项目工程技术资料管理办法.doc

项目部资料管理办法为使项目部资料规范化、标准化、统一化、系统化，做到项目部资料如实反映本工程的实际情况，便于查验、归档，验收、交档，特制定本管理办法。一、 职责和权限项目部应独立完成国家、地方及公司规定应完成的所有施工资料（工程、安全、质量资料等），并及时收集外包工程的资料，同时积极协助建设单位完成工程竣工验收及工程竣工备案。、项目部项目经理（项目技术负责人）对项目部资料负总责，项目部技术员每个月最后一天对项目部资料进行检查、指导和督促。制定并贯彻公司及项目部内部的技术资料管理规定。对项目部的技术资料定期进行检查。及时协助各部门资料员解决项目部所遇到的困难，了解国家和地方在技术资料方面的各种规定，并及时进行宣传和贯彻。、项目部各部门专职资料管理人员应对自己所做资料的及时性、完整性和真实性负责，做好项目部对档案的装订、编制目录等工作。编制项目部或各部门交来档案资料，并确保资料完整性及档案归档方面的符合性。同时做好资料的收集、整理、归档、资料管理、档案编制及保管工作，并做好防潮、杀虫、归类存放等工作。在资料收集时应检查资料是否齐全且符合相应的规定，对自己责任、能力范围外的应征求项目技术负责人（项目经理）的意见。在完成资料和收集资料中遇到困难应及时向项目技术负责人（项目经理）反映。积极学习各资料管理方面的知识，保证工程资料能符合国家及地方的相应规定；为项目其他人员的档案借阅和查询提供服务；负责档案管理相关规定、知识的宣传和培训。、其他人员应按资料完成岗位工作职责或分工表中的分工和项目部的规定完成自己分内的资料。做到认真及时填写，按公司和项目部的相关规定进行保存，并按期向专职资料管理人员上交。并督促自己管辖范围内的外单位及时上交资料并从自身专业角度检查资料是否符合要求。 二、 资料的流程管理1、 资料的编制资料的制作按资料完成分工表中的规定执行，项目经理（技术负责人）负责分工的调整和贯彻。资料的制作人员应该明确要完成的资料有哪些、质量要求是什么、什么时候完成、份数以及批次的划分。制作使用的介质（如纸张、照片、光盘等）、表格、填写方式等应符合国家及当地的相关规定。资料的填写应参照填表指南中的规定，对不明确的以质量监督站等政府权威部门为准）。同时做到字迹清晰、页面整洁、内容准确、项目完整（包括签字、盖章、日期等），用笔符合规定（如不得使用红色、纯蓝色等易褪色的笔）资料制作应准确、有依据，并符合现场实际情况。特别是隐蔽工程和特殊工程资料应能够为今后的装修或维修提供可靠的依据。如可能在以后可能同甲方、监理、总包单位存在争议的相关资料、报告等，资料或报告中应有相关资料的说明及实事举证图片依据。对于相关单位不予签收的资料和报告，应在资料或报告中注明上报时间、地点、在场人员等相关信息。竣工图由资料员或项目指定人员组织编制，竣工图应随工程进度进行。对于变更应在变更完成后及时改在原图上。竣工图应清晰、干净。资料制作应及时，对于需要在现场签字确认的，必须在相应的人员达到现场前准备好。其他重要资料的制作完成时间规定原则上如下：开工报告：从开工之日之前一周内完成。图纸会审纪要：图纸会审后一周内完成总体施工组织设计：开工之日前一周内完成。分项施工方案：分项工程施工之前两周内完成。竣工验收报告：达到竣工验收条件后七天内。施工日志：五天内分部工程验收记录：验收当日准备好，一周内完成签字盖章手续。技术交底：施工之前一天竣工图：分户验收完成时或装饰工程完成后1个月内。隐蔽记录：隐蔽验收当日现场签字认可2、 资料的审核、签字各相关人员在签字的时候和接受别人移交的资料时候应对资料进行审核。审核应包括资料的完整性、合理性、准确性等相关内容。对于一般资料审核签字应在一天内完成，对外包单位交的成套资料、或内容较多或较集中的资料应在一周内审核完成。资料中需要签字的由专职资料人员统一找相关人员进行签字确认。对于需要迫切的资料，项目部应安排专人找相关人员签字。各种资料的签字完成时间一般不应超过一周。对于签字不及时的资料人员应催促，若三天内任没有效果，应告知项目经理（技术负责人）。对内部签字不及时的人员应及时提醒，仍未解决的及时提交项目经理或技术负责人处理。由他人帮忙找外单位签字的，应对需要签字的文件做好统计，包括份数和页数。取回资料时应立即清点，以及时发现资料是否完整。资料的签字必须手签，不盖私章。不允许代签、漏签。签字的结论必须明确，不能矛盾、含糊，对于结论不明确的按签字人员已认可来判断。对外部交来资料审查中有疑问的地方应提请项目部经理或技术负责人帮助解决，项目部不能解决的向公司相关部门或领导求助。3、 资料的收集、整理项目部设有专职资料人员，资料员作为项目部资料最终收集的管理者。资料人员应明确本工程应该产生的各种资料具体目录，在工程开工前，应整理出工程所需目录，技术负责人负责审查。同时项目部的技术负责人和资料人员应关注国家和地方关于工程资料方面的一些规定，确保工程资料符合要求。各相关人员负责各自范围内的资料初步收集工作。收集人员应主动向提供资料人员索取，提供资料人员积极配合，并定期自觉提交相应资料。对同种资料数量较多，不易清理的资料应及时进行整理、编号、登记等方法确保无缺漏。对于不合格的资料不得与合格资料放在一起，应由相应责任人员立即整改。避免不合格资料混入交档资料中。不合格资料就及时在显著位置标示清楚在合同中应该明确外包单位应该提交的资料内容、期限和质量要求。分包单位应主动与项目部和相关验收部门或单位联系，确定工程资料是否合格。工程完成后，资料人员应在15天内将外包工程的资料收集齐全。外包单位在结账前，资料必须交完，并经资料人员和技术负责人认可。资料收集必须及时，对资料收集时限作如下规定： 所有资料的收集应满足工程的需要，对于需要迫切的资料，需用人员应主动收集。 工长的资料包括技术交底、施工日志应在每个月最后一天交给相关人员手里。 材料的合格证、说明书、检验报告等随同材料送来的资料应每周向内业送集中送一次。 资料员应在检测结果出来，三天内索取相应的检测资料。资料员根据检查资料记录好相应的数据，为评定或配料做好准备。 质检人员应一周内将质量相关资料整理、签字完善入盒。 其他人员在没有其他要求的情况下应在一周内将相关资料交资料人员。4、 资料的存放和保管及传递资料平时应该放在文件盒或文件袋中，并锁在箱子或柜子里面。存放地点要主要防水、防潮、防火、防盗、防日晒（主要是蓝图）、防鼠啃、防虫蛀。 资料传递应当面点清，并做好签字交接手续，手续中应包括资料的目录、份数、缺失情况。签字后表示接收人员对现有资料情况的认可，并对今后可能出现的问题负责。5、 资料的发放 当资料需要发放给相应的人员或部门时，由项目经理或技术负责人签字确认并确定发放范围，技术员负责发放，并做好登记和签字。 对不能直接发放给接收人员手中的应电话联系，放于对方要求的地方，并在三天内做好补签手续。6、 资料的借阅 项目部资料的借阅必须经项目部的项目经理或技术负责人同意后才能借给他人。借阅时做好登记，同时明确什么时候归还，一般借阅时间不应超过一周。到期时，应催促借阅人员归还。 对于只有一份的资料不能借出，应当面查阅或进行复印，借出复印件。对有意离开公司的人员不得外借资料。7、 资料的更改对已完成需要更改的资料应事先征得相关人员的认可。对需要在原资料上更改的应用黑笔划掉（不能涂黑团），然后在旁边将更改内容写上，然后需要相关人员在该处签上名字和日期确认。若需要全部更换，应在变更后的资料完成后将原来的资料销毁掉。8、 资料的销毁 对于失效的图纸、文件等指导工作的内容应及时销毁，以免错用而带来损失。对于牵涉到公司、项目部秘密的资料应存放好，经项目经理或技术负责人确认失效的应及时销毁。同时需保密内容的作废的复印件应及时销毁。 对于确认需要销毁的文件要慎重，避免出现无判断而今后需要时无法恢复。9、 资料的归档 归档的要求应按照四川省建设工程文件归档技术管理规定执行。 档案平时做好收集整理工作，在装订完成后，及时按要求进行归档，能形成册装订的应形成册。交档案馆的时间应在工程竣工验收后15天内。较公司档案室的时间应在竣工验收后一个月内。对于因各种原因不能竣工验收的工程，在停工后15天内将档案存放至公司或项目档案室暂时保管。 档案应向建设单位移交两套（一套建设单位保存，一套用于交城建档案管），公司档案室移交一套（公司自己开发的工程建设单位和施工单位公用一套）,项目部视情况确定是否保留一套。 对于单体工程较多的工程，部分资料在征得质监站等相关单位同意后，可将所有单体工程做在一起，如竣工申请验收报告、竣工验收告知单、竣工备案表。 其他监理、物管等需要的资料应提前向他们咨询。对没有给出明确目录要求的，至按表格中的要求准备，并在签字时提醒他们自存一份。 档案提倡电子化，竣工图应递交电子文档给公司档案室。文字资料可提供一份扫描件。 三、 资料检查1、资料人员应平时做好对已有资料的自查工作，同时及时清理应交来而实际还未交来的资料。对发现的问题及时向项目经理和技术负责人反映。2、技术负责人（项目副经理）每月对本项目部的资料进行检查，项目经理至少每季度对本项目部的资料进行检查，以便准确了解情况，不出现拖拉现象。每个月日前项目经理或技术负责人提交检查结果。以便及时确定资料不及时或资料签字难等问题的处理方案。、检查内容主要包括资料的及时性、完整性、准确性、流程管理是否到位。到检查出的问题应跟踪，直至顺利解决。四、 奖罚则(原则上以教育引导为主，情节严重且缕教不改者按下列规定执行)1、 对各种资料不能及时完成或完成的质量达不到要求而影响工程验收、竣工备案的等后续工作的，原因为相关人员工作失职者，视情况对相关人员罚款1050元，对主要责任人员处罚20100元。同时限期整改，对限期内不能完成的，加倍处罚。2、 各种资料若出现较严重的滞后现象（比规定滞后10天）或经常滞后，对直接的责任人处以10元50元的罚款。如遇特殊原因的，应及时向项目经理或技术负责人汇报。3、 对于资料不完整，但损失不大的视情节对资料管理人员处罚20元，并责令整改。4、 资料出现遗失、遗漏、损毁等，视情节对直接责任人处以元的罚款。5、 对出现资料签字不及时、漏签字较多的对责任人员处罚元/次。6