企业发文管理办法.doc

.发文管理办法（试行）第一章 总则第一条 进一步加强公司发文管理，增强发文的严肃性和权威性，规范发文程序和格式，保障发文安全有序，提高发文质量和效率，根据公司实际情况，特制定本管理办法。以下简称为：办法。第二条 本办法所指的公文主要是指通过公司OA系统走流程发布的正式文件，如决定决议、规章制度、通知通报、人事任免、请示、通告、会议纪要等；以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件受本文约。第三条 本办法适用于公司所有部门。第二章 公文管理第四条 公司的公文管理部门为综合管理部，并由公文管理员负责发文流程的整理、发布、整理归档。第五条 其他部门、事业部应协助公文管理部门做好公文发布与管理工作。第六条 发文的流程除部门经理及以上公司领导可以发起外，总部部门、各事业部应指定并固定相关人员负责。第七条 申请人应按照规定选择发文流程，填写流程表单，填写正文内容。第八条 公文一经发布未经事业部总经理及以上领导同意的不得删除。第三章 选择发文流程第九条 公司的重大人事任免、公司重要的规章制度、重大组织架构调整、节假日通知、重要的工作通报等事项应选择公司发文。第十条 除公司发文的事项以外，总部部门提交的发文流程应选择部门发文。第十一条 除公司发文的事项以外，各事业部提交的发文申请应选择事业部发文。第十二条 团委/工会发文另行补充通知。第十三条 总部部门、各事业部如有重大事项需要请示公司批复的可以选择部门请示流程，总部部门内部、各事业部内部原则上不得提交本流程。第四章 流程表单第十四条 公司的主要发文类型为决定、决议、通知、通报、通告、会议纪要、规章制度等，申请人应根据文种的不同使用用途选择相应类型。第十五条 公司的发文密级有明文、秘密、机密、绝密四类；公司发文、部门发文的明文为公司全体员工可见，事业部发文的明文为事业部全体人员可见；部门经理及以上级别可见的发文选秘密、机密、绝密；公司事业部副总经理及以上可见选机密、绝密；部门请示流程发文为公司机密及绝密除请示流程相关审批人外，其他人员不得查看，转发，拷贝，公司另有规定的按照公司规定执行。第十六条 公司的发文级别有普通、加急、特急；不紧急的发文流程选择普通级别；需要2-3内发布的发文流程选择加急，需要当天发布的公文选择特急，同时申请人应跟催流程审批进度。第十七条 发文单位选择或填写总部一级部门、各事业部及事业部一级部门。第十八条 公文标题根据文种拟写，且与发文类型相一致。第十九条 正文应有标题、主送称谓、正文内容、发文单位、发文时间；正文的标题应与表单的标题一致，标题格式为字体宋体、字号小二、居中，标题上下各空一行；主送称谓及正文内容字体仿宋、字号三号，主送称谓应顶格写，正文内容段落首行空两个字符，正文内容不得以图片替代文字或图表；发文单位、发文时间在正文内容下方空一到两行填写，字体字号为仿宋三号字，发文时间应右对齐，发文单位在发文时间上方并与发文时间居中对齐。第二十条 发文时间须与正文发文时间一致。第二十一条 主送为公文要发到的部门、事业部或个人，凡涉及组织架构调整、人员转岗的公文在主送一栏填写系统管理员。第二十二条 抄送可不填写，须抄送的对象填写在主送栏。第二十三条 正文内容以外的文件作为附件上传，正文内容不得作为附件提交。第五章 文种类型说明第二十四条 决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”，经会议通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”；示例关于表彰XX集体的决定、关于公司半年度会议的决议等。第二十五条 通告：公布应当普遍遵守或周知的事项，用“通告”；示例关于变更XXX流程的通告、201X年度晋升人员的公示等。第二十六条 通知：向特定受文对象告知有关事项或文件，让对象知道或执行，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。第二十七条 通报：表彰先进、批评错误、传达工作情况，对公司、事业部、部门一段时间工作情况的汇总，用“通报”；示例关于201X年上半年XX项目开展情况的通报。第二十八条 请示：向上级请求批示、批准，用“请示”。第二十九条 会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，要求参会人员与单位共同遵守或执行的，用“会议纪要”。第三十条 规章制度：公司或事业部发布的规章制度，选择“规章制度”。首次发布的规章制度原则上以试行下发，试行期为一年，试行期结束后如无修改的继续生效。规章制度应包括制定原因、释义、适用部门、解释部门。第六章 发文流程节点第三十一条 发文流程一般分为：申请人、审核人、会签、公文整理、申请人校对、公文签发、公文套红、公文签章等节点。第三十二条 申请人在选择发文时须按规定填写表单与正文，并在“申请人校对”节点对公文管理员整理过的文章进行校对核实。申请人首次发文的应查看公司发文有关规定，对存在疑问的部分内容应咨询公文管理员。第三十三条 审核人须对公文发布的必要性、方向性进行审核把关。第三十四条 涉及多部门或事业部的发文且须要发文对象执行的，须选择发文送达部门、事业部的主要负责人会签。“会签”项由申请人的上级领导选择，如无会签需要，可选本人；会签人对发文有异议的，可在签字意见栏填写有异议的内容，并提出相应修改意见。第三十五条 公文整理由公司公文管理员对公文文体、格式、内容的审核整理，须按照审核人提出的意见对公文进行修改，要求做到规范、严谨、晓畅。申请人未按照表单、正文内容格式填写发文流程的，应予以退回流程；公文管理员对不确定的事项应咨询申请人或在签字意见栏说明详情。公文管理员对申请人咨询发文的事项应与告知，并指导发文。第三十六条 公文签发人审核公文的规范性、严谨性等。公文管理员须按照规定套红、签章、选择收文对象。第七章 公文归档与保密第三十七条 公文归档由系统自动完成，为了做好归档工作，公文管理员应定期对所发布的公文进行整理归档。第三十八条 公文管理员应按照公司的有关规定做好公文的保密工作，级别在秘密以上的公文未经发文部门负责人或上