档案管理11.ppt

企业档案管理林秀娟2010 4 10 2 目录 一 企业档案的含义二 档案整理几个概念三 民营企业档案的分类及原则四 企业管理类档案五 企业管理类档案流程图六 档案资料查 借 阅制度 档案管理目录 3 一 企业档案的含义 企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理 生产 经营 销售 经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录 主要包括文字 图表 音像等 企业档案定义 4 档案整理 5 文件整理规则 6 件 的含义 归档文件整理单位 件 的含义 单份文件 每份文件为一件 各种报表 名册 图册 书刊 会议记录等 一册 本 为一件 正本与定稿为一件 正件与附件为一件 正文与文件处理单为一件 原件与复制件为一件 转发件与被转发件为一件 来文与复文 去文与复文 具体包括请示与批复等 可作为组合件 或各为一件 7 三 民营企业档案的分类 档案分类 8 档案内容 其中党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类统称管理类档案 产品类 科研类 基本建设类 设备仪器类统称为科技档案 会计档案 职工档案类统称为专门档案 声像档案 实物档案统称为特种载体档案 一般不单独设置类目 可视其内容特征同纸质档案对应分类编号 考虑其载体形式和保管要求不同 应分库保管 其他则不作统一规定 另外 企业根据需要还可以建立客户销售类档案 客户资信档案 和企业信用档案等 9 实现档案分类 整理 排列 保管 检索 编目的标准化和规范化 便于档案的科学管理与开发利用 档案分类原则 10 四 企业管理类档案 档案与文件的区别 尚未办理完毕的文件不是档案 凡处在文书处理过程中的文件 都不能归档 对日后没有查考价值的文件不是档案 11 五 企业管理档案流程图 管理性档案流程图 收集文件 文件著录 区分年度 划分期限 文件装订 文件排列 文件编号 使用人借阅 文件内容 利用目的 领导批准 借阅人签字 归还日期 档案签收 档案清退 文件分类 12 1 收集文件 把反映本单位主要活动的 应该归档的文件材料收集齐全 完整 对不需归档的文件要进行剔除 要注意 帐外 文件的收集 特别是各种上报图表 花名册 本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等 13 2 文件登记 14 3 文件归档 归档文件的划分 范围 企业应建立文件材料归档制度 明确企业文件材料归档范围 时间 要求 保证归档文件材料齐全 完整 准确 系统 划分民营企业文件材料的归档范围 就是确定一个企业内的哪些材料应该归档 哪些材料不需要归档 凡是企业在生产 经营 管理和科研等活动中形成的 办理完毕的 对今后工作具有查考和利用价值的文件材料 都应列入归档范围 主要有以下几个方面的内容 归档文件划分 范围 15 一 党群工作 党务工作 工会 共青团 妇女等群团工作形成的文件材料 二 行政管理 劳动人事 行政后勤 外事工作等形成的文件材料 三 经营管理 企业登记清册 营业执照 商标等文件材料 四 生产技术管理 生产管理 劳动定额 调和管理 原材料管理 计量 环保工作形成的文件材料 五 产品仪器 产品设计 制造 工艺 工装 检测等形成的文件材料 产品质量管理 认证等文件材料 归档文件的内容 归档文件内容 16 归档文件内容 六 科学研究 科研课题立项 可行性研究 试验记录 成果鉴定 推广应用 专利 技术转让 技术引进 改造等形成的文件材料 七 基本建设 项目可行性研究 计划立项 审批征地概算 决算 安装调试 勘测设计 施工 竣工验收 工程管理方面的文件材料 八 设备仪器 购置设备 仪器依据文件 设备 仪器开箱随机材料 维修维护记录 台帐等 九 会计核算方面 会计凭证帐簿 财务报告 其它文件材料 十 职工管理 职工履历 招聘 辞退 奖励 处分等个人档案材料 十一 声像档案 照片 录音 录像类 磁盘 光盘 磁带 17 行政管理 经营管理 生产技术管理类等方面的文件材料一般在次年的6月份前归档 产品类的文件材料 应在产品正式投产后归档 设备仪器类的文件材料 在设备仪器开箱后归档 基本建设类的文件材料 在工程竣工验收后归档 会计类文件材料由财务部门整理立卷 保管1年后向档案部门移交归档 文件归档时间要求 文件归档时间要求 18 民营企业档案归档范围及保管期限 19 20 22 23 25 26 4 区分年度 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分 即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开 一般的文件材料 放在其形成的年度归档 计划 预决算 总结 报告 统计报表等 放在文件内容针对的年度 长远规划 放在文件内容针对的头一年 多年的总结 报告 放在文件针对的最后一年 跨年度的案件 放在结案的一年 跨年度的会议 放在闭幕年 27 5 划分期限 准确地判定每一份文件和每一组文件的价值 保管期限分别定为永久 无限期 长期 16 60年 短期 15年以下 28 6 文件装订 修裱破损或页幅过小的文件 复制字纸模糊或易褪变的文件 对以纯蓝墨水 红墨水 复写纸 圆珠笔 印台油 铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制 超大纸张折叠对报表 图样等纸张幅面大于A4规格的文件 需要加以折叠 其中图纸采取手风琴式折叠 操作是要尽量减少折叠次数 文件页数较多时 宜整份折叠 29 如果是组合件 按以下顺序进行组合件内的文件排列 正本在前 定稿在后 正本在前 附件在后 原件在前 复制件在后 译文在前 原文在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 采用左侧 下侧对齐方式 用不锈钢钉装订或线装订 去除会生锈的金属物 订书钉 曲别针 大头针等装订用品 30 不锈钢钉 31 三点一线装订 32 7 文件排列 由单位档案室集中归档的单位 先将归档的文件材料按三个保管期限分开 同一保管期限的文件材料按照 机构 时间 问题 或时间先后排列 并还要按发文机关大小顺序排列 由各部门分别整理归档的单位 先将归档文件按机构分开 在将同一机构的文件按三个保管期限分开 同一保管期限内按时间先后排列 尽可能将关系密切的同一活动 工作 会议形成的文件材料排列在一起 33 统计报表 简报 刊物 非诉讼性案件材料 来文与复文 去文与复文等成套性文件可集中排列 该套文件内部按文件形成的时间先后排列 一个案卷中有若干个问题时 按问题的重要程序排列 重要问题在先 案卷内反映同一个问题 同一工作过程的科技文件材料排列 应该遵循文字材料在先 图表在后的顺序 同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定 34 8 文件编号 归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正 清晰地盖上档号章 并填写有关栏目的内容 年度 以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年 期限 档案的保管期限 分为 永久 长期 短期 35 机构代码 填写文件形成或承办部门的简称或代号 不分机构编档号的单位此栏可空 件号 以年度为界限 由档案室集中整理归档的 一个保管期限编一个大流水号 由各部门分别整理归档的 每个部门内按保管期限分别编三个流水号 件号应做到不重号 不空号 36 不分机构编件号 37 分机构编件号 38 39 9 文件著录 把归档文件的有关项目录入档案管理系统 著录项目必须准确 详细 以提高利用文件的查准率 查全率 必须著录的项目有 文件题名 责任者 文号 成文日期 全宗号 没有全宗号可留空 页数 件号 归档年度 保管期限等 见图样 40 归档文件目录 件号 以年度为界限 一个保管期限编一个大流水号 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的署名者或发文机关 联合发文的 可只著录第一责任者 文号 文件的发文字号 如 牙发改字 2006 5号 41 题名 即文件的标题 一般应照实抄录 不做随意改动 如文件没有题名或有题名但无实质内容 无法揭示文件的实际内容或成份 应加拟或重拟 附于原题之后 外加 号 日期 指文件形成日期 页数 指归档文件的有效页面数 文件处理单也要统计页数 备注 用以标注归档文件的变化情况或参见档号 42 10 填写备考表 盒内文件情况说明 主要用于填写本盒文件缺损 修改 补充 移出 销毁等需要说明的情况 如无上述情况 可暂不填写 整理人 由负责本盒文件整理归档的人员签名 检查人 由负责本盒文件归档质量审核的人员签名 日期 填写归档的年 月 日 43 11 文件装盒 将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒 文件松紧要适当 盒满为限 同一盒内同一年度 同一保管期限 在档案盒的背脊上填上以下项目 全宗名称 全宗号 类别号 年度 期限 机构 不分机构的单位可空 起止件号 详见下图 44 档案盒背脊式样 已填好的档案背脊事例 全宗号 通常指国家综合档案馆给立档单位的代号 企业没有全宗号的 可不填写 45 档案盒里文件目录 46 12 打印目录 按不同的保管期限打印并装订归档文件目录 一式一份 档案目录 由 归档情况登记表 归档说明 归档文件目录 三部分组成 1 目录夹封面 47 2 目录夹背脊 48 3 填写归档情况登记表 归档情况登记表 单位名称 公司 49 4 拟写归档说明 内容包括 本年度内设机构及单位领导人变化情况 2 本年度管理性档案 文书 归档情况 3 公司二 六年归档说明一 主要工作概况 此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写 二 机构 领导人变化情况1 本公司内设5个部门 共有职工 人 2 领导人变化情况 任总经理 任财务总监 任技术总监三 本年度文书归档情况本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定 收集齐全 严格划分保管期限 及时归档 编制了档案目录 共归档308件 其中永久108件 编号1 108件 长100件 编号1 100件 短期100件 编号1 100件 二 七年 月 50 5 打印归档文件目录 归档文件目录 51 6 装订 档案目录 如果每年文件数量不多 形成目录页数较少 可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中 每年的归档文件须另起一个流水号 具体装订时 先放置 归档情况登记表 再按时间先后顺序将若干年的 归档说明 排在前面 在按顺序接排相应年度的归档文件目录 52 13 入库装箱柜 档案室库内箱柜应排列有序 统一编号 有利于提供利用 一般要求采用分保管期限排架方法 这种方法便于档案按年度 保管期限进行检索 档案存放方式采用竖放方式 从上到下 从左到右有序排列存放 它的优点是便于存放和拿取档案 53 六 档案资料查 借 阅制度本公司员工借阅档案资料时 应按规定办理查借阅登记手续 一般资料由部门领导 建设部门主任审批 涉及秘密 机密性质的 必须经过部门领导及总工程师批准 机密 秘密档案一般不外借 只能在档案室内阅览 特殊情况外借必须经总工程师批准 凡外单位借阅或查阅科技档案 须经总工程