办公室管理知识整理.doc

办公室管理教学大纲PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论PART 2: 办公室人员与管理优化PART 3: 事务篇办公室日常事务管理PART 4: 业务篇办公室行政业务管理PART 5: 自动化篇办公室管理的自动化PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论办公室1、 办公室的概念什么是办公室？2、 办公室的地位和作用为什么要学习或研究办公室？3、 办公室的性质4、 办公室的职能办公室通常能做些什么？5、 办公室工作及其特点办公室管理6、 办公室管理的概念7、 办公室管理的内容8、 办公室管理的目标1、 办公室的概念1. 办公室的内涵办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直接协助上司、领导综合办理行政事务和辅助管理。2. 办公室的历史渊源时代称谓功能原始社会末奴隶社会初男“祝”；女“巫”为酋长传达上天的旨意；将卜辞刻在甲骨上殷商后期、西周史官起草诏令、草拟文件秦御史大夫与太尉府、丞相府一起合称中央三大机构汉尚书省略隋尚书、中书、门下三省略清（康熙）内阁略国民政府秘书处、政务厅略3. 办公室的当前类型2、 办公室的地位和作用文字表述图示表述中心枢纽窗口3、 办公室的性质l 综合性工作内容l 服务性工作宗旨4、 办公室的职能提供信息、建议和材料P5职能简称具体内容注意事项参与政务直接为领导决策和决策的贯彻实施服务，主要是为领导提建议、拟方案态度积极，同时需要适度恰当办理事务协助领导处理日常行政业务工作重督办、催办，而忌包办、代办搞好服务为领导、部门、基层和职工服务服务对象是多元的，而非单一的讨论：1. 办公室工作职能与秘书工作职能的差异2. 办公室工作职能与各业务部门工作职能的差异办公室的工作职能参与政务秘书的工作职能办理事务政务方面的具体事务，如文书处理，公务接待等后勤工作，如收发、值班、车辆管理、办公设备和用品的购置与维护等办公室各业务部门工作性质综合性、服务性专业性工作角色中介生产、销售或研发等思考：办公室的权力有多大？领导有多大的权力办公室就有多大的权力VS没有权力办公室职能的“四个转变”l 从偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变；l 从单纯收发传递信息，向既收发传递信息又综合处理信息转变；l 从单纯凭老经验办事，向实行科学管理转变；l 从被动服务，向主动服务转变。5、 办公室工作特点及内容1. 办公室工作特点工作政策性强；头绪多，综合性强；要求高，服务面宽；联系广，协调任务重；机要保密性强；被动性与突击性；现代办公室工作的新特点：信息化、效率化、多功能化P92. 办公室工作内容概括与列举P56、 办公室管理的概念为科学而高效地履行办公室职能、发挥办公室作用而形成诸如机构设置、人员配备、物质条件的优化、管理制度和方法的建立等一系列的管理活动和管理关系。7、 办公室管理的内容办公室机构设置与人员配备机构设置与人员配备的原则；人员个体素质结构；人员群体素质结构；办公室主任的核心角色办公室行政业务管理（贴近秘书工作）公文与公文管理；会务工作；接待工作；办公礼仪与礼节；信息工作；调查研究工作；安全工作办公室日常事务管理办公空间规划；办公环境控制；办公机器、设备与用品的购置、发放、维护等；办公自动化8、 办公室管理的目标三种观点：系统论；效率论；自动化论；科学论P18办公室管理现代化的主要内容l 科学化办公室的各项工作符合客观规律，如机构设置科学化、指导思想科学化、人员安排科学化等；同时，办公室管理在技术与方法上尽可能实现量化。l 制度化办公室管理建立在有效的规章制度基础上。l 自动化运用现代科技的最新成果，优化办公室的物质条件和管理手段，最大限度地提高办公效率与办公质量。办公室管理的科学化：规范化、程序化、制度化西方办公室管理理论l 泰罗l 狄更斯l 莱芬韦尔l 海克斯、利托尔费尔德l 现代办公室管理理论我国办公室管理理论特点：l 对传统管理的继承性l 学科定位的准确性l 结构内容的包容性思考题1. 什么是办公室？2. 简要概括办公室的地位和作用？3. 阐述办公室的性质4. 办公室的基本职能是什么？5. 简要区分办公室工作与秘书工作6. 什么是办公室管理？办公室管理的主要内容包括哪些？7. 如何理解办公室管理现代化？8. 我国办公室管理理论的特点是什么？PART 2: 办公室机构与人员 机构设置 人员配备 办公室主任1、 办公室机构设置P17（1） 办公室机构设置的基本原则：l 目标一致原则l 职责权一致原则l 效率原则l 依法设置原则l 精简原则l 层次管理原则（2） 办公室机构设置现状l 在党政机关，党政系统实行分理制（分部门办公），如中共中央办公厅、国务院办公厅，是与中央各部、委平级机构，下设局级机构，如信访局、档案局、机关事务管理局；人大、政协系统实行综理制，即秘书长领导下的办公厅，综合承办日常工作。l 在企事业单位，一般参照同级行政机关设置办公室，大企业设有党委办公室、厂长或经理办公室；高等院校设有党委办公室、校长办公室。在办公室下面，根据具体情况，分别设行政科、秘书科、信访科、收发室、文印室等。l 人民团体一般按同级厅、局级别设立办公室；民主党派参照同级党政机关级别，实行秘书长领导下的综合办公制，设立办公室。2、 办公室人员配备（1） 办公室人员的类别办事型办公室人员主要从事日常行政事务。具体包括： 接待工作 信访工作 档案工作 收发工作 勤杂工作文字型；办事型；技术型文字型办公室人员主要从事文字处理和写作工作。具体包括： 信息资料工作 文稿写作工作 简报编辑工作 调查研究工作 宣传报道工作职位类别 办公室主任 办公室副主任 行政文管 秘书 文员 干事 司机技术型办公室人员主要从事现代办公机器和设备的使用与保养、维修。（2） 办公室人员个体素质结构知识结构能力要求道德素质心理条件基础知识专业知识相关知识基础能力一般技巧特殊技能服从领导埋头苦干公道正派严守机密兴趣性格心理健康基础办事能力的养成v 凡事计划在先v 朝思暮想v 小本随身v 办公用品齐全，摆放有序v 从小事做起v 化繁为简v 即事即作v 一次完成一般技巧v 参谋技巧v 调研技巧v 协调技巧 掌握领导的脾性、工作和生活习惯 选择适当的时间、地点、场合 平心静气 事不过三 掌握谈话艺术：重述、先肯定后但是、以事喻礼参谋技巧：办公室人员性格特征 意志坚强 灵活应变 幽默 合作办公室人员的心理健康心理健康的标准常见几种心理障碍有正确的自我意识嫉妒有良好的智力和适应焦虑有开朗的心境急躁有统一的人格厌烦有和谐的人际关系自傲和自卑 充分了解自己的任务 拥有健全的意见沟通 保持高度的相互信任和忠诚 相互协调和支持 差别协调 具有应变性（3） 办公室人员群体素质结构1. 一个有效的办公室人员群体，应具备的功能2. 办公室人员群体的结构因素 年龄因素 知识因素 个性因素 集体的文化因素 个体要素有效原则 群体互补原则l 梯形的年龄结构l 合理的知识专业机构l 多类型的智能结构l 协调的气质性格结构 经常调整流动原则3. 办公室人员群体结构的优化的原则3、 办公室主任（1） 办公室主任的职务特点内部的行政首长；对外的联络员；本单位领导集体中的一员（2） 办公室主任的工作特点政治性；辅助性；全面性；事务性；保密性（3） 办公室主任的作用参谋作用；助手作用；咨询作用；协调作用（4） 办公室主任的职责承办职责；参谋职责；管理职责；协调职责（5） 办公室主任的科学思维方式从实际出发；系统思维；用发展观点看待一切（6） 办公室主任的领导作风实事求是；严于律己；民主作风（7） 办公室主任的领导艺术科学管理；知人善任思考题：1. 办公室机构设置应遵循哪些原则？P172. 办公室人员配备的原则是什么？精兵简政；优化组合；健全制度；优质服务3. 对办公室人员个体，有哪些素质要