贸易公司质量、环境、安全三合一程序(原创).doc

ZNXXXX商贸有限公司文件编号：ZN/QB-00-2014版本号/修订次：A/0程序文件汇编 GB/19001-2008 idt ISO9001:2008 依据： GB/24001-2004 idt ISO14001:2004 标准编制 GB/28001-2011 idt OHSAS18001:2007 发送单位： 分发编号： 受控状态： 受控 非受控 编 制： 审 核： 批 准： 2014年06月01日发布 2014年06月10日实施 地址：XX 北路电话： 传真： XXXX商贸有限公司程序文件XX商贸程序文件目录版本号： A文件编号：ZN/QB01-2014修订次： 0页 码：共42页/第01页序号文件编号文件名称修改状态1ZN/QB01-2014文件控制程序A/02ZN/QB02-2014记录控制程序A/03ZN/QB03-2014环境因素识别评价控制程序A/04ZN/QB04-2014危险源识别评价控制程序A/05ZN/QB05-2014法律法规及其它要求识别控制程序A/06ZN/QB06-2014信息交流控制程序A/07ZN/QB07-2014管理评审控制程序A/08ZN/QB08-2014人力资源控制程序A/09ZN/QB09-2014基础设施和工作环境控制程序A/010ZN/QB10-2014与顾客有关的过程控制程序A/011ZN/QB11-2014供方与采购控制程序A/012ZN/QB12-2014相关供方施加影响控制程序A/013ZN/QB13-2014销售过程控制程序A/014ZN/QB14-2014环境安全运行控制程序A/015ZN/QB15-2014内部审核控制程序A/016ZN/QB16-2014产品和服务监视测量控制程序A/017ZN/QB17-2014环境安全监测控制程序A/018ZN/QB18-2014合规性评价控制程序A/019ZN/QB19-2014不合格品控制程序A/020ZN/QB20-2014事故事件报告处理控制程序A/021ZN/QB21-2014应急准备和响应控制程序A/022ZN/QB22-2014数据分析控制程序A/023ZN/QB23-2014不符合纠正预防措施控制程序A/0XXXX商贸有限公司文件XX商贸文件控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB01-2014修订次： 0页 码：共42页/第02页1.目的对与管理体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用的文件都是有效版本。2.适用范围适用于管理体系有关的文件的控制。3.职责3.1办公室负责管理文件的发放、更改、控制和管理。3.2各有关部门负责各自部门的管理文件的编制、发放、更改、控制和管理。4.工作程序4.1文件的分类4.1.1文件分为如下几类：a.管理手册和程序文件；b.其他管理文件（包括制度、规定）；c.技术性文件和有关资料（包括内部和外部文件）；d.外来文件（国家、地方法律、法规，国际、国家标准、第二方文件）。4.1.2文件分为受控文件和非受控文件。a.受控文件：公司内部使用的管理手册、程序文件、图纸、作业指导书、工艺、技术文件及标准等与管理体系相关的文件；b.非受控文件：公司外发的管理手册、程序文件与管理体系无直接相关的文件。非受控文件也应进行编号。4.2文件的编号建立质量管理体系时，编制质量管理体系文件时对每个文件均需编号，各类文件的编号由办公室依据编号原则制订，具体如下：4.2.1文件编号 ZN / QA - 01 - 2014 文件发布年代号 文件流水号 文件性质代号(QA管理手册 QB程序文件 QC三级文件）XX商贸代号 4.2.2记录编号 ZN / QD - 001 - 流水号 程序号 文件性质 公司代号 XXXX商贸有限公司文件XX商贸文件控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB01-2014修订次： 0页 码：共42页/第03页4.3文件的编制4.3.1管理手册、程序文件由管理者代表组织编制。4.3.2公司级管理文件由办公室负责组织编制。4.3.3其他管理文件由各部门编制。4.4文件的审批4.4.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。4.4.2程序文件，按相关要素由归口责任部门审核，管理者代表批准。4.4.3公司级管理文件由办公室负责人审核，总经理批准。4.4.4其他部门管理文件由部门负责人审核，分管副总批准。4.5文件的发放和使用4.5.1办公室负责所有的管理体系文件和公司级管理文件的发放和归口管理。4.5.2公室应建立文件控制清单，办理发放、领用、回收、作废、销毁手续，文件应予以分类，装订成活页册建档管理。4.5.3外来文件由办公室负责管理，并根据文件性质迅速分发到有关部门，原稿由办公室归档保管。发放时办理有关手续。各部门对外往来的业务函件、单据由各部门管理。4.5.4外来第二方文件，由销售部门管理，各部门需转发的应办理转发控制手续。并注意第二方技术性文件的转换。4.5.5文件领用人在文件发放/回收记录上签名，领用注有分发号和加盖“受控文件”印章的文件。分发文件应有不同的分发号，便于追溯。4.5.6非受控文件发放时填写文件发放/回收记录，经归口责任部门负责人批准后，发放编有分发号的文件，领用人签字。4.5.7分发给第二方的非受控文件按文件的类别，经管代审核，总经理批准后，由代领人代签，分发给第三方的管理手册、程序文件由管理者代表批准。4.5.8任何管理体系文件在发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。4.5.9在管理体系运行的各个场所都应得到文件的有效版本。4.5.10当需使用文件的部门或人未领到文件时，不得随意借用他人文件复印，应经归口责任部门负责人批准，到办公室办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件的复印件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。4.5.11当文件使用人将文件丢失后，应按述要求办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明。文件管理人员在补发文件时，应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废的分发号通知各部门，防止使用。4.5.12因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回旧文件。丢失申请领用、破损重新领用均由原发文部门办理。4.5.13办公室每年制定一次文件控制清单，供各部门核对，使其保有文件的完整性。4.6文件的更改4.6.1文件需更改时，应由提出文件更改人或部门负责人填写文件更改申请/通知单说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。4.6.2管理手册由管理者代表组织更改。程序文件由相关职能部门组织更改。部门的管理文件由各部门组织更改。4.6.3更改后的文件按审批规定，再次得到审核批准。当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人审批。4.6.4文件更改得到批准后，由文件管理员或原文件编制人实施更改。文件更改时注明更改标记和更改XXXX商贸有限公司文件XX商贸文件控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB01-2014修订次： 0页 码：共42页/第04页生效日期，并按文件更改申请/通知单的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件，对重要更改还应发放文件更改申请/通知单告知文件使用人。4.7文件的更改办法4.7.1书面文件小范围的更改，可由文件更改人或部门依据文件发放/回收登记表的记录，对发放到各部门的所有该类文件进行更改，第一次更改时，用单色笔在文件更改处划上一条单划线，并用小写英文字母a标注，第二次更改时，用单色笔在更改处的文字上划一条双划线，用小写英文字母b标注。若文件经第三次更改时，应对该文件进行换页或换版。4.7.2书面文件大范围更改，应采用换页的方式对文件进行更改，更改后在新页上注明文件更改号。4.7.3以电脑媒体形式呈现的文件，文件更改部门利用电脑技术直接删除，在需更改的文字后，添加上更改后的字符，并用下划线在更改后的字符下注明此处文件已经更改，若文件更改次数超过1次的，则在更改后面用红色阿拉伯数字表明其更改次数。4.7.4记录表格的更改，采用覆盖、划线、印章等方式进行更改，也可手写更改，但应能在文件更改申请/通知单中有所体现。4.7.5技术文件、工艺文件（如图纸、作业指导书、检验标准等）变更时，应发放设计和工艺更改单，以确保上述文件的准确使用。4.8文件的作废、销毁4.8.1文件经多次更改或文件需大幅度修改时应进行换版（版本号顺序由A开始依次向后编）。原版次文件作废，换发新版本。4.8.2所有失效或作废文件应由发放部门从使用部门或现场及时撤出。填写文件发放/回收记录并在文件上加盖“作废”章，防止非预期使用。4.8.3各部门对收回作废的文件集中管理，并建立控制清单，每三个月集中到办公室销毁。4.8.4需要作为纸张利用的在有“作废”章的一面加盖“销毁”章，方可利用。涉及商业机密、技术机密的作废文件及时粉碎不得再利用。4.8.5对要销毁的文件，由办公室填写文件销毁申请表经归口责任部负责人批准，由办公室邀请两位其他职能部门代表执行与监督，执行后，参加人员在文件销毁申请表上签字鉴证。4.8.6文件的销毁采用粉碎等方式，确保销毁后的文件不能再生或拼接还原。4.9文件的借阅、保管、保管期限及销毁4.9.1文件的借阅文件的借阅需填写借阅文件登记表，经管理者代表批准方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还者由办公室收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。4.9.2手册、程序文件、管控文件的原件(包括每次修订的原件)由办公室保管，各部门负责现行有效管理体系文件的保管工作。应对文件适当的的防护并不得在文件上涂划和私自更，确保文件清晰易于识别。4.9.3文件原件的保管期限为三年，过期后由档案室登入文件和资料销毁清单，不定期组织销毁。受控的文件经修改、换版作废及到期资料上交办公室处理，不受控的文件及资料各部门不定期自行处理。4.10外来文件的控制4.10.1各部门收到外来文件，应记录在外来文件一览表上。4.10.2外来文件经归口责任部门审核后，若影响到本公司管理体系和产品实现过程时，则转化为公司受控文件，视需要制定或修改相关文件。4.10.3办公室每年初到有关部门核查所使用的国际标准，国家标准，行业标准等外来文件是否是有效版本，及时更换过期文件。4.10.4办公室在每年年初到各部门核查企业所执行的有关国家和地方法律法规文件的有效版本。4.10.5各文件的管理部门负责实时对本部门发放到企业外部的受控文件进行更改、更换、收回、作废的控制，以保持与本企业的同步性。XXXX商贸有限公司文件XX商贸文件控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB01-2014修订次： 0页 码：共42页/第05页5相关文件 5.1记录控制程序 6.相关记录6.1受控文件清单 6.2文件发放/回收记录 6.3 文件更改申请/通知单 6.4文件销毁申请表 6.5 文件借阅登记表 6.6外来文件一览表 XXXX商贸有限公司文件XX商贸记录控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB02-2014修订次： 0页 码：共42页/第06页1.目的对记录进行有效控制以提供产品符合要求和管理体系有效运行的证据。2.适用范围适用于管理体系相关的所有记录。3.职责3.1办公室负责各种记录、图表的备案、登记、标识和样本的归档管理。为本程序的归口责任部门。3.2各部门负责本部门所归口的记录表格的填写、整理保管。4.工作程序4.1记录表格的设计 记录表格由办公室组织使用部一同设计并指导运用；4.2记录、表格、图表填写要求所有的记录要求数据=事实，填写应真实、准确、完整、清晰，不得随意涂改。不能填写的栏目，应说明理由，并将该栏目用单线划去。表格、记录应有名称、编号、序号，填写日期，填写后应由填写人签名，有部门主管审批签名。4.3记录的标识4.3.1记录表格左上方应标识该表格的编号，一种表格只能用同一名称、同一编号，注意标识的唯一性。4.3.2记录表格右上方或其它空白处标识该表格的序号，每张表格只能填写一个序号，应避免重填或漏填。4.4记录的修改记录表格如因笔误或计算错误等原因需要修改原记录、数据、字符的，执行文件控制程序。4.5表格设计修改及新增4.5.1表格设计式样需修改换版的，重新设计新的表格，应经原设计部门负责人批准后到办公室登记备案后方可使用。修改换版后的表格编号不变，新表格启用后，在各使用现场撤出旧表格，执行文件控制程序。4.5.2各部门需新增记录表格，应先设计出表格，由部门主管批准后到办公室登记备案后方可使用。执行文件控制程序。4.6记录的建档与标识各部门的记录应按项目分类，装订成册归档，并在封面上标识记录名称、编号、序号、页码、时段、装订日期、装订人、主管签字。4.7记录的检索办公室应编制本公司记录清单，便于检索、查阅，若记录表格有变更，也应相应变更记录清单。4.8记录的保存期4.8.1各部门的各种记录表格每月汇集一次，进行整理、装订、编目后存档。4.8.2各种记录表格保存期见记录清单，有合同约定或法律规定的，按合同或法律规定执行。4.9记录的贮存维护4.9.1记录存放处应通风干燥，并定期检查，防止变质或遗失。4.9.2保管人员发现字迹不清、受损、腐蚀、霉变、遗失时应立即采取措施予以恢复。4.9.3办公室应不定期检查各部门的记录的整理、归档、保存情况。4.10记录的处置4.10.1记录的借阅、查阅、复制由记录所在部门主管批准。借阅人、保管人在借阅、查阅、复制、保管时，不得擅自涂改、污损、拆散或丢失。4.10.2记录超过保存期或因其他原因需要销毁的，执行文件控制程序。5.相关文件文件控制程序 6.相关记录 6.1记录清单 XXXX商贸有限公司文件XX商贸环境因素识别评价控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB03-2014修订次： 0页 码：共42页/第07页1.目的识别本公司在活动、产品和服务中能够控制和可施加影响的环境因素，并评价出重要环境因素，以确保重要环境因素得到有效地控制。2.适用范围本程序适用于本公司覆盖范围内所有活动、产品和服务中环境因素的识别、评价、更新与管理。3.职责3.1各部门负责对本部门的环境因素进行识别和排查，填写环境因素调查表。3.2办公室负责环境因素的汇总审核，并评价出重要环境因素，填写环境因素评价表和重要环境因素清单。3.3管理者代表负责重要环境因素的审核批准。4.程序4.1环境因素的识别和调查4.1.1办公室负责将环境因素调查表发放到公司体系覆盖范围内的各部门。4.1.2 各部门依据部门活动、产品、服务中的环境情况，尽可能全面地识别能够控制和施加影响的环境因素，填写好环境因素调查表，并将结果报送到办公室。4.1.2.1各部门根据如下文件和资料识别环境因素：a）厂区平面布置图；b）物料使用及废弃情况； c）能源、资源使用统计；化学品使用情况及化学品材料安全参数（MSDS）表；d）销售过程产生的废弃物、排放物及排放频率；e）设备运行中的环境影响；f）产品和服务中可能产生的环境影响的环节；g）公司机构和职责划分，现行环境管理措施、设备及控制文件；I）相关方（供方、工程承包方、运输方、固废处置方等）提供的产品和服务中可能产生的大环境影响的环节； J）相关方投诉及处理结果；近五年来的重大环境、安全事故，公司主要事故隐患；4.1.2.2 各部门根据职能所及的活动和现场，用现场调查法等识别出环境因素；4.1.2.3相关方的识别由职能归口部门进行；4.1.2.5 为全面识别环境因素各部门应充分考虑到环境因素的三种状态、三种时态和七种类型。三种时态为现在、过去和将来；三种状态为正常、异常和紧急；七种类型为废水、废气、噪声、固体废物、资源能源（或原材料）消耗、土地污染、其他环境问题（如振动、电磁辐射、光热辐射、放射性、有毒有害化学品使用、相关方影响等）。4.2重要环境因素的评价4.2.1重要环境因素评价时依据以下几方面：a、相关法律法规；b、环境影响的规模及程度；c、发生的频率及持续时间；d、监控措施；e、相关方意见。4.2.2根据以上评价依据及本公司特点，制定直接判断法（优先）和打分法相结合的评价方法。（见重要环境因素评价方法）4.2.3 各部门将识别登记好的环境因素调查表提交给办公室，由其依据废气、废水、噪声、固体废物、资源能源、产品中、事故及紧急情况、相关方等，审核其填写是否规范、环境因素有无遗漏。XXXX商贸有限公司文件XX商贸环境因素识别评价控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB03-2014修订次： 0页 码：共42页/第08页4.2.4办公室根据审核完毕的环境因素调查表，依据附件一中的评价方法对环境因素进行评价，能用直接判断法的直接确定为重要环境因素，其余用打分法，评价后填写于环境因素评价表上。4.2.3 办公室根据环境因素评价结果，形成重要环境因素清单报管理者代表批准后发至各职能部门。4.3办公室负责按每年内审和管理评审的结果，依据公司新一年的发展情况，全面对环境因素进行更新。当出现下列情况时，各职能部门应及时更新环境因素，更新时的识别与评价方法执行本程序的有关要求：a）进行新、扩、改或迁建项目时（在项目的可行性研究或试生产阶段）；b）有新销售过程更新、新增设施和设备时；c）当法律、法规、标准和其他要求变化时；d）遇到紧急状态、特殊情况或相关方有合理抱怨时；e）管理者代表认为有必要时。4.4 重要环境因素的管理对登录在重要环境因素清单中的重要环境因素的管理应尽量体现在环境目标、指标以及环境管理方案中，或通过制订环境管理程序的方式来加以控制，对因经济状况、技术条件等原因暂时无法实施的，要制定具体的实施计划。5.相关文件重要环境因素评价方法 6.相关记录环境因素调查表环境因素汇总评价表重要环境因素清单XXXX商贸有限公司文件XX商贸危险源识别评价控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB04-2014修订次： 0页 码：共42页/第9页1.目的辨识职业健康安全的危险源，评价其风险程度及级别，并确定更新重大风险因素从而进行有效控制。2.适用范围本程序适用于本公司覆盖范围内所有活动、产品和服务中危险源的识别、评价、更新与管理。3.职责3.1 管理者代表：负责重大风险因素的批准。3.2办公室：负责组织对公司危险源的确认，评价其风险程度和级别，并报管理者代表批准。负责重大危险源的监督管理工作。3.3 各部门：负责本部管理过程中危险源的辨识，并参与评价工作。3.4 职工代表：负责参与危险源辨识，并参与评价工作。4.工作程序4.1 职业健康安全危险源识别与评价的主要内容有：(a)相关法律、法规及其他要求的规定；(b)识别公司活动、产品、服务或运行条件中的职业健康安全风险；(c)对公司有关职业健康安全管理惯例、制度的调查；(d)对以往事件、事故和紧急状态调查的资料进行评估。4.2危险源识别与评价的时机4.2.1以公司的全部部门和活动为对象，每年年初在设定目标、指标前进行。4.2.2公司的整合型管理体系建立之初进行初始状态评审。4.2.3在相关法律、法规及其他要求变更或公司的活动、产品、服务或运行条件以及相关方的要求等情况发生变化时，应适时进行风险因素的评审。4.3危险源辨识4.3.1危险源辨识依据GB/T13861-2009生产过程危险和有害因素分类与代码和GB18218重大危险源辨识对照进行。与职业病有关的危险源辨识依据由国务院卫生办公室门会同国务院劳动保障办公室门制定的职业病的分类和目录对照进行，按照GBZ1-2002工业企业设计卫生标准和GBZ2-2002工作场所有害因素职业接触限值规定作出判断。4.3.2危险源识别的顺序为：a)公司地址或工程地址；b)公司占地平面布局或工程平面布局；c)建筑物；d)贸易过程；e)设备、装置；f)风险因素(粉尘、毒物、噪音、振动、高低温)；g)各种制度(女工劳动保护、体力劳动强度等)；h)生活设施和应急；i)外出工作人员和外来工作人员。4.3.3危险源识别时，办公室将职业健康安全危险源识别表发给相关部门，各部门从活动、产品、服务、运行条件中找出能够控制或可施加影响的职业健康安全危险源，填写职业健康安全危险源识别表并反馈到办公室。在识别时应考虑以下内容：a)国家法律、法规明确规定的特殊作业、特别行业；b)国家法律、法规明确规定的危险设备、设施；c)具有接触有毒、有害物质的作业活动和情况；XXXX商贸有限公司文件XX商贸危险源识别评价控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB04-2014修订次： 0页 码：共42页/第10页d)具有易燃、易爆特性的作业活动和情况；e)具有职业性健康伤害、损害的作业活动和情况。在对危险源进行识别时应充分考虑因素的三种时态和三种状态。4.4风险评价：各部门进行职业健康安全危险源识别后，办公室按下述方法进行风险评价，并填写职业健康安全危险源与风险评价记录。4.4.1对于已选择确定的危险源，按照公司的特点将危险源分为以下类别：a)物体打击；b)车辆伤害；c)机械伤害；d)起重伤害；e)触电；f)火灾；g)噪声；h)高处坠落；i)化学爆炸；j)中毒和窒息；k)其他。4.4.2事故后果及严重性(1)轻微，如：a)表面损伤；轻微的割伤；粉尘对眼睛的刺激。b)烦躁和刺激(如头疼)；导致暂时性不适的疾病。(2)一般，如：a)划伤；烧伤；脑震荡；严重扭伤；轻微骨折。b)耳聋；皮炎；哮喘；与工作相关的上肢损伤；导致永久性轻微功能丧失的疾病。(3)严重，如：a)截肢；严重骨折；中毒；复合伤害；致命伤害。b)急性不治之症；一人以上(含一人)死亡。4.4.3事故的可能性(1)应考虑如下问题：a)暴露在危险源处的人数；b)持续暴露的时间和频率；c)供应(如电、水、气)的中断；d)设备和机械部件以及安全装置失灵或失控；e)暴露于恶劣气候；f)个体防护用品所能提供的保护及其使用率；g)人的不安全行为(不经意的错误或故意违反操作程序)，如下述情况：不知道危险源究竟是什么；可能不具备开展工作必备的知识、体能或技术；低低估安全工作方法的实用性和有效性。估所暴露的风险；(2)事故的可能性分为：a)可能：相当可能或完全可以预料。b)有可能：可能(但不经常)或可能性小(完全意外)。XXXX商贸有限公司文件XX商贸危险源识别评价控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB04-2014修订次： 0页 码：共42页/第11页c)不可能：实际不可能或很不可能。4.4.4风险评价的方法采用直观经验法和作业条件危险性评价法。作业条件危险性评价法是评价人员在具有潜在危害性环境中作业时危害的半定量评价方法。它是用与系统风险率有关的三种因素指标值之积来评价系统人员伤亡风险大小的： DLECa)L发生事故的可能大小分数值事故发生的可能性1063l.20.50.20.1完全可能预料相当可能可能，但不经常可能性小，完全意外很不可能，可以设想极不可能实际不可能b)E人体暴露于危险环境的频繁程度分数值人体暴露于危险环境的频率程度10631.50.80.5连续暴露每天工作时间暴露每周一次暴露每月一次暴露每年几次暴露非常罕见地暴露c)C发生事故会造成的损失后果分数值发生事故会造成的后果1004015731.5大灾难，许多人死亡灾难，数人死亡非常严重，一人死亡严重，重伤重大，伤残引人注目，需要救护d)D危险性分值分数值危险程度危险级别32016032070160207020极其危险，不能继续作业高度危险，要立即整改显著危险，需要整改一般危险，需要注意稍有危险，可以接受123454.5风险控制4.5.1风险因素的分级控制5级：无须采取措施且不必保留文件记录。XXXX商贸有限公司文件XX商贸危险源识别评价控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB04-2014修订次： 0页 码：共42页/第12页4级：是指风险减低到合理可行的、最低水平而不需要另外的控制措施，应考虑投资效果更佳的解决方案或不增加额外成本的改进措施，需要监测来确保控制措施得以维持。3级：应努力降低风险，但应仔细测定并限定预防成本，在规章制度内进行预防和控制。2级：直至风险降低后才能开始工作。为降低风险有时必须配给一定的资源。当风险涉及正在进行的工作时，就应采取应急措施，应在方案和规章制度中予以制定控制办法，并对其实施监控。1级：作为重点的控制对象，制定方案实施控制。4.5.2 重大风险因素评价依据(1)对违反相关法律、法规及其他要求的直接判定为重大风险因素。(2)1级的全部和2级部分危险的因素判定为重大风险因素。4.5.3 在确定控制措施或考虑现有变更措施时应按如下顺序考虑降低风险：-消除-替代-工程控制措施-标志警告和管理控制措施人体防护装备4.5.4 风险评价后应制定控制方案，其要求为：a)对于已确定的风险首先考虑消除风险；b)对于因资金、技术等原因一时难以消除的风险，应考虑采取措施降低风险到可接受的程度；c)最后考虑采取个体防护措施。4.5.5 风险控制可通过实施职业健康安全管理方案进行，也可通过运行控制程序来控制。4.5.6 对风险控制方案适时评审。4.5.7 办公室将确定的重大风险因素，填入职业健康安全重大风险因素及其控制计划清单报管理者代表审批。4.6 风险因素的更新和持续改进4.6.1 在相关法律、法规变更或公司的活动、产品、服务或运行条件，以及相关方的要求等发生变化时，要及时进行风险评估，重新识别、评价风险因素。4.6.2 公司贸易过程有变更时，应将可能存在的或潜在的危险源进行辨识，并确定危险源的级别，上报办公室。4.6.3 危险源辨识与风险评价有新要求或新方法时，应进行更新。4.6.4 根据更新的危险源风险等级及时更新风险控制方案。5.相关文件无 6.相关记录6.1职业健康安全危险源识别表 6.2职业健康安全危险源与风险评价记录6.3职业健康安全重大风险因素及其控制计划清单 XXXX商贸有限公司文件XX商贸法律法规及其它要求识别控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB05-2014修订次： 0页 码：共42页/第13页1.目的为了建立法律、法规、标准、规范的获取、识别、传递、更新的途径，保持公司质量、环境及职业健康安全管理体系的正常运行，特制定本程序。2.适用范围适用于公司获取、更新、识别质量、环境、职业健康安全管理体系相关的法律、法规、标准、规范和其他要求。3.职责3.1 办公室是本程序的主控部门，负责质量、环境、职业健康安全法律、法规、标准、规范和其他要求的获取、更新、识别活动的策划、实施和监督检查，并确认其适用性，跟踪新法律、法规、标准、规范和其他要求。4.工作程序4.1 获取范围4.1.1 国家有关的法律、法规、条例、规范。4.1.2 所在省、市、地方法规和相关部委的规章。4.1.3 国家、行业和地方的相关标准。4.1.4 国际公约(需要时)。4.2 获取途径4.2.1 国家、部、委、地方有关质量、环境及职业健康安全法律、法规和其他要求利用专业报纸、杂志、互联网及上级有关部门等渠道获取。4.3 识别、确定办公室根据本公司的区域以及活动、产品和服务特点，对查询获取的法律、法规、标准和其他要求确认其适用性后，填写适用法律、法规及其他要求清单。同时把获取的法律、法规、标准和其他要求的原文作为外来文件按文件控制程序进行存档。4.4 传达办公室应把最新的法律、法规及其他要求清单及环境法规的最新版本发放给有关部门，执行文件控制程序，再由各部门传达给相关员工。在环境管理体系各相关文件的制定中应贯彻法律法规有关要求。4.5 更新办公室在以下情况下应及时更新法律、法规及其他要求清单并做好收发、传达工作：a、有新的法律、法规颁布时；b、公司的活动、产品和服务发生变化时。4.6应用4.6.1对于重要环境因素的控制应符合国家、省、市规定相关标准，原则上先予执行小范围的，即如果国家、省、市都有要求的，先执行市级标准。 4.6.2各部门按照环境法律、法规及其它要求评价记录所引述的内容开展各项环境管理活动，由办公室对执行情况进行检查、指导。5.相关文件文件控制程序 6.相关记录法律法规及其它要求清单 XXXX商贸有限公司文件XX商贸信息交流控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB06-2014修订次： 0页 码：共42页/第14页1.目的为了建立和规范公司的内外协商与沟通程序，确保质量、环境和职业健康安全管理体系的相关信息交流畅通，及时、准确传递，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于公司内部与外部有关质量、环境、职业健康安全的信息交流与沟通。3 .职责3.1 办公室负责环境和职业健康安全管理方面的信息接收、传递和处理、负责与相关方沟通，负责组织与环境、职业健康安全管理方面的内部协商交流与沟通。3.2 各部门设立兼职信息员，负责部门内部、部门之间、本部门与信息中心的质量信息的传递、交流和沟通。4.工作程序4.1 信息交流的内容4.1.1 外部信息主要包括：a)与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、条例、规范和标准等信息；b)外部机构信息：如来自国家、地方和行业方面(如环保局、安全生产管理局、技术监督局、监检机构、行业协会、认证机构等)发出的规定、决定、要求、指示等信息；c)环境监测和职业健康安全等有关信息；d)相关方有关信息，包括与顾客的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等；e)公司管理方针、目标的对外传达。4.1.2 内部信息交流公司总经理应确保在公司内建立适当的沟通渠道，确保质量、环境及职业健康安全管理体系的有效沟通。主要内容有：a)体系运行的信息：包括向员工传达公司的管理方针、目标、管理方案、职责、权限、培训、测量、内外审和管理评审等信息；b)管理体系运行有效性的信息；c)有关不符合的信息；包括不合格、不符合纠正和预防措施等信息；d)紧急信息：包括事件，事故等信息；e)员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业健康安全状况改善的讨论；f)内部管理制度、员工建议和要求、相应法律法规的信息传递；g)公司领导的意图以及职能部门之间、职能部门之间的联系和沟通；h)其他媒体对公司有影响的信息。4.2 信息的传递和沟通无论内部或外部的、对顾客关注的问题和对重要环境因素及重大危险源的信息都要特别加以注意，迅速采取处理措施，记录其处理决定。紧急状况执行应急准备与响应控制程序。4.2.1 信息的传递方式可采用口头、电话、会议、文件、报表、板报、内部通讯、刊物、意见箱、网络、电视及其他可利用的通讯和宣传工具。4.2.2 外部信息4.2. 2.1外部信传递和勾通a)销售部的责任人员负责接收与顾客有关的信息(包括顾客投诉、报怨、顾客建议和顾客满意的信息)、及时填写信息交流单，一份送相关部门，一份保存；相关部门的信息处理结果一式三份，一份由办公室责任人员登记保存，一份送销售部，由销售部将意见回馈给顾客，一份由本部门责任人员保存。XXXX商贸有限公司文件XX商贸信息交流控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB06-2014修订次： 0页 码：共42页/第15页b)办公室的责任人员负责接收、传递涉及重大环境、职业健康安全影响的信息，并及时填写信息交流单，需要信息处理的将相应部门的信息处理结果一式两份，一份反馈顾客或相关方面，一份留本部门保存。c)办公室负责与认证机构的交流与沟通。d)办公室负责接收上级、地方主管部门的规定、决定、要求等信息，并填写收文单。4.2.2.2重要环境环因素的对外交流。a、公司出现火灾等情况及其产生的环境影响应及时由办公室通知，消防队、环保局和其它相关部门。b、其它最高管理者或管理者代表认为有必要对外交重要环境因素情况，可以由相应最高管理者或管理者代表批准的情况下，以合适的途径对外进行交流。4.2.3 内部信息的传递与沟通a)各部门负责人对本部门的管理要求，管理目标的完成情况，管理体系实施的有效性每季与公司进行沟通。b)办公室负责人每季度将体系日常运行所涉及的质量、环境因素、危害因素监测情况及时向管理者代表报告。c)办公室对内审不符合项和管理评审需要解决的问题，与相关部门沟通协商，协助责任部门制定纠正预防措施计划，并将内审结果及整改效果验证情况向管理者代表报告。d)办公室负责将上级或地方主管部门的规定、决定、要求等信息一周内向总经理和相关部门传递，并填写发文单。e)各部门的责任人员负责接收和管理由资料室下发的法律法规、条例、标准等。f)各部门建立信息登记簿，对无论何种方式、何种渠道获得或传递的有关质量、环境、职业健康安全信息，由本部门责任人员进行识别并予以登记。g)各部门责任人员负责督促、协调，按信息交流单的期限内对本部门获取的信息进行处理或答复。h)办公室通过每年一次的职代会，不定期的员工座谈会或以其他形式(如问卷等)，组织员工参与职业健康安全方面的协商与交流，就作业场所环境，职业健康安全状况的改善、危害因素及其控制，影响作业场所人员的职业健康安全的任何变化，对体系运行的管理和相关问题进行协商与沟通交流，对职代会和员工的建议由责任人员予以登记、记录，并责成有关部门处理。 i)紧急情况的沟通交流按应急准备和响应控制程序规定执行。5.相关文件应急准备和响应控制程序 6.相关记录6.1信息交流单 XXXX商贸有限公司文件XX商贸管理评审控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB07-2014修订次： 0页 码：共42页/第16页1.目的确保管理体系的适宜性、充分性、有效性和适合于实现方针和目标要求。2.适用范围适用于本公司的管理体系的评审。3.职责3.1总经理负责主持管理评审活动，检查管理体系运行的效果，并对管理评审会议中讨论的诸多事项进行裁决。3.2管理者代表负责制定管理评审计划，向最高管理者报告管理体系运行情况及建议。3.3办公室负责收集并提供管理评审的资料，组织管理评审活动。3.4各部门负责提供与本部门工作有关的评审所需的资料，并负责落实管理评审中提出的改进措施的贯彻实施。4.工作程序4.1管理评审计划4.1.1管理者代表根据各职能部门提供的信息，根据内审结果，上次管理评审会议决议实施情况，第三方年度监督审核不符合项的纠正/预防措施的落实情况等编制管理评审计划报总经理审批。4.1.2管理评审每年至少进行一次，如遇下列重大情况时，可以增加管理评审次数。(a)社会环境、市场需求、内部组织机构有重大变化时； (b)管理体系结构需作重大调整时； (c)发生了重大或带有全局性的质量、环境或职业健康安全问题时； (d)当法律、法规、标准及其他要求有变化时； (e)当重大环境因素或重大危险源发生变化时； (f)公司经营范围、资源配置发生重大变化时； (g)审核中发现严重不符合项时。4.1.3办公室提前10天负责将管理评审计划发放到各部门和参加评审的人员。4.1.4各部门和参加评审的人员应充分准备，将评审输入信息分析整理，于会前5天交管理者代表审核，以便在评审时提供信息，提出整改措施及建议。4.2评审输入4.2.1内、外部审核的结果。4.2.2方针、目标的实现情况，对现在和将来是否适宜？4.2.3管理体系的运行是否有效地保证方针、目标的实现？4.2.4顾客、社会及员工等相关方的反馈、包括满意程度的测量结果及与顾客沟通的结果4.2.5内、外审不合格项及产品实现过程中的不合格的纠正/预防措施的执行情况及有效性？4.2.6以往管理评审及内部审核措施的跟踪结果。4.2.7过程和运行的业绩和产品的符合性，包括过程、运行、产品测量和监督的结果；4.2.8可能影响质量、环境及职业健康安全管理体系的变化，包括内外部环境条件变化，如法律法规的变化等； 4.2.9组织结构和各种资源配备是否合理？4.2.10对管理体系改进的建议。4.3管理评审的实施4.3.1由办公室在评审前编写管理评审表于评审提前10天分发至评审人员。评审人员由公司高层领导、管理者代表、各部门负责人、内部审核员、员工代表等组成。4.3.2办公室于评审前5天收回所有发出的管理评审表并进行整理分析，汇总后分发至全体评审人员。XXXX商贸有限公司文件XX商贸管理评审控制程序版本号： A文件编号：ZN/QB07-2014修订次： 0页 码：共42页/第17页4.3.3管理评审由总经理主持会议。4.3.4管理评审应就评审的每一个问题予以结论，并提出整改对策和建议。4.3.5管理评审会议结论与建议，由办公室负责整理，评审结果应形成管理评审报告，经管理者代表审核报总经理批准后即发放到各责任部门实施。4.3.6管理评审会议由办公室记录，记录和形成的文件由办公室归档，执行记录控制程序、文件控制程序。4.4评审输出4.4.1管理评审报告。a.管理评审报告应对公司现行的管理体系的有效性、适宜性、充分性做出评价；b.提出并确定各种改进的机会和变更的需要以及业绩改进的目标；c.应就管理体系及其过程有效性提出改进决定和措施；d.提出与顾客有关的产品的改进决定和措施；e.提出资源配置的改进决定和措施；f.针对已识别的风险所制定的预防和减少损失的计划。4.4.2办公室就评审中提出的存在的问题发出管理评审整改指令经管理者代表审核，总经理批准后，有关责任部门落实整改。4.4.3涉及到纠正预防措施的执行纠