（计算机应用技术专业论文）基于企业信息化的oa研究.pdf

两北_ _ f = 业大学硼【j 学位论史摘要 摘要 本文以企业信息化系统研究为背景，结合某中型企业西安冶金机械 有限公司( 以下简称西冶) 信息化建设项目，对现代办公自动化( o a ) 系统 丌发所涉及的主要技术方法进行研究。 首先，对现代o a 系统的内涵、现状和发展趋势、企业信息化的概念进 行了综述，明确提出了本文的研究内容。然后，在工作流体系结构、基于角 色的权限访问控制、西冶o a 系统实例的设计与实现以及多a g e n t 技术在o a 系统中的应用四个方面进行了较为深入的研究。 在现代o a 功能需求方面，分析了现代o a 开发领域比较流行的技术， 为设计和开发工作奠定了基础。在工作流体系结构方面，重点介绍了工作流 管理联盟( w f m c ) 通用参考模型，并将其运用到项目的设计中：在实际的 业务过程的工作流提取方面。采用了切实有效的工作流提取优化方案。基于 角色的访问权限控制方面，分析了基于角色的访问控制( r b a c ) 模型，在 具体的设计过程中，采用三维信息体系模型对用户单位的部门、角色和业务 过程进行划分，很好的满足了不同角色依照权限访问控制的需求。 论文在相关技术研究的基础上，圆满完成了西冶o a 系统的设计实现任 务，并对多a g e n t 技术在o a 中的应用进行了分析研究和展望，为企业信息 化系统的进一步研究提供了有益的参考。 关键词企业信息化 o a2 1 2 作流角色 a g e n t w f m c r b a c n p umsd i s s e r t a t i o n a b s t r a c t a b s t r a c t i nt h i s p a p e r t h e m a i n t e c h n o l o g i e s f o r d e v e l o p i n g m o d e r no f f i c e a u t o m a t i o n ( o a ) s y s t e m sb a s e do ni n f o r m a t i o ns y s t e m so fe n t e r p r i s ew e r e s t u d i e d f i r s t l y ，w eg a v ea no v e r v i e wo ft h em o d e r no as y s t e m si nc o n c e p t ，a c t u a l i t y a n dd e v e l o p m e n tt r e n d ，p u tf o r w a r dt h em a i nc o n t e n to f o u r p a p e r s e c o n d l y ，w ed e e p l ys t u d i e dt h ef o l l o w i n ga s p e c t s ：w o r k f l o wa r c h i t e c t u r e a c c e s sc o n t r o lb a s e do nr o l e s ，i n s t a n c eo fa no a p r o j e c t ，a n dt h ea p p l i c a t i o no f m u l t i - a g e n tt e c h n o l o g yi no as y s t e m s o nt h ea s p e c t so ft h er e q u i r e m e n t ，w ea n a l y z e dt h ep o p u l a rt e c h n o l o g i e si n t h ef i e l do ft h ed e v e l o p m e n to fm o d e r n0 a ，w h i c he s t a b l i s h e dt h eb a s e so f d e s i g n a n dd e v e l o p m e n t o nt h ea s p e c t so ft h ew o r k f l o wa r c h i t e c t u r e ，w ei n t r o d u c e d d e e p l y t h er e f e r e n c em o d e lw o r k f l o w m a n a g e m e n tc o a l i t i o nf w f m c ) a n d a p p l i e di t t oo u rd e s i g n w ea d o p te f f i c i e n tw o r k f l o wp i c k u pa n do p t i m i z eb l u e p r i n ti nt h ea c t u a lo p e r a t i o np r o c e s s a f t e ra n a l y z e dt h em o d e lr o l e b a s ea c c e s s c o n t r o l ( r b a c ) ，w e u s e dt h et h r e e - d i m e n s i o na r c h i t e c t u r em o d e lt op a r t i t i o nt h e d e p a r t m e n t s ，r o l e sa n do p e r a t i o np r o c e s s e so f t h e u s e r s ， o nt h eb a s e so ft h ef u l ld i s c u s s i o no ft h ed e v e l o p m e n tt e c h n o l o g i e s w e p r o v i d e d as u c c e s s f u l d e s i g n a n d i m p l e m e n t a t i o n o fx i y j0 a s y s t e m f u r t h e r m o r e ，w es t u d i e do nt h em u l t i a g e n tt e c h n o l o g yi nt h eo f f i c ea u t o m a t i o n s y s t e m ，a n dp r o s p e c t e di t sa p p l i c a t i o nf o r e g r o u n d k e y w o r d s ：e n t e r p r i s e i n f o r m a t i o n s y s t e m o aw o r k f l o wr o l e a g e n t w f m cr b a c 西北i 一业人学帧卜学位论义 第一章绪论 第一章绪论 1 1 现代o a 系统 1 1 1 概念和特点 办公自动化( o f f i c ea u t o m a t i o n ，简称o a ) 于2 0 世纪5 0 年代提出，在 2 0 世纪8 0 年代至2 0 世纪9 0 年代得到了飞速的发展。办公自动化作为一门 学科已越来越受到人们的重视，内涵和外延在不断扩大，但在目前尚未形成 一个严格、统一的定义。较为普遍的观点认为，信息技术、系统科学和行为 科学为支柱的一门综合性技术。它以系统科学为理论基础，行为科学为主导， 综合运用信息技术( 包括微电子技术、计算机技术和通信技术等) 完成各种 办公业务，充分有效地利用信息资源，以提高生产效率、工作效率和工作质 量，辅助决策，促进办公活动规范化和制度化，以达到既定的目标，获得更 好的效益。 现代o a 在性能上具有以下特点： ( 1 ) 办公要求协作性一件事常常出多人完成，是在特定的群体环境 中由群体成员多人相互协作完成的。多人参与时，有时是同步进行( 大体在 同一时削段内进行，有的交互进行有的各自独立进行) 例如，文件在多人 中传阅，有的是分先后次序进行( 在不同时间段内进行，有的按一定顺序分 段进行，有的无确定时恻顺序) ，例如，有的文件要经过撰稿起草、审核、签 发、归档等多人按一定的顺序操作后完成。在工作过程中还可能因为当事人 外出，某些条件短缺、工作出现差误等种种原因导致人员的变动、要求退到 已阶段、要求退到上若干个阶段或跳过某个阶段。也就是说，人们的工作 方式具有群体性、交互性、分布性和协作性，同时常有工作时序变化的需求。 为此。要设计具有不同功能的模块，还要能满足各个模块之间的相关性要求， 使之和谐地共同工作。要求实现信息共享、用户通信、群体活动管理、用户 个体活动管理等等。对群体活动既要配合，又要防止互相干扰：对用户个体 活动既要保持独立性，又要有灵活性。 ( 2 )办公过程具有连续性、可持续性、时序性有关业务活动依时序 或逻辑关系构成业务流程，在办公过程中，各类文档、各种信息和任务依据 一定的规范在工作人员之间传递、处理或执行，称之为工作流，是描述各种 一r 作过程的一科一模型，是一个全自动或半自动的过程。涉及工作流的无外乎 有如下基本信息：工作是什么，谁做，怎么做，通过什么方式做。办公辅助 系统应有工作流系统功能。 ( 3j与单位的管理信息系统密切相关例如收、发文在归档之后应收 入档案管理系统；管理信息系统中的一些数据和表格又常常是发文、报告、 通知的内容。因而当代企业信息化要求的管理信息系统，应为包括管理结构 q i tr 业人学 l mi 学位论义笫一单绪论 化数据的信息系统和包括非结构化数据的办公自动化系统相结合的集成系 统。 同时，现代0 a 在技术上有新的特点。 ( 1 ) 办公工作内容数据的复杂化办公工作内容包括结构化数据和非 结构化数据。结构化数据指符合某种数据模型、有定结构、有具体约束条 件的数据，如二维表格数据、一般管理信息系统的数据。而有些数据如图像、 声爵的结构则没有规律。还有一些数据基于这二者之间，如信件、通知、文 件等文本，很难举出其具体的严格的数据结构，但结构的值却可能隐含某种 结构，常需从中抽取出一些具体的内容，例如查找具有某些词或语旬的文件。 在办公工作中，他们还需与其他些信息如办公有关人员、时间、地点、处 理方法、权限等，组成有一定结构的数据。 ( 2 ) 不同角色对文件的权限并非一成不变如果将文件内容和相关的 其他一些信息构成一条记录，那么，不同的人对不同的记录会有不同的读写 权限，对同一记录的不同部分也会有不同的读写权限，同一人对同一记录同 一部分在不同的时j 1 ：i j 还会有不同的读写权限。例如有的人可看这几份文件， 另一些人却只能看另外一些文件：撰稿人可修改文件内容，审核人只能录入 或修改审核意见：撰稿人修改文件只能在文件被发出之前，在文件发出之后 或文件归档之后，也不得再随意修改文件内容等。以上表现有角色控制特征， 不同角色对不同的字段有不同的权限。另外根据需要，有时需要临时给予某 些领导对某些记录的读写权限，表现为权限控制特征，不同人员对不同记录 有不同的权限。 1 1 2 发展状况和趋势 办公自动化系统属于管理信息系统( m i s ) 范畴，但它比企业的m i s 更为 复杂。m i s 主要是为管理层提供信息服务，而o a 系统除了提供信息之外，还 得对办公流程进行处理。 到目前为止办公自动化的发展经历了三个阶段。 第一阶段：基于文件系统和关系型数据库系统，以个人计算机和办公套 件为主要特征的办公自动化系统。它以结构化数据为存储和处理对象，强调 对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公 信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。该阶段的办 公系统存在的不足是缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低， 而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台。 第阶段：该阶段的办公自动化是以网络为中心，以非结构化数据的信 。宙、流( 或工作流) 为主要的存储和处理对象。这一切归于局域网、广域网和 因特网的高速发展，办公自动化的内涵才发生此种变化。它有利于在企业内 部建立通信基础平台，不仅提高了办公效率，还增强了系统的安全性。与第 一阶段相比，第二阶段办公自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的 管理，这与知识经济的发展不相适应。 第三阶段：以计算机网络为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为 生要处理内容的办公自动化系统。1 9 9 6 年，世界“经济合作与发展组织” 阳北丁业人学坝l j 学位沱z第一章绪论 ( o r g a n i z a t i o nf o re c o n o m i cc o o p e r a t i o na n dd e v e l o p m e n t ，o e c d ) 在“科 学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”的概念， 人们把它归纳为知识经济( k n o w l e d g ee c o n o m ic ) 。知识经济的建立和发展主 要指发展科学技术、教育以及创新( i n n o v a t i o n ) 、应变能力 ( r e s p o n s i v e n e s s ) 、生产率( p r o d u c t i v i t y ) 和技能素质( c o m p e t e n c y ) 为 主要内涵的知以管理( k n o w l e d g em a n a g e m e n t ) 。事实上，知识经济时代的办 公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业的最 终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。因此，该阶段的办公自动化 是以知识管理为核心。 知识经济时代的办公必须以达到企业的最终目标为目的；在电子商务时 代要求企业与机构的f 常业务处理基础平台的办公自动化系统能够提供足够 的灵活应变和丌放交互能力。同时办公过程中人员之问的沟通、协调和控制 也应在办公自动化系统中得到满足。从而帮助企业发现知道什么，如何定位 拥有专门知识的人如何传递这些知识，以及如何有效利用知识，进一步达 到在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体的业务水 平。 办公自动化建没的本质是以提高决策效能为目的。通过实现办公自动化， q 以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加 协同办公能力强化决策的一致性，撮后实现提高决策效能的目的。办公自 动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。 只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只 有将办公过程中生成的信息进行有序化积累、沉淀，办公自动化才能发挥作 用。 随着计算机技术的发展与办公自动化系统水平的不断提高，将来办公自 动化系统总的发展趋势将向信息化和智能化方向发展。 1 2 企业信息化 企业信息化实质上是将企业的生产过程、物料移动、事务处理、现金流 动、客户交互等业务过程数字化，通过各种信息系统网络加工生成新的信息 资源，提供给各层次的人们洞悉、观察各类动态业务中的一切信息，以做出 有利于生产要素组合优化的决策使企业资源合理配置，以使企业能适应瞬 息万变的市场经济竞争环境，求得最大的经济效益。 近些年，经济全球化之所以得以加强，应该晚有赖于信息技术的发展。 特别是互联网的f 1 。泛应用，极大的促进了信息的沟通，便于各种资源在全球 范围内得以优化配置。处于发展中国家的企业，要想在全球竞争中得以生存 和发展，必须加强企业信息化建设。我国的企业信息化建设从二十世纪七十 年代开始起步，：二十世纪八十年代进行铺垫，二十世纪九十年代中、后期进 入了快速发展阶段。 经过2 0 多年的改革丌放和现代化建设，我国企业信息化建设有了一定的 p q 北i 业入学f l ! i ! i 学位论文锖一币绪论 成效，特别是利用信息技术对传统产业的改造达到新的广度和深度。国家经 贸委近期的调查表明，在3 0 0 家国家重氯企业中，有8 0 以上已经建立办公 自动化系统和管理信息系统，7 0 以上接入了互联网，5 0 以上建立了内部 局域网。然而从更大的范围看，1 5 0 0 家国有大中型企业中，却只有1 0 基本 实现了信息化。我国广大的中小企业的信息化建没的情况更是不容乐观。因 此，我国企业信息化整体水平仍处于较低阶段。 我国在企业信息化方面的主要障碍及问题是： ( 1 ) 企业管理基础差，使企业信息化难度加大。从总体上来说，我国很 多企业管理基础薄弱，如管理措施落后、管理基础数据缺乏等，使得企业不 容易实现由低层次的感性管理模式迅速转变为高层次的计算机管理模式。另 外，企业信息技术还会引起企业管理方式的变革。 ( 2 ) 缺乏长远、统一的信息化发展计划，浪费了企业的信息资源。信息 技术由于其特点，往往不同系统之间具有非兼容性，如果要从一个信息系统 转换到另一个系统时，将不得不放弃某一系统的软件及其相配套的硬件，并 且要重新熟悉新系统的操作。或者是基于一种“先做，再修改”的思想进行 信息化建设，必定会造成资源的浪费。 ( 3 ) 没有进行流程再造、组织创新使信息化无法发挥正常作用。因为 传统的生产经营过程往往按职能划分各部i 1 ，而不是按信息技术的要求即按 流程来安排，这样很容易切断信息流程的渠道。所以，企业信息化不能只在 原有的生产、经营、组织上构建，必须进行流程再造。 ( 4 ) 企业对信息化的资金投入不足，信息人才缺乏。1 9 9 8 年，我国3 0 0 家重点企业中用于信息技术和设备的投资累计仅占总投资额的0 _ 3 ，而发达 国家大企业在信息化上的投资一般为总资产的8 到l o 。另外，从总体上 看，我国企业内信息化人才严重缺乏。 由此可见，企业运用网络信息技术，由传统模式企业向网络化企业转变 己势在必行。为此，提出如下对策或建议： ( 1 ) 建立专门的信息化建设的组织、部门及主管，以提供充分的组织保 证。在现行的企业制度下，要真正改变企业的运作方式，使企业信息化落到 实处，首先必须在组织上予以保证。因为企业信息化不仅涉及到信息技术， l 而日涉及到企业生产经营的方方面面。 ( 2 ) 制定信息化发展规划。一般应按以下步骤推进：第一步，利用计算 机实现对产品生产过程的自动控制；第二步，利用网络信息技术构建企业内 联网( i n t r a n e t ) ，全面整合企业内部资源：第三步，利用互联网开展电子商 务。 ( 3 ) 选择合适的信息化解决方案。企业信息化并走向电子商务，其前提 是必须建、：；! = 内联网首先实现办公自动化( o a ) 系统或者说管理信息系统 ( 4 a n a g e i n f o r m a t i o ns y s t e m ，m i s ) 等基础性管理系统，实现事务办公信 息化。然后推进到e r p ( e n t e r p r i s er e s o u r c ep l a n n i n g ，企业资源计划) ， 实现综合性管理系统，整合企业内部资源。 ( 4 ) 寻找合适的电子商务切入点。电子商务主要是解决企业与外部的通 信、连接与交易，如果企业有比较好e r p 应用基础，做到电子商务和e r p 的 龋北工业大学倾i 学位论殳第一章绪论 无缝对接，必将使企业与客户、供应商及合作伙伴高度融合，联接成一个有 机的整体这样才能真f 发挥出电子商务的优势来。 1 3 论文研究的背景和目的 本论文以西安冶金机械有限公司企业信息化下的办公自动化为背景，以 设计j t 发出适合西冶公司的网络办公自动化应用软件和实现西冶公司的办公 自动化为目标；同时对相关的技术如工作流、角色权限访问控制和模块集成 等进行分析，并对多a g e n t 技术在办公自动化中的应用进行初步研究。 本论文的目的：针对实际应用项目背景进行关于企业办公自动化软件及 其相关技术的研究，总结相关经验，为后续的开发打好坚实的基础，并提出 有创新的思路和建设性的研究方案。 1 4 论文内容及组织 图1 1论文组织结构 f 玛北t 业大学硼r j 学位论文 第一章绪论 本论文以西冶公司实现企业信息化下的办公自动化系统为研究背景，研 究基于b s 模式的o a 软件技术。研究内容包括工作流体系结构、基于角色的 访问权限控制等关键技术，设计实现了基于b s 模式的西冶o a 系统。在此基 础匕，进一步研究了多a g e n t 技术在将来的办公自动化系统中的应用。 全文共分为七章，按如下结构组织： 第一章为绪论。介绍现代办公自动化系统的概念、特点以及发展状况和 趋势，论文的研究背景和目的意义，论文研究的内容。 第二章为现代o a 系统分析。介绍当前流行的系统丌发平台，b s 模式和 c s 模式的比较，复合型文档数据的处理，安全性功能，与其它业务系统的 集成，协同办公移动办公方面的支持等内容。 第三章为工作流体系结构。介绍工作流技术以及工作流管理系统和参考 模型，针对具体的应用软件系统思考实际的可应用工作流模型的设计方法。 第四章为基于角色的访问权限控制。根据办公特点，引入了基于角色的 访问权限控制模型，进行对文档信息访问和用户信息的安全设计。 第五章为西冶o a 系统的设计与实现。主要是介绍我们实现的西冶o a 系 统实例模型。 第六章为多a g e n t 技术在o a 系统中应用研究。主要介绍a g e n t 相关概念 及体系结构，和多a g e n t 技术在将来办公自动化软件中的应用研究。 第七章为总结与展望。对所做研究工作做了总结，对进一步的研究提出 了展望。 西北t 业人学坝1 学位沦立第一二章现代o a 系统分析 第二章现代0 a 系统分析 为丁改汁”发出适合用户单位的办公自动化系统，理应对办公自动化系 统进行总结性的分析。由于各个企事业单位的业务和职能各不相同，因此对 于办公自动化系统的需求也存在差异。 2 1 现代0 a 的功能需求分析 现代0 a 的功能通常包括：电子邮件、对复合文档型数据的处理、工作流 自动化的应用、协同工作和移动办公、安全性控制功能、与其他业务应用系 统的集成。 2 1 1 电子邮件功能 信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统作为信息传递与 共享的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信要求。换言之，电子 邮件系统是办公自动化的通信基础设施。 从信息技术的角度出发，电子邮件功能是一种“推”技术，即发送方将 信息通过存储转发技术推给接收方。 从用户使用习惯出发，电子邮件功能是办公自动化系统的“门户”。因为 r 作人员很容易养成一种工作习惯，每同查看自己的电子邮件信箱，阅读处 理有关的信件：而且功能高级完整的电子邮件系统一般都具有新邮件到达提 示功能。因此，办公自动化应用系统可以利用电子邮件系统的特点将每一项 需要工作人员处理的信息或通知，制成电子邮件，直接投递到工作人员的电 子邮件信箱。t 作人员通过电子邮件信箱的提示信息，可以及时打开自己的 电子邮件信箱，阅读相关的邮件。并通过邮件的指示( 超链接等) 自动打开 相关的办公自动化应用系统，进行下一步工作。 在一个办公自动化系统中，针对不同的业务需求，通常包含了多个应用 子系统，如发文、收文、信息服务等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些 办公应用子系统的统一门户，每一个用户通过关注自己的电子邮件邮箱就可 以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统看看 哪些足需要处理的工作。在这种情况下如果由于某种人为原因，没有及时 套阅某个应用系统，就可能造成工作的延误。办公自动化应用系统以电子邮 件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统的友好性和易用性，减少培 训的：r = 作量。 2 1 2 对复合文档型数据的处理 复合文档型数据不同于传统数据类型。所谓的传统的数据类型指的是数 值型、证文型数据。用传统数据类型在表达信息时要求信息具有严格的民度 和格式，即所谓“结构化数据”，在处理信息时以关系运算和数学运算为特色。 “l 北1 业人学蝴i j 学位论史第二章现代o a 系统分析 办公自动化处理的信息的一部分符合传统数据类型的特点。 但是，必须指出的是，办公自动化对信息的表达与处理方式的要求，是 不同于传统数据类型的。办公自动化所处理的信息的载体大多是以文件、报 表、信函等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。在这样 的文档处理系统中，要处理的信息除包括传统数据类型外，更多的是以各种 格式的数据混合存在的形式出现的，如在行文中包含文字、图形、表格，分 成各种段落等等，很难将这些数据信息限定氏度和格式；而且随着办公需求 的进一步发展，多媒体信息、对象也逐渐成为越来越重要的办公数据信息： 同时办公自动化系统作为机构和新业务信息系统，如m i s 与数据挖掘系统， w e b 资源等等紧密集成，也就是说办公自动化系统所处理的信息还包含了各 种各样的数据对象，如w o r d 文件、工作表等等。这些区别于传统数据类型信 息，如果用一个概念来统一表示，就是“非结构化数据”、“复合文档数据” 或“对象数据”。 对“复合文档数据”或“对象数据”的表示和存储管理是数据库技术领 域的新领域。一股认为，关系数据库系统，如o r a c l e 、d 8 7 2 、s q ls e r v e r 、 f o x p r o 等，适合结构化信息的表示和存储，但是对复合文档数据的处理就有 “削足适履”之感，并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数 据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现 的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。 更重要的是，用户在使用办公自动化系统时对信息的处理方式是不同 于他们在使用主要是处理传统数据类型的应用系统的。例如，用户在使用办 公自动化系统时对信息的查询方式，除了像在使用传统数据类型时输入些 选择条件，如范围、大小等，从而获得查询结果外，还需要有“全文检索” 的查询方式，因为用户往往很难明确给出对文档，特别是文档内容的查询条 件，只能是以可能出现在文档中“词汇”作为查询条件，这就需要数据库系 统提供对所有存储信息的全文检索引擎。此外，这些不同的信息处理方式还 包括信息录入、输出的方式等等，如电子邮件、扫描仪、传真等均是系统输 入输出的重要方式。 当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。虽 然文档数据库一般都包含了对传统数据类型的存储、处理运算能力，但是大 量、高强度的数据统计和计算、分析能力往往是其不足之处。因此，必须针 对大量办公自动化的具体要求，必要时需要集成关系数据库，充分发挥各自 的长处，提供最终用户完整商效的数据存储和处理能力。 一去以敲之，办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须 以文档数据库为核心建立，同时选择性的结合关系数据库。 从信息技术的角度出发，数据库技术代表了“拉”技术，即信息共享技 术。信息被集中存储管理，当用户需要信息时，主动地将数据从数据库中的 信息“拉”到自己的工作站上进行处理。 2 1 - 3 工作流自动化的应用 工作流管理联盟( w o r k f t o wm a n a g e m e n tc o a l it 0 1 1 ) 将工作流定义为： l 巧北l 、出人学坝卜学位沱史 第一二章现代o a 系统分析 业务流程的全部或部分自动化，在此过程中，文档、信息或任务按照一定的 过程规则流转，实现组织成员间的协调工作以达到业务的整体目标。 几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应 用公文审批流转处理、公告发布管理等。每一项工作以流程的形式，由 发起者，如文件起草人发起流程，经过本部门以及其他部门的处理，如签署、 会签，最终到达流程的终点，如发出文件、归档入库。 工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可 能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理结束后引发了下级部门 的收文处理流程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关以及与机关 的相关单位之刚。 工作流自动化的目标就是要协调组成： 作流的四大元素，即人员、资源、 事件、状态，推动工作流的发生、发展、完成实现全过程监控。信息技术 不仅应该管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还应该主动推进工作流 程的实现，如及时的收回和赋予不同人员的操作权限，如起草人起草文件完 毕后即不可修改文件内容。而其上级领导获得文件的签署权或对内容的修改 权、主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，从而整体提高工作流处 理的效率。 工作流自动化有三种实现模式。即： 1 ) 基于邮件的。 2 ) 基于共享数据库的。 3 ) 基于邮件和共享数据库结合模式的。 基于邮件的工作流应用，就是通过邮件将数据表单从一个人邮箱传送到 另个人邮箱。其特点是模式简单。但是，最大的弊病是无法实行监控，没 有一个管理者可以随时掌握工作流的动态。其他问题包括：难以实现自动化 处理如通过代理催办、集中归档、统计；数据容易出现多份拷贝，难以控制 安全性和准确性；大量的邮件传输引发大量的网络流量。 基于共享数据库的工作流应用，可以克服上述基于邮件的工作流缺点。 如信息单存储，自动处理，安全性更好，容易实现监控。但是，工作流的 驰动成了一个问题，因为缺乏信息通讯机制，无法主动通知有关人员进行下 一步【作。 而基于邮件和共享数据库相结合的“群件模式”的工作流应用，结合了 上述二：者的优点。通过数据库管理工作流信息，通过电子邮件推动工作流程， 即所潸的“跟踪通知”模型。 基于群件的工作流自动化系统充分利用了邮件和数据库的特点。通过可 丌发的应用设计工具可以丌发出包含并优于前两者模式的工作流应用。 从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥 了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也 使办公自动化人员捌有了完整的信息技术工具。 2 1 4 支持协同工作和移动办公 传统卜的管理信息系统或办公自动化应用将重点放在信息的输入输出、 丁q 北i 业人：学f i ! j ! i j 学位论义 第二荦现代o a 系统分析 存储和检索。这无疑是卜分诈确的，但是传统应用系统在帮助用户“产生” 和利用信息则支持不够，不能满足办公自动化的全部功能要求。 在f 常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才 能做出某科决策( 即“产生”信息的过程) 。而这种在群体中互相沟通、合作 的工作方式就是所谓的“协同工作”( 工作流是其中一种相对有序的协同工作 方式) 。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及 同步l 办作方式如网络实时会议币在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的 工作方式，它们打破了时问、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同 工作中去，大大提高了工作效率。 移动办公也是办公自动化的重要手段。传统的办公自动化系统限定了最 终用户只能在办公室早才能访问和利用信息。可是办公人员特别是领导由 于其工作性质，需要经常外出，此时他就无法享受到信息技术带来的好处， 甚至还可能造成工作的延误。例如，我们经常会遇到某项重要工作需要领导 最终决策的情况，可是由于领导没有上网的手段或者应用系统不支持远程拨 号连接，领导无法及时得到所有信息因而造成不必要的耽搁甚至损失。所渭 的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨 号或登录到出差地的网络，通过电话或者广域网络，随时可以访问到办公自 动化系统：为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作 方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地” 处理信息，例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等，工作完毕后才 再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。 在网络时代，对信息的利用已不仅仅只是关注于信息本身了，为提高信 息f i d 利用率必须而且也有了充分的技术可能性可以更好的支持人们的工作 手段和习惯。所以办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支 持和移动办公支持。 2 1 5 安全性控制功能 办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人 员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不i 司的，因此安全性控制功能成 为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。 机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户入侵、权限控 制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破， 而且也不许足够灵活，方便使用者掌握和利用。 当然，安全性的完整实现有赖于制定和执行严格的规章制度与管理制度。 2 1 6 与其他业务应用系统的集成 办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着 其他业务应用系统，如m i s 、专业应用系统如财务管理系统、人事管理系统 等，它们与办公自动化系统是互相联系的，例如专业应用系统的统计结果报 表成为办公自动化应用系统的一项办公信息，反之办公自动化系统的一项输 出如正式公文是专业应用系统的信息计算与处理依据。因此办公自动化系统 西北工业大学预0 学位论文第二二章现代o a 系统分析 必须能够集成单位内容的其他业务应用系统。 事实上，从用户使用角度出发，“数据存访中心”的概念可以最大限度的 提高应用系统的友好性和易用性。也就是说，用户只需要访问个系统，就 可以访问到所有他所需要的信息，包括办公信息、业务数据。办公自动化系 统应该成为这样的“存访中心”，也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。 无疑，办公自动化系统的发展定是既从功能上逐渐完善、强大，而且从易 用性t 也越来越友好和方便。 2 2 开发模式 目前有两种丌发模式一一c 1 i e n t s e r v e r 模式( 简称c s 模式) 与 b r o w s e r s e r v e r 模式( 简称b s 模式) 。 2 2 1c s 模式 c s 模式本身也是属于发展到9 0 年代的较为先进的结构。这种模式将应 用一分为二，服务器负责数据管理，客户机完成与用户的交互任务。c s 具 有强壮的数据操纵和事务处理能力，以及数据的安全性和完整性约束。但随 着企业规模的日益扩大，应用程序的复杂程度不断提高，逐渐也暴露了以下几 方面不足： ( 1 ) 开发成本较高。c s 结构对客户端软硬件要求较高，尤其是软件的 不断升级，对硬件要求不断提高，增加了整个系统的成本，客户端越来越臃 肿。 ( 2 ) 移植圃难。不同开发工具开发的应用程序，一般来说互不兼容，不 能搬到其它平台上运行。 ( 3 ) 用户界面风格不一，使用繁杂，不利于推广使用。 ( 4 ) 维护复杂，升级麻烦。如果应用程序要升级，必须到现场为客户机 一一升级，每个客户机上的应用程序都需要维护。 ( 5 ) 信息内容和形式单一，因为传统o a 一般为事务处理，界面基本遵 循数掘库的字段解释，开发之初就已确定，而且不能随时截取办公信息和档 案等外部信息，用户获得的只是单纯的字符和数字，既枯燥又死板。 ( 6 ) 新技术不能轻易应用。因为一个软件平台及开发工具一旦选定，不 可能轻易更改。 2 2 2b s 模式 随着互联网技术的飞速发展和广泛应用，将过去花费巨大的信息化建设 转化成许多中小企业也可以支付得起的应用，使得更多的企业和机构可以进 午先进的信息化建设，进而提高企业和机构的竞争能力，传统的网络软件的 计算模式也f 由c s 模式转向基于i n t e r n e t i n t r a n e t 标准协议的三层b s 模式。b s 模式简化了客户筛软件，只需装上浏览器作为客户端的运行平台。 而将所有的开发、维护和升级工作都集中在服务器端。用户使用浏览器 ：网， 西北t 业大学倾l 学位论史 第二章现代o a 系统分析 向w e b 服务器发送请求，在w e b 服务器端处理请求，查询数据库，执行应用 程序，并将结果信息组织成h t m l 页面发送给用户，在用户的浏览器上显示， 组成了一个三层b s 模式。 图2 1b s 模式结构图 基于b s 模式的i n t e r n e t i n t r a n e t 技术，其三项优势是实质性的： ( 1 ) 它是有计算技术以束最稳定的技术平台。在c s 时代，用户最苦 恼的问题莫过于如何选择一个稳定的平台。由于以前的技术基础不是网络， 因此自然地发展出众多的互不兼容的技术平台。每种技术平台，从用户应用 稳定性要求来看，都可以说是昙花一现，给用户留下了无奈与苦恼。只有进 入网络计算机时代，由于上亿用户都连在网上，其技术才获得了高度稳定性。 它只能发展，不能被推翻，所有人只能支持和遵循它，不能控制它。 ( 2 ) 它本质上是一种客户机技术，这对于大中型企业特别合适。在c s 模式下，每种应用的主要部分是在客户机端。别的不说，光是在众多的客户机 端安装和维护多种应用的多个版本，就叫人受不了。而i n t e r n e t 技术却不同， 上亿个用户只是通过浏览器这个统一界面，就可享受到无限丰富的，永远在 不断变化和发展着的信息服务。i n t r a n e t 原则上取消了所有在客户机端的维 护： ：作。 ( 3 ) 它提供了异种机、异种网、异种应用服务的联机、联网、统一服 务的最现实的开放性基础。通过i n t r a n e t 技术统一访问异种数据库，早已成 为现实。从i s d n 到a t m ，再到现在大行其道的t c p i p ，正是由于i n t e r n e t 的大行其道，宽带i p 将会成为真正的、统一服务的( 数据、语音、多媒体) 网络基础。 但是呢，b s 模式的丌发也并非是完美的。其中很重要的就是目前其安 全性问题还没有很好的解决。 出上面的比较可以看出，目前b s 模式比c s 模式的确有好多优势，但 是c s 模式也有它自己的优点，因此呢，在最近的阶段两种开发模式会共存； 甚至采用两种模式结合的策略开发。 2 3 开发平台 目前o a 系统的开发平台主要有3 类：基于关系型数据库管理系统、基于 b s 结构和关系数据库结合的方式和基于群件系统。 i 眄北丁业入学1 ：i j 卜l 学位论史 笫_ 二荦现代o a 系统分析 1 基于关系型数据库管理系统 高级编程语言例如f o x p r o 、v b 、d e l p h i 和后台关系数据库s o ls e r v e r 、 o r a c 【e 等。这类开发平台的优点是数据处理能力强访问速度快，丌发工具 使用范围广泛。缺点是在通讯手段、j “域网方面能力不强，系统的可伸缩性 和扩展性较差；而且其系统的安全和权限以及工作流管理由开发者在关系数 据库中实现，开发工作量大，维护较为困难；另外，此类系统采用c s 结构 模式，客户端要安装大量的运行程序安装与维护比较困难，特别是在扩展 为i n t r a n e t 结构时难度较大。 2 基于b s 结构和关系数据库结合的方式 这类丌发平台的优点是非常适合信息的查询和组织，界面简单，且易于 与i n t e r n e t l 的其他系统集成，要求是客户端要装有i e 或n e t s c a p e n a y i g a t o r 等主流浏览器。比如m i c r o s o f t 的a s p 技术和n e t 技术以及s u n 公司针对企业应用设计的j 2 e e 架构，采用l a v a 技术。缺点是对于十分复杂 的工作流和权限设置显得难度较大。 3 - 基于群件系统 这是目前流行的开发平台。这类开发平台的优点是具有完善的通讯手段 和非结构化数据的处理能力，较好的系统可伸缩性和扩展性；而且系统提供 了安全和权限及工作流管理机制。缺点是处理结构化数据能力较弱，不擅长 数据的计算、分析和统计，运行效率较低。目前主要的群件系统有l o t u s d o m jn o n o t e s 和m jc r o s o f te x c h a n g e 。 2 4 本章总结 本章主要是从总体上对现代办公自动化系统的进行分析，使读者从软件 开发、系统功能设计考虑的角度熟悉办公自动化系统。首先是目前o a 系统所 需要实现的功能的分析，一是分析各功能实现的可行性，二是分析实现其功 能的必要性。其次是对现代o a 系统的开发模式分析，c s 模式和b s 模式： 最后是分析目前流行的三类开发技术平台；重点是工作流自动化应用和安全 性控制功能，下面的章节会从概念结合实际研究进行详细沦述。 西北1 _ 业人学坝卜学位论史第三章t 作流体系结构 第三章3 - 作流体系结构 3 1 工作流技术概述 进入九十年代以后，伴随着企业信息化、网络化的逐步深入，企业内部 的网络基础设施和工作组计算环境的同益完善，这就为工作流技术在企业中 的应用、实施提供了可能的条件。作为一1 项集成技术，工作流所要实现的目 标就足使企业中大量的基于知识与规则的任务和活动能够相互协调一致、高 效运作，在正确的时间内能够将正确的信息传递给正确的人，从而完成正确 的业务流程。从这一角度看，工作流并非是一个简单的计算机应用，而是企 业信息、企业资源、企业应用和企业人员的集合体。 3 1 1 工作流技术的由来 大多数企事业单位，在p c 机尚未作为信息处理工具而出现的时候，纸张 是各行业中进行日常业务活动所不可代替的信息载体包括表单、文件、技 术资料等在内的各种与企业密切相关的文档都是以纸张的形式在各个部门之 问传递。这种古老的载体在信息处理、组织、保存以及查询检索方面都是很 低效的。随着工作要求的提高，信息的需求量也大大增加，这反过来又需要 进行更多的审阅工作。但是在这个过程中人们真正需要的是信息而不是纸张， 因此，人们需要出现一种无纸化的、计算机使能的功能环境。 八十年代中期，f i l e n e t 、v i e w s t a r 等公司率先开拓的工作流产品市场， 成为最早的一批工作流产品供应商。他们把图像扫描、复合型文档、实例跟 踪、关键字索引等功能结合在一起，形成了种全过程支持某些业务流程的 集成的软件这便是早期的工作流管理系统。工作流从最初的诞生之同起就 是一种面向过程的系统集成技术而出现的。只不过限于当时的计算机发展水 平，它所集成的功能较为简单而己。 随着计算机的普及、网络技术的发展，现代企业的信息资源越发表现出 异构、分布、松散耦合的特点，企业地理位置的分散性、决策制定的松散性 以及客户服务器体系结构、分布式处理披术的成熟，说明了集中式信息处理 模式已经成为过去，实