收款管理系统.doc

181.1 业务类型设置此功能是设置计费的业务分类。点击菜单的“业务类型设置”，进入业务类型设置界面。下图是设置好的业务类型列表。业务类型列表界面（图2-1）在界面右上角可以根据业务分类名称来查询业务分类。点击主界面中的按钮，可以打开添加业务类型界面。如下图：添加业务分类（图2-2）分类名称在输入的时候，系统会自动检测该分类是否已存在，如果已存在，则确认按钮显示为灰色，不允许保存，这样可以防止业务类型被重复录入。1.2 业务产品设置添加完业务分类后，就可以添加业务产品了。一个分类下可以添加多个业务产品。CDN/IDC业务的特点是就是按产品项目计费。业务产品列表界面（图2-3）业务产品信息包括产品编码，产品名称，所属业务分类，产品加速类型等。添加业务产品：点击按钮，进入添加业务产品界面。添加业务产品界面（图2-4）在输入业务产品名称时，系统自动检查输入的产品名称有没有重复，如果发现重复的业务产品，则确定按钮灰色，不允许保存。在所属业务下拉选框中，必须选择一个业务分类。是否公式计算，选是的话，则表明此产品要使用计算规则来自动计算费用。2客户管理计费的对象是客户，所以必须要把客户资料录入到系统中。点击“客户列表菜单”，进入客户列表查看界面。下图是客户列表。添加业务产品界面（图2-5）每个客户都会被分配一个公司编号。点击“添加合同”链接，可以进入到添加合同界面。点击“查看合同”链接，可以进入到查看该客户的合同列表界面。点击“明细”，可以查看客户资料明细。下图是点击“明细”后的界面。点击可以添加一个客户的资料。如下图：执行合同列表（图2-6）在添加客户资料界面，必须输入公司编码，客户商务联系人，技术联系人，财务联系人等的信息。公司编号不允许重复。如果输入重复的公司编号，则不允许保存。另外在添加公司资料的时候，还需要选择相应的销售代表及客户服代表。在客户列表界面，点击“明细”链接，可以查看客户的详细信息。点击“删除”链接，可以删除不需要的客户资料。3合同管理合同是收款系统的核心功能。所有的收款依据都是根据合同内容来设定。合同管理包括以下几个主要功能：3.1 合同列表点击菜单“合同列表”，进入当前正在执行的合同列表界面。如下图：合同列表（图3-1）在合同列表界面，可以直观看到合同编号，公司名称，客户代表及销售代表，以及合同相关的业务产品。合同起始日期及合同终止日期。点击“操作”链接，可以进行单个合同管理界面。为了方便的找到相应的合同，在合同列表提供了查询功能。如图：合同查询条件（图3-2）可以使用公司名称，合同编号等条件来查找相应的合同。也可以根据合同的开始日期和终止日期来查询指定范围的合同。3.2 查看到期合同在合同列表界面，点击“查看到期合同”链接，可以查看即将到期的合同。如下图：到期合同列表（图3-2）到期合同是指合同终止日即将到期的合同。到期剩余天数表明一个合同还有多少天就到合同终止日期了。在合同到期前，应该通知销售代表。可以使用“到期通知功能”来邮件通知销售代表。要发送到期通知，选择需要通知的合同，然后点击按钮，即可以发送合同到期通知邮件。3.2 查看已终止合同列表对于已经终止的合同，收款系统提供了一已终止合同列表来查看合同的内容。方便对已终止的合同进行查看。点击合同列表的“已终止合同列表”链接，即可所有已中止的合同。如下图：已终止合同列表（图3-3）对于已终止的合同，不允许查看以后的动作，如果要对已终止合同进行管理操作，必须先把合同恢复为正常状态才允许更新。3.3 添加合同在客户列表界面，点击“”链接即可在该客户名称添加一份合同。下图是添加合同界面。添加合同（图3-4）在添加合同界面，输入框后面带红色*号的是必须输入的合同选项。在添加合同时，必须选择合同的业务类型及业务产品。选择一个业务分类时，列出该业务分类下的所有产品。如下图：选择合同业务产品（图3-5）在录入合同时，在合同起始日期及结束日期确认及收款周期确认的情况下，系统自动计算应收款的期数。如下图中：合同起始为2009-07-01，合同终止日为2010-06-30，服务月数为12个月，选择相应的付款周期，系统会自动把收款期计算出来，下图是选择季付，则12/3得四期。添加合同_自动计算合同期数（图3-6）设置自动计算规则为了能够自动计算应收费用，在添加合同的时候，需要设置自动计算规则。一旦设置了计算规则，系统会每月自动计算客户CDN流量信息，并且流量图表。自动计算规则如下图：添加合同_自动计算规则（图3-7）3.4 管理单个合同在添加合同以后，还可以对合同进行进一步的管理。在合同列表项中，点击“操作”链接或点击合同编号，即可进入到合同管理界面。如下图：管理合同（图3-8）在合同管理界面，可以对合同进行编辑，添加合同产品，查看电子合同，上传电子合同，设置合同状态等操作。编辑：修改合同信息查看电子合同列表：查看已经上传的电子合同。电子合同管理：上传或删除已上传的电子合同设置合同状态：更新合同状态（正常合同，已终止合同，合同未回等状态）另外，在合同管理界面，还可以查看本合同已收的款项总额（红色字体），以及每个合同的回款总额及回款明细。编辑合同对合同已有内容进行修改。添加合同产品由于每个合同产品的计算规则都可能不同，一个合同中有多个业务产品的时候，可以使用添加合同产品功能来添加不同计算规则的合同产品。在添加合同产品界面，可以为每期应收款设置自动规则。添加合同产品如下图：管理合同_添加合同产品（图3-9）上传电子合同为了方便查看原始纸质合同内容，可以把原始合同扫描后制成电子版本上传到系统中，以便随时查看。下图是上传电子合同界面。上传电子合同（图3-10）4账单管理合同资料录入后，系统根据设置的合同规则，每月自动计算合同每期款项。操作员只要每月生成账单，发给客户即可。每份账单包含了收费明细。4.1 生成账单在合同管理界面，点击“生成账单”，系统自动进行账单生成界面。如下图：生成账单（图4-1）点击“下一步”按钮，进入账单生成明细界面。账单保存（图4-2）点击保存按钮，即可保存一份生成好的账单。4.2 客户账单列表点击“客户账单列表”菜单即可进行账单列表界面。客户账单列表界面（图4-3）账单列表显示所有已生成的状态，并且显示账单的所处状态。点击“确认”后，账单不允许更新。点击“申请发票”，则财务部门可以根据申请的内容进行开具发票。3.4 发票申请列表点击“发票申请列表”可以进入账单发票申请列表页面。列表页面显示待开发票的所有账单。如下图：账单发票申请列表界面（图4-4）点击确认开票，可将此账单的发票状态变更改已开票状态。点击“已开发票一览表”，可以查看所有已开发票的账单。3.4 账单回款确认列表账单生成后，财务部门根据每天的回款情况，及时对账单进行到账确认。在回款确认列表出，系统自动计算已回款总额和待收总额。账单回款确认列表界面（图4-4）点击“到账确认”链接，进入账单回款确认界面。可以进行账单回款确认操作。3.5 账单账期统计点击“账单账期统计”菜单项，可以查看账单的回款天数统计。如图：账单账期统计界面（图4-5）系统自动统计账单个数，计算算术平均回款天数和加权平均回款天数。其中加权回款天数考虑了账单金额因素。更具有参考意义。5系统管理5.1 部门设置点击“部门设置”，可以进行部门管理。部门设置的目的是为系统用户指定部门。如下图：部门列表界面（图5-1）点击“添加部门”按钮，可以添加一个部门。部门列表界面（图5-2）部门名称不允许重复。5.2 账号管理要使用资源管理系统，必须拥有系统账号才能使用。点击系统管理菜单组的“账号管理”进行账号管理界面。如图：账号管理界面（图5-3）管理员点击修改密码，可以在不输入原密码的情况下重置密码。点击“停用