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第一单元 撰写商业信函注意事项和信函格式 一 注意事项 世界上大部分生意都是通过信函往来而做成的，因此能写就得体的商务信件 即那些能最完美地代表个人或企业的信函 是至关重要的。 下面我们讨论一下要撰写出一封漂亮的整洁的商务信函我们必须做到的几个方面： 1 优质的信笺信纸 商务信函必须用最佳质量的纸张来书写。纸张颜色以白色为佳，纸质与印证券用的纸张相同，不用装订成册，也不要印有线条，信头的内容以黑色、灰色或蓝色油墨呈平面或凹凸印刷在信纸上。一般使用的信纸尺寸大约为2130厘米，与A4复印纸的大小差不多。 信封在质地和份量上应和信纸相仿；无论是平面印刷还是凹凸印刷，信封上的内容应与信头中的内容一样。标准信封的尺寸大约为2211厘米。 2 整洁的打印 信件无论是你亲自打字还是请别人来打，一定要做到打出的信件整齐又清洁，没有丝毫的污迹、手指印或橡皮擦痕；否则你的形象就难以想象了。千万不要让一封脏兮兮、皱巴巴、破破烂烂的，或满是渍痕、不堪入目的信件签了你的大名后寄给你的客人。 此外，勤换打字机或打印机上的色带，以保证信件里的每个字母都清晰无比。破旧的色带千万不能使用，否则打印出的字母有的深有的浅，非常难看。应始终保持打字机上的铅字清洁光亮，否则打印出来的字母模糊不清，信件上还会带有墨迹或污渍。 3 匀称的布局 无论你的商业信函长短如何，其在信纸上的布局必须匀衬，视觉上呈现一种平衡感 不能让全部的内容挤在信纸的上半部或一边。在打字前要先估计一下信函的长度及文字在信纸上的位置。还应估计一下页边的空白，四边的空白页边构成整封信的框架。使用文字处理器时似乎这方面的问题就简单了，你可以先起草信函的内容，而后作润饰，在打印前还可以调整一下整封信的布局。 页边宽一些，使信函看起来方便，更受人欢迎。所以如果你的信很长，你就得打算用两页信纸，而不要把所有的内容挤在一页信纸上。但也不要将最后几行字单独地写到另一页信纸上去，这时最好将所有的内容写在一页纸上。 大部分的商业信函都是间隔一行，段落之间空两行。但是，如果信函很短，则间隔两行就比较美观，段落之间可间隔两行或三行。 根据个人的喜好，段落的开头可用缩行的形式，也可以不用。如果用缩行的形式，则每个段落缩进的距离都应相等，切不可某一段缩进一厘米而另一段却缩进两厘米或更多。那样的话，你的信会给人一种粗枝大叶、凌乱无序的感觉。 4简短的段落 商业信函的应该内容明了，布局悦目。字句冗长，词语拖沓的信是不会受人欢迎的。所以必须尽量使语句和段落短小精悍。每一段讲述一层意思，而意思的表述要尽可能地简明扼要。 5正确的语法、拼写、标点符号 决不应该让有拼写、打印或句子结构错误的信函寄出去。如果你只关注信函的语气和内容，只在意信函能否完成你所赋予它的使命，那么，那些错误对你来说可能显得无关紧要。其实你错了。语法不通，拼写错误，标点符号遗漏或误用都会影响读信人对你的看法，结果你的信函徒然无效。信函发出去以前均须仔细审阅，改正每个错误，否则读信的人既不会信任你也不会尊敬你。这将是你为你信函里的错误所付的代价。 准确使用标点符号非常重要，因为这有助于表达或强调你的意思，使你的信件更易读、更受人欢迎。 二 商业信函的七个主要部分 结构完整的商业信函有以下七个主要部分： 1 信头 即撰写信函的企业的名称地址 2 日期 即信函撰写或签署的年月日 3 封内地址 收信人的姓名地址 4 称呼 对收信人的称呼 5 信函正文 信函的内容或信息 6 结束语 信函中表示礼节的结束用语 7 签名 此部分可包括写信人的职务 1 信头 此部分能显示企业特色，通常印在公司信笺上，可由下列部分组成： 1）公司全称 从企业的名称你可能知道那是家什么类型的企业。 2）司标 通常是企业的一个很醒目的徽记或商标。 3）地址 信头里的地址应该有发出信函的办公地点，此外，还可以包括公司总部的 地址或公司注册地址，如果企业有分部或其他办事机构，这些部门的地址也可列出。地址部分还包括电话、传真、电传号码，电子邮件的地址，有些公司的信笺上还有电报挂号。 4）主要经管人员名称。 5）产品图象这通常是企业所制造或销售的产品的微型图象，如一辆汽车、一台电脑或一辆摩托车。人们一看到这样的图象就可以知道这家公司是经营什么业务的。 6）企业类型有些公司的信头里印有Importer & Exporter（进口商与出口商），Distributor（经销商），或Building Contractor（营造商）等字样，这样您就可以了解这是一家什么样的企业。有时候你可以从公司信笺下面印着的商品、产品或服务项目的名称上了解这家公司的专营范围。 7）注册编号这类编号一般是以较小的字体印在信头里的，有时候还包括计划某家公司注册地的国家或城市名称。 8）参照编号如果引用（Your Ref.）你方参照编号，那是为了让对方在阅读信件时知道这一信件是讨论他们曾提及的某个什么事项的；而如果使用（Our Ref.）我方参照编号，则是为了让对方在写回信时提到我方的这一编号，以便我们方便地查寻带这编号的信函。 9）日期有些公司的信笺上，DATE（日期）这个词印在信头部分的底下，这样日期就应该打在这个位置上。 2 日期 如果在信头里没有提供写日期的位置，那么日期应打在信头下两至三行的地方。日期可从左面页边写起，也可以置于中间，或置于右边；置于右边时最后一个数字可作为右页边的起始符号。然而最好还是遵循你所在单位的习惯办事。 日期应打在一行里面，星期几这样的字眼一般不用写。日期最好以D/M/Y这样的次序来写，即日、月、年，因为现在以计算机进行文字处理的表格日期栏里日期通常都是这样排列次序的。但是，实际上有不少人是用M/D/Y这样的次序来书写日期的。 日期可以用1、2、3、4 这样的基数词，也可以用1st、2nd 、3rd 、4th 这样的序数词。如果使用序数词时，请特别注意个位有1、2、3这些数字的日期写法，因为初学者常常会错写成1th、 2th、 3th、21th、 22th、 23th、 31th 或者11st、 12nd、13rd等等。为避免写错，还是使用基数词为好。 月份名最好全部拼写出来。不要用数字，因为这样会产生问题，譬如12/11究竟是11月12日还是12月11日。然而，由于文字处理器上广泛使用D/M/Y这样的排列，并且大部分欧洲人常常用缩略形式来书写日期，如-1. 7. 97-，因此如果你喜欢用数字来表示月份名，应注意两点：（1）采用D/M/Y次序，（2）用两位数字来表示日期，01/07/97。此外，因为一年只有12个月，如果日期的数字是13以上，我们可以放心用数字来表示月份名，如：13/01或者01/13将毫无疑问是1月13日。 如果日期是以M/D/Y的次序写的，那么在日后面（尤其当日是用基数词写时），应用逗号将表示日和年的两组数字分开，如：January 1, 2000。 3 封内地址 封内地址的内容应与信封上的姓名和地址的内容相同。由于公司秘书或打字员每天可能要打几十封信，开几十个信封，因此封内地址能帮助她/他确定信件有没有放错信封。就这样，封内地址逐渐成了商务信函不可缺少的一个部分。 封内地址应与左页边对齐；虽然封内地址可用缩行式书就也可用平头式书就，但以平头形式为好。日期与封内地址之间应留多少空间取决于信函的长短，一般长度的信建议空开两行。 寄往国外的商务信函封内地址可全部或部分包含下面内容： 1） 收信人全名（如果您了解的话） 如果你知道收信人的全名，就把它写在地址的第一行。这里所谓的全名是指一个人的名字和他的姓氏，也可以是他的名字（及他的中间名字）的首字母与他的姓氏，而姓氏应该全部拼写出来，在姓名前可加上该人的尊称，如应写：Mr. John Smith 或Mr. J. M. Smith而不是写成Mr. Smith。 2） 收信人职务（如果你了解或你希望在信内地址里写上的话） 职称可打在收信人的姓名后面，也可在下面单独打一行，尤其是你发觉收信人尊称、姓名及职称都打在一行里显得太长的时候。 如果收信人在公司里担任某个公职，而你又不知道他的姓名；在这种情况下，职称可写在封内地址的第一行。 3） 收信人公司名称 公司名称一般应全部打出来，如果太长，其中有些单词也可用缩略形式，如可将China International Trust and Investment Corporation写成China Intl Trust & Investment Corp.。封内地址一般不写公司名称的首字母，如仅写CITIC来表示上述公司名称。 4） 办公楼名字 封内地址可包括公司办公所在的楼宇名字，如：Shanghai Canter（上海商城）、Sun Plaza（太阳广场）等。如果封内地址这一部分占了五、六行以上，而在下面一行里街道的名称前写有楼宇的门牌号，这样的话，楼宇名称可以省略。 5） 楼宇门牌号、街名、及房间号码（如果有的话） 楼宇门牌号一般写在街道名称前，但是房间号码（如果办公地设在某个房间内的话）应写在街名后，如：1234 St. Richard Avenue, #2105（圣理查德街1234号2105室）。 6） 城镇名、邮政编码 一般大城市的名称后可不写该城市所在县、州或省份的名称，但是小城镇的名字后就应该写上。英国有两个城市都叫Richmond（里奇蒙），一个在Surrey叟雷郡，另一个在Yorkshire（约克郡）而在美国有好多城镇都叫Washington（华盛顿）。因此，如有邮政编码也应该写在封内地址里。 7） 国名 对于寄往国外的信函，无论在信封还是信纸上，国名都是一个不可缺少的部分。没有国名，许多信件就无法投递，有的可能会送错地方。譬如，有两个城市的英文名字都是Tripoli，一个在利比亚（的黎波里），而另一个在黎巴嫩（特里波利）。 总之，无论你是写回信还是首次发信，对于对方的姓名地址应按照来信或你所找到的原来出处上所写的那样拼写。 拼写和打字一定要准确。注意Iceland（冰岛）和Ireland（爱尔兰）就一个字母之差。 切勿因为你觉得对方名字似乎拼写不对就随意改动。美国人的姓氏五花八门、各不相同，他们的少数民族用的不是英文姓氏。即使有些典型的英国人姓氏从拼法上看来也有些与众不同。Byrd、Smyth、和Bird、Smith同样都是姓氏。切勿随意将Y改写为I。 4 称呼 如果在信中不用“经办人”与“标题”这两行文字，称呼的位置应该是紧靠左页边，应至少在封内地址两行以下，与下面信的正文的距离也是两行。 在英国，写给企业而不是给企业里个人的信，在称呼中用Dear Sirs; 而在美国最常用的是Gentlemen。现在人们开始用Dear Sirs or Mmes或Ladies/Gentlemen这样的称呼，以免有性别歧视之嫌。写信给那些妇女社会地位得到公认的国家里的企业时，尤其要注意这一点。 Dear Sir是用来称呼其名不详的男性收信人的，而Dear Madam则是用来称呼其名不详的女性收信人的，不论其是单身还是已婚。Dear Sir or Madam可用来称呼一位其名不详且其性别也不详收信人。 如果已知收信人的姓名，则称呼的形式应该是Dear后跟上该人的尊称和姓氏。称呼中一般不用首字母或名字，如应该写Dear Mr. Johnson,而不是Dear Mr. R Johnson或Dear Mr. Richard Johnson。 有些美国人喜欢别人用他们的名字称呼他们。当你与通信对方通过长期业务联系而建立了友好关系，如果他们用你的名字来称呼你Dear Weiming 或Dear Yun, Dear Jack或Dear Mary（如果你有英文名），你也可以用他们名来称呼他们。 有些专门的头衔也可用在称呼里。这些头衔前面也要写上Dear，头衔后面只能用姓氏，如Dear Dr. Watson或Dear Prof. Young。 中国人习惯于用某些公职头衔来称呼人，如，王总，张经理，周厂长。但是要注意在英文里边并不是所有的公职或官衔都可以后面跟上姓氏的。如我们可称呼Chairman Mao（毛主席）、Premier Zhou（周总理）、President Nixon（尼克松总统），但是象Minister（部长）、manager（经理）、director（主任）等头衔后不能跟姓氏，因此一般也不能用作称呼之用。 在上面所提到的那些称呼中，除了Gentlemen或Ladies/Gentlemen, Dear 这个词以外，一般不能省去。用这个词只是出于礼貌，而无其他的含义。称呼里没有这样一个词，如Mr. Young或Helen,听起来有些唐突或不太礼貌。因此当你写信给异性时，请放心使用这个词。而当我们把称呼翻译成中文时，“亲爱的”这几个字根本可不译。另一方面，在Dear Sir这样的称呼中，如果你省略了Dear这个形容词，别人看来你是在称呼对方为“老爷”或“爵爷，而把自己贬到一个卑谦奴仆的地位。 英国人在称呼后习惯用逗号，而美国人用冒号。在现代的商务英语信函中，称呼后可不用标点符号。 5 信的正文 这是商务信函最重要的部分。其位置在称呼两行以下，如有标题，就应该在标题两行以下。 如果信件长度一般，其段落内的文字以一行接一行往下写，而段与段之间空一行。每一段落第一行可从左页边写起（也可以往里缩一些）。 记住，人们常常是在较紧张环境下阅读商务信函的：他们工作繁忙，几十桩令他们感兴趣的事情在竞相吸引他们的注意力。因此要把你的信函写得简明扼要，倍具效率。文字要简洁、流畅，句子和段落都应短小精悍。如果要强调一层新的意思，就应新起一个段落，但也不要养成习惯，一个句子就一个段落。段落要按照逻辑次序来安排，这样你的信读起来就很容易，一步步达到你想要取得的目的。 信函第一段主要是起到与他人建立联系的作用，因此此段落一般应简短些 往往只含有一个句子。此段可以： （1） 表明信函主题或写信目的 （2） 致谢对方来函 （3） 创造令人愉快的语言氛围 结尾段落也应简短，可以： （1） 表示友好亲善 （2） 给阅信人清楚的信息 （3） 引发写信人所期待的行动或反应 尽量做到一封信讨论一个主题，但有时你必须在一封信里讨论几个话题，这样你就得在每个段落前用一个小标题来显示各个段落所谈论的问题。小标题文字可全部用大写字母，也可用斜体字，或用粗体字来写，以引起阅信人注意。小标题可写在段落的开头，与后面的句子空开几格。 6 敬意结尾 与称呼一样，敬意结尾语只是一种习惯性的、表示礼貌结束一封信函的用语，与信函正文的最后一行隔开两行。根据企业或你个人的喜好，敬意结尾语可齐着左页边写，或在信纸的右边或中间的位置。 敬意结尾语必须和称呼相配，如下表所示： Dear Sirs Dear Sirs or Mmes Yours faithfully Faithfully yours Gentlemen Ladies / Gentlemen Yours very truly Very truly yours Dear Sir Dear Sir or Madam Yours faithfully Faithfully yours Dear Mr Seaver Dear Mrs Seaver Yours faithfully Yours sincerely Best wishes Kind regards, etc. (U.K.) Dear Ms Malone Dear Miss Malone Sincerely very truly yours Best regards, etc. (U.S.) 注： 1敬意结尾语中从不用truthfully一词。 2 整个敬意结尾语只有第一个字母大写。 7 签名 签名部分包括公司名称、写信人手签的姓名、打印的姓名及职务名称，职称后有时候应写上写信人所代表的部门名称。商务信件中的签名部分一般以平头式排列，即每行行首须对齐，整个部分一般在敬意结尾语正下方，隔开两行，可贴近左页边，可居中，也可位于信笺右部，视结尾语的位置而定。 由于公司名称已在信头中出现，因此有时在签名部分可不用写公司名称。这样，在敬意结尾语下面应留有大约三到四行，让写信人或口授信件人有足够空间签上其姓名。 每一封商务信函须用钢笔手签。如信函上只有打印姓名似乎有些不规范，而使用橡皮图章会使信函缺乏效力，用铅笔或蜡笔签名是对收信人不够尊重的表现。 签名人的名字是以首字母形式出现，如G. F. Smith 还是全部拼写出来，如George F. Smith, 在很大程度上可由个人决定。但是签名的形式不宜变化多端，一次签了George F. Smith，以后应该一直用这个形式签名，不应该有时又签成G. Ford Smith。 签名时最好把名也写出来，如Davis Jenkins或Dianna Jenkins, 这样人家就可以了解写信人的性别，回信的时候就不会用错称呼。 手签的姓名下面应该将签名人的姓名打印出来。这样无论你签名多么潦草难辩，都不会产生混乱差错。 现在有人习惯在打印姓名前面或后面用括号把尊称写也来，如：（Ms）D. McCarthy, H. E. Morgan。喜欢这样做法的女士比男士多，一半是因不少女士希望用Mrs让人家知道他们已经结婚了，而用Miss让人家知道他们还是独身，或者用Ms表示他们根本就不想让别人知道她们的婚姻状况。一半是由于人们普遍认为公司里的重要职务只有男士把持着的，（而身居高职的女士想要收信人搞清楚他是在与一位女士打交道。） 有些男士签名时喜欢用首字母，还有些男士所取的名字女士也能用，他们往往要求在信函的签名部分中打上Mr。 在签名部分把这些尊称打印出来对中国人来说很有实际意义，因为不懂中文的人从我们的名字上难以辩明男女。在首封寄给客户的信中把尊称写明后，他们在回信中就能正确地称呼我们。 在首封寄往国外的信中如何签署或打印我们的姓名，使国外通信人搞清楚我们的姓氏、名字，这对中国人来说又是一个必须注意的问题。解决这个问题的最好办法是将我们的姓氏全部大写，如GAO Yuanhua. 不少海外华人也象西方人那样，将名的首字母话在姓氏前面，如S.C. Leung ；可是当他们把名字全部拼写出来时，仍是姓氏在前，中文的名在后，如Leung Suet Chan 。 职务名称可跟在打印姓名后面，也可放在下面一行。当姓名较长，或职务名称较长，或两者都较长时，职务名称最好另写一行。 如果签名人只代表公司的某一个部门，则签名部分也应包含部门名称，即打印姓名下面一行为职务名称，再下面一则是部门名称。如： Frederick B. Prentice Assistant Manager Overseas Sales Department三 商务信函中可根据需要选择使用的部分 1 经办人 如果你的信是专门写客户公司的某个人或某个部门的，但是你可能只知道该人的姓氏，因而无法在封内地址里写清楚（封内地址里要求连名带姓一起写）；或者那位收信人不在公司，而您希望这封信能够马上交给公司里代为负责原收信人业务的其他人，那么你就可以在信里专门打这样一行文字，写明交某人经办。 经办人这行文字可贴着左页边向右写，也可以置于信笺中央，在封内地址下面而在称呼上面，与这两部分均隔开两行。行首可以打上Attention 一词，也可用其缩略式Attn, 后面标上冒号，或者也可用For the attention of 这个短语，然后写上收信人姓名，如果知道其职务名称，也可写上。通常，这行文字下面要划线，如果喜欢的话，这行文字也可全部用大写。 2 标题 标题的作用是简短扼要地介绍信函内容，其位置在称呼语之下而在正文之上，与这两部分均隔开两行。整行文字可从左页边开始往右写，也可以置于信笺中央，在下面应划线；行首有无Subject 一词均可，根据喜好，所有的文字可以大写。 3 认辨代码 根据有些公司的行文风格，在签名部分以下两行，紧贴着左页边地方应打出信函口授人或撰写人与秘书或打字员姓名的首字母，这两组首字母可以斜杠或冒号分开，口授人或撰写人的首字母在前面。各个公司有自己的风格，有的要求这两组字母都大写JM / MM, 而有的则要求小写js / mm，有的只有一组用大写JS / mm, 当然决没有这样的写法js / MM。 4 附件 如果有汇票、支票、或别的信函抄件等附在信件中，就要在认辨代码下写Enclosure 一词，如果有多份文件附着可写Enclosures, 来提示收信人不要忽略有东西附着。如果没有认辨代码时，这个词就应打在签名部分最后一行的左下角，与签名部分隔开两行。该词可缩写为Enc 或 Encl, 后面用句点或冒号均可。如有必要，可列明所附的文件或物件，如： Enc. Bill of Lading (6 copies) 附件：提单（六份） Commercial invoice (4 copies) 商业发票（四份） Insurance policy 保险单 现在许多商务信函由传真发送，常常有文件随着信函一起传送出去。在这种情况下，就不应再用Enclosure 这个词来表示，而应该写Attachment。 5 副本抄送 如想告诉对方信函抄件同时将发送给第三方时，通常可打上cc或CC两个字母来表示，后面空两格后再写收件人姓名。副本抄送位置通常是在信件的最后，与签名部分隔开两行，如信件中有附件提示的话，那么它就在附件提示之下，如 CC Mr. William Carter, Vice-President 抄送副总裁威廉卡特先生 Ms Fan Zhonghui, Treasure 财务总监范钟惠女士 有些美国人认为cc是carbon copy（复写纸）的缩写，但是现在已没有人用复写纸来抄写文件了，而都复印机来复制文件，因此他们就用Xerox（施乐）这个品牌名来取代cc。但是不少商界人士仍写cc，他们认为这是copies circulated (to) （抄送给某某人）这个短语的缩写。 第二单元 询盘/价 做生意时人们常常发出或收到询购货物的信函。 商界人士发询函的目的是想了解是否可供，或要求供货方提供产品说明书、商品目录、样品，或要求对方报价，或想知道价格、贸易条件、折扣、交货时间、运输方式、保险、付款条件等。 询购意味着潜在的生意，因此买卖双方都应重视撰写或回复询函。 潜在客户首次与卖方接洽时可将自己的业务范围、所需商品、商品的用途告知对方。如果是长期客户订购或重复订购，询函可简单些，只要打个电话或填一张询购单就可以了。 写询函时，一定要具体说明想了解什么情况，譬如想了解价格还是交货的细节，或是付款条件。回复询函时，要做到有问必答。 首次询购函 写给一个买方从未与之做过生意的卖方的询购函 应包括下列内容： 简单介绍从何处得到供应商（卖方）的名字，譬如是从大使馆、领事馆、商会，或在交易会或展览会上看到所询购商品，或是通过贸易伙伴，或是日报、周刊、行业刊物的广告上了解到的。 稍提一下你地对供应商（卖方）所经营货物的需求情况。 详细告知供应商你想得到什么，是产品目录、价格单、样品，还是有关折扣、付款方式、交货时间等信息。如果您想了解的情况很多，最好一一列明。 结尾句来圆满结束询函。 收到首次询函后必须及时答复，表示感谢；复函要注意措辞得当，以便与客户建立良好关系。信函2-1 中国商用机器进出口公司 中国上海市浦东中央大道2000号 电话：（021）59000000 传真：（021）59000001 邮编：201206 200-年9月5日 环球软件公司 橡树街2468号 旧金山CA94105 美国 女士们/先生们： 从最近一期的电脑世界我们得知你们的具有IBM个人电脑兼容性的“商务指南”软件包。我们想了解更多该软件的情况，因为它可能适合我方顾客的需求。 你是否能回答下列问题？ 1 该程序是一个整体软件还是由几个模块组成的？ 2 用户能否不下载就能从一个功能切换到另一个功能？ 3 用户能否自行设定结帐周期？ 4 有无加密功能？ 5 软件的价格多少？ 如有软件说明书请寄一册，我们将不胜感激。 谨上 沈琥圣（先生） 进口部经理 信函2-2 阿尔法股份有限公司 阿根廷联邦首都（2518）塔帕尔克3684号 电话：79480007952000 传真：7952001 200年7月23日 国际商务部 深壕电子有限公司 中国广东深圳南巡街92号 先生们， 我们是布宜诺斯艾利斯市中心一家大型唱片商店，想进一步了解你们在本月的视听信息广告中登载的磁带和盒式磁带。 能否告知那些盒式磁带是名牌产品还是由小型的独立公司生产的？适宜录古典音乐还是只能录口述和留言？如能寄些样品将对我们大有帮助，倘若符合所要求的标准，我们将会大量订购。我们还想知道你们是否给予商业折扣。 谢谢。 谨上 马赛罗亚康纳 副总裁 信函2-3 见野机械株式会社 日本东京新宿区162号早稻田町1-2-2 电话：03.3000.0000传真：03.3000.0001 200年10月15日 严宏民先生 销售部经理 中国化学品公司 中国北京首都大道888号 严先生： 本人注意到贵公司在10月9日期的科学与技术杂志上登载的广告。如蒙赠与产品与工序说明书一册，本人将不胜感激。 此外，本人特别对环氧树脂及其在冲模与铸模制造工艺上的应用感兴趣，想了解环氧树脂的物理特性，诸如负荷极限、耐热性和耐磨损性。也许贵公司可派一名代表来本公司商洽我们将来对环氧树脂的使用。 谨上， 山口新一 营业部长 信函2-4 DE多利实业有限公司 200年8月9日 销售部经理 赣江瓷器有限公司 中国江西景德镇瓷器路83号 先生/女士， 兹代表我方在墨尔本的委托人和你联系，他们有意从中国进口瓷器。 请寄你方最新商品目录及价格单，报你方最有竟争性的价格。 我方委托人系澳大利亚一家大型连锁店，如果你方产品质量和价格合适，他们将大量订购。 盼早复。 谨上， V多拉拉依 中环广场 新加坡路0718 传真：3000001电话：3000000 信函2-5 KK科第康纳公司 200年3月2日 达泰贸易有限公司 连纺大厦 中国辽宁大连市花园街666号 先生女士， 上个月在芝加哥的男式服装展览会你公司摊位上展出的羊毛衫系列给我们留下很深刻的印象。 我们是一家大型连锁零售店，现在想寻找能向我们提供满足青少年需求的各式羊毛衫厂家。 我们将大量订购，所以希望能从净目录价格上得到20%的商业折扣，外加一定的数量折扣；我们的付款条件通常是30天远期付款交单。 如果这些条件令你方感兴趣，并且你方能够每次供货达1000件以上，则请寄最新的目录本和价格表。希望早日收到你方的回音。 谨上， 弗雷德约翰斯 采购部主任 理查兹街202418号不列颠哥伦比亚省温哥华市 加拿大V6B3A7 电话：（604）600-0000传真：（604）600-0001 信函2-6 H伍兹有限公司 奈逊大楼 纽韦尔街 伯明翰B153EL 电话：（44-121）4560000传真：（44-121）4560001 200年3月1日 经理 上海纺织品贸易有限公司 中国上海市中山路72号 邮编：200001 先生/女士， 我们有意订购适合做裙子的花呢，希望了解贵公司的价格及各项条件。 如能提供样品，我们将不胜感激。 谨上， 拉里克雷恩 对华贸易经理 信函2-7 尼罗河贸易有限公司 金字塔街161号，亚历山大，埃及 电话：（20-3）4900000传真：（20-3）4900001 200年5月6日 出口部经理 中国摩托车公司 中华人民共和国山东济南市发展街34号 先生， 我们有意进口助动车，如能寄给我们贵公司的最新商品目录、价格单及各项出口条件，我们将不胜感激。也请告知贵公司在埃及的进口代理商名字？ 盼复。 谨上， 阿不杜尔阿齐兹 营销部经理 信函2-8 厦门国际贸易有限公司 中华人民共和国福建厦门市滨海路号 电话：（0592）500 0000 传真：（0592）500 0001 邮编：3610000 200年4月4日 里卡多布达班迪先生 销售部经理 雷那多家具有限公司 皮诶特拉帕帕街，00146罗马 意大利 布拉班迪先生： 我们有意订购贵公司的101型办公桌和500型的档案柜，不知这两种产品能否按下列要求改制。在贵公司200年春季商品目录中这两种产品都有图片及文字介绍。 101型办公桌 1. 台面宽度为1300毫米（原为1200毫米） 2. 材料用深核桃木（原为橡木） 3. 右边台脚装三个相同尺寸的抽屉（原为四个） 500型档案柜 1. 每个抽屉单独装锁（原为所有抽屉共装一把锁） 2. 柜子颜色为灰色、橙色或黄色三种颜色中的任何一种（原仅为烟灰色一种）。随函附上色样。 能否在一周内得到你们的回复及价格和交货期信息？如果贵方提供的情况不得泄露，我们将予以保密。 谨上， （小姐）林爱华 海外采购部经理第三单元回复与报价 对老客户询购函的答复一般比较简短，只要能礼貌相待，实言直说就可以了。 如果供应商（卖方）能够满足对方（买方）的要求，他的回信可包括以下内容： （1） 感谢对方的询购函。 （2） 向对方提供所要求的各种信息，并提及随函的附件及另行邮寄的样品、产品目录及其他物品。 （3） 提供你认为与客户询购有关的别的信息，尽管客户可能没有要求。 （4） 写上一两句结束句，鼓励客户订货并向他保证你会提供良好服务。 在信开头，应以客户姓名称呼他/她。即，如客户在来信的签名是Mr. B. Green, 你在回信称呼中应写Dear Mr. Green, 而不是Dear Sir, 要不然那就意味着你根本不愿记住他的姓名。 你向对方就他/她来函询购一事表示感谢时，别忘提到来函的及其他参照编号。不要用象“We are in receipt of your inquiry”（贵方询购函已收悉）或“In reply to your inquiry”（兹复贵方询购函）这样的语句，因为这听起来语气有些冷冰冰。 也不要用“We are taking the liberty of sending you” “（敝公司冒昧向贵方寄出”或“We hasten to reply to your esteemed inquiry of the 10th inst. ”, “ 敝公司兹复贵公司本月10日之尊函”等语句，这会使人觉得像这样的公司在100年前就该关门了。 如果你用“It was with the utmost pleasure that we received”，“我们极其愉快地收到”或“We deeply regret that we cannot supply you with” “我公司极其遗憾地奉告我方无法向贵方提供”这样的语句，你就会显得不是有些低三下四就是有些言不由衷。 其实，简单一句“Thank you for”“谢谢你”、“I would like to thank you for”“我想就向你表示感谢”、“I am sorry that”“我遗憾地告诉你” 就可以了。 对询购函的答复基本上具有例行公事的性质，因此，应用简单易懂、直截了当的（英语）语言来写，向客户提供所需信息（或报价），这样就基本达到要求了。 但是如果你的公司要提高销售量，或者正打算将新产品投入市场，那么在回信中就应体现你作为销售人员的作用：即在回信中应写进能够激起收信人兴趣的信息，使他们心悦诚服地向你订货。在这种情况下，信函的语言风格将具有至关重要的意义。简单的回复对方说有现货可供是不够的，因为你的客户可能发过10封询购函，因此你必须鼓励他说服他跟你做生意，譬如你可以这样写： We think you have made an excellent choice in selecting this line, and once you have seen the samples we are sure you will agree that this is unique both in texture and colour. （我们认为您挑选这一产品是作出了一个英明的抉择，看到样品您肯定会说这个品种无论在质地上还是在色泽上都是无与伦比的。） 如果没有询购人所要的产品，可向他/她提供别的产品，但不可批判询购人原来要求的产品。 当然，你可能无法办理订单或无法回复，此时尽快告知询购人。如果看了一封长信后才知道对方公司无法供货，这是很令人气愤的事。 你总是要感谢顾客写来询购函；如在信的开头没有表示感谢，可在信尾再谢。你还应鼓励对方多向你方询购。 记住：回复初次询购是留给顾客的第一印象，也会影响顾客对你方的评价。因此，直截了当告知顾客产品的信息、好处、价格及优惠条件将能创造你公司顺利执行订单的高效形象。 信函3-1 美国环球软件公司 美国旧金山橡树街2468号 CA94105 200年9月6日 沈琥圣 进口部经理 中国商用机器进出口公司 中国上海市浦东中央大道2000号 沈先生： 谢谢你昨日的传真，询问有关有IBM个人电脑兼容性的“商务指南”软件包。我很高兴您的问题如下： 1“商务指南”兼有集合软件和单个软件的最佳特性。“商务指南”由几个模块组成，但是各个模块的信息能互相传递。因此，如果你在一个模块内改动了信息，改变的情况会自动登录在其他模块内。这样就能节省时间。 2用户可不下载就能从一个功能切换到另一功能，只要使用菜单即可。 3用户可自行设定结帐周期。 4“商务指南”装有加密系统，不同用户可同时使用该应用程序 但只限于你所授权的用户。 兹附“商务指南”说明书一册，里面列明各个模块及整个软件的价格。由于该软件是一套灵活性强、综合性高、使用方便的财务应用程序，深受执业/注册会计师的欢迎。 如果有其他问题，请告知。 谨上 亨利摩根 海外部 信函3-2 深壕电子有限公司 200年7月24日 马赛罗亚康纳 副总裁 阿尔法股份有限公司 阿根廷布宜诺斯艾利斯 亚康纳先生， 谢谢您7月23日来函，询问我方在本月的视听信息广告中所述的磁带。 这批盒式磁带是用铁基优质二氧化铬材料制成的，所以您知道这批磁带是适合任何一种录音要求。这批是“DDE”磁带，您肯定知道这一品牌，而价格如此有竞争性是因为这批磁带是一家破产企业提供给我们的库存货物中的一部分。 由于这批磁带价格低廉，而我们在这批货上的赚头又是微乎其微，所以我们不会提供任何商业折扣。但是我们经销的磁带系列广泛，所以附上价格单一份，使您了解购买我方其他产品可以得到的商业折扣、数量折扣、现金折扣等详细情况。 我方已另邮给你方我们在广告中登载磁带及库存的其他牌号磁带的样品，请您尽早订购，因为我们广告登出后，已收到了大量的回函。谢谢您对我方产品所表示的兴趣。 谨上 欧阳茜芳（小姐） 出口经理 国际商务部 附件：价格单 中国广东深圳市南巡路92号 电话：（0755）7000000传真：（0755）7000001邮编：518000 信函3-3 玛瑟有限公司 200年11月24日 佛山舒意家安装有限公司 中国广东佛山市西粤街2号 先生们， 谢谢贵方11月21日来函。现附上淋浴设备的详细报价单。 在随函附上的我方带插图的产品目录中，您除了可以看到我们在建筑商杂志上所登的产品外，您还可以看到目前各式型号、各种尺寸的浴室设备。其中大多数型号可供现货。那些标有星号的产品的交货期在4560天之内。 香港和台湾的营造商都觉得我们的产品安装方便，外观诱人。当然所有的部件都能调换，我们的报价单里有零部件的价格。凡订单金额在6000美元以上，我们可给2%的折扣，订单金额超过20000美元的我们给3%的折扣。 只要您的订单一到，我们将立即办理。 谨上， 弗朗塞斯科马拉尼 销售部经理 附件：2件 24/a洛伦佐街 西班牙卡斯台隆 电话：（964）560001传真：（964）560002 信函3-4 赣江瓷器有限公司 中国江西景德镇瓷器路83号 电话：（0798）700 000 传真：（0798）700 001 邮编：333000 上海办事处 中国上海金陵路444号1202室 电话：（021）6300 0000 传真：（021）6300 0001 200年8月12日 V多拉拉依 DE多利实业有限公司 中环广场 新加坡路0718 多拉拉依先生， 很高兴收到您8月9日来函；兹附您所要的商品目录和价格单。 您将看到我们可以供应各种各样的茶具和餐具，其中有较粗犷的“玄武石”陶土早餐具、也有精致的“明朝”骨灰瓷碗碟盆匙。 有五十多种图案和造型可供您挑选，其中您可看到高雅的韦奇伍德风格的陶瓷、精致典雅的柳条图案、及色泽华丽的褐砂石制品。 您会注意到我们报的是CIF墨尔本价，并在所有的净价上提供10%的折扣，收到订单后三星期之内即可交货。 如您需要进一步了解情况，请与我们联系，并再次感谢您的来信。 谨上， （先生）楚云龙 销售部经理 信函3-5 达泰贸易有限公司 连纺大厦 中国辽宁大连市花园街666号 电话：（0411）4000000传真：（0411）4000001邮政编码：116000 200年3月4日 弗雷德约翰斯 采购部主任 科第康纳有限公司 理查兹街202-418号 不列颠哥伦比亚省温哥华市 加拿大V6B 3A7 约翰斯先生， 很高兴收到您3月2日的询盘，并得知您对我们的羊毛衫系列感兴趣。 我们的羊毛衫是为各个年龄层次的群体制作的，因此，提供您所要的货肯定没有问题。 您要求的数量折扣我们可以满足，对于金额在20，000美元以上的订单我们可以在净价上给5%的折扣，但是在我们国家里商业折扣的一般幅度是在10%。此外我们一直是以即期信用证付款做生意的。但是，一旦我们与你公司建立起牢固的贸易关系，对于付款条件我们愿意重新考虑。 兹附我公司的夏季商品目录和报有CIF温哥华价格的价格单。 我们相信，和欧美国家的零售商一样，您将发现我们的产品会在加拿大畅销的。希望我们双方能在所报的条件上达成协议。 谢谢您对我们的产品感兴趣，盼望很快得到您的回音。 谨上， 高峻（先生） 附件 信函3-6 上海纺织品贸易有限公司 200年3月6日 拉里克雷恩先生 对华贸易经理 H伍兹有限公司 奈逊大楼，纽韦尔街 伯明翰 B15 3EL 英国 克雷恩先生， 谢谢您3月1日的询盘。 我们可以FOB价格从现货中提供下列花呢。 色号32匹长40米