办公财物管理制度.doc

办公设备、办公用品管理制度 一、办公设备管理制度 1、目的：为了保证公司电话、电视、音响、电脑、笔记本、移动硬盘、相机、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌、办公椅、档案柜等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定办公设备管理制度。 2、办公设备购买：1）办公设备的购买需经询价、比价后确定供应商，以质优价廉为原则，由运营部经理审批。2）需新增办公设备，由使用人提出申请，部门经理审核、总经理审核后交运营部统一采购。3、办公设备使用管理：以谁用谁管为原则，所有办公设备登记在册，登记本由运营部商务保管。公共办公设备指定专人负责管理，负责对办公设备的使用情况进行不定期检查确保设备能正常运转，尤其关注长期不使用设备在使用前检查设备状况；外借归还的设备应检查设备状况；设备管理人有权限制他人使用相关设备，但应提供使用协助。电脑、笔记本的使用管理：1） 使用人要设置开机密码，密码需在部门经理处登记，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。 2）使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。3）接收 E-MAIL 时，不打开广告类、垃圾类邮件，下载文件须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响计算机正常使用。4）财务部的计算机除使用人及中层以上管理人员，其他人员不得上机操作。5）计算机使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码，以免被他人给破坏。6） 计算机使用人不得有意破坏电脑硬件设备， 若经发现、 核实后， 照原价 3 倍进行赔偿。7）计算机使用人在关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进行关机。8）计算机使用人定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好日常数据备份，确保电脑足够的运行空间。9）服务器每周末关闭，每周一早8点开启，节假日同样操作。负责人：ERP单据过账审核人其他办公设备的使用管理：1）移动硬盘分部门设专人保管。2）相机由运营部负责保管。领用时需登记，领用、归还时应检查相机是否能正常使用并在登记本上签字。3）打印机的日常使用中，色带、墨盒用完需及时更换，更换时须严格按操作说明操作。4）传真机、复印机、投影仪、音响及附属设备等办公设备请按使用说明操作，注意投影仪不支持热插拔，应待散热后断电。以上设备出现故障须叫专业人员维修。5）专属个人使用的办公桌椅应保持整洁无灰尘，不得乱涂、刻、画，发现人为损坏照价赔偿。6）办公设备外借应登记在册并追踪归还。7）因个人原因造成公司办公设备损坏者，由设备管理人员提交设备损坏详细说明，交由上级主管处理。 4、办公设备的所有权：公司购买的办公设备所有权归公司。销售员申请报销的办公设备如笔记本电脑、平板电脑、手机等所有权归公司，公司有权按考核制度收回重新调配，销售员离职时应当归还；归还的办公设备需确认能正常使用，人为损害需照价赔偿。二、办公用品管理制度 1、目的：为了加强办公用品的管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与领用，本着节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。2、办公用品的分类：按使用的性质分为一般消耗品和耐用消耗品两类。 一般消耗品包括：笔芯、铅笔、白板笔、圆珠笔、中性笔、笔记本、记事本、固体胶、液体胶、胶带、回形针、大头针、订书针、复印纸、复写纸、便条纸、稿纸、封皮纸、易事贴、档案袋、透明袋、档案盒、印油、印泥、工具刀、拉杆夹、文件夹、文件框、装订夹、装订签、装订胶片、记号笔墨水、白板笔墨水、橡皮、双面胶、扣取纸、创可贴 耐用消耗品包括：记号笔、荧光笔、卷笔刀、笔筒、修正液、计算器、订书机、打孔器、装订机、直尺、长尾票夹、票据夹、剪刀、电池、印台、黑板擦、名片夹、U盘 3、 办公用品采购 1) 公司办公用品统一归口管理部门为运营部。运营部商务于每月月末的25号-30号完成公司下月办公用品购置计划，500元以内由运营部经理审批，超500元交总经理审批后采购。 2) 其他部门临时需要可提出采购申请，提交运营部采购。3) 所有办公用品由公司统一购买，私自购买不予报销，遇特殊情况需部门经理审批。4) 办公用品由运营部安排商务、会计2人共同确定供应商，以质优价廉为原则。合作供应商应有所有商品的报价，报价单由供应商盖章确认。供应商送货时需核对价格才能签单，对价格变动的商品应查明原因，同时修改报价单。5) 办公用品的结算视公司采购量确定，可以月结，要求提供增值税发票。送货签单由商务移交会计保管并定期结算。4、 办公用品管理1）办公用品由商务负责管理和发放。商务应按一般消耗品和耐用消耗品分类管理，耐用消耗品领用要求登记并以旧换新，登记本或表格格式见附件2。2）每月4-5日为统一发放办公用品的时间，其它时间不予领取（特殊情况除外）。 3）新入职员工，在入职当天由商务主动发放配套的办公用品，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品全部退回，一般消耗品除外。（销售和技术新人发签字笔、笔记本各一本，后勤行政新人发签字笔、笔记本、文件夹各一个。应视具体岗位派发其他办公用品。）4）公用的耐用消耗品由商务负责管理，如订书机、白板笔、黑板檫、打孔器、装订机等。5）会务用品如黑板檫、白板笔等应在公司会议前检查是否足够、可用。6）备用办公用品由商务定期盘存。盘存频率为每月一次，对日常必需品、不易采购品或用量大的办公用品应酌量库存，以备不时之需。7）办公用品应当爱惜使用，若发现人为损坏，由使用人照价赔偿。三、本制度由运营部负责修正完善，自公布之日起执行。附件1 办公用品申购单 日期： 年 月 日申请部门预计购置时间编号品 名规格单位数量备 注部门 经理申请人运营部经理采购