工作分析方法课件.ppt

1,工作分析方法,2,工作分析方法的分类,按照工作分析的内容分：通用的工作分析方法、以人为基础、以工作为基础、传统工业企业工作分析方法按照工作分析的方式分：定性的分析方法和量化的分析方法,3,工作分析方法,工作参与法工作日记法观察法访谈法关键事件法问卷法,4,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,含义：由工作分析人员亲自参加工作活动，体验工作的整个过程，从中获得工作分析的资料。要求：工作分析人员有较高的技能和全面的知识。适应于较简单的工作职务分析。,5,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,含义：工作日志法也称工作写实法，指任职者按时间顺序详细记录自己的工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法方法：让员工用工作日记的方式记录每天的工作活动，作为工作分析的资料。,6,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,.含义：观察法是运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具环境等并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。适用：相对稳定的工作，以体力活动为主的工作，选有代表性的工作，不干扰被观察者，有观察提纲和行为标准。方法：了解信息，进行面谈，合并信息核实描述。,.含义：指工作分析人员到工作现场，针对某些特定对象的作业活动进行观察，收集、记录有关工作的内容、工作间的相互关系、人与工作的关系，以及工作环境、条件等信息，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析和归纳总结的方法。适用：相对稳定的工作，以体力活动为主的工作，选有代表性的工作，不干扰被观察者，有观察提纲和行为标准。方法：了解信息，进行面谈，合并信息核实描述。,7,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,含义：主要是由工作分析专家与被分析工作的任职者就该项工作进行面对面的谈话。内容：工作目标、工作内容、工作的性质和范围、所负责任所需知识与技能等。方法：多人同时进行。以诚相见消除疑虑，使其表白心迹吐露心声。,8,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,含义:工作成功或失败的行为特征或事件。内容:主要记录(1)导致事件发生的原因和背景(2)员工的特别有效或多余的行为；(3)关键行为的后果；(4)员工自己能否支配或控制上述后果。注意：期限要充足；事件要足够；正反要兼顾,9,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,问卷调查法是有关员工对有关工作内容、工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性频次做出描述或打分，然后对结果进行统计分析，找出共同的有代表性的回答，据此写出工作描述，再反馈该职务工作者意见，进行补充和修改。,10,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,含义：由工作分析人员亲自参加工作活动，体验工作的整个过程，从中获得工作分析的资料。要求：工作分析人员有较高的技能和全面的知识。适应于较简单的工作职务分析。,11,工作参与法,工作分析人员亲自从事所需研究的工作。优点：可以准确地了解工作的实际任务；在体力、知识、经验等方面对任职者的要求；适用：适用于短期内可以掌握的工作。缺点：不适用于需要进行大量训练和危险的工作。,打字员,12,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,含义：工作日志法也称工作写实法，指任职者按时间顺序详细记录自己的工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法方法：让员工用工作日记的方式记录每天的工作活动，作为工作分析的资料。,13,工作日志法,优点：信息可靠，适合于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息。费用花费少对分析高水平，比较复杂的工作，显得比较经济有效。缺点：注意力集中于过程，而不是结果。适用范围小，指适合于工作循环周期较短，工作状态稳定，没有大的起伏的职位。整理信息的工作量大，归纳工作繁琐。会遗漏工作内容,14,工作日志法的操作要点,单向信息工作日志发是来源于任职者的单向信息，而单向信息交流方法容易造成信息缺失、理解误差等系统性或操作性错误，因此在实际操作过程中，职位分析人员应采取措施加强与填写者的沟通交流，削弱信息交流的单向性，如事前培训、过程指导、中期辅导等。结构化工作日志是一项所获信息相当庞杂的职位信息收集方法，后期信息整理工作量极大，因此在工作日志填写表格设计阶段，应该按照后期分析整理的要求，设计结构化较高的表格。过程控制,15,工作日志法以文秘工作为例,16,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,.含义：指工作分析人员到工作现场，针对某些特定对象的作业活动进行观察，收集、记录有关工作的内容、工作间的相互关系、人与工作的关系，以及工作环境、条件等信息，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析和归纳总结的方法。适用：相对稳定的工作，以体力活动为主的工作，选有代表性的工作，不干扰被观察者，有观察提纲和行为标准。方法：了解信息，进行面谈，合并信息核实描述。,17,观察法的流程,观察目标定位,数据整理,观察实施过程,观察人员选拔与培训,研究设计与开发,数据分析,验证信息，编制调查问卷、访谈提纲、职位说明等,18,明确观察的目的与内容选择合适的观察人选、方式和地点,19,工作分析观察提纲,被观察者姓名：日期：观察者姓名：观察时间：工作类型：工作部分：观察内容：1什么时候开始正式工作2上午工作多少小时3上午休息几次4上午完成产品几件5平均多长时间完成一件产品6与同事交谈多长时间7每次约交谈多长时间,20,现场观察法应注意的问题,要注意工作行为样本的代表性观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意，干扰被观察者的工作。观察前要有详细的观察提纲和行为标准观察者要避免机械纪录，应反映工作有关内容，并对工作信息进行比较和提炼。,21,观察法的优缺点,优点可掌握工时利用情况资料数据全面、翔实、准确可改进工作方法可了解备故障率和利用率缺点不适于工作周期长和主要是脑力劳动的工作成本比较高可能引起被测人员的反感，造成工作的不自然,22,工作分析的方法,含义：主要是由工作分析专家与被分析工作的任职者就该项工作进行面对面的谈话。内容：工作目标、工作内容、工作的性质和范围、所负责任所需知识与技能等。方法：多人同时进行。以诚相见消除疑虑，使其表白心迹吐露心声。,23,访谈法,这是使用得广泛的一种职务分析方法。就某一个职务或职位面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。常与问卷法配合使用,24,访谈法的类型,个别员工访谈法：主要适用于各个员工的工作有明显的差异，工作分析的时间又比较充裕。群体访谈法：运用与多个从事同样或相近工作的员工进行访谈。主管人员访谈法：指同一个或多个主管面谈，因为主管们对工作比较了解，有助于减少工作分析的时间。,25,访谈法：程序,访谈的准备目的、访谈提纲、人员、设备、联系实施访谈开场白访谈者、项目介绍、被访谈者主体：访谈内容结束访谈征求意见、总结、审查确认、致谢、其他,26,访谈原则及标准,所提问题和职务分析的目的有关职务分析人员语言表达要清楚、含义准确所提问题必须清晰、明确，不能太含蓄所提问题和谈话内容不能超出被谈话人的知识和信息范围所提问题和谈话内容不能引起被谈话人的不满或涉及被谈话人的隐私,麦考米克，1979,27,成功访谈要点,预先准备访谈提纲；与主管密切配合，找到最了解工作内容、最能客观描述工作职责的员工尽快与被访谈者建立融洽的感情氛围；（知道对方姓名、明确访谈目的及选择对方的原因）访谈中应该避免使用生僻的专业词汇访谈者应只能被动地接受信息就工作问题与员工有不同意见，不要与员工争论员工对组织或主管有抱怨，也不要介入不要流露出对某一岗位薪酬的特殊兴趣不要对工作方法与组织的改进提出任何批评与建议请员工将工作活动与职责按照时间顺序或重要程度顺序排列，这样就能够避免一些重要的事情被忽略访谈结束后，将收集到的信息请任职者和主管阅读，以便修正；,28,访谈法,优点：可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解。运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确使工作分析人员了解到其他方法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题。有助于与员工沟通，缓解员工压力。缺点：需要专门的技巧费时费力员工会认为是对自己工作业绩的考核或是薪酬调整的依据，所以会夸大或弱化某些职责。,29,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,含义:工作成功或失败的行为特征或事件。内容:主要记录(1)导致事件发生的原因和背景(2)员工的特别有效或多余的行为；(3)关键行为的后果；(4)员工自己能否支配或控制上述后果。注意：期限要充足；事件要足够；正反要兼顾,30,关键事件法,关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。由弗拉纳根在1954年发展起来的，其主要原则是认定员工与工作有关的行为，并选择其中最重要的、最关键的部分来评定结果。,31,关键事件纪录的内容,关键事件法对完成工作的关键性行为进行纪录，以反映特别有效的工作行为和特别无效的工作行为，对每一个事件的描述内容要包括：（1）导致该事件发生的背景原因（2）员工的行为哪些是特别有效的，哪些是特别无效的。（3）关键事件的后果能否被认知（4）员工控制上述行为后果的能力。纪录这些内容，归纳总结出该岗位的主要特征和具体要求。,32,销售工作的15种关键行为,（1）善于把握客户订货的信息和市场信息。（2）密切注意市场需求的瞬间变化（3）善于与销售部门的管理人员交流信息。（4）善于同生产部门的管理人员和执行人员交流信息（5）对上级和用户都忠诚老实，讲信用。（6）能够说到做到（7）坚持为用户服务，了解和满足用户的要求。（8）积极收集产品的售后反馈信息（9）向用户宣传企业的其他产品（10）积极扩大企业销售额以及市场占有率（11）不断掌握新的销售技术和方法（12）在新的销售途径方面有创新精神（13）维护公司形象，树立企业良好声誉（14）结请账目（15）工作态度积极主动,33,关键事件法编写需要具备的特征,特定而明确的集中描述工作所展现出来的可观察到的行为简单描述行为发生的背景能够说明行动的结果,34,获取关键事件所采取的方法,关键事件讨论会议非工作会议的形式访谈问卷,35,关键事件法的应用,绩效考核行为锚定等级评定法培训,36,关键事件法,优点：应用广泛，可以用于确定培训的需要，把绩效考核的行为锚定于行为观察中。能更好地确定每一行为的利益与作用缺点：费时费力不对工作进行完整的描述，无法描述工作职责、工作任务、工作背景和最低任职资格的轮廓。对中等水平的绩效的员工难以涉及，遗漏了平均绩效水平。,37,（一）工作参与法（二）工作日记法（三）观察法（四）访谈法（五）关健事件法（六）问卷法,工作分析的方法,问卷调查法是有关员工对有关工作内容、工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性频次做出描述或打分，然后对结果进行统计分析，找出共同的有代表性的回答，据此写出工作描述，再反馈该职务工作者意见，进行补充和修改。,38,问卷的类型,通用型：适合各种职务的调查；专用型，只适用于调查某一岗位。标准化问卷和非标准化问卷针对脑力劳动者的问卷；针对体力劳动者的问卷结构化问卷和开放式问卷,39,通用型问卷,1职务名称2比较适合任职的性别是A男性B女性C男女均可3最适合任此职务的年龄是A20岁以下B21-30岁C31-40岁D41-50岁E51岁以上4能胜任此职务的文化程度是A初中以下B高中、中专C大专D大学E其他5此职务的主要工作在（75%以上的时间）A室内B室外C室内外各一半6此职务工作信息的主要来源是A书面材料B数字材料C图片材料D模型装置E视觉显示F测量装置G人员,40,专用型问卷,推销人员工作分析问卷说明以下职责在你工作中的重要性（最重要的打10分，最不重要的打1分，标在右侧的横线上）1和客户保持联系2接待好每一个客户3详细介绍产品的性能4正确记住各种产品的价格5掌握必要的销售知识6送产品上门7参加在职培训8把客户有关质量问题反馈到有关部门,2019/12/13,41,可编辑,42,几种主要的问卷,职位分析问卷法（PositionAnalysisQuestionnaire,PAQ）职能工作分析法（FunctionalJobAnalysis,FJA）管理职位描述法（ManagementPositionDescriptionQuestionnaire，MPDQ）通用工作分析问卷（Common-MetricQuestionnaire，CMQ）,43,职位分析问卷法是1972年由麦考密克（E.J.McCormick）提出的种适用性很强的工作分析方法。PAQ包括194个项目，其中的187项被用来分析完成工作过程中员工活动的特征，另外7项涉及薪酬问题。PAQ所包括问项涉及的信息可分为六个方面：信息投入、思维过程、工作产出、人际交往、工作环境、其他特征。,职位分析问卷法（PAQ）,44,职位分析问卷法的思路是开发一种通用的,以统计分析为基础的方法来建立某职位的能力模型,以淘汰传统的测评方法.运用统计推理的方法进行职位间的评价,以确定相对报酬.,职位分析问卷法（PAQ）,45,PAQ工作元素的分类,46,PAQ：举例,使用程度NA不使用稍许/极少偶尔适度相当频繁大量使用,信息输入1.信息输入1.1工作信息的来源：根据员工在工作时将下列各项作为信息源的实用程度来评其等级1.1.1可视工作信息源：1.书面材料2.量化资料3.图片资源4.模板/相关工具5.指示器,47,PAQ工作描述的五个方面,是否负有决策/沟通/社会方面的责任是否执行熟练的技能性活动是否伴随有相应的身体活动是否操纵汽车/设备是否需要对信息进行加工,48,PAQ的优点,同时考虑了员工和工作两个变量因素，并将各种工作所需要的基础技能与基础行为以标准化的方式罗列出来，从而为人事调查、薪酬标准制订提供依据。可以得出每一个工作的技能数量与等级，因此还可以用来进行工作评估与人员甄选。,49,PAQ的缺点,时间成本高，也非常繁琐。问卷的填写人员要求是受过训练的工作分析人员，而不是任职者或上级格式标准化，因此工作特征很抽象，不能描述工作中特定的、具体的任务活动。对于工作描述和工作再设计，不是一个理想的工具。,50,功能性工作分析方法（FJA）,美国训练与就业署（U.S.TrainingandEmploymentService）开发通过信息、人与事来反映每一种工作的职能,51,FJA员工的基本职能,52,职能工作分析法（FJA）,以员工所需发挥的功能与应尽的职责为核心，列出加以收集与分析的信息类别，规定了职务分析的内容。所有的工作都涉及到工作执行者与数据、人、事三者的关系，通过工作执行者与数据、人、事发生联系时的工作行为，可以反映工作的特征、工作的目的和人员的职能。数据，指与人、事相关的信息、知识、概念，可以通过观察、调查、想象、思考分析获得。具体包括数字、符号、思想、概念、口语等。人，指人或者有独立意义的动作，这些动作在工作中的作用相当于人。事，指人控制无生命和质的活动特征，这些活动的性质可以用物本身的特征反映出来。,53,职能工作分析法（FJA）,FJA的核心是分析工作的职能，他对工作职能的分析是通过分析工作执行人员在处理工作时对数据、人、事的特征进行分析。行为的难度越大，所需要的能力越高，也就说明了工作者职能等级越高。,54,FJA职能等级,55,FJA关注的要点,执行工作时需要得到指导的程度执行工作时需要运用推理和判断能力的程度完成工作所需要的数学能力的程度执行工作时所需要的言语表达能力的程度,56,FJA的优缺点,优点：对工作内容描述彻底，对培训和绩效评估非常有用。缺点：费时，费力，不记录有关工作背景信息，对员工个人应具备那些条件的描述不理想。,57,管理职位描述问卷调查法,MPDQ（ManagementPositionDescriptionQuestionnaire）为管理人员专门设计的工作分析问卷分析13个维度，208个工作要素,58,管理职位描述问卷的维度（一）,产品市场和财务计划其他组织单位和工人之间的相互协调内部事务控制产品和服务责任公众和顾客关系高级咨询行为自主性,59,管理职位描述问卷的维度（二）,财务计划的批准职务功能监督复杂性及压力高级财务职责广义的人力资源职责,60,MPDQ举例,指导语：第一步评定重要性指出每项活动对你职位的重要程度，以04记分，写在每个项目后面的空白处。注意，你要考虑的是该活动和其他职位活动相比的重要性程度和发生次数的多少。第二步评论在后面的空白处写下你认为在该维度中还应该包括的其他工作。,维度：控制审阅提交计划以和组织的目标和策略保持一致追踪并调整工作活动的进度，以保证按时完成目标或合同为项目、计划和工作活动制订阶段目标、最后期限，并将职责分派到人监督产品的质量或服务效率对部门的发展和效率设计评估标准在计划、项目结束后，评估其效果并记录在案至少每个月分析一次工作成败分析工作报告.,61,MPDQ的优点和缺点,优点适用于不同组织管理层次的工作分析为员工从事管理工作所需培训提供依据为管理者工作的评估提供依据为管理岗位工作评价和薪酬设计提供依据缺点灵活性差调查耗时,62,通用工作分析问卷（CMQ）,接受或实施管理知识和技能语言的运用利用视觉信息或其他感觉信息管理与业务决策内部联系外部联系,主持或发起会议参与会议体力活动设备、机器和工具的使用环境条件其他工作特征,63,CMQ举例(1),资金、资产人力资源生产运作商业目标,64,CMQ举例(2),65,CMQ：特点,不仅可用来分析技术、半技术工作，也适于管理职位和专业职位分析结果不仅可用来写工作说明书，而且用于辅助培训需求设计和设计绩效评价量表与其他工作分析方法相比更为行为化、具体化、更容易进行评定所使用的语言对评定者要求更低，只要初中以上学历多维评价，信息更全面结构化问卷，便于计算机辅助，快速填写和统计分析,66,自编问卷,开放式问卷，任职者可以自由地回答所提的问题，例如，请用简洁的语言概括您所从事的工作。封闭式问卷，任职者从所列答案中选择其中最合适的答案，在封闭式问卷中往往列出工作的任务或行为，请任职者根据实际工作要求对人物是否指星火行为是否发生进行回答。如果回答是肯定的，还需要进一步了解此项任务或行为出现的频率、重要性、难易程度以及其与整个工作的关系。,67,问卷设计时的注意事项,明确要获得何种信息，将信息化为可操作的项目或问题。每个问题的目的要明确，语言应该简洁易懂，必要时可以附加说明。对于一般企业，特别是小企业，不要使用标准化的问卷，因为成本抬高，应该使用开放式问卷。在调查时，对调查表中的调查项目要进行必要的说明和解释。提问次序：易于回答的问题在前，难于回答的问题在后；按一定的逻辑顺序问问题，如按时间先后顺序，按从上级到下级等级顺序排列等；采取不同的提问方式，有助于增加回答者的兴趣；采用“漏斗性技术”提问，先问范围广泛的、一般的，甚至式开放式的问题，后问职位相关性很强的问题。,68,问卷法,优点：费用低、速度快、节省时间、可以在工作之余填写，不会影响工作。调查范围广泛，可用于多种目的、多种用途的职务分析调查取样量很大，适用于需要对很多工作者进行调查的情况。调查的数据可以数量化，由计算机进行数据处理。缺点：设计理想的调查表要花费较多时间，人力、物力、费用成本比较高在问卷使用之前，应进行测试，以了解员工理解问卷中问题的情况，为避免误解，还经常需要工作分析人员亲自解释和说明，降低了工作效率填写调查表示有工作者单独进行的，缺乏交流与沟通，因此，被调查者可能不积极配合，不认真填写，从而影响了调查的质量。,69,工作分析方法的比较与选择,70,工作分析方法的选择,根据目标进行选择，不同的目标关注点不同招聘：侧重任职者的胜任特征方法薪酬：用定量方法，比较不同工作价值。根据岗位特点进行选择体力或简单劳动；观察法文化水平低的员工，不适开放式问卷。根据实际条件进行选择，时间、人力、物力、财力。两种典型的结构化工作分析问卷个人特征为重点：职位分析问卷（PAQ）岗位或工作任务为重点：功能性工作分析问卷FJA。,工作参与法,工作日记法,观察法,访谈法,关键事件法,问卷法,直接了解岗位的实际工作情况以及岗位的各方面要求,不适用于需要进行大量训练或危害性的工作岗位,信息可靠性高，所需费用少，容易掌握有关岗位的信息,可为岗位分析、绩效评估提供第一手信息了解员工需求及满意度；发现管理隐性问题；较好沟通,获得职务的静态信息和动态特点；行为被观察和衡量；确定行为的利益和作用；获得资料,使用范围小；整理信息工作量大；可能会产生信息失真,分析者对工人造成压力；不易观察到一些突发事件；不适用于工作周期长的岗位,耗费大量时间；难以对工作完整把握,可能导致调查结果的偏差；不能准确地描述他们的工作任务,短时间内获取信息；内容有针对性；员工容易作答；事后对结果的处理和分析；意见和建议渠道,员工在面谈中可能夸大其工作任务和重要性；比较费时,有助于了解岗位比较客观的信息；能澄清某些疑问；能直观得到岗位要求的个人资格,常用工作分析方法之比较,72,工作分析的工作原则,客观性（准确）科学性实用性变动性时间因素技术因素组织因素情景因素,对工作进行深入