浅析对货代操作业务的认识.doc

目 录前言.51货代操作工作的内容.51.01货主询价 . .51.02托运.61.03 订舱.71.04拖车 .71.05报检，报关（有时同时、有时先于做箱）. .81.06提单确认和修改.81.07签单 . . .91.08航次费用结算 .91.09提单、发票发放（提单样本）. .91.10清算. . .91.11海关退税有问题,需更改并提供的资料. . .92 货代操作业务的作用. . .102.1个人的影响.102.1.1培养独立能力.102.1.2提高人际关系.112.1.3培养耐力，提高工作态度.112.2企业的影响.112.2.1提高竞争力.112.2.2提高整体工作效率.112.2.3合理节约成本，获得更多利润.122.3社会的影响.123 如何提高货代操作业务的效率 .133.1熟悉货代操作流程.133.2了解业务流程.133.3维系各方面的关系.133.3.1维持老客户努力建立新客户.133.3.2与船公司建立良好关系.143.3.3维系与政府部门的良好关系.143.4 端正工作态度调整好工作心态.14结束语.14致谢.15参 考 文 献.15浅析对货代操作业务的认识蔡光凯摘要：本文着重分析了货代操作员的工作内容、作用及发展前景，让大家对货代操作员有更层次的认识，对于如何做好操作这项工作更是我们要重视以及思考的问题。关键词：货代操作 作用 工作效率前言：在货代操作过程中为了保证进出口货物的安全交接，在整个运输过程中需要编制各种单据。货代操作是一项非常缜密、繁琐的工作，这些单证各有其特定的用途，彼此之间又有相互依存的关系，理清并核对清楚同时又要有足够的忍耐力和意志力，处在刁蛮的船公司和任性的货主之间进行沟通协调，并经得起船公司和货主的双面夹击，才能顺利地完成每票货的操作。货代企业是否有专业的操作人员会影响到一个企业的盈利，操作看似一份只是面对文件类的工作，但其中包含了许多的压力和责任，每票货从开始到结束都是很揪心的，操作的好坏决定了每票货物的通关速度以及后续工作的顺利。此文主要介绍操作的工作内容及其重要性，并提出怎样提高操作工作效率，不断创造高业绩的几个重要问题，使企业合理节约成本，不断赚取高利润。1 货代操作工作的内容货代，从字面来看是货物代理的简称。从工作内容来看是接受客户的委托完成货物运输的某一个环节或与此有关的环节，涉及这方面的工作都可以直接或间接的找货代来完成，以节省资本。从国际货运代理人的基本性质看，货代主要是接受委托人的委托，从事有关货物运输、转运、仓储、装卸、保险，以及与货物运输有关的各种业务提供服务的一个机构。1一方面它与货物托运人订立运输合同，同时他又与运输部门签订合同，对货物托运人来说，他又是货物的承运人。根据货物不同也有海外代理。货运代理是指在流通领域专门为货物运输需求和运力供给者提供各种运输服务业务的总称。它们面向全社会服务，是货主和运力供给者之间的桥梁和纽带。1.01货主询价1、 海运询价：a. 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口以及海运价格； b. 主要船公司船期信息； c. 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规）发货人、收货人、通知人、品名（中英文）、目的港、中转港柜型柜量，超重柜特殊说明（如为特种柜，则需详细的货物尺寸，长*宽*高，毛重，体积等，有时还需要更为详细的货物装柜次序，及摆放示意图。） R|Ft 各项型最大体积为：( 长*宽*高 ) 可装体积， RJs_ S 装重量 LvpHR#K)F5 120GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 1 #Xa= 140GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT JxQwxey 140HC=76CBM 12*2.7*2.38 7YbI| 145GP=86CBM TGLkw XOkT （注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨 F*)Jq ；HC high cubic 高箱）2危险品、冷冻货特殊说明装运期限（是否有信用证要求） 配载要求（出船证等）货物交运日期以及交运方式运费结算方式（预付、到付金额），是否第三地付款是否指定船东是否有要求申请目的港N天免柜期提单签发时是MB/L还是HB/L，是否第三地签单2、 陆运询价：（人民币费用） a. 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格； b. 各港区装箱价格； c. 报关费、商检、动植物检验检疫收费标准。 3、 不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。 1.02托运 货主接受运价后发托运书向货代委托托运，货代应明确下列重要信息： 1、件数2、箱型、箱量3、毛重4、体积5、付费条款、货主联系方法6、做箱情况门到门还是内装。 1.03订舱 客户向货代公司订舱的，客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此： 1）托运人/发货人2）船公司/船名/航次或船期3）起运港4）目的港/中转港5）货名6）柜型、柜量7）运价8）托运人的签字、盖章 ，操作员或者单证员收到订舱单后，须与销售核对运价是否正确，并由销售在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。订舱单发出后，操作应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。 1若直接与船东订舱，则应注意以下几点： 该船东是否有接至货主所述之目的港是否可以接超重柜是直航船还是中转船，在哪里中转几天可到达目的港 该航次挂靠什么码头（厦门的海天、象屿、国际货柜）该航次舱位是否紧张，是否可以保证舱位2若为指定船东，在必要时（如运价更低廉）可以通过第二家货代进行订舱，但是除注意的几点与船东相同外，还应在订舱前确认以下几个方面：在出提单时，是否要改发货人或其他资料在货主有要求的情况下，是否可以申请N天目的港免柜期提单签发时是MB/L还是HB/L 是否可以保证舱位（以上仅适用于海运费预付）1.04拖车1、 拖装货代根据船代的放箱单制作请派单，放箱给拖车去堆场提柜。OP跟踪拖柜情况，取得柜号和封签，并与船东货主核对，特别是一家货主同出好几票货时一定要和货主核对正确。另外在货柜进场后，还可以登陆码头的门户网站查询船东、柜型、封签等。2、场装 事先通知堆场安排场装计划，与货主确定场装时间，传真一份进仓图给货主（附上OP的电话传真）取得设备交接单货主将货物运至堆场前，堆场应将柜子吊好填写场装计划，注明装柜时间、联系人、电话（若发货人有特殊要求如车架一定要20架，装食品的需做柜检、木制品需做熏蒸等等，也应一并告知。）若场装完毕，应向货主求证是否已将货物装满，可以将货柜拖进码头。若货柜可进场，取得柜号和封签并与码头核对。1.05报检、报关（有时同时、有时先于做箱）如果出口商品为国家规定需要做商检的物品，则需要货主提供有关报检的相关单证。报关行提供发货人的发票、装箱单、销售合同，以及柜检单、报检委托书和一份已盖完进场章的排载单复印件，委托报关行办理换通关单手续。一般进出口货物报关有四个环节构成，即进出口申报、配合查验、缴纳税费、提取或装运货物。3报关时货代需要向货主索要最基本的单据给报关行：合同，发票，箱单，产品的税号（HS编码），报关委托书，报检委托书，还有如果需要出口通关单，也需要提供。不同的商品报关时的要求不一样，所以提供的单据也就不一样，要根据货物的具体性质来决定。报关单必须与报关资料一起递交海关。 货代操作人员妥善安排在船东规定的截进港时间内进港，提前告知报关行在截关时间安排报关，安排报关时，需将退税联等重要报关文件，由报关行签收。收到退税联和核销单等资料后，等财务收到客人款方可退给客户。1.06提单确认和修改 1、 问明顾客“提单”的发放形式： 一般是a. 电放 b. 正本 c. SWB d.异地放单： 须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。 2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。3.一般情况下提单关单不符提供提单更正保函，加盖货主和货代公章；然后再加上正本保函加盖货代公章和目的港收货人公章。当然有些船公司的要求不一样，提单关单不符会有改单费，有时提单跟关单目的港不一样要提供改港保函等。1.07签单 在船东发来费用单后，操作进一步做好与客人间的费用单，把其费用发给客人，在收到客人的付款凭证后去船代签单。在签单过程中应注意：1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。 2、 是否需要手签。 1.08航次费用结算 1、 海运费 a. 预付 b. 到付他相关费用：CIC,THC,报关费，报检费，消毒费，单证费，转关费，拖车费，保险费（出口货物若以CIF4或CIP4或类似的价格条件成交，发货人应负责办理投保手续并支付保险费用。）边检费，等。2、 陆运费 a 订舱 b. 报关(包括返关之前己经报关的费用) c. 做箱(内装/门到门) d. 其他应考虑的费用： 冲港费/冲关费，商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改。1.09提单、发票发放（提单样本） 1、 货主自来取件的,需签收 2、 通过EMS和快递送达的,应在“地址单”上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号等要素以备日后查证。1.10清算 货代财务一般对货主采取两种结算方式：1：票结：票结客户应该遵守见款放单的原则2：月结：月结客户在开航后就可以直接放单给客户。应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单” 1.11海关退税有问题,需更改并提供的资料 l、报关数据正确、舱单不正确的5a. 经预录后的海关返还的报关单复印件； b. 场站收据复印件十联单的第七联即黄联； c. 提单正本复印件两张； e. 装箱单复印件； f. 更正单（三联、正本）。 2、短装（多报少出）、溢装（少报多出） a. 船开5天（工作日）内没能及时更正的: 先交纳罚款金3000-5000; 货主重新提供的发票、装箱单 货主重新提供报关单 提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”） b. 船开5天（工作日）内更改的 提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”） 正本、正确的报关单 正本、正确的发票、装箱单 2 货代操作业务的作用货代操作人员是货主和船公司之间的桥梁和纽带。操作熟知货运代理的一系列知识以及注意事项，能够很好地为货主提供完善的服务，使一票货物顺利地通关。不断维系与船公司的关系，获得价格优势，使业务员揽到更多的客户，创造利润。操作的繁琐以及工作的细致，不断提高操作人员个人的职业素质，培养其耐心，认真仔细的工作态度。操作人员在货代中是不可或缺的职位，下面仔细阐述其对个人，对企业，对社会的影响。2.1个人的影响2.1.1培养独立能力货代操作人员从事货代工作要熟知外贸知识-提单和信用证及贸易术语，货运集装箱知识、种类、规格等，世界各基本港口及部分国家的要求，船公司或货代，大致了解运价及他们各自航线优势，报价-运杂费构成，进出口所需一般单证、特殊单证，船代、码头、拖车、报关等其它注意事项。这些就需要操作具有一定独立的思考能力和较高的独立的学习能力，以及独立处理事情的能力。在直接面对客人时要熟练地运用自己的专业，独立地为客户解决意外发生的事情。不仅如此，很多时候操作要做到及时处理事情，有时甚至很紧迫的事情必须要在很短的时间处理或是第一时间处理，操作是不断提高自己独立能力的平台。2.1.2提高人际关系货代操作很多时候要面对直接的货主，船公司和同行等。在与之交流过程中我们要注意我们的言行。可以使用于任何情况下的词语：“我将尽力”；“这不是个简单的问题”；“我要问下我的上司”等，千万不要说“我做不到”“我没办法”之类。多说“我们”少说“我”。可以看出来说话是一门艺术，当你掌握了这门技术时，在你自己的交往平台上会多出很多朋友和工作伙伴，操作人员面对形形色色的人，在面对这些人物时你要有不同的说话艺术，对客户要客气，在处理事情时要说服客户，有些即使是自己工作的失误，如果你有能力让客户为你分担或是让他觉得是他们的责任那是最好，何乐而不为呢！操作会让你变得说话有说服力，掌握货主和船公司的心，那么你在其他领域的人脉自然而然也将不断提高。2.1.3培养耐力，提高工作态度货代操作中在核对关单数据，刷关单时要核对清楚，一个数据的失误都可能产生费用。在核对提单中务必严格按照客户之要求，与船代一而再再而三确认无误才能交给客户（单单单证相符），这就需要操作有极高的耐心，只有这样才能处理这么细微的工作。提单关单不符时也要核对清楚，不然很多会影响下一步的操作，每个操作环节都是相联系的。操作要有良好的工作态度，并且经常总结整理操作中的细节问题，不断积累经验并总结出适合自己的一套工作方法。2.2企业的影响2.2.1提高竞争力当今货运市场已日趋成熟，竞争越来越激烈。竞争的最前沿是承担业务，操作在这当中承担重要角色，他处于业务员与货主之间，是他们业务沟通的桥梁，沟通就是要知已知彼，这样才能找到切入点，才能做到百战百胜，提高竞争力。货运代理参与国际多式联运业务后，他的经营范围就可以大大得到扩展，并且操作员有效而灵活地应用自己拥有的各种设施，最大限度地发挥自己现有设备的作用，改善货物流通环节，选择最佳路线，组织合理运输，提高运输效率，降低运输成本，提高竞争能力。特别是对于货代这个行业，一个企业的竞争力不但是要有好的管理者，更基础更重要的是要有专业的操作员。领导者会领导一个企业但是他不一定熟知操作的细节，好的操作员是企业不断提高竞争力的筹码。2.2.2提高整体工作效率现今货代行业面临转型的问题，不能墨守成规，持操旧业，只做纯粹代理人的单一业务，而应该认清变化的形势，调整经营模式，力求适应市场的需求，满足不同客户的要求，在传统货运代理业务的基础上，扩充业务范围，创新发展模式，提高服务能力与服务质量，创造条件尽最大可能向客户提供增值服务以及其它更多更好更具有竞争优势的服务，以求得自身的生存、发展和在新的市场条件下取胜。在具体操作中可以通过实施项目管理把部分相关人员临时抽调到同一个组织中，形成矩阵式作业团队，目标一致，直接面向客户开展工作，有效克服传统作业模式的不足，既可达到培训、锻炼与提高货运代理企业一般人员素质，也提高了整体工作效率。货运代理在参与国际多式联运过程中，不但可以在货物运输中获益，还可以在与货物运输相关的服务项目中获取附加价值，例如在具体操作中把原来少量的货物集中起来，大批量地与实际承运人交涉，提高工作效率从而获得优惠运价，使货主和货运代理均受益。2.2.3合理节约成本，获得更多利润在货代操作过程中操作人员可以做到：1、多方联系船公司，降低运费。2、通过了解产品，降低运输成本，特别是在装箱过程中，了解产品的特性和长度宽度等。针对性提出建议，降低货主的成本，节约成本，提高效率。那么你一定能够使货主感到你的责任心和专业精神。3、了解价格条款，争取最佳组合。了解FOB条款下的费用组成，也要了解船公司，运输公司的费用组成。4、经常向货主介绍货代和船公司的业务流程5、货代报关要及时，及时报关可以节约费用。如果象深圳路运，如果晚一天，拖车费就会有几千港币。如果是赶船的话，香港码头还会加超期费。6、货物变更要及时修改单据，经常遇到货主报关和发货实际不一致，一定要及时更正，虽然现在改单收150元，为了避免不必要的麻烦，操作具备上面的基本素质就可以在一定程度上合理节约成本，为企业获取利润。看似为货主所想，其实也是为自身企业着想，也可避免产生一些不必要的麻烦，使工作顺利。 2.3社会的影响一个好的专业的货代操作员可以带动一群操作员，提高企业的文化背景，吸引客户，使客户和运力单位合作不断加深。一群优秀的操作员又会不断为企业创造利润，不断扩大市场，提高在物流行业的竞争力。优秀并有良好企业文化背景的企业又是社会每个企业学习的榜样，企业的不断发展也会带动社会经济的发展，使社会更加和谐。3 如何提高货代操作业务的效率随着中国加入WTO，进入国际市场，竞争更加激烈。对各个企业来说既是挑战又是机遇。货代企业如果能成功地将企业推荐给全社会，就能在现代物流市场的竞争角逐中，最先占领市场，最先打开局面，最大量地赢得客户，获得良性循环的发展生机，这就需要提高货代操作业务的效率。3.1熟悉货代操作流程 对货代操作流程的熟悉这是每个操作员应具备的最基本的职业素质。3.2了解业务流程货代操作不只是简单的操作，他也要了解业务流程。当一个业务员把一个单子交到你的手上时，如果说是一个专业的操作员而不懂得货代业务的流程那就太可悲了。基本的业务流程的了解可以很好的配合业务员进行工作，在此过程中操作比较经常面对船东，会直接获取船东信息，就可比较相同船东，以及价钱折扣空间，并可和业务员经过探讨制定自己公司的优势价格，最终为公司揽到更多的客户。3.3维系各方面的关系3.3.1维持老客户努力建立新客户货代操作员对于客户来讲，你就是公司，公司就是你。你代表的是公司,故不能有过激言语和行为。在平时与客户交流的过程中要表现出你有足够的时间：千万不要在客户面前表现很忙，没有时间，要用一种轻松的语调和耐心的态度对待客户，这是让客户满意的最佳方法，即使你不能马上满足客户的要求，甚至到最后真的帮不到客户，客户也会很高兴。重视客户的满意程度，增加与顾客的互动与沟通，了解顾客的真实感受与想法，并重视客户的一举一动，顾客才会有一种被重视、被尊重的感觉，也就更加倾向与公司进行进一步的交易，企业与顾客才能持久保持良好关系。在维持老客户的前提上努力建立新的客户群，最好是增加直接客户，尤其要同关键客户建立直接关系。只有直接客户多了，才能够确保获取更高的利润率，保持对客户的控制和业务的持续性。同时要进一步发展与客户的关系，有效地在市场中培养忠诚客户，尤其是能够带来利润的客户，必须争取留住他们。货代，为进出口企业服务的公司和个人，如何更好地为货主服务，如何才能在货主心里建立自己的地位和友谊，需要货代操作中切实可行地为货主着想。你想着他，他会记在心里，你关心货主，货主也会感谢你的努力。这样就加深了货主和货代企业的关系。3.3.2与船公司建立良好关系经常和运输公司保持良好的联系，建立融洽的个人友情，获得良好稳定的价格。要了解运价变化，对于美金报价的运费一般比较关注，但是有些头程船是人民币报价也是可以谈来降低运费的。避免由于疏忽大意而放跑可以降低费用的机会。比如到欧洲港口，许多船公司有基本港和非基本港的区别，但这些船公司的基本港运费差别也有不少，有的有上百美元差。只有通过了解不同公司的情况才可以通过选择运输公司争取到最合适的运价。有些船公司有一些优势航线，比如去日本横滨，韩国光洋，要多获取一些这样的信息，平时多联系，这样一个公司就有更多的价格优势。对承运人要有掌握力。只有这样才能使货运代理的客户从承运人处获得更加优惠的费率，确保运力紧张时货运代理客户的货物能够获得充足的舱位，而不被拒装或甩货。3.3.3维系与政府部门的良好关系应同相关政府部门及单位，如海关、商检、港务局等建立与保持密切而良好的关系，以帮助货运代理的客户加快港口货物清关和及时办理其它手续，体现货运代理企业的能力与办事效率。3.4 端正工作态度调整好工作心态在操作过程很多时候会遇到一些无理的客户，碰到这种情况要端正我们的工作态度，不管客户多少无理，我们都要以认真仔细的工