窗景会议管理系统使用说明.doc

窗景会议管理系统使用说明会议管理系统需要在服务器搭建一个WEB服务器,在WEB服务器端启动系统,系统应用可以在三个平台访问系统,一个是WEB平台,一个是PAD平台,一个是手机平台.下面在三个平台分别介绍系统的使用方法.1. WEB平台在WEB平台的操作包括：系统登陆、会议室查询、日程查询、会议预定、会议审核、插播消息、远程监控、系统设置、系统日志几个模块，下面分别介绍这几个模块的使用方法。a) 系统登陆:系统安装好后，在WEB浏览器中访问：http:/:，就可以进入系统登陆页面。首次登陆时可以使用系统管理员帐号：admin，密码：admin登陆。登陆界面如下：b) 系统设置首次登陆以后，可以进入系统设置，设置系统基础信息及参数。在系统设置中，可以设置：系统参数管理、上传公司标志、上传人员列表、会议室管理、会议主题管理、人员管理、人员等级管理、区域管理、审核管理、部门管理、修改密码。系统界面如下：l 系统参数管理：可以修改系统的初始化参数值。系统参数包括：参数标识参数名称参数说明参数缺省值ANONYMITY_ORDER_MEETING匿名定会议室PAD是否匿名定会议室,Y:匿名定会议室; N:登陆定会议室.NAUTHORTY_CONTROL权限控制非管理员是否可以修改和取消级别低于自己的会议,Y:可以修改; N:不可以修改.NMEETING_MIN_DURATION会议最短时间会议的最短时间,单位:分钟.15MEETING_MAX_DURATION会议最长时间会议的最长时间,单位:小时.5MEETINGS_MIN_INTERVAL会议最小间隔两个会议的最小间隔,单位:分钟.5MEETING_ORDER_AFTER_DAYS会议预定最多天数能够预定最多几天以后的会议,单位:天.7MEETING_SEND_MESSAGE是否默认发送短信预定修改取消会议时是否默认发送短信,Y:发送;N:不发送.NMEETING_SEND_EMAIL是否默认发送邮件预定修改取消会议时是否默认发送邮件,Y:发送;N:不发送.NSYSTEM_CELLPHONE_NUMBER系统手机号系统自动发送短信的手机号.SYSTEM_EMAIL_HOST_NAME系统邮箱发送服务器地址系统自动发送邮件的发送服务器地址.SYSTEM_EMAIL_HOST_PORT系统邮箱发送服务器端口号系统自动发送邮件的发送服务器端口号.25SYSTEM_EMAIL_USER_NAME系统邮箱登陆名称系统自动发送邮件的登陆邮箱名称.SYSTEM_EMAIL_PASSWORD系统邮箱登陆密码系统自动发送邮件的登陆邮箱密码.winsignSYSTEM_AUTO_DELETE_RECORDS_DAYS系统自动删除记录天数系统自动删除多少天以前的会议和日志记录,单位:天.183l 上传公司标志：显示和上传公司标志，该标志在PAD主页面的右上角显示，如果不上传公司标志，PAD主页面将缺省显示HiteVision标志。l 上传人员列表：下载人员列表模板(*.xls文件)，在模板文件中填入要上传的人员信息，选择上传模式(分为保留原记录和覆盖预案记录两种模式)，上传该文件。上传人员列表可以以文件的形式批量录入人员信息。l 会议室管理：查询显示、增加、修改、删除会议室信息。其中的字段ID将作为PAD的参数用来显示会议室，字段城市作为PAD主页面天气预报的参数，字段级别下拉列表的数据来源于人员等级管理的数据，字段区域下拉列表的数据来源于区域管理的数据，字段显示图片可以选择会议室的图片上传，该图片将在会议室查询模块中的会议室列表和会议室查询中的会议情况的页面中显示。l 会议主题管理：查询显示、增加、修改、删除会议主题，并可以设置修改会议主题的颜色，会议主题的颜色将在会议室查询模块中的会议室列表和会议室查询中的会议情况的页面中以不同的颜色显示会议信息；或者在日程查询模块中的日程查询的页面中以不同的颜色显示会议信息。l 人员管理：查询显示、增加、修改、删除人员信息。字段登陆名称和登陆密码将作为用户登陆系统的用户名和密码，字段所属部门下拉列表的数据来源于部门管理的数据，字段手机号码将作为给用户发送会议短信的手机号码，字段电子邮箱将作为给用户发送会议邮件的邮箱号码，字段员工级别下拉列表的数据来源于人员等级管理的数据。l 人员等级管理：查询显示、增加、修改、删除人员等级信息。人员等级对应职务等级，等级序号越大级别越高。人员等级为会议室管理和人员管理提供等级数据。l 区域管理：查询显示、增加、修改、删除会议室所在区域信息。l 审核管理：给会议室配备会议审核人员。选中人员作为会议审核员，在右侧选择要审核的会议室，点击保存，即分配了会议室的审核员。还可以查询单个会议室的所有审核人员。l 部门管理：查询显示、增加、修改、删除部门和组信息。管理员可以建立修改部门信息，也可以建立修改组信息，其他员工只能建立和修改组信息。部门信息是对所有人可见的，而组信息只有建立人可见。l 修改密码：修改个人的登陆密码。c) 会议室查询实现查询会议室的详细信息、会议室的会议情况、预定会议室、修改和取消会议。其界面如下：会议情况页面：d) 日程查询实现查询个人日程的会议情况、会议详细信息、预定会议室、修改和取消会议。其界面如下：查询2周或2月的会议室使用情况:查询2周或2月的个人会议日程:e) 会议预定选择会议室预定会议，界面如下：选择发送短信时，系统将给与会者发送会议短信信息；选择发送邮件时，系统将给与会者发送会议信息邮件。还可也在人员选择页面选择会议主持人和出席人，在人员选择页面，可以将选择的人员另存为一个新组，以备以后选择会议人员时使用，人员选择页面如下：提交会议时，系统会自动查找会议冲突情况，并自动选择没有会议冲突的会议室。f) 会议审核如果在系统设置的会议室管理中将会议是否需要审核设置为需要审核，该会议室的会议预定后，会议将进入会议审核列表，管理员可以在这里审核这些会议为通过或者不通过，审核通过的会议继续保留，审核不通过的会议将不在会议查询信息中保留。会议审核有需要审核的和全部待审核会议。需要审核的会议：需要登陆人审核的会议，只对审核员可见。全部待审核会议：全部待审核会议，只对系统管理员可见。g) 插播消息插播消息可以通过设置插播内容和属性，选择插播的会议室，执行插播，插播的内容会在会议室的PAD屏幕上显示出来。插播设置页面：消息显示页面：h) 远程监控远程监控可以显示会议室的在线、锁屏、不在线等状态。远程监控可以远程对会议室的PAD屏执行锁屏、解锁、重启、关机、清除缓存等操作。i) 系统日志l 日志查询：查询会议的增加、删除、修改、审核记录信息。还可以查询远程控制操作记录，插播消息操作记录。l 会议记录查询：查询一段时期内的有效会议记录。2. PAD平台在PAD平台的操作包括：会议室查询、会议详细信息、会议预定、会议取消、会议修改几个模块，下面分别介绍这几个模块的使用方法。a) 会议室查询显示当天的会议信息，并可以显示查询日期的会议情况，界面如下：b) 会议详细信息在当前时间有会议时，点击详细按钮，或者在会议时间条中点击会议，会进入会议详细信息页面，页面如下：在会议详细页面中点击会议出席人、同意出席人、不同意出席人能在弹出窗口中看到人员的全部信息，页面如下：c) 会议取消在会议详细页面中点击取消会议，经过登陆后，根据权限进入取消会议确认页面，确认取消后取消该会议。d) 会议修改在会议详细页面中点击修改会议，经过登陆后，根据权限进入修改会议确认页面，修改会议数据后，按确定保存会议修改信息。修改后的会议可以在PAD主页面看到会议新信息。修改页面如下：e) 会议预定在PAD主页面点击预定按钮或者点击会议时间条中的空白时间段，将根据系统参数设置是否匿名登录后进入会议预定页面，修改会议数据后，按确定保存会议预定信息。预定后的会议可以在PAD主页面看到会议新信息。会议预定页面如下：3. 手机平台在手机平台的操作包括：日程查询、会议室查询、会议详细信息、会议预定、会议取消、会议修改几个模块，下面分别介绍这几个模块的使用方法。a) 日程查询查询登陆人当日的会议列表，初始日期是今天的记录。界面如下：点击其他日期按钮，可以选择日程的日期：日历中绿色的日期表示有会议的日期，红色的日期表示今天。b) 会议室查询在日程查询页面点击会议室查询按钮去查看会议室的会议记录，先去会议室选择页面。选择会议室后进入会议室会议记录查询页面。在会议室查询页面可以通过日期翻页查看不同日期的会议室会议记录。c) 会议详细信息在日程查询页面或者会议室查询页面，点击会议记录的详细按钮，可以进入具体一个会议的详细信息页面。在会议详细信息页面点击会议出席人、同意