Excel操作与技巧培训PPT课件.ppt

,要求完成后面的作业并上交（自己做EXCEL并用EXCEL做图）,Excel技巧与操作培训,EXCEL操作培训,2,Content,Excel操作与技巧,2,3,1,4,基础常识,报表制作,图表制作,常用技巧,2,3,3,1,基础常识,4,Excel基础常识,（1）工作簿（2）工作表（3）单元格,4,5,工作簿,菜单栏,工具栏,单元格，通过位置（列标行标）进行标识。,工作表,状态栏,1张工作表（sheet）由65536行*256列，即65536*256=1677万个单元格组成；1个工作簿（book）最多可含有255张工作表。注：EXCEL2007以下版本。,5,6,（1）公式（2）函数,Excel基础常识,6,7,公式与函数,公式：在工作表中对数据进行计算的式子，它可以对工作表数值进行加、减、乘、除等运算。,函数：EXCEL预定义的内置程序，可以使用在公式中。,7,8,公式与函数,数据类型（1）数值型：一般的数字格式。（2）货币型：货币格式，对一列数值进行小数点对齐。（3）日期时间型：可以对两个时间段的间隔时长进行计算。（4）文本型：在文本单元格中，数字、公式作为文本处理。,8,9,公式与函数,运算符（1）算术运算：+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、（乘方)（2）比较运算：=（等于）、（大于）、=（大于等于）、（不等于）（3）字符运算：&（连接）（4）引用运算：（：冒号）、（，逗号）、（空格）,要创建一个公式，首先需要选定一个单元格，输入一个等于号“=”，然后在其后输入公式的内容，按回车键就可以按公式计算得出结果。,9,10,公式与函数,单元格引用引用运算符：（：冒号）、（，逗号）、（空格）（1）：（冒号）区域运算符，如B2:F6表示B2单元格到F6单元格矩形区域内的所有单元格。（2），（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个引用，如SUM(B5:B26,D4:D22)，表示B5至B26以及D4至D22所有单元格求和（SUM是求和函数）（3）（空格）交叉运算符，如SUM(B5:B26A4:D22)表示求B5至B26与A4至D22两区域交叉单元格之和，即B5至B22之和。,10,11,公式与函数,绝对地址与相对地址相对地址：=B3+B4+B5+B6绝对地址：=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6混合运用，F4切换。两者的差异是：相对地址：如果在A7单元格内输入公式=B3+B4+B5+B6，那么将A7中的公式复制至A8单元格时，A8的结果变成=B4+B5+B6+B7，再将A8中的公式复制至B8时，B8的结果变成=C4+C5+C6+C7，也就是相对地址在公式复制时，会随单元格的不同而发生变化。绝对地址：在公式复制时，不会随单元格的不同而发生变化。不管复制到哪个单元格，结果都是同一个公式，即=$B$3+$B$4+$B$5+$B$6。,11,12,使用公式,12,输入公式,公式的输入类似于数据的输入，在单元格中输入公式时以等号（=）作为开始，然后输入公式表达式。（1）启动Excel2010，在工作簿中创建工作表。在工作表中选择需要创建公式的单元格，在单元格中输入公式，如表1所示。（2）完成公式输入后，按Enter键或单击其他的单元格，输入公式的单元格中将显示计算结果。,13,复制公式,在工作表中可以将公式复制到其他的单元格中。（1）将鼠标指针放置到需要复制的单元格右下角的控制柄上，鼠标指针变为十字形，按住鼠标左键拖动鼠标至最后一个单元格释放鼠标，公式将被复制到鼠标拖动过的单元格中并显示计算结果。,13,使用公式,14,（2）在工作表中选择源单元格，打开“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”按钮。在工作表中选择目标单元格，单击“粘贴”按钮上的下三角按钮，在下拉列表中“公式”选项，此时选择的单元格中将能预览公式粘贴后的计算结果。,14,使用公式,15,公式与函数,15,使用函数向导插入函数,16,使用函数栏输入,16,17,使用公式记忆输入功能,在单元格中输入函数的第一个字母时，Excel2010会给出一个以该字母开头的函数列表，显示一个列表，按“”键在列表中移动光村选择需要的函数，按Tab键将选择的函数输入到单元格中。,17,18,公式与函数,数值统计（SUM、SUMIF、COUNT、COUNTIF等）逻辑判断（AND、IF、ISERROR、NOT、TRUE等）文本处理（MID、MIDB、RIGHT、FIND等）日期时间（NOW、TODAY、TIME、TIMEVALUE等）查找引用（VLOOKUP、ROWS、HYPERLINK等）财务计算工程分析,函数功能,18,19,SUM、SUMPRODUCT、SUMIF、SUMIFS函数,公式与函数,19,20,COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS函数,20,公式与函数,21,AND、OR、NOT函数,21,公式与函数,21,22,IF、ISERROR、IFERROR函数,22,公式与函数,23,MID、LEFT、RIGHT函数,23,公式与函数,24,FIND函数,24,公式与函数,25,NOW、TODAY函数,25,公式与函数,26,TIME&TIMEVALUE函数,26,公式与函数,27,VLOOKUP函数,27,公式与函数,28,HYPERLINK函数,28,公式与函数,29,注意事项(一),（1）括号（）要对应显示，不可出现单独的括号，或少括号（2）输入法的半角全角、大小写需注意，如：“”不可输入成“”*不可输入成（3）如条件是寻找某个文字：南京，在函数中应输入为:“南京”如条件是寻找某个单元格或数字：A5(A列第5行)或5，在函数中应输入为：A5或5，无需加符号（4）函数中设置的计算范围需一致（5）需在函数公式打开状态下,同时按下Ctrl+Shift+Enter,当公式头尾出现花括号时才算计算完成,29,公式与函数,30,注意事项(二),（1）源数据较大时，应将“菜单栏/工具”的重新计算调整为“手动计算”（2）格式：不得出现空格，如：“黑电”和“黑电”（3）某一字段暂不需/无法统计，如是需量化的单元格，则需以“0”填充，不可写“无”（4）不可将明细全部删除后，在原有模板的基础上重写贴入明细再次使用，将会改变计算范围，应重新使用新模板（5）注意统计周期的输入（6）注意EXCEL函数设置中某条件的计算列是否是需要的计算列（7）如需从一个EXCEL表格的数据复制到另一表格中，应点击“菜单栏/编辑”的链接中“断开链接”,30,公式与函数,31,31,2,报表制作,32,数据排序,一次排序最多可以选择三个关键字：主关键字、次关键字、第三关键字。或者利用工具栏上的两个排序按钮。,32,33,数据筛选,33,34,数据透视,数据透视表实际上是一种交互式表格，能够方便地对大量数据进行快速汇总，并建立交叉表，还能根据用户的需要显示区域中的细节数据。,34,35,35,36,报表排版,报表应当含有：1、报表名称（在表格抬头，通常字号略大些）2、表头（在表格主体的顶端与侧端，通常可用颜色着重标注）3、各字段数据值（如有文字内容应相对简略，避免视觉疲劳）报表需要：1、合适的列宽和行高（鼠标放置需求列或行线的最末端，双击即可）2、当表格过长或过宽时，应使用“冻结窗口”功能。,36,37,37,3,图表制作,38,图表制作,在处理电子表格时，需要对大量繁琐的数据进行分析和研究，我们需要利用图形方式再现数据变动和发展趋势。EXCEL提供了强有力的图表处理功能，使得用户很快就可得到所要的图表。我们日常工作和生活中经常使用的图表类型有：1、柱形图：比较分析2、折线图：趋势分析3、饼图：占比分析着重标色,38,39,39,以柱形图为例,40,40,41,41,42,42,43,43,4,常用技巧,44,复制Ctrl+C粘贴Ctrl+V查找Ctrl+F替换Ctrl+H数据全选Ctrl+Shift+End撤销上一次的操作Ctrl+Z重做上一次的操作Ctrl+Y单元格内换行Alt+Enter清除所选中单元格内容Delete将当前输入内容填充到选中所有单元格中Ctrl+Enter选择不连续单元格区域Ctrl+鼠标左击逐个单元格选择连续单元格区域Shift+鼠标左击第一个和最后一个单元格,44,快捷键,45,45,消除表格周围的网格线,第一种方法：“视图”菜单，不要勾选网格线第二种方法：全选，全部填充白色,46,特殊符号的使用,46,47,条件格式（EXCEL）,47,48,设置数据有效性（EXCEL）,48,49,格式刷（OFFICE）,用于复制格式点击格式源，单击“格式刷”，再单击目标单元格。可一次单击格式源，连续使用在多个目标单元格上，且目标格分散多处。使用方法：点击格式源，双击“格式刷”，依次单击目标单元格即可。,49,50,常见问题解决,1、问题：设置了公式后，结果不能实时更新。解决思路：检查系统设置的重算方法是否为“自动重算”。方法：进入“公式”菜单下的“计算选项”页面，设置“自动”即可。2、问题：用SUM求和后，发现总值不对。解决思路：检查数据是否全为数值型。方法：数值型通常自动靠右，文本型通常自动靠左（左上角会出现绿三角标志）。选中相关单元格，右击选择“设置单元格格式”菜单下的“数字”页面，设置成“数值”型，将文本型值重新手动输入即可。,50,51,3、问题：设置了公式后，全表复制使用，但结果值不对。解决思路：检查确认公式是绝对引用还是相对引用，会引发错误。方法：绝对引用与相对引用的快捷切换键是F4。4、问题：页面