1文件控制2(DOC 4页)

1. 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保能使用的文件为有效版本。2. 范围适用于对质量管理体系中有关文件的控制。3. 职责 3.1 文控中心负责体系文件和技术文件的管理，职责如下：a. 编制总的文件控制清单；b. 文件的发放、回收、文件原稿的保存；c. 组织对使用中的文件进行定期评审；d. 外来文件的管理。3.2 文件使用人员的职责：a. 遵守文件规定，严格按文件要求运作；b. 只使用现行有效的版本，不使用失效或作废的文件；c. 按规定保管文件，不得涂改、损坏文件。4. 程序要求4.1 文件的编制和审批文 件 类 型编 制审 核批 准管 理质 量 手 册编 写 组管理者代表最高管理者文控中心程 序 文 件使用部门部门负责人管理者代表文控中心指导书、记录使用部门随文件一并审批使用部门4.2 文件的编号序号 TY QP 01 QM 质量手册Q P 程序文件WI 指导书、规范QR 质量记录统益塑胶有限公司 4.3 文件的发放1文件发放前由文件审批人审批其适用性和充分性；2体系文件的发放范围由管理者代表确定，盖受控章。由文控中心资料员统一发放，确保使用岗位得到相应文件的有效版本；外发文件经总经理批准，仅编号，不受控。技术文件由文控中心发放。3文件发放时，要填写文件发放（回收）记录表和签名。4.4 文件的更改 1. 文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写文件申请单说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。 2. 文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。 3. 文件更改批准后，由文件管理员实施更改。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，并按文件发放（回收）记录表的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。局部的小改是换版次，版次码为0、1、2、3 、4。4.5 文件的换版与作废 1. 体系文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。版本码依次为A、B、C 。原版本文件作废，换发新版本。 2. 作废的文件由文件管理员按文件发放（回收）记录表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，文件管理员填写“文件申请单”申请作废，经文控中心负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件，申请人填写“文件申请单”申请留用，经文控中心负责人批准后，由文件管理员加盖“参考文件”印章方可留用。4.6 文件的管理 1. 文件经批准后，原版文件交由文件管理员填写受控文件清单中。存入软盘的文件也由文件管理员进行归档登记。为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有备份，并进行标识。 2. 需临时借阅文件的人员，填写联络单，经文控中心批准后可借阅文件。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由文件管理员收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。 3. 文件管理员在每次内部质量审核前全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。4.7 外部文件的控制 1. 直接引用的各类外部文件，保持原有编号，由总经理批准后方可使用。 2. 文控中心负责每年初与有关部门联系，核查所使用的国际标准、国家标准、部颁标准、行业标准等外部文件是否有效版本，及时更换过期文件。 3. 文控中心负责核查企业所执行的有关国家及地方等法律法规性文件的有效性。4各部门对发放到企业外部的受控文件（如外协厂的加工图纸技术规范等）进行发放登记及更改、作废的控制。5.0 相关文件 记录控制程序6.0 记录 受控文件清单、文件修订履历表 文件发放（回收）记录表、外来文件清单 文件申请单文件编写/更改/废止流程审批NO编号、出版Yes分发回收旧文件记录/保存销毁责任