企划供方库制度与管理.doc

企划供方库制度与管理上海聚美欧洲城实业股份有限公司企划部二一六年九月目录第一章 总则2第二章 供应商选择2第三章 供应商档案管理3第四章 供应商的日常管理3第五章 供应商评价4第六章 供应商淘汰5第一章 总则1、为了规范企划部供应商管理，降低采购成本，提高效率，规范供应商的选择与日常管理维护，明确操作细节，制定本制度。2、供应商管理原则：3.1保证卖场的宣传、美化等相关物资按需及时供应；3.2供应商选择的基本准则应遵循质量、成本、交付与服务等标准；3.3管理供应商应实行友好、透明、严格的制度，要和供应商保持良好、长期的合作关系；3.4供应商管理要实行动态管理，加强沟通、定期评估。3、适用范围：3.1供应商的管理包括供应商的选择、管理、评价、淘汰等方面，由企划部主导，财务部及行政部等其他相关部门负责协助。3.2企划部供应商管理的范围包括：日常宣传物料制作、企划活动策划、美陈物料制作等供应商。4、企划部职责：4.1企划部对部门内所招标采用的所有供应商负责进行管理。4.2企划部应负责协助提供供应商所供应产品质量、交货、服务等相关方面信息。 4.3企划部应定期组织对供应商的考核，并依据考核结果应形成材料，进行上报与存档。第二章 供应商选择1、企划部负责对需经常进行使用或更换的供应商进行搜寻工作，分类登记供应商情况登记表。2、主要通过以下方式搜寻开发相关供应商：2.1、互联网搜索；2.2、同行介绍；2.3、供应商的主动问询和介绍；2.4、专业技术杂志；2.5供应商的专业媒体广告等。3、企划部负责对部门内使用的进行供应商信息收集，并剔除明显不适合进一步合作的供应商后，拟定一个供应商考察名录。被剔除的供应商应记录剔除原因，以备查阅。4、新供应商须提供的资料的复印件：4.1、营业执照；4.2、税务登记证；4.3、组织机构代码证；4.4、公司介绍（或相关资料）；4.5、代理商（贸易商）需提供代理证书等。5、企划部应根据供应商考察名录要求供应商填写供应商基本资料表，对供应商的基本情况（如设备情况，产品情况，人员情况、供应能力等）进行了解。6、对于需要提供样品试用的供应商，应要求其提供样品，并进行样品测试。7、对于重要供应商，企划部可根据实际情况进行实地考察，企划部负责组织部门的人员实地考察供应商。8、对不实地考察的供应商，应通过电话、传真、电子邮件等方式和供应商联系，进一步取得供应商供应能力信息。9、企划部根据供应商提供的信息，会同相关部门对供应商的产品质量、服务等能力及配合方面进行评估，对供应商是否符合我公司要求进行评审，评审合格的供应商列入公司合格供应商清单。不合格的记录不合格原因，并备案备查。第三章 供应商档案管理1、供应商档案包括：1.1、合格供应商清单；1.2、供应商基本资料表；1.3、供应商营业资质（营业执照复印件；税务登记证复印件；组织机构代码证；代理商（贸易商）需提供代理证书等）；1.4、价格表； 1.5、关键技术资料；2、企划部负责建立并定期更新供应商档案。3、供应商档案应实时进行更新，每年至少更新一次。4、在纸质供应商档案基础上，采购部应建立电子版供应商情况登记表与合格供应商清单，并对内容进行实时更新。第四章 供应商的日常管理1、企划部需对供应商日常表现及到货物资使用情况进行记录，并形成供应商评价的依据。2、对供应商的物资出现的品质异常，使用部门应及时进行反馈，并记录品质异常现象，并附照片，把异常信息转发供应商，并跟进供应商解决和后续改进工作。3、企划部应定期对供应商的交货情况进行统计分析，其结果作为供应商评价的依据，并将结果传给供应商，敦促其不断的改善与提高。4、企划部应定期对同类产品市场价格及供应情况进行了解，并作为与供应商谈判及供应商评价的依据。5、对于重要供应商，应加强与供应商的日常沟通与反馈，建立长期合作供应商关系，签订长期合作协议。第五章 供应商的评价1、企划部负责组织对年度合作的供应商进行年度评价，确保所采购物资质量、交货期、服务等满足规定要求。年度评价是指以年度为周期对供方进行综合评估。2、企划部应对供应商日常异常情况做好供应商异常情况登记表，作为考核依据。3、企划部负责为供应商评价提供基础数据，包括品质、交期与日常配合等方面。4、出现物资质量异常，质量异常情况严重或者对卖场正常营业产生影响的，企划部要对供应商重新做出评估。第六章 供应商淘汰1、对不能积极配合或质量无法达到我方要求的供应商，企划部应积极与供应商进行沟通并督促相关供应商进行整改，在整改后仍未能达到我方要求的供应商，可取消供应商资格。2、经过供应商评价认为不能继续合作的供