硕士学位论文-大连中远嘉洋公司物资采购管理的研究.doc

上海海事大学项目管理工程硕士学位论文 大连中远嘉洋公司物资采购管理的研究第一章 引 言第一节 选题的意义随着国内造船业的蓬勃发展，中远船务集团产品转型，由传统修船向造船和海工产品进军，在中远船务集团大力支持和关心下，大连中远嘉洋公司成立了钢结构分公司，成为船舶建造和海工产品的配套基地。并于2008年8月正式投产，主要生产各种船舶舱盖、铁舾件以及海工模块，年设计生产能力为30000吨。但由于市场竞争激烈，管理、技术水平相对落后，获利能力不如国内外同行企业。作为一个新成立的项目公司，通过加强管理，利用新的技术或者新的管理方法来改进或者优化企业流程，控制各个环节的成本，对获得相同销售收入下利润的增加，提高在船舶配套制造市场上的竞争力有着特别重大的意义。物资采购作为企业成本中一项最重要的组成部分，在一般情况下，钢结构制造业的原材料、零部件的采购成本要占到产品成本的50%-70%的比例。采购成本的高低会直接影响企业产品的竞争力和经济效益。因此，通过不断改进公司的物资采购管理水平，对节省企业的成本，增加企业利润有着极其重要的作用。作为刚成立的钢结构分公司，在人员配备和操作流程上还不完善，如何能高起点做好物资采购成为领导关心的课题。借鉴国内很多中小企业的成功经验，应用ERP系统，探索物资采购的最优管理模式，针对采购性质、对象、价值等方面，采用不同的策略，优化操作流程，最大限度地降低采购成本，合理控制库存。这些问题就是本文研究重点。第二节 相关背景以及嘉洋公司介绍一 船舶配套业相关背景随着经济全球化发展，国际贸易量日益增加，给运输业带来了巨大的发展机遇，船舶海运的成本相对低廉，是大宗货物最经济的一种运输方式，已成为国际运输的最佳途径，国际、国内对船舶的需求也会持续旺盛。目前在世界船舶市场上份额据前的主要有韩国、中国、日本等国。随着我国造船业的崛起，船舶制造能力取得了较大突破，又借助我国丰富的人力资源，劳动力成本较低，在价格上占较大优势。目前，世界船舶市场份额逐渐由日、韩向我国转移。造船业的发展也带动了船舶配套业的兴起，涉及钢铁、机电、导航、水声、光学、通信和电子等很多行业，对相关各行业和地方经济产生重要作用和影响，从而对国民经济也产生积极影响，包括推动国民经济的产业结构升级、提高国家综合竞争力以及促进就业等一系列重要的作用。这是我国政府对修造船业给予政策支持的重要原因，为了拉动国民经济，国家还将会给予更多的政策性扶持。近年来船舶配套行业发展迅猛，尤其在沿海沿江地区，围绕各大修造船基地，包括很多民企也加大投入，新建钢结构等制造工厂。尽管船舶配套行业的前景看好，但由于行业特点和国情等因素还存在很多问题，主要表现在以下几个方面：(一)船舶配套行业属于劳动密集型行业。其主要的施工人员主要来自于农村。虽然经过多年的工程实践，但其人员素质较低、大部分未经专业技能培训、安全意识和质量意识薄弱、人员流动性高等问题是普遍存在的难题，而且在较长时间内都会持续存在。(二)随着全球金融危机的影响，以及行业的周期性，产能过剩将日益显现，行业竞争也会异常激烈。我国船舶配套业投资主体比较分散，有国企、外资，也有民营企业，行业缺乏统一规划，存在一定的盲目性。由于全球市场发生了变化，需求下降，供过于求，激烈竞争导致船舶配套业盈利能力下降，这会大大地削弱我国船舶配套行业的健康发展。(三)关键技术落后。中国修造船业的崛起带动了配套业的发展，但总体来说，配套行业还处在低端水平，核心技术的掌握仍然不足，一些船舶关键设备和零部件还需进口，这些直接制约着我国修造船的发展。(四)船舶配套企业零散，规模效应不突出。我国的船舶配套企业无论是国有资本投资，还是民营资本投资，其规模较小，多数为中小型企业，规模效益不突出。综上因素分析，国内船舶配套企业在面临现有劳动力状况、关键技术、行业竞争等市场条件下，要提升企业竞争力，很关键的一条途径就是如何改善自身管理，从源头上加强成本控制，提升赢利能力空间。而船舶配套行业成本中，采购成本占总成本的比例远远超过劳动力等其它成本。因此，降低采购成本，对提高企业利润水平显得尤为重要。二 嘉洋公司介绍大连中远嘉洋公司是中远船务集团下属企业，公司在广州、舟山、上海、南通、天津、大连设有分公司，是中远船务的配套龙头企业，为中远船务各大船厂提供配套服务。随着国内造船业的蓬勃发展，中远船务集团产品转型，由传统修船向造船和海工产品进军，在中远船务集团大力支持和关心下，大连中远嘉洋公司在大连成立了钢结构分公司，成为船舶建造和海工产品的配套基地。并于2008年8月正式投产，主要生产各种船舶舱盖、铁舾件以及海工模块，年设计生产能力为30000吨。由于钢结构制造业的原材料、零部件的采购成本占产品成本的比例较高，采购成本直接影响到企业产品的竞争力和经济效益。嘉洋钢结构分公司刚成立，在人员配备和操作流程上还不完善，企业内部管理还不到位，加上嘉洋钢结构分公司业务与原有分公司的业务性质有很大差异，管理制度也不完善。在当前复杂的市场条件下，面临着原材料价格波动、技术水平等方面的经营风险和船舶配套市场剧烈竞争，嘉洋公司领导和管理人员正着力快速提高管理，增加效益，提升企业竞争力，化解各种风险，为中远船务以及其他造船企业提供优质船舶配套服务，力争成为船舶配套业龙头企业。公司通过应用ERP系统，优化采购流程，创新采购模式，解决当前采购中存在的一些实际问题，如人员职责过于集中，计划与采购的分离，仓库管理人员进一步细分，防止采购腐败现象等等。因此本文研究的重点是探讨适合嘉洋公司的采购管理方案以及优化采购流程，同时通过ERP系统的应用来规范和约束采购行为，防止采购腐败，降低采购成本，提高企业利润水平，增强嘉洋在船舶配套市场上的竞争力。第三节 本文研究的总体思路和主要范围采购管理是企业管理中很重要的一个环节，其涉及到的很多流程都值得好好研究。本文的研究范围是通过结合国内修造船配套行业现状，针对中远嘉洋的采购管理模式，以及采购流程不足来分析并研究出一个适合中远嘉洋发展实际的采购管理方案。在分析过程中对中远嘉洋所涉及的采购物资进行分类，并在这个基础上寻求采购管理的一种新的最佳方案。同时在新的采购管理方案基础上对原有流程进行再造，试图解决中远嘉洋现有的采购管理模式的弊病。本文从提高物资采购管理，节约采购成本，创造经济效益，提升核心竞争力角度，提出适合嘉洋公司的新采购方案，是嘉洋目前发展的需要。为更好实施新物资采购方案，笔者从组织机构、人员配置、规章制度、采购计划体系和供应链管理等主要方面进行条件分析，并就新管理方案设置后可能出现的问题及采取相对应的措施进行了重点研究。关于物资采购的实施过程和采购信息技术平台不是本文的研究重点。因此，谈判技巧、合同管理、质量管理以及信息平台建设等具体的采购操作过程不是本文的讨论范围。第四节 本文研究的方法本文首先阐述物资采购管理的相关理论，在此基础上分析并总结了中远嘉洋采购体系存在的不足，然后根据相关的理论，对中远嘉洋的物资采购管理体系进行重新设置和业务流程再造，并就设置后的采购管理体系实施条件提出自己的看法，分析了实施新体系可能出现的问题，建议了采取的对应措施，最后得出自己的结论。论文研究的技术路线如图1-1所示。选题意义与行业及公司相关背景介绍新管理方案设置原则物资采购管理相关理论研究和ERP管理思想概述新管理方案分析中远嘉洋物资采购管理现状分析物资采购流程再造中远嘉洋物资采购管理新方案设置实施新采购管理方案的条件分析新方案效果预测中远嘉洋新采购管理方案的评价可能出现的问题设置后的应对措施结论和建议图1-1 研究路线图本文研究的方法主要运用ERP系统理论、系统工程的理论和方法，以及比较分析方法等，对研究的对象进行分析推理来展开具体研究。在具体方法上，主要运用工程硕士所学的经济学、企业管理学等知识，通过图书查询、网上浏览、阅读和分析大量的文献资料，了解目前中国修造船配套行业物资采购管理模式和采购方式，为分析中远嘉洋的物资采购管理作理论基础。在论证新物资采购管理方案的时候，主要采用比较的研究方法，通过与公司现有采购模式和方式的对比来突出新采购管理方案的优点，找到一个比较适合中远嘉洋实际情况的采购管理思路。在新的采购管理方案分析的过程中，对公司采购物资采用ABC分类法来判断，分别采取不同的采购方式。第二章 相关理论与方法综述第一节 采购管理的相关概念 中国(双法)项目管理研究委员会.中国项目管理知识体系,2000 ：8687采购是一种经济活动，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。采购作为企业管理非常重要的一个环节，在企业管理中越来越受到重视。它已渗透到企业管理的各个方面，采购活动的好坏，将直接影响到企业的竞争力。采购管理是指为保障整个企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动，是整个物流活动的重要组成部分。它所面对的是整个企业，而不仅仅是企业中的采购人员（因为企业组织的其他人员也要进行有关采购的协调配合工作），他们的使命是保证整个企业的物资供应，同时，他们也拥有调动整个企业资源的权利。研究国内外企业采购管理主要从采购模式和采购方式二方面加以考虑。采购模式主要是指一个公司的采购管理模式，即公司整个采购活动是如何管理的，应该将它与单个的采购活动具体方法区别开来。目前，国内外企业采购模式一般采取以下几种，即分散采购、集中采购、竞价模式以及联盟采购、外包采购（第三方采购）等采购模式。采购方式则是指一项采购活动的具体采购方法，是指采购活动中确定供应商的过程。每一项采购工作可能有不同的采购方法，采购方式包括公开招标、邀请招标竞争性谈判、单一来源（直接采购）、询价等方式。第二节 ERP管理思想 宋玉贤.企业信息化管理.北京大学出版社,2006:195199及在中小型企业采购管理中的应用ERP（enterprise resource planning,企业资源管理）概念是1990年代初由美国Gartner Group Inc.公司在总结当时MRP软件在应用环境和功能方面的主要发展时提出的。ERP是一种融合先进管理思想和管理模型、采用先进的软件工程方法的企业管理信息系统。如果认为ERP只是一种计算机软件就错了，它不仅仅是企业信息系统，更是一种先进的企业管理平台。在ERP中，需求是引擎，计划是主线，财务是中心。ERP的一切活动都是由需求所引发的。ERP使企业能够进行全面资源计划，它的功能模块几乎涉及企业生产、经营、人、财、物管理的方方面面，它将质量管理、工程设计、分销资源等集成起来，采用了许多先进实用的分析方法和工具，为企业提供了一整套科学有效的管理方法。归纳起来，ERP主要体现了以下管理思想：(一)企业资源整合优化，内外供应链协调运作的思想ERP将企业围绕产品形成的过程视为内部供应链的运作过程，上游部门是下游部门的供方，每个业务流程都有明确的量化指标，上游部门按照下游部门的需求准时按质提供“产品”，整个企业形成一个紧密联系的、围绕最终目标订单的内部供应链。并在此基础上与外部供应商、分销商形成完整的供应链，以便适应快速变化的市场需求。(二)精益生产、敏捷制造的思想ERP将精益生产、敏捷制造的思想融入整个管理系统中，通过对各个业务流程的紧密衔接，对包括物料、设备、人力资源、资金等各种要素的量化管理，实现在原材料、在制品及产成品保持最小库存的情况下进行大批量生产。核心思想是按需、按量、按时生产，使整个企业减少资源浪费，使用最小的投入获得最大的产出。(三)事先计划、事中控制、事后分析的闭环调控思想ERP系统充分体现了“戴明循环”（PDCA）的管理思想。PDCA是美国质量管理大师戴明所提出的质量管理方法。其中PPlan即计划，DDo即实施，CCheck即检查，AAct即处理。PDCA体现了通过计划控制分析调整来连续改进过程的闭环控制思想。如今PDCA的思想已经从质量管理扩展到整个管理活动中，这种管理思想在ERP的各个模块中都有所体现。ERP的主要功能模块有：(一)销售管理；(二)主生产计划；(三)物料需求计划；(四)能力需求计划；(五)采购管理；(六)库存管理；(七)车间管理；(八)财务管理；(九)固定资产管理；(十)成本管理；(十一)设备管理；(十二)质量管理；(十三)分销资源管理；(十四)人力资源管理。其中ERP采购管理子系统的运作主要包括：(一)建立供应商资源。对首选、次选供应商分类，建立供应商供应物品明细清单。(二)根据MRP和库存子系统生成采购计划，并综合考虑订货批量、采购提前期、库存量、运输方式等，系统自动进行物料合并，也可人工干预和修改。(三)询价及洽谈。落实每种物料的供应商，进行价格咨询，商谈交货数量、交货期、质量要求与技术要求。(四)采购资金计划。生成用款计划，并由财务部门对用款计划进行确认。(五)下达订单。根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划等进行物料合并，生成采购订单，经确认后既可进行订单输出，也可在网上发布。(六)采购订单跟踪。系统可设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。(七)来料验收。由采购员对来料按订单与发票进行验收，并录入收货票与发票。(八)结帐与费用核算。由采购部门配合财务部门完成，并根据物料的采购结算单据和对各种采购费用的分摊，计算出物料的采购成本，并依据一定原则分摊到各个部门。(九)采购订单结清。系统具有自动结清的功能，并可设置结清的类型，结清的类型有交货、收货、入库、付款、考核等。采购子系统与物料需求计划、库存管理、应付账管理、成本管理等子系统有着密切的关系：根据物料需求计划和库存数据产生采购订单，采购过程中的各项费用进入应付账管理和成本管理子系统，并进行采购成本的结算。概括地说，ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业的管理思想，全面地集成了企业的所有资源，并为企业提供决策、计划、控制、与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。ERP不仅仅是信息系统，更是一种现代管理模式。因此企业应用ERP的过程实际上就是业务流程改造、组织变革和管理优化的过程，是一项涉及企业全局和所有资源的系统工程。尽管ERP备受关注，但是真正实施ERP的企业还不是很多，而成功实施ERP的企业更少。据美国有关部门提供的数据显示，在实施ERP的企业中，达到预期目标的企业尚不足25%，其余75%的企业要么是实施成本（包括时间、资金等）超出了计划范围，要么是系统的功能没有达到预定目标。我国真正全面实施ERP的企业并不多，这方面的统计数据还很不完善，但是据估计成功的比率也不太高。ERP系统的应用无疑可以提高企业使用各种资源的效率。对MRO物料的采购管理来说，ERP系统的应用可以提高运作的速度，减少出错率，增强计划的准确性，从而带来采购成本的相应下降。ERP系统中采购模块的主要功能是确定合理的订货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。能够随时提供订购、验收的信息，跟踪和催促对外购或委外加工的物料，保证货物及时到达。建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整庫存的成本。还有对供应商信息查询、催货、采购与委外加工统计等。现代企业成功的采购管理，越来越离不开ERP的成功实施，ERP已经成为现代化采购管理的重要工具。ERP是在市场竞争的动力下发展起来的，企业为了在市场中求生存与发展，不断地整合、优化与扩大企业的自身资源。ERP经过近十年来的发展，其功能模块及内部各个分系统的性能不断增强。功能也在不断扩展和完善，涉及企业的领域越来越广，在中小型企业中的应用也越来越多。第三节 企业流程再造理论 宋玉贤.企业信息化管理.北京大学出版社,2006:125128 周三多,陈传明,鲁明泓编著.管理学原理与方法.复旦大学出版社，2006：357363企业流程再造理论是是近年来滥觞于美国并逐渐风靡世界的一种变革企业内部管理的创新观念，是20世纪90年代初由创始人米歇尔汉默(Michael Hammer)和詹姆斯钱皮(James Champy)在企业流程再造一书中提出，其基本思想是改变我们一直遵从和推崇的分工论观点及原则，以完成一个项目的作业流程 Process为组织行为和设计组织结构的核心，改变传统管理的思维模式与组织原则，重新设计企业内部运作方式。通常企业在实施ERP以后，企业的管理流程会发生一些变化。一是ERP的信息集成使企业的信息沟通渠道发生了变化。信息沟通渠道的扁平化，可能会产生对组织结构扁平化的要求。二是ERP集成了现代企业管理的思想和方法，传统的企业管理模式有些可能是落后的、与之不相适应的，因此需要对传统的企业管理模式进行变革。企业流程再造的基本内涵是以作业过程为中心，摆脱传统组织分工理论的束缚，提倡顾客导向、组织变通及正确运用信息技术，使企业适应快速变化的环境。一 流程再造的目标从流程的观点出发，组成企业活动的要素是一件件业务、一项项作业，而非一个个部门。流程再造的出发点是使企业的一切活动都要为企业和顾客增加价值，重新规划和设计现有流程就是要消除非增值活动、优化增值活动。流程再造就是要重新审视、检查企业的每一个活动，识别产生浪费且不创造价值的活动并将其剔除，将具有价值的活动重新组织并使其产生增值。通过流程优化能够达到以下效果：(一)消除非增值活动。(二)简化必要的活动。(三)控制关键点。(四) 活动的整合。(五) 流程的自动化。二 流程再造的要点企业在进行流程优化时，必须要从为客户提供产品和服务开始，仔细审视整个业务流程，为了使流程优化更加容易实现，企业可以从以下几个方面着手：(一)企业的决策点。决策点离现场越远，决策速度越慢，决策越有可能产生失误。因此，企业的决策点应该是流程优化重点审视的对象。(二)数据采集点。在传统企业中数据采集往往不及时，这就造成数据重复输入和数据不一致现象的出现。因此数据采集点应该是企业流程优化中重点审视的对象。(三)控制方式和控制点。由于控制点设置不对或者是控制方式不对，会造成业务流程不畅，甚至出现失控的现象。所以流程优化时要仔细审视控制点和控制方式。(四)信息处理和利用。信息处理“各自为政”，信息利用率低下往往是许多企业的“通病”。在流程优化时要对信息处理和利用的方式进行信息化改造，尽可能利用信息技术，实现自动化处理。三 流程再造原则企业在进行流程再造时应遵循以下原则：(一)在工作现场决策。决策权下放到基层，使基层员工成为管理者。(二)在创建时采集数据。数据在产生时及时采集，可以避免数据重复输入和数据错误。(三)将控制融于信息处理中。利用信息技术将控制融合到信息的处理之中。例如库存管理，当录入物料出入库数据时，系统直接根据安全库存、最高库存的设限进行检验，及时给出报警信息。(四)信息共享。利用网络和数据库技术实现信息资源共享。比如，销售人员出差时只要携带笔记本电脑，就可以随时上网获取所需的资料。四 流程再造步骤流程再造或流程优化的步骤如下：(一)设定目标。找出关系到企业全局的问题，并根据此设定流程再造或优化的目标。这些目标通常可能是企业的效率指标、产品成本、产品质量、服务质量和客户满意度等。(二)统一思想。流程再造往往会涉及企业的各个层次和各个部门，要想获得良好效果，就需要得到领导、员工的理解和支持。因此，流程再造需要观念先造。(三)流程分析。分析现有的企业流程，找出问题的症结所在，并“对症下药”，寻求新技术、新方法以便对流程进行改造。企业流程的“常见病”包括业务流程不合理、审批签字手续繁杂、重复性的数据和重复性的工作、工作流不顺畅等。(四)流程设计。针对找到的问题以及拟利用的新技术重新设计流程。流程的重新设计往往会涉及组织结构的重新设计、信息系统的重新建立以及规章制度的重新制定。(五)流程重建。它是指用新的流程取代旧的流程。(六)效果评估。对重建后的流程进行总结，与当初的目标进行比较，看是否达到预期效果以及还需要哪些改进。 流程再造是建立在对原有流程的认识基础上，对原有流程进行全面的功能和效率分析，发现其存在的问题。针对具体问题，分析病因，对原有流程进行合理的整合，从根本上解决因原有流程不合理导致的管理成本太高等一系列问题。面对船舶修造配套行业如此激烈的竞争环境，要降低企业成本，提高利润和增强自身的核心竞争力，就必须对占企业成本比例较高的采购成本进行分析，不断改进公司的物资采购管理水平。但中远嘉洋现有的采购管理体系还很不成熟，必须对现有物资采购业务流程进行再造，彻底改变原有的采购模式，才能进一步强化管理，提高采购质量，降低采购成本，提高在行业中的竞争能力。第三章 嘉洋公司物资采购管理现状分析第一节 嘉洋公司物资采购管理现状一 嘉洋公司物资采购管理模式一般来说，采购管理模式不是一个单独的体系，它与公司的管理体系是紧密相连的。中远嘉洋原下属有六家分公司，但每个企业都分布在不同的地区，且这六家分公司经营业务以船舶柴油机修理为主，因日常采购量不大，无专门的采购部门，新成立的钢结构分公司因采购量较大，专门成立了物资部，负责日常生产所需各类材料的采购，但与中远船务集团相比，还不成规模，属于典型的分散采购管理模式。目前的采购管理模式如图3-1所示：公司总部管理部钢结构分公司（负责制定采购流程）管理部制定物资采购管理/监督制度 内勤员数据员库管员 采购员物资部经理钢结构分公司采购部门人员物资部技术部质量部生产部 图3-1 中远嘉洋采购管理模式图行政线： 监控线： 中远嘉洋总部的管理部代表公司采购管理职能，在整个采购工作中只是负责制定公司采购政策和相应的采购管理制度以及监督和检查采购行为。它还负责系统内关键业务部门、关键岗位、人的监督和关键业务流程的监督，以及监控许多其他违反公司规定和国家法律的行为。钢结构分公司物资部负责制定更详细的采购流程，分公司管理部代表监督审计部门对项目采购部门和采购业务实施监控，负责对供应商的选择、合同价格和主要条款的审核等职责。钢结构分公司物资部则严格按照总部政策、分公司规定的业务流程和自身的采购需求来组织采购活动，并收集和编制合格供应商清单。物资部人员按职能分为物资部经理、采购员、库管员、数据员等，物资部根据需求部门提出的物料需求申请，由采购员负责采购，交库管员入库，相关数量、价格由数据员录入ERP系统，后经需求部门领用发货。根据上文说明和图3-1中所示，对中远嘉洋的采购管理分析如下：(一)从中远嘉洋的采购组织机构和采购人员配备情况来看，公司领导层对采购管理不够重视。其一，公司总部管理部只是制定采购管理制度等采购政策，而监督部门只是通过分公司管理部间接对采购腐败行为和采购管理活动的监控，容易造成集团总部对下属分公司采购行为的失控，也不利于总部领导层及时掌握各类材料资源状况、市场信息变化等，以便正确决策及时调整。其二，对占成本最大比例的采购活动没有配置足够的专业人员来参与工作，以保证采购针对性，有效性，与企业快速发展存在很大差距。(二)分公司也没有设立对采购计划进行审核的计划员岗位，容易造成重复采购，造成库存积压。(三)由于目前采用的分散采购管理模式，中远嘉洋的采购管理具有分散管理的所有不足之处。例如，由于采购量不大，批次多，不利发挥规模采购效益，造成人力、物力的浪费，及相应各项费用支出的增加，采购成本偏高等等。(四)IT信息技术应用落后。ERP系统中的采购管理模块目前只应用了少量功能，如供应商管理，采购信息录入、查询等，没有应用库存管理，平衡采购计划等，生产部门没有采用电子平台共享库存信息，造成物料需求申请盲目不准确，造成库存积压。中远嘉洋在分散采购模式条件下，物资部负责收集和编制合格供应商清单，并牵头组织技术、质量、使用部门对合格供应商进行评审。采购时，采购人员在合格供应商清单中选择供应商以口头电话或传真等形式进行询价，然后比质比价。有的急需或对技术含量要求高、规格特殊的材料采用直接与供应商谈判，或到专业厂家直接采购。因此，目前中远嘉洋实行的是非招标采购方式。它的优点虽然采购速度快，操作灵活、效率高能及时满足生产需要，但同时存在很多弊端，如采购成本高，不利于控制采购质量，采购透明度低，不利于公平竞争等。目前中远嘉洋的ERP应用只停留在物资部对采购信息的录入查询，只是对目前采购活动的记录管理，没有取到规范采购行为、监督采购活动的作用，对其他部门没有信息共享，也就无法实现对库存的科学管理。二 嘉洋公司物资采购流程中远嘉洋物资采购活动都由分公司物资部组织实施，其采购流程图如图3-2所示：提出采购需求计划独家车间（部门）物资部采购员分公司管理部分公司分管领导提出采购计划审批供应商清单选择供应商物资部经理审核核签合同供应商生产发货运输比质比价或谈判确定供应商和价格未通过通过多家通过确定供应商过程资料未通过合同未通过 图3-2中远嘉洋采购流程图流程图中的整个采购过程由车间（部门）提出采购需求申请，最终经分管领导批准后，基本上都由物资部独自完成，包括合格供应商选择、比质比价或谈判、确定供应商等。物资部也根据合格供应商多少来采取不同采购方式。供应商两家以上采用比质比价或谈判等方式，否则，独家供应商采用直接采购。分公司管理部对物资部确定供应商过程资料和合同进行事后审核。制定合理的采购流程有两个主要目的，第一是为了提高采购工作的效率，同时确保物资规格、数量、质量、交货期等要求；第二就是为了规范采购过程，控制采购腐败行为。根据图3-2和上文的描述中我们可以看出，中远嘉洋的采购流程中对采购决策过程不规范，对腐败行为的监控不力。第二节 嘉洋物资采购管理存在的主要问题根据以上对中远嘉洋钢结构分公司的采购模式、采购方式和采购业务管理流程进行分析，我们可以看出，中远嘉洋的物资采购管理体系存在很多的问题，但主要的问题可以归纳为以下几点：第一，中远嘉洋总部的管理部对分公司只有宏观管理权力，没有实际的监控权。负责腐败行为监控的分公司管理部在进行监督，而分公司管理部也只是根据物资部的汇报和确定供应商的过程资料进行事后审核工作来监控并给出意见，发挥的监控作用很小。分公司虽然负责制定物资采购流程，但除采购需求计划由分管领导审批外，没有任何采购程序需要管理职能部门进行审批，具体采购操作都在物资部进行，甚至连合格供应商清单的收集、编制都由物资部自己完成。所以，分公司对物资部的监控也基本没有作用。因此，中远嘉洋采购管理虽然在形式上有两级上级单位监控，但事实上基本流于形式，没有形成有效的监控体系。第二，目前采用的分散采购管理模式和非招标采购方式无法形成采购规模优势，物资质量得不到保证，价格没有竞争力，采购透明度不强，容易产生腐败现象。第三，领导重视不够，采购人员配置不合理，不具备相关专业知识及运用电子信息技术等能力，人员素质偏低。第四，采购计划管理薄弱，分公司也没有设立对采购计划进行审核的计划员岗位，容易造成重复采购，造成库存积压。第五，IT信息技术应用落后，对ERP系统的功能没有充分发挥效能。ERP系统中的采购管理模块目前只应用了少量功能，如供应商管理，采购信息录入、查询等，没有应用库存管理，平衡采购计划等，生产部门没有采用电子平台共享库存信息，造成物料需求申请盲目不准确，造成库存积压。第三节 改进嘉洋物资采购管理的必要性中远嘉洋成立钢结构分公司，积极参与海工产品市场开发，配合中远船务由传统修船向造船和海工产品进军，尽快实现产品转型具有重要的战略意议。但目前采购管理机制建设相对滞后快速发展的问题却日益突出。目前，中远嘉洋采购完全是分散的非招标采购方式，管理漏洞较多。因此我们应尽早改进现有采购管理机制。(一)改进采购管理是维护中远嘉洋品牌形象和适应经营环境的需要。其一，由于现有分散采购模式和非招标采购方式导致的管理问题，比如质量不合格、价格偏高、以次充好的现象时有发生，公司不能形成统一的采购标准和规格，假冒伪劣产品流入生产领域，采购的物资质量难于保证，严重影响着产品项目的工程质量，客户满意度下降，除了对产品造成的经济损失外，最主要的影响还是损害了中远嘉洋在市场上的品牌形象。其二，非招标采购方式不能体现招标采购所具有的“公平、公开、公正”的原则，因此通过改进现有采购管理，完善采购机制，规范采购程序，更能体现采购决策公开化、透明化，使企业采购行为更加规范，防止腐败，提高采购管理水平和对采购行为的控制能力，为企业合法经营创造一个良好的经营环境。(二)改进采购管理是发挥中远优势，创造规模效益，提升综合竞争力的需要。中远嘉洋钢结构主要为大连船务配套服务，制造船舶舱盖以及海工模块等产品，所采购的物资与大连船务通用性相对较高，这为实行参与大连船务的集中召标采购提供了条件。如果中远嘉洋钢结构降低采购成本5%10%，即每年可以增加壹千万人民币的收益，相当于嘉洋其它分公司一年的利润。因此只有通过改变现有管理存在的缺点，通过参与大连船务集中召标采购，利用规模效应，提高议价能力。通过招标采购方式使供应商之间形成充分的竞争，以集团规模优势，降低采购成本和提高质量，直接或间接地创造更多效益，提升中远嘉洋在船舶配套行业的竞争力。第四章 嘉洋公司物资采购管理改进方案第一节 设置新的采购管理方案一 新采购管理方案设置原则根据以上的分析，中远嘉洋采购管理过程中暴露出来的许多问题，主要原因是目前采购管理模式已越来越不适应中远嘉洋快速发展的要求，管理制度相对滞后、不合理。要改变这种现状，就需要设置一种新的采购管理方案。这种新的采购管理方案应更能适应现有的市场环境和公司的发展战略，提高采购效率，降低采购成本，并有利于公司的长远发展。要设置一个新的采购管理方案，必须先确定采购管理需要达到的目标，根据中远嘉洋的实际情况，设置新的采购管理方案主要有以下几个目的：(一)适价原则价格永远是采购活动中的敏感焦点，企业在采购中最关心的要点之一就是采购能节省多少采购资金，因此采购管理的重点应放在跟供应商的“砍价”上。物品的价格与该物品的种类、是否为长期购买、是否为大量购买及市场供求关系有关，同时与采购人员对该物品的市场状况熟悉状况也有关系，如果采购人员未能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙骗”采购人员。一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应该要求一些新供应商报价。企业与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，企业就会对该物品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。(二)适质原则一个不重视质量的企业在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足，物资采购管理工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定物品质量。如果采购物品品质达不到使用要求的严重后果是显而易见的。来料质量不合格，往往导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的管理费用。同时还会导致生产计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度。若因来料质量不合格引起客户退货，有可能令企业蒙受各种损失，严重的还会丢失客户。(三)适时原则企业已安排好生产计划，若原材料未能如期达到，往往会引起企业内部混乱，即产生停工待料，当产品不能按计划出货时，会引起客户强烈不满。若原材料提前太多时间买回来放在仓库里等着生产，又会造成库存过多，大量积压采购资金，这是企业很忌讳的事情，故采购管理人员要扮演协调者与监督者的角色，去促使供应商按预定时间交货。对某些企业来讲，交货时机很重要。(四)适量原则 批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。(五)适地原则天时不如地利，企业往往容易在与距离较近的供应商的合作中取得主动权，企业在选择试点供应商时最好选择近距离供应商来实施。近距离供货不仅使得买卖双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低采购物流成本。越来越多的企业甚至在建厂之初就考虑到选择供应商的“群聚效应”，即在周边地区能否找到企业所需的大部分供应商，对企业长期的发展有着不可估量的作用。根据以上要求进行分析，新的采购模式应该是适应中远嘉洋实际情况，在新的采购模式下，对那些批次采购数量金额大，能形成规模效应的必须参与大连船务进行集中召标采购，确保价格合理，保证质量。对那些确须分散采购的物资则需要进行严格控制，减少分散采购的弊病。物资招标采购和比质比价采购是目前最适用于中远嘉洋的采购办法，对于采购数量多、金额大、单价高的物资，一般实行参与大连船务集中招标采购，在采购中显示出独特的管理优势。而分散尽可能实行比质比价采购。这种新的物资采购管理模式既能发挥集中采购的规模优势，又有利于控制采购的质量和行为，同时具有可操作性，提高采购效率。二 新采购管理方案分析为了能制定出适应中远嘉洋公司发展需要的物资采购管理方案，首先要对公司采购的物资进行分类并进行相应的策略分析。对物资管理的分类方法常见的传统分类法是ABC分类法 邓荣霖，韩岫岚，李鉴汀主编.工业经济专业知识与实务(中级).北京：经济管理出版社，1999：397398，其基本思想是按照需求物资占用资金的多少，也就是按照物资价值的不同将其分类，分别采取不同的采购管理办法。这种方法应用普遍。一般来说，决定一次采购方法主要考虑物资采购量、采购金额和该物资在各个企业的通用程度。中远嘉洋公司根据ABC分类原则，将物资按品种及资金占用大小，划分为A、B、C三类。其中A类物资品种数少，只占品种总数的10%左右。但其资金却占资金总额的70%以上，此类物资一般包括钢材、油漆、焊条等；B类物资的品种数及资金占用额均占库存总数的20%左右。此类物资一般包括船用电缆、起重设备、GRE管子、法兰、管件、焊丝等；C类物资的品种数占总额的70%左右，但资金占用只占总金额的10%以下。此类物资一般包括办公用品、施工工具、小五金、劳护用品、消耗材料等；实行分类管理，对不同类别物资采用不同的采购方式和管理方式，有利于抓住重点，有效管理，提高效率和效益。现根据上述嘉洋所需物资的分类，制定出适合嘉洋的采购管理方案。物资采购的管理模式一般与采购金额或量大小有关，而物资采购方法则与合格供应商的数量以及采购提前期有密切关系。由于中远嘉洋承接的舱盖项目的特点，仓库对短期价格变化不大的物资，保持一个月的库存量，为常用材料备库使用，尤其像大型钢板等物资。而海工项目计划性强，采购紧急程度小，采购提前期一般都能保证。考虑采购方法最主要是考虑供应商多少的因素。根据以上分析，我们制定出如下几种采购类型，加以灵活应用：(一)批次比价对采购量不稳定或市场价格不稳定，且同类物资一次采购金额在100元以上100万元以下的物资，由物资部实施批次比价采购。(二)长期协议对使用量稳定、且市场价格相对稳定的物资、年采购金额20万以上，物资部应组织实行长期协议采购。(三)招标采购参与中远在连企业的招标采购,由大连船务统一组织招标，物资部负责支持配合，并严格按照结果参照执行。公司招标采购，同类物资一次采购金额在100万元以上的物资；单台设备价值25万元以上实行招标采购。公司领导认为需要的招标物资项目。(四)零星采购采购含税金额100元以下的物资，可以选择信誉好、质量稳定的一家供应商报价即可。(五)紧急采购正常采购周期不能满足生产需求，采取其他采购类型有可能影响生产的。物资部对物料需求部门写有“紧急”字样的物料需求申请清单进行特别处理，及时交部门经理审核批准后，立即组织采购员寻货报价。(六)议价采购独家经营或区域独家代理的物资。议价采购由采购员联系供应商并了解分销行情，经议价后将成交价告知计划员制作物资采购计划审批表审批完毕后方可组织供货。(七)跟标采购为降低采购成本，已超出中远船务在连企业招标采购的同类项目可采用本采购类型，从而实现“量异价同”的采购策略。现对上述采购类型和物资分类进行组合分析，得到如下决策结果(表4-1)：表4-1物资类别与采购类型对照表物资类别采购类型供方多供方少A类物资招标采购或跟标采购招标采购或跟标采购B类物资招标采购或批次比价招标采购或议价采购C类物资批次比价或长期协议批次比价或零星采购上表中“或”的意思是：两种采购形式都有可能被采用，但是实际中只能选择其中的一种，至于具体选择哪一种则需要根据实际情况来加以判断。表4-1中采购类型只是一个通用的决策依据，实际操作中可以根据不同的情况进行调整。如用量大或金额大的物资由于不可预见的急需采购或对高新技术含量有特别要求，就可采用紧急采购或议价采购，满足生产需求。由于具体情况很多，这里不一一列举。三 企业物资采购流程再造 在中远嘉洋新的采购管理模式下，根据ERP管理模块要求，在物资部增设一名计划员，负责对采购计划的审核和平衡库存，防止重复采购和库存积压。新采购管理模式下的采购流程如图4-1所示：车间（部门）提出采购需求计划独家议价或长期协议等生产发货运输物资部采购员分公司分管领导分公司管理部提出采购计划审批供应商清单选择供应商和采购类型物资部经理审核核签合同供应商招标、比价或议价等确定供应商和价格未通过通过多家通过确定供应商过程资料未通过合同未通过物资部计划员平衡审核采购计划图4-1中远嘉洋新采购流程图(黄色部分为新增内容)以上采购流程中选择供应商和采购类型由采购员初步确定，再经计划员审核，分公司管理部对选择合理性进行事后审核，防止采购腐败，降低采购成本。关于招标、比价等采购类型的具体过程，在这里不作进一步介绍。在新的采购流程下，ERP系统为各部门提供相应接口，便以对库存、订单信息进行查询，合理安排生产，提前落实需求计划，提高采购速度、效率。ERP系统的使用，使采购活动信息电子化、公开化、透明化，便于管理部对采购活动进行监督，工作的效率也将有很大提高。 第二节 实施新的物资采购管理方案的条件分析随着企业的快速发展和市场竞争日益激烈，企业的盈利水平直接关系到企业的核心竞争力，而采购管理作为企业管理的重要环节，管理的好坏直接影响到产品的成本，只有加强物资采购管理，提高利润空间，才能弥补因市场竞争引起的价格下降，才能在同行业竞争中占有优势。目前中远嘉洋的领导也在逐步改变原来的管理思路，开始重视采购成本的控制，但也有个别领导认为采购成本的控制，只是花的钱越少就是越好，容易忽视采购模式和方法的改善以及采购监控工作的实际运行效果。因此，根据以上实际情况为中远嘉洋怎样提高采购管理设置了一套新的采购管理方案。但物资采购行为主要发生在与外部供应商之间的合作上，是一项十分重要而又难度较大的工作，比生产环节更难管理控制，所以光靠从形式上改变采购管理模式还是不够的。公司高层领导必须从战略角度上重视采购管理，依靠完善采购管理机制、制度、规范采购流程、促进信息化管理，才能使新的采购管理方案发挥出应有的作用。一 职能机构改革，明确工作职责公司必须改变或成立与新采购模式相匹配的物资采购职能机构，明确各有关机构的职能范围，弄清企业全面的采购业务，对物资采购的管理、实施、监督控制等职能进行划分，突出体现物资采购的决策、监督、执行权三权分离，形成互相监督、互相制约的机制，把这些职能的主管部门和它们应负的职责明确下来，确保机构到位、职能到位、管理到位。目前中远嘉洋公司要实行新采购管理模式，我认为在原有模式现有的职能机构基础上，首先要由领导层面专人负责物资采购决策管理，改变原来物资部负责采购的决策和执行双重管理职能，由物资部具体负责采购活动的执行和日常管理工作。其次，要在物资部设计划员，具体负责采购计划的审核和平衡库存，监督采购员采购计划的执行情况，对库存进行监控，及时消化库存，减少资金积压，解决原来完全由采购员采购所带来的弊病，同时履行对公司采购计划等分析管理的职能。为体现采购过程的透明性和采购行为的公平公正性，同时要有总部和分公司两级管理部门人员参与重要物资的招投标工作，负责监督招标采购的规范性，防止采购腐败行为的发生。二 加强人力资源管理，发挥采购重要职能一个好的组织、好的企业或者是一个好的项目、一项好的制度没有专业的管理人员去有效运行，一切都是徒劳。同样一个最适合企业发展管理需要的采购管理模式，没有配置合适的人员也无法去有效运行。因此，中远嘉洋新采购管理模式的各项制度能否得以贯彻落实，功能能否得以充分发挥，必须优化配置一支高素质的适应市场经济要求的现代物资采购管理队伍，满足各职能机构运行的需要。中远嘉洋现有的采购人员文化水平相对较低，知识结构不甚合理，无法满足新的采购管理模式的需要。为了配合新的采购管理模式运行，有必要从以下几方面加强对人力资源的管理：（一）外部引进人才。市场上招聘一些高素质的采购人才来弥补内部力量不足的缺点。（二）企业内部交流调整。队伍中应安排充实具备相应专业技术知识和生产管理经验的人员来担任采购、管理工作。把好准入关，凡没有生产、工程、技术、设计等专业背景的人员，原则上不能进入公司的物资供应队伍。（三）建立人才库。积极培养后备人才，为公司发展后对人员需求的增加作准备。如对技术性较强的采购项目应抽调有关专业人员，