（计算机应用技术专业论文）办公管理系统的设计与实现.pdf

摘要 目前，信息系统在广泛的领域得到的应用，相应的出现了多种类型 的系统，开发了多种多样的方法和途径来设计这些信息系统。由于办 公自动化的工作是信息系统应用领域发展最快的，在最近几年许多研 究工作已经归纳并提供了许多系统的基础性的指导方针来设计办公管 理信息系统。 由于办公自动化的工作是信息系统应用领域发展最快的，在最近 几年许多研究工作已经归纳并提供了许多系统的基础性的指导方针来 设计办公管理信息系统。对比于传统的信息系统，办公管理信息系统 的独特特性表明需要开发新的设计模式和方法，或者充分的改变现在 的设计方法。在这篇论文中特别强调了设计过程的早期阶段，就是一 般被称为概要设计或逻辑设计阶段，这是为了加强最后模型的实用 性。概要设计是办公管理系统设计的核心阶段，它提供了正确和完整 的功能需求，通过这一功能需求可以开发办公管理系统的原型和确定 它的最终结构。概要设计方法在办公系统这一环境中的最基本需求来 源于分析和估计当前的设计方法。 办公管理信息系统的概要设计是一个复杂的任务实际上，在设 计办公管理信息系统时，首先需要定义办公及商业目标，这是为了理 解什么工作是办公系统全局性表现，并且怎样设计系统将会影响办公 工作，而这些并不是显而易见的。为了获得这些信息必须进行办公系 统分析，这一复杂的工作。说这一工作复杂是因为办公系统自身的本 性是由大量的操作和决策来支持由许多不同的人的平常和松散结构的 行为。 关键字：办公信息系统办公自动化，办公效率，管理系统，分 析和设计系统 a b s t r a c t i n f o r m a t i o ns y s t e m s ( i s ) a r en o wu t i l i z e di naw i d er a n g eo f a p p l i c a t i o na r e a s , a n dc o r r e s p o n d i n g l yd i v e r s et y p e so fs y s t e m sh a v e e m e r g e da n dv a r i o u sm e t h o d o l o g i c a la p p r o a c h e st oi sd e s i g nh a v eb e e n d e v e l o p e d s i n c ea u t o m a t i o no fw o r k0 伍c ew o r ki so n eo ft h ef a s t e s t g r o w i n ga p p l i c a t i o n sa r e a so fl sm a n y r e s e a r c he f f o r t sh a v eb e e nc o n d u c t e d d u r i n gt h el a s tf e wy e a r st op r o v i d es o m eg u i d e l i n e sw i t hs y s t e m a t i c f o u n d a t i o n sf o rt h ed e s i g no fo f f i c em a n a g e m e n ts y s t e m ( o i s ) t h eo r i g i n a lc h a r a c t e r i s t i c so fa no f f i c ei n f o r m a t i o ns y s t e m , w h e n c o m p a r e d t oac o n v e n t i o n a li n f o r m a t i o n s y s t e m ,i m p l yt h en e e df o r d e v e l o p i n gn e wd e s i g nm e t h o d o l o g i e sa n dm o d e l s , o rf o rs u b s t a n t i a l l y c h a n g i n ge x i s t i n gd e s i g na p p r o a c h e s i nt h i st h e s i sp a r t i c u l a re m p h a s i si s g i v e n t ot h ee a r l yp h a s e so ft h e d e s i g np r o c e s s ，c o m m o n l yc a l l e d c o n c e p t u a l ”o r l o g i c a l ”d e s i g np h a s e sl o o k i n gf o re n h a n c et h ef i n a lm o d e l t ob ea p p l i e d c o n c e p t u a ld e s i g ni sac e n t r a lp h a s eo fo f f i c es y s t e md e s i g n ： i tp r o v i d e sc o r r e c ta n dc o m p l e t ef u n c t i o n a lr e q u i r e m e n t sf r o mw h i c ht h e o f f i c ep r o t o t y p ew i l lb ed e v e l o p e da n dt h ef i n a la r c h i t e c t u r ec h o s e n 田1 e b a s i cr e q u i r e m e n t sf o rc o n c e p t u a l d e s i g nm e t h o d o l o g i e s i nt h eo f f i c e e n v i r o n m e n ta r ed e r i v e df r o mt h ea n a l y s i sa n de v a l u a t i o no f e x i s t i n gd e s i g n a p p r o a c h e s n l cc o n c e p t u a ld e s i g no fa no i sc o n s t i t u t e sac o m p l e xt a s k i nf a c t ，i n d e s i g n i n ga no i s ，i ti sf i r s tn e c e s s a r yt od e f i n eo f f i c ea n db u s i n e s sg o a l s , w h i c ha r en o t a l w a y se v i d e n t , i no r d e rt ou n d e r s t a n dw h a tt h ew o r kg l o b a l l y p e r f o r m e di nt h eo f f i c ei s ，a n dh o wt h es y s t e mt ob ed e s i g n e dw i l la f f e c tt h e w o r k t h ea n a l y s i so fo f f i c ew o r kt h a tm u s tb ec a r r i e do u ti no r d e rt og a i n s u c hk n o w l e d g ei sa l s oc o m p l e x , d u et ot h en a t u r eo f0 伍c ew o r ki t s e l f , w h i c hc o n s i s t so fa l a r g en u m b e ro fo p e r a t i o n a la n dd e c i s i o ns u p p o r t a c t i v i t i e si ng e n e r a l ，l o o s e l ys t r u c t u r e dw i t hm a n y p o s s i b l ea n o m a l i e s k e y w o r d s ：o f f i c ei n f o r m a t i o ns y s t e m s ，0 f f i c ea u t o m a t i o n ，0 伍c e p r o d u c t i v i t y , m a n a g e m e n ts y s t e m s ，a n a l y s i sa n dd e s i g no fs y s t e m s i i l l s t o fh g i 瓜e s f i g 1 1o v e r v i e wd i a g r a mo ft h es y s t e m f i g 1 2z e r o - l e v e ld i a g r a mo f t h es y s t e m f i g 1 3o n e - l e v e ld i a g r a mo fp e r s o n a la d m i n i s t r a t i o ns y s t e m f i g 1 4d e t a i l e dd i a g r a mo fp e r s o n n e ld a t ao p e r a t i o n f i g 1 5o n e - l e v e ld i a g r a mo f d o c u m e n ta d m i n i s t r a t i o ns y s t e m f i g 1 6d e t a i l e dd i a g r a mo fs t u d y i n go u td o c u m e n t s f i g 1 7d e t a i l e dd i a g r a mo f d o c u m e n tc h e e k h g 1 8d e t a i l e dd i a g r a mo f d o c u m e n td a t ai n v e s t i g a t i o n f i g 1 9d e t a i l e dd i a g r a mo f c h e c k p r o c e s sd a t a f i g 3 1f u n c t i o nm o d u l ed i a g r a mo fo f f i c em a n a g e m e n t s y s t e mf o ra s k i nc o f i g 3 2f u n c t i o nd i a g r a mo fp e r s o n n e lm a n a g e m e n ts y s t e mf o ra s k l n c o f i g 3 3f u n c t i o nd i a g r a mo fc o r p o r a t i o ni n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ts y s t e mf o r a s k i nc o f i g 3 4f u n c t i o nd i a g r a mo fi n t e r n a lm a i ls y s t e mf o ra s k nc o f i g 3 5f u n c t i o nd i a g r a mo fd o c u m e n tm a n a g e m e n ts y s t e mf 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e ld a t am 0 d i a 矗0 nm o d u l e f i g 4 3f l o wo fs e n d i n gd o c u m e n ts t u d yo u tm o d u l e v f i g 4 4f l o wo fd o c u m e n tc h e c km o d u l e f i g 4 5f l o wo fd o c u m e n ti n v e s t i g a t i o nm o d u l e f i g 4 6f l o wo fc o n f i g u r ed a t ao p e r a t i o nm o d u l e f i g 4 7s e t u po fd o c u m e n tf l o wc h e c k m i n c r e a s i n gn e w c h e e kf l o w f i g 4 8s e t u po f d o c u m e n tf l o wc h e c k - - m o d i f y i n gc h e e kf l o w f i g 4 9s e t u po fd o c u m e n tf l o wc h e c k - - - d e l e t i n gc h e e kf l o w f i g 4 10f l o wo fs e n d i n ge - m a i l f i g 4 11w o r kf l o wo f e - m a i li n b o x f i g 4 1 2w o r kf l o wo fe m a i lr e c y c l e s f i g 4 1 3f l o wo fc o r p o r a t i o ni n f o r m a t i o nm a n a g e m e n tm o d u l e f i g 4 1 4f l o wo fs y s t e mp r i v i l e g es e t u p v i u s t o f 瑚l e s t a b 3 1u s e rl i s t t a b 3 2d e p a r t m e n tl i s t t a b 3 3p o s i t i o n1 i s t t a b 3 4d o c u m e n tl i s t t a b 3 5d o c u m e n tp r o c e s sp r o c e d u r el i s t t a b 3 6m a i ll i s t t a b 3 7m a i la c c e s s o r yl i s t t a b 3 8m a i ls t a t el i s t v i i 原创性声明 本人声明，所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工 作及取得的研究成果。尽我所知，除了论文中特别加以标注和致谢的 地方外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包 含为获得中南大学或其他单位的学位或证书而使用过的材料。与我共 同工作的同志对本研究所作的贡献均已在论文中作了明确的说明。 作者签名 学位论文版权使用授权书 本人了解中南大学有关保留、使用学位论文的规定，即：学校有 权保留学位论文并根据国家或湖南省有关部门规定送交学位论文，允 许学位论文被查阅和借阅；学校可以公布学位论文的全部或部分内 容，可以采用复印、缩印或其它手段保存学位论文。同时授权中国科 学技术信息研究所将本学位论文收录到 中国学位论文全文数据库， 并通过网络向社会公众提供信息服务。 作者签签名盔型怕期：丝缉钥蜩 de c l a r a t i o n ih e r e b yd e c l a r et h a tt h i st h e s i sh a sb e e nc o m p o s e da n dw r i t t e nb ym e ； a n di sap r o d u c to fm yr e s e a r c ha tt h es c h o o lo fi n f o r m a t i o ns c i e n c ea n d e n g i n e e r i n g ，c e n t r a ls o u t hu n i v e r s i t y , c h a n g s h a , h u n a n410 0 8 3 ，er c h i n a a u t h o rd a t e ： a p p r o v a l i ti sa p p r o v e dt h a tt h ew o r kc o n t a i n e di nt h i st h e s i se n t i t l e d t h e d e s i g nr e q u i r e m e n t so f a l lo f f i c em a n a g e m e n ts y s t e m b ya l o n s om a r i n , h a sb e e nc a r r i e do u tu n d e rm y s u p e r v i s i o n a u t l l o r s u p e r v i s o r d a t e m a s t e rt h e s i s c h a p t e r ii n t r o d u c t i o n 1 1b a c k g r o u n da n dm o t i v a t i o n i n f o r m a t i o ns y s t e m s ( i s ) a l en o wu t i l i z e di na 诵d c r a n g eo fa p p l i c a t i o na r e a s ，a n d c o r r e s p o n d i n g l yd i v e r s et y p e so fs y s t e m sh a v ee m e r g e da n dv a r i o u sm e t h o d o l o g i c a l a p p r o a c h e st oi sd e s i g nh a v eb e e nd e v e l o p e d s i n c ea u t o m a t i o no fw o r ko f f i c ew o r ki s o n eo ft h ef a s t e s tg r o w i n ga p p l i c a t i o n sa r e a so fi sm a n yr e s e a r c he f f o r t sh a v eb e e n c o n d u c t e dd u r i n gt h el a s tf e wy e a r st op r o v i d es o m eg u i d e l i n e sw i t hs y s t e m a t i c f o u n d a t i o n sf o rt h ed e s i g no fo f f i c em a n a g e m e n ts y s t e m ( o i s ) t h ec o n c e p t u a ld e s i g no fa no i sc o n s t i t u t e sac o m p l e xt a s k - i nf a c t , i nd e s i g n i n g a no i s ，i ti sf i r s tn e c e s s a r yt od e f i n eo f f i c ea n db u s i n e s sg o a l s , w h i c ha r en o ta l w a y s e v i d e n t , i no r d e rt ou n d e r s t a n dw h a tt h ew o r kg l o b a l l yp e r f o r m e di nt h eo f f i c ei s ，a n d h o wt h es y s t e mt ob ed e s i g n e dw i l la f f e c tt h ew o r k t h ea n a l y s i so fo f f i c ew o r kt h a t m u s tb ec a r r i e do u ti no r d e rt og a i ns u c hk n o w l e d g ei sa l s oc o m p l e x , d u et ot h en a t u o fo f f i c ew o r ki t s e l f , w h i c hc o n s i s t so fal a r g en u m b e ro fo p e r a t i o n a la n dd e c i s i o n s u p p o r ta c t i v i t i e si ng e n e r a l ，l o o s e l ys t r u c t u r e d 谢t hm a n yp o s s i b l ea n o m a l i e s 1 2p r o b l e md e f i n i t i o n i no r d e rt od e r i v es p e c i f i cr e q u i r e m e n t sf o rd e s i g nm e t h o d o l o g i e s ，a n do w i n gt ot h e p e c u l i a rn a t u r eo fo f f i c ew o r k , i ti su s e f u lt os u m m a r i z eh o w o f f i c es y s t e m sd i f f e rf r o m c o n v e n t i o n a li s t h e s ed i f f e r e n c e sm u s tb er e f l e c t e di n t h ed e s i g np r o c e 鼹 o f f i c ed a t a ：t h ec o n c e p t u a lm o d e l so nw h i c ho i sd e s i g nm e t h o d o l o g i e sa 糟b a s e d m u s tb es e m a n t i c a l l yr i c ha n dm u s tc o n s i d e ra l lo f f i c ee l e m e n t s , w i t ht h e i rp a r t i c u l a r f e a t u r e s t h et y p e so fd a t au s e di nc o n v e n t i o n a li s ，s u c ha sc h a r a c t e r , s t r i n g , a n d n u m e r i cd a t a , a r en o ts u f f i c i e n ti nt h eo f f i c ee n v i r o n m e n t , s i n c eo t h e rt y p e so fd a t a , c o n s i s t i n go fu n s t r u c t u r e dd a t ac o n t a i n e di nm e s s a g e s , l e t t e r s ，t e x t s , a n n o t a t i o n s ， g r a p h i c s , a n do r a lc o m m u n i c a t i o n s ，a r cc u r r e n t l ye m p l o y e da n dm u s tb es u p p o r t e d a c h a r a c t e r i s t i co fo f f i c ed a t ai st h a ti n f o r m a t i o ne l e m e n t sa r em o s tf r e q u e n t l yu s e d t o g e t h e ri ng r o u p s ( a si ni n d e p e n d e n t l ys t o r e dd o c u m e n t s ) ，i n s t e a do fb e i n gm a n i p u l a t e d a ss i n g l ep i e c e so fi n f o r m a t i o np u tt o g e t h e ri n t oaf o r m ；f o ri n s t a n c e , i ti so f t e nu s e f u lt o s t o r ei ni t sc o m p l e t e n e s sad o c u m e n to f t y p e ”l e t t e r ” m a s t e rt h e s i s c h a p t e ri ，i n t r o d u c t i o n 1 1 1 et i m ef a c t o r ：a n o t h e ra s p e c te s s e n t i a li nt h es p e c i f i c a t i o no f0 砸c ee l e m e n t sl s t h et i m ef a c t o r , n e e d e dt od e t e r m i n et h el i f et i m eo fd o c u m e n t so ro fs i n g l eo p e r a t i o n s ， o rt os p e c i f yt h ed u r a t i o no fa c t i v i t i e sa n dt i m i n gc o n s t r a i n t s ；i ti su s e df o rs c h e d u l i n g a c t i v i t i e s ，c a l e n d a rf u n c t i o n s ，a n dp e r f o r m i n gc o n t r o lo p e r a t i o n so nt h eo i s t i m ed a t a m u s tb ed e f i n e di nt h es y s t e mt o g e t h e rw i t ha l lt h eo p e r a t o r st h a tc a nb ea p p l i e dt oi t f l e x i b i l i t yi sa l s on e e d e di nt h ed e f i n i t i o no ft i m ec o n s t r a i n t s ，w h i c ha l eu s u a l l yr a t h e r l a x f o ri n s t a n c e , ab u s i n e s sl e t t e rm u s tb ea n s w e r e dw i t h i na na p p r o x i m a t et i m e i n t e r v a l o f f i c ea c t i v i t i e s ：n o to n l yd a t aa r eu n s t r u c t u r e di no i s ，b u ta l s os o m eo ft h e a c t i v i t i e st h a ta r ep e r f o r m e do nt h ed a t a t h es a m ea c t i o nc 缸b e p e r f o r m e di ns e v e r a l w a y s ，p r o v i d e dt h a tt h eo b t a i n e dr e s d ti st h er e q u i r e do n e m o s to f f i c ea c t i v i t i e s ， m o r e o v e r , a r ep e r f o r m e do n c es o m ef o r mo fi n s t r u c t i o nh a sb e e ng i v e nt ot h ew o r k e r w h oi st op e r f o r mi t t l l i si n s t r u c t i o ni su s u a l l yi n c o m p l e t ea n d , t op e r f o r mt h ew o r k , k n o w l e d g e ，w h i c hi so n l yi m p l i e di n t h ei n s t r u c t i o n s ，i sn e e d e d f l e x i b i l i t yi np e r f o r m i n ga c t i v i t i e si se s s e n t i a lf o ra c h i e v i n go f f i c eg o a l s ，d u et ot h e 1 l i g hn u m b e ro fp o s s i b l ea b e r r a t i o n s e v e r ya b e r r a t i o nt h a tc a na r i s ed u r i n go f f i c ew o r k s h o u l db es u p p o r t e db yt h es y s t e m , a tl e a s ti nam i n i m a lw a y ；, f o ri n s t a n c e , i ti s n e c e s s a r yt od e t e r m i n ew h a t t od oi fa p e r s o nn e e d e df o ra c e r t a i nd e c i s i o ni sa b s e n t i n t e r c o n n e c t i o no fe l e m e n t s c o m p l e x i t yi na no i si sh i g h e rt h a ni nac o n v e n t i o n a l i sd e s i g nf o ro p e r a t i o n a la c t i v i t i e s t h e r ea r eal a r g en u m b so fd e m e n t si ne a c ho f f i c e w h i c ha r er e l a t e dt h r o u g hs e v e r a lc o n n e c t i o n s i ng e n e r a l ，t h ee l e m e n t st h a ta r en e e d e d t op e r f o r mo f f i c ew o r ka r ed i s t r i b u t e da m o n gs e v e r a lo f f i c ew o r k e r si nt h es a m eo ri n d i f f e r e n td e p a r t m e n t s ，a n dc a na l s ob el o c a t e de x t e r n a l l yt ot h eo f f i c ee n v i r o n m e n t t h u s o n eo ft h em a i no f f i c ef u n c t i o n si sc o m m t m i c a t i o na m o n go f f i c ew o r k e r sa n d 、j l ，i mt h e e x t e r n a lw o r l d o f f i c ee v o l u t i o n a n o t h e ra s p e c tt h a tm u s tb ec o n s i d e r e di nt h ea n a l y s i so fo i s e l e m e n t si st h ei n h e r e n t l yh i g hl e v e lo fe v o l u t i o n 1 1 l cm o s tu n s t a b l ea s p e c t so fa no f f i c e a l et h ec o n s t r a i n t sd e f i n e do ni t se l e m e n t s ；f o ri n s t a n c e ，t h ea u t h o r i z a t i o nf o raw o r k e r t op e r f o r ma l lo p e r a t i o n a c t i v i t i e sc 趾a l s ob ec h a n g e d , i nt i m e ，d u et oe v o l v i n gw a y s t op r o c e s si n f o r m a t i o n , f o ri n s t a n c e d o c u m e n tt y p e sc a na l s ov a r y ( a l t h o u g ha tal o w e r f r e q u e n c y ) o w i n gt on e wl e g a lr e q u i r e m e n t s u s a g ec h a r a c t e r i s t i c s o i sa r eh i g h l yi n t e r a c t i v e ：t h ei n t e r f a c ew i t ht h eu s e r s s h o u l db ea d e q u a t et ot h ek i n do fw o r kt ob ep e r f o r m e d ，a n dd i a l o gw i t l lt h es y s t e m s h o u l db ep o s s i b l ef o re v e nt h ec a s u a lu s e r i nf a c t , o i su s a g ei m p l i e sad i r e c tc o n t a c t b e t w e e no f f i c ew o r k e r sa n dt h es y s t e m u s e r st e n dt ob en o n p r o f e s s i o n a la n dm u c h 2 m a s t e rt h e s i sc h a p t e rli n t r o d u c t i o n d i v e r s i f i e d t h u st h en e e dt od e s i g nau s e r - f r i e n d l ys y s t e m ，w h i c hr e q u i r e st h e d e v e l o p m e n to ff u n c t i o n sf o rh i g h - l e v e l 嘲a l s o ；f o ri n s t a n c e , d e c i s i o ns u p p o r t f a c i l i t i e ss h o u l db em a d ea v a i l a b l et ot h o s ea tt h et o pm a n a g e m e n tl e v e l a n o t h e r i m p l i c a t i o ni st h a ts o m ek n o w l e d g e r o l e si nt h eo f f i c ea r er e p l a c e db yt h eu s eo fo i s f i l t e r i n g o n eo ft h ef u n c t i o n so f a r to i si sf i l t e r i n gt h el a r g ea m o u n to fd a t ai n o r d e rt op r o v i d eo f f i c ew o r k e r sw i t hs p e c i f i ci n f o r m a t i o n f i l t e r i n gc a nb eu s e f u l ，f o r i n s t a n c e , i nb o md i s c a r d i n gu n i n t e r e s t i n gm a i lo ri nh a n d l i n gi ta u t o m a t i c a l l y , a n di n s e l e c t i n gd a t at h a tm u s tb ea n a l y z e dt om a k e ad e c i s i o n r e m i n d i n g i nc o n v e n t i o n a lo f f i c e s ，t h ea r r a n g e m e n to fp a p e r s ，b o o k s ，a n dn o t e s o i lt h ed e s ka n do no f f i c es h e l v e sh a st h ef u n c t i o no fr e m i n d i n gw o r k e r so fa c t i v i t i e st o b ep e r f o r m e da n dt h e i rd i f f e r e n tp r i o r i t i e s i na na u t o m a t e do f f i c e , w h o mm o s to ft h e i n f o r m a t i o ni sh i d d e nf r o mt h e1 l ：s e t h es y s t e mm u s tp r o v i d et h ef u n c t i o no fr e m i n d i n g - - w h i c h , i nc o n v e n t i o n a lo f f i c e s ，i ss u p p o r t e db yt h ea l l o c a t i o no fp a p e r s 砸sf u n c t i o n c a l lb ei m p r o v e db yt h ea u t o m a t