加油卡管理办法.doc

.加油卡管理办法（试行）-讨论稿为更好地规范加油站加油卡管理工作，有效防范加油站运营过程中的流程风险，确保加油卡管理明晰流程、界定职责，实现加油卡的印制、领用、充值、消费、保管等工作的规范管理，防范资金风险，制定本办法。加油卡的充值、消费业务通过“加油卡管理系统”进行管理。系统由零售部、财务部、各加油站相关岗位人员操作，各部门均须配备相应业务负责人，并明确责任。第一条 职能分工（一）零售部IC卡管理岗负责加油卡的需求统计、定制、验收、写磁、售后服务，负责加油卡的注册、分发、换卡，同时负责加油卡全面管理。零售部负责协调加油卡充值卡系统运维故障管理和技术支撑；负责加油卡充值卡系统用户权限管理，负责制定加油充值卡系统应急措施、用户权限管理办法等运维制度，确保交易数据传递的及时、准确，确保系统安全、稳定、可靠运行。（二）财务部负责制定加油卡财务核算办法，审核加油站上报的加油卡充值、消费日报；定期抽查、检查充值网点资金上缴情况；按财务核算办法进行账务处理，定期与零售部门开展对账。（三）各充值网点负责加油卡的需求上报、申领、保管加油卡卡片；负责加油卡充值、消费及日结账务等业务操作；负责现场营销宣传和客户解释等工作。第二条 加油卡管理业务流程（一）空白加油卡的定制1.定制。零售部根据市场需求，确定空白加油卡的数量，并进行设计定稿（卡面的内容、卡号的准确、卡的磁性）。2.验收。零售部负责按批次随机抽检10张空白加油卡。3.保管。零售部IC卡管理岗负责空白加油卡的保管，并建立加油卡库存登记表（附件1）。（二）开卡1.加油卡申请。各加油站制定次月加油卡需求计划表，于当月25日前报零售部IC卡管理岗。2.卡号注册、刷卡写磁。零售部IC卡管理岗根据加油卡需求，注册相应的加油卡信息，制作加油卡注册（开卡）明细表（附件2）。在刷卡写磁前应核对每盒加油卡的初始卡号，并在刷卡写磁充值后进行复核，以核实卡号的准确性，复核率须不低于5%。对无法刷卡写磁的废卡，制作加油卡注销单（附件3），进行注销、封存。（三）加油卡领用及保管零售部IC卡管理岗根据加油站报送加油卡需求，制作加油卡申领单（附件4）一式两联，一联由零售部留存记账，一联由加油站留存记账。清点后的加油卡，须在包装后加上封条，至加油站后存入保险柜，由两人以上共同启封。（四）加油卡申请与领取流程1、加油卡由各加油站助理负责保管，领取人从公司领回加油卡必须进行入库管理，填写加油卡领用存登记表（附件5）。空白卡及回收卡放于保险柜内保存。2、加油站助理每日填写上报加油卡领用存登记表，并及时关注站内加油卡库存情况。当出现预期加油卡不足或者临近节假日的情况时，站助理应及时通知IC卡管理岗，说明所需加油卡种类及数量。2、IC卡管理岗应及时将加油站的需求登记在加油卡库存登记表上，及时发卡并包装标记所需分配的加油卡以便发放。3、加油站助理领取加油卡时需填写加油卡领用存登记表上的相关信息，核对无误后签字。当加油站助理无法亲自来公司领取时应当由IC卡管理岗及时与零售部及其他部门协商，根据工作行程安排配送。4、每天当班主管从助理处领取当日计划办卡量，并将本日的办卡明细进行登记。交接班时将卡片交回助理处，填写加油卡交接登记表（附件6）。（五）加油卡售卡与充值流程1、加油站被授权员工依据客户需求为其申请办理记名卡或不记名卡。办理不记名卡时，如一次性购买 1 万元（含）以上的，员工应要求客户提供有效身份证件，留存购卡人及其代理人姓名、单位名称、有效身份证件号码和联系方式，并提醒客户不记名卡不挂失、不补卡。办理记名卡时需由员工辅助客户填写*能源加油卡业务申请表。对于单位用户员工应要求其提供单位介绍信、主卡人身份证件原件及复印件、经办人身份证件原件及复印件等。对于个人客户员工应要求其提供身份证件原件及复印件、经办人身份证件原件及复印件等。需要开具增值税专用发票的客户，要求其开卡名称与专用发票上购货方名称一致。当月所填加油卡业务申请表应由站经理或助理于月底前上交IC卡管理岗保管。2、表格填写完成后，由发卡员工在联网储值系统上登记客户信息、加油型号、优惠额度等，由站经理或资料复核，核对确认后输入储值金额，将加油卡授予客户并向其申明相关使用事项，填写加油卡发放登记表（附件7），并由领卡人签字，同时登记加油卡领用存登记表，并于次日早上发送至IC卡管理岗邮箱。 3、加油站办卡时，必须严格按照汽柴油卡进行办理，设置的折扣优惠必须按照公司要求执行，设置完毕后要仔细核对，禁止不负责任地任意设置，或汽柴油混用。4、办理副卡应审核相应手续，必须在主卡和单位证明齐全的情况下办理副卡发放、副卡充值，防止出现假冒单位加挂副卡套取充值资金或者套取折扣单位所享受折扣优惠的行为。 （六）加油卡挂失与补卡流程1、客户到达开卡加油站办理加油卡挂失时，员工应要求客户出示开户时使用的有效身份证件并留存复印件，核对申请单信息与系统是否一致。如一致，在联网储值系统中进行挂失操作，并打印挂失凭证，要求客户在凭证上签字确定并保留，并告知客户办理挂失手续后24小时内发生的加油及其他消费损失由持卡人本人承担，24小时后发生的加油及其他消费损失由*能源承担，客户挂失后不能办理止挂业务。2、补卡时，员工应要求客户出示开户时使用的有效身份证件并存留复印件，在核对申请单信息与系统之后，方可进行补卡操作。3、补卡应向客户收取20元补卡费，由加油站交给IC卡管理岗，由IC卡管理岗交给财务部门，并由财务部门出具相关收据，IC卡管理岗负责核对并保存。4、补卡时应由开卡人员向IC卡管理岗说明相关情况，并提供丢失卡片的卡号，由IC卡管理岗负责出具该卡所剩余额及其消费详单，由开卡人员打印，并向客户出示，确认无误后，方可将旧卡余额转入新卡，并将新卡发放至客户手中，同时登记加油卡补卡登记表（附件8）。5、补卡完成后，由开卡人员在加油卡发放登记表填写并标出所补卡号及金额。（七）加油卡退卡处理流程1、当客户要求退卡时，应由站经理或助理主动安抚并了解原因，公司原则上不允许退卡。遇到特殊情况，如病、亡、迁出常住地等情况，应要求客户出示开户时的有效证件并留存复印件，核对一致后，方可办理退卡。2、由退卡人员协助客户填写*能源加油卡退卡申请表。由退卡人员向电IC卡管理岗说明相关情况，并提供所退卡片的卡号，由IC卡管理岗出具该卡所剩余额及其消费详单。由退卡人员打印，并向客户出示，确认无误后成功受理退卡申请。3、退卡自申请日起15个工作日内办理，原则上以充值的形式进行退还。4、退回的加油卡应当交由IC卡管理岗进行格式化后重新投入使用，并登记加油卡库存登记表。（八）加油卡睡眠卡处理流程1、站经理及助理应当通过联网储值系统实时关注站上加油站的资金流动情况，对于加油站代为保管的，在两个月内没有任何消费、充值记录的加油卡应判定为睡眠卡。2、睡眠卡余额做扣值转出，做为加油站客户预收款挂账处理。3、睡眠卡应由加油站助理统一保管标记，登记加油站睡眠卡上交登记表（附件9），并交予IC卡管理岗。4、IC卡管理岗应对各站回收上交的睡眠卡详细记录，并在每月月初对于上月的上交情况以站为单位发放5/张的奖励。5、对于睡眠卡的后期处理，IC卡管理岗应当在将其格式化后，重新投入使用，并登记加油卡库存登记表。（九）加油卡数据核对1、每日营业结束，各站助理通过联网储值系统中查询并下载消费及储值数据，核对无误后填写交接班表、日报表，作为附表一同上报至财务部门邮箱。2、次月月初由IC卡管理岗下发通知，各站按要求上报月末交接班时间。各站助理依要求重新启动电脑上的联网储值系统，IC卡管理岗根据各站交接班时间在联网储值系统中查询消费及储值数据，并以表格的形式下发至各站及财务部门邮箱；助理通过邮箱下载本站储值及消费数据，与本站记录逐一核对。如核对不一致，向IC卡管理部门反映，共同查找原因。核对一致，由加油站和IC卡管理岗共同向财务上报核对一致的储值及消费数据，财务部门出具加油卡数据核对表格，由财务部门和零售部门共同签字确认。（十）库存盘点每月结账日由零售部负责空白加油卡进行盘点，各充值网点负责对保管的加油卡进行盘点，并详实填制加油卡盘点表（附件10），在每月的最后一天上报给零售部卡管理岗。公司安排相关部门对加油卡库存状况进行随机抽检。第四条 代管客户IC卡的管理（一）原则上不允许加油站为客户代管IC卡。（二）对于客户提出的代管请求，站经理或助理应填写代管卡客户审批表（附件11），并通过邮件的形式上报至零售部IC卡管理岗，待零售部经理与IC卡管理岗共同签字后通过传真的形式传至加油站，审批成功后需与客户签订书面承诺书。（三）提出代管请求的客户，其车辆数不低于两辆（含两辆），代管车辆较多的客户应在上报审批表的同时另附明细进行说明；（四）承诺书的填写要求一式三份，客户、加油站、公司各持一份，承诺书中的公司联上交IC卡管理岗；（五）未按要求填写审批单或未与现有代管客户签订承诺书的视为违规操作，将试情节轻重处以站经理及助理200500元的罚款。第五条 授权及监督办法（一）实施有效的岗位分离，由专人负责发卡及充值，加油站开卡操作人员必须为授权人员，原则上由站经理或站理承担，责任到人。（二）发卡时需授权人员复核，着重审核顾客提供的相关证明材料、加油卡优惠是否符合公司政策、大客户优惠是否经过审批，不得随意办卡、重复办卡，套取办卡指标奖励、充值优惠，卡内折扣优惠等。（三）空白卡必须由专人保管，卡片领用、发放、出入库必须日清日结，每日营业结束后，必须将未售出的加油卡入库保管。（四）安装了发卡充值系统的电脑必须设定开机密码，操作员离开电脑前必须确认已退出卡系统，且电脑处于锁定或关机状态；（五）严明惩罚制度，禁止加油站员工为客户代管加油卡、代充值、代刷卡、代签字，禁止加油站员工以收取客户现金，利用本人或他人的加油卡刷卡结算的形式套取现金。（六）将客户不再使用的加油卡及时回收保管，交回公司，严禁私自随意再次充值使用，否则发现此现象视为套现、套折扣处理。（七）加强员工培训防止对系统不熟悉或态度不认真引起的失误操作。 （八）加油站助理按公司规章行事，及时日结对账，按岗位分离的要求进行资金、卡片的核对和交接，及时发现违规发卡、违规充值或误充值、发卡等操误操作行为。第六条 公司会不定期进行稽查，一旦发现违规现象、套现行为等，对责任员工进行辞退处理，并视情况按照刷卡金额的5-1