（档案学专业论文）电子政务环境下档案资源的整合研究.pdf

摘要 摘要 随着全球信息化浪潮的到来，以及国家信息化的逐步推进，电子政务作为转 变政府职能，实现政府机构重组的形式和工具，必将在全国范围内的各级政府和 各部门自j 展开。作为政府行政主要形式的电子政务，必然颠覆传统的政府行政程 序和流程，由此导致的档案工作也会发生极大的变化，打破以往的档案工作模式， 带来整个档案工作格局的变化。 同时，信息技术的发展也带动了信息需求的增长，互联网、通讯技术和计算 机技术的发展为人们获取信息提供了更加方便快捷的手段，许多以前无法实现的 信息需求将得到满足，特别是对档案资源这种一直以来对公众都保持神秘感的信 息的需求将更加增加。 然而，一方面，我国档案资源现状存在诸多问题，国家档案资源结构不够合 理，配置不够优化，档案资源全社会范围的共享缺乏宏观的指导和规划以及各部 门闯缺少必要的合作，同时，在电子政务环境下，以数据库为组织形式的档案信 息资源在存储格式、显示方式等方面存在着许多不同和不可互操作等特点；另一 方面，在电子政务环境下，用户的信息需求及检索方式等方面都有了新的变化， 出现了新的特点。因此，档案资源整合的重要性和紧迫性日益突出地摆在档案专 业人员的面前。因而本文提出了档案资源整合的论点。 本文以在电子政务环境下，档案资源整合的必要性和可能性为起点，论述了 由传统的档案管理和利用方式过渡到档案资源整合的发展趋势。通过对档案资源 整合相关的基本理论问题的探讨，初步构建档案资源整合的基础理论框架，阐述 了档案资源整合的概念、主体、内容和目标，提出实现档案资源整合的途径、方 法和原则，最后展望档案资源整合的未来发展趋势。 关键词：电子政务档案资源整合 作者：张轶洪 指导老师：李财富教授 电子政务环境f 档案资源的整合研究 a b s t r a c t w i t ht h eg l o b a li n f o r m a t i o n i z a t i o nt i d ea r r i v a la n dt h en a t i o n a l i n f o r m a t i o n i z a t i o n g r a d u a l l ya d v a n c e m e n t ，t h ee l e c t r o n i cg o v e r n m e n t a f f a i r si n e v i t a b l yl a u n c hi nb e t w e e na l ll e v e l so fg o v e r n m e n t sa n dv a r i o u s d e p a r t m e n t sa st h ef o r ma n dt h et o o lo ft r a n s f o r m i n gt h eg o v e r n m e n t f u n c t i o n sa n dr e o r g a n i z i n gt h eg o v e r n m e n ta p p a r a t u s t h ee l e c t r o n i c g o v e r n m e n ta f f a i r sw i l lc e r t a i n l yt ot a k et h eg o v e r n m e n ta d m i 几i s t r a t i o n t h em a i nf o r m ，t h i sa l s oi n e v i t a b l ys u b v e r t st h et r a d i t i o n a lg o v e r n m e n t a d m i n i s t r a t i o np r o c e d u r ea n dt h ef l o w ，f r o mt h i sc a u s e st h ef i l e w o r ka l s o c a nb ee n o r m o u s l yc h a n g e d ，b r e a k st h ef o r m e rf il ew o r k i n gp a t t e r n ，b r i n g s a b o u tt h ee n t i r ef i l ew o r kp a t t e r nt h ec h a n g e s a tt h es a m et i m e ，t h ei n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yd e v e l o p m e n th a sa l s ol e d t h ei n f o r m a t i o nn e e dg r o w t h t h ed e v e l o p m e n t so ft h ei n t e r n e t ，t h e c o m m u n i c a t i o nt e c h n o l o g ya n dt h ec o m p u t e rt e c h n o l o g yp r o v i d eam o r e c o n v e n i e n tm e t h o df o rt h ep e o p l et og a i nt h ei n f o r m a t i o n t h ei n f o r m a t i o n w h i c hb e f o r ei su n a b l er e a l i z e dw i l lo b t a i ns a t i s f i e s ，e s p e c i a l l yt h e i n f o r m a t i o nd e m a n dt oa r c h i v er e s o u r c e sw h i c hh a v e c o n t i n u o u s l y m a i n t a i n e dt h em y s t i c a lf e e l i n gt ot h ep u b l i ce v e nm o r et oi n c r e a s e h o w e v e r ，o no n eh a n d ，t h e r ea r em a n yp r o b l e m si nt h ea r c h i v a l r e s o u r c e s ，t h en a t i o n a la r c h i v a lr e s o u r c e ss t r u c t u r ei sn o tr a t i o n a la n d o p t i m i z a t i o n ，t h es h a r i n go ft h ea r c h i v a lr e s o u r c e so ft h ew h o l es o c i e t y i sl a c ko fm a c r og u i d a n c ea n dp l a n n i n g a tt h es a m et i m e ，u n d e rt h e e l e c t r o n i cg o v e r n m e n te n v i r o n m e n t ，t h ea r c h i v a lr e s o u r c e sw h i c hw i t ht h e d a t a b a s ea st h eo r g a n i z a t i o nf o r mh a sm a n yf e a t u r e si nt h es t o r a g ef o r m a t a n dd i s p l a ym o d e ；o nt h eo t h e rh a n d ，t h eu s e r s 7 i n f o r m a t i o nn e e d sa n d r e t r i e v a lm e t h o d s ，a n do t h e ra s p e c t sh a v en e wc h a n g e s ，e m e r g i n gn e w f e a t u r e s t h e r e f o r e ，t h ei m p o r t a n c ea n du r g e n c yo ft h ei n t e g r a t i o no ft h e a r c h i v a lr e s o u r c e sp r o m i n e n t l yp l a c e db e f o r et h ep r o f e s s i o n a l s a b s t t a c t t h ep a p e rt a k e st h en e c e s s i t ya n dt h ep o s s i b i l i t yo ft h ea r c h i v a l r e s o u r c e sc o n f o r m i t ya sf lb e g i n n i n g ，e l a b o r a t i n gt h ed e v e l o p m e n tt e n d e n c y o ft h et r a n s i t sf r o mt h et r a d i t i o n a lw a yo fr e c o r d sm a n a g e m e n ta n du s i n g t ot h ea r c h i v a lr e s o u r c e sc o n f o r m i t y t h r o u g ht h ed i s c u s s i o no ft h e c o r r e l a t i o ne l e m e n t a r yt h e o r yq u e s t i o n so fa r c h i v a lr e s o u r c e sc o n f o r m i t y i n i t i a l l yc o n s t r u c t st h eb a s i ct h e o r yf r a m eo ft h ea r c h i v a lr e s o u r c e c o n f o r m i t y ，e x p o u n d i n gt h ec o n c e p t 、t h em a i n 、t h ec o n t e n ta n dt h eo b j e c t i v e o ft h ea r c h i v a lr e s o u r c e sc o n f o r m i t y ，p r o v i d i n gt h ea p p r o a c h e s 、t h e m e t h o d sa n dt h ep r i n c i p l e so ft h ea r c h i v a lr e s o u r c e sc o n f o r m i t y ，i nt h e e n d ，f o r e c a s t i n gt h ef u t u r ed e v e l o p m e n tt r e n do ft h ea r c h i v 8 1r e s o u r c e s c o n f o r m it y k e y w o r d s ：e - g o v e r n m e n t ；a r c h i v a lr e s o u r c e s ；c o n f o r m i t y ： w r i t t e nb y ： s u p e r v i s e db y ： z h a n gy i h o n g l ic a i f u 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的 研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其 他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得凄龇骘或其他教育机构 的学位或证书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均 已在论文中作了明确的说明并表示谢意。 学位论文作者签名i 喜比轸移 签字日期：口句7 年缸月理日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解霉2 豹畎学有关保留、使用学位论文的规定， 有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅和 借阅。本人授权譬钨妯学可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行 检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编学位论文。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权书) 学位论文作者签名：弛粥氏渊 签字日期：刎年年月以日 学位论文作者毕业去向： 工作单位： 通讯地址： 导师签名： 签字日期： 电话： 邮编： 两曰 1 垆 肌筘仙 ， 一叫 引言 0 引言 随着全球信息化浪潮的到来，以及国家信息化的逐步推进，电子政务作为转 变政府职能，实现政府机构重组的形式和工具，必将在全国范围内的各级政府和 各部门自j 展开。作为政府行政主要形式的电子政务，必然颠覆传统的政府行政程 序和流程，由此导致的档案工作也会发生极大的变化，打破以往的档案工作模式， 带来整个档案工作格局的变化。 原来在传统形式下所建立起来的档案工作格局，在电子政务的狂风暴雨下有 可能被改变。在旧有的政府行政程序和流程下，档案资源的分散性十分明显，不 利于档案利用工作的很好展开；同时，在现代信息化条件下，传统的档案资源管 理形式对满足人们追求在最短时间内的全面而方便的获取信息方面的要求往往 显得力不从心，这就要求在实施电子政务的大格局下，整合各机构形成的档案资 源，整合各种形式和载体的档案信息资源，以及在整合档案资源的基础上进行信 息的开放和利用，只有这样才能发挥档案资源作为信息化社会下信息资源的一个 重要组成部分的应有作用，目的是为了更好地为政府机构、企业事业单位以及各 类档案用户提供最完善、最快捷、最方便的档案信息资源的利用和服务，满足政 府、企业事业单位和公民的信息需求，同时，进一步促进政府信息公开，满足公 民的知情权，从而也能在一定程度上促进社会的民主化进程。 在电子政务环境下档案资源的整合和开放，无非就是为了提高档案信息资源 的整体利用效率和效果，充分发挥在现代信息化大背景下的档案这一特殊信息资 源为政府、企业事业单位、公民服务的目的。除此以外相关的任何关于档案方面 的工作都是为这一目的和宗旨服务的。因此，进行这一课题的研究一方面是与正 在进行的电子政务的研究相呼应，促进作为政府行政管理体制改革和服务方式变 革的重要形式的电子政务的发展；另一方面为具体实施电子政务环境下档案资源 的整合提供理论基础，指导档案资源整合实践工作的展开。 基于以上原因，笔者以电子政务环境下我国档案资源整合研究作为硕士毕业 论文选题，在广泛阅读国内外众多档案学和与档案学相关的信息学方面的研究成 果的基础上，分析了在我国实施电子政务的浪潮下，开展档案资源整合的必要性 和可能性，初步构建了档案资源整合的基础理论架，提出实施档案资源整合的基 本方法和途径，希望对我国档案事业在电子政务环境下的发展有所裨益。然而在 电了政务环境下档案资源的整合研究 此研究过程中，由于可接触资料的有限性，加之自身专业知识浅薄、理论水平较 低等原因，对有关问题的评述难以面面俱到。但作为新世纪档案学专业的一名硕 士研究生，深感自己有责任、有义务为此付出努力，为我国档案学应用理论的发 展做些力所能及的贡献。 在我国电子政务快速发展形式下，有关由电子政务引起的档案资源的整合和 开放研究也逐渐丰富起来。但就笔者所查资料来看，大多是集中在只针对档案资 源这对象做了比较深入的研究，而没有将范围扩展到和档案资源这一对象相关的 各个领域。比如说档案资源整合的主体，即由谁来实施档案资源的整合工作，以 及在档案资源整合过程中涉及到的各方面的复杂关系和怎么样进行解决，或是在 电子政务环境下档案资源整合后，怎样有效的向社会开放，由什么部门来统一组 织实施档案资源的开放利用工作，以更好的为政府、企业事业单位和个人提供最 有效和快捷的利用。 虽然，由于电子政务的发展为档案资源的整合和有效开放提供了很好的契 机，但在理论上，对电子政务环境下档案资源整合的研究还不是很充分。现有的 研究成果重要有以下两个个方面： ( 1 ) 从宏观上研究了电子政务和信息化浪潮发展的大趋势对档案事业和档案工 作的影响 如：吴光伟的电子政务：构筑档案事业发展新平台，( 载2 0 0 3 年第9 期 浙江档案) 系统分析了电子政务的发展阶段，电子政务的发展必将带来档案 管理的深刻变化，提出在我国电子政务发展的大背景下，要重点做好档案政务上 网工程、档案信息资源库工程、电子文件归档与服务系统工程等三个方面的建设 工作。张志敏的电子政务环境下公文归档管理模式的转变( 载2 0 0 4 年第4 期 档案时空) 从部门互联互通、资源共享、信息安全分析了电子政务环境下文 件归档流程的变化及应采取的措施。蔡艳红的电子政务建设环境下档案工作的 对策( 载2 0 0 4 年第1 2 期中国档案) 分析了在电子政务环境下档案工作的全 程管理和前端控制，以及怎样保证电子文件的真实、完整和安全。钟文荣的电 子政务环境下档案管理策略研究，( 载2 0 0 5 年第1 2 期兰台世界) 从宏观上 分析了在电子政务这一新的趋势下，档案管理策略的变化，提出在双轨制保存、 l j 端介入、文档一体化三个方面加强档案的管理。 引言 ( 2 ) 具体研究怎样在电子政务环境下进行档案资源的整合及在整合基础上的信 息开放 如：何柳、张桂荣的加强政务档案信息公开的管理( 载2 0 0 2 年第1 1 期 兰台世界) 从范围、体制和形式等方面分析了加强政务档案信息的公开利用 服务。何振、蒋冠的试论电子政务环境下档案资源整合与共享的实现形式( 载 2 0 0 4 年第4 期档案学研究) 从机关档案室电子文档一体化管理系统、档案馆 档案资源管理网络系统、文献中心图书、情报、档案一体化管理系统、政府公众 信息网络系统四个方面分析了通过什么样的方式实现电子政务环境下档案资源 的共享。姚乐野的论基于电子政务的现行公开文件利用服务( 载2 0 0 4 年第4 期档案学通讯) 分析了在电子政务环境下档案部门如何开展现行公开文件的 提供利用服务。章笑梅、罗忆、项敏刚电子政务建设与档案信息资源共享( 载 2 0 0 4 年第8 期中国档案) 从档案管理的主体档案行政管理部门的角度，分析 了电子政务环境下档案资源整合和共享的实现方式。罗贤春、谢阳群的电子政 务信息资源共享与控制( 载2 0 0 5 年第2 期档案学研究) 分析了在电子政务 环境下信息资源共享与控制的依据、内容及其实现，以及共享与控制的均衡。何 振、周伟的电子政务信息资源共建共享的信息安全问题分析( 载2 0 0 5 年第4 期档案时空) 分析了电子政务环境下资源共建共享的安全问题及应采取的信 息安全策略。黄丽华的电子政务中档案信息资源的开发利用( 载2 0 0 5 年第5 期湖北档案) 提出了在电子政务下档案资源开发和利用的主要途径。 对于档案工作实践中出现的各种新问题，我们应当进行理论思考，形成新的 概念、新的观点，为档案工作新的实践和新的发展起导向作用。而本文是在借鉴 现有的档案资源整合研究成果的基础上，比较系统地构建了电子政务环境下档案 资源整合的基本理论框架。本学位论文拟从以下四个部分对电子政务环境下档案 资源的整合展开论述。第一部分简要介绍了国外电子政务发展概况和我国电子政 务发展的现状及这种发展对我国档案工作所产生的影响。第二部分阐述档案资源 整合的相关概念并分析了实施档案资源整合的必要性和可能性。第三部分基本构 建了档案资源整合的基础理论框架，比较详细地分析了档案资源整合的主体、内 容、方式、目标，并提出实施档案资源整合所要遵循的原则和标准化问题。第四 部分展望电子政务环境下我国档案资源整合的未来发展趋势。 电亍政务环境下档案资源的整台研究 1 电子政务发展概述 1 1 国外主要国家电子政务发展概述 从国外电子政务的发展情况来看，电子政务的发展大致经历了四个阶段：( 1 ) 起步阶段政府信息网上发布；( 2 ) 政府与用户( 企业和屠民) 单向互动阶段： 政府主动，用户被动；( 3 ) 政府与用户双向互动阶段：( 4 ) 网上事务处理阶段。网 上事务处理的实现必然导致政府机构的结构性调整，也必然导致政府运行方式的 改变。因此，电子政务不是将现有的政府电子化，而是要将原有的政务改造为一 个电子政务。只有这种改造实现了，电子政务才是真正地趋于成熟了， 电子政务是现代政府管理观念和信息技术相融合的产物。面对全球范围内的 国际竞争和知识经济的挑战，许多国家政府都把电子政务作为优先发展战略。 1 1 1 美国 美国是较早发展电子政务的国家，也是电子政务最发达的国家。1 9 9 3 年， 克林顿政府在建立“国家绩效评估委员会”时提出要构建。电子政府”。1 9 9 5 年 5 月，克林顿签署文牍精简法，要求各部门呈交的表格必须使用电子方式， 规定到2 0 0 3 年1 0 月全部使用电子文件，同时考虑风险、成本与收益，酌情使用 电子签名。1 1 9 9 6 年，美国政府发动“重塑政府计划”，提出要让联邦机构最迟在 2 0 0 3 年全部实现上网，使美国民众能够充分获得联邦政府掌握的各种信息。2 0 0 0 年9 月，美国政府开通“第一政府”网站( w w w f i r s t g o v g o v ) 。这是一个超大型 电子网站，旨在加速政府对公民需要的反馈。并能在同一个政府网站站点内完成 竞标合同和向政府申请贷款的业务。美国政府的网上交易也已经展开，在全国范 围内实现了网上购买政府债券，网上缴纳税款以及邮票、硬币买卖等。 1 1 2 欧盟成员国 欧盟成员国在电子政务发展方面也取得了长足的进步。欧盟制定了信息社会 行动纲颚，各成员国也分别制定了本国的信息社会行动计划和电子政务规划，并 积极付诸行动。以英国为例，英国政府先后发布了政府现代化自皮书、 2 1 世纪政府电子服务、电子政务协同框架等政策规划，并提出到2 0 0 8 年在英 国外电子政务发展概况软仆世界，2 0 0 2 年第6 期 4 电了政务发艘概述 国全面实现政府电子服务的目标。2 0 0 0 年3 月3 0 日，英国首相布莱尔在“信息 时代特别内阁会议”上提出，把英国全面实施电子政务的时间从2 0 0 8 年提前到 2 0 0 5 年：到2 0 0 2 年，英国政府机构服务的上网率达到2 5 。2 0 0 1 年1 月，英国 内阁办公室宣布，英国建设电子政务的工作成效显著，现在已经有4 0 的政府服 务可以通过互联网提供给公众，提前1 年完成了预定的目标。根据英国国家统计 局的报告，目前英国的成年网民中，有1 8 的人使用政府机构网站获取服务或官 方文件等信息。政府机构网站总数达1 0 0 0 多个，每星期的访问请求超过2 0 0 0 万。2 1 1 3 加拿大 从2 0 0 0 年开始，加拿大政府开始了一个所谓的“e 一分组”战略，从以用户 为中心的原则出发，一共归纳出3 5 个政府信息和服务的群组。据此，在2 0 0 1 年1 月完成了加拿大政府门户网站，用户可按“加拿大公民”、“加拿大企业”及“非 加拿大公民”三类选择进入。加拿大政府在电子政务方面的努力主要包括：电子 报税；工作与学习网络；为企业服务：健康网络：电子医疗记录、远程医疗、全 国医疗机构的联网和会诊等：网上护照申请和更换，网上通关( 海关) ，出口申报 等。 1 1 4 日本 日本政府于2 0 0 0 年3 月正式启动了“电子政务工程”。主要内容是通过因特 网等网络系统办理各种申请、申报、审批等手续，实施政府网上采购计划。该工 程于2 0 0 3 年以前全面投入实际使用，日本政府在网上办理申报税金、递交有价 证券报告、出口产品审批等政府各部门的3 0 0 0 多项业务，政府网上采购计划全 面实现。为了保证电子政务的可靠性和安全性，日本政府于2 0 0 0 年3 月向国会 提出了电子签名与认证法案，从而使电子签名具有同本人签字、盖章同等的 法律效力。按照该项工程的计划，日本政府在2 0 0 5 年以前让政府各部门的主要 业务全部通过互联网进行，这标志着日本将全面进入办公电子化、无纸化的时代。 从以上可以看出，当前全球电子政务发展的基本特征：一是以互联网为基 础设施构造和发展电子政务；二是电子政务的内涵更强调政府服务功能的发挥和 完善。电子政务的发展遇到两个主要的难点：一是电子政务的一体化问题，二是 2 国外电子政务发展概况软制：世界2 0 0 2 年第6 期 5 电了政务环境下档案资源的整合研究 所谓数字鸿沟问题。 1 2 我国电子政务发展概述 从我国电子政务的发展历程看，可以分为初期的缓慢发展和近几年的快速发 展两个阶段。 初期的缓慢发展主要表现在两个方面。一是2 0 世纪8 0 年代末期，中央和地 方党政机关所开展的办公自动化( 0 a ) 工程，建立了各种纵向和横向内部信息办 公网络，为利用计算机和通信网络技术奠定了坚实的基础。二是1 9 9 3 年底启动 的“三金工程”，即金桥工程、金关工程和金卡工程，这是中央政府主导的以政 府信息化为特征的系统工程，重点是建设信息化的基础设施，为重点行业和部门 传输数据和信息。这些都还只是电子政务发展的雏形，是电子政务发展的初级阶 段。 到2 0 世纪9 0 年代末期，由于信息网络技术的快速发展和信息基础设施的 不断完善，电子政务的发展进入快车道，突破了地域和部门的限制，向交互性和 互联网方向发展。1 9 9 9 年1 月，4 0 多个部委( 局、办) 的信息主管部门共同倡 议发起了“政府上网工程”，截止到2 0 0 1 年1 月底，以g o v c n 为结尾注册的域 名总数达到4 7 2 2 个，占国内域名总数的4 ；已经建成的w w w 下的政府网站达 3 2 0 0 多个，7 0 以上的地市级政府在网上设立了办事窗口。3 2 0 0 1 年8 月，重新 组建国家信息化领导小组，朱铬基总理任组长。2 0 0 1 年1 1 月，正式成立了国家 信息化领导工作办公室，从此，掀起了我国信息化发展的新高潮。国务院办公厅 制定了全国政务系统信息化建设的五年计划，总体目标：大体用3 5 年的时间建 设以政府机关内部办公业务网、国务院办公厅与各地区、各部门连接的办公业务 资源网、以因特网为依托的政府公众信息网以及政府系统共建共享的电子信息资 源库为基本架构的政府信息化枢纽框架。 最近一两年来，电子政务开始向更高层次发展，主要表现在以下三个方面： 首先，许多地方政府都将国民经济和社会信息化作为“十五”规划的重要内 容，上海、深圳、广州、天津等沿海城市纷纷提出建设数字化城市或数码港计划， 其中电子政务的建设是数字城市建设的核心内容之一。有些地方政府已经明确地 1 我国电子政务发展概况与趋贽中国信息导报2 0 0 3 年第4 期 6 电了政务发展概述 提出了建设电子政务的时间表，如北京市政府。 其次，专业化的政府服务网站日益增多，服务内容更加丰富，功能不断增强， 互动性得到很大提高。中央与地方的工商、海关、国税和地税等部门纷纷推出各 种网上办公业务。例如，北京市工商行政管理局建立了网上办公平台红盾 3 1 5 网站，开办了网上专项审批、网上注册与年检、网上经营者身份及经营行为 合法性认证、经营性网站备案核准、域名备案登记等业务。 第三，电子政务的发展极大地促进了我国软件业的发展，安全性不断提高。 电子政务的特殊性为民族软件企业的发展提供了一个难得的机遇。目前，国内许 多i t 企业都在纷纷推出各自的电子政务解决方案，与各级政府和部门合作，积 极地推进有中国特色的电子政务办公系统的发展与完善。 总之，我国的政府信息化建设是沿着“机关内部办公自动化管理部门 的电子化工程政府上网工程电子政务实质性应用阶段”4 这一过程展开 的。 1 3 电子政务的发展对我国档案工作的影响 电子政务建设的发展，使得电子文件的数量呈几何级数递增，这将直接影响 档案工作的开展，给我们的档案工作提出了新的课题，同时也带来新的机遇，档 案部门必须面对由于政府信息化所带来的档案工作的转型问题。 首先，档案工作的矛盾转移致使档案工作的工作重点转移。 在电子政务环境下，档案部门对档案信息资源存放地点的要求降低了，同各 档案相关部门分工合作、共建共享的要求增强了。档案部门更加重视用户的需求、 服务的效率及所产生的效益等问题了。电子政务环境下档案工作的基本矛盾是档 案管理水平与社会对档案需求之间的矛盾，是档案部门档案数字化信息的收集能 力、服务能力与用户需求水平之间的矛盾。社会上对档案的需求是不断增长、发 展和变化着的，它要求档案管理水平必须与之相适应。如果不相适应，就会产生 矛盾，就需要对档案工作系统中不相适应部分加以改革或调整。档案用户的需求 是千变万化的，而档案部门的数字化信息收集能力和服务能力却是有限的，所以， 用户需求往往高于服务能力，档案工作的工作重点就应向档案数字化信息的收集 能力和服务能力上转移。 我国政府信息化的发展历程h t t p ：w w c h i n a t o m c n c h i n e s e z h u a n t i 2 8 3 2 5 8 h t m 电了政务环境下档案资源的整台研究 因此，在随着档案工作的主要矛盾转向档案信息的高价值与低利用率之间的 矛盾时，要明确档案管理工作的主要任务是实现档案信息的价值增值。做到以档 案资源建设为中心，以档案信息化建设为重点，以法制建设为保障，实现档案工 作重心的转移。一要加快档案资源数字化步伐。一方面配备和更新必要的与办公 自动化系统、电子政务建设相适应的档案信息化设备、设施和系统，为实现档案 信息化提供硬件环境。另一方面拓宽数据库功能结构综合应用平台，分阶段、分 步骤稳步推进馆藏重要、珍贵、利用率高的档案数字化工作；二要加快档案利用 网络化步伐。实施文档一体化和馆室一体化管理模式，规范电子公文归档、管理 与接收工作，构建网上电子公文接收平台，逐步实现电子文件的实时归档与移交， 以确保形成的电子文件与电子档案的真实、完整及有效；三要加快档案管理规范 化步伐。根据档案信息化发展的需要，加强对档案信息化建设情况监督指导，加 快推进档案信息化标准体系建设。 其次，促进档案管理和服务机制的创新 面对电子政务的挑战及传统档案管理体制和运行机制的制约，研究和提出适 合档案事业发展的新机制势在必行。信息环境的最高境界是：任何人、任何时间、 任何地方存取任何类型的信息。5 目前，现代化信息技术已经提供了实现这种最 高境界的技术，而真正要实现这种最高境界的关键是机制。档案行政管理部门必 须通过对管理体制和运行机制的改革，根据集中管理和分散建设相结合的原则， 形成一个由档案部门管理和指导，档案形成单位参与共建的档案工作管理体系， 自下而上地建设档案信息资源网络。 第三，提高档案馆的社会服务水平 档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案和进行爱国主义教 育的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，是已公开现行文件查 阅中心。档案馆的性质、作用，决定了档案馆在档案事业中居于主导地位，档案 馆工作是主体，是档案事业发展的重点。 随着信息技术的应用和网络技术的发展，档案馆越来越重视管理问题。档案 馆的价值早已不在于收集什么，或拥有什么，而在于提供了什么，创造了什么。 没有效益的档案部门，不能适应市场经济的需要，也不能提高在信息技术时代的 5 刘军，宗文萍电子政务建设对档案【：作的影响中国档案2 0 0 3 年第1 2 删 电予政务发展概述 竞争力。为了提高工作效率和管理水平，档案馆的内设机构必须符合畅通信息流 的需要，使业务流和信息流相匹配，提高服务的效率和效益，激发档案工作的活 力。 数字档案馆是提高档案馆服务效率和效益的重要形式，它是一个电子化信息 的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获 取这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内 的各种信息的数字化、存储管理、查询集成在一起，使这些信息得以在网络上传 播，从而让人们最大限度地利用这些信息。要提高数字档案馆的利用效率，就要 真正体现信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化，让查阅者足不 出户便可掌握有关的目录、索引和全文，实现档案信息的共享。数字档案馆为实 现档案信息的共享铺平了道路，使档案信息共享成为可能。 最后，资源共享是电子政务环境下档案工作的难点 电子政务大背景下档案工作的难点就是如何真正实现档案信息资源共享的 问题。目前，影响档案信息资源共享的一个明显的障碍是：档案信息源所有权的 概念还相当明晰，显得过于独立，所有权与使用权的矛盾十分突出。也就是说， 档案信息资源如果归本单位所有，只能由本单位的相关人员使用，或者说只能在 有限的受控范围内使用，这就显然不利于档案信息资源在电子政务环境下的共 享，与所提倡的档案信息资源共建共享的初衷相违背。如果能将和老百姓生活息 息相关的档案信息向普通老百姓开放，既实现了档案的信息价值，提高了档案信 息的利用率，又帮老百姓解决了生活中的实际问题，方便了老百姓。 电子政务环境下档案资源的整合研究 2 档案资源整合的概念、必要性和可能性 2 1 资源整合 对于资源整合可以从两个层面进行分析： 在战略思维的层面上，资源整合是系统论的思维方式。就是要通过组织和 协调，把企业或组织内部彼此相关但却彼此分离的职能，把企业或组织外部既参 与共同的使命又拥有独立经济利益的合作伙伴整合成一个为客户服务的系统，取 得1 + 1 大于2 的效果。 在战术选择的层面上，资源整合是优化配置的决策。就是根据企业或组织的 发展战略和市场需求对有关的资源进行重新配置，以突显核心竞争力，并寻求资 源配置与用户需求的最佳结合点。目的是要通过组织制度安排和管理运作协调来 增强企业的竞争优势，提高服务水平。 2 2 信息资源整合 伴随着第三次革命的浪潮，整个人类社会处于一个深刻转变的时期，信息技 术、知识资本成为社会经济发展的热点，处于知识经济时代，组织传统的信息系 统将面临着严峻的挑战，而信息资源整合将成为适应时代发展需要的信息未来发 展趋势。 信息可以转化为资源，经过人的大脑的思维活动进行精炼和分析，为人们所 掌握。掌握了信息资源的人们可以通过对其进行正确运用将其中蕴含的能量转化 为财富。在信息革命中，人们似乎将更多的目光集中在信息技术的发展上。的确， 信息技术的发展是信息革命的主要动力，但信息技术只是一种工具，最终还要为 人们用于信息活动。信息革命的真正意义在于发挥信息资源的效能，而不是收集 信息的技术。从组织机构的角度来看，首先要充分地了解和收集各方面的信息， 在此基础上，根据价值管理的目标对相关信息进行整合和运用。对组织机构的利 益相关者来说，也需要全面了解组织本身的各种信息，以便于做出正确的分析、 决策，这些也都可以通过组织对信息资源的整合来实现。 2 2 1 信息资源整合的概念 通过上面的分析，笔者认为信息资源整合( i n t e g r a t i o n ) ，又称信息资源集 成、信息资源融合，是指对位于不同地域的信息形成、管理单位中分散存储和管 1 0 档案资源整合的概念、必要性和可能性 理的各类信息资源，通过收集、筛选、分类、对比、判断、联想、推理等手段和 方法，整理合成为一个结构有序化、管理一体化、配置合理化的整体，这是一种 以价值增值为目的的有效的信息管理活动，这种活动会影响到有关的利益相关者 的行为。 2 2 2 信息资源整合的性质 根据上述对信息资源整合概念的描述，信息资源整合的性质是以价值创造 ( 增值) 为核心的信息管理活动。信息资源整合的目的是向相关的信息使用者或 用户提供“增值性”的有效信息，从本质上讲其是一种信息管理活动。 2 2 3 信息资源整合的技术基础 信息资源整合应用的是电子政务的支撑平台，能够实现信息资源整合的技术 是基础架构平台软件技术，它包括整合平台、安全平台、系统支撑平台。基础架 构平台位于硬件网络平台和系统平台之上、应用平台与应用软件之下，用于数据 整合、应用整合、流程整合，以实现共享、交换和协同服务。从业务角度来看， 按“集中管理，分布处理”原则来整合资源，整合后的系统应达到如下目标( 1 ) 集中的管理体系，全面的数字化管理，科学的管理决策。( 2 ) 垂直机构间能实时 管理，水平机构间能协同工作。( 3 ) 信息充分共享，系统无缝集成。( 4 ) 扩展性强， 维护简便，快速适应业务变化。 2 3 档案资源整合 对档案资源的整合可以从宏观和微观两个角度来分析： 从宏观上来说，所谓国家档案资源整合，它不仅指对过去和现在的国家机构、 社会组织和个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的全部档案的管 理由分散到集中、由无序到有序的过程，而且主要是指在我国档案工作“统一领 导，分级管理”体制下，通过整理与组合，使之结构合理、配置优化，以适应经 济全球化时代增强区域综合竞争力需要的社会系统工程。6 从微观上来说，所谓电子政务环境下档案资源的整合就是指在兼顾档案资源 现有配置与管理状况的条件下，通过网络建立统一的信息交换平台，对分散异构 的档案资源系统进行优化组合与无缝联结，在此基础上强化档案资源的动态性、 6 戴忠强国家档案资源整合的涵义及其运作机制探讨，档案学通讯2 0 0 3 年第2 期 电了政务环境下档案资源的整合研究 可控性、可获知性和可获取性以及与社会其他信息资源的融合集成性，从而实现 档案资源的合理组织、优化配置和最大增值。其核心就在于充分地运用计算机 技术、网络技术等先进的信息技术与手段来解决长期困扰档案界的档案资源分散 性、孤立性、封闭性与社会对档案资源需求的多样性、综合性、递增性之间的矛 盾。 从宏观和微观两个角度来分析档案资源的整合，一方面，有利于我们从国家 档案行政管理部门的视角出发，从全国范围上把握国家档案资源整合的大方向， 以及资源整合的方针和策略，另一方面，微观视角又为我们从技术平台上出发， 更好的实现档案资源的整合，为用户提供最快捷的服务。 2 4 档案资源整合的必要性 档案资源整合的最终目的是避免重复建设而造成资源的浪费，保证资源配置 最优化，实现经济效益最大化，这也是现代信息资源建设的发展方向。但是，当 前我国档案资源开发和利用状况并不容乐观，档案信息化建设还处于一个较低级 的阶段，与电子政务环境下的档案利用需求的目标还相差甚远，因此有必要加强 档案资源管理和利用的整合。 2 4 1 国家档案资源的结构不够合理 目前国家档案资源在结构方面存在的问题比较集中地反映在国家综合档案 馆的馆藏结构上，一是在档案的来源上，一般仅有本行政区域一级机构的档案， 二、三级机构的档案甚少，而且难以反映我国社会结构转型、经济体制转轨以来 公有制为主体、多种经济成分并存的立档单位性质多元化的状况。二是在档案的 内容上，宏观管理方面的档案居多，体现地方优势的各类特色档案甚少；记载国 家机关，社会团体职能活动方面的档案居多，贴近百姓生活以及著名人物活动方 面的档案甚少。三是在档案的门类上，文书档案居多，其他门类甚少。四是在档 案的制成材料和记录手段上，书写或打印的纸质档案居多，照片、录音、录像等 新型载体档案较少。这种状况无疑应追溯其源头，即各类立档单位库藏档案结构 的不合理，缺乏应有的综合性和地方特色。 2 4 2 国家档案资源的配置不够优化 目前存在的主要问题是，随着社会转型、经济转制，形成国家档案资源的主 体呈现出利益的多元化格局，国家档案资源的归属与流向，特别是国家综合档案 档案资源整合的概念、必要件和口丁能性 馆作为对国家和社会有保存价值的档案的最终流向的地位受到了挑战。如一些工 作人员或单位擅自截留或不按规定移交内容重要质量合格的档案，一些部门档案 馆不能将永久卷在形成满3 0 年时按规定移交同级国家综合档案馆，从而导致国 家综合档案馆的馆藏档案缺乏应有的综合性和地方特色，馆藏档案结构已制约了 档案馆的“二基地一中心”7 功能的发挥，而且在客观上削弱了国家档案资源对 于增强区域综合竞争力的应有作用。 2 4 3 档案资源全社会范围的共享缺乏宏观的指导与规划 最为突出的问题就是全国范围内的档案资源缺乏有机整合，配置不够优化， 分散于各个独立的系统之中，形成了大量的“信息孤岛”，并且缺乏与其他信息 资源的集成与融合。因此，当前我国档案资源开发与档案信息化的核心战略与主 要内涵就在于顺应社会信息化建设的要求，充分利用电子政务的环境与条件，对 现有的档案资源进行整合实现档案资源的社会性共享，从而最大限度地满足电子 政务与社会公众对档案资源的需求。 z 4 4 档案部门之间缺乏合作，开发出的软件系统通用性、先进性不强。 随着计算机在档案管理中应用的深入发展，档案部门在竞相开发适合本单位 的档案管理软件，但是，大多数软件由于侧重的是一个部门或一个专业等比较狭 隘的领域范围，对其它部门来说，缺乏兼容性和实用性。通过对现存的档案管理 软件的调查还发现，软件的先进性问题也是一个不容忽视的问题，一些档案部门 现存的档案软件，因开发时间较早再加上当时考虑欠妥，不仅版本需要更新，而 且还存在着新旧版本不能兼容的情况，造成档案数据的重复输入。同时，档案馆 与档案室的计算机管理系统之间缺乏必要的衔接，计算机系统的档案数据不统 一，也严重影响了档案资源的共享。 档案资源开发的滞后已影响到了电子政务建设的质量。档案资源开发的滞 后，很大一个因素是直接或间接掌握在政府部门手中的档案资源没有及时公开， 使得档案闲置在档案馆、资料室中。因此，要大力推进档案资源歼发利用，就必 须使掌握在政府手中的信息“宝藏”逐步数字化。对于政府性信息资源而言，推 进信息资源开发利用主要是推动信息公歼和跨部门的信息共享，以用户需求为中 心，整合政府档案信息资源，打破政府机关行政划分，重新组织工作流程，为用 戴忠强国家档案资源整合的涵义及其返作机制探讨档案学通讯2 0 0 3 年第2 9 】 1 3 电子政务环境下档案资源的整合研究 户提供个性化的，一站式的信息服务。 2 5 档案资源整合的可能性 在电子政务环境下，进行国家档案资源的整合不仅十分必要，同时国家信息 化建设和电子政务的发展也为档案资源的