公司快递收发管理制度.doc

.文件编号：_ _文件版本：_ _ _ _ A_ _ _编写：_ _ _日期：_ _审核：_ _ 日期：_ _批准：_ _日期：_ _生效日期：2016-7-18编制部门：_行政部_ 分发部门：_ _全厂_备注：电子档公告全厂 XXX有限公司文件编号版 本 号A公司快递收发管理制度生效日期2016-7-18页 码1/4修 订 履 历版次修 订 内 容修 订 人批准修订日期A新文件发行 2016-7-12BCDEFGHIJKLMNOPQRST XXX（江苏）有限公司文件编号版 本 号A公司快递收发管理制度生效日期2016-7-18页 码2/41. 目的 为了进一步规范公司生产及办公所需快递物品的接收分发管理，避免造成丢失、损坏及其他不必要的损失，特制定本制度。2. 适用范围本制度适用于XXX（江苏）有限公司所有员工。3. 定义3.1 快递物品：指公司及员工因工作和个人需要，寄送或接收到的快递物品，包括信件、文件资料，货物以及其他货品等。3.2公司性快递件：指公司及员工因工作需要，接收到的快递物品。3.3非公司性快递件：指公司员工因个人需求，接收到的快递物品。4. 职责与权责： 4.1行政部厂区东门保安室：负责公司厂区快递物品的接收分发管理。4.2行政部办公楼保安室：负责公司办公楼快递物品的接收分发管理。4.2其他部门：负责从各保安室接收各部门快递物品。5. 寄件与收件管理执行说明：5.1寄件管理5.1.1发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包牢固确保在运输过程中安全可靠并保证不寄送违禁物品），用正楷字清晰填写收件方和寄件人的详细资料，在保安室详细填写信件、快递发件登记表。未经登记、错误登记、拒绝登记及不登记者，保安人员有权拒绝收件。5.1.2 对于外寄物品，保安人员必须进行严格检查审核，严禁公费邮寄私人物品，一经发现按单快递费的5-10倍处罚。5.1.3 需外寄公司产品的，必须持公司相关领导审批的放行条交保安核对型号、规格及数量，严禁私自外寄公司产品，一经发现依据公司处罚条例进行处罚。5.1.4 快递公司取件后，保安队需妥善保留好相关单据，以备查询。5.1.5 若所寄发物品较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，寄件人办理好相关手续后，必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。5.2 收件管理5.2.1公司性快递件接收执行说明：5.2.1.1事前确定收到快递的签收与分发（各部门办理业务时已知要到达的快递， 包括合同往来件、购置物品等）5.2.1.1.1各部门办理快递时，应确定具体联系人，向快递公司提出到货电话通知。5.2.1.1.2各部门确定有快递物品即将到达前，应提前通知厂区东门保安室或办公楼保安室做好接收准备。5.2.1.1.3快递物品到达后，快递公司电话通知各部门具体负责办理人员，由各部门具体负责办理人员直接验收签收。5.2.1.1.4各部门具体办理人员无法现场接收，可委托他人验收签收，也可通知公司厂区东门保安室或办公楼保安室，由其代签收。当值保安员签收后，需在信件、快递收件登记表做登记，并将快递物品存放在快递收发室，物品接收人领取时要在信件、快递收件登记表上签字接收，以备查验核对。公司厂区东门保安室和办公楼保安室均不承担快递物品验收责任。5.2.1.1.5公司厂区东门保安室和办公楼保安室收到快递不做领取通知，各部门具体负责人员最迟于次日17点前领取，周六、周日休息期间接收的快递，次周一必须领取。延期未领取，保安员不负保管责任。5.2.1.1.6特殊快递物品，如以公司名义订阅的报纸、报刊等日常读物，由办公楼保安室当值保安员负责签收，并在信件、快递收件登记表上登记，接收到的报刊类读物应在当天及时传递到前台处。5.2.1.2未知快递件接收5.2.1.2.1事前未接到“快递品即将到达”通知的快递到达后，由快递公司人员直接电话通知快递物品收件人签收，收件人无法现场接收时，指定公司厂区东门保安室或办公楼保安室当值保安员代签收。当值保安员（代签收人）需在信件、快递收件登记表中做登记，同时做好外包装验收，外包无破损进行接收，并依据快递收件人及时通知有关部门领取，有关部门必须在接到通知次日17点前完成领取。周六、周日休息期间接收的快递，次周一必须领取。延期未领取，保安员不负保管责任。5.2.1.2.2快递到达后，由公司厂区东门保安室或办公楼保安室外包装验收有破损，厂区东门保安室或办公楼保安室不做接收，同时联系有关部门现场验收接收。 XXX（江苏）有限公司文件编号版 本 号A公司快递收发管理制度生效日期2016-7-18页 码3/4 XXX（江苏）有限公司文件编号版 本 号A公司快递收发管理制度生效日期2016-7-18页 码4/45.2.1.2.3无法确定具体负责部门的快递件，公司厂区东门保安室或办公楼保安室当值保安员只负责接收不做领取通知，收件人必须在当天完成领取。周六、周日休息期间接收的快递，次周一必须领取。延期未领取，保安员不负保管责任。5.2.1.2.4收件人隶属于总经办快递物品，包含信件、文件资料、货物等，办公楼保安室需在信件、快递收件登记表中做登记，及时将快递物品转交到前台处，并办理好交接手续；前台需第一时间做好派送，由收件人本人签收或者总经办主管代签收，签收单据一并做好保存，以备查验核对。5.2.1.2.5除特殊情况外，如货物指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因此造成货物遗失，短少或调包等后果，代签人需承担全部责任。5.2.2非公司性快递件接收执行说明：5.2.2.1快递接收5.2.2.1.1在办理个人快递时，应向快递公司提出到货电话通知。5.2.2.1.2快递到达，快递员电话通知个人后，个人电话委托保安室签字接收，当值保安未接到委托通知不应接收。5.2.2.1.3当值保安员接受委托后，签字接收快递，但不承担验货、清点和质量责任，但同样需将接收的快递物品登记在信件、快递收件登记表中。5.2.2.2快递领取5.2.2.2.1个人快递必须在保安员接收当日领取，保安员不作通知，延期不负保管责任。5.2.2.2.2本人无法领取时，应委托同事领取。5.2.2.2.3行政办公楼人员周六、周日到达快递，次周一必