大掌柜软件通用版操作说明书.doc

第一章 系统应用基础内容提要：1. 大掌柜软件专业版对系统的要求2. 数据库SQL server2000的安装3. 大掌柜软件专业版服务器端与客户端的安装4. 加密狗的安装1.1系统运行环境 系统运行环境的配置无疑是确保软件正常运行的重要条件之一，软件分为服务器端和客户端，对系统运行环境的要求也各不同。 服务器端运行环境：服务器：指需要安装安装大掌柜软件服务器端和SQL数据库的计算机。CPU：C2.0GHZ以上内存：512M硬盘：至少2G的硬盘可用空间显示器：VGA,显示分辨率在800X600以上操作系统：Windows98/Windows2000/WindowXP或更高的版本。(推荐使用Windows2000或WindowsXP)数据库：MSDE/SQL server2000 或更高版本。（推荐使用SQL server2000 (Servise Pack 4)） 客户端运行环境：客户端：指只安装大掌柜软件客户端程序不安装SQL数据库的计算机。CPU：Pentium500MHZ以上内存：128M硬盘：至少200M的硬盘可用空间显示器：VGA,显示分辨率在800X600以上操作系统：Windows98/Windows2000/WindowXP或更高的版本。(推荐使用Windows2000或WindowsXP)推荐操作系统与数据库配置：Windows2000+ SQL server2000 (Servise Pack 4)当用户使用单机版时，服务器端程序和客户端程序均安装在同一台计算机上，此时计算机的配置以上述服务器端运行环境为准；当用户使用网络版时，服务器端程序和客户端程序分别安装在不同计算机上，服务器端和客户端的计算机配置按上述标准配置即可。1.2 SQL server 数据库的安装本软件的运行要求需要SQL server数据库的支持，因此在安装软件之前，应首先安装SQL server数据库，再安装大掌柜软件专业版软件。在保证SQL server正常启动、运行时，系统才能运行。若安装单机版，则在本机上安装SQLserver数据库;若安装网络版，则在服务器端安装SQL server数据库。下面就推荐使用SQL server2000进行介绍。一、SQL server2000各版本的 运行环境：SQL server共有企业版、标准版、个人版三个版本。与之相匹配的操作系统如下表所示：企业版 : 操作系统要求Windows NT Server 4.0、NT Server 4.0 企业版、Windows 2000 Server、Windows 2000 Advanced Server 和 Windows 2000 Data Center Server。(所有版本均需要安装IE5.0以上版本浏览器) 标准版: 操作系统要求Windows NT Server 4.0、Windows 2000 Server、Microsoft Windows NT Server 企业版、Windows 2000 Advanced Server 和 Windows 2000 Data Center Server 个人版: 操作系统要求Windows Me、Windows 98、Windows NT Workstation 4.0、Windows 2000 Professional、Windows NT Server 4.0、Windows 2000 Server 和所有更高级的 Windows 操作系统 二、 SQL server 2000的安装SQL server 2000三个版本安装相似，下面我们以SQL server个人版为例，讲解SQL server2000的安装步骤。将SQL server2000安装盘插入光驱。如果该光盘不能自动运行，请双击该光盘根目录中的autorun.exe文件执行安装程序。选择“SQL Server 2000 组件”。选择“安装数据库服务器”，安装程序于是准备 SQL Server 安装向导。在“欢迎”屏幕中单击“下一步”按钮。在“计算机名”对话框中，“本地计算机”是默认选项，并且本地计算机名出现在编辑框中。单击“下一步”按钮。5 在“安装选项”对话框中，单击“创建 SQL Server 新实例或安装客户端工具”选项，然后单击“下一步”按钮。6 在“安装定义”对话框中，单击“服务器和客户端工具”选项，然后单击“下一步”按钮7 在“实例名称”对话框中，请选择“默认”复选框，然后单击“下一步”按钮。在没有安装其它SQL版本时，选择默认名称，在安装了其它SQL版本如7.0时，需要录入一个实例名，SQL2000支持多个实例名。8 . 在“安装类型”对话框中单击“典型”，然后单击“下一步”按钮。9 . 在选择服务帐户时，可以选择使用本地帐户，也可以选择使用域用户帐户，为了方便配置，请用户均选择“使用”本地系统帐户。（如图所示）10在选择身份模式时，为方便配置，建议用户均采用“混合模式”。下面的录入的sa密码请一定要记住，如果忘记，你将无法登陆服务，数据也将不能使用，我公司也绝不为用户解此密码。当然，用户也可以不设置密码。11在完成选项的指定后，请在对话框中单击“下一步”按钮。12在“安装完成”对话框中单击“是”，我想现在重新启动计算机选项，然后单击“完成”按钮。重新启动后，SQL server 2000的配置生效，并在任务栏出现一个图标，如图所示，他代表了SQL server 服务。1.3大掌柜软件的安装一、服务器端及客户端安装大掌柜管理系统安装包括两个部分，一是服务器端程序的安装，二是客户端的安装。无论是单机版、试用版、网络版，均需要安装服务器与客户端两个程序。 在局域网或远程登录使用中，只需要作为服务器的计算机安装服务器程序，作为客户端的计算机则只安装客户端程序。但若是单机使用，则必须在计算机上同时安装服务器与客户端。下面以大掌柜软件专业版为例进行讲解：安装步骤如下：1大掌柜软件专业版安装盘插入光驱后，执行光盘目录大掌柜软件专业版.exe文件，出现如图：2.点击下一步，进入许可证协议窗口：3.请仔细阅读此协议，如果您同意此中条款，请选择“是”，进入安装说明，再选择“下一步”，版本功能说明窗口，然后进入安装路径修改窗口：4.系统默认的路径是“d:cfo”，你可以点“浏览”来重新选择安装路径，然后进入组件选择窗口：直到安装完成。安装完成后，系统会在桌面和开始菜单里创建图标。1.4加密狗的安装大掌柜软件系列产品的加密狗都是USB插口的，是即插即用的，不需要专门的安装。第二章 系统初始化内容提要：此章我们将介绍到软件的具体操作方法，操作流程，功能特点等。请用户根据自己需要，选择查阅相关功能说明。2.1启动大掌柜软件专业版一、大掌柜软件专业版服务器的配置 1选择“开始-程序-大掌柜软件专业版-大掌柜软件专业版服务器”，或者双击桌面上的“大掌柜软件专业版服务器”快捷方式运行服务器，在桌面右下角显示图标双击图标，弹出“大掌柜软件专业版服务器”界面，如图所示：2点“系统-设置数据库连接参数”菜单，弹出“数据库连接参数设置”对话框，如图所示，输入数据库地址、系统管理员和管理员密码，点“确定”按钮，保存回到上一界面。 大掌柜提示：“数据库地址”为SQL数据库所在机器的名称，如果是单机版，直接输入127.0.0.1；或者服务器的电脑名，在安装好了大掌柜软件，他自动默认的就是电脑名；如果是网络版，则输入服务器的IP地址，或者服务器的电脑名。“系统管理员”为SQL数据库的超级用户名，默认的是“sa”,“管理员密码”为安装SQL数据库是对sa设置的密码，没有设置为空。大掌柜软件专业版服务器一般不需要手动启动，电脑重启会自动运行。二、启动服务器上的大掌柜服务器支持者从“开始程序大掌柜软件专业版”中选择“大掌柜套接字服务器”并运行大掌柜提示：211端口不能被占用或被其它程序封闭；安装杀毒软件或XP系统时，留意其对211端口是否关闭，如果关闭了请一定释放此端口。一般电脑重启后，大掌柜套接字服务器会自动运行三、启动服务器上的SQL-Server服务在运行大掌柜软件专业版，必须保证SQL Server服务器是启动的。如图所示： 如果数据库没有运行，点开始/运行启动SQL数据库，服务器录入或选择SQL数据库所在计算机名称或IP，服务选择SQL Server。大掌柜提示：绿色的三角形表示数据库是运行的，红色的正方形表示数据库是停止的,没有工作。建议：选中“当启动OS时自动启动服务”选项，则在启动计算机时，系统 自动启动SQL服务器。四、启动大掌柜软件专业版客户端1在做好上边两步后，就可以启动大掌柜软件专业版了。从“开始程序大掌柜软件专业版”选择“大掌柜软件专业版”并运行，出现如下界面：服务器地址：即大掌柜软件服务器程序所在计算机名称或IP地址；如果你是局域网内使用，则服务器名称或IP就是局域网中安装大掌柜软件服务器的那个计算机的名称或其内部IP；如果你是单机使用，则服务器名称或IP就是本机名称。2点击确定出现以下画面表示登陆成功出现以下画面是表示因大掌柜软件套接字服务器没有正常运行而登陆失败出现以下画面是表示：因SQL数据库没有启动导致登陆失败出现以下画面是表示在大掌柜服务器里面设置的管理员密码与SQL数据库的密码不一致导致的登陆失败2.2创建帐套和删除帐套在成功登陆大掌柜软件专业版后，弹出的“登陆系统”界面，可进行相关的帐套操作。初次进入时，帐套列表为空，用户需要先创建帐套。 帐套：是指用户进行处理日常业务的一套帐。系统支持多套帐的管理。一、创建帐套 点击“创建帐套”按钮，弹出“创建帐套”对话框，如图所示：系统管理员账号默认“sa”，管理员口令是数据库SQL的密码，如果你自己没有设置，密码为空，然后定义帐套名称和数据库名称。输入完成后，点“确定”按钮，系统开始创建帐套。大掌柜提示：数据名称不能以数字开头，可以是汉字。管理员口令错误，报错的界面：数据库名称首位为数字报错界面：二、删除帐套用户可以删除废弃不用的帐套。在帐套列表中选中需要删除的帐套，点击“删除帐套”按钮，在弹出界面里面输入“sa”及其密码，点“确定”按钮删除选中的帐套。大掌柜提示：在软件中删除帐套后，并没有真正删除对应的数据库，在SQL里对应的数据库依然存在。若要完全删除，还应在数据库里进行清除；同时在没有彻底删除数据库前不能再创建同名的数据库。2.3 帐套信息及设置初始化在“系统管理”中用户可进行系统配置、单位配置、用户配置等，这些配置主要用于对一些系统参数和一些功能的启用或禁用进行设置。2.3.1系统配置点“系统管理-系统配置”，出现以下界面下面对“系统配置”中的部分功能进行说明： 商品成本算法设置大掌柜软件专业版提供四种成本算法：加权平均法、先进先出法、后进先出法和手工指定法，在系统没有录入库存商品基本信息前，可以为所有的库存商品指定同一种成本算法；或指定所有商品“使用多成本算法”，即用户可在基本信息-商品信息中为每一种商品指定单独的成本算法。大掌柜提示：该设置在开账后将不能进行修改。 价格使用方式大掌柜软件提供两种价格使用方式，一种多价格，一种统一零售价；多价格很随意性，价格变动很大，一般非专卖店零售采用这一方式；统一零售价，是价格统一，根据不同的人给不同的折扣，这个一般是品牌专卖店采用这一方式。税率的使用方式大掌柜软件这里有三种使用方式：a)使用默认税率可以更改，指在开采购或者销售单时，单据格式有税率时，他会自动弹出税率且是能更改的，这种使用方式也是大掌柜软件系统采用的默认使用方式。b)使用默认税率不能更改，指在开采购或者销售单时，单据格式有税率时，他会自动弹出税率且是不能更改。c)不使用默认税率，指在开采购或者销售单时，单据格式有税率时，他不会弹出税率，需要自己手工输入进去。4保留小数位数大掌柜软件在税率、折扣、数量、单价和金额保留小数点后的位数上，可以自己设置，最大保留位数是小数点后7位数。大掌柜提示：改设置在开账后就不能修改了。5单据录入行数客户可以根据自己业务的需要，设置单据的录入行数。大掌柜提示：最多可以设置1000行，设置行数的多少会影响到电脑的响应速度。6自动备份帐套指定系统自动备份账套数据的周期。例如：间隔天数设置为“0”，表示系统隔0天备份一次，也就是每天都会自动备份账套数据，后面间隔小时是指设置天数定时备份，比如设置0：0：0表示到了0点0分0秒，系统开始备份；如果你不需要备份就把自动备份帐套的那个勾去掉。系统自动备份产生的数据存放在大掌柜软件服务器安装目录下的backupData文件夹里，文件名是“数据库名+系统备份日期+系统备份时间”， 例如“dzg1111(dzg1111).20081015.091152”。7设置属性、自定义显示名称这四个属性设置和2个自定义是大掌柜软件的特色功能，我们在以后的章节详细介绍。8操作员登陆方式大掌柜软件专业版本操作员登陆方式有两种：1）登陆选择操作员，这种在登陆时选择操作员的名字。2）登陆用编码，这种在登陆时输入操作员编号。9设置单据默认收付款账户设置单据默认收付款账户，设置后在单据中可以修改。10设置启用打印标志如果启用打印标志，在经营历程里面就能看见哪些单据打印过了的，哪些单据没有打印。打开系统配置配置二，界面如下：11设置单据录入相同商品的处理方式1） 提示汇总 2）不汇总 3) 直接汇总12设置预设售价（名称）的名称大掌柜专业版支持5个预设售价（折扣），如果你采用的多价格的价格方式，这里表示的就是5个预设售价，如果你采用的是统一零售价的价格方式，这里就表示5个预设折扣，他们的名称可以自定义。13设置VIP卡生日提前提醒天数要设置VIP卡生日提前提醒天数的前提是要使用了VIP卡，一般做品牌零售的用户需要使用，是辅助VIP会员管理。14设置单据打印后操作单据打印后操作可以设置成这三种情况：1） 无任何操作 2）单据过账 3）保存草稿2.3.2单位配置单位配置即用户注册,用于登记企业本身一些信息,包括单位全名、地址、电话、税务登记号、开户银行与账号、纳税人类型、默认税率。这些信息,在有关单据打印时可以进行调用，起到宣传或业务交流作用。2.3.3用户配置“用户配置”主要是对业务单据录入和操作习惯的设置。在“用户配置”界面点击“录单配置”标签进入“录单配置”界面，在每一项设置后的“允许”单元格中有“”的表示选中，则该选项系统中使用。如需要选中某项，鼠标双击所在的行，在“允许”单元格中打上“”，如取消设置，再次双击即可。下面对录单配置的功能进行说明：1进货、进货退货的单价读商品最近进价（折扣），是指录进货、进货退货单时，商品的进货价格（折扣）、进货退货价格（折扣）会自动显示该商品最近一次的进货、进货退货价格（折扣）； 2销售单价（折扣）自动修改商品预设售价1（折扣），是指录销售单时输入的售价（折扣）替换原预设售价（折扣），成为新的预设售价1（折扣）； 销售、销售退货的单价读商品预设售价1（折扣），您可先在库存商品基本信息或商品物价管理里录入商品的预设售价1（折扣），选上此项后，录销售、销售退货单时， 商品的售价会自动显示该商品的预设售价1（折扣）；录入单据时，选择单位、商品、人员、仓库支持编号模糊查询，系统默认是按名称进行模糊查询，选上此项后，录单时在单位、商品、人员、仓库栏里直接输入对应的编号，即可跳出对应的单位、商品、人员和仓库；查看单据时显示录单人，选上此项，在查看单据时，可看见单据的录单人；选择商品时显示库存余量，选上此项后，录单选择库存商品时，可显示该仓库该商品的库存余量；录单时自动记忆职员、商品、单位位置，是指录单选择职员、商品、单位时，系统会自动指向上一次录单所选择的职员、商品、单位；选择往来单位时显示应收应付余额，选上此项后，在开单时，选择往来单位就能看见往来余额；售价低于最近进价时提示，选上此项，在销售单单据过账时，销售价低于最近进价会有提示；销售出现负库存时提示，在加权平均法才有用，其他算法不能有负库存；录单据时系统自动进行编号，选上此项后，单据会按规则自动进行编号，如销售单的自动编号“PX-2008-12-18-030”，单据自动编号规则及样式也可自由设置；录单据时提示库存报警，此选项首先需要在“报表中心”“库存查询”里进行“库存上下限报警设置”，商品库存超出上下限设置范围后，录单选择该商品时则会提示；业务草稿中草稿直接过账后删除草稿提示；录单时制单人默认为经手人且不允许修改经手人，选上此项后，经手人默认为操作员，不能修改；录单时必须录入部门，配置该配置后，单据过账时就要求必须录入部门信息，如果同时配置了“录单时制单人默认为经手人且不允许修改经手人”，则部门信息默认为经手人所在部门，并且不能修改；录单时部门与经手人相关联，方便出部门报表，提高录单效率；售价低于库存成本时提示，选上此项后，系统会在销售价低于库存成本的时候有提示；单据自动生成摘要，选上此项后，系统会按往来仓库、商品、单位、经手人等自动拼接生成摘要；单据过账后打印，选上此项后，单据过账，系统会自动打印；单据连续录入，选上此项后，单据过账后，会出现一张空白的同类型的单据，否则会关闭窗口；批发销售与报价单强制关联，以防报错价格；销售价低于最低售价时提示，当销售单低于在“物价管理”中设置的最低售价，系统给以提示，帮助用户及时检查、纠正错误；单位超过应收限额时提示，当有往来单位应收款超过“基本信息-单位信息”中设置的信用额度，系统给予提示，帮助用户及时的资金回笼；单位超过应付限额时提示，当有往来单位应付款超过“基本信息-单位信息”中设置的信用额度，系统给予提示，帮助用户及时归还资金，提高信誉度。进入“用户配置”后，切换到“操作配置”，进入明细选项1对客户进行价格折扣跟踪，选为允许后，系统将跟踪与往来单位的最近一次售价（折扣）和进价（折扣），您可进入“辅助功能”“价格折扣跟踪”里查询；但打开这个功能后，在录单的时候系统将搜索查询上次的商品价格（折扣），因此会影响系统的运行速度。如果觉得系统速度太慢，可以将该功能关掉；2操作员只能查看自己相关业务,选为允许后,操作员只能查看到自己录入的单据；3操作员登陆系统时启动报警信息，选为允许后，当操作员登陆，会有库存上下限、应收应付款上限、到期进货订单和销售订单的报警；4系统对加权平均法允许负库存，选择此项后，商品的成本算法为加权平均时，商品可以进行负库存业务；5标准格式显示列表时，不显示空行，选择此项后，在查询库存状况表，列表没有数量的不显示；6标准格式显示列表时，不显示合计行，选择此项后,在查询库存状况表，列表底下没有合计行；7不允许基本信息中全名相同；8不允许基本信息中编号相同；大掌柜提示：不允许基本信息中编号相同与不允许基本信息中全名相同可以配合使用，组成四种状态，控制基本信息的建立。如果不允许基本信息编号相同，则进入用户配置-操作配置中选择“不允许基本信息编号相同”；如果不允许基本信息全名相同，则选择“不允许基本信息全名相同”；如果编号与全名都不允许相同，则两者都选择；如果只要编号或全名有一个不同就行，则都不选择；9修改销售价格和折扣采用密码权限方式，选择此项后，在做销售单，零售单时就不能轻易的更改售价及折扣，必须要密码才能修改，这会减少用户的失误；10非加盟店操作员能够查看加盟店订单草稿，11加盟店操作员做单时能够选择总部仓库；12商品选择框显示货号；13系统使用条码称，不配置此，零售单中电子称设置将无法应用。要真正使用电子称，还必须要在零售配置中配置电子称格式。电子称要获得相应的信息，也需要从零售配置中导出电子称需要的信息；14不针对单位单独进行价格跟踪，选择此项后，系统中的价格折扣跟踪不针对每个单位，只对每个商品进行跟踪。2.3.4用户口令及权限的设置为了保证企业财务数据的安全，操作员可在口令权限里设置进入账套的口令，管理员可授予操作员不同的操作权限，有效避免操作员越权操作，篡改单据，减少人为操作失误。 进入“系统管理操作员权限”，或直接从“系统管理”图形化菜单中进入：一、添加操作员和口令设置同一企业的员工，由于所在的岗位及工作职责的不同，对软件的使用权限也就不尽相同。因此可以先添加操作员，再给不同的操作员不同的权限。以管理员身份登录帐套，进入“系统管理-操作员权限”。点下边的“添加操作员”按钮添加操作员，如果是基本信息已有职员信息，双击需要的职员，就将该职员添加到操作员列表中了；如果是基本信息没有职员信息，在弹出的框里点增加，先把职员增加到基本信息的职员信息里，然后再将该职员添加成操作员。管理员点下边的“口令设置”按钮添加或修改操作员的密码。选中要赋予权限的职员，选择该操作员拥有的权限。点击具体权限前面的方框，在方框内打上“”表示选中，如操作员具有某类权限的所有明细权限，可点击“全选”按钮，选中所有权限，设置完成一个操作员的权限，点底下的“保存”按钮。权限设置有下面11类：期初维护、单据使用、单据中心、报表中心、财务管理、辅助业务、VIP管理、加盟店管理、自营店管理、系统管理、其它权限，每一类权限又包括许多明细权限。如果多个操作员的权限完全相同，可点击“复制权限”按钮，在弹出的用户列表框中“复制该用户权限”的位置选择已赋予权限的操作员，在“将权限复制给下列用户”的位置选择即将设置的操作员，点“确定”按钮就将所选操作员的权限赋予到一个或一批新操作员。(这里支持一批一批的复制)如因某操作员的离职，需要删除操作员，就需要选中准备删除的操作员，点“删除操作员”按钮，在弹出的选框中点“确定”按钮。操作员密码修改1管理员登陆后，进入“系统管理操作员权限”选择需要修改密码的操作员，点击“口令设置”按钮，重新设置密码。2操作员登陆系统后。点击“系统管理-修改密码”设置新密码。如图所示：2.6基本信息的录入2.6.1基本信息录入概述在进行系统初始数据建立之前，需要对“库存商品”、“往来单位”、“内部职员”、“存货仓库”、“会计科目”等内容搭建一个基本的框架。例如：可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必像手工账一样重复地抄写。一、基本信息编号和全名的输入规则在基本信息中，不能有两个商品全名与编号全部相同，系统以全名和编号共同来确定一个具体的信息。在用户配置中有两个配置：不允许基本信息中编号相同和不允许基本信息中全名相同，您可以根据需要进行选择配置。二、基本信息多级分类的概念如果您是一家零售商，您很可能将您的商品按一定的属性进行分类管理，如果您是批发商或是供货商或开有分店，您可能会将您的客户按地区或其它进行分类，“多级分类”正是基于这一现实模式而创建的。基本信息的分类标准如下：地区及会计科目中系统预置的行不能分类；固定资产、收入费用、银行账户等会计科目，库存商品、内部职员、往来单位和仓库基本信息可以无限下分；每级分类允许99万条记录；下面以库存商品的分类为例来讲解基本信息的分类举例：一家百货公司，经营的商品包括“日用品”“食品”两大类，“日用品”又按商品属性分为“牙膏”“牙刷”，在这类底下才是具体的商品，如“牙膏”分为“高露洁牙膏”，“佳洁士牙膏”，“中华牙膏”，“牙刷”分为“三笑牙刷”，“高露洁牙刷”，用户可以根据自己公司的实际情况从而进行分类管理。软件中具体操作如下：在“期初维护-基本信息-商品信息”中添加“日用品”和“食品”两个类别；选中“日用品”点击“分类”按钮，添加“牙膏”和“牙刷”信息；选中“牙膏”点击“分类”按钮，添加“高露洁牙膏”，“佳洁士牙膏”，“中华牙膏”，的相关信息。大掌柜提示：1在添加基本信息时，如果新增的是类，只需要输入编号和全名，最末一级商品才输入详细信息，商品信息的基本单位、预设售价、规格、条码等。2有子类的商品信息的商品，所在的行会显示为黄色，序号的位置会有一向后的箭头。三、基本信息的删除、修改与搬移软件对基本信息的删除、修改做了一些限制；明细信息没有删除类信息不能删除，在已经有期初数据或被其他单据已经使用的基本信息，不能分类，不能删除。由于以上原因，大掌柜软件特地开发了基本信息搬移工具，在分类分错了的情况下，就可以直接采用搬移功能。具体使用方法，如上图，选中错误的类别，按住鼠标拖动到左边正确的类别即可。四、基本信息顺序调整1对于已经录入完成的基本信息，是按照基本信息的录入先后顺序进行排序的，此时可以上移、下移对基本信息的顺序进行调整，调整后点击“保存顺序”按钮保存，下次进软件就会以调整后的顺序显示。录入基本信息完后的显示顺序（如上图）调整后的基本信息显示顺序（如上图）2对于已经录入完成的基本信息，你可能对某些字段或属性比较关注，你把它放在前面，把次要的放后面，具体方法如下，点击不放并拖动字段名，效果如下图所示大掌柜提示：软件还支持一种排序，就是自定义排序，是按照一定的规则升、降序，使用方法，点击你要按照排序规则的一行的最上方，也就是字段名称所在行，他就会自己按照你的规则升、降序排列。如图所示：图中是以商品编号升序排列的，在商品编号一列最上边有一小三角形。五、基本信息其他管理的介绍1筛选：建立一定的条件，选出有一定的相似性的基本信息2停用：停用基本信息，由于某种原因，企业不经营某些商品或不跟某些单位往来，需要停用这些基本信息。往来单位不再参与新的业务录入；但对查询统计不影响大掌柜提示：在已经有期初数据或被其他单据已经使用的基本信息，不能删除，就采用停用来解决。3列表：显示最末一级全部的基本信息。4列配置：显示与屏蔽基本信息的一些属性。打印的基本信息也在这里设置。2.6.2 商品信息进入“期初维护-基本信息-商品信息”可对基本信息进行添加，修改，删除，分类，查询，搬移，排序，打印等。一、添加商品信息点击“期初维护-基本信息-商品信息”，如果是初次使用弹出的界面如图所示：在上图界面中输入相应的内容，点击“确定”按钮保存信息。下面就商品信息内容进行介绍：商品编号：为了录入和查询的快捷、方便，更为了便于管理，可以为商品设置一个编号，编号可以是数字，也可以是拼音；为了管理，建议使用统一的编号规则。商品全名：直接录入商品名称，根据商品名称，系统可自动生成简名及拼音码信息。拼音码：为单据录入及报表查询时的助记码，根据全名信息自动生成，当全名信息变化后拼音码信息也自动更新，该信息可以手动修改。商品简称：为了系统方便查询而设置的，该信息是手动设置。保质期：保质期管理主要是用于采用非加权平均法的商品，需要管理的商品必须输入有效期天数，在涉及库存增加如进货单的单据格式配置中选上“生产日期”一项。查询时，在“报表中心-库存查询-库存商品过期报警”中可以查询近效期的商品。成本算法：系统提供四种成本核算方法，加权平均法、先进先出法、后进先出法和手工指定法，选用哪种成本算法可根据企业自身特性。下面分别介绍这四种成本算法的差异：加权平均法：选中这种成本算法后可以实现负库存业务，负库存业务即在库存数量不够或者是库存数量为零时允许销售单过账。先进先出、后进先出和手工指定发，可以实现批次和有效期的管理。如采用先进先出法，期末存货成本接近市价，使资产计价较合理；后进先出法，期末存货成本按较早的成本计算，与当前市价偏差较大，尤其在物价上涨时，期末存货成本计价偏低，影响资产计量；采用后进先出法，本期销货成本最接近市价，与当期收入相配比，计算的利润较合理，当物价上涨时，还可以规避因涨价而带来的经营风险，而采用先进先法，本期销货成本较低，会导致虚增资产，虚增利润。由于后进先出法计价使本期销售成本较高，期末存货成本较低，所以在一定时期内以减少应交所得税，从而增加企业现金流入。大掌柜提示：1）从长远角度看，企业的存货最终都将转化为销售成本，因此不管采用这四种成本核算方法中的哪一种，最终的结果都将是一致的。2）成本核算方法一经确定，开账后是不允许修改的。7序列号类型：默认为不选择。一旦选择，则该商品进行序列号严格管理，即商品的所有进出单都必须保证数量与序列号数相等，并且，库存中不允许存在相同序列号。一旦商品被单据使用并过帐，则此配置不允许修改。8自动编号：在界面的右上角，勾上他系统会让商品编号自动往后编号。9基本单位：商品最常用的计量单位，业务统计的主要单位信息，建议为小单位。10辅助单位：一般指商品的批发计量单位，建议为包装单位，大单位。大掌柜提示：大掌柜软件专业版支持3个辅助单位，也就是大掌柜软件专业版支持4级单位。11单位关系：单位关系是指基本单位和辅助单位间的换算比例，数量关系是，基本单位量=单位关系*辅助单位量；例：某商品基本单位是个，辅助单位是件，单位关系是12，则有(1件)*(12个/件)=(12个)。12零售价：预设零售价，主要用于零售开票及零售退货，在“系统管理-系统配置-价格方式”设置为“统一零售价”，在开销售单会做为预设售价读出。13.预设售价：预设售价主要是用于录销售单时自动跳出售价，您也可以在“物价管理”中录入或修改；14最低售价：主要用于录销售单时控制售价，在“用户配置”设置控制与否如图：15辅助属性：主要是辅助查询一些报表，在以后章节做详细介绍。16条码录入：大掌柜专业版支持扫描枪输入，你只需在基本信息中输入该商品的条码信息，录单时在条码处使用扫描枪即可跳出该商品。大掌柜提示：大掌柜软件专业版支持多条码，如上图，一级单位一个条码。当所有信息录入完毕后，点击“确定”按钮，就保存相关设置。基本信息的删除，修改，分类，搬移，查询，筛选，调整顺序等在以上章节已讲到，在此不赘述。2.6.3单位信息在“期初维护-基本信息-单位信息”中记载与企业有业务关系的往来单位。系统把往来单位分为供应商、加盟代理、普通客户、商场专柜四类。在添加往来单位之前，用户需要确定是否按地区对销售情况进行统计，如需要，就要在基本信息先建立地区信息，然后在往来单位选择所属地区，以后就可以在“报表中心-销售分析-地区销售分析”里面，查询不同地区的销售情况；如不需要，就不用添加地区信息。一、添加区域信息进入“期初维护-基本信息-地区类型管理”，在首次添加地区信息时，弹出“地区信息”录入框，输入地区名和编号信息。界面如图：在录入完区域信息后，可以对区域信息的添加，修改，删除，筛选，打印等管理。二、添加单位信息进入“期初维护-基本信息-单位信息”，出现的界面如图：点“添加”按钮，弹出“往来单位”录入框：在以上对话框中输入往来单位的相关信息，如果是类信息则只需要输入“单位名称”和“单位编号”，在添加最明细的往来单位信息时，才根据需求决定添加具体的内容。我们这里对“往来单位”录入框中的内容进行介绍：单位名称、单位编号：是往来单位里面必须录入的内容。单位简称、单位地址、传真号码、单位电话、联系人、单位邮编、单位税号、公司网址、电子邮件、开户行账号：根据用户的自身管理需要来设置，打印单据可以自动提取这些数据。1关联经手人：用于提高录单速度，选择好后，在单据录入时选择往来单位，经手人默认为关联的经手人。2. 账务归属：用于把财务与物流分开管理，常用在往来单位为连锁店的时候。比如：你的客户有红旗连锁，你给红旗门店送货，要到总公司结算财务。你只需要在单位名称填上红旗门店的名称，账务归属选红旗总部。3.所属地区：主要针对需要进行地区销售状况统计用户，选择客户所属的地区。4. 结算方式：用于跟用户有签约结算方式的往来单位，如果一月结算一次，就可以注明月结，在“财务管理-单据结算查询”可以查询结算情况。5. 售价选择：即该单位针对所有的商品，适用预设售价、还是预设售价、还是预设售价、还是零售价，一旦设置好，并且用户配置中配置了使用“单位价格体系”， 则默认情况下该单位在销售时就会自动取商品对应的价格。6信用额度：往来单位能够欠款的最大限度，设置此额度后，开销售单时将会有一些提示，此上限也可以在“财务管理-往来分析”中输入，表示不用此功能。比如，红旗应收款上限为20000，现在销售给客户25000元商品，则在过账时会进行提示。 折扣：指默认折扣，做进货单时有用，可以在单据中修改。退换货率：即在换货期限内，与该单位发生的的供销业务额，允许退货的最大比例。例：某单位换货比例为15%，这一批货总金额为1000元，如果此间没有进行任何换货业务，则此次允许退货的最高金额为100015%150元。如果此前已经换货50元，则此次最高允许换货就应该变成15050100元。对于进货换货，则以进货单和进货退货单为金额计算。对于销售换货，则以销售单和销售退货单为计算依据。期初可换货额：指用户在用软件之前，单位之间业务往来产生的一个换货金额，是手工帐与电脑帐之间的一个过度。2.6.4职员信息在“期初维护-基本信息-职员信息”中添加公司员工信息。在添加往来单位之前，用户需要确定是否要对销售与费用状况按部门进行统计，如需要，就要在基本信息先建立部门信息，然后在职员选择所属部门，以后就可以在“报表中心-销售分析-部门销售排行榜”里面，查询不同部门的销售情况；如不需要，就不用添加部门信息。一、添加部门信息进入“期初维护-基本信息-部门信息”进行添加。二、添加职员信息进入“期初维护-基本信息-职员信息”进行添加。职员姓名、职员编号：系统里面要求用户必填的内容；所在部门、员工级别：职员的辅助信息，通过选择来输入内容。员工级别通过“期初维护-员工级别管理”设置；联系电话、部门地址、手机号码、家庭地址：这些辅助信息可根据用户需要录入；最低折扣：授权职员的最低折扣权限；员工生日：输入生日后，在菜单栏“员工生日”里面可对员工信息一个管理，有很方便的查询功能，支持数据导出Excel；店员授权：通过是否是店员来完成职员与仓库的绑定，设置好了的店员只能用自己的仓库进、出库，设置了店员可以通过以下权限设置来完成某些控制。大掌柜提示：操作员授权和口令设置，必须先将职员添加到“职员信息”中。2.6.5仓库信息在“期初维护-基本信息-仓库信息”中添加仓库信息。在实际管理中，仓库不仅仅可以代表一个具体的仓库，也可以是库位，也可以是一个门市部，还可以是一个分公司，这需要根据你的管理来决定。在系统中，仓库自动分为了两类仓库，一是普通仓库，二是自营店仓库。具体操作参照“商品信息”建立，此不赘述。注：各个仓库的成本核算是分离的，因此同一个商品在不同仓库可能成本不一样。注：基本信息中的商品信息、单位信息、职员信息、仓库信息是必须建立的，是系统启用的必要四要素。2.6.6会计科目大掌柜软件专业版是以进销存管理为主，财务管理为辅的进销存管理软件系统。在系统中用户只需要处理好进销存业务，系统会自动对财务数据进行处理。软件中预设了一些常用的会计科目，这些科目的明细科目还需要用户根据自己的实际情况进行添加和修改。系统将会计科目分为5个大类：可对某些会计科目进行添加、修改、删除、分类、筛选、打印，具体操作详见商品信息的操作，此不赘述。大掌柜提示：系统自带的科目信息不允许删除，也不允许分类，只能修改。包括优惠、利息收入、调账收入、调账亏损、固定资产折旧、收入类型中的其它、银行账户中的工商银行。能分类的科目软件中都没有限制级数。权益类下不允许添加任何新的科目信息，也不允许删除修改已经存在的信息。2.7期初建账2.7.1期初库存商品 使用电脑管账，需要将手工帐结存的数据录入到软件中，我们称为“期初建账”。比较重要的期初数据包括：库存数量、库存金额、往来帐。因此，在使用软件前，用户需要盘点库存数量，确认商品成本，清理往来帐。一、录入期初库存商品进入“期初维护-期初建账-期初信息/库存商品”，弹出“期初库存商品”界面，如图所示：点击“选择仓库”按钮，在弹出的仓库选择界面中选择这个商品存放的仓库，如图所示：选中要输入数量的商品，如果商品选择的成本算法是加权平均，点击“修改数量”按钮，或者双击选择的商品，会弹出“期初库存商品设置”界面，如图所示：在“期初库存商品设置”对话框中输入商品的“期初数量”和“成本单价”系统会自动核算“库存总价”。大掌柜提示：期初数量是指基本单位的数量，软件支持辅助数量的录入，但成本单价是指基本单位的成本单价。如果商品信息在序列号类型选择了强制，用户点击“修改数量”按钮，或者双击选择的商品，会弹出“序列号维护”界面，如图所示：录入方法有2种：一在序列号位置录入号，敲键盘上的Enter键，就录入进出了，一般用于单个序列号或无规律的序列号录入，第二种是序列号的批量录入，把前缀、后缀、开始号和结束号录进去，点确定自动批量生成。在录入完毕后点右下角的“确定”按钮，出现的界面如下：期初数量系统自动提取了序列号的个数，只需要填上成本价点“保存”按钮就可以了。如果商品使用的成本算法是先进先出、后进先出和手工指定法，用户点击“修改数量”按钮，或者双击选择的商品，会弹出“选择批次”对话框，。点击“新增”按钮，在弹出的对话框中依次录入商品数量、成本单价、生产日期和批号。点击“确定”按钮，保存信息。“期初库存商品”界面上的按钮介绍：导出数据：把期初库存商品信息导出到Excel。打印：本系统这里支持两种打印方式，支持自定义编辑打印样式。二、录入委托代销、借出业务期初库存数据的录入企业存在委托代销、借出业务时，在期初结存的数量中包含委托代销和借出发到的商品，在这些商品应该在 “期初信息/委托商品（借出商品）”中反映，反映在“期初信息/库存商品”中。如期初借出客户商品10个，不含借出的商品库存为100个，那么在录“期初信息/库存商品”时，则应建入100个。也即是说期初库存商品是不包括已经借出的商品。具体操作如下：.在“期初信息/库存商品”中选择仓库，然后输入商品数量100个；.点击“期初信息/借出商品”弹出“期初借出库存状况”，点“选择客户”按钮选择客户，录入数量10个。如图：大掌柜提示：委托代销业务与借出业务原理一样，不再做讲解。三、录入受托代销、借进业务期初库存数据的录入 企业存在受托代销、借进业务时，在期初结存的数量中包含受托代销和借进收到的商品，在这些商品应该在“期初信息/库存商品”和“期初信息/受托商品（借进商品）”中同时反映。如期初借进供应商商品10个，不含借进的商品库存为100个，那么在录“期初信息/库存商品”时，则应建入110个。 即是说期初库存商品里应该包含已经借进的商品。具体操作如下：1在“期初信息/库存商品”中选择仓库，然后输入商品数量110个；2点击“期初信息/借进商品”弹出“期初借进库存状况”，点“选择供应商”按钮选择供应商，录入数量10个。如图：大掌柜提示1：受托代销业务与借进业务原理一样，不再做讲解。大掌柜提示2：录入的期初商品库存，在没有开账前，是不能在库存状况表等报表查询的。2.7.2期初往来账一、期初预收预付款1点击“期初建账-期初信息/预收预付”菜单，进入“期初预收预付”界面，如图：2选中需要录入期初的往来单位，点击“修改期初预收预付”或双击往来单位，在弹出的界面中输入预收款或预付款。注：一个往来单