工厂应如何过外贸公司出口流程.docx

工厂应如何过外贸公司出口流程？(2007-07-28 10:54:06) 转载分类： 国际贸易知识集锦 通过外贸公司出口型企业跟单模式 接到客户订单后，与客户商讨开出形式发票资料，订单确认后根据客户订货要求或来样制作生产通知单、材料耗用表BOM等分发给相关部分，结合仓库存量协助采购订购物料，生产中跟踪是否按客户要求生产，产品生产将要结束时同船公司及外贸公司联系出货事宜，工厂出货。第一部分：接单一、客户落单方式：01，电话（口头）；02，传真；03，E-mail；二、备注：有的公司要求必须有客户公司盖章、负责人签名的传真件，出货前必须收到原件；第二部分：审单一、产品名称、规格、数量的审查：客户传真到厂的订单很多时候是英文的或只有一些产品代码，这时请对应客户相关资料册，查出客户产品的中文名称及规格。如：客户订单中显示REF：1001652 1000套，经查资料册，1001652为5X20W走线灯。如为客户从未下过单的产品，经翻译产品描述后确定产品名称，最后登记入对应客户资料册，以便第二资下单时有资料可查；二、单价、金额审查：客户下订单时，有时会把单价标出，这时，应把工厂单价表拿出，对应单价条款，查看客户单价打印是否有误，同时复核金额有没有错；如客户下单时未标出金额，就应该拿出工厂单价表，查出对应单价，计算出金额。如果是新客户下单，应查以前给此客户的报价；三、交货期的审查：客户下单时一般有规格，有具体交货期的要求，但是有的也未规定交货期的时候。无论客户是否有规定交货期，均应根据订单数量的多少，材料采购进仓的状况，现有生产部的生产排程，再结合客户的交货期要求，报一个实际的工厂交货期给客户。对于急单，能插单则插，不能插单者，与客户解释协商确定交货期；四、付款方式的审查：01，审查的内容主要为看客户的付款方式是否为本厂可以接受的方式。因为工厂上层领导很多时候都规定有些付款方式不接受。所以，每接到客户订单，应查看客户的付款方式是什么，是否为工厂可以接受。如果接到工厂不能接受的付款方式，应电话或传真告知客户这一付款方式是工厂不能接受的，请修改为工厂可以接受的其他付款方式；02，对于工厂来说，最有利的方式是信用证；五、单价条款的审查：主要审查订单的单价是否为对应单价条款。因为工厂的单价表中可能有CNF价、FOB价、工厂交货价（EXW）。不同的单价条款对应不同的单价；六、包装要求的审查：审查客户的包装要求工厂是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有无明显的错误。客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书。01，内包装：A，白盒包装；B，彩盒包装；如果彩盒客户提供菲林，工厂只负责印刷，那还较简单一点，但也要审查菲林尺寸，做出彩盒后能否装下产品。很多时候，客户对产品的了解不够工厂那么清楚，会弄错尺寸，该修改的要修改。C，吸塑包装（开吸塑模）；02，外包装：印刷唛头；03，标签：主要看客户规定哪些地方需要贴标签，印刷要求是什么；七、交货方式的审查：交货方式主要有空运、海运、陆运、邮寄：01，如果是量少又较急的货物，采用空运；02，如果是货多而不急，一般采用空运，相对来说，海运的费用相对便宜；03，如果出货到香港，可以采用陆运；04，在接到订单时，首先看费用是由谁支付，客户支付的话，由客户决定采用何种交货方式；如果由工厂承担运费，尽量采用海运；如果产品单价所含运费只是海运费，而客户要求空运时，厂方可以要求客户承担多出部分的费用；第二部分：审单一、产品名称、规格、数量的审查：客户传真到厂的订单很多时候是英文的或只有一些产品代码，这时请对应客户相关资料册，查出客户产品的中文名称及规格。如：客户订单中显示REF：1001652 1000套，经查资料册，1001652为5X20W走线灯。如为客户从未下过单的产品，经翻译产品描述后确定产品名称，最后登记入对应客户资料册，以便第二资下单时有资料可查；二、单价、金额审查：客户下订单时，有时会把单价标出，这时，应把工厂单价表拿出，对应单价条款，查看客户单价打印是否有误，同时复核金额有没有错；如客户下单时未标出金额，就应该拿出工厂单价表，查出对应单价，计算出金额。如果是新客户下单，应查以前给此客户的报价；三、交货期的审查：客户下单时一般有规格，有具体交货期的要求，但是有的也未规定交货期的时候。无论客户是否有规定交货期，均应根据订单数量的多少，材料采购进仓的状况，现有生产部的生产排程，再结合客户的交货期要求，报一个实际的工厂交货期给客户。对于急单，能插单则插，不能插单者，与客户解释协商确定交货期；四、付款方式的审查：01，审查的内容主要为看客户的付款方式是否为本厂可以接受的方式。因为工厂上层领导很多时候都规定有些付款方式不接受。所以，每接到客户订单，应查看客户的付款方式是什么，是否为工厂可以接受。如果接到工厂不能接受的付款方式，应电话或传真告知客户这一付款方式是工厂不能接受的，请修改为工厂可以接受的其他付款方式；02，对于工厂来说，最有利的方式是信用证；五、单价条款的审查：主要审查订单的单价是否为对应单价条款。因为工厂的单价表中可能有CNF价、FOB价、工厂交货价（EXW）。不同的单价条款对应不同的单价；六、包装要求的审查：审查客户的包装要求工厂是否能够满足，客户提供的包装资料是否齐全，有无明显的错误。客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书。01，内包装：A，白盒包装；B，彩盒包装；如果彩盒客户提供菲林，工厂只负责印刷，那还较简单一点，但也要审查菲林尺寸，做出彩盒后能否装下产品。很多时候，客户对产品的了解不够工厂那么清楚，会弄错尺寸，该修改的要修改。C，吸塑包装（开吸塑模）；02，外包装：印刷唛头；03，标签：主要看客户规定哪些地方需要贴标签，印刷要求是什么；七、交货方式的审查：交货方式主要有空运、海运、陆运、邮寄：01，如果是量少又较急的货物，采用空运；02，如果是货多而不急，一般采用空运，相对来说，海运的费用相对便宜；03，如果出货到香港，可以采用陆运；04，在接到订单时，首先看费用是由谁支付，客户支付的话，由客户决定采用何种交货方式；如果由工厂承担运费，尽量采用海运；如果产品单价所含运费只是海运费，而客户要求空运时，厂方可以要求客户承担多出部分的费用；第三部分：制作生产通知单、仓库发料通知单、材料耗用明细表一、生产通知单的制作（P.O.：Production Order）01，收到客户订单，作为工厂一般不会把客户订单（Purchase Order）直接发到车间进行生产，须把客户订单转化为工厂生产通知单；02，在转化客户订单为生产通知单时，必须明确客户订单中的产品名称、规格型号、数量、包装要求、出货时间，并且在转化过程中不得有误，有什么特别要求一定要在生产单上注明。只有这些资料明确，各相关部门才能凭以安排备料生产，做好生产计划；03，值得一提的是，工厂交货期可以保守显示，如交期为12日时，你可以显示为10日，留多一两多给自己以防生产安排时有什么不测；二、材料耗用明细表的制作（BOM： Bill of Materials）01，此表的制作是根据订单制作，一张订单一张材料耗用明细表；02，此表上要求显示物料名称、规格型号、单位、所需用量，设仓库存量、订购数量；04，对此，作为制作此表的人员，对厂的产品一定要较熟悉，什么产品用什么材料，用多少心中有数；否则就只有拿着订单产品当做新产品一样把产品解剖而制作耗用表；05，值得一提的是，耗用表上一定要列出整张订单所用的全部材料，不得漏打、误打、多打，否则对相关部门备料、生产造成困扰，或者增加库存，重者造成老板经济损失；三、仓库发料通知单的制作：01，此单的制作因有几项同于材料耗用明细表，只是多了一个损耗率而己；02，以上表单制作出来经审核后须即时发放给相关部门；03，发放时请做好发放纪录；04，材料耗用明细表发放给仓管员后要跟踪，要求仓管人员即时查库存量并填在相应的栏中，仓管员交来之材料耗用明细表须请仓管在上面签字，这是责任问题；第四部分：物料采购及物料进仓跟踪01，采购根据材料耗用明细表上的“所需用量”和“仓库存量”栏数据，再结合平时生产或运输过程中物料的损耗情况采购适量的物料；02，作为跟单员，在此环节中，可能会涉及采购单的制作、传真；03，发出采购单给厂商后，涉及物料进仓情况；04，制作采购单时，采购写给你的采购物料名称、规格型号、数量、单价、交货期不得有误，金额必须计算清楚，其余一些物料要求要表达清楚以便QC检验有凭有据；05，另采购单上涉及到付款条件的，多少天付款一定要表达清楚；06，打印好的采购单经采购员签字并复审后发给供应商，已传的最好记录或在采购单上盖上类似FAXED的字样以便跟踪；07，采购单传出后还得跟踪供应商是否签字回传，如一两天内没回传的，须打个电话问清情况，是否为不能生产或其他原因；08，经签字回传的采购单除采购保存外，还应复印给财务和仓管，便于仓管收货和财务结算参考（财务结算当然不能只凭采购单，须根据供应商实际情况及退货情况结算）；09，对于物料进仓的跟踪，须清楚每一项物料采购了多少，要求送货时间；10，方便跟踪，每发出一张采购单时，最好做好物料采购状况的集中记录，可以用类似于物料进仓跟踪表来记录，把采购物料名称、数量、要求送货时间记录在表，到时哪些材料进多少，欠多少，还有哪些材料没进仓一看此表一目了然；11，如到了供应商对应的送货时间还没货到厂的，那你一定得打电话问个明白，确认供应商送货时间而保证不影响生产进度，进而不误订单交期；12，为方便同供应商联系，最好把所有供应商的资料整理登记在册；第五部分：生产跟踪01，由于分发了生产通知单及仓库发料通知单，生产跟踪其实不是很难。最主要是看生产进度能否满足订单交货期，产品能否按订单要求进行生产；02，生产进度根据生产部的最新生产排程中相应订单完工日来确定是否能按期交货。如果排程中生产完工期满足订单交期，那就没事发生；若排程中完工期不能满足订单交期，那就得同生产部协商是否能加班或采用其他方式保证订单如期交货；03，生产部开始生产，作为跟单员，不是只坐在办公室等完工，须到车间看产品是否按客户订货要求进行生产；04，检验不单单是品管部的事，作为跟单员，客户订货要求最清楚，所以，最好的办法就是拿着客户订货单，检验生产部每生产一种产品的首件是否与订货单要求一致，查看彩盒有无用错，标签有无贴错，零部件是否符合要求等。没有问题当然是好事；若发现异常，请求生产部即刻修改；05，订单更改的跟踪。客户所下订单，不可避免的会发生临时订货更改的事，一般来说，订单更改主要是数量、结构、包装要求的更改；06，收到客户的更改通知后，首先应确认更改内容是什么，工厂能否接受，工厂现有生产条件能否满足；07，如果工厂不能完成的修改，则同客户协商采用其他方法或本批货不修改；如果为工厂可以完成的修改，则应第一时间内通过书面形式把更改内容通知相关部门，特别是生产部。该暂停生产要暂停生产，该采用其他方法生产的，应采用其他方法生产；第六部分：出货联系1，直接出口的同船公司联系，工厂不直接出口的同外贸公司联系；2，出货前三四天就应该联系出货事宜；3，首先应告诉外贸公司或船公司工厂的具体出货日期，同时传真出口货物的准确装箱单和拖柜装货的具体地址、电话、联系人给他们，有时为了方便司机便利到厂，可以传真多一张线路图给他们；4，请外贸公司查最近的一班客户同意的航线的船期（船期涉及到结关时间和装船时间）；5，船公司查清船期到厂并传真订舱单给工厂或外贸公司订舱；6，船公司的船期可能会与订单交货期发生冲突，例：订单交货期为1月5日，装船时间为1月6日，结关期为1月4日。为保证货物走此班船，工厂一定要在1月4日出货且报完关。这样一来，与当时订单的交期就提前了一天。有了这个信息，作为跟单员应该同相关部门协商解决这个问题，工厂到底可不可以提前一天完工，能够提前的话就可以通知船公司4日派货柜车到厂装货。否则，须通知船公司走下一班船，且告知具体货柜到厂的时间；7，工厂装箱单的制作：制作装箱单首先应明确此次出货产品的品名规格、数量、箱数、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、唛头。A，品名规格、数量的确定很简章，如出货无异常按订单数量即可；如出货数量与订单数量不同，则按实际当日能出货的品名数量；B，箱数的确定得根据客户当时规定的某种产品每箱的装箱数量而得，若客户没给出，则按工厂常规的装箱数量而定；C，毛净重的计算：a，净重：是指某一产品的实际重量；b，毛量：是指产品净重加上包装后的重量；c，出货装箱单上显示的净重一般是指一个外箱里所装产品的合计重量；毛重是指所装产品的净重加上纸箱的重量；d，从这里可以看出，要确认装箱单上的净重，只要把外箱里所装产品的重量磅一下即可得；毛重，只需在净重的基础上加上一个纸箱的重；把每项产品的毛重相加即得出整批货的总毛重；e，值得一提的是，在磅这些重量时，千万要准确，毛净重的准确与否涉及报关出口时顺利与否。因为海关为防止走私或其他非法出口对毛净重要求很严。对每种货柜出口时毛净重的误差规定有一个范围。如你的报关重量与报关时实际磅出来的重量相差较大，那你的货物就有可能被海关扣押；D，包装尺寸的确认和体和的计算：a，装箱单上包装尺寸一般来说是指出口外箱的尺寸，也就是说：出口纸箱的长X宽X高；b，为准确计算体积，包装尺寸一定要准，要量纸箱的外尺寸；c，有了包装尺寸，要计算某批货物的体积就简单，只需把外箱的长X宽X高X箱数即得出；然后指再把每一项体积相加即得出整批货的总体积；E，箱号的编排：很多时候，箱号的编排是由工厂自己决定，有时客户提供；客户提供时按客户规定编排即可。由工厂自己决定，那就最好按不同系列，按一定顺序排列后编排箱号；F，唛头的打印：出口外箱的印刷标记，有正唛和侧唛之分。出口货物的唛头大多由客户提供。装箱单上的唛头只须照订单打印就行。当然也是按实际外箱上的印刷打印。如果一批货有几个唛头，那么则须注明哪些项用哪个唛头；第七部分：货柜的选择一、按所装货物的不同，对货柜式样进行分类：A，干货柜；B，冷冻柜；C，框架式；D，罐式；E，吊钩式；二、货柜规格的选择：01，实际装货时，因纸箱与纸箱之间有缝隙，且纸箱放进货柜时不是那么恰当，长、宽、高都会剩一些空间没法装货。02，每次出货时，把本次出货的产品的总体积计算清楚后，根据体积去订货柜。最好的办法是根据货柜的内尺寸，结合纸箱的尺寸，构想货物放在货柜里的不同摆放方式，看一个货柜到底能装多少箱的货物。03，出货前还应同船公司或外贸公司联系确定报关地点，最好知道报关员是谁，联系电话，这样可以方便货柜司机与他们联系。A，6米柜/33CBM：可容纳的体积为29-30CBM；B，12米柜/67CBM：可容纳的体积为58-61CBM；C，加高12米柜/76CBM：可容纳的体积为68-71CBM；第八部分：出货跟踪01，出货前一天告知生产部具体货柜车到厂的时间，并将装箱单分发给生产部相关人员，方便生产部安排出货工作；02，出货前一天抽时间到成品仓清点数量。确定出货的数量，防止多出、少出、漏出。即使货物没完全好，也应先把已完工的产品清点数量，到出货搬货前也应把未点数的品种先点数后搬货；03，到出货日跟踪货柜车是否到厂。如没到厂，与船公司联系，询问情况如何，大概几时可以到厂，最好拿到货柜司机的联系电话直接打电话给货柜车司机询问他到了哪里，以便通知装货工厂须等到何时；04，货柜车到厂后，以最快的速度记下车牌号码和货柜号码。最好有司机联系电话，以传真方式传给外贸公司或船公司，以便他们预先填好报关单据，做好报关准备；05，协助生产部安排装货员装货。跟踪装货员工是否有人编写箱号，所装货物是否为装箱单上所列货物。是否每一规格的产品留了一两箱放于货柜尾部用于海关查货用；06，待货物差不多装完，每一个货柜填制一份提货单，待装完完毕后要求货柜司机签名确认。告诉司机报关地点，报关员联系电话。如有报关资料，请货柜司机带给报关员，最好做好签收工作；07，出货手续办理完毕后通知保安放行。电话通知报关员装货完毕货柜车出厂；08，估计该是报关完成时间，打个电话给报关员，询问报关是否OK。因为，不可避免的在报关过程中有时会遇到一些麻烦事情。如有异常状况发生，协助报关员解决相关问题，使报关工作顺利完成；09，知会客户货已走。传真装货资料给客户；第九部分：催单01，做出口贸易，货物报关出口后，有很多单据需交银行传递需交银行传递给客户对方银行。如商业发票、提单、产地证、商检证、装箱单及其他单据。而这些单据交到对方银行的迟早直接影响工厂收汇的快慢；02，商业发票、产地证、商检证、装箱单均可由外贸公司办理。但若工厂选的外贸公司与工厂属于同一个市，产地证和商检证须由工厂办理。因为国家规定商检证和产地证必须在生产地办理；04，而商检证和产地证是在货物出口前办理。如果由工厂办理，那么在出货前四五天前应该告诉报关员或办检员去办理产地证和商检证；05，催单工作最重要的是催提单。货物装船出口，就应该催船公司或协助外贸公司催船公司开出提单；06，正确的提单开出，有时不是一次成功，须同外贸公司核对有无错误，经核对无误的提单才可以作为客户收货的凭据。如果做FOB或CNF等之类须工厂承担运费的，船公司可能会要求工厂付清相关费用才会把提单给你。假若这样，一旦船公司把费用清单传给工厂或外贸公司，应尽早确认费用是否可以接受，要求工厂财务或外贸公司以最快的速度把款项付给船公司，并把付款银行底单传真给船公司，一旦船公司在收到汇款底单或款项后，就应该要求船公司在最短时间内以最快的传递方式把提单寄给工厂或外贸公司。工厂或外贸公司在收到正确的提单后，应连同其他单证一起送给银行审单、寄单。单据寄出四五天后，应电话或传真方式通知客户尽快赎单承兑。一、商业发票：是卖方在货物装运出厂时，开具的凭以向买方收款的发货价目清单。其主要作用在于提供买卖双方凭以发货、收货、记帐、收付款和报关的依据。二、提单：是货物承运人或代理人在收到货物后签发给托运人的单据。其主要作用有三：01，作为货物收据，证明承运人或其代理人已按提单所列内容收到货物；02，作为货物所有权凭证，提单的合法持有人即为货物的所有者，凭提单可以直接在目的港向船公司取货；03，作为托运人与承运人之间的运输协议证明；三、商检证（通关单）是由国家出入境检验检疫局根据报验人的报验申请书内容进行检验后出具的证明文件；四、产地证： 是一种证明货物原产地或制造地的证明文件。其作用在于提供给进口国凭以确定货物的生产国别从而核定进口货物的征收税率。是由国家出入境检验检疫局签发；第十部分 日常事务的处理一、寄目录：将公司的目录寄给相应的客户及推广公司产品的个人或公司；二、客户询价处理：01，客户询价的方式有电话、传真、E-mail。在收到客户询价时，首先应明白客户所询价之产品名称、规格、结构要求、包装要求、交货条件等，因为不同的客户对产品的生产要求会有所不同，而这些要求的不同，单价就会不同。所以，如客户未明白表达以上要求，就电话或传真与客户沟通直到明白，只有这样，才能报出实际价格；02，在明白以上要求后，A，如果与现生产产品相同要求，即可查看历史资料报出价格；B，如果与现生产产品不同要求，则应根据所耗用材料单价的不同，加减差价而得出单价；C，如果询价产品为本厂未生产过，但工厂又可以生产的，则应根据生产此产品的材料耗用成本+生产成本+管理费用+税收+预定利润而得出单价报予客户；D，如果存在开模，则应同客户说明模具费由谁出，也可以直接将模具费用分摊在单价里；E，当然，报单价时也要根据客户订货数量的多少，多者可以给优惠价格；F，在报价给客户时，最好以书面形式报予客户，将客户要求也记录在单价表上，利于客户下单时有资料可查；三、制单和寄样：01，收到客户要求送样的传真或样品需求单时，首先应明白要求送样的产品的各种要求，然后制作样品生产通知单发送给生产部要求制作样品。另要说明样品费和运费由谁承担；02，生产部做好样品后，为防止做错，保险的方法是自己亲自查看样品是否符合客户要求。样品无误后，打好包装准备寄样；03，样品做好，通知快递公司到厂，根据客户要求送样的地址寄出样品。如果是珠江三角洲，最好的快递公司为顺丰，价格便宜，速度又快；如果是国外，可以选择的快递公司为DHL、FEDEX、TNT、UPS；04，如果样品较重，客户要求交货又不急，可以采用船运的方式，可以节省费用；否则选择空运；05，对于费用的问题，下样品单时如果说明由客户支付的，快递时申明费用倒付（收货方付款）；06，样品寄出后，应把快递底单传真给客户，以通知客户样品已寄出，凭快递底单可以查收样品；07，快递底单应集中放于资料夹，以便日后可以查阅及付款时计费；08，为方便查阅所有寄出样品的情况，对所有寄出样品及收取样品应做好记录，予以编号及登记在册。重点应记录所寄