会计档案的整理办法课件.ppt

会计档案的整理办法,睢宁县档案局2017年4月,一、会计档案的概念二、会计档案的整理部门三、会计档案的归档时间四、会计档案的整理方法五、会计档案的管理制度六、新的会计档案管理办法精神,一、会计档案的概念,是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。,二、会计档案的整理部门,根据新的会计档案管理办法第十条规定：”单位的会计机构或会计人员所属机构（以下统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。”此条款就明确规定了会计档案应由本部门的财务室进行整理归档。综合档案室的档案员一般不具体进行会计档案的整理，只进行必要的指导和组织接收。,三、会计档案的归档时间,当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。,四、会计档案的整理方法,会计档案的整理原则必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和查找利用。在整理中，原则上会计凭证会计账簿的封装不能拆开重新装订。,四、会计档案的整理方法,（一）会计文件材料的归档范围及保管期限表主要包括会计凭证（原始凭证，记账凭证和汇总凭证，其他会计凭证）会计账簿（日记账，明细账，总账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿）财务报告（月季度会计报表，年度会计报表及文字说明）及其他会计核算专业材料（会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行对账单）,（一）会计文件材料的归档范围及保管期限表,工资单25年凭证一般凭证15年现金银行日记账25年会计档案账簿总账明细账15年年报表永久报表月季度报表5年,四、会计档案的整理方法,（二）会计档案的整理1、会计凭证的整理2、会计账簿的整理3、会计报表的整理,1、会计凭证的整理*一般凭证,排序并编卷号。把凭证按照时间顺序排列，采用大流水编号法编制卷号。贴标签。在包角处贴蓝色梯形会计标签。梯形标签的底边蓝线与凭证边沿对齐，形成包角。会计要在包角处加盖骑缝章封死。,类别：填写”凭证”。年度：填写凭证所属年度。目录号：目录号没编写的可以不填。案卷号：填写案卷流水编号。定期：填写”15年“。,编制案卷目录。档案室编：填写案卷号。案卷题名：填写“X单位X年X月会计凭证”。起止日期：根据凭证封面填写。卷内张数：凭证封面有张数的照实填写，没有可以不填。附件张数：根据凭证封面填写。凭证号码：根据凭证封面填写。保管期限：填写“15年”。,装盒。会计凭证按年度分装入小凭证盒，装盒不能跨年度。不用填写盒封面。,填写凭证盒脊背。小凭证盒的脊背分两种情况，一种是有字的，一种是无字的。脊背有字的按内容填写。全宗号：没有可以不填。目录号：目录号没编写的可以不填。案卷号：填写盒内实际装入凭证的起止卷号。年度：填写凭证形成年度。月：填写凭证形成月份。本月共册：根据凭证封面显示内容填写。第册：根据凭证封面显示内容填写。,填写凭证盒脊背。脊背无字的凭证盒，要从盒底2cm处向上贴蓝色条形会计标签。,全宗号：没有可以不填。目录号：目录号没编写的可以不填。案卷号：填写盒内所装案卷的起止卷号。年度：填写凭证所属年度。保管期限：填写“15年”。,*工资单,如果只有一份工资单且放在凭证里，应将其撕下来单独整理，同时在原凭证里备注：“本卷内工资单从第X号凭证里抽出”。如果单独有工资单，则不用撕掉凭证里的工资单，直接装订。工资单的整理步骤如下：,装订编页。工资单按照时间顺序装订，一年一本或多本，在封面上写明“X单位X年工资单”。卷内文件要在右上角用铅笔编写页码。编卷号。工资单按年度时间顺序进行大流水编号。并在工资单左上角贴蓝色梯形会计标签。方法同凭证。,类别：凭证（工资单）。年度：填写工资实际年度。目录号：目录号没编写的可以不填。案卷号：填写案卷流水号。保管期限：填写“25年”。,编制案卷目录。档案室编：填写卷号。案卷题名：填写“X单位X年度工资单”。起止日期：填写卷内材料最早至最晚日期。卷内张数：卷内实际总页数。保管期限：填写“25年”,装盒并贴盒标。把整理好的工资单按年度分装会计档案盒，不同年度不能装入同一盒里。在盒脊背从底往上量4cm处贴蓝色条形会计标签。标签填写参照凭证盒标。,2、会计账簿的整理,账簿整理。如果是死页帐，就不动，视作100页，不用编页。如果是活页帐，一定要把空白页抽走，并用铅笔在有有效文字页面正面的右上角、反面的左上角编写页码，再重新装订做封面，形成一本账簿。,2019/12/14,21,可编辑,排列卷号并贴标签。按年度进行排列编制大流水号。账簿脊背从底往上量2cm处贴蓝色会计标签。,全宗号：没有可以不填。目录号：目录号没编写的可以不填。案卷号：填写案卷流水号。年度：填写账簿当年年度。保管期限：现金银行账填写“25年”，总账明细账填写“15年”。,加贴账簿内封面。沿四周实线剪下贴于账簿封面正中间。,按照账簿内容填写时间。保管期限：现金银行日记账填写“25年”，总账明细账填写“15年”。本卷共1件页：死页帐填100页，活页帐填写编写页数。会计处理号：不填。全宗号：没有可以不填。目录号：目录号没编写的可以不填。案卷号：填写案卷顺序号。,居中填写单位全称,顶端空两格填写“X单位X年X帐”，一行不够另起一行顶格写。,装盒并贴盒标。装盒不能跨年度。盒封面不用填写。盒标参照工资单盒标填写。,编写案卷目录。档案室编：填写卷号。案卷题名：填写“X单位X年度X帐”。起止日期：填写卷内材料最早至最晚日期。卷内张数填写：根据编写页码填写。保管期限：现金银行账填写“25年”，总账明细账填写“15年”。,会计报表用会计卷皮装订，参照文书档案整理成卷。一年一卷或一年多卷，绝不能跨年装订。编页号。用铅笔在有有效文字页面正面的右上角、反面的左上角编写页码。,填写卷内目录。顺序号：填写卷内文件顺序号。文号：可不填。责任者：单位全称。题名：年报表则一年一条，例“X单位X年会计年报表”。季度报表或月报表则一季度一条或一月一条。日期：用数字加点形式填写。页号：填写卷内文件每件起页的编号，最后一件应填起止页号。例“26-29”。,填写备考表。卷内情况说明：填写“本卷共X件X页”。立卷人：立卷人签字。财会主管：分管领导签字。立卷时间：填写整理完成日期。签字部分必须用钢笔或签字笔填写或盖个人印章，严禁用打印机直接打印。,卷皮装订并填写卷皮封面。装订方法参照文书档案装订方法。,居中填写单位全称,顶端空两格填写“X单位X年年报表”或“X单位X年X月报表”，一行不够另起一行顶格写。,根据卷内文件据实填写,排卷号。按时间顺序排大流水号。在脊背从底往上量4cm处贴会计标签。其中年报表贴红色会计标签，月、季度报表贴蓝色会计标签。,全宗号：没有可以不填。目录号：目录号没编写的可以不填。案卷号：填写案卷流水号。年度：填写报表当年年度。保管期限：年报表填写“永久”，月、季度报表填写“年”。,编写案卷目录。档案室编：填写卷号。案卷题名：填写“X单位X年度会计报表”或“单位年月季度报表”。起止日期：填写卷内材料最早至最晚日期。卷内张数填写：根据编写页码填写。保管期限：年报表填写“永久”，月、季度报表填写“年”。,六、新的会计档案管理办法的精神,2015年12月11日，新修订的会计档案管理办法（财政部第79号）正式发布，自2016年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字199832号）同时废止。,（一）对保管期限做了很大调整第十四条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。,工资单25年30年凭证一般凭证15年30年现金银行日记账25年30年会计档案账簿总账明细账15年30年年报表永久永久报表月季度报表5年10年,（二）增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。第八、九条,（三）完善了会计档案的销毁程序第十六、十七、十八条,如2005年形成的会计凭证档案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原管理办法只需再保管5年至2020年12月，即可进行到期鉴定，如鉴定确无继续保存价值就可销毁。但由于新管理办法对凭证类会计档案保管期限进行了延长，该批会计档案未到原定保管期限，其保管期限应延长为30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年进行到期档案鉴定后，确无继续保存价值即可销毁。其他各类会计档案的处理方法照此类推