性秘书应酬，可以帮领导挡酒，也可以防止女性秘书被骚扰的可能。女性虽然体力上不如男性秘书，但因天生敏锐，心细，语言沟通方面也占了优势，可以选择接待客户，与客户沟通。帮领导处理对外的联络。使之工作更长久。出色地做好领导服务的工作起到真正辅助的作用。 秘书已成为整个社会不可取少的力量，正在为社会经济的发展做着巨大的贡献，秘书具备灵活运用办公软件及驾驶汽车的能力，远远不止是人们所谓的“能说会道”“能吃能喝”或者“能提笔杆子”的秘书或者只是一个摆在办公室里的美丽的花瓶了。现代秘书，必须具有极其深厚的写作功底，如果不能牢实的掌握秘书知识，不用知识武装自己、不经常给自己充电。即使他（她）生有一幅很好的身材与姣好的脸蛋，或者是有强大的后盾力量作为靠山。那就可能没有办法做好自己的秘书工作了，难以胜任自己有秘书工作。用知识武装自己，这也是当代秘书最起码的前提条件。男女秘书，做为成功的秘书人员，让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。也是一个富于挑战的职业。提高心理素质，积极的进取心来迎接一切。 结论 当今社会，秘书的重要性逐渐体现，秘书想要掌握处世技巧也不是容易的事，必须持之以恒的努力落实到实事中。良好的处世技巧对于工作的提升密切相联。男性与女性秘书，只有互相学习与发展，利用各自的优势，协调分配，互相配合，才能更加做好工作，和谐工作。 办公室管理辅导 案例分析 案例一 某公司经理某一天收到一封非常无理的信，是一位与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲要求秘书记录自己的口授回复： “。我没有想到会收到你这样的来信，虽然我们之间已经有那么长时间的往来，但事已至此，我不得不中止我们之间的一切交易和来往，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！。” 这是信件的大致内容，经理要求秘书立即将信件打印寄走。 对于秘书，有以下四种行为： A“是，好的”然后回到办公室将信件打印寄走。 B如果将信件寄走对公司和经理本人都非常不利。秘书想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，因此，为了公司的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是秘书对经理这样说：“经理，这封信不能发，把它撕了算了！” C秘书不仅没有退下去打印，反而前进了一步，提出忠告：“经理，请您冷静一点！给对方回一封这样的信，后果会是什么呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？” D当天快下班的时候，秘书将打印出的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以把这封信寄走吗？” 作为秘书，你认为以上行为，哪一种正确？为什么？请阐述分析理由。 案例二 秘书A小姐与它男朋友B供职于同一家公司，他们两个准备在第二年春暖花开的时节结婚，但他们的关系至今公司内部无人知晓，不过他们准备在年底在公司公开关系。 但是这个时候，A小姐在出席公司的董事会讨论人事问题时，听到会议内容：最近海南的C病的很厉害，那边的经理申请总公司立刻派人接替C的工作，因为董事会考虑到B还没有结婚，决定派B在月底前立刻赴海南接任C的职务。按照公司惯例，职员到外地复职，时间最短一年，而且期间不得回家探亲。 请问A小姐是否应该把董事会上听到消息透漏给它的男朋友B先生呢？因为不仅明年的婚期有可能耽误，而且即使结婚也得忍受两地分居的煎熬。 的话题，B先生属于一般职员，A小姐属于高级秘书，对于秘书最基本的素质是坚守秘书职责（责任感、可靠性、忠于职守），秘书最基本的素质不应该仅仅表现在口头上，更重要的是在实践中去实践，在关键时刻能坚守。 案例三 秘书A曾经于数周前多次向其上司转达P先生打来的电话，但每次得到的回答都是：“这事我不好出面，请转给营业部主管。”于是当本周P先生再次打来电话时，秘书A直接把电话转给了营业部主管。但事后，秘书却被上司叫去，询问有关P先生的事情，当时上司怒气冲冲的问到：“P先生没有给我打过电话过来吗？” 请问你该怎么处理这个问题？ 案例四 假设你是公司一名重要合伙人的秘书，这名合伙人的职责是吸收新职员；与其他合作 者商量特别任命。一位新来的打字员告诉你，它似乎感觉到别人已经知道她的很多个人情况，并在背后议论它，请考虑这种情况是如何造成的？怎么样才能避免？ 案例五 公司最近有一些应该保密的消息泄露给了几个没有得到授权的员工那里，公司总裁对这件事情很关注，你作为秘书应该怎处理这件事？采取什么样的措施保证此类事情不在以后发生？ 略 案例六 某日，秘书正在办公室里为一个会议拟通知，刚打了一行字，商场部王先生向他走来：“陈小姐，麻烦你，我想领一些文具”，于是陈小姐放下手中的活去和王先生去领文具，在返回的路上，上司张先生告诉她，要她立刻购买明天去上海的飞机票，把文具叫给王先生后， 它立刻给航空公司打电话订购了去上海的飞机票，刚放下电话，就接到一份传真，后天某领导要到公司来考察，要进行一些必要的准备工作。直到下班时间到了，看看那个才打了一行的通知，秘书陈小姐感到很累又没有成就感。 请问，陈小姐的为什么有这种感觉，她的工作方式有问题吗？ 案例七 公司的会议总是很多，请问是否有必要召开会议？是否有其他更好或者更简易的方式来实现既定目标？作为秘书你应该怎么去作？ 案例八 作为秘书，不仅仅是做些幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时候秘书在公开场合发言应该注意哪些问题？ 案例九 黄秘书凭直觉已经感觉到对方只是个广告推销员，但既然说与李总有约也不好点破他的造访目的，接过名片一看，果然是某家杂志广告部的业务经理，遇到这种情况，秘书该怎么处理？ 案例十 卫先生是公司的一位重要客户，他在来访之前已经和上司有过约会，但是上司因为紧急情况突然出去了，遇到这种情况，秘书应该怎么处理？ 案例十一 皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽，她聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩。两家都进行皮革进出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。 在一次闲聊时，陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司生意一直不佳，总经理急得茶饭 不思，并且常常把气出在她的身上。李丽说：“你也不要太在意，我们做秘书的要自己调节心情。我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。 过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时，超过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说：“代表团已与昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同，价格低于贵公司百分之 十。” 皇朝贸易公司上下都非常沮丧，李丽更是懊恼无比，她想没有提醒总经理及时采取快速行动，也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。令她百思不得其解的：罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？ 问题： （1）罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？ （2）秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象畅所欲言？ （3）企业的机密有哪些？ （4）秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作？ (1)李丽在谈话中无意透露出的信息,给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会,得到了这笔生意 (2)即使是最好的朋友,也不可不分情况畅所欲言,何况是竞争对手,这是文秘人员的基本职业道德 (3)企业的机密包括公司的生产流程,工艺技术,组织人事,资金运作,客户资料,流通渠道等.上司正在考虑,讨论而未作定论,未公开宣布的内容.上司的隐私,疾病和公司内发生的事故,人事争端,内部失窃,经济纠纷等 (4)应做到不该说的不说,不该听的不听,不该记录的不记录,机密内容用专用记录本记并妥善保管,机密文件严密保管,自己的电脑设置密码等。 案例十二 文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些务是他引介的，小曹应先同他通气。支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？ （）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；（分） （）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；（分）（）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；（分） （）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；（分） （）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。（分） 案例十三 某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？ （1）按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。 （2）写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！” （3）没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？” （4）当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？” 案例十四 作为秘书，不仅仅是做些幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时候秘书在公开场合发言应该注意哪些问题？ 为你的演讲准备充分的事实确凿的材料以及考虑观众所能提问的问题答案。预先要把演讲内容彻底考虑，思路清晰，建议提前作好发言卡片提示。可以事先练习发言，身体语言以及手势等都可以提前考虑成熟。发言时要自信，保持平稳的姿态和愉快的饿表情，要泰然自若，和观众作必要的目光交流。使用简单、明了、易懂的饿语言，避免艰涩生僻。提前测定发言时间，控制发言在一个许可的时间范围内。用规范的语言和抑扬顿挫的声调，突出你的声音特点。控制讲话速度。演讲中关键的地方要有所停顿，给观众以考虑的空间。在系统陈述前，应该为整篇发言构思总体结构。 案例十五 假设你是某公司的秘书，你的上司即将到广州实业贸易有限公司出差，他通常都是住在当地的一所旅馆里，喜欢单人套间，房间里要有能够接外线的电话，并希望能够俯视旅馆外的公园，同时他还要一个接待室以召开商业会议，请秘书帮他在这家旅馆里预定他想要的房间，收费转到公司帐上。公司地址是：#帐号是：? 电话预定。打电话给这家旅馆预定部，向他讲述清楚预定房间的时间、房间条件。并预定一间接待室，告诉他费用按公司的地址和帐号转到公司帐上。 信函预定。写信或发传真给这家旅馆，在信上写明预定房间的时间、房间条件、予租接待室、费用转帐等情况。 确认预定。拿到旅馆预定传真或其他书面形式的证明，告诉上司已把确认信附在他随身携带的旅行计划后面。 案例十六 黄秘书凭直觉已经感觉到对方只是个广告推销员，但既然说与李总有约也不好点破他的造访目的，接过名片一看，果然是某家杂志广告部的业务经理，遇到这种情况，秘书该怎么 当今之世，西方发达国家有关专家都正在从各方面探讨和研究秘书科学。笔者十分称赞德国 的研究专家克里萨尔，他从秘书的合理组织、心理观点等方面去着手研究提高工作效率的实 用方法。该专家认为，有效地借助现代技术，只能解决信息程序问题，而在通过管理决议方 面，使程序及通讯型式化则极其困难。在管理工作中，靠人的直觉直观的意志解决问题的方 法，其作用迄今仍是不可忽视的。人际关系中的心理因素方面，对管理领域的工作效率，仍 能够起到极大的影响。一句话，再先进的工具也代替不了人的意志，从而使人联想到人际 关系学在秘书工作领域的重要性。该专家的这种论点，可贵之处符合实情。德国 于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但世人皆知，德国人能干肯干， 其经济由复苏到崛起举世瞩目。随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政 管理，以求提高工作效率，增进社会效益。本着此原则，德国秘书工作之发展，极端注意时 间，分秒必争，重又引起世人注目。（一）德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要 1国务秘书在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导。此 外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。 政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。概而言之，议会国务秘书 必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副 部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因 故不能任职时，他可以被委任为代理部长。至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘 书一人，重要的部各设两人。国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。人数虽 不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首 或部长来讲呢，是参谋是助手，执行的是秘书职责；对下级单位来讲，他们却又是领导和指 挥者。2企业秘书一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或 经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。一般 秘书的基本条件，年龄不能超过30岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班 毕业，通过考试任用；再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息， 懂英语，年龄不得超过42岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原 则。此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函， （不得超过45分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入门座谈，准备整 理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不 得超过规定时间。同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便 于拟出扼要提纲。故而企业秘书，首先要精于文件，来文分为立即要执行的，紧急执行 的，普通公务信件和处理有一定期限的四种。关于变更重要定货人电话号码的通知；关于分 配全年奖金的指示；同你号合作的企业的定期咨询；非主要订货人提出的减价要求；邀请你 公司或号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会；关于某企业首领生病需要休假之际变更 代替人的通知；有关电话洽谈重要的缩减开支方面的决定；对本公司领导人报告内容质询， 秘书要立即答复，如在休假期间，假终进行；整顿七天一叠未拆开的公文；本公司领导人报 告摘要手稿三天之内作好；进行关于发起组织技术装备的提案；电话中达成的协议，值本公 司领导人休假，会晤问题由秘书负责；对本公司或号领导人参加的董事会重要会议计划记录 事项要由秘书掌握；十分重要的是，供领导人用的资料要由秘书进行择选，以便于领导人对 各种情况广泛清楚透彻了解，所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。例如录用工作 人员时如何交谈的指导材料，以便提高领导人在这方面之技能。企业秘书的档案室工作亦属 重要，档案室文件要进行分类：企业内部规章；顾客订货信息单据；有关同行业竞争信息； 生产计划；有关公司对手方面的信息；进行举办讲习班的资料；签字无讹的字样证明；有关 各学院进行秘书讲习班提高技能的办法；企业史；企业工作活动图表；参观访问者的统计表 册；实习生工作须知等等。若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其 实用价值。文件可分为下列各类：不太有用的或极少用的文件；短时保存的公文；保存期 明确文件（如保存到?年为止）；等待答复的公文；在?法律生效期间内保存的文件；长 期保存的文件，共此六种。资料则分为：邮寄费用手册；送领导人签署的文件；办 公室木器家具一览表，家具广告一览表；有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公 函；号杂志；对初参加工作者的职业信息表；旅馆饭店一览表；企业于某一时期停业的通告； 董事会选举的结果；决定性的生产会议记录；半年之久的剪报；有关干部问题咨询服务信件； 老常规条文；企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志；生产 上不幸事故的报告书；董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。对书籍 提出如下的要求：将书籍详细订出目录卡片；将有关书籍资料正确登入卡片内；将书籍按第 一个字母、按学术领域