文收发管理制度.docx

1 总则 Quy nh chung1.1为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本规定。Nhm quy phm vic qun l nhn, gi cng vn ca cng ty, nng cao hiu sut s dng vn bn, t nng cao cht lng v hiu qu cng vic trong cng ty, c bit lp ra quy nh ny.1.2公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。Vn kin ca cng ty l cng c quan trng truyn t phng chm, chnh sch, thng bo quy ch, quy nh ca cng ty, xin kin, ch th v tr li vn , ch o cng vic, bo co tnh hnhDo vy, phi nghim tc thc hin cng tc qun l nhn, gi cng vn, phc v cng ty mt cch hiu qu.1.3公司所收发文件由办公室统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。办公室指定专职人员负责收文和发文管理工作。收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。办公室必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。Vic nhn, gi cng vn ca cng ty do vn phng tng hp thng nhtk nhn, gi, chuyn pht, bo qun v ng k vo s, phn loi h s. Vn phng ch nh nhn vin chuyn trch chu trch nhim cng tc qun l nhn v gi cng vn. Nhn vin nhn, gi cng vn phi cn c ti liu, vn kin lin quan, in “bng ng k nhn cng vn” v “bng ng k gi cng vn” ng s tht. Vn phng phi lm tt cng tc qun l nhn, gi cng vn theo nguyn tc chnh xc, kp thi, an ton, thng nht.2 发文管理 Qun l gi cng vn2.1发文，发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。Gi cng vn, thc hin gi cng vn l ch vic cng ty gi cng vn ra bn ngoi, u tin phi tho sn bn tho, bn tho vit xong phi gi ngi ph trch b phn thm duyt, sau bo co lnh o c lin quan k pht, sau khi k pht th em i in, in xong th i chiu ri gi i.2.2发文办理主要包括以下几个工作程序：Thc hin gi cng vn ch yu bao gm mt s trnh t cng vic sau y:2.2.1拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。Son tho: Cng vn, nghip v hng ngy v vn kin c tnh nghip v ca cng ty do cc b phn chc nng c lin quan chu trch nhim son tho, yu cu bn tho phi c ni dung ng tnh hnh thc t, quan im ng n, th t r rng. 2.2.2核稿：核稿是指由拟稿部门负责人或分管领导对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。Ph duyt bn tho: Ph duyt bn tho l ch vic ngi ph trch b phn son tho hoc lnh o phn qun tin hnh kim tra, i chiu, chnh sa bn tho c son, chun b cho vic k pht. 2.2.3会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。K chung: Mi cng vn c lin quan n nhng vic ca cc b phn khc, u cn cc b phn lin quan cng k tn. Sau khi cc b phn c lin quan cng k tn, vn phng tin hnh i chiu li cng vn, ni dung i chiu ch yu l xem thng lng, cng k kt cha, loi cng vn, quy cch cng vn c chnh xc khng.2.2.4签发：其中部门类文件由分管领导签发，公司类文件由总经理签发，对外政府类文件由董事长签发。K pht: Cng vn thuc loi ca cc b phn th do lnh o phn qun k pht, cng vn thuc loi cng ty th do tng gim c k pht, cng vn thuc loi i ngoi vi cc cp chnh quyn th do ch tch hi ng qun tr k pht.2.2.5用印：用印是对已签发的文件进行盖章。ng du: ng du l ch vic tin hnh ng du cho vn kin k pht.2.2.6发文登记：发文登记是指由办公室将待发公文登记造册，以备存查。ng k gi cng vn: ng k gi cng vn l ch vic vn phng ng k, vo s cho cng vn ang ch gi i bo lu kim tra. 2.2.7分发：分发是指由综合部行政人员把用过印并已登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位。Phn pht: Phn pht l ch nhn vin hnh chnh ca phng tng hp dng phng thc thch hp (nh gi bu in, fax, email, nhn vin chuyn trch gi cng vn, ngi c c n k nhn) chuyn cng vn c ng du v ng k cho n v nhn.2.2.8存档：在发文办理流程结束后，办公室按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，扫描电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。Lu tr: Sau khi kt thc quy trnh lm th tc gi cng vn, vn phng phi tin hnh lu tr i vi mi cng vn gi i theo yu cu phn loi h s, vn kin (bao gm 2 bn: bn tho, bn chnh, ti liu bn scan in t, ng thi phi nh k sao lu h s ti liu bn in t sang cng chuyn bit).3 收文办理 Thc hin nhn cng vn3.1收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件、电报、其他文字资料等。收文办理是指对来自公司外部的文件所实施的处置与管理。Nhn cng vn l ch cc loi giy t, ti liu cng v, bao gm vn kin, in bo v cc ti liu ch vit khc do c quan bn ngoi giao n cng ty. Thc hin nhn cng vn l ch vic thc thi x tr v qun l cng vn n t cc b phn bn ngoi cng ty.3.2收文办理主要包括以下几个程序：Thc hin nhn cng vn ch yu bao gm mt s trnh t cng vic sau y:3.2.1签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章。K nhn: K nhn l ch vic ngi nhn cng vn k tn trn giy a cng vn hoc s gi cng vn, biu th nhn c. Nhn c cng vn n, u tin cn xem r c phi cng vn thuc v n v mnh hay khng, sau kim m, xc thc s lng cng vn n, s hiu trn phong b c khp vi cng vn pht khng, kim tra cc tnh trng: phong b ng c b x rch khng, mp dn c b tch ra khng, sau khi kim tra khng c vn g mi c th k tn, ng du.3.2.2收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。ng k nhn cng vn: ng k nhn cng vn l ch vic tin hnh ng k, vit s nhn cng vn cho cng vn nhn c. Tin hnh phn loi cng vn nhn c theo c quan hoc b phn gi trc ri tin hnh ng k ln lt theo tng hng mc ngy thng nhn cng vn, s th t nhn cng vn, n v gi cng vn, s cng vn n, tn cng vn, s lng3.2.3批示办理：在收文登记后，由办公室主任提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交有关部门办理。Thc hin ph duyt: Sau khi ng k nhn cng vn, Ch nhim vn phng s a ra kin v kin ngh gii quyt, sau khi trnh cc lnh o ch cht ph duyt th giao cho cc b phn c lin quan gii quyt.3.2.4传阅：需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向Truyn tay c: Vn kin cn truyn tay c th phi truyn c theo kin ph duyt. Trong khi truyn c, th cn gi cho lnh o chnh v lnh o phn qun c trc: gia cc b phn h b tr cho cc ch qun b phn c trc. Sau khi lnh o xem xong cn k tn, ghi ch thi gian xem. Nu c kin ph duyt th phi lm cc cng vic b sung theo kin ca lnh o. Trc khi truyn c cng vn, phi ng k nghim tc, sau khi truyn c xong th tin hnh kim tra nm bt phng hng vn kin bt c lc no.3.2.5承办：承办是指按照领导人的批办意见，由相关的业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。Thc hin: Thc hin l vic ngi ph trch hoc cc b phn ch qun nghip v c lin quan m nhn c th vic gii quyt cng vn nhn theo kin ph duyt ca lnh o. B phn thc hin sau khi nhn c vn kin cn gii quyt, phi nghim tc, kp thi x l, i vi cng vn khn th cng vn n lc no phi gii quyt ngay lc .4 无论是收文还是发文，都要按档案管理有关规定进行科学管理。已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随时调用。Bt lun l nhn hay gi cng vn u phi tin hnh qun l mt cch khoa hc theo quy nh c lin quan v qun l h s. Cng vn gi i, cn qun l tt bn tho hiu nh, bn lu phng khi cn tra cu tham kho hoc sp xp h s, cng vn nhn c cng phi bo qun tha ng c th trng dng bt k lc no.5公文管理主要包括以下几个程序：（一）制定立卷类目表：按照档案管理的有关规定结合公司的实际情况制定公司立卷类目表。（二）存档：按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并随时把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。（三）调用：对已经归