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文书档案管理 东莞市档案局监督指导科2012年3月13日 文书档案授课讲议 第一章归档文件第二章归档文件的形成第三章文件归档第四章归档文件整理方法 单份文件整理第五章归档文件整理方法 立卷法 第一章归档文件 第一节归档文件概述第二节归档文件的种类第三节归档文件的体式与稿本 一 文书档案的概念和来源 1 概念 文书档案是记录政务活动 包括党务 行政管理等 的档案 它记录了机关 团体 企业 事业单位所从事的各种管理性活动 如党务管理 政务管理 财务管理 人事管理 业务管理 科研管理等 因此 文书档案通常也被称为管理性档案 办理完毕保存价值文件系统整理档案移交归档图1文件转化为档案的基本条件2 来源 文书档案来源于文件 文件办理完毕之后经鉴定具有保存价值的部分 经过归档整理 转化为文书档案 可以说 文件是文书档案的前身 文书档案是文件的归宿之一 文件 与 文书档案 实际是同一事物在生命周期的不同发展阶段的不同称谓 文件生命同期理论 第一节归档文件概述 一 文件与归档文件文件是指国家机构 社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录 通常具有一定的体式和处理程序 与文件一词相近的有 文书 和 公文 文书是组织和个人在社会活动中直接记录下来的信息材料 公文是机关组织在履行公务过程中直接形成的信息材料 文件 一词最早见于清末 概念外延十分广泛 除各种收发文 如命令 指示 决定 通知 通告等公务文书 也包括个人在私务活动中形成的各种私人文书 如信函 日记 证书 遗嘱 家谱等 主要载体形式是纸张 但磁盘 光盘等新型特殊载体也在得到广泛使用 文书立卷 文件立卷或公文立卷均指同一概念 档案工作所指的文件主要是不同形成主体在各自公务活动中产生的公务文书 二 归档文件的特点 归档的定义 是指一系列的公文处理程序之后 办理完毕且具有保存价值的文件要经过系统整理及时移交档案室或档案馆集中保存 这一过程通常称为 归档 归档文件具有以下特点 一是从公文处理流程来看已经办理完毕 二是按照各单位 文书档案归档范围和保管期限表 的要求 属于应归档范围 具有继续保存备查的价值 三是必须按照规范要求进行了系统整理 第二节归档文件的种类 归档文件种类即为公文的种类 简称文种 按 中国共产党机关公文处理条例 中规定 对外发文文种有14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 按 国家行政机关公文处理办法 中规定 对外发文的文种有13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 文件分类一 根据文件的使用范围划分 通用文件 专用文件和科技文件 一 通用文件指党 政 军各级机关和人民团体 企事业单位在行政管理中普遍使用的公文 如公函 通知 通报 指示 决定 决议等 1 按行文方向划分 上行文 下行文与平行文三种 上行文指直属上级领导机关报送的文件 如报告 请示等 下行文是指本机关为了布置或进行宣传教育 业务指导等 而向所属的下级机关发送的文书 如命令 指示 批复等 平行文是指同级机关或不相隶属机关之间为了联系事务 商洽问题或知照情况等 而相互发送的文书 如函 通知 介绍信等 2 按文件的来源划分 发文 收文二种 发文是指本单位拟制的文件 二种情况 一是本单位在开展职能活动中因工作需要而拟制的向外单位发出的文件 称为外发文 主要文种是 国务院公文处理办法 中规定的12大类 如 请示 批复 通知 函等 通常以红色版头的形式发布 根据行文关系 向上级单位发上行文 向下级单位发下行文 向平级或不相隶属单位发下行文 具有法定的权威性 二是发文是本单位为处理日常事务而使用的文件材料 称为内发文或内部文件 主要文种有计划 总结 会议记录 调查报告 大事记 规章制度等 这部分文件不能地外行文 如因需要 可附在对外发文的文种之后 收文是指从外单位发来的文件 三种情况 一是有上级的命令 指示 批复二是有下级单位的请示 报告三是有平级和不相隶属机关的通知 函等 3 按文件的密级 可分为对外公开 国内公开 内部使用 秘密 机密 绝密六种 对外公开的文件指内容不涉密可直接对国内外公布的文件 限国内公开文件旨内容不涉密但不宜向国外公布 只能在国内公开的文件 内部使用文件指不宜向社会公开 只限在机关内部使用的文件 秘密文件是指一般的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益受到损害的文件 机密文件是指含有重要的国家秘密 泄露会使国家的安全和利用受到特别严重损害的文件 绝密文件是指含有最重要的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益受到特别严重损害的文件 4 按文件的性质 作用 可分为法规和规章性 指挥性 报请性 知照性 记录性 交流性文件 规规章性文件 包括法律 法令 行政法规和规章以及组织 团体制定的具有规范性 制约性的章程 法办法 细则 规定等 是约束人们的组织活动和行为的 带有强制执行性的准则文件 在有效制约范围内 须人人遵守 指挥性文件 领导机关为实施领导 部署工作 指挥行动 贯彻政令而制成的文件 如命令 指示 决定等 报请性文件 下级机关和上级机关报告情况 提出建议 请求批准事项的文件 如请示 报告 情况反映等 知照性文件 机关之间或机关向人民群众知照情况 事项 安排 规定 要求的文件 如通知 通报 通告 函等 记录性文件 机关用来记录活动 事项 会议情况的文件 如总结 记录 会议纪要 大事记等 交流性文件 用于交流 沟通信息和问题的文件 如简报及典型经验介绍等 一 规范性公文 规范性公文主要包括7个种类 条例 规定 办法是其中最具代表性的类型 还有 细则 章程 规程 制度等 一 条例条例是领导机关制定或批准规定某些事项或机关团体的组织 职权等带有规章性质的法规性文件 中共中央发布 中国共产党纪律处分条例 中国共产党内监督条例 中国共产党党员权利保障条例 中国共产党基层组织选举工作暂行条例 国务院发布 中华人民共和国国务院公报 2008年第8期刊登了国务院第278号和279号令 分别发布了 中华人民共和国森林法实施条例 和 建设工程质量管理条例 重点掌握 一是中共中央组织所制定的条例 都是作为独立文件发布的 国务院都是用命令的方式予以发布 一般不独立发布 二是只有党中央组织才能制发条例 只有国家及其最高行政机关和地方立法机关 才有制发条例的资格 广东省档案条例 于2007年7月27日由省第十届人大常委会第三十三次会议修订通过 广东省档案条例 1998年6月1日广东省第九届人民代表大会常务委员会第三次会议通过2007年7月27日广东省第十届人大常委会第三十三次会议修订 第一章总则第一条为加强档案的收集 管理 有效保护和利用档案 根据 中华人民共和国档案法 等有关法律法规 结合本省实际 制定本条例 第二条本条例所称档案 是提过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字 图表 声像 电子文件等形式的历史记录 第三条档案工作应 二 规定规定是领导机关对特定范围内的工作和事务制订相应措施 要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文 可作为国家法律 地方性法规 行政法规和规章以及党内规章和机关内部规章制度的名称 规范性公文中使用范围最广 频率最高的文种 规定与条例的异同 同 都不作为独立的公文发布 异 规定制发机关相对较宽泛 各级领导机关和职能部门都可以制定和发布规定 内容比较局部 具体 要求和标准更加明确 行动约束力更强 国家档案局令第8号 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 已经于2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过 现予公布 自公布之日起施行 局长杨冬权二00六年十二月十八日 三 办法办法是党政机关 社会团体 企事业单位等针对某一项工作 活动制定具体处理方法时常用的一种规范性公文 与法规相比较其所涉及的事物 问题规模更小 性质更轻 针对性更强 内容也更加详尽 具体而精细 更具可操作性 如2000年国务院发布 国家行政机关公文处理办法 1999年国家档案局第5号令公布的 中华人民共和国档案法实施办法 1996年广东省政府第4号令公布的 广东省名人档案管理办法 等 四 其他细则 主要用于根据法定职责或专门的明确授权对法律 法规 规章及其它规范性公文中的有关事物或要领作出具体解释 规定具体的实施办法与规则 明确规定各种事物与要领间的精细界限 为这些法律 法规 规章的有效实施确立保证 章程 主要用于规定某个组织的性质 宗旨 组成人员 组织结构和活动规则 规程 主要用于规定带一定技术特点的某一工作程序过程和活动规则 制度 主要用于规定在工作中人们的行为应达到的标准 二 领导指导性公文领导指导性公文常用于上级对下级进行领导指导工作 领导指导性公文包括5个种类 指示 命令 决定 批复 通报 通知 一 指示指示用于对下级机关布置工作 提出开展工作的原则和要求 由三部分内容组成 一是行文的客观依据或目的 意义 二是指示事项的具体任务与安排 三是对落实指示事项提出具体注意事项和要求 如 中共中央国务院关于进一步做好计划生育工作的指示 等 二 命令命令与令是同一个文种 用于为法律明确授予制发权的机关依照有关法律规定发布法规和规章 宣布重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员等 有权发布命令的是国家主席 国务院及各部 委 各级人民政府 如2008年第513号公布的 国务院关于修改 全国年节及纪念日放假办法 的决定 等 中华人民共和国主席令第一号根据中华人民共和国第十一届全国人民代表大会第一次会议的决定 任命温家宝为中华人民共和国国务院总理 中华人民共和国主席胡锦涛2008年3月16日 三 决定决定适用于对重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 如 中共中央国务院关于进一步加强人才工作的决定 中共中央国务院关于加速科学技术进步的决定 等 四 批复批复适用于答复下级机关的请示事项 批复时必须针对请示的问题做出肯定或否定的答复 表态和指示都应十分明确 不能模棱两可 五 通报通报适用于向下级单位和有关人员表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 褒扬 批评 可发往上级 下级 平级 六 通知通知适用于批转有关下级机关的公文 转发上级机关或不相隶属机关的公文 发布规范性公文 传达要求上级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免和聘用干部等 主要用于下行文 平行文 关于XXX通知 和关于转发 关于XX通知 三 公布性公文公布性公文常用于公布各种重要信息 公文公布形式多样 可直接张贴 广播 可在报刊上发表 主要有三种类型 公告 公报 通告 一 公告公告适用于地位较高 影响较大的机关向国内外宣布重要事项或法定事项 常在以下情况使用 依法宣布颂行实施重要法律 宣布做出重要决定 告知出现重要人事变动 发生世人瞩目的重要事件 依照国际惯例发布需要国内外周知或遵行的事项等 发送形式 张贴或登报 无具体特指受文对象 如 2012年中央机关公开遴选公务员公告 广东省2012年选拔乡镇公务员公告 等 二 公报公报适用范围与公告基本相同 常用以下情况 需要有关方面更详尽了解有关重要事项的场合 告知涉及国计民生的重要事项的基本情况 公布重要事件的情况 宣布重要决定及其形成过程 公布重要统计数据 如 国务院公报 广东人民政府公报 东莞市人民政府公报 等 三 通告通告适用于各类机关在一定范围内公布需要有关人员遵守或周知的事项 其强制力和约束力都次于公告 常用以下情况 宣布新的立场观点 公布准备广泛施行的与所辖区域内绝大多数人关系密切的政策 措施或要求 公布要求有关人员共同遵守执行的事项或规范 公布需要广大人民群众共同关注 广泛周知的重要消息等 通知用于上级对上级 也可用于平级 既是下行文 又是平行文 如 东莞市2012年职称计算机考试通告 东莞市虎门港公用事业服务中心2012年事业单位招聘通告 四 陈述呈请性公文陈述呈请性公文有三种类 请示 报告 议案 一 请示请示适用于向上级领导 指导机关请求指示或批准 请示要一文一事 不能与报告合写在一起 请示与报告的侧重点不同 报告是重点汇报情况 请示是重点陈述理由 请求批准请示的事项或问题 二 报告报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级机关的询问 报告可分三种 一是汇报性报告 本机关在履行职能工作活动中产生的综合性 总结性 专题性报告 二是情况性报告 反映工作中发生的重大问题 三是建议性报告 业务主管部门为解决某一方面或某项工作中存在的问题 其权限已超出本系统的范围 为增加其权威性 而由主管部门提出意见和方案 请求上级领导机关批转给有关方面执行 办理 如 2012年1月东莞二手房市场数据分析报告 东莞市2012年政府工作报告 三 议案议案适用于各给人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 提请审议事项幸均需要具务重要性质 提请审议制定或个性有关法律 法规或规章 提请审议设立或撤并机构或组织 提请审议重要的人事任免 提请审议有关方针政策 各级机关提出的议案必须有机关首长的签署 五 商洽性公文商洽性公文主要指函 适用范围 同一系统的同级机关之间 以及不同系统的单位之间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 函是上 下 平级机关之间都可使用的商洽性 问答性公文 不具有指挥作用 六 证明性公文证明性公文主要包括证明信 介绍信 协议书 会议纪要等四种 公文的特点1 由特定的或法定的作者制成与发布2 公文具有特定或法定的权威和现实的约束力3 公文具有规范的体式和处理的程序 第三节归档文件的体式与稿本 一 公文的体式公文体式是指公文的文体与结构 它是体现公文权威性和有效性的重要标志 文体是指文章的体裁 结构是指公文的组成部分及其排列顺序 公文构成要素 如图所示P15 16 1 发文机关标识2 发文字号3 签发人4 公文标题5 收文单位6 正文 7 附件说明8 发文单位9 成文日期10 公文生效标志11 份号12 秘密等级13 缓急时限14 附注15 主题词16 印发机关和印发日期公文格式还包括其它一些内容 公文用纸 文字排列 版头安排 书写材料 数字表示方法 二 稿本稿本指文稿和文本 一般可分为草稿 定稿 正本 副本 试行本 暂行本 修订本 不同文字稿本等 一 草稿不向外发出 一般不需要归档 重要公文的草稿除外 如党代会 人代会的工作报告等 二 定稿指已经履行法定生效程序的最后完成稿 具备正式公文的效用 是负责制公文正本的标识依据 三 正本根据定稿缮印的 具有法定效用的正式文本 四 副本是正本的复份 与正本具有相同的法定效用 主要供本单位备查 传阅及知照抄送单位使用 正本的复制件也算副本 但是 不具备法定效用 只供参考 五 试行本是规范公文正本的一种特殊形式 在规定的试行期间具有正式公文的法定效用 须依照执行 六 暂行本是规范性公文正本的一种特殊形式 在规定的暂行期间具备正式公文的法定效用 须依照执行 七 修订本规范性公文正本的一种特殊形式 是已发布生效的公文 经实践检验重新予以修订补充后而发布的文本 八 不同文字稿本以汉字与其他少数民族文字撰制的同一公文的文稿 文件具有相同的法定效用 第二章归档文件的形成第一节发文处理程序第二节收文处理程序归档文件的形成 要经过一系列依次衔接 相互联系并彼此制约的公文处理过程 也即是文件流转程序 文件流转程序包括两种 一 发文处理程序 草拟 审核 签发 复核 缮印 校对 用印 登记 分发 催办 销毁二 收文处理程序 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 签注 文件处置方式主要有 归档 暂存 清退和销毁 文件运转程序具有以下三大特点 一是确定性 即公文处理的各个环节 是相对独立存在的 均具有特定的内容与功能 一般情况下不宜随意删节 二是连续性 即文件处理的各个工作环节相互联系 紧密衔接并排列有序 在一般情况下 其顺序不宜随意颠倒 三是规范性 即文件处理的各个工作环节 均需遵循严格的规范 务求做到程序化 规范化 第一节发文处理程序一 草拟草拟 即文件的起草或撰写工作 要求 一 符合国家的法律 法规及其他有关规定 二 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅图示简短 三 公文文种应当根据行文目的 发文单位职权以及与主送单位的行文关系来确定 四 拟制紧急公文 应当体现紧急原因 并根据实际需要确定紧急程度 五 人名 地名 数字 引文要准确 六 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 七 应当使用国家法定计量单位 八 文内使用非规范化简称 应当先用全称并清明简称 九 公文中数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 二 审核审核是由各单位文秘人员对送交领导签发的文稿进行审核与修正 要求 是否确需行文 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 公文格式是否符合 国家行政机关公文处理办法 的规定 三 签发签发 即各单位领导人对文稿核准发出并签署姓名与日期 是对发文进行最后审定的决策性环节 要求 一 根据文件性质 分层签发 二 坚持先核后签原则 三 签发必须在拟文稿纸中的 签发 栏内写明核准发出的批示意见 并签署姓名和日期 四 复核公文正式印制前 文秘部门应当进行复核 重点为 审批 签发的手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 五 缮印缮印 即文件的制作 也就是指通过缮写 印刷等手段 固定文件撰写 审批的结果 形成具有法定效用的文件正本并根据需要扩充数量的过程 第二节收文处理程序一 签收与登记签收文件是收件人在送文单位的文件传递单上或者送文簿上签字 以示文件收讫 登记是各单位管理与保护文件的基本方法 二 审核审核把握重点 是否应由本单位办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 三 拟办拟办是指对需要办理的重要来文 由单位综合部门 主管的业务部门提出初步处理方案或建议 供领导人审批时参考 重点掌握 拟办意见填写于文件处理单中的相应栏目 签署拟办人姓名与日期 必要时 还要附录与文件有关的上级指示 规定或前案处理的文件材料 而文件处理单是在收文过程中用以记录文件处理过程的表单 也是应随归档文件一起归档的重要材料 四 批办批办是各单位 部门 的领导人对需要办理的重要公文批示执行 办理的原则和方法 并签署姓名与日期 五 承办承办是对收文的执行 办理或撰文答复 六 催办催办是对公文办理的督促与检查 七 签注签注 即由文件承办人于文件办理完毕之后 对文件办理的经过与结果作简要注明 方便日后整理与查考 第三章文件的归档 第一节概念第二节归档制度第三节归档范围第四节保管期限第五节归档方法 第一节概念一 文件归档的概念文件归档就是机关 团体 企业 事业单位将办理完毕的文件 按照有关规定将确定为档案的那部分文件向专兼职档案人员或档案室移交的过程 中华人民共和国档案法 第十条明确规定 对国家规定应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为已有 第二节归档制度 一 文件归档责任 1956年国务院 关于档案工作的决定 中 已明确规定文件办理完毕后应由文件处理部门做好文件的整理归档 按时间向档案部门移交 并作为一种制度确立下来 二 归档的时间 1至2月份或6月份 掌握原则 以单位实际情况而定 三 归档要求与手续归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求 1 纸质文件与同版本电子同步归档 2 归档文件必须齐全完整 主要包括三方面 一是每份文件必须齐全完整 即文件的定稿与正本 主件与附件 转发件与被转发件 请示件与批复件等必须完整无缺 二是有关一项工作 一次会议的全部文件必须完整无遗漏 三是反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须齐全完整 3 归档文件必须系统科学 4 归档文件必须优质精炼 5 文件归档必须及时迅速 6 文件归档要求有交接手续 文件归档时应列出归档清册 作为归档文件的移交证据 归档清册上应填写归档文件的题名 份数 归档部门 移交人 接受人 时间等内容 文件归档清册应归入全宗保管 第三节归档范围一 划分归档范围的指导性文件国家对各类型单位文件归档范围的指导性文件有 2006年12月28日 国家档案局令第8号发布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 2004年国家档案局 国务院国资委发布的 国有企业文件材料归档办法 和2009年发布的 企业档案工作规范 2008年教育部 国家档案局发布的教育部27号令 高等学校档案管理办法 二 归档范围划分的原则 以我为主 突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作为出发点考虑 一是本单位的收文 不论是来自上级 下级 不是非隶属关系单位 应以是否与单位工作有直接关系 本单位是否需要办理 本单位日后是否查考利用为文件归档理由 二是不能 有文必归 或 有档不归 要取决于文件的保存价值 三 机关文件归档范围国家档案局8号令中对机关文件材料归档范围有4条原则性规定 1 反映机机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 重点掌握 本单位形成的文件材料 只有少部分不归档 不归档范围 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与机关无关的文件材料 不需贯彻执行的文件材料 不需要办理的抄送文件材料 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 本单位收到的文件中 部分有查考利用价值的文件材料也属于本单位文书档案的归档范围 收文中要特别注意有隶属关系的上级领导机关与有关业务指导机关的发文 这部分属于归档范围的收文 只是本单位收文中的一小部分 收文中需要归档的有 一是针对本机关的来文 即本机关是文件的主送机关 二是来文内容与本机关业务工作有关 这部分主要指上级业务指导机关或本行业主管部门的文件 三是来文内容与本机关业务工作无关 但本机关需要贯彻执行的 四 企业文件归档范围企业在筹备 成立 经营 管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围 其中 企业经营管理工作 生产管理 行政管理 党群工作过程中形成的文件材料属于文书档案归档范围 来源为 一 本企业内部形成的文件材料 二 本企业所属单位和派出机构 包括境外机构 应报本企业的文件材料 三 本企业投资的全资 控股 参股企业应向本企业提交的文件材料 四 本企业参与的合作项目 合作单位按要求向本企业提交的文件材料 五 本企业执行 办理的外来文件材料 第四节保管期限一 保管期限规定机关文书档案保管期限分两种 永久 定期 30年 10年 国家档案局8号令颁发之前的分法 永久 长期 16 50年 短期 15年以下 二 永久保管的文书档案凡反映本单位基本历史面貌 主要职能活动 在维护国家 单位和职工权益等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管 包括以下几方面 一 反映本单位基本历史面貌的文件材料 如 机构成立 合并 撤销 章程 设置 人员编制 大事记 组织沿革 各种年报等文件材料 二 反映本单位主要职能活动的重要文件材料 1 党组 党委 行政办公会议记录 会议纪要 2 工作会议 专题会议材料 上级机关 上级领导视察本机关工作文件材料 3 本机关制定的方针政策性法规文件 业务文件 调研报告 请示 批复 4 反映机关履行行政职能 行政执法活动的重要文件材料 如行政管理工作制度 行政管理工作中形成的审批 审查 核准等文件材料 5 房产 地产权属 固定资产管理 重要的合同 协议等涉及国家和单位权益的文件材料等 三 反映机关人事管理活动的文件材料 如人事任免 奖励材料与处分材料 录用 转正 聘任 调资 定级 停薪留职 辞职 离退休 死亡 抚恤材料 人事考核 职称评审 职工调动 职工名册 党团员名册 党团材料等文件材料 国家档案局8号令对机关文书档案中应作为永久保管的内容 一 本机关制定的法规政策性文件材料 二 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 三 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 四 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 五 本机关机构演变 人事任免等文件本专业 六 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 七 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 八 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 三 定期保管的文书档案凡反映本单位一般工作活动 在一定时间内有查找利用价值的材料 应列为定期保管 国家档案局8号令对机关文书档案中应作为定期保管的内容有以下几个方面 一 本机关职能活动中所形成的一般性业务文件材料 二 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 三 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 四 本机关一般性事务管理文件材料 五 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 六 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 七 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 八 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 九 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 第五节归档方法 一 编制本单位文书档案归档范围和保管期限表 一 编制文书档案保管期限表的方法与步骤1 熟练掌握国家和地方档案行政管理部门 本行业 系统 主管部门关于文书档案归档范围和保管期限的规定 2 掌握本单位各部门职能及工作内容 3 分析本机关文件材料产生 利用的情况 4 草拟文书档案保管期限表 5 广泛征求意见 6 发布执行 二 编制时应注意的问题1 利用原有基础 2 关注新领域文件材料 二 严格文件的日常管理1 严格文件的登记制度 文件收进 发出 借出都要进行严格登记 登记便于掌握文件的去向 收集时容易收回 2 做好平时的归类和积累 3 将办理完毕的文件 即时收集归档 4 对办理完毕的文件检查其完整性 5 注意 账外 文件的收集 帐外文件主要包括 1 本单位形成的党组 行政 业务会议记录 纪要 2 本单位各业务部门形成的各种台账 年报表 业务 党员 人事劳资等各种统计报表 汇总表及相关分析材料 3 本单位各种图表 花名册 本单位出版的书籍 刊物 4 各种介绍信存根 党团组织关系 干部调动 行政事务等 本单位形成的各种规章制度 5 本单位与有关部门签订的协议 合同 6 本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本单位有关的文件材料 7 本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作有关会议的会议文件 8 外单位直接发到文件承办部门文件 第五章归档文件的整理方法 立卷法 第一节立卷方法一 分类二 组卷第二节案卷的整理一 案卷的排列二 案卷号的编制三 填写案卷号目录表四 制作档案目录 归档文件的整理方法主要有两种 分别适用于不同的单位和档案种类 一种是传统的立卷方法 另一种是立卷改革的方法 也称为单份文件归档的方法 第一节立卷方法 立卷的概念与作用立卷是将办理完毕 具有保存价值的文件 按照形成的规律和内在的联系分门别类组成基本保管单位的过程 作用 方便管理 方便利用 为其它工作打下基础 立卷的原则 一 立卷要遵循本单位工作活动的规律与特点 真实地反映本单位的历史 二 立卷时要把相同价值的文件组成一个案卷内 三 把握文件的有机联系 方便管理 提倡立小卷 立卷的方法步骤一 分类二 组卷 一 分类分类的概念 立卷分类是指按照归档文件的形成时间 承办机构 文件内容 外在形式 保管期限等方面的标准 对归档文件分门别类 组成案卷 有条理地反映出立档单位的历史真实面貌 便于档案的管理和利用 分类的原则 实用性 逻辑性 历史性 立卷方法和单件归档方法的区别 区别一 单件归档整理方法采用的是年度 机构 保管期限和年度 保管期限分类法 而立卷法多采用年度 机构 问题 保管期限和年度 问题 保管期限分类法 区别二 分年度时 单件归档整理是按文件的成文日期作为归档年度 立卷法按文件形成年度或内容针对年度 区别三 立卷法多按问题分类 如 党群类 业务类 行政类等 分类的方法 1 年度 内设机构 问题 保管期限法 2 年度 问题 保管期限法 二 组卷 重点讲解 P59 1 组合 1 内容组合法 2 文件名称组合法 3 工作活动组合法 4 问复问题组合法 5 杂合法2 排列 1 时间 2 处理顺序 3 地区3 编页号4 填写 卷内文件目录 5 填写卷内备考表6 拟写案卷题名 标题 7 填写案卷封面8 案卷装订 1 内容组合法即是将内容相同的文件组合为一个或多个案卷的方法 适用于相同内容的文件数量较多的情况 如一个单位人事任免的文件数量较多 可将这类文件组合成一个或几个案卷 2 文件名称组合法 将名称相同的文件组合成一个或多个案卷的方法 适用于相同名称的文数量较多的情况 如一个单位的统计表 介绍信 会议纪要 简报等 3 工作活动组合法 将同一次工作活动形成的文件组合成一个或多个案卷的方法 适用于一次工作活动形成的文件数量较多的情况 如将同一次会议形成的文件组合一个或几个案卷 4 问复文件组合法 将问复文件组合成一卷或多个案卷的方法 适用于询问与答复或请示与批复等问复文件数量较多的情况 如将请示与批复组合成一个或几个案卷 5 杂合法 按照文件的形成时间 或其责任者 或所标列的地区等顺序 将同类文件相对集中 几种类型的文件组合成一个或多个案卷的方法 适用于各种类型的文件形成数量较少 无法按照上述4种方法进行组合的情况 如将内容 名称 工作活动 问件与复件集中在一起 组成一个或多个案卷 第二节案卷的整理 二 案卷的排列案卷的排列方法有三种 1 时间排列法 按文件形成时间的先后顺序排列 主要用于按内容 名称 杂合等方法进行组合 2 处理顺序排列法 按文件办理的先后顺序排列 主要用于按工作活动或问复文件组合的案卷 3 地区排列法 按文件所属地区的顺序排列 在每个地区内 再按时间先后排列 适用于按名称组合的案卷 三 案卷号的编制 一 永久 长期 短期分别编制 二 长期 短期合编 永久单独编或永久 长期合编 短期单独编制 三 永久 长期 短期合编 三 填写案卷目录表四 编制目录号 一 若干年为一个目录号 二 每年为一个单独的目录号 第三节 档案目录 的编制 一 档案目录 的含义二 立卷说明的编写三 档案目录 的编排四 填写 档案目录 的封面和背脊 第四章文书单件归档方法 定义 单件归档整理方法就是将归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 装盒 使之有序化的过程 以件为单位整理 是指整理的对象与整理的结果都是件 以件代替案卷作为档案的基本管理单位 用此方法的前提条件是必须在电脑上安装使用档案局推荐的优秀档案管理软件来管理档案 分两个方面解释 1 推行文书单件归档方法改革的意义 2 文书档案立卷改革的做法及注意事项 推行文书单件归档方法改革的意义 国家颁发了国家标准 归档文件整理规则 DA T22 2000 广东省于2000年2月26日印发了 广东省文件材料归档方法改革方案 并在全省推开 这两份标准性文件的颁布说明文件材料归档方法改革已进入全面实行 积极推广阶段 1 实现文件材料随办随归 实现文档一体化管理 保证档案材料齐全完整2 充分发挥计算机信息存储量大及处理信息速度快的优势 使档案管理模式现代化 提高档案管理效率 3 新文书单件归档方法可以使档案员避免传统立卷方法中因人为因素造成的分类整理的错误 减少档案员劳动量 提高工作效率 文书档案立卷改革的做法及注意事项 1 收集 归档单位在每年的年初由各部门将上年度处理完的文件移交档案室 1 收集范围 领导和各部门上年度处理完毕的文件材料 2 收集时间 每年的1 2月份 由档案室发通知 明确收集范围 3 收集要求 对照本单位收发文登记本及单位制定的 文件材料归档范围及保管期限表 进行 保证收集齐全 完整 文书档案立卷改革的做法及注意事项 4 应注意的问题 a 严格文件登记制度 便于掌握文件去向 收集时容易收回 b 将办理完毕的文件 随即收集归档 c 对办完的文件进行检查 有否残缺或不全的 如有应及时追回 d 注意 账外 文件的归档 领导人及有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动形成的与本单位有关的文件材料 外单位直接发到文件承办部门的文件材料 本单位形成的党组 行政 业务会议记录 本单位形成的各种规章制度 本单位各种图表 花名册 本单位出版的书刊 需要本单位贯彻落实的会议文件 2 归档判断 决定文件是否归档 对照 文件材料归档范围 需归档文件转入下一流程 不需归档的剔除 以单件文件为归档单位 就是充分尊重文件的自然形成状况 以 件 作为归档的基本单位 注意 1 单份文件 一份文件为一件 2 各种报表 名册 图册 书刊等 一册 本 为一件 3 文件的正本与定稿 正件与附件 转发件与被转发件 原文本与译文本为一件 4 情况通报 简报 报刊涉及到本单位的要归入长期保管 5 本单位代上级机关起草的文件归入永久保管 3 分类 就是依照单位归档的实际情况 对归档文件材料划分年度 机构 保管期限等 分类一般有两种类型 全宗单位档案室集中统一归档的按年度 保管期限法进行分类 全宗单位内各部门分别归档的则按年度 机构 保管期限进行分类 分类必须准确 标准应稳定 统一 分年度 将应归档的文件材料按其所属年份分开 按文件落款时间划分 相同年度为一类 分机构 将文件依据其形成或承办部门的不同按机构分开 注意 1 一般文件按其形成部门或承办部门分开 2 多部门承办的文件材料归入主要的承办部门 3 根据单位的规定将某一类文件归入一个部门 4 对归档文件材料进行处理 将原来文件上带有的会生锈的金属物去掉 短期的可不用去钉 并用细线或其他对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝 粘 合 注意 1 用胶水粘贴 用普通的胶水粘贴文件的左上角 2 用不锈钢夹 夹牢每一份文件 3 页数较多的文件用三孔一线的方法用绵线装订 4 保管期限为短期的文件可不拆原有的金属装订物 对大于A4或小于16开纸规格的文件 要按A4 或16开 规格进行折叠或托裱 编页码 就是对每一份归档文件分别编写页码 注意 1 凡是文件中有有效文字的页面都要编页码 正面的盖在右下角空白处 反面的盖在左下角空白处 2 原文件编有页码的可不再重新编写页码 3 原文件编制的页码不连续的 需编写连续页码 4 随文件一起归档的文件处理单 呈批表 一般放在文件末页 并一起编写页码 5 编页码一般用号码机及黑色或蓝色印油编写 5 文件的排序 就是按照分类的结果 对文件材料进行排列 最终编制归档文件的档号 排序的方法一般分为两种 1 全宗单位档案室集中统一进行归档的 在同一年度中 将文件分永久 长期 短期三个系列 在同一保管期限下将文件按归档的时间顺序排列 形成一个流水编号 件号 2 全宗单位内分部门归档的 在同一年度中 在同一机构内 将文件分永久 长期 短期三个系列 在同一保管期限下将文件材料按归档时间排列 形成一个流水编号 件号 文件的排序 示例 1 第一种方法排序示例 永久 1 2 3 n全宗单位长期 1 2 3 n短期 1 2 3 n 2 第二种方法排序示例 永久 1 2 3 n办公室长期 1 2 3 n全宗单位短期 1 2 3 n永久 1 2 3 n指导科长期 1 2 3 n短期 1 2 3 n 6 编制档号 在文件上方空白处加盖档号章 就是在对归档文件进行分类及排序的基础上 依照归档文件档号编制规则 对每件文件编制档号 用以确定文件的分类 排序位置 档号的组成 全宗号 类别号 保管期限代号 年度 机构代号 件号 注意 单位档案室集中统一进行归档的不编机构代号 档号章式样 7 录入电脑及编制归档文件目录 就是指对归档文件进行著录 并应用档案管理软件录入相关的著录项 用电脑打印出规范的归档文件目录 归档文件目录格式 填写归档文件目录应注意 1 使用档案管理软件时要准确填写应著录的项目 做到不漏填 并要求规范统一 2 填写责任者时要求规范统一 填写文件形成单位的全称或规范简称 并要求用词统一 3 填写文号时要将文件的字 年度及号数填写齐全 4 填写题名 A 要求照实抄录 不得随便改动 如文件没有题名或虽有题名但无实质内容 无法揭示出文件的实际内容或成份的应重新撰写 将重写的题名附于原题名后外加 B 有副题名的应录入 C 任免通知 等公文的标题通常只注一个或部分人名 著录时则需要在题名之后加上该文任免的涉及本单位其他有关人员的名字并外加 D 有附件的应将附件的题名完整录入 如几份文件合在一起作为一件的 应将首件外的其他文件作为附件来处理 在 附件 栏内标识清楚 5 填写日期时 一般填写其形成日期 在日无法考证时填写到年月 在月份无法考证时 填写到年 6 填写页数时 指的是该文件的总页数 包括有效文字的页面都要统计在内 7 备注栏的填写用以注明归档文件的变化情况及参见档号 8 在同一保管期限下按照件号流水连续打印 不需要在档案盒内存放 9 归档文件目录一般要求打印两份 按照保管期限的不同分别装订成册 10 归档文件目录不同的保管期限文件用不同颜色的目录纸打印 永久为红色 长期为黄色 短期为绿色 8 装盒 指将整理好的归档文件依件号的顺序放入档案盒内 注意 1 装盒时要求按件号的顺序