国有企业公文写作培训.pptx

DocumentWriting 主讲 黄平 公文写作培训 公文的种类 1 常见公文格式 2 公文写作要求 3 公文结构 4 常见公文写作 5 概述 综字 2017 45号 公文处理办法 第一章 01 公文的种类 决议决定命令意见通知通报报告请示批复函纪要规定 决议决定命令意见通知通报报告请示批复函纪要规定 集团 公文处理办法 通知 适用于发布 传达要求下级单位执行和有关单位需要周知或执行的事项等 通报 适应于表彰先进 批评错误 传达重要精神或告知重要情况 请示 适应于向上级请示指示 批准 报告 适应于向上级单位汇报工作 反映情况 回复上级的询问 批复 适应于答复下级单位的请示事项 函 适应于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适应于记载会议主要情况和议定事项 适应于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的措施 集团目前一般以通知文种发布 规定 制度 办法 公文这些事 一 按行文方向分 上行文 下级机关 部门向所属上级领导机关或指导机关 部门报送的公文 如请示 报告 部分意见等 下行文 上级机关 部门向所属被领导机关或被指导机关 部门发送的公文 如命令 令 决定 决议 规定 批复 多数通知 会议纪要 公告和部分意见和函等 平行文 向平级或不相隶属机关传递的公文 如函 议案 议案在行文程序 性质方面具有上行文特征 部分通知 意见 会议纪要 二 按涉密程度分 按保密级别有普通公文 秘密公文 机密公文 绝密公文等 根据阅读范围可分对外公开 国内公开 内部使用等 三 按处理时限要求分 如平急 党 急件 特急 加急 党 等 电报有平急 加急 特急 特提等 02 常见公文格式 公文基本版面 天头37mm 订口28mm 下边距35mm 右边距28mm 1 2 微视频 常用公文格式 03 公文写作要求 准确简明质朴得体 周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上代表我国政府发表的讲话 其中有一段被多种写作教材引用 被认定为公文语言的楷模 通过这段文字可认识公文对语言的严格要求 这段话由于运用了排比的修辞格 显得气势磅礴 很能显示正义的力量 从措词角度看 这段文字也堪称典范 其中有三组意义相近的语词 制止 停止 防止 保证 尊重 保障 撤除 撤退 取消 这些词语都运用得极其精确 以第一组为例 制止 对应于侵略行动 停止 对应于干涉内政 防止 对应于日本军国主义的复活 搭配得非常恰当 如果相互交换一下位置 意义就会产生错乱 公文用语有直接性 模式性等特点 要求准确 简明 质朴 得体 模式性 常见模式性语言有 起首语 为了 根据 按 遵 依 照 由于 兹因 兹有 兹定于 关于 对于等 多用于表示行文目的 原因 根据 时态 范围 背景情况等 结尾语 特此报告 通知 函达 函告 函复 请审核 阅 此复 此令 现予公布 为盼 尚望函复 请予批准 请审批 请予支持 希 请 遵照执行 请认真贯彻执行 当否 请批示 可否 请批示 如无不妥 请予批准等 期请 期复 征询用语 请 敬请 拟请 特请 希 希望 当否 可否等 称谓用语 第一人称 我 本 第二人称 贵 你 第三人称 该衔接语 为此 鉴于 有鉴于此 因此 综上所述 总之等 承上启下 领起下文 起过渡作用 经办时态用语 经 已经 现将 已将 拟等 用于说明工作处理过程的时态 引述用语 近接 顷闻 欣悉 近悉等 用于引述来文 作为批答行文的依据 表态用语 同意 批准 拟同意 基本同意 原则同意 照办 按此办理 暂不执行等 递送用语 报 呈 颁发 印发 发布 送等 表示文件递送方向 再说 模式性 准确 用恰当的词语 正确无误的句子反映客观事物的实际情况 本质特征 准确地表达需要传达的内容 准确是公文语言最基本的特点和起码的要求 简明 公文总是要直接地 迅速地传递某种信息 它的语言必须简洁明快 干净利落 言简意赅 质朴 公文语言要让人一看就明白 一听就懂得该做什么 怎么做 而不必去揣摩 推敲 它的语言应该朴实平直 深入浅出 开门见山 明白易懂 得体 根据行文目的 内容 对象 恰当地使用语言 作到文实相符 内容和形式相统一 体现公文特有的语体风格 04 公文结构 归纳演绎总分因果比较递进 文章的结构实质上是作者思路的体现 公文写作的常用思路 归纳和演绎 总分 因果 比较 递进 结构也称之为谋篇布局 演绎 从普遍性的前提推出特殊个别性结论的思维方法 它与归纳的思维方向相反 是从全体到个别 一般到特殊 因果思路 运用探因和寻果的思维方法形成的文章思路 公文写作中 从写作意图和考虑接受心理出发 较多采用由果溯因的思路 归纳 根据某类事物部分对象的概括 推出一般结论 调查报告 总结 情况报告 表彰或处分文稿常用 要注意不要轻易下结论 可选用 一般情况下 在一定条件下 等限制词语 表明相对性 留有余地 总分思路 运用综合和分析两种思维方法所形成的文章思路 在公文写作中最为常见 比较思路 运用比较和鉴别的思维方法形成的一种文章思路 规划 方案 可行性报告 经济预测报告 决策意见等写作中 较多采用该思路 递进思路 运用递进思维方法形成的一种文章思路 递进思维是认识事物或事理由浅入深 由表及里 由低到高 由小到大 由轻到重 层层递进 循序渐进 逐步深入的一种思维方式 说理性较强的公文常用 公文 三性 完整性 连贯性 严密性 开头 主体 结尾三部分不可无故残缺 要脉络畅通 首位贯穿 文艺作品却讲究点到为止 采用意到笔不到的写法 留下一些空白由欣赏者来填补 各部分之间 在内容上要相互连贯 在形式上无论是采取序号或小标题衔接还是自然过渡都要求井然有序 衔接紧密 过渡合理 各部分之间要有严密的逻辑联系 前后内容既不能互不相干 也不能互相矛盾 总的来说 要围绕主旨安排结构 要做到层次清楚 思路清晰 体现 三性 结构的基本形式 1 横向组合结构 或按事物的组成部分展开 或按空间分布展开 或按事物的性质归属展开 1 简单列举式 围绕主旨 把选用的材料分类后 逐条逐项并列排出 法规 规章及合同等常用 2 总分并列式 辐射式地展开结构 并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排 分别围绕主旨阐述一个问题 或者说明事物的一个方面 公文常用 2 纵向组合结构 1 直叙式 或按时间先后为序 或以事情的发生 发展或变化过程为序 2 递进式 按事理的展开或认识过程的深化安排结构 或叙事 说理 结论 或提出问题 分析问题 解决问题 由浅入深层层推进 重点在解决问题或结论部分 3 纵横交叉结构 或是以纵为主 以横为辅 或以横为主 纵为辅 如上例 通知 以纵为主 而解决问题部分是以横向结构组合材料 结构的基本内容 1 标题 题好一半文 1 公文式标题 发文机关 事由 文种 2 新闻式标题 简报 总结 调查报告等事物文书常用 分为单标题 说明式 直陈式 提问式 警句式等 双标题 一般正题突出文章中心 副题 眉题说明文章内容及文种 例 先挖渠后放水扶上马送一程 武钢体制改革静悄悄收实效 顺利剥离七万职工效率大幅度提高 3 论文式标题 以论题或论点为标题 调查报告和学术论文常用 如 宏观调控是市场经济体制的内在要求 4 四项式标题 单位 时限 事由 项 文种 由公文式标题变通而成 计划 总结及法规 规章常用 如 某公司2018年职工培训工作总结 结构的基本内容 2 开头 开门见山 下笔入题 起句发意 不能 曲径通幽 或概述情况 或说明根据 或介绍目的 或交代原因 或阐明观点 或表明态度 或提出问题 或慰问祝贺 或引述来文 常见体式 1 根据式 缘由式 在开头表明制发公文的根据 目的 意义 比如根据上级文件 领导指示 有关规章 现实情况等 这类开头一般用 根据 遵照 按照 为了 等词领起 如 根据 国务院关于进一步调整国务院部门 单位 所属学校管理体制和布局结构的决定 2 叙述式 开头简要介绍对象的情况 或简要叙述公文所指向的主要事实 或简要概括文章的基本内容和中心观点 然后在此基础上展开主体部分的表达 例 自1995年国务院召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来 全国各族人民积极投身到建设有中国特色的社会主义现代化建设事业中 各项改革和建设事业取得了巨大成就 涌现出了大批品德高尚 成绩显著 贡献突出的先进模范人物 为有利于调动全国人民建设有中国特色社会 结构的基本内容 3 结尾有以下三种基本类型 1 提出要求 安排工作的指挥性下行文 通常要在最后提出贯彻执行的要求 2 展望未来 通常推广经验 通报情况的公文 在最后要展望前景 提出希望 3 期复请求 请示 议案之类的呈请性公文 在最后一般都要写明期待批复或期待通过的请求 4 层次和段落层次 又称 部分 大段 逻辑段 等 是小于篇 大于段 有时也可以等于段 的结构单位 公文的层次安排 有两种基本形态 一种是并列式 一种是递进式 段落 就是我们平时所说的自然段 它是小于层次 有时也会有一个段落自成一个层次的情况 大于句子的结构单位 它有着段首空两字 段尾另起行的外部标志 段落的划分使文章的结构更明晰 醒目 古人写文章不分段落 给阅读造成的障碍是显而易见的 段落的划分需注意三点 保持段意的单一性 注意段意的完整性 段落安排要长短适度 结构的基本内容 5 过渡和照应过渡的方式有三种 一是过渡段 二是过渡句 三是关联词语 如果前后文内容差异较大 要安排一个段落承上启下 这个段落就叫过渡段 过渡段不是独立的意义段 主要功能不是表达意义 而是完成内容的转换 过渡句或出现在上层上段末尾用以 启下 或出现在下层下段开头用以 承上 用关联词语过渡 常用的词语是 因此 但是 然而 总之 综上所述 等等 一般出现在下层或下段起首 照应 就是文章前后内容之间的关照和呼应 常见形式 首尾照应 就是结尾照应开头 注释性照应 前文出现的一些概念无暇解释 可以在文末安排注释 一方面对前文的某些概念进行解释 一方面引导读者回顾前面的内容 例 监察机关实行回避制度暂行办法 的第十一条 就对前面涉及的 近姻亲 三代以内旁系血亲 近亲属 拟制血亲 四个概念的含义进行了解释 简要回顾 上节课我们主要学习了什么 公文这些事 05 常用公文写作 请示通知通报报告等 写好公文三要素 准 精 规 这三个要素要当紧箍咒时时刻刻都要念 一时一刻也不能忘 必须贯彻于公文起草的始终 对于 准 包含两方面要求 即 内容要准 不能胡说 乱说 瞎说 不能违背实情 不能背离常情 特别是我们制定的文件 下发的通知 出台的政策 一定要追求准确性 不能模棱两可 似是而非 不能让人感觉这样理解可以那样理解也可以 特别对专有名词 专业术语和人物名称 单位等表述 更要慎之又慎 准之又准 对于 规 就是规范的要求 规范不仅是一种工作要求 更代表着一个单位的对外形象 具体到公文起草上 如果我们的各种公文的各个方面都能注重规范 就会自然而然地赢得别人的好感和尊重 相反 如果我们的公文弄得乱七八糟 随心所欲 任意任性 别人就会轻视甚至鄙视我们 认为我们不正规 不严谨 不讲究 再大的单位人家也会看成是小作坊 对于 精 就是要注重精炼 盐多了菜咸 话多了人烦 重复不是力量 简洁才会有力 鲁迅先生说 写完文章后至少看两遍 竭力将可有可无的字 句 段删去 毫不可惜 说白了 就是能一句话说清楚的绝不两句话说 十八大以来 中央改进作风其中重点提出改文风的要求 要求用最精炼的语言表达最丰富的内容 用最朴素的语言阐述最深刻的道理 这需要我们具备一定的文字功底 需要实践磨练 这也是对我们基本功的考验 举例 前些年湖北省破获了一起绑票杀人案 这起绑票杀人案很早就发生了 侦查了很久没有结果 后来一位刑侦专家在旧案卷中看到了绑匪写的一张纸条 立即断定作案者是一个受过高等教育的文化人 于是快速确定了侦查重点 那张纸条上写着这样几个字 过桥 顺墙根 向右 见一亭 亭边一倒凳 其下有信 写这张纸条的罪犯竭力想把句子所传达的信息精练到最低限度 但他忘了越精练越能反映他的文化功底 为了用寥寥数语把藏信的地点说清楚 选择了以动词指引的最佳方式 动词又选了四个准确而不重复的单字 简直难以删改 后来罪犯伏法 是一名大学老师 要达到精炼的要求 确实很困难 举例 丘吉尔曾经说过 如果给我5分钟 我提前一周准备 如果是20分钟 我提前两天 如果是1小时 我随时可以讲 稿子字数要求越少 就越难写 写文章的人都有体会 一看到通知要求发言时间5分钟以内的 头就大了 01请示的写作技巧 请示写作 1 一 请示的含义请示 是指下级单位或部门向上级单位或业务主管部门请示审核批准某事项时使用的呈请性的上行公文 请示的结构 一般由标题 主送机关 正文 发文机关 日期五部分组成 二 请示的特点1 紧迫性 请示的事项一般都是急需上级予以批复明确和解决 2 单一性 请示一般一文一事 不可将多项请示内容放到一起请示 通常主送一个机关 不多头主送 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 但不得在请示的同时又抄送下级机关 3 预先性 请示必须在事前行文上呈 不能先斩后奏 4 逐级性 请示应按隶属关系逐级请示 一般情况不得越级请示 如确需越级请示 应同时抄报直接主管部门 请示写作 1 三 请示的类型1 请求指示的请示 此类请示一般是政策性请示 是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释 对变通处理的问题作出审查认定 对如何处理突发事件或新情况 新问题作出明确指示等请示 2 请求批准的请示 此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示 主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题 3 请求批转的请示 此类请示是下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法 需各有关方面协同办理 但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理 需上级机关审定后批转执行 四 请示的写作1 标题居中写 关于 的请示 报告 请示写作 1 2 上款顶格写 上报单位 3 正文主要由请示的缘由 内容 要求三部分组成 应将理由陈述充分 提出的解决方案应具体 切实可行 4 结尾另起一段空两格 一般写 妥否 请批示 或 当否 敬请批示 5 落款正文结尾之后空两行的右下角 分两行 第一行写报送单位 第二行写报送的年 月 日 请示写作 1 5 盖章将报送单位的公章 公安局备案 红印章盖在报送单位和年月日的正中位置 五 请示写作示例 是否正确 关于增设培训项目的请示xx市人民政府 我校是一所公立全日制的事业单位 现有在校学生807人 教师29人 多年来 由于各种客观原因 学校的部分设施老化严重 教学楼的窗户老化腐烂 紧靠路边的围墙出现较大的裂缝和倾斜 对师生和附近群众的生命财产安全造成了严重威胁 目前学校经费短缺 无力更新和维修 现特向人民政府申请援助 给大楼装上铝合金窗 安装避雷针和维修围墙 所需资金约8 24万元 具体预算附后 当否 恳请政府审批 xx小学年月日 标题的三要素组成 1 发文机关 2 事由 3 文种 关于 加事由 发文机关用全称或规范的简称 请示写作 请示的正文结构案例 1 请示的缘由 2 请示的事项 3 请示的要求 请示写作 请示的遣词造句 要求在关键词上使用书面语 请示写作 请示的遣词造句 我们公司包装车间从造好以来 已有25年了 请示写作 请示的遣词造句 显得狭小 空间逼仄 捉襟见肘 请示写作 请示的遣词造句 公文中形容词 成语的使用要反复斟酌 尽量不用成语和坚决不使用抽象的形容词 公文使用叙述而不使用描写 请示写作 请示的遣词造句 这类请示的问题可以做一些图片配文字 作为请示的附件 更具说服力 请示写作 02报告的写作技巧 二 报告种类 一 报告的含义报告 是指下级单位或部门向上级单位或业务主管部分汇报工作 反映情况 回应上级单位或上级领导重要批示的上行公文 报告 2 1 工作报告 是汇报工作情况和问题 并提出改进的意见和措施的报告 工作措施部分 要从实际出发 符合政策精神 切实可行 2 情况报告 是本单位向上级汇报有关情况 包括重点工作 重要事项的最新进展 或者正常工作秩序之外的情况等 报告 2 3 答复报告 是对上级单位所提问题或询问事项的回复 要求有针对性地回答所提问题 文字力求简要 4 建议报告 对自己职权范围内的某方面工作有了切实可行的设想之后 将其归纳整理成意见 办法 方案 上报上级 希望上级单位采纳 三 报告的格式1 标题居中写 关于 的情况报告报告的题目用词要准确简练 一目了然 如果内容紧急 则在标题中 报告 前面加上 紧急 二字 2 上款顶格写 上报单位 3 正文各种报告的写法有所不同 但一般都有报告的目的 内容和结尾三部分组成 1 开头 开门见山 说明报告的目的 用 先将具体情况报告如下 的惯例语句衔接主体报告内容 报告 2 2 主体 写报告的主要内容 包括 主要情况 突出成绩 存在问题 改进建议等 3 结尾 另起一段空两格 写 以上报告妥否 请批示 或者写 特此报告 如果是呈转性报告 写 以上报告如无不妥 请批转有关部门执行4 落款正文结尾之后空两行的右下角 分两行 第一行写报送单位 第二行写报送的年 月 日 报告 2 报告 2 答复性报告的正文结构案例 报告的缘由 原因 影响与解决办法 报告的结束语 答复性报告的缘由案例 答复性报告缘由是对上级机关提出的问题 给予回应 答复性报告缘由写法有相对固定格式 答复性报告的缘由案例 答复性报告的缘由案例 发文机关 文件 或领导询问问题 的全称 答复性报告的缘由案例 对来文处理的态度 我公司即进行了调查研究 经我公司认真调查研究 我公司主要领导即召开专题会议研究 承启语接下文 答复性报告的缘由案例 03通知 通告 通报 通知 一 通知的含义通知 是用于发布规章 会议和活动 批示下级单位事项或转发上级单位要求的下行公文 一般性的通知发便函 重要通知则要正式下发文件 二 通知的主要类型1 指示性通知 上级单位对下级单位某一项工作作出指示和安排部署 2 告知性通知 用于告知各方面众所周知的事项等 对下级或平级均可发送 3 事务性通知 既用于上级单位对下级单位某一项具体事项布置 交代任务 也用于同级单位及不相隶属的单位之间就某一项工作的进行或某一具体问题的解决 要求对方配合协助办理的 通知 三 通知的写作1 标题通常有三种写法 一种是由发文单位名称 事由和文种 通知 构成 一种是由事由和文种 通知 构成 一种是直接以文种 通知 作标题 第二种和第三种前面加 关于 二字 2 上款顶格写 要通知的单位名称及人员 后加冒号 或将单位名称以 抄送 形式写在最后一页的最下方 3 正文由开头 主体和结尾三部分构成 开头主要说明通知事项的缘由 根据 主体说明通知的事项 结尾提出执行的要求 4 落款一般至少空两行 在右下方位置写发文单位名称 最后下一行对正单位名称位置写发文时间 记着一定要在单位名称位置盖上发文单位公章 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 由标题 正文 发文机关和日期等部分组成 通告的标题一般也是由发文机关 事由 文种构成 但也可省去发文机关 事由 只写文种 通告 通告的正文一般由缘由和通告的事项组成 缘由是写通告的依据 理由和原因 事项主要是应当周知和遵守的内容 结尾部分可用 特此通告 有时也可不写 通告 简析通知和通告的区别 1 单选题 陕西省司法厅为做好12月4日的 宪法宣传日 活动 决定向全省各地司法部门发文 并就做好宪法宣传活动提出要求 此公文最适合的文种是 A 公告B 通知C 通告D 指示 2 单选题 A市交通局为了拓宽某繁华街道 减少交通压力 在修路期间为了避免给行人带来的不便 要发布一则公文 告知行人通过此路段时提前绕行 此公文最适合的文种是 A 公告B 通知C 通告D 通报 考考大家 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报属下行公文 通报有以下几种 表彰性通报 主要用来表彰先进 介绍单位或个人成功的经验 做法 以学习先进 见贤思齐 改进与推动工作 批评性通报 用来批评后进 纠正错误 打击歪风 指出有关单位或个人存在的错误事实 提出解决办法或处理意见 传达性通报 用于传达上级重要精神与重要情况 引起人们的警觉与注意 对当前的工作起指导作用 通报 表彰性和批评性通报正文一般分为三部分 一 主要事实 表彰性通报要突出主要先进事迹 批评性通报要抓住主要错误事实 二 分析指出事例的教育意义 表彰性通报 有在阐述先进事迹的基础上 提炼出主要经验 意义和值得学习与发扬的精神 批评性通报要分析错误的性质 危害 产生的根源和责任 指出应吸取的主要教训等 三 决定要求 表彰性和批评性的通报 应写明组织结论与予以表彰或处理的决定 同时提出对表彰或批评对象与读者的希望 要求 为了防范和杜绝类似错误发生 批评性通报的结尾处 通常要有针对性地提出防范的措施或规定 传达性通报一般不写决定要求 四 生效标识 通报 情况通报 用以报道 传达重要情况和有关精神 其正文有两种组成方式 其中一种只对有关事实作客观叙述 另一种除此外还对情况加以分析说明 有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见 表彰性通报 用于表彰好人好事和介绍先进典型经验 其正文主要有三方面内容 先进事迹