（交通运输规划与管理专业论文）关于Z公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究.pdf

关于z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 摘要 在集装箱运输成为货物流转的主流并出现了出现激烈竞争的今天，单证制作 日益成为了集装箱运输业务中的一个重要环节，也是保证集装箱运输得以进行的 不可或缺的重要工作，在航运公司营运成本中的比例也随之不断增加。z 公司在 世界各地的营业网点遍布，其中绝大部分网点都拥有大量的单证人员，在人力资 源成本较高的地区，巨额的单证人员成本成为企业的沉重负担，因此，如何降低 单证人员数量、降低人力成本成为z 公司降本增效的一项重要课题。 z 公司顺应市场需要，引进了先进的区域性集成全球信息系统并进行推广使 用。在对该系统主要功能进行研究，并参考了其他航运企业在单证制作方面的一 些做法，笔者认为，z 公司应充分利用新系统系统的技术和网络优势，建立z 公 司全球单证中心、优化单证操作流程，在日益激烈的竞争环境中提高自身服务质 量，取得成本优势、强化竞争能力。本文就是在这样一种思路的指导下，对z 公司建立区域性集成系统全球单证中心的可行性进行研究，通过研究和论证来构 建全球单证中心框架、提出单个单证中心的具体实施方案和实施步骤，分析了单 证中心建设在成本节省方面腼带来的经济效益，以及在规范单证流程、提高单证 质量方面所带来的竞争优势。7 本文共分为五章。第一章概述，简单介绍了z 公司建立全球单证中心的背景 及其必要性。 第二章是对其他集装箱运输企业进行调研的结果，主要是以a 公司和b 公司 为例，介绍了他们建立单证中心的情况、业务流程、组织结构设置等方面的内容， 并在此基础上，对建立单证中心及其运作机制的经验、教训进行了分析和总结， 以供z 公司建立单证中心借鉴。 第三章通过对z 公司现有全球营业网点单证操作现状的分析，结合新系统推 进的进展情况，分析了单证业务量、人均收入及劳动力价格、房屋租金、地理环 境、文化、教育、培训水平、时区差异、网络、通信技术、特殊因素等影响全球 单证中心建立的因素，从而对z 公司全球单证中心的方案进行了设计，提出了两 种方案并进行了优劣势的分析，以供决策层采纳。 在构架全球单证中心的基础上，第四章提出了单个单证中心日本单证中 心的总体方案设计、进出口单证操作流程设计、人员配备情况设想，并进行了成 本分析，并且对具体的方案实施步骤( 包括培训计划) 进行了探讨。 最后，本文第五章对z 公司在全球范围内建立单证中心所带来的预期效益进 行了分析，并对相关风险进行了预测。 通过分析和论证，笔者认为，在z 公司现有单证网点健全、区域性集成全球 信息系统逐步推广使用的情况下，建立全球单证中心的设想是完全可行的。当然， 考虑各地区政治、社会等各方面因素，单证中心的建设不可能一蹴而就，对于笔 者提出的方案，将来还要做进一步的调整，以适应新情况。此外，在单证中心建 立和运行的过程中，本着控制成本、提高质量的宗旨，对于其他集装箱运输企业 单证中心运作的经验、教训要予以充分认识，避免走弯路或者是少走弯路。 关键词集装箱运输，信息系统，单证中心，方案设计 关于z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 a b s t r a c t w i t ht h ec o n t a i n e rt r a n s p o r tb e c o m i n gm a i n s t r e a mo fc a r g of l o wa n dt h e e m e r g e n c eo fs e v e r ec o m p e t i t i o n ，d o c u m e n t a t i o n i s i n c r e a s i n g l yb e c o m i n g o n eo ft h em o s ti m p o r t a n ts t e p si nt h ec o n t a i n e rt r a n s p o r tb u s i n e s s 。a n da n i n t e g r a n ti o b t oe n s u r et h ew o r k f l o wo fc o n t a i n e rt r a n s p o r t 。a n dw h o s e p r o p o r t i o ni nt h er u n n i n gc o s to fs h i p p i n ge n t e r p r i s e sc o n t i n u o u s l yg o e su p c o m p a n y zh a sm a n yb u s i n e s so 俪c e sa l io v e rt h ew o r l d m o s to fw h i c ha r e p r o v i d e dw i t hai o to fd o c u m e n t a t i o nc l e r k s i nt h o s ea r e a so fh i g h e rc o s tf o r m a n p o w e r , s u b s t a n t i v e c o s tf o rd o c u m e n t a t i o nc l e r k sb e c o m e sa h e a v y b u r d e no ft h ee n t e r p r i s e s o i ti sa b i gt a s ka s t oh o wt or e d u c et h en u m b e ro f m a n p o w e r , h o w t ol o w e rm a n p o w e rc o s t a n dh o wt oi n c r e a s ee 炳c i e n c y r e s p o n d i n g t ot h en e e do ft h e m a r k e t c o m p a n y z i n t r o d u c e d 。i n t e g r a t e d r e g i o n a i j n f o r m a t i o ns y s t e r n 。a n db e g a n t h ej m p l e m e n t a t i o no fj t a f t e rs t u d y o fm a i nf u n c t i o n so ft h en e ws y s t e m ，w i t hr e f e r e n c et om e t h o d sr e g a r d i n g d o c u m e n t a t i o no fo t h e rs h i p p i n gc o m p a n i e s ，c o m p a n yzs h o u l d f u l l yg r a s p t h e a d v a n t a g e s a st ot e c h n o l o g ya n dn e t w o r ko ft h en e w s y s t e m ，s e tu pc o m p a n y z sg l o b a ld o c u m e n c a t i o n ，a n ds t r e a m l i n ed o c u m e n t a t i o np r o c e d u r e 。h e n c et o a c q u i r es u c c e s si nc o m p e t i t i o no r i e n t e dt oh i g h - q u a l i t ya n dc o s t - r e d u c t i o n u n d e rt h a td i r e c t i o n 。t h i sd i s s e r t a t i o ns t u d i e sa n dr e a s o n st h es e t - u po ft h e f r a m e w o r ko ft h ec o m p a n yz sg l o b a id o c u m e n t a t i o n b r i n g sf o r t ht h es c h e m e a n di m p l e m e n t a t i o np r o c e s so fo n ec o n c r e t ed o c u m e n t a t i o nc e n t e r , a n a l y z e s t h ee c o n o m i c a ib e n e f l t s a r i s i n g o u to fc o s t - r e d u c t i o na n dt h ec o m p e t i t i v e a d v a n t a g e sr e s u l t i n gf r o ms t a n d a r d i z a t i o no fd o c u m e n t a t i o np r o c e d u r ea n d i m p r o v e m e n t o fd o c u m e n t a t i o nq u a l i t y t h i sd i s s e r t a t i o nj sd i v i d e di n t o5 c h a p t e r s t h ef i r s tc h a p t e ri n t r o d u c e st h eb a c k g r o u n da n dn e c e s s i t yf o rc o m p a n yz t os e tu pi t sg l o b a id o c u m e n t a t i o n t h es e c o n dc h a p t e ri st h er e s u l to fs t u d i e si nt oo t h e rc o n t a i n e rs h i p p i n g e n t e r p r i s e s m a i n l yc o m p a n yaa n db ，w h i c h i n t r o d u c e st h e i rb u s i n e s s p r o c e d u r ea n do r g a n i z a t i o na st ot h eo p e r a t i o no fd o c u m e n t a t i o nc e n t e r , a n d t h e na n a l y z e sa n ds u m m a r i z e st h e i re x p e r i e n c e sa n di e s s o n sf o rc o m p a n y z s r e f e r e n c et oc o n s t r u c ti t so w nd o c u m e n t a t i o nc e n t e r t h et h j r d c h a p t e ra n a l y z e s t h ed o c u m e n t a t i o n o p e r a t i o n a n dt h e i m p l e m e n l a t i o n o ft h en e ws y s t e mi n c o m p a n yz sg l o b a l o 币c e s a n d d o c u m e n t sv o l u m e a v e r a g ei n c o m ea n dp r i c ef o rm a n p o w e r , o 俪c er e n t a l 。 g e o g r a p h y , l e v e lo fc u i t u r e ，e d u c a t i o na n dt r a i n i n g ，d i f f e r e n c e so ft i m ez o n e s ， n e t w o r ka n dc o m m u n i c a t i o nt e c h n o l o g y , a n do t h e rs p e c i a lf a c t o r si n f e c t i n gt h e s e t - u po fg l o b a ld o c u m e n t a t i o nc e n t e r t h e nb r i n g sf o r w a r dt h ed e s i g no ft w o d i f f e r e n ts c h e m e sa n da n a l y s i so ft h ea d v a n t a g e sa n dd i s a d v a n t a g e so ft h e m ， w h i c hi st h em a i nt a s ko ft h i sd i s s e r t a t i o n a sr e f e r e n c e f o rt h e d e c i s i o n m a k e r s 关于z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 t h ef o u r t h c h a p t e rb r i n g s f o r t ht h ed e s i g n so ft h eo v e r a l is c h e m e ， o p e r e t i o np r o c e d u r e o f0 ba n di bd o c u m e n t a t i o na n ds t a f fa s s i g n m e n tf o ro n e s i n g l e d o c u m e n t a t i o nc a n t e r ： j a p a n e s e d o c u m e n t a t i o nc e n t e r t h e n c o m p l e t e st h ec o s ta n a l y s i s a n dp r o b e si n t ot h ec o n c r e t e i m p l e m e n t a t i o n p r o c e s s ，i n c l u d i n g t h et r a i n i n gp l a n l a s tb u tn o tt h ei e a s t t h e 佩hc h a p t e ra n a l y z e st h ea n t i c i p a t e db e n e f i t s a n dr e l a t e dr i s k so fc o m p a n yz ss e t - u po fd o c u m e n t a t i o nc e n t e ri nag l o b a l s c o p e a f t e ra n a l y s i sa n dr e a s o n i n g ，t h ea u t h o rt h i n k si t c o m p l e t e l yf e a s i b l et o f o u n dg l o b a ld o c u m e n t a t i o nc e n t e r , b a s e do nt h ei n t e g r i t yo fc o m p a n yz s c u r r e n td o c u m e n t a t i o no f f i c e sa n dt h es t e p b v s t e p i m p l e m e n t a t i o n o ft h e i n t e g r a t e dr e g i o n a li n f o r m a t i o ns y s t e m h o w e v e r , i nc o n s i d e r a t i o no fp o l i t i c a l ， e c o n o m i c a ia n ds o c i a ia s p e c t s f o u n d a t i o no fd o c u m e n t a t i o nc a n t e ri sn o ta n a c c o m p l i s h m e n t i na na c t i o n s c h e m e sd e s i g n e d b yt h i s d i s s e r t a t i o na r e s u b j e c tt os u b s e q u e n ta d j u s t m e n ti nt h ef u t u r e m o r e o v e ei nt h ep r o c e s so f s e t u p a n do p e r a t i o no ft h ed o c u m e n t a t i o nc e n t e r , w i t hc o s t - c o n t r o ia n d q u a l i t y - i n c r e a s eb o r n e i nm i n d w es h o u l df u l h r e c o g n i z et h e e x p e r i e n c e sa n d i e s s o n so fo t h e rc o n t a i n e rs h i p p i n ge n t e r p r i s e s ；no r d e rt oc l e a rt h ew a yf o r s u c c e s s s u n m i n g ( t r a n s p o r tp l a n n i n g & m a n a g e m e n t ) d i r e c t e db yp r o f e s s o r y a n gz h i g a n g k e y w o r d sc o n t a i n e rt m n s p o r ，i n f o r m a t i o ns y s t e m d o c u m e n t a t i o nc a n t e r s c h e m e d e s i g n 论文独创性声明 本论文；毫我个夭在导师指蒜下进行的研究王俸我取得的研究成果。论文 中除了特别加以标注和致谢的地方外，不包含其他人或其他机构已经发表或 撰写过的研究成果其他同志对本研究的扇发耨所做的赞献均已在论文中作 了明确的声明= 并嚷示了谢意 秸者签名：左丕笾爵期：善黧丝：坠 本人间意上海海运学院有关保留、使用学位论文酶规定，邵：学校有权 保留送交论文复印件，允许论文被查阅和借阅；攀；皎_ 可以上网公布论文的全 部或部分内容，可以采用影印、缝印或者其它复制手段保存论文。保密的论 ， ： 交丧i 曝密着遵守戴考毙定 关于z 公司建立全球卑证中心的方案设计及相关问题研究 引言 单证制作日益是集装箱运输业务中的一个重要环节，也是保证集装箱运输得 以顺利进行的不可或缺的重要工作，在航运公司营运成本中的比例也随之不断增 加。现代大型集装箱运输企业在世界各地的营业网点遍布，其中绝大部分网点都 拥有大量的单证人员，在人力资源成本较高的地区，巨额的单证人员成本成为企 业的沉重负担：此外，由于一部分单证工作交给各地的当地代理来完成，对单证 质量的控制难度大，造成了经济损失，影响了企业形象和服务质量。 为此，国际上一些先进的集装箱运输企业对此进行了深入研究，建立起全球 单证中心，在降低单证制作成本、取得经济效益的同时，也提高了企业的服务质 量、树立了品牌效应。而虽然目前国内的一些大型集装箱运输企业也在有这方面 的想法，但是理论研究相对缺乏。 因此，如何降低单证人员数量、降低人力成本成为z 公司降本增效的一项重 要课题。 正是本着降本增效的目的，本文运用现代组织行为学的基本原理和方法，对 z 公司在引进综合地区性信息系统后建立全球单证中心的相关问题进行了研究。 在参考了其他航运企业单证中心建设和运作情况的基础上，本文通过研究和论证 来构建z 公司全球单证中心的基本框架、提出单个单证中心的具体实施方案和实 施步骤，分析了单证中心建设在成本节省方面所带来的经济效益，以及在规范单 证流程、提高单证质量方面所带来的竞争优势。 关于z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 第一章概述 第一节建立z 公司全球单证中心的背景 信息化是当今时代潮流，信息化发展势在必行。从2 0 世纪8 0 年代中期开始， 个人电脑的应用、普及，被称为个人电脑的革命。到了9 0 年代后半期，迅速发 展和应用普及的互联网，又加快了社会的相互联系，使社会交流空间扩大了，时 间缩短了，效率提高了。而计算机网络技术的发展是一项革命性的技术，是人类 社会经济发展中具有重要里程碑意义的一种新的生产力。以美国为代表的发达国 家，借助经济技术优势，计算网络技术，抓住信息化的机遇，加快自身的发展， 增强了对全球资源、全球市场的控制。美国经济保持了较高的增长速度，一个很 重要的原因，就是它借助于信息技术发展信息产业，拉动了经济的发展，提高了 生产率。由于计算机网络技术的发展，由于信息化的推进，经济全球化在加快， 信息化成为提高企业竞争力、迎接经济全球化挑战的迫切要求。 随着全球经济的不断发展和产业结构的不断升级，产业由劳动力成本高的地 区向劳动力成本低的地区转移，实行全球生产资源优化配置，己成为经济发展的 必然规律。有关数据表明，我国劳动力成本只相当于欧美、日本、香港等国家和 地区的十分之一，日本软件厂商近年来为降低成本纷纷在中国设立软件研发中 心。2 0 0 2 年2 月，日本就有消息传出，n e c 将把大部分个人电脑的生产转向中国， 以求降低成本。目前，日本市场上大约1 0 的个人电脑都是在中国制造，n e c 打 算到明年3 月底将这一比率提高到7 0 。目前，世界丝绸生产中心己由劳动力成 本高的发达国家向劳动力成本低的发展中国家转移，且主要集中在亚洲地区。劳 动力成本优势，在纺织、服装、玩具等行业表现也较为明显。欧盟纺织服装业目 前在国际纺织品服装市场面临的最大困难就是自身纺织品服装生产行业的劳动 力成本价格太高，将生产基地向全球低成本区域转移，中国相对较低的劳动力成 本对于投资工厂来说，是很有利的条件。同时，航运业也正在努力寻求劳动力成 本的转移带来的价格优势。 单证制作一直是集装箱运输业务中的一个基本环节，也是保证集装箱运输得 以进行的不可或缺的重要工作。z 公司现行的单证操作是由z 公司在世界各地的营 业网点代理负责，由于营业网点多，遍布世界各地，因时区的差异而使各营业网 点不能保持全天候的运行，从而导致服务的滞后，加之在人力资源成本较高的地 区，巨额的单证人员成本成为这些单位沉重的负担。z 公司顺应时代发展，积极 借助于信息技术优势，引进了区域性集成全球信息系统并进行推广。若能做到在 引进先进信息技术和管理理念的基础上，改进现有的组织机构设置，重新配置人 力资源，建立z 公司全球单证中心，把单证制作工作由劳动力成本高的地区转移 到劳动力成本低的地区，就可以降低单证人员数量，节省人力资源成本，并提高 单证制作质量，优化单证操作流程。这无疑将使公司的管理组织机制更加合理和 有效，从而带来公司成本的下降和效率的提高，在激烈的竞争环境中取得成本优 势，强化企业竞争能力。 2 一 关于z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 第二节z 公司建立全球单证中心的必要性 若建立单证中心，将z 公司全球单证工作进行集中，将在以下三个主要方面 给z 公司带来利益和好处： 1 数据质量控制o ( 1 ) 建立全球单证中心可以帮助z 公司优化单证流程，提高单证制作质量， 树立企业形象，提高公司效益。比照z 公司原有的单证操作，由于缺乏专业的知 识、规范的操作程序、统一有效的管理及各地代理操作能力参差不齐等一系列原 因，单证操作方面的事故和差错也时有出现，现z 公司通过引进和推广区域性集 成全球信息系统，用系统来规范和优化z 公司的业务操作，借鉴业内同行( a p l 、 o o c l 、n y k 、p & o 等集装箱运输企业) 的先进做法来改进业务流程，将使得单证 中心的单证操作更加专业化，规范化，职责更加明确，使得单证操作方面的出错 率大大降低，提高制单质量，加快了单证流转的速度，从而提高了整体的服务质 量。相信通过优化的单证流程，低差错的单证质量，将会对企业树立品牌形象、 提高效益起到积极的促进作用。 ( 2 ) 在业务控制方面，在建立了全球单证中心以后，总部对于单证的要求、 指令可以只向几个关键的点来传达并得到彻底、迅速、准确的贯彻。而不须再向 整个面来传达，因指令到达的时间，执行能力的高低等原因而造成一系列的问题。 ( 3 ) 制单速度方面，单证中心的模式可以实现全球单证的规模制作，统一 安排。可以想象，流水线似的单证操作对制单速度的提高将会产生多大的作用， 就好比机器时代的生产速度和家庭手工作坊式的速度一样，优势不言而喻。结船 时间将因为这种规模输入的模式而缩短，对于提高进口方面的操作质量以及提高 客户服务质量方面提供了大力的支持。 2 区域性集成全球信息系统的实麓t ( 1 ) 建立全球单证中心可以帮助z 公司引进先进的信息技术管理及合理进 行配置人力资源。从区域性集成全球信息系统的应用来看，根据投入产出的原则， 对于一些业务量不大的网点，为确保业务信息的完整性，虽不搭建网络，但也要 求其它地区将这些不上系统地区的数据录入系统，如果建立z 公司全球单证中 心，可以负责这部分的操作。从区域性集成全球信息系统的情况来看，他本身是 一个信息高度集成的系统，基本具备了建立单证中心的软件条件，全球单证中心 的科学而合理布局将会对合理进行人力资源的配置起到很大的作用，真正起到降 本增效的作用。 ( 2 ) 培训方面：由于单证集中，使得区域性集成全球信息系统单证操作方 面的培训、业务知识方面的培训等可以效率更高、成本更低、质量更好，从而保 证单证的质量，进而提高公司的整体客户服务水平。 3 成本方面： ( 1 ) 人员成本：单证制作是集装箱运输业务中的一个基本环节，也是保证 集装箱运输得以进行的不可或缺的重要工作。z 公司在世晃各地的营业网点遍 布，其中绝大部分网点拥有大量的单证人员，在人力资源成本较高的地区，巨额 的单证人员成本成为这些单位沉重的负担，如通过建立单证中心可将人力资源及 其他成本较高的地区移到人力资源及其它成本较低的地区，大大降低成本费用， 关于z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 这无疑对企业的成本领先战略是极大的促进，在日益激烈的竞争环境中取得优 势，提高企业竞争力。 ( 3 ) 管理成本：随着单证制作人员的减少和集中，相应的管理人员成本以 及管理费用也会大幅下降。 ( 4 ) 场地、电脑等固定成本：同样，随之以来这些成本也将大幅下降，以 场地费用为例，在上海地区的场地成本只相当于美国、日本等地区的1 1 0 左右， 每年仅日本公司的情况就可节省成本人民币2 0 0 万元左右。 ( 5 ) 其它相关成本：由于单证制作而带来的其他相关成本，以日本公司为 例，原来单证制作集中在各地分代理来做，因此日本公司在与这些分代理签订有 关装卸费等合同的时候，讨价还价的余地较小，不能最大限度的压缩这部分成本， 如果成立单证中心，则可以充分压缩。 随着电子信息技术的不断发展以及成本领先战略的广泛为各航运公司采纳， 航运公司纷纷建立起集中式的单证中心，力图降低成本，提高效率。如o o c l 在上 海建立单证中心，操作日本地区单证业务；a p l 公司在上海建立单证中心，操作 远东地区的单证业务；n y k 在广州建立单证中心，操作远东地区的单证业务；p & o 也表示，准备将其国外的1 3 0 0 个单证、财务及其它办公室类工作网点集中至劳动 力成本低下的印度和中国地区办公。 而作为中国大型航运企业之一的z 公司，在这方面还是空白。对于加入w t o 后 面对激烈竞争的中国集装箱运输业来说，z 公司利用引进和推广区域性集成全球 信息系统的契机，建立自己的全球单证中心已成为大势所趋。 关于z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 第二章其它集装箱运输企业的先进经验研究 第一节a 公司上海单证中心运作情况及经验 a 公司在上海建立了单证中心，经营整个n o r t ha s i a 地区( 包括中国大陆、 香港、台湾、日本、韩国等地区) 的单证业务；在马六甲建立了单证中心，经营 整个s o u t h e a s ta s i a 、w e s ta s i a 地区的单证业务。从目前的情况来看，后者 由于人员较多，效率不高；而前者自2 0 0 0 年8 月正式投入运作至今，一次性投 资价值2 0 0 0 万人民币的r a c ( r e g i o n a la d m i n i s t r a t i o nc e n t e r ) 服务器，投 入l o 万美元新开发了专用于r a c 的c c m s ( c a r g oc o n t a i n e rm a n a g e m e n ts y s t e m ) 并利用其与海关的e d i 数据共享，建立了行之有效的单证中心组织结构，取得了 成功。此外，自2 0 0 2 年7 月起，a 公司上海单证中心开始着手经营美国地区的 单证业务。 一a 公司上海单证中心的0 b 业务流程 各地揽货代理收到托运人的托运要求后，将托运书( s h i p p i n gi n s t r u c t i o n ) 传真至a 公司上海总部( 采用全国唯一的传真号码) ，a 公司上海总部单证人员3 小时内将托运书扫描。以j p g 图像文件格式传给r a c ，由r a c 开始b l 的制作。 值得注意的是，如果r a c 在2 4 小时内仍未收到a 公司上海总部对b o o k i n g 的确 认，则说明该货物的出运有问题，停止b l 的制作。 以下是r a c 制单流程中的5 个基本步骤： 1 p a r s e r 通过自动转换系统将s i 、d r 等传到r a c 系统中，然后对这些图片格式的文 档进行初步的审核工作，首先剔除类似广告之类的无用文档，然后查看文档是否 清晰，若文档不清晰，以附件形式通过c c m a il 向沿线国家进行查询；若完全不 可读，则一方面废弃该图片格式文档，另一方面附上传真号c c m a i l 给沿线国家， 要求重传。 此外，p a r s e r 也会做一些简单的核对工作，如该票货物承运船舶的船名、航 次等信息是否正确，启运港信息是否遗漏等。 最后，p a r s e r 将这些图片格式文档以国家地理顺序整理，传给下环节一 2 c h e c k e r 通过c c m s 检索系统，结合s i 指示、订舱数据、装箱单、客户资料、国家或 地区具体标准等内容对b l 内容进行全面检查，主要是针对不同国家、地区，不 - 5 关于z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 同航线，不同货种的不同制单要求。例如：到南美一些国家的b i l 必须显示运费： 美国线货运应当有服务合同号；是否电放：b i l 份数；目的港特殊要求；等等。 对于特殊单证操作( 更正、并分提单、转换提单、t w os e c t o r 、m c c 等) ， 转给q a 环节“s p e c i a lt a s kt e a m ”进行处理。 如果在审核的过程中发现不符、缺漏等问题，整个q u e u e 暂停，生成p e n d i n g f i l e ( 附上r e a s o nc o d e ) ，由c h e c k e rs u p e r v i s o r 查阅并及时通过电子邮件或 传真等手段与沿线国家货主、货代取得联系，进行核实。 在正常情况下，c h e c k e r 的检查工作完成后，在c o m m e n t sf i e l d 中记录f l a g ( 列举标准要求的下拉菜单) i n s t r u c t i o n ( 在空白文本格式中记录各种指示， 包括特殊要求：第三方付款、第三方提单签发、g b l 等) ，加上传真号，然后区 分优先次序( 优先准则：1 、v v p c2 、v i p3 、s h o r th a u l b a s e do nd e s t i n a t i o n p r o f i l e4 、r e a s s i g n ；而不考虑出运日期) ，最后在c c m s 中记录日期，传给下 一环节p r o d u c t i o n 。 3 p r o d u c t i o n 经过上一步骤( c h e c k e r ) 没有问题后，就转入p r o d u c t i o n 这环节，主要 是负责单证的输入工作。根据优先次序，由单证人员打开图片格式文档，阅读相 关c o m m e n t s ，根据c h e c k e r 的要求，添加新提单( 对于历史提单，在c c m s 系统 中予以更新) 和b a t c h 号，完成在线c a pc o d i n g ，将s h i p p i n gi n s t r u c t i o n 的 内容输入c c m s 系统。 在托运人c a p 不存在的情况下，若完整信息可得，由p r o d u c t i o i ls u p e r v i s o f 生成c a pc o d e ；若不可得，则由p r o d u c t i o ns u p e r v i s o rc c m a i l 至沿线国家以 获得完整的托运人资料。 若遇到不符或不完整数据及其它问题( 如件数有误、超重等) ，则生成p e n d i n g f i l e ( 必须标注r e a s o nc o d e ：1 、n os h i p m e n t2 、s h i p m e n td i s c r e p a n c y3 、 1 a z m a td is c r e p a n c y4 、p a c k i n gl i s t5 、s p e c i a lc l a u s e s6 、i n c o m p l e t eb l ) 。 待p r o d u c t i o ns u p e r v i s o r 进一步解决。 输入工作是将托运书的内容分成航次信息、货物信息等几个部分，同时打开 几个界面分别输入，所以，a 公司上海单证中心配备的都是2 l 寸纯平电脑，方 便输入工作，提高效率。 若是属于特殊输入要求( 如需货运证书、有追加条款等) ，则予以保存，转 至q a 。 p r o d u c t i o n 环节的输入工作完成后，在c c m s 系统中记录日期，传给下一环 节r a t e r 。 4 r a t e r 数据的输入工作完成后，由r a t e r 负责对运价的审核工作。首先根据优先次 序，打开图片格式文档，再验证相关要求，打开c c m s 系统，开始审核。根据是 否服务合同下的货物，查询c t s 或t o p s 、p r i c i n gb r o a d c a s t ，以获得确定的运 价金额。适用该运价并更改o c r ，若是第三方付款则应予以记录。 若c t s 或t o p s 、p r i c i n gb r o a d c a s t 中均未查询到相适用的运价，或者是运 价有不符之处，则应生成p e n d i n gf i l e ，并附上r e a s o nc o d e ，由r a t e r - 6 一 美干z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 s u p e r v i s o r 处理。 运价审核完毕，在c c m s 系统中记录日期，传给下一环节咱a 。 5 f i t a ( q u a l i t y a d m i n i s t r a t i o n ) c o m p u t e rq u e u e 的报告每4 小时拉出来一份，q a 所负责的工作，就是再一 次进行审核，审核的主要内容包括( 1 ) c h e c k e r 的有关审核事项是否有遗漏；( 2 ) r a t e r 对运价的计算、核对是否正确。 根据来自p a r s e r c h e c k e r p r o d u c t i o n r a t e r 的s t a n d a r dw o r kqf o l d e r 、 c e r t if i c a t e r i d e rd o cf o l d e r 、p e n d i n gf i l ef o l d e r ，依照优先次序，打开 图片格式文档，对己制b l 进行核查。改正发现的错误，更新c c m s 并完成该b l ， 同时记录错误类型( e r r o rc o d e ) 。 查询a t t a c h m e n t r i d e r c e r t 信息，制作k p ir e p o r t ，自s e r v e rd ir e c t o r y 取得相关文件，向沿线国家发送c c m a i l 。查询t h i r dp a r t yr e l e a s e p a y m e n t 信息，参阅第三方签单付款流程进行处理。 打开托运书、运价等p e n d i n gf i1 e ，审查r e a s o nc o d e 并予以解决，或c c m a i l 给沿线国家( c s 、o p s 、s a l e s 、p r i c i n g 等部门) ，更新c c m s 后重新指派操作或 予以解决，同时记录错误类型。 对于来自c h e c k e r 的a m e n d m e n tf o d e r ( s p l i t c o m b i n eb l 、t w o s e c t o r s w i t c hb l ) 以及m c cf o l d e r 等，提交“s p e c i a lt a s kt e r m ”进行相应 处理。 审核完毕，根据国家客户要求发送f a xp r o o f ，向网络、沿线代理以及e d i 系统激活b l 打印功能，并记录日期。 以上步骤( 1 _ 5 ) 就是d a c 单证操作的一般流程。然而，单证操作往往不是 如此顺利，因为由货主、货代提供的s h i p p i n gi n s t r u c t i o n 往往不是非常规范， 有遗漏、错误，或者是事后有更改事项。 以下作几点说明： ( 1 )根据a 公司单证中心的要求，以上步骤1 5 必须在l 天之内完成， 其间考虑的仅仅是“单单相符”，而不考虑货物的实际状况。 ( 2 )原本，q a 对所有c h e c k e r 事项都得进行检查，现在由于人手短缺， a 公司招聘了一些临时工( 主要是在校大学生) ，作为p r o d u c t i o n 和r a t e r 之间的一个环节，称为t y p ec h e c k ，主要是查看有无错别 字。 ( 3 )同样由于人手短缺以及从成本节省的角度考虑，打开t o p s 和c t s 进行核对时，也并非每票货物都进行严格检查，重点在一些大的客 户。 ( 4 )q a 除了上述两项主要工作外，另外一项比较重要的就是处理更改事 宜( a m e n d m e n t ) ，并严格控制q u e u e 的走向( 重新返回到c h e c k e r 、 p r o d u c t i o n 、r a t e r 等不同环节) 。目前，日本对d r 的要求比较严 格，错误不多；而中国的d r 不太规范，9 0 都会出现后续更改的 工作。 ( 5 )以上步骤也非一成不变，a 公司为了提高工作效率和单证质量，对 于w a 一m a r t 、n i k e 等大的客户，往往派专人负责，从p a r s e r 、 7 一 关于z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 c h e c k e r 、p r o d u c t i o n 、r a t e r 到q a 各个步骤，全程跟踪，及时处 理特殊要求。 ( 6 )航次结束后，全部b l 制作完毕，p a r s e r 拉出相关文件，包括舱单 ( 海关直接下载) ，一旦舱单确定，就不得再进行更改。 除了上述5 个步骤以外，a 公司还专设一个审计部门( a u d i t o r ) ，负责费用 的计算、汇总工作。日前，a 公司下设1 0 人，负责全球a u d i t o r 业务，主要是 按照运价协议，以月或季为单位对大客户的运费情况进行审查。 二a 公司上海单证中心的组织结构 r a c 直接隶属于a 公司总部，是经过注册、独立核算的经济实体，由m a n a g i n g d i r e c t o r 负责。除了人事、行政、财务等常规部门外，根据业务区域划分为大 中国出口单证、美国出口单证、日韩出口单证，以及进口单证等部门，各部门当 中还根据单证量的大小、工作复杂性等情况进行了细分，具体组织结构设置见图 2 一l 所示： 8 - 一 i n 函 关干z 公司建立全球单证中心的方案设计及相关问题研究 第二节b 公司上海单证中心运作情况及经验 b 公司于1 9 9 9 年年底正式推出全新的区域整合资讯系统( i n t e g r a t e d r e g i o n a li n f o r m a t i o ns y s t e m ，i r i s 一2 ) ，取代了原有的主机系统。这套系统采 用物件导向技术，建立电子贸易航运社区，为b 公司的各种业务功能提供了一个 统一的整合环境。其改变了以往的数据管理方法，应客户而非各公司内部部门的 需要整理资料。基于