物业公司人力资源第二季度督导及调研报告.doc

人力资源第二季度督导及调研报告2011年7月5日一、公司的人力资源现状根据公司HR系统在岗人员信息分析，公司物业板块（含集团职能部门）现有员工1424人，其中，决策层管理人员3人，占0.2%，中高层管理人员89人，占6.3%；基层管理及技术层人员271人，占19%；执行层人员1061人，占74.5%。人员结构基本符合公司现行组织架构、人力资源规划设计、物业服务劳动密集型相应管理需求对人才的基本要求。1、公司人员结构如下图表所示：序号单位在岗人数决策层中高层管理人员基层管理及技术层人员执行层人员1集团总部46315282深圳分公司42929783223南京分公司23413511704东莞分公司1717251395武汉分公司94417736苏州分公司4136327福州分公司1578281218惠州分公司68413519三亚分公司86387510台山分公司712115811无锡分公司27162012合计142438927110612、公司员工工龄结构，服务年限以一年以下、两年以下一年以上、两年以上进行划分，如下图表：序号单位一年以下两年以下一年以上两年以上1集团总部2011152深圳分公司241821033南京分公司14662264东莞分公司12622255武汉分公司5421226苏州分公司38137福州分公司11217278惠州分公司372839三亚分公司6919110台山分公司595111无锡分公司250212合计927268228员工服务年限未满一年的人员结构如下图表：序号单位中高层管理人员基层及技术类人员执行层人员1集团总部81202深圳分公司6242113南京分公司5291124东莞分公司4141085武汉分公司12516苏州分公司26307福州分公司410988惠州分公司18289三亚分公司136510台山分公司075211无锡分公司052012合计32120775由以上数据可见，公司人员流动大，从员工服务年限看，未满一年员工占总人数的65%，其中以执行层员工居多，占总人数的54.4%。执行层员工的流动将影响项目年度人力资源费用预算和服务品质，同时也存在着人力资源管理风险。3、根据人力资源督导的目的，在此对员工的年龄结构、学历结构暂不作分析。二、第二季度人力资源督导情况汇总 由于物业服务行业高人力资源成本的因素，公司目前在人力资源投入方面，常常在投入与费用、成本之间游移，对人力资源管理方面的投资犹豫，包括分公司岗位设置、人员配备，各类人员的专业知识、技能培训等。在人力资源管理体系建设工作阶段，此次督导工作与调研同步进行，分别考察了深圳分公司、福州分公司、南京分公司、武汉分公司及三亚分公司。1、招聘管理从年初至今（2011年1月1日-7月4日），公司入离职人数如下图表：序号单位离职人数入职人数1集团总部1252深圳分公司3431803南京分公司1571154东莞分公司144855武汉分公司47426苏州分公司11307福州分公司146978惠州分公司19319三亚分公司835810台山分公司413411无锡分公司342112合计1037698 从年初至今的入离职人数上看，各分公司的员工流动性大，尤其是执行层员工。安全员流动大和缺编严重，给分公司招聘工作带来较大的压力，通过对深圳、南京、福州、武汉、三亚分公司的招聘管理看，基本情况如下： 招聘渠道建设与维护工作不足。各分公司用人需求的压力主要来自安全员的缺编，以及个别分公司中层管理人员储备不足（如南京分公司紧缺项目经理）。目前各分公司招聘渠道主要是网络、劳务市场、社区广告和内部推荐。现网络招聘基本能够满足基层管理人员招聘的需求，执行层员工招聘主要通过劳务市场、社区广告和内部推荐渠道进行，而劳务市场招聘成本高，各分公司更多依赖社区周边广告宣传和内部推荐，这样虽然招聘成本低，但力度小，不能满足用人需求。各分公司面对安全员缺编，招聘压力大，采取解决的措施大都是一调整排班，由三班倒调整为两班倒，二是放宽招聘条件，尤其是年龄限制。但由于调整排班增加了安全员的劳动时间和强度，放宽年龄带来了用工风险。以深圳分公司、南京分公司为例，深圳分公司在招聘上对用工年龄把控不严，存在未成年人用工情况（如环球大厦、安业馨园、龙华医院）。南京分公司安全员年龄最大已达58周岁（如天正湖滨花园），这样在社保工作不完善的情况下存在较大的用工风险。此外，在安全员薪酬水平与招聘的关系上存在异常现象，如果满足编制需求，按三班倒排班，由于安全员薪酬水平低，招聘难度大。按目前两班倒排班，虽然安全员加班时间长，但现有薪资水平结合加班费，反而对安全员有一定吸引力，一定程度上缓解了招聘难度，而两班倒工作制存在较大的管理风险。2、人事管理从分公司现场督导情况看，普遍存在如下情况：HR系统信息录入HR系统信息录入工作分配上，各分公司在执行上存在差异，有授权项目服务中心录入的情况，也有集中由人事行政专员录入的情况。在信息录入工作上，仅南京分公司达到了信息录入的完整，其余分公司均在员工信息录入上存在不完整情况（如执行层员工工作经历、教育经历、家庭成员信息的缺失）。对HR系统信息的录入工作，人力资源中心一直强调必须完整、真实和准确。人事档案管理由于人事专员的忽视或审核不严，部分入职登记表中缺失员工本人对信息填写声明的签字确认，深圳、福州、南京、武汉、三亚分公司均存在以上现象。此外，存在入职登记表未完成审核或审批签字环节而办理入职的现象。（如福州分公司、三亚分公司）员工入职资料不完整，各分公司部分员工人事档案中存在缺少离职证明或入职体检报告的情况。劳动合同管理各分公司在劳动合同约定内容上未按统一规范填写，如工作岗位、时间、地点、薪资标准等。深圳分公司存在使用未经审核的补充协议的情况，有较大的法律风险。考勤管理方面，除深圳分公司在考勤记录确认上存在代签外，其他分公司都规范执行考勤管理工作。在自动离职员工的办理流程上，此次督导的各分公司均未完成离职相关的审核审批和工资结算环节的工作。员工社保工作执行上，各分公司存在地区差异，如深圳分公司仅为试用期满的员工申办社保，其中执行层员工仅办理五险中工伤保险和住院医疗保险。南京分公司仅为试用期满的管理层员工申办社保，执行层员工暂未申报。武汉分公司按劳动法规执行，全员在入职后申办社保。福州分公司为试用期满员工申办除医疗保险以外的四险。因此，此处督导的各分公司中，除武汉分公司外，在社保执行上均存在较大的法律风险。3、培训管理在培训实施方面是公司的薄弱环节，各分公司在培训实施上均缺乏系统性、计划性，主要原因是培训管理制度不完善，缺乏考核机制，讲师力量不足，课程开发能力不够，同时教材未实现共享。在分公司培训工作执行上主要体现在只有零散的培训课程和简单的培训管理，缺乏对培训的需求分析，培训目标不明确，且没有和评估相结合，缺乏培训评估；培训过程难以控制，出勤率低；培训形式单一，如单向传授，缺少互动。而且在分公司，由于执行层员工的流动大，新员工急需入职指引和岗位培训，现各分公司均未能实现对新员工提供及时的入职培训，存在管理风险，直接影响公司的服务品质。4、绩效管理从督导情况看，各分公司在绩效管理制度的执行上存在偏差，部分岗位月度绩效考核指标未量化、不可客观测量，流于形式，未将绩效考核与整个绩效管理工作结合成有机整体，即事前没有从工作分析寻求和制定绩效考核的依据和标准，事后没有利用绩效考核结果去改进员工行为，也没有用其作为员工重新培训的依据去发展员工的能力。此外，督导中了解到部分员工对考核结果持有异议，但分公司没有绩效反馈和投诉机制，员工无法为自己申辩，致使员工对绩效考核产生消极的态度。5、薪酬管理各分公司在薪酬保密、工资核算标准和工资核算资料的保存方面均能按薪酬管理制度规范执行。在工资条的发放工作上，个别分公司人事专员忽略了签收环节的工作（如三亚分公司）。6、人力资源规划人力资源规划是一项持续的、动态的工作，必须和公司的发展战略紧密结合，从分公司目前的情况来看，尚未进行人力资源的中长期战略规划，常常依据职位空缺或临时紧急任务招人、聘人，缺乏人才储备机制和规划职能。在组织架构和岗位设置上，各分公司存在地区差异，如福州分公司项目服务中心客服系统的组织架构和岗位设置上就存在特殊性，如下图所示。楼管员客服主管领班客服助理（其中楼管员为执行层编制）分公司尚未能根据外部环境的变化、市场竞争的要求分析和预测分公司未来对人才类型、数量需求的情况，缺少对各层次、各部门人才梯队的规划和人才储备计划，没有制定人员补充和接续计划，导致无法形成适合分公司发展的人才梯队，关键岗位缺乏对接班人的培养或缺乏适配人员，如南京分公司就面临项目经理稀缺的情况。三、分公司人力资源管理部门存在的问题分公司人力资源管理系统的员工，普遍缺乏人力资源管理方面的专业背景。除部门经理外，其他人均没有受过相关的专业培训。人力资源管理系统的员工大部分精力仍放在传统的人事管理上，他们对国家颁布的有关劳动制度、法律法规的熟悉程度和掌握程度不高，从事的大多是招聘、入离职的办理、工资发放、处理文档和办理社保等事务性的工作，而对现代企业人力资源管理的基本理论和操作实务不了解，无法有效开展人力资源规划、工作分析、职务评价、绩效评估和员工激励等人力资源管理的职能工作，这些都大大制约了公司人力资源管理职能的发挥。四、分公司人力资源管理工作中存在的法律风险和管理风险通过分公司季度督导与调研发现人力资源管理工作中存在的法律风险和管理风险主要集中在人事管理上，归纳有如下几点：1、现阶段各分公司员工入职资料不完整，存在法律风险。问题主要集中在一是员工入职登记信息填写不完整，二是缺失离职证明或体检报告，三是未能很好实施安全员是否存在犯罪记录的背景审查。2、各分公司均存在劳动合同约定内容填写不规范情况(如岗位、地点、工作时间、薪资标准等)。3、处理劳动关系程序不到位的法律风险，如处理违纪员工的法律风险主要表现在分公司不注意收集证据，不规范按公司流程执行定，不讲究策略。（如南京分公司劳资纠纷事件）4、社保申办现状与劳动法规相抵触的法律风险。5、安全员招聘放宽条件后，对新进员工年龄、教育背景、民族、宗教背景差异带来的管理风险。五、就督导及调研情况，对分公司人力资源管理工作提出的整改措施1、HR系统信息录入，要求集中由人事专员负责，取消服务中心授权。信息录入要求及时、准确、真实与完整，限期各分公司在7月25日前按要求整改完毕，届时集团人力资源中心进行抽查。2、为规避法律风险，要求各分公司整理员工人事档案，对员工档案中缺失的内容或资料进行汇总，提报人力资源中心视具体情况进行补缺。对安全员的背景审查，由各分公司结合当地情况联系公安部门采集指模或以其他方式确认安全员背景。3、考勤记录、绩效考核结果、工资条的签收、违纪员工的处理通知单等资料必须有员工本人签字确认，并妥善留存原始资料。要求在后续工作中进行整改，待第三季度督导时复查。4、为降低管理风险，各分公司就社保申报情况，与未购买社保员工签订自愿放弃社保的相关协议。（说明：社保为国家强制执行的社会福利，自愿放弃社保的协议并不能规避法律风险，但从管理角度上可以降低风险）5、安全员招聘存在难度，各分公司放宽招聘条件，在管理上存在一定风险，要求各分公司严格把控入职人员年龄，原则上不招收未成年人（签订实习协议的实习生除外），谨慎招收45岁以上的员工，须按年龄段关