Excel2003教程

9/3/2014 Excel2003电子表格 9/3/2014 授课要求 目的与要求 掌握 Excel2003电子表格制作的基本过程和数据分析、管理的基本方法。 重点与难点 数据的输入、公式和函数的使用、用图表显示数据、数据的分析和管理 授课内容： 工作簿（工作表）的创建和编辑、工作表的格式化、公式和函数的使用、用图表显示数据、数据的分析和管理以及报表的打印 9/3/2014 本章目录 1. Excel 2003简介 2. Excel 2003的基本操作 3. 格式化工作表 4. 公式和函数的使用 5. 用图表显示数据 6. 数据的分析和管理 7. 打印 8. 案例 9/3/2014 Excel 2003简介 1.1.1 Excel2003功能与特点 三大功能： 电子表格中的数据处理 在电子表格中允许输入多种类型的数据，可以对数据进行编辑、格式化，利用公式和函数对数据进行复杂的数学分析及报表统计。 制作图表 可以将表格中的数据以图形方式显示。 Excel 2003提供了十几种图表类型，供用户选择使用，以便直观地分析和观察数据的变化及变化趋势。 数据库管理方式 Excel 2003能够以数据库管理方式管理表格数据，对表格中的数据进行排序、检索、筛选、汇总，并可以与其他数据库软件交换数据，如 FoxPro等。 9/3/2014 1.1 Excel 2003简介 1.1.1 Excel2003功能与特点 新增功能： 列表功能 增强的统计函数 XML 支持 智能文档 信息权限管理 并排比较工作簿 其他新增功能 9/3/2014 1.1.2 Excel 2003 启动与退出 启动 Excel 2003 单击“开始”按钮，从“程序”菜单中选择“ Microsoft Office”文件夹，从中选择“ Microsoft Excel 2003”选项。 如果在桌面上设置了 Excel 2003 快捷方式，单击其图标启动。 打开资源管理器，访问“ C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11”文件夹，双击 EXCEL.EXE 文件。 选择任意 Excel 文件，双击后系统就会自动启动 Excel，同时自动加载该文件。 9/3/2014 1.1.2 Excel 2003 启动与退出 退出 Excel 2003 选择“文件” |“退出”命令。 单击 Excel 2003窗口右上角的关闭按钮。 双击 Excel 2003窗口左上角的图标。 按 Alt F4 组合键。 注： 执行退出 Excel 的命令后，如果当前制作中的工作表没有存盘，则弹出一个保存文稿的提示对话框。单击“否”按钮，将忽略对工作表的修改，然后退出Excel。 9/3/2014 1.1.4 Excel 2003基本概念 工作簿 工作簿即 Excel 中用来存储和处理数据的文件，扩展名为 .xls。每个工作簿可以包含一个或多个工作表，并且最多可以包含 255 个工作表。 工作表 工作表又称为电子表格。工作表是由单元格组成的，每一张工作表由 256 65536个单元格组成的每张工作表都有一个相应的工作表标签，工作表标签上显示的就是该工作表的名称。 单元格 单元格是工作表中的最基本单位，是行和列交叉处形成的白色长方格。纵向的称为列，列标用字母 A 到 IV 表示，共 256 列；横向的称为行，行号用数字 1到 65536表示，共 65536 行。单元格位置用列标和行号来表示。 9/3/2014 1.1.3 Excel 2003工作界面 列号 名称框 行号 工作表标签 标签滚动按钮 工作表 常用工具栏 全选按钮 编辑栏 任务窗格 格式工具栏 9/3/2014 Excel 2003中的工作表、工作簿和单元格 1. 工作表 工作的主要对象，由行、列组成的表格。 Excel2003 列 A,B.,IV(256)； 行 1,2.65536。 Excel 2007列 A,B.,IV(16384)； 行 1,2. 1048576。 2. 工作簿 系统默认由 3张表格组成一个工作簿，最多 255张 3. 单元格 行和列的交叉，表格的最小单位。 9/3/2014 数据输入技巧 3. 数据自动输入 (1)填充等差数列和等比数列 输入前 2个数 选中该 2个单元格 指向第 2个单元格右下角的自动填充柄 拖曳填充柄到结束 工具 选项 自定义序列 在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔 (2) 系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙 .； ? 3、 6、 9.；星期一 、星期二 . 方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。 (3) 用户自定义序列数据 输入第 1数 右击鼠标 序列 在序列对话框中决定等差或等比及差数 9/3/2014 单元格区域的选择 1. 选取单元格：单击单元格 2. 选定单元格区域：拖动或与 SHIFT组合 3. 选取不连续区域： CTRL键 4. 选取整行或整列：行标或列标 5. 选取整张工作表：全选框 6. 清除选定的单元格：工作表任意处单击。 9/3/2014 1.2 Excel2003基本操作 1.2.1 选定单元格 (1) 活动单元格的选定 (2) 单元格区域的选定 选定单元格区域 选中整行整列单元格 中工作表中所有的单元格。 9/3/2014 1.2.2 数据的输入 (1) 输入字符型数据 字符型数据是指首字符为字母、汉字或其他符号组成的字符串，字符数可达 32000多个，在单元格中默认是左对齐。 只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间、逻辑值，则 Excel 一律将其视为文字。 数字串作为字符型数据输入 在输入项前面添加撇号或者是 =”数字串” 如 62574832、 =”100872” 9/3/2014 1.2.2 数据的输入 (2) 输入数值型数据 有效的数字可以包含下列字符： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （ ） / $ ￥ % . ， E e 等 允许使用科学记数法。 负数可用一对圆括号代替负号。 加 $或￥货币符号，计算时不受影响。 纯小数可省略点前的 0。允许加分节符。 分数输入：以零开头，空格键，再输入分数。 只保留 15位数字精度 9/3/2014 1.2.2 数据的输入 (3) 输入日期 /时间型数据 日期型数据的常用格式：年 /月 /日或年 -月 -日，可以省略年份 插入当前系统日期：按 Ctrl+ 分号。 时间型数据的常用格式：小时 分：秒 插入当前系统时间：按 Ctrl+Shift+ ； (分号 ) Excel 支持 24 小时制与 12 小时制 可以用“ A、 a、 am、 P、 p、 pm” 时间与字母之间必须加上一个空格，否则系统将识别其为文本。如未加上字母后缀，系统将使用 24 小时制显示时间。 9/3/2014 1.2.2 数据的输入 (4) 输入逻辑值型数据 可以直接输入逻辑值 TRUE(真 )或 FALSE(假 )。 数据之间进行比较运算时， Excel判断之后，在单元格中自动产生的运算结果 TRUE或 FALSE 居中显示 9/3/2014 1.2.2 数据的输入 (5) 输入批注信息 选定某单元格，单击“插入”菜单的“批注”命令，在系统弹出的批注编辑框中输入批注信息，然后单击编辑框外某一点表示确定。 一旦单元格中存有批注信息，其右上角会出现一个红色的三角形标记，当鼠标指针指向该单元格时就会显示这些批注信息。 如果单击鼠标右键，在出现的快捷菜单中可以选择“编辑批注”、“删除批注”、“隐藏批注” 或“显示批注”。 9/3/2014 1.2.2 数据的输入 (1) 记忆式输入 起始字符与该列已有的输入项相符， Excel 可以自动填写其余的字符。 接受，请按 Enter 键； 不想采用，则可以继续输入； 要删除，按 BackSpace 键； 从输入项列表中选择，右击单元格， “选择列表”命令。 如果不需要这项功能也可以关闭它。 选择“工具” |“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中切换至“编辑”选项卡，清除“记忆式键入”复选框。 9/3/2014 1.2.2 数据的输入 (2) 多单元格同时输入 先按住 Ctrl 键选定任意不相邻单元格，输入数据后再按下 Ctrl + Enter。 (3) 同时在多张工作表中输入相同的数据 使用 Shift 键或 Ctrl 键选定一组工作表。 在任意一张选定的工作表中选择需要输入数据的单元格或单元格区域，输入或编辑相应的数据。然后按 Enter 键或 Tab 键。 9/3/2014 1.2.2 数据的输入 (4) 自动设置小数点或尾随零的数字 在“工具”菜单上，单击“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中再单击“编辑”选项卡。在“编辑”选项卡中选中“自动设置小数点”复选框。 例如，如果在“位数”框中输入 2，然后在单元格中键入 2834，则其值为 28.34。如果在“位数”框中输入 -3，然后在单元格中键入 283，则其值为 283000。但在开启“自动设置小数点”功能之前输入的数字不受此影响。 9/3/2014 1.2.3 填充序列 为数值型数据建立等比、等差序列 首先在相邻的两个单元格中输入数字或日期或时间并选定 将鼠标指针移到所选区域的右下角填充柄位置 鼠标指针变成黑色十字形状 沿两个单元格排列方向拖动鼠标 为日期型和时间型数据建立等差序列 直接使用系统提供的文本序列，还允许自定义文字序列。 Excel内置了一些常用的文本序列。如星期、月份等。 可以添加或删除自定义的序列，但系统中已有的序列不能删除。详见“工具”菜单的“选项”命令， 9/3/2014 1.2.4 工作簿的基本操作 新建工作簿 打开工作簿 保存工作簿 关闭工作簿 9/3/2014 1.2.4 工作表的基本操作 1. 设置工作表数 9/3/2014 1.2.3 选定工作表 (1) 单个工作表的选定 用鼠标左键单击标签栏中的工作表标签。 可使用工作表标签滚动按钮进行前后翻页，或翻到第一页或最后一页 被选定的工作表标签背景为白色，未被选定的工作表标签背景为灰色。 9/3/2014 1.2.3 选定工作表 (2) 选定多个工作表 按住 Shift键不放，选定连续多个工作表。 先按住 Ctrl键不放，再用鼠标单击工作表标签，可选定非连续的多个工作表标签。 取消多个工作表的选定可以用鼠标左键单击未被选定的工作表标签 选定多个工作表之后，如果在被选定的任一工作表中的单元格输入或编辑数据，将在所有被选定的工作表的相应单元格中产生相同的结果。 9/3/2014 1.2.4 工作表的基本操作 3. 插入工作表 4. 删除工作表 5. 移动工作表 (1) 工作簿内部的移动 (2) 工作簿之间的移动 6. 复制工作表 7. 工作表更名 用鼠标双击某工作表标签 8. 分割工作表 拖动分割框到自己满意的位置，释放鼠标 执行“窗口”菜单中的“拆分窗口”命令 9/3/2014 1.2.5 单元格的基本操作 1. 单元格的移动和复制 2. 单元格删除和插入 (1) 删除单元格 (2)清除单元格 (3) 插入单元格 3. 删除与插入行和列 9/3/2014 1.3 格式化工作表 修改行列间距 9/3/2014 1.3 格式化工作表 9/3/2014 1.3.1 自动套用格式 9/3/2014 1.3.2 条件格式 9/3/2014 1.4 公式和函数的使用 公式的使用 公式与运算符 一个或多个运算符连接运算量而形成的式子叫公式。 运算符：运算所用到的符号叫运算符，常用的运算符有算术运算符、比较运算符和字符串运算符。 运算量：常量、单元格地址、单元格区域、函数等都可以作为运算量。公式中可以使用圆括号，并允许圆括号嵌套，计算顺序是先内层后外层。 9/3/2014 1.4.1 常用运算符 (1) 算术运算符 算术运算符包括： +加、 - 减、 * 乘、 / 除、 乘幂、 % 百分比。 其运算结果为数值型。 如 A1单元格中输入 =48+7*3-36/2+4 2，确认后，在A1单元格中只显示 67。 9/3/2014 1.4.1 常用运算符 (2) 字符串运算符 字符串运算符也称字符串连接符，用 &表示。它用于将 2个及 2个以上的字符型数据按顺序连接在一起组成一个字符串数据。如 A1单元格输入的是“计算机”， A2单元格是“应用”， A3单元格是“基础”，若在 A4单元格输入 =A1&A2&A3， A4单元格中的结果就是“计算机应用基础”，其结果仍是字符型数据。 9/3/2014 1.4.1 常用运算符 (3) 比较运算符 比较运算符包括： 小于、 = 大于或等于、 大于、 不等于。如 =2487，其结果是逻辑值， TRUE或 FALSE。 (4) 引用运算符 引用运算符也称区域运算符，用冒号表示。它实际是两个地址之间的分隔符，表示地址的引用范围。如 A1： B3，它表示以 A1为左上角， B3为右下角所围城的矩形的单元格区域。 9/3/2014 1.4.2 公式的复制 (1) 相对地址 相对地址是用列号和行号直接表示的地址。如 A1、 B6、 H30等。 如果把某个单元格中的公式移到另一个单元格时，在原单元格内公式中的地址在新单元格中保持不变。 如果复制单元格中的公式，在复制的新单元格中，公式中的地址将作相应的变化。 如 C1单元格的公式是 =A1+B2，如果把 C1单元格公式移到 C2， C2单元格公式仍是 =A1+B2。 若把 C1单元格公式复制到 C2， C2单元格中的公式会变成 =A2+B3。这是由于把 C1单元格公式复制到 C2单元格的过程中，行号加了 1，由此引起公式中的行号也自动加 1。若将 C1单元格公式复制到 E5单元格，E5单元格中的公式就是 =C5+D6，列号与行号分别在原来的基础上加了 C1至 E5的差值。 9/3/2014 1.4.2 公式的复制 (2) 绝对地址 在列号或行号前加 $符号的地址称绝对地址 它的最大特点是在操作过程中公式中的地址始终保持不变 (3) 混合引用：如 $A3， $A3:B$3。 (4) 跨工作表的地址表示 被引用的工作表名和一个惊叹号，工作表的单元格地址。 如当前工作表 A3单元格输入公式 =A1+Sheet2!A2 9/3/2014 1.4.3 输入公式 公式可直接在单元格中或在编辑栏中输入 在公式中如需使用函数，可单击编辑栏左端框旁的向下箭头，从弹出的常用函数列表中选定所需要的函数。 如果常用函数列表中没有所需要的函数，可单击“其他函数”项，屏幕弹出“插入函数”对话框，再从中选择所需要的函数。 输入数组公式与输入单值公式方法基本相同。 首先单击待输入公式的单元格，如要求给出多个结果需单击待输入公式的单元格区域； 然后输入公式，系统将自动为公式加上大括号 ； 最后按 Ctrl + Shift + Enter 组合键结束操作，计算结果即显示在选定的单元格内。 9/3/2014 1.4.4 公式插入时的出错提示 错误值的涵义 #！ 输入或计算结果的数值太长，单元格容纳不下。 # VALUE！ 使用了错误的参数，或运算对象的类型不对。 # DIV / 0！ 公式中除数为 0，或引用了空单元格，或引用了包含 0 值的单元格。 # NAME? 公式中使用了不能识别的单元格名称。 # N /A 公式或函数中没有可用的数值。 # REF！ 单元格引用无效。 # NUM！ 公式或函数中某一数字有问题。 # NULL！ 对两个不相交的单元格区域引用使用了交叉引用运算符（空格）。 9/3/2014 1.4.4 公式插入时的出错提示 常见的错误 圆括号（）未成对出现，二者缺一。 引用单元格区域使用了不正确的运算符，应使用冒号（：） 。 缺少必选的参数，或输入了多余的参数。 在函数中使用嵌套函数不符合要求。 引用工作簿或工作表的名称中含有非字母字符，但未加单引号。 外部引用缺少工作簿名称和路径。 公式中输入数字不应加格式，如 $1,000，应输入 1000，不应带货币符号和千分位点。 9/3/2014 1.4.5 函数的使用 Excel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式 数据库函数：用于对存储在列表或数据库中的数据进行分析。 日期与时间函数：在公式中分析和处理日期值和时间值。 工程函数：对数值进行各种工程上的运算和分析。 财务函数：对数值进行各种财物的运算。 信息函数：用于确定保存在单元格的输入类型。 逻辑函数：用于进行真假值判断或者进行复核检查。 查找和引用函数：对指定的单元格、单元格区域返回各项信息或运算结果。 数学和三角函数：处理各种数学运算。 统计函数：对数值进行统计和分析。 文本和数据函数：对文字串和数字进行各种运算和操作。 外部函数：使用加载项提供自定义命令或自定义功能的补充程序 9/3/2014 1.4.6 函数参数 常量 逻辑值 数组 错误值 单元格引用 嵌套函数 名称和标志 9/3/2014 1.4.7 函数的输入 （ 1）手工输入函数 （ 2）使用“插入函数”输入 （ 3）在公式中输入函数 公式“ =B2-B5/(SUM(C4:D6)*24)+86” 1）在编辑栏中键入“ =B2-B5/(”。 2）单击编辑栏中“插入函数”按钮，在弹出的对话框中选择函数 SUM，然后在 number1框中输入C4:D6或在工作表中选取该区域，最后单击“确定”按钮。这是我们会发现编辑栏中的公式已变成“ =B2-B5/(SUM(C4:D6)”。 3）在该公式后键入“ *24)+86”,最后按下回车键即可。 9/3/2014 1.4.8 常用函数 求和函数 SUM（） 平均值函数 AVERAGE（） 最大值函数 MAX（）、最小值函数 MIN（） 条件函数 IF（） 例如： IF（ A1A3， 10%， 20%）如果 A1A3，得到的是 10%，如果 A1A3得到的是 20%。 逻辑与函数 AND（）