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太原重型机械集团有限公司采购系统的研究 专业：机械工程 研究生：陈海平 导师：袁守谦教授 张小龙教授 摘要 目前，中国的重型机械制造业在技术开发、技术改造和技术引进方面取得了飞速 的发展。但就采购管理这一领域，与北美的跨国公司相比较，其整体管理水平没有跟 上。为了进一步挖掘采购管理的潜力，人们开始将目光转向如何用管理流程的观点来 贯穿采购的各个环节，从而改善成本结构，使企业在市场上保持竞争优势。如何使企 业的采购职能成为管理中的增值环节是关系一个企业生存与发展的重要内容。 为了探索中国国有重型机械制造企业采购管理的有效途径。本文以太原重型机械 集团有限公司的采购管理系统为出发点，运用现代工业企业管理的理论和方法，结合 美国通用公司先进的采购管理经验，针对现有太重在管理体制和管理方法实践中存在 的问题进行分析和研究，旨在提出有针对性的改进和设计方案。在此基础上对太重原 有的采购组织和采购流程进行了科学重组，加强了采购计划制定和采购过程中的审核， 并采用先进的信息技术和管理思想实现了采购系统，以便降低采购成本，提高采购速 度，强化采购控制。本文对太重采购系统的功能需求分析和功能模块设计以及系统实 现中的问题做了较详细的论述和说明。希望通过建立一个较完整有效的采购管理系统 模式，以降低国有重型机械制造企业的采购成本，从而提高企业运作的效率，增强企 业的市场竞争力。 关键词：采购管理业务流程重组采购系统 论文类型：应用研究 t h es t u d i e s0 1 1 1t a i y u a n h e a v ym a c h i n e r yg r o u p c o l t d p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t s p e c i a l t y ： g r a d u a t es t u d e n t ： t u t o r ： m a c n n e r ye n g i n e e r i n g ( ；h e nh a i - p i n g p r o f y u a ns h o u - q i a n p r o f z h a n gx i a o l o n g f o rc h i n e s e h e a v ym a c h i n e r yi n d u s t r y ，ag r e a ti m p r o v e m e n t h a sb e e nm a d ei nt h ea r e a o f t e c h r t i q u ed e v e l o p m e n t b u tc o m p a r e t ot h en o r t ha m e r i c a h e a v ym a c h i n e r yc o m p a n y , t h ep u r c h a s i n gm a n a g e m e n tl e v e li ss t i l lv e r yl o w s oh o wt om a n a g et h ew h o l ep u r c h a s i n g p r o c e s sf r o mt h ep o i n tv i e wo f m a n a g e m e n t p r o c e s s i sa v e r yi m p o r t a n tq u e s t i o n i nr e d u c i n g c o s ta n di m p r o v i n gc o m p e t i t i o nc a p a b i l i t y t h ep o t e n t i a lt oi m p r o v ec o m p e t i t i o nc a p a b i l i t y b yd e v e l o p i n g t h e p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t i sl a r g e i no r d e rt os e a r c ht h ew a yt oi m p r o v ec h i n e s es t a t eo w n e d h e a v ym a c h i n e r yc o m p a n y p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t ，t h i sp a p e r w i l lt r yt oa n a l y s i sa n dr e s e a r c ht h ep r o n e mo ft h o s e c o m p a n y b a s e do n t a i y u a nh e a v ym a c h i n e r yg r o u pc o p u r c h a s i n gm a n a g e m e n t ，b yu s i n g n e wi n d u s t r ym a n a g e m e n tt h e o r ya n dm f e m n c eg e n e r a lm o t o r sa d v a n c e dp u r c h a s i n g m a n a g e m e n te x p e r i e r l c e t h e np r o v i d eaw a y a n d1 3 l a k ead e s i g n ，e s t a b l i s ha ne 五c i e n t p u r c h a s i n gm a n a g e m e n tm o d e ，a c c o r d i n g t ot h a t ，t e e d 画a l e e i ss c i e n t i f i c a l l yo l d p u r c h a s i n g o r g a n i z a t i o na n dp u r c h a s ef l o w s ，a n da g g r a n d i z e m e n t o f e x a m i n a t i o n sd u r i n gp u r c h a s ep l a n c o n s t i t u t i o na n dp u r c h a s e t h e nt h i s p a p e rp m p o s e st oa p p l y a d v a n c e di n f o r m a t i o n t e c h n o l o g yt os t u d ya n dr e a l i z ep u r c h a s i n gm a n a g e m e n ts y s t e m ， a n d c o n s e q u e n t l y d e c r e a s i n gp u r c h a s i n gc o s t ，p r o m o t i n gp u r c h a s es p e e d a n ds t r e n g t h e n i n gp u r c h a s ec o n t r 0 1 t h i sp a p e rp r o v i d e st h e a n a l y s i s o ff i m c t i o nr e q u i r e m e n ta n dt h ed e s i g no ff u n c t i o n m o d u l e s ，s y s t e m f r a m e w o r ka n d k e yt e c h n i q u e s i nd e t a i l 1 k o u g ht h i sp a p e r , t h ew r i t e rh o p e i ti sh e l p 蛳t or e d u c e p u r c h a s i n gc o s t ，i m p r o v eo p e r a t i o ne f f i c i e n c y ，e n f o r c et h ec o m p e t i t i o n c a p a b i l i t yi nt h e m a r k e tf o rc h i n e s es t a t eo w n e d h e a v ym a c h i n e r yc o m p a n y k e y w o r d s ：p u i _ c h a s i i l gm a n a g e m e n t b u s i n e s s p r o c e s sr e e n g i n e e f i n g p u r c h a s i n gs y s t e m t h e s i s ：a p p l i c a t i o n f u n d a m e m 声明 本人郑重声明我所呈交的论文是我个人在导师指导下 进行的研究工作及取得的研究成果。尽我所知，除了文中特 别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已经发表 或撰写过的研究成果，也不包含本人或其他人在其它单位已 申请学位或为其它用途使用过的成果。与我一同工作的同志 对本研究所做的所有贡献均已在论文中作了明确的说明并 表示了致谢。 申请学位论文与资料若有不实之处，本人承担一切相关 责任。 论文作者签名阵汤季日期：a 牛；厂 关于论文使用授权的说明 本人完全了解西安建筑科技大学有关保留、使用学位论 文的规定，即：学校有权保留送交论文的复印件，允许论文 被查阅和借阅；学校可以公布论文的全部或部分内容，可以 采用影印、缩印或者其它复制手段保存论文。 ( 保密的论文在论文解密后应遵守此规定) 论文作者签名孵烽师签名亳嚼嗍姗灿f 注：i 1 1 1 i t 页附在论文首页。 西安建筑科技大学 1 绪论 1 1 研究背景 随着我国加入w t 0 和全球经济一体化进程的加快，国有企业的工作重心由安全生 产模式转变为以经济效益为中心的全方位综合发展模式。国企要想在激烈的市场竞争 中生存和发展，必须要提高企业的市场竞争力。在企业现代化管理中，购销管理是企 业经营管理的两个关键环节。一头是“进”，一头是“出”。这两头控制不住，企业效 益很难提高，集约化经营不可能实现，在其他生产经营环节辛辛苦苦节约出来的效益 就会很容易被流失掉“1 。所以加强购销环节的管理是企业提高市场竞争力至关重要的 环节。 采购是供应链管理中非常重要的一个环节。据统计，生产型的企业至少要用销售 额的5 0 来进行原材料、零部件的采购，而中国的工业企业中，各种物料的采购成本 更是高达企业销售成本的7 0 “。重型机械行业是制造其他行业工作母机的企业，是我 国的基础工业。而国有重型机械制造企业产值占全国重型机械制造企业的8 5 以上。 重型机械产品的特点是大、笨、重，其产品成本构成中，6 0 是原材料成本，原材料采 购成本的高低、质量的好坏直接影响产品的市场竞争力和企业的效益，是企业经营管 理的主要矛盾。所以加强重型制造行业采购管理显得尤为重要。 本文为什么选择国有重型制造企业，一是本文的作者就是国有重型制造企业一 一太原重型机械集团公司( 以下简称太重) 的物资管理人员。对重型制造行业的物 资管理比较了解。二是重型制造企业为单件小批量生产，对物资的需求规律性差， 品种繁杂，( 以太重为例，采购品种多达l 万余种) 很难形成战略合作伙伴，有别于其 他行业，采购管理控制难度大。三是随着经济体制改革的进一步深入，目前是目有、 私有、外资等多种经济成分共存的体制。由于资本所有制形式的不同，在很大程度 上决定了企业的经营管理者对企业经营的责任心的不同。由于人性本质的自私性， 决定了只有对其有利害关系的时候才会主动的自发的去关注和努力。那么作为国有 重型制造企业，其资本是国有的，企业的职工认为不是我某个人的，再加之国有企 业在用人机制、分配机制、监督管理机制等方面存在许多弊端。从而使得国有企业 的经营管理者对企业的关注程度和责任感相对于私企、外企要差一些。这样就使得 国有企业更容易产生漏洞，而采购是国企生产经营的进口，是漏洞易发环节，更应 该对其重点进行监督管理。国企的性质和人的本质决定了不能只靠人的觉悟去规范 西安建筑科技大学 其行为。根本的途径是要靠科学的办法和合理的制度去监督控制。使企业的采购行 为走上规范化、法制化轨道，堵住国企采购环节中资产流失的暗道和黑洞，是当前 国企管理的重点。 1 2 研究意义 成本支出作为现代化企业管理的重点，是每一个企业都不容忽视的管理对象。9 0 年代以来，中国的机械制造行业在技术开发、技术改造和技术引进方面取得了飞速的 发展。在激烈的市场竞争中，加强对企业成本支出的管理已成为企业提高经济效益与 增强竞争实力的有效途径。 随着各种自动化和信息技术在制造企业中不断应用，制造生产率已被提高到了 相当高的程度，制造加工过程本身的技术手段对提高整个产品竞争力的潜力开始变 小。3 ，面对瞬息万变的市场经济，企业只有通过不断改进和完善成本支出管理，才能 适应新的市场经济环境。为了进一步降低产品成本，企业开始将目标转向外部采购 管理这一环节。然而与西欧和北美的跨国公司相比较，我国整体采购管理水平没有 跟上。 不少学者研究得出，产品在全生命周期中供应环节的费用( 如储存和运输费用) 在总成本中所占的比例越来越大。加拿大英哥伦比亚大学商学院的迈克尔w 特里 西韦教授研究认为，对企业来说，库存费用约为销售额的3 ，运输费用约为销售额 的3 ，采购成本占销售收入的4 0 9 6 6 0 左右叫。而对一个国家来说，物流产值占国 民生产总值的l o 以上，所涉及的劳动力也占总数的l o 以上。另外，随着全球经济 一体化和信息技术的发展，企业之间的合作正日益加强，它们之间跨地区甚至跨国 合作制造的趋势日益明显。国际上越来越多的制造企业不断地将大量常规业务“外 包”出去给发展中国家，而只保留最核心的业务( 如市场、关键系统设计和系统集成、 总装配，以及销售) 。 由此可见，有效的采购管理是一个十分重要的管理话题。怎样在企业运转中用业 务流程的观点来看待采购，从而改善采购流程、改进采购方式，是一个关系企业生存 与发展的重要内容。同时也是使企业保持竞争优势，使企业的产品更具竞争力的重要 手段。 国有重型制造企业绝大部分为国家大型企业。目前的主体是一重、二重、太重、 洛矿、沈重、上重、杭重、天重等，年产值大都在1 0 亿元以上，年采购金额在5 亿元 以上。各厂采购情况大致相同，故以太重为例进行阐述。 太重是重型机械行业的骨干和龙头企业，是我国自行设计的第一个重型机械制 西霉建筑科技大学 造企业，主要产品有大型起重设备( 为三峡大坝制造了世界第一大桥式起重机) ，大 型挖掘设备、轧制设备、锻压设备、火箭发射塔( 神州五号发射塔为太重制造) 、焦 炉设备、大型锻造件等。曾经创造了2 4 0 多项世界亚洲和中国第一，产品享誉国内 外。2 0 0 3 年产值2 1 9 亿元，年采购额约1 0 5 亿元，采购品种一万余种，采购次数 为9 6 0 0 余次。生产特点是单件小批生产。物资采购品种繁杂，规律性差，采购次数 频繁。 为了探索中国国有重型机械制造企业采购管理的有效途径，本文以太重的采购 管理为出发点，尝试运用现代工业企业管理的理论和方法，结合美国通用汽车公司 先进的采购管理经验，对中国国有重型机械制造企业进行初步剖析。针对现有系统 在管理体制，基础工作和管理方法实践中存在的问题进行分析和研究。最后提出有 针对性的改进和设计方案，试图建立一个较完整有效的采购管理模式。希望对降低 国有工业企业的采购成本，提高运作效率，增强企业的市场竞争力有所借鉴。 西安建筑科技大学 2 采购管理理论研究 2 1 采购管理概念及目标 采购管理就是指为保障企业物质供应而对企业采购进货活动进行的管理活动“。 就企业采购的具体职能来说，一方面，它要实现对整个企业的物质供应，另一方面， 它是企业联系整个资源市场的纽带。在采购管理过程中企业必须考虑到价格、采购路 线、交货的及时性、影响报价的特殊因素、采购订单中的数量与质量、供应商的稳定 性与可靠性。此外，采购职能还与企业的长期目标密切相关。尽管采购部门极少单独 做出长期的战略决策，但采购部门应该在新产品开发或产品的重新设计、产品价值分 析、自制或外购决策、产品订价、市场预测等方面发挥长期的管理职能。 在企业的采购活动中减少原材料成本对一个企业的经营管理可以产生较大的经济 效益。以最低的总成本为企业提供满足其需要的物料和服务是采购管理的最主要的目 标“。具体概括有以下三个目标： ( 1 ) 适时适量。物资采购供应不是把货物进得越多越好，也不是进得越陕越好。当 货物过多而超过最高库存量，会使占用保管费用增加，提高成本：当货物进得过早，会 增加存储时间，相当于增加了仓储、保管费用，同样提高了生产成本；当进货延迟，则 可能造成生产滞后，影响产品生产进度。 ( 2 ) 保证质量。即要保证采购的货物能够达到企业生产所需要的质量标准，保证企 业的生产产品符合用户的要求。 ( 3 ) 费用最省。在物质采购的每个环节、各个方面都要涉及到资金的运转，如何在 采购环节中降低采购的成本，是采购过程中的一个必须始终贯串的原则。 采购管理系统是针对与采购工作相关的计划、请购、审核、收料追踪、历史记录、 结转应付和采购订单关闭等作业管理、协助采购部门有效地掌握各采购活动的信息。 其主要功能是依据物料需求计划( 库存的订货点需求) ，根据物料的采购提前期、采购 批量以及对应供应商，从而制定采购订单：按采购订单收到来料后根据订单进行验收、 收货、再送检验，合格后发配库存货位，登记入库单。其中，采购订单的制定是根据 生产计划或物料需求计划自动生成或由采购部门有关人员自行输入。 2 2 常见采购模式分析 ( 1 ) 招标采购模式 西安建筑科技大学 这是企业和政府普遍采用的模式。其优点是可以进行集中采购，货比三家，降低 成本，可用网下招标、网上招标等方法实现，节约成本。许多大型机械制造企业都进 行过招标采购，特别是网下招标”。但网下招标不能开展的太多，除非有大量的采购， 否则，对供应商没有吸引力。如果采用网上招标，则供应商会降低负担，一般都会乐 意参加。 ( 2 ) 比质比价采购模式 这是在传统采购模式的基础上发展起来的，可以克服不规则采购的弱点。采购不 但要比价格，还要同时比质量。特别是企业的采购量少，不适合作招标采购时，可以 广泛采用物资流管理系统和互联网询价、竞价等现代化方法和手段，实现定点厂家采 购、就地就近采购和网上采购等多种形式的比质比价采购“。 ( 3 1 资质认证采购 资质认证采购方法是将公开招标和比价采购较好地结合起来的采购方法，这种方 法更适合机械制造行业的特点。机械制造生产是连续性生产，它对材料的供应要求也 必然是连续的，不但要求数量上的连续供应，而且质量上也必须连续满足要求，否则 就会影响生产。这就要求机械制造企业与材料供应商保持相对稳定的合作关系。机械 制造企业通过对供应商的认证，可以规范采购行为、降低采购成本，提升企业的管理 水平。 ( 4 ) 联合采购模式 企业物资采购部门联合起来，对一些通用、量多的物资进行统一的集中采购，分 地分批交货，降低价格的效果显著。近几年来，电力企业采用联合采购煤炭的方式， 统一对外，大批量的采购，分批、分地的供应，降低了电力生产的成本。机械制造企 业也要走联合之路。对机电产品、钢材、等大宗物资进行联合采购。为实现联合采购， 需要开发相应的信息系统，为供货商与用户之间建立起交流和交易的平台。 ( 5 ) 物流管理信息化综合采购模式 。 利用物流管理信息化来集成各种采购模式，将企业采购活动纳入企业资源计划系 统之中，可以达到采购管理的最佳化。物流管理信息化综合采购模式具备如下功能： 1 1 将企业计划、审批、验收、库存、财务等有机的结合起来，对复杂交叉的计划 情况，对以前未完成的计划进行跟踪，产生出的新计划，能使企业始终保持最低的合 理库存量，保证采购数量的准确。 2 ) 把企业现有的信息、物资采购数据库信息、新供应商信息和入库单有关信息相 组合，并系统记录供应商的信用等级、质量等级、交货周期、历史交易价格，形成“货 比多家数据库”。 西安建筑科技大学 3 ) 能对以前未完成的计划进行跟踪，为企业管理者提供及时、准确的库存信息和 合理的补库计划，解决企业因库存积压和缺件引起的生产风险。 4 ) 可以查询出材料的积压状况，对过期材料做出及时处理。 5 ) 可进行动态库存盘点，盘点期间不影响库房的出库、入库、退货、退库、报废 等业务处理。 6 ) 审计部门和领导者可随时查询各类采购物资的价格，达到全程监督审计的目 的。 2 3 采购中常见问题及对策 ( 1 ) 进行购销比价管理 购销比价管理有两层含义：是在满足企业需求的前提下通过价格比较实现低成 本采购；二是在满足用户要求的前提下争取较高价位的销售。购销比价管理的实质是在 完善的管理机制下实现产品合理的“低进高出”。在保证质量的前提下，尽可能低价 采购。购销比价管理包括以下几个关键性内容： 1 ) 决策透明。必须建立公开透明的决策和管理制度，是建立现代企业制度的基本 要求。把购销管理中隐蔽的权利公开化、集中的权利分散化，最大限度地堵塞企业物 资和资金管理中的漏洞，以求实现企业最大经济效益。 2 ) 信息公开。企业的物资采购是面对市场的，不掌握瞬息万变的市场信息，决策 就没有依据。建立内联外通的价格信息网络，建立有利的决策支持系统，为企业公开 决策提供依据。 3 ) 有效的监督和制约。有效的监督和制约是现代企业管理制度的重要内容。实行 监督不是对人不信任，信任不能代替监督。对决策的执行和日常采购管理实行有效的 价格监督和质量监督是非常必要的。 4 ) 管理制度化。规范企业购销环节的人的行为，不能只靠人的觉悟，根本途径是 靠制度。使包括经营者在内的所有人员都能做到有法可依、有章可循、违者必究，使 企业管理走上规范化、制度化的轨道。 5 ) 责任清晰，奖惩严明。制定严格、明确的考核、奖惩办法，贡献大、成绩突出 的及时奖励，工作达不到要求坚决调岗，损害公司利益的坚决惩治。 ( 2 ) 进行a b c 库存管理及经济订购数量确定 库存管理是物资采购管理中的重要方面。所谓a b c 库存管理是一种划分库存的统 计方法。通常根据经验，可将库存部件分为a ，b ，c 三类。其中：物资：5 一1 0 的物资代 表7 0 9 6 7 5 的成本，但只有5 一1 0 的短缺额；b 类物资：2 0 的物资代表2 0 的成本， 6 西安建筑科技大学 有2 0 的短缺额：c 类物资：7 0 一7 5 的物资代表5 一l o 的成本，有7 0 9 6 7 5 的短缺额。 a 类物资数量很少。代表着最高成本和最大投资，在仓库里既不能闲置不用，在 整个生产阶段又不能缺货：相反地，对许多低成本c 类物资每年采购一、二次，采购量 大一些，既不会占用大量资金，又避免了大量缺货，是整个库存中投资非常小的一部 分。这意味着，减少成本就要减少过时部件并使库存周转更快些，必须把精力集中于 a 类和b 类物资，进行成本核算，多方寻找货源，进行谈判。至于c 类物资由于在投 资和过时淘汰率两个方面都相对较少，因此可以大量购进。 a b c 库存管理除了提高库存周转率、减轻周转资金的压力、降低成本外，另一个 主要目的是把库存脱货降到最低程度，以及把纠正库存脱货的速度尽可能提高。这样 采购中就存在一个订购点的问题，一般可按下列方法计算： 订购点= 安全存量+ 购各时间用量 这里，安全存量是确保材料不会短缺的数量 购备时间用量= 购备时间日平均用量 购备时间= 采购时间十检验时间 安全存量= 材料误差率购备时间用量 材料误差率为采购延误和使用超量的比率 通过a b c 库存管理制定经济订购量，加快库存及资金周转率，有效降低生产及经 营成本是加强现代采购管理，实现企业最大经济效益的重要手段。 ( 3 ) 进行采购人员的考核及管理 责权明确，奖惩分明，是现代企业管理制度的核心内容。加强采购人员的管理既 是对企业负责，也是对采购人员本身负责。建立完善的考核制度，做到目标明确，考 核严格是采购管理必不可少的手段之一。实行采购部门目标责任制，设定主要目标， 定期考核兑现。例如：主要原材料采购数量、最高控制采购价格、采购物资质量、资金 占用情况、采购费用。 采购部门定期对以上指标进行核对，由财务部门提供依据，报审计部门进行审核， 后报考核小组进行考核，最后兑现奖惩。采购价格低于最高控制价格的，按节约额比 例进行奖励：采购物资出现质量问题的，按严重程度进行惩处：高价采购材料或泄露公 司商业机密的按情节轻重给予通报批评、调离岗位、罚款、记过、除名等处分。对在 采购过程中违规违纪、弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员企 业应视情节轻重给予通报批评、调离岗位、罚款、记过、除名等处分。给企业造成直 接经济损失的，应予以赔偿：构成犯罪的，移交司法机关，依法追究刑事责任。 西安建筑科技大学 3 太重采购管理现状分析 3 1 国有重型机械制造企业采购特点 随着我国社会主义市场经济体制的建立和买方市场的形成，在相当部分国有企 业的购销环节中，存在着大量不规范的采购行为。由于缺乏严格的管理机制和约束， 收受回扣和贿赂，采购时舍贱求贵，舍近求远，舍好求次，损公肥私的现象普遍存在， 造成了国有资产的大量流失阳1 。随着国有企业规模的不断扩大，各类经济合同及物资 采购数量的迅速增加，金融总量巨大，在买方市场条件下，名目繁多的不正常促销手 段使国家和企业利益受到了严重的威胁，采购环节的价格隐性流失已日趋严重，严重 制约着企业的生存和发展“。 从一个制造型企业整体角度讲，采购是企业生产产品增值过程的起点，是企业核 心业务流程的一端。企业生产出产品，然后将产品销售给另一个企业，第二级企业采 购后，经过加工，再次传递给第三级企业，如此延伸直至最终消费者。整个流动过程 就形成了一条产业链，企业的采购也就成了维持产业链的润滑剂。 采购不仅仅是要能采购到廉价的产品，因为采购成本在销售额中占有较大的比重， 采购产品的积压将导致企业巨额资金的沉淀，资金链的断裂，直至运营的终止。只有 在适当的时间，购买到适用的产品，在保证产品质量的前提下降低产品成本，才能为 实现企业利润创造条件。 目前多数机械制造企业在采购领域仍然实行手工操作，以电话、传真、直接见面 的方式来进行信息交流。各企业之间缺乏在采购及相关环节的联合和沟通。由于采购 政策不统一，使重复采购，采购效率低下等现象十分突出，很难实现经济有效的采购 目标。综合来看，在我国的重型机械制造企业中，普遍存在以下采购特点： ( 1 ) 产品选择过程低效 在企业采购中，采购人员需要到众多的供应商的产品目录里查询产品及其定价信 息，产品及供应商的选择是一项费时费力的事情。商品和供应商确定后，企业还要安 排订货。以手工方式和书面文件为基础的订货过程，有时需要与供应商见面，通过多 次沟通、电话联系，才能正式下订单，在下订单后很可能还要监督订单的执行过程。 ( 2 ) 采购流程不规范 在采购中有很多不合规则的行为存在，如采购人拿回扣，不按照正常的采购程序 采购，很多采购都是没有合同的非授权采购，这使得企业无法得到经过采购合同谈判 8 西安建筑科技大学 所带来的好处，会给企业带来损失。 ( 3 ) 采购计划不合理 如同批发和零售的价格差距一样，物资采购的数量越大，采购的价格越低。企业 间联合采购，可合并同类物资的采购数量，获得批量采购带来的价格优惠。由于采购 过程的低效率，企业尤其是大企业常常大量采购，以应付未来之需。这样，很多企业 需要一定的费用支持存货。此外，由于采购人对供应商的比选不充分，采购产品和服 务的价格很可能较高。 ( 4 ) 采购决策不及时 由于复杂的手工审批和采购过程所导致的过长的采购和订货周期，削弱了企业的 竞争优势。采购环节的质量控制和技术管理工作重复进行，管理费用居高不下。一个 重型机械企业的库存总量一般在l 亿元左右，沉淀和积压物资占其库存总量的2 0 9 6 4 0 ，且有逐年增加的趋势，由于流动资金占用总额不断增大，使企业的财务负担不断 加大。 3 2 太重采购现状 在太重现有的采购流程中，采购部门作为一个单独的职能部门，相对独立的开展 工作，与公司内的其他部门很少进行直接的接触。采购人员很少与市场营销人员，工 程技术人员，生产人员和财务人员进行沟通，通常采购部门关心的是物料的制造和供 应。对于开发新产品、降低制造成本，改善产品品质等其他的活动则缺乏必要的关心 和参与。因此，采购部门的考核指标是基于对业务量的评价，如“每个采购业务人员 的采购量”，而不考虑对于产品时间和成本的衡量。另外，在与外部供应商的关系上， 选择供应商时也更多地关注价格因素，其后则不再与供应商保持和发展关系。 3 2 1缺乏对采购质量的实时控制 在现有的采购模式下，要有效地控制采购产品质量只能通过事后把关的办法。因为 采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动，相互的工作是不透明 的。缺乏合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质量控制的难度增加。关于产品 的质量控制也只能进行事后把关，不能进行实时控制。企业无法实现同步化运作。 根据太重的有关资料显示，太重近三年的主要采购物资退货率为2 6 ，而且从每 年的发展趋势来看，没有明显的递减变化。 较高的不合格率会使产品长期处于一种不稳定的质量状态，给随后的跟踪改进工 作造成很大的不确定性：而且直接影响整个成品质量的不稳定，甚至会造成直接经济 9 西安建筑科技大学 损失。不合格品的退回和更换直接导致采购成本的上升。不合格品的退回和更换会在 制造过程，运输过程中产生大量额外的人力，物力和财力的投入，这些增加的费用无 论是由重机厂承担，还是供应商承担，最终的结果是对双方都不利。同时由于事后验 收检验的目的只是将不合格品退回，并没有相应的不合格品问题解决的反馈要求，而 且太重缺乏对供应商的质量策划过程的跟踪，不参与产品制造过程的先期控制。因此， 同类不合格问题经常数次重复发生，不能从根本上解决问题，严重影响产品自身和企 业的持续改进工作。 所以，可以说，太重的采购质量管理工作缺乏对采购质量的实时控制，往往只是 处于一种被动的角色，而不是主动的进行质量管理策划和改进工作。 3 2 2 缺乏对交货时间准确性的控制 对于太重，采购部门对企业的生产过程关注度不够，不了解生产的进度和产品需 求的变化，因此采购过程缺乏主动性。供应与采购双方缺乏及时的信息沟通，因此采 购一方在需求减少时库存过量，需求增加时，出现库存不足。重新订货需要增加谈判 过程，又会出现新的成本。因此供需之间对用户需求的响应没有同步进行，缺乏应付 需求变化的能力。 在过去的几年中，积压和短缺事件时有发生，交货的准确率很低。造成现有交货 准时率低的原因多种多样。一方面由于供需双方是短期的合作关系，互相隐瞒企业在 生产计划、库存、质量等方面的信息。信息交流不畅通。供应与需求双方信息不能高 度共享，无法保证供应与需求信息的准确性和实时性，所以出现问题不能够及时处理。 另一方面是由于只采取入厂检验的办法控制产品质量，一旦发生质量问题，太重厂并 不具备参与质量改进工作的条件和能力，无法对改进的周期和效果进行判断。为保证 质量，只能采取暂时调整各供应商供货比例的办法，从其他供应商处获得合格产品。 这样的调整必然会导致时间的紧迫，成本增高。 由于供应商与用户的关系是短期的合作关系，当发现供应商不合适时，可以通过 市场竟标的方式重新选择供应商，所以企业经常选择不同的供应商。供应商的数目较 多，管理上难度很大。供需之间是一种短期的不稳定的合作关系。买方同时向多个供 应商购货，通过供应商之间的竞争获得价格好处，买方通过在供应商之间分配采购数 量对供应商加以控制。这就导致只能与供应商维持传统的、低层次的供应商关系。每 个供应商都按照制造商要求供货，根本不存在建议改进的基础或动机，更谈不上主动 合作。 每一个供应商与太重之间的信息沟通的连续性较低，供应商只能根据临时的需求 1 0 西安建筑科技大学 组织货源生产，生产和供货往往是产品生产出来放在库房里等待订单或订单来了再组 织生产。久而久之，供应商不愿大量的库存积压，如果太重厂的需求紧急，交货延迟 是必然结果。供应商无法提前安排生产，只能在接到订单后再投产，如果太重需求不 能提前确定，必然造成延期交货。 3 2 3 缺乏对采购商品竞争力的分析 虽然其采购的重点放在如何和供应商进行商业交易活动上，特别是比较重视交易 过程的供应商的价格比较，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。 但是，低廉的价格往往掩盖了产品的其它弱项，而且从长远规划来看，其价格并非真 的具有竞争力。 ( 1 ) 低廉价格的质量成本较高 从上面产品的合格率分析和不合格问题处理解决的反馈率分析，我们己经知道， 按照太重的采购管理办法，虽然看起来暂时得到的采购价格比较低廉，但低廉价格直 接导致了相对低质的产品和低劣的服务，使太重不得不投入人力、物力和财力承担质 量和服务的额外负担。如质量问题造成的车间的停产，销售的延缓等。一些质量专家 作过统计，例如通用汽车( g m ) 、通用电气( g e ) 、通用动力( g d ) 公司等，他们发现高质 量产品所花的成本比低质量产品要低。这就是质量成本的问题。 质量成本指的是，当生产的产品不是1 0 0 9 6 合格时，为产品质量而增加到生产当中 的全部成本。换句话说，质量成本是目前的实际生产成本与完美质量水平下的成本之 间的差值。包括返工成本、废品成本、重复维修成本、检验成本、试验成本、保修费、 以及其他与质量有关的成本。一个运行良好的质量管理计划，其正确的质量成本应占 销售额的2 5 以下“。 质量成本大体上可分为如下四类： 1 ) 鉴定成本：为确保产品或过程是可接受的而进行的检验、试验以及其他工作 所产生的成本。 2 ) 预防成本：为防止缺陷产生而发生的成本总和。比如，识别缺陷原因成本、 采取正确行动消除造成缺陷原因的成本、人员培训成本、产品或系统重新设计成本以 及购买新设备或更新设备的成本。 3 ) 内部故障成本：在系统内部缺陷发生时的成本，包括废品成本、返工成本、 维修成本。 4 ) 外部故障成本：在系统外部缺陷发现时的成本，包括保修费、失去客户或商誉 的成本、处理投诉的成本以及产品修理成本。 1 l 西安建筑科技大学 预防是最重要的因素。一条重要的规律是，在预防方面每花1 美元，就可以在故 障和鉴定成本方面节省1 0 美元“。所以，尽管选定的供应商的价格较低，但是由于采 购过程的不合理，其质量成本会很高，因此，这样的价格是没有竞争力的。 在太重，配套产品最终价格的获得是通过将供应商报价价格与竞争者报价价格相 比较之后，所选择的最低价格，通常这种比较是不科学的。供应商的报价往往并不能 反映产品的实际合理价位。由于在报价的过程中，采购人员没有对产品的材料费、模 具费、制造费、管理费、人工费、包装费和运输费等进行详细的分析研究，因此，对 该产品的实际成本和利润不能很好的掌握，无法断定供应商报价的合理与否。他们不 知道供应商的成本，所以就不能在谈判中压低其商品和服务的价格。同时由于是多源 供应，供需双方的关系是暂时的合作关系。太重不能期望供应商自行监督他们的成本 表现。供应商也没有改进质量，降低成本的积极性。供应商没有任何削减成本的计划， 没有后续的质量、价格和服务的沟通和比较分析，也不可能通过持续改进真正的削减 价格。反之，他们会通过经济因素和劳动力因素提出价格增长。 3 3 信息化程度在整体上制约采购管理 ( 1 ) 库存信息不及时，使得采购流程不通畅 在手工作业情况下，库存增减信息往往通过物资验收单和发料单获得，由各采购 部门登记库存台帐，库存信息成为采购部门的垄断信息。因此，计划管理部门制定采 购计划时不掌握实时库存信息，无法根据库存和需求来判断采购量，而只能将采购计 划的最终决定权移交采购部门。这种做法将采购计划的制定和管理流程分散到多个部 门进行，削弱了采购计划的制定和管理力度，加大了采购部门的业务量，导致整个采 购流程不畅，影响采购工作顺利、高效地完成。 ( 2 ) 繁琐的手工作业及采购文档处理，造成工作效率低下 采购活动建立在大量的纸面文件的基础上，从各采购需求的提出、采购部门与供 应商联系到资金的结算，整个过程产生了大量的纸制凭证，这些单证的制作、填写、 保存牵涉了各个部门员工大量的精力，常常会因某一单据的错误或遗漏而影响了整个 采购工作的进行。繁杂的采购文档，加之复杂的采购程序，导致了采购活动的低效率。 ( 3 ) 低效的程序处理过程和过长的订货周期 现在的采购方式使公司在采购过程中选择合适的供应商极其不易，采购人员需要 在众多的供应商目录里查询产品及定价信息。由于信息的多样性和不确定性，要最终 确定一定数量的候选供应商往往要花费很多时间和精力，如果到企业实地考察，花费 的时间更长。对于太重，采购是一项跨部门和组织的工作，要保证采购的物资按时到 1 2 西安建筑科技大学 i i i 位，要求各部门提前较长时间上报需求计划，由于资金不能及时到位或因有关部门的 协调不力，采购周期拖长的情况也极为常见。以上两方面的原因使得公司的采购周期 冗长。有资料统计：一般对国产原材料的采购往往需要一个月时间，而进口原材料的 采购周期甚至需要3 6 个月“。 ( 4 ) 采购成本和管理成本居高不下 在一般性的工业企业中，物资采购的成本占到企业生成总成本的7 0 9 6 以上，从事 采购工作的员工数量和日常支出也极为可观“”。由于太重的采购手段还比较落后，仍 采用人工和电话、传真等方式联系，在降低成本方面缺乏潜力，特别是随着采购范围 的扩大，采购要求的提高，相应的开支急速上升。而且，不可见的供应链使公司难以 管理和控制供应链的各个环节，保证供应成了物资采购部门的首要任务，对降低采购 成本往往无暇顾及。 ( 5 ) 采购信息缺乏沟通与共享 在整个公司的物资供应链上，各部门与物资采购部门之间存在较大的空间距离， 目前主要靠纸制凭证或电话、电报等手段进行信息的传递。由于缺乏实时、动态、双 向交互的信息沟通手段，信息传递速度慢、加工处理效率低，太重的物资需求信息、 采购信息和供应信息往往不能得到及时的沟通与共享。因此，物资采购部门与供应商 之间的联系，基本上属于信息孤岛之间的断断续续的信息交流。这种联系在很多情况 下处于断开状态，公司与供应商之间很难建立持续的合作关系。 这些问题表明，企业必须在重组的基础上，通过运用先进的计算机技术和网络技 术，实现采购的电子化和网络化，从而克服企业中的采购信息传递困难、手工作业缓 慢等问题，提高采购部门对物资采购的响应速度和采购效率，降低采购成本。 3 4 国外采购管理理念的启示 由于东西方文化上的差异，机械制造工业发展环境和历史的不同，双方在采购管 理理念上存在着巨大的差异。在国外，许多企业都相当重视采购这项工作。不仅在大 学里专门开设有采购管理课程，还有专业机构定期举行培训活动和考试。合格者将获 得“注册采购经理”的证书。在美国，许多大公司都把获得此证书作为从事采购工作 的员工提拔的必各条件之一“”。可是，在国内的情况正好相反。在绝大部分国营企业 里面，采购是作为“供销”的部份。而在这些供销部门中，员工往往是以销售工作 为主，对采购重视不够。在这样的管理模式下，可想而之对采购的管理工作不会搞得 很好。有些管理人员简单地把采购看成是一个买卖双方议价的过程，就像是上街买东 西一样，因而无论何种资历经验的人都可以当采购。由于这些企业采购管理上的漏洞 1 3 西安建筑科技大学 不少，给企业内的一些人以可乘之机，收受供应商的好处，而企业自身则毫无疑问地 成为受害者。 太原重型机械集团的采购管理模式完全沿袭了国有大中型机械制造企业传统的库 存驱动式的模式。其采购的重点放在如何与供应商进行商业交易活动上，特别是比较 重视交易过程中供应商的价格比较，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作 为合作者。虽然质量、交货期也是采购过程中的重要考虑因素，但在这种采购方式下， 质量、交货期等都是通过事后把关的办法进行控制，如到货验收等，交易过程的重点 放在价格的谈判上。因此在供应商与采购部门之间经常要进行报价、询价、还价等来 回的谈判，并且多头进行，最后从多个供应商中选择一个价格最低的供应商签订合同， 订单才决定下来。这种条件下产生的采购管理模式，在面对一个变化迅速且无法预测 的市场竞争时，显然存在一些很难适应的问题。同时，由于计划经济体制形成的那种 固有的采购理念，公司的采购体系无法作为企业的经营过程和企业的主体核心来抓， 物资采购中的“暗箱操作”等违规行为时有发生。因此，要见效益，首先要改变采购 作业的观念、规范采购管理。 通用汽车公司的全球采购任务要求，在以质量、服务、技术及价格在全球范围内 供应所需的直接、间接材料、机器和设备及服务以向用户提供更多价值并不断提高用 户满意度。通过引进新技术，开发当地的供应商基地，力争做到在我们所销售的地方 购买，从而平衡生产件和售后服务零件；通过国际互联网交流，利用全球竞争定价， 驱动质量、服务、技术和价格以最有竞争力的采购，向客户提供更多价值的采购策略。 通用公司在选择供应商时，不但进行严格的质量评审，而且注重产品开发能力。对于 汽车生产用的零部件，按照i s 0 9 0 0 0 的要求，对外购的零部件逐一进行调查、审核。 对外购的产品由采购部统一管理，实行集中统采购，以达到优化结构配置，净化采 购资源的目的。推进“零库存”，向物流管理要效益。为不断适应市场竞争的需要，创 新管理，拓宽获利空间，通用公司采用国际上先进的第三方物流政策，以物流最短降 低成本。公司采取零部件准时取货制方式实施“零库存”，并达到降低储备的目的。依 靠这种先进的全球采购模式，巴西通用汽车每年采购成本节约达7 2 亿美元“”。下面 将双方比较列表3 1 所示。 从上述分析可以看出，太重采购理念下的供应商关系主要是“买卖”关系、“对 手”关系，供应商和制造商之间的交往仅限于交易层次。制造商通常把价格视为主要 决定因素，比较典型的做法是多源采购，即列出潜在供应商清单，分处采购，以免为 单一供应商所困。这种方式下的买卖双方互相争斗，以求更好的价格或其它让步。但 这将导致供应商无法与制造商建立长期合作伙伴关系，他们感受不到有任何诚意。这 1 4 西安建筑科技大学 表3 1 太重采购管理与通用汽车采购管理的区别 项目通用汽车公司太重 供应商选择长期合作，单源供应短期