监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定.doc

北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23 生效日期：2011.09.01作业文件第9页 共9页工程监理档案资料管理办法1目的为使建设项目（工程）监理档案完整、准确、安全保管并有效利用，按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002），结合公司工程监理档案资料的实际情况，制定本办法。2适用范围2.1监理档案是指从工程中标后开始至监理工作结束全过程中形成的按规定应当归档保存的文件资料。包括各种具有查证、参考和保存价值的各种形式的原始记录、文函、会议纪要、签证资料、材料和设备证明、图纸、声像材料等。2.2电网工程按照国家电网公司三个标准化项目部手册执行。3职责3.1公司的监理档案工作实行公司技术负责人负责制；3.2运营管理处负责对档案资料形成过程进行指导；3.3事业部负责对所属监理部档案资料收集整理情况进行监督检查。3.4各项目监理部的监理档案工作由总监负责，总监办公室具体管理，设专人专岗开展此项工作，各专业应积极配合并明确责任人；3.5工程竣工后监理部负责资料的归档工作，并在竣工1个月内向公司档案室移交归档资料。3.6向建设单位移交归档资料的工作，具体要求按建设单位的规定执行。 4资料保存、归档范围及保管期限规定 4.1监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定的说明4.1.1本规定是以华联监表（A、B、C）为例进行编写的，因各事业部以及各工程的建设单位要求不同，执行的资料管理标准不一，但资料的大体内容相同，所以如不执行华联监表的工程，参照本规定要求执行。4.1.2本规定标题栏归档保存单位栏目中：监理部保存资料为施工过程中监理部保存的过程资料，公司档案室保存资料为工程竣工后移交公司档案室的工程档案。建设单位保存资料为工程竣工后移交建设单位的档案，此栏目仅为参考，具体移交内容以建设单位要求为准。4.1.3需要移交电子文件的资料，资料的编审批页和盖章页需扫描成JPG格式图片文件。电子文件夹名称以附件1中资料名称为准。一个文件夹内含两类或多类文件时，文件夹内再分别按文件类别建立子文件夹。要求监理部在工程建设过程中随工程资料形成及时进行扫描保存。4.3.4移交书、移交目录、卷内目录、移交电子资料、工程照片等刻光盘移交。卷内目录整理成一个文件，在表格右上角注明卷册号。4.1.5案卷封面要求必须填写保管期限和档号一栏，保管期限按本规定（附件1）中的保管期限一栏要求填写。档号从001开始按流水号填写。脊背在保管期限一栏填写保管期限，档号一栏填写工程档号，如案卷比较薄，几卷可以合并装在一个档案盒内，在档号一栏标明，合并的案卷在脊背的案卷题名处要把各卷的案卷题名简明的全部列出。例如：003的案卷题名为朝阳500kV变电站工程协调会纪要、专题会纪要 004的案卷题名为朝阳500kV变电站工程监理工作联系单、监理通知单及回复单 005的案卷题名为朝阳500kV变电站工程监理月报三卷合并在一个档案盒内，则档号一栏填写003-005，案卷题名一栏填写朝阳500kV变电站工程协调会、专题会纪要；工作联系单、通知单及回复单；月报。（填写脊背案卷题名时一定要写出工程名称）。4.1.6一个档案盒内的资料保管期限应相同。4.1.7卷内备考表监理部填写，其中检查人一栏空出，移交资料时公司档案接收人填写。4.1.8不需归档的资料，如达标投产及创优迎检等资料，由监理部自行保存，待迎检用。4.2监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定序号类别资料名称监理部保存资料归档保存单位备注公司档案室建设单位纸质电子保管期限（年）1监理资料监理规划、监理创优规划长期2监理资料监理实施细则、旁站方案长期3监理资料监理月报长期4监理资料监理周报5监理资料监理协调会议纪要、专题会纪要长期6监理资料监理部及各专业组监理工作日志长期7监理资料监理旁站记录表长期8监理资料工程质量评估报告长期9监理资料监理工作总结长期10监理资料监理工程师通知单及回复单、监理工作联系单长期11监理资料不合格材料退场通知书长期12监理资料工程暂停通知书及复工申请表长期13监理资料合理化建议表长期14监理资料备忘录长期15监理资料安全施工隐患通知书及隐患整改反馈单516监理资料工程款支付证书17监理资料施工技术方案、措施报审表及报审资料518监理资料管理体系及管理制度申报表及申报资料19监理资料分包单位资质审查申报表及申报资料520监理资料建筑、安装材料报验单及报验资料10土建专业只归档结构材料（钢筋、水泥、混凝土、钢材）安装专业只归档特殊材料、设备报验不归档21监理资料施工计量器具、检测仪表报验单及报验资料22监理资料工程定位测量报验单及报验资料523监理资料检验批、分项/分部工程报验检验单及监理工程师检验记录及报验资料524监理资料单位工程竣工予验收报验单监理工程师检验记录525监理资料质量事故报告长期26监理资料建筑工程交安报验单27监理资料年、季、月施工进度计划报审表528监理资料工程动工报审表529监理资料工程款支付申请表530监理资料月工程进度款报审表531监理资料工程变更费用报审表及报审资料532监理资料设备缺陷通知单及处理报验表533监理资料特殊工种证件报验单及报验资料34监理资料破坏工程成果申请表535监理资料监理合同、施工合同、设备买卖合同36监理资料总监任命书37监理资料监理公司资质复印件、监理人员资质复印件38监理资料强制性条文执行计划及实施情况539施工资料见证取样和送检见证人备案书40施工资料图纸会审记录541施工资料设计变更、变更设计、工程洽商1042施工资料沉降观测记录543施工资料混凝土浇灌申请书44调试资料调试报告546技经资料工程签证预算545启动委员会纪要长期46监检报告长期47竣工移交签证书长期48竣工报告长期49监理资料工程照片：主要收集有关检查、会议、以及施工阶段影响工程质量和施工安全的关键部位、关键工序、重要及危险作业环节以及工程全景的数码照片。长期注：移交建设单位资料以建设单位具体要求为准。5 监理档案资料的整理5.1监理档案资料整理的要求按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）及公司监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定的要求进行收集、组卷、编目与装订。5.1.1组卷的要求(1)案卷内文件材料要齐全、完整。(2)案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写的字迹。(3)案卷及卷内文件不重份。(4)凡为易褪色（如复写纸、热敏纸等）形成的材料并需要永久和长期保管的文件，应附一份复印件附在原件之后。5.1.2组卷方法及卷内文件的排列(1)资料组卷按照资料类别分别组卷，管理性文件可以组成一卷或多卷。管理性案卷卷内文件按问题、时间或重要程度排列。(2)施工报审资料应按照专业、系统划分，每一专业、系统再按照资料类别分别组卷。卷内文件排列：工程报验资料按照单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、分项工程、检验批排列。其它施工资料按照时间顺序排列。 5.1.3卷内文件材料页号的编写(1) 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；(2)页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。图样页号编写在标题栏外。(3)成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。(4)卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.1.4卷内目录的编制卷内目录包括的内容如下：序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；文件编号，应填写文件文号或文件编号；责任者，应填写签署意见的监理工程师姓名；文件题名，应填写文件标题全称；日期，应填写文件形成日期；页号，应填写每份文件尾页上标注的页号；备注（需要时填写）。5.1.5 案卷封面和脊背的编制公司归档案卷采用案卷内封面形式，主要内容如下：案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、及其结构、阶段的名称、文件材料的名称等。案卷题名由立卷人填写。立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；保管期限，应按监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定中规定的期限填写；档号，从001开始按三位流水号填写； 案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词（保管期限、档号、案卷题名是黑体3号，填写内容是宋体4号加黑，档号填写是3号加黑，双横线是1.5磅，单横线0.75磅，竖线是0.25磅）。5.1.6 卷内备考表卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，说明组卷情况。监理部填写立卷人和立卷时间。卷内备考表排列在卷内文件之后。5.2 案卷装订要求5.2.1 文字材料采用整卷装订形式。5.2.2文字材料必须用软卷皮装订成册，做到右边和下边齐，无倒页，不漏订，装订后装入档案盒内存放。边界小的文件，在装订前要贴边，防止遮挡字迹。5.2.3图纸材料原则不装订，散装在档案卷盒内存放。如有少量图纸材料同文字一起装订成册，图纸应该留出装订位置。5.2.4装订时要剔出金属物、塑料夹，案卷左右薄厚不一时，应在装订线一侧夹垫纸质物支托。5.2.5装订案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订打结于正面。5.2.6装订长度为18cm，上下两孔距中9cm，装订结实、整齐、美观。5.2.7 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。5.3档案装具规格及制成材料5.3.1案卷采用统一规格的卷盒装具。其外表规格为310mm220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm四种。用牛皮纸板双裱压制。5.3.2 案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为A4纸（297mm210mm）。6 档案资料的保管和移交6.1档案室在接收工程档案时要编制移交档案清册，与监理部办理交接手续，要进行详细的点验，做到签署完备，并及时分类、登记、编号，不得重复或遗漏。6.1.1工程档案入库时应检查帐、物是否相符。6.1.2 档案室必须建立各类档案案卷目录、案卷目录登记簿、案卷数统计簿等账册，定期进行清点核对，做好记录。6.2工程项目结束后一个月内，监理部将工程档案资料移交公司档案室。6.3外单位查阅和复制监理档案资料时，必须由公司技术负责人批准。6.4工程档案的销毁必须依照有关规定，经公司技术负责人审查批准后方可进行，任何人员不得自行销毁。6.5档案资料的存放6.5.1档案管理人员应经常注意档案库房的安全，做到防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温，同时要经常检查档案的管理情况，发现破损或变质等现象要及时报告，并查明原