《办公自动化》PPT课件.ppt

1、什么是办公自动化办公自动化是一门综合性技术，它能不断的使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。OfficeAutomation(OA),办公自动化,2、办公自动化的特点1）集成化。2）智能化。3）多媒体化。4）运用电子数据交换(EDI)技术。,3、办公自动化的功能1）完善的文字处理功能2）较强的数据处理功能3）语音处理功能4）图像处理功能5）通信功能,4、办公自动化的意义1）实现办公活动的高效率、高质量2）实现办公信息处理的大容量、高速度3）实现办公过程的智能化,5、办公自动化系统的组成硬件1）信息复制设备：复印机、速印机等2）信息处理设备：计算机、网络工作站3）信息传输设备：电话、传真机、数字程控交换机等4）信息储存设备：光盘存取系统、视盘存储5）其他辅助设备：机房、供电设备等软件Office、WPS等,6.办公自动化的发展1)办公自动化的现状一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化，以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来，形成统一的大型信息管理系统。但是也应该看到，由于政治、经济等方面的原因，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的，在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展。,2)办公自动化的未来1）办公自动化设备不断涌现2）人机界面不断改进3）办公自动化系统集成技术4）办公自动化系统引入了多媒体技术5）现代化通信技术提高了办公自动化系统的效能,办公自动化的发展趋势可总结为：办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展；网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强，全球网络体系将逐步完善。,Office2010简介,Office三大组件在办公中的应用,Office2010办公应用,Office三大组件在办公中的应用,1.Word2010在办公中的应用,Word2010是Office2010中承担文字处理的组件，主要用于制作各种办公文档，具有十分强大的文字处理能力。Word在办公中主要的功能为：（1）进行文本的输入、编辑、排版和打印等操作，利用Word不仅能制作出图文并茂的文档，还能向其中插入多种多媒体文件；（2）自带信函、传真和备忘录等模板和向导，可以快速创建和编辑多种专业文档；（3）同时处理多种语言的文档。,Office三大组件在办公中的应用,2.Excel2010在办公中的应用,Excel2010是Office2010中承担电子表格处理的组件，常用于制作和编辑电子表格，具有十分强大的数据处理能力。Excel在办公中主要的功能为：（1）对电子表格中的数据进行各种计算；（2）快速制作出多种办公常用的电子表格；（3）将数据转换为多种形式的可视性图表并将其显示或打印出来；（4）可方便地对电子表格中的数据进行统计和分析。,Office三大组件在办公中的应用,3.PowerPoint2010在办公中的应用,PowerPoint2010是Office2010中承担幻灯片处理的组件，常用于制作和演示幻灯片，具有十分强大的多媒体处理能力。PowerPoint在办公中主要的功能为：（1）创建包含文字、图片、表格和组织结构图等多个对象于一体化的幻灯片；（2）为幻灯片创建动画、统一配色等，使幻灯片功能更加生动和专业；（3）创建包含声音和影片等多媒体对象的幻灯片。,认识Office的工作界面,1.Word2010的工作界面,认识Office的工作界面,2.Excel2010的工作界面,三大组件的通用功能简介,在认识了Office2010三大组件的工作界面后，本小节以Word2010为例，对三大组件的通用功能做简单介绍，具体的功能操作方法，我们将结合后面的案例进行讲解。虽然三大组件制作的对象不一样，但很多操作都是相同的。比如，熟悉了在Word中调整窗口显示比例的方法，同样能在Excel和PowerPoint中调整窗口的比例。,三大组件的通用功能简介,1.调整文档窗口的显示比例,通常启动Office组件后，其文档窗口的显示比例为“100”，如果窗口较小，就不能完全显示文档的整体效果，这时就需要调整文档窗口的显示比例。下面就调整文档窗口的显示比例，其具体操作如下:(1)启动Word2010。(2)放大显示比例。(3)打开“显示比例”对话框。(4)调整后的效果,三大组件的通用功能简介,调整后的效果,三大组件的通用功能简介,2.剪切、复制、粘贴、撤销与恢复,复制与粘贴快捷键操作方法：选择要复制的对象，按下【Ctrl+C】组合键复制，将光标插入点定位到目标位置后按下【Ctrl+V】组合键进行粘贴。剪贴与粘贴快捷键操作方法：选择要剪贴的对象，按下【Ctrl+X】组合键复制，将光标插入点定位到目标位置后按下【Ctrl+V】组合键进行粘贴。,大组件的通用功能简介,3.设置字符格式,（1）通过“字体”组设置字符格式,在三大组件的“开始”选项卡中，都有一个“字体”组，在此可以通过下拉列表和按钮设置文本字符格式,三大组件的通用功能简介,（2）通过“字体”对话框设置字符格式,单击“字体”右下角的“功能扩展”按钮，打开“字体”对话框进行详细的设置,三大组件的通用功能简介,4.插入图片与形状,（1）插入图片,插入图片主要有以下两种方式：插入电脑中的图片，选择【插入】/【图片】命令；插入剪贴画，选择【插入】/【剪贴画】命令,三大组件的通用功能简介,（2）插入形状,在Office的三大组件中还可以自行绘制各种形状，如线条、正方形、椭圆、箭头、流程图、旗帜和星形等，并对他们进行编辑，选择【插入】/【形状】命令,三大组件的通用功能简介,5.插入SmartArt图形,SmartArt图形是信息和观点的可视表示形式，是为文本设计的，可以使文字之间的关系表现得更加直观，制作出具有专业水准的文档，选择【插入】/【SmartArt】命,三大组件的通用功能简介,6.插入艺术字与图表,（1）插入艺术字,艺术字就是在文档中插入的具有特殊艺术效果的文字。将艺术字插入到文档后可对其进行编辑，使其呈现出不同的效果，起到美化文档的作用，选择【插入】/【艺术字】命令,三大组件的通用功能简介,（2）插入图表,图表是Excel的重要功能之一，在Word和PowerPoint中通过调用Excel数据，同样可以插入图表，选择【插入】/【图表】命令,三大组件的通用功能简介,7.插入文本框,（1）插入艺术字,在文本框中不但可以输入文本