驻外办事处管理办法.docx

迈瑞科驻外办事处管理制度第1章 工作职能与岗位职责一、组织架构：二、编制设置原则： 办事处:办事处主任、文员、销售代表三、办事处工作职能 办事处是迈瑞可的驻外机构，是企业向市场延伸的重要窗口。办事处代表公司的利益履行如下职能：1、 基本职能（1）、办事处根据公司的年度营销计划，承担公司下达的年度销售任务，并组织代理商、经销商及直营团队的二次任务分配。（2）、办事处负责规范代理商、经销商与直营团队的营销行为，同时做好协调工作。（3）、办事处根据公司的有关规定，执行和负责各款项催收工作。（4）、办事处负责管理当地代理商、经销商和直营团队的信息报备，定期与公司反馈报备的信息和跟踪进度。（5）、办事处根据公司的任务指标，可按要求报人员招聘计划，经审批后，由办事处负责组织、招聘、培训所需要的业务人员及其他工作人员。（6）、办事处行使对公司在当地财产的保护管理权，确保公司的财产安全。2、市场运营及维护（1）、办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理；（2）、办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传，提升品牌和企业在当地的知名度，同时协助代理商和经销商做好公司产品宣传活动。（3）、办事处代表公司负责与当地客户的联系协调、租赁业务、广告业务的往来。（4）、办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好公司在当地的公共关系，确保销售业务工作的顺利进行。（5）、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态，及代理商和经销商的市场信息。（6）、办事处负责对代理商、经销商车辆服务人员组织服务培训。（7）、办事处负责开展针对特定订单的政策申请及资格审核。（8）、办事处负责对所辖区域爱居服务车的维护服务，处理客户和用户的投诉。（9）、办事处负责对代理商、经销商和直营团队反馈的维修信息审核、确认，并安排服务人员及时维修。（10）、办事处负责对租赁方车辆使用情况不定期监督检查，保证每辆车每半年至少一次，并做好相关记录。（11）、办事处负责对租赁车辆建立档案，做好相关维修记录，并具可追溯性。（12）、办事处负责对租赁合同、维修记录及各种规章流程等做好整理存档工作。3、广告运营及维护（1）、办事处负责爱居服务车广告业务的开展及客户关系维护。（2）、办事处负责进行销售预测，制定销售计划，参与媒体发展的研究，完成并超越公司设定的销售任务。（3）、办事处负责广告业务的市场分类、定位、选择。（4）、办事处广告代理公司的招标、定标、协议签订。（5）、办事处负责对广告代理公司刊登广告审核、制作及维护。（6）、办事处负责监督广告公司的广告运营，保证广告业务的有序拓展。（7）、办事处及时妥善处理客户需要解决的各种问题，树立良好的公司形象及信誉。（8）、办事处负责收集租赁方的广告反馈及相关信息收集。 四、办事处人事管理 1办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。 2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。 3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。 4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。 5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。 6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。 7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。派驻期一般为6个月，期满后由公司统一安排。派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。 8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。 9、公司参照目标管理制度和客户管理制度对办事处人员进行考核。 10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。 11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。五、办事处岗位职责(一)办事处经理的职责：1对本区域销售工作的管理l 代表办事处，接受公司分配给该区域的全年销售任务，并确保如期完成。l 办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分。l 负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的营销代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案，作为工资核算依据。l 各办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行，督促本区域营销代表的工作，定期完成公司下达的各项工作指标，同时指导、帮助营销代表提高业务水平。l 各办事处经理行使对该办事处的管理权，按有关规定统筹好办事处的营销代表的工作，负责办事处人员的工作安排调动。对该区域的促销费用进行区域和阶段合理计划分配。l 管理、监控、指导办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行，杜绝违反公司规定及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，经理要承担直接管理责任和经济处罚。l 负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项费用。l 负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。l 每月根据办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写“月度评分表”，配合公司对办事处人员的工资核算及定级考核工作。l 负责建立办事处所管辖区域的应收帐款，对各经销商的信用额度及回款情况做详细的评估。l 每月必须组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作总结、下月工作计划”，以及所有公司要求反馈的各项报表。 2与各部门的协调管理l 办事处经理要与公司市场部、服务管理部等部门密切配合，确保销售工作的顺利开展。l 协同营销办处理好与当地各职能部门的关系。l 协助市场部，组织经销商，做好区域市场的推广活动和甲方的品牌宣传活动。3办事处经理的权限：l 行使办事处的销售任务的计划分配权。l 行使办事处人员的定岗分区，调动权。l 行使办事处聘用人员的招聘权。l 行使办事处人员的考核和解聘、建议调离权。l 行使办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。l 行使办事处人员的工资考核、分配建议权。l 行使促销方案的计划、审核权，品牌推广建设执行权。l 行使售后、售前服务的处理和建议处理权。l 行使办事处财产的管理、控制保护权。l 行使办事处所需货源的准时交货权。 (二)、区域经理的工作职责： 1区域经理必须全力配合办事处经理、服务管理部开展销售及售后服务工作，如期完成本区域分配的销售任务。 2在接受公司分配的任务和区域内二次分配任务后，必须拟定一份全年工作计划，交办事处经理审核，并呈交营销中心作为工作考核依据。 3必须按公司要求努力开拓目标市场，协调好各甲方单位的关系，管理好所负责区域的市场价格，并负责处理所辖地区的用户服务工作。 4每月5号做出“当月工作总结及下月工作计划”，交办事处经理审核，并作为工作考核。5区域经理要严格执行公司的营销方案，对经销商的信用额度有一定的评估。对每个项目都有详细的跟进情况及处理办法的建议。6对客户的来款汇票，必须当天传真回公司财务科，在传真件上签名确认收讫日期。并做好分类登记，详细记录，如：投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几个月等。7根据当地市场特点，配合办事处经理把年度任务逐一做好分配。8对本区域的销售代表起到管理、帮带的作用。9做到招标导航网百分之八十的项目信息中标情况的了解和跟进。 10密切与当地新闻媒介的关系，负责当地的动态新闻宣传工作。 (三)销售代表的职责 第二章 办事处日常事务管理 一、办事处地点设立条件 1各办事处应在各省的省会城市或直辖市设立。 2为树立乐华空调良好的公众形象，要求所有办事处的选址和装修必须符合下列条件： * 办事处应选在市区交通便利，有停车地点的地方； * 办事处的门面装修必须符合公司的ci设计要求； * 办事处人员生活区必须与办公地点分离，住宿地点设在分公司附近。 二、办事处文明办公规定 1上下班纪律： * 办事处全体人员必须严格按规定时间上下班(8：3017：30)，不迟到、不早退，不得无故旷工(包括开会、学习培训等)。 * 各办事处人员每日上班必须按要求着装和佩戴工作牌； * 在办公区域要精神饱满，积极工作，不打瞌睡，坐立要端正，不准有坐在桌面上、脚放在桌面上等不雅观行为。 * 不准在办公场所进行娱乐活动，做与工作无关的事。 * 办公场所要保持环境清洁，不随地吐痰、乱丢废弃物、办公用品摆设整齐(包括门口一带的环境清洁及门口通道不堵塞)。 * 必须遵守岗位操作规程，履行岗位职能，未经分公司经理同意不能代岗，确保工作质量。 2礼仪： * 接待客人时，服务要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意个人形象及保证环境干净舒适。 * 办事处经理、业务员会见客户时要着装得体、注意形象、礼貌待客、言行举止大方得体等。 * 要按约定时间赴约，不迟到、不失约，如有特殊情况不能准时到约定地点，则要向对方事先声明并道歉。 3电话用语规范 * 电话三声铃响要接听，礼貌用语要牢记。接电话：“喟!您好，爱奇xxx办事处，”；打电话：“喟!您好，我是爱奇实业xxx办事处的xxx，请问”挂电话：“好的，谢谢您!再见”等 * 语言要清晰，当遇到对方电话听不清楚时，要礼貌地向对方声明，确保通话质量。 4信息传递制度： * 办事处经理负责有关政策的传达和贯彻执行每月必须召开例会，传达公司精神，分析总结上月工作情况，下达本月工作计划并布置工作任务，各员工不得缺席，违者按分公司办事处有关规定扣罚。 * 关心、支持下属工作并虚心听取下属的意见；员工有意见必须以诚恳的态度向上级反馈，不得无礼指责或辱骂上级。违者视情节轻重作扣罚或调离岗位