采购员相关知识培训.ppt

采购员相关知识 张培2014 6 15 采购员岗位职责 遵守药品管理法律 法规和公司质量管理要求 按照药品购进管理制度和程序 保证从合法供货单位购进合法药品 工作内容 1 按规定索取购货单位及其销售人员的相关资质材料 严格按照首营品种 首营企业的审批程序执行 待审批合格后方可从该企业购进合格药品 不与非法经营单位发生业务往来 2 负责与供应商签订质量保证协议书 质量保证协议至少包括以下内容 一 明确双方质量责任 二 供货单位应提供符合规定的资料且对其真实性 有效性负责 三 供货单位应按照国家规定开具发票 四 药品质量符合药品标准等有关要求 五 药品包装 标签 说明书符合有关规定 六 药品运输的质量保证及责任 七 质量保证协议的有效期限 3 负责向供货单位索取药品购进发票 发票内容应列明药品的通用名称 规格 单位 数量 单价 金额等 不能全部列明的 是否附 销售货物或者提供应税劳务清单 并加盖供货单位发票专用章原印章 注明税票号码 4 负责做好药品采购记录 采购记录内容应包括药品的通用名称 剂型 规格 生产厂商 供货单位 数量 价格 购货日期等内容 采购中药材 中药饮片的还应当标明产地 记录至少保存5年 4 负责做好药品采购记录 采购记录内容应包括药品的通用名称 剂型 规格 生产厂商 供货单位 数量 价格 购货日期等内容 采购中药材 中药饮片的还应当标明产地 记录至少保存5年 5 分析销售 合理调整库存 优化药品结构 为保证在库药品质量打好基础 6 落实药品的退 换货工作 7 掌握购销过程的质量动态 及时向业务经理和质量管理部反馈信息 每年按期会同质量管理部进行药品 供应商质量评审 服从质量管理部的质量否决 采购员收集首营企业资质 药品批发企业 药品生产企业 首营企业审批流程 由采购员在系统中填写申请表 经采购部经理 质管部资料审核员 质量副总经理依次批准后 方可向其采购药品 首营品种需提供资料 首营品种 企业首次采购的药品 首营品种审核流程 采购员拟采购的首营品种 应当是本企业审核合格的药品供应商所供应 且该品种类别符合供应商及本企业的经营范围 1 采购员对收集齐全资料 在系统中填写 首营药品审批表 后 报物价管理员审核 确认其物价批文 价格信息 合格后报采购部经理审批 2 采购部经理审批通过后 交质量管理部资料审核员进行审核 3 质量管理部资料审核员对审核符合要求的提交企业质量管理副总经理批准 不符合要求的要求责任采购员补充 更正或者退回 符合要求 由质管部建立药品档案 方可开展业务 哪些药品结算时不允许现金交易 麻醉药品 精神药品及含特殊药品复方制剂 采购订单流程 系统根据库存上 下限生成采购计划 选择合格供货单位 品种必需是双方均具有经营范围内的品种 并向供货方索取约定到货日期 承运方式 承运单位 启运时间 启运地点 录入系统 由系统自动对其供方资质 有效期限 经营范围 品种资质等进行审核 确认后生成采购订单 退货的流程 冷藏药品退货要求 1 开票员或业务员根据客户需求 在系统中制作 销后退回申请单 2 采购审核通过后 配送客户由配送员打印 销后退回申请单 到客户处收取退货 货物交接时 核对退回药品是否与 销后退回申请单 上的药品名称 规格 生产厂家 数量 批号和退货原因一致 相符后在 销后退回申请单 上签字 将红联留客户保存 将客户退回的药品随车带回 3 配送员将退货带回公司后 交收货员收货 收货员收货完毕后放置于销售退回待验区或专库待验区 交验收员进行验收 4 自提客户由开票员打印 销后退回申请单 核对退回药品是否与 销后退回申请单 上的药品名称 规格 生产厂家 数量 批号和退货原因一致 相符后在 销后退回申请单 上签字 将红联留客户保存 交收货员收货 收货员收货完毕后放置于销售退回待验区或专库待验区 交验收员进行验收 5 冷藏药品不得退货 公司规定以下品种不允许退货 1 所退商品非本公司所出售的 2 超出本公司承诺的退货期限的 二个月 3 客户预订 本公司专门为其采购的 4 由于客户自身原因造成商品损坏或我公司无法进行再次销售的商品 5 数量少于我公司可销售包装 且我公司无法进行再次销售的商品 6 季节性用药较强的商品 如人丹 清凉油 风油精 花露水 冻疮膏等 供货方质量评审 年底由质量管理部制订评审方案 组织采购部门 营销部门对药品供货单位质量管理体系统和服务质量进行评审 质量评审依据为 供货单位所供品种的入库验收拒收情况 在库养护检查情况 药品包装质量状况 质量查询 质量投诉情况 药品监督管理部门抽检结果 相关媒体的报道信息 供货单位售后服务质量水平等 对评审不合格的供货单位或供货品种 做出停止采购的决定 并在信息系统中进行锁定 采购药品时 应提供哪些资料 1 随货同行单2 报告书3 冷藏药品 运输过程和到货时的温度记录4 索取发票 直调药品的相关要求 1 发生灾情 疫情 突发事件或者临床紧急救治等特殊情况 以及其他符合国家有关规定的情形 企业可采用直调方式购销药品 将已采购的药品不入本企业仓库 直接从供货单位发送到购货单位 并建立专门的采购记录 保证有效的质量跟踪和追溯 2 可委托购货单位进行药品验收 购货单位应当严格按照本规范的要求验收药品和进行药品电子监管码的扫码与数据上传 并建立专门的直调药品验收记录 验收当日应当将验收记录相关信息传递给直调企业 3 直调药品出库时 由供货单位开具两份随货同行单 票 分别发往直调企业和购货单位 随货同行单 票 的内容应当符合以上要求 还应当标明直调企业名称 采购机构和人员岗位要求 一 公司设立采购部 配备专职采购人员 根据工作需要 设采购经理一人 下设采购组若干 分别负责基药 普药 新特药 中药材 中药饮片