基本建设项目档案管理办法.doc

基本建设项目档案管理办法主要内容l 一、概述l 二、文件材料的整理和归档l 三、档案整理方法一、概述（一）基本建设项目档案的定义 根据基本建设项目档案资料管理暂行规定的规定，基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）自建设项目立项开始直至竣工验收过程中形成的具有保存、查考价值的各种形式和载体的历史记录(二）基本建设项目档案的特点根据国家标准GBT 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求规定，科学技术档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 基本建设项目档案是科技档案的一种门类。基本建设项目档案特点1、专业技术性；（按专业特点整理）2、成套性；（文字材料和图纸不分开）3、现实性；（边形成边利用，准确性）4、复用性 ；（重复利用）5、多样性和数量大（档案工作与工程建设同步进行）（三）基本建设项目档案的作用建设项目档案既是项目建设的真实历史记录，也是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。建设项目档案工作是项目建设基础工作的重要组成部分，各有关单位应当将其纳入项目建设的全过程，做到建设项目档案工作与项目建设进程同步，按照统一领导、统一管理档案的原则，管理好建设项目档案，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。l 高速公路的档案管理不仅是高速公路建设管理中的一项重要工作，而且在高速公路的运营管理中也占有重要的位置。l 竣工文件的整理和工程外业一样，都是工程建设管理的重要组成部分，而竣工文件的整理常常落后于主体工程的进展，因此各参建单位在工程一开始就应重视档案的收集、整理。（四）国家、省有关基本建设项目档案工作规定1、国家档案局、国家计委联合发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号） 2、国家档案局发布的建设项目（工程）档案验收办法（国档发19928号） 3、国家档案局印发的国家重点建设项目档案管理登记办法（档发字199715号） 4、省档案局、省发展和改革委员会、省重点建设项目办公室河北省重点建设项目档案管理暂行办法（冀档发20024号） 5、国标国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（2003年4月1日实施）6、国标科学技术档案案卷构成的一般要求（2000年实施）7、交通部印发公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法（2002年6月13日）8、交通部印发关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知（2004年8月13日）9、技术制图复制图的折叠方法（五）科技档案工作的内容1、科技档案形成管理 指对科技文件材料转化为科技档案的管理，包括检查和协助科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作和科技档案收集工作。2、科技档案实体管理 是指对科技档案所进行的各项业务建设，包括科技档案的整理、鉴定、保管、统计等项工作。3、科技档案信息资源开发利用 是指对科技档案中存储的科技信息进行发掘和提供服务的工作，包括科技档案的检索、编研和提供服务。 （ 六）科技档案管理的几个基本概念1、科学技术文件材料：记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。 2、科学技术档案：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及其管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 3、项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件。4、项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 5、项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。 6、项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。 7、项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中及项目竣工验收时形成的文件。8、案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 9、立卷（组卷）：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。 10、卷内目录：登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 11、卷内备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。12、档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 13、项目文件归档：建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。 14、项目档案移交：项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。15、建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。 16、单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 每个合同段范围内的路基工程、路面工程、交通安全设施分别作为一个单位工程；特大桥、大桥、中桥、隧道以每座作为一个单位工程（特大桥、大桥、特长隧道、长隧道分为多个合同段施工时，以每个合同段作为一个单位工程）；互通式立体交叉的路基、路面、交通安全设施按合同段纳入相应单位工程，桥梁工程按特大桥、大桥、中桥分别作为一个单位工程。17、分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。 每个合同段的路基土石方、排水、小桥、涵洞、支挡、路面面层、标志、防护栏等分别作为一个分部工程；桥梁上部、下部各作为一个分部工程；隧道衬砌、总体各作为一个分部工程。18、保管期限：对档案划定的存留年限。（永久、长期、短期）永久：50年以上长期：16年-50年短期：15年以下（含15年）（七）组织与职责l 1、各级交通、档案行政管理部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。l 2、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应当将公路工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入公路建设项目的管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制，配备专人负责公路工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。l 3、按照交通部2004年第3号令公路工程竣(交)工验收办法的规定：l 第八条 公路工程（合同段）进行交工验收应具备以下条件：（五）竣工文件已按交通部规定的内容编制完成。l 第十六条 公路工程进行竣工验收应具备以下条件： （四）竣工文件已按交通部规定的内容完成； （五）对需进行档案、环保等单项验收的项目，已经有关部门验收合格；l 4、公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时，应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、整理的组卷要求。l 5、公路工程交、竣工验收时，档案主管部门和交通主管部门的档案机构应派人参加，并提出公路工程档案验收意见。省重点建设项目，竣工验收前，要由档案行政主管部门组织档案专项验收。二、文件材料的整理与归档l 科技文件是科技活动的伴生物，是科技档案的前身，科技档案是由科技文件有条件转化来的。科技文件和科技档案是同一事物的两个不同发展阶段。科技文件工作是科技档案工作的基础，要做好科技档案工作，就必须了解和掌握科技文件、科技文件工作。 (一）科技文件材料的类型1、图样科技文件（蓝图、底图、计算机出图）；2、文字科技文件；3、其它形式的科技文件（表格、卡片、记录单、验收单、实验单等）；4、非纸质载体的科技文件（电子文件、声像文件、实物文件等）（二）文件收集归档的分工 l 基本建设项目文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或工程建设项目完成进展情况，及时收集、整理。 项目法人或建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位、监理单位应完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。属于项目法人或建设单位归档范围的档案资料，勘察、设计单位、施工单位和监理单位应按规范进行整理并及时移交项目法人或建设单位。按公路工程质量鉴定办法，质量监督机构应按公路工程竣工档案管理的有关规定，对监理资料、施工资料、科研和新技术应用资料进行审查，主要要求如下：l 1、内业资料未按要求整理或检查项目不全、频率不足或缺少必要的数据，不能有效证明工程所用的原材料、施工工艺及工程质量符合规范要求或资料反映出的工程质量达不到合格标准，不能保证安全运营及正常使用时，工程不予验收。在对内业资料重新整理，达到要求后方可组织验收。l 2、内业资料应是原始资料，是施工过程中的原件，不符合要求扣1-3分。l 3、内业资料应字迹清晰、工整，表格内容应填写完整，签字齐全，并按要求分类编排，装订整齐，不符合要求时扣1-3分。l 4、按施工工序、工艺的要求所有资料应齐全、完整，资料反映出的抽查频率、质量指标应满足有关标准、规范规定的要求，不符合要求时扣2-4分。（三）归档时间l 交工验收前，项目法人应组织有关单位完成“公路工程竣工档案目录”中第三、四、五部分的文件编制工作。竣工验收前，完成“公路工程竣工档案目录”要求的全部文件编制工作。 建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时，应按合同协议规定的要求向建设单位或受委托的承包单位移交经整理、编目后的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期向档案管理机构归档。（四）归档要求1、归档文件必须完整、准确、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。 2、归档的基建文件材料必须书写工整，字迹、线条清楚，图样清晰，图表整洁，格式统一，签字认可手续完备。竣工图编制要符合规范。 3、需永久、长期保存的文件禁止使用易褪色的书写材料（如园珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等）书写、绘制。凡由易褪色书写材料制成的文件材料（如复写纸、热敏纸）应复印保存，并加盖复印单位公章才生效。 4、录音、录像文件应保证载体的有效性；电子文件应以光盘为长期储存介质。 5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。6、归档文件一律是原件，不能交复印件。竣工图一般编制两套。一套交业主和生产（使用）单位，一套交项目主管部门。 在大中城市规划区内的增加一套交城建档案馆。 编制竣工图所需费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签定合同时确定。7、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。 准确性鉴别l 一是科技文件应该同它所反映的科技、生产活动的对象一致；二是同一个项目的科技文件之间在内容上应该一致，如底图和蓝图保持一致，测量结果与竣工图一致。准确率达标准要求。（五）归档手续：1、编写归档情况简要说明2、填写归档文件移交清单（移交目录） 归档时，交接双方按清单核查清楚，双方签字盖章，各留一份。3、编制“科技档案分类目录”，同时移交内容相同的电子文件。 电子文件包括科技档案分类目录和卷内目录。（六）竣工图的编制要求1、项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。 2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，能全面、准确反映竣工的全部施工实际造型和特征。3、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡是一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图； 4、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图标内注明“竣工阶段”加盖竣工图章。l 5、建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。l 6、编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。 7、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。8、有关建设项目的电子文件要同时归档。 9、所有的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容要填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。竣工图一般为三套。竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。竣工图章格式编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人10、竣工图采用A3纸，图幅的短边不得加长，长边加长的长度应为210mm的整倍数，并折叠成A4纸装订，规格必须符合国家标准，用纸优良。 11、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。（七）归档范围（基本建设文件材料的形成）基本建设项目文件，是指建设项目在立项审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声象等形式的以纸质、胶片、磁介、光介与等载体形式存在的全部文件。 具体按交通部印发公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法、关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知（附件二公路工程竣工档案目录）执行。(八）移交要求l 1、移交范围 凡是列入河北省发展和改革委员会下发的省重点建设项目名单的公路工程，其竣工档案要按照交通部关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知中公路工程竣工档案目录规定的范围进行移交，包括文字材料、图表、图纸、照片、音像材料、电子文件等。l 2、移交档案的质量要求l （1）凡属于公路工程竣工档案归档范围的档案资料，均应按照河北省重点建设项目档案管理暂行办法、公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 118222000）、照片档案管理规范（GB/T 118212002）、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 15-1995）、建设项目竣工文件编制及档案整理规范（DA/T 282002）等文件的要求，做好竣工文件的编制及归档整理工作，确保所移交档案的完整、准确、系统、规范，便于管理和利用。（2）归档的竣工文件必须书写工整，字迹、线条清楚，图样清晰， 格式统一，签字手续完备。 （3）竣工图编制要符合规范要求，并加盖竣工图章。对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况要进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。 （4）竣工档案资料应编制整理一式三套，如果公路管理机构同意不接收，可编制整理竣工档案资料一式两套。向档案馆移交的档案材料必须为原件，且属于公路工程竣工档案归档范围中永久、长期保管的档案资料。向公路管理机构、接管养护单位移交的档案资料，竣工图必须为原件，其它档案资料可以是复制件，但复制件要加盖复制单位公章。（5）档案的检索工具和项目有关资料应随档案一同移交。检索工具种类包括：科技档案分类目录各一套；机读案卷级、文件级目录各一套；项目有关资料包括：项目概况各一份，宣传画册等。 （6）凡移交进馆的档案，均应使用有利于档案长久保存的、符合国家规范要求的装具。3、移交进馆竣工档案机读目录著录格式与数据交换要求 （1）案卷级机读目录著录细则与要求 案卷级机读目录著录项目包括项目代号、分类号、案卷号、题名、起时间、止时间、保管期限7个项目。 项目代号：著录竣工工程的项目代号 。 起时间：著录案卷内最早的一个文件形成时间，由8位阿拉伯数字构成，如“20060301”表示2006年3月1日。 止时间：著录案卷内最晚的一个文件形成时间 。（2）文件级机读目录著录细则与要求 文件级机读目录著录项目包括项目代号、分类号、案卷号、页号、责任者、题名、文件编号、文件时间、保管期限9个项目。 页号：著录文件在案卷内的起始页码，由3位字符组成。 责任者：著录文件的形成部门名称或主要责任者。（3）电子文件的移交l 除上述所提公路工程竣工档案和电子文件应按规定移交进馆外，与纸质档案相对应的各类电子文件也应一并移交进馆，如字处理软件形成文本文件，CAD制作形成的图形文件等。电子文件交换格式：序号基本数据类型通用格式暂时允许格式1文本文件XML、PDF、TXT、RTFDOC、WPS2图形文件DXFDWG3图像文件JPEG、TIFF4音频文件WAV、MP3MIDI5视频文件AVI、MPEG-2、MPEG-4RM6电子表格XLS7数据库DBF光盘信息存储结构l 移交电子文件的光盘存储采用树形结构，进行多级目录管理。三、档案整理方法根据基建文件材料的形成规律和成套性特点，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理。做到分类科学，组卷合理；法律文件手续完备，符合档案管理要求。 l 整理步骤：分类-立卷-卷内文件排列-案卷编目（编页号、编制卷内目录、编制案卷封面、编制卷内备考表）-装订-装盒-案卷排列-编制检索工具(一）分类以单项工程为单位,按照交通部科学技术档案分类编号办法中所确定的公路工程三级类目（即GL5.1）进行分类。建设项目大，形成案卷数量多的工程，按照项目建设的不同阶段，结合单位工程和分部分项工程的划分进一步细化。一级类目：GL5.1.JS公路（GL)工程(5)道路(1)京石高速公路项目(JS)二级类目：1、综合文件2、决算和审计文件3、监理文件4、施工文件5、科研、新技术文件归档范围（分类或立卷参考）第一部分 综合文件一、竣（交）工验收文件1、竣工验收文件（包括工程竣工申请报告、验收报告、竣工验收鉴定书、验收委员会名册等）2、交工验收文件（包括交工验收报告、附件，附件包括质量监督部门关于工程质量鉴定书（含各合同段）、质量监督部门对工程质量的检查材料、各合同段工程质量评分表、交工申请书、交工证书、各合同段未完工程及遗留问题清单、各合同段缺陷责任期人员、设备配备情况）3、各参建单位总结报告（包括承包商总结、监理总结、设计单位总结、建设单位总结、质量监督单位总结等）二、单项工程验收文件1、机电工程验收文件2、房建工程验收文件3、环保工程验收文件4、档案验收文件三、建设依据及上级有关指示1、项目建议书及批准文件2、工程可行性研究报告及批准文件3、水土保持批准文件4、环境影响评价及批准文件5、设计基础材料（包括工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明；水文、气象等其它设计基础材料）6、文物调查、保护等文件7、初步设计文件及审批文件8、施工图设计文件及审批文件9、设计变更文件及批准文件10、设计中重大技术问题来往文件、会议纪要11、上级单位有关指示四、征地拆迁资料1、征地拆迁、补偿合同协议2、征地批文、公路建设用地呈报表3、征用土地数量一览表4、占地图及土地使用证5、拆迁数量一览表五、工程管理文件1、招标文件2、投标文件、评标报告3、合同书、协议书（包括勘察设计合同、监理服务合同、施工承包合同、材料设备采购合同）4、技术文件及补充文件5、建设单位往来文件（包括项目建设单位关于项目建设有关文件、宣传报道材料、安全工作文件、领导讲话、会议纪要、大事记等）6、其它文件及资料（包括施工执照、环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件、电、水等供应协议书）第二 部分 决算和审计文件 一、支付报表（最终支付证书、中期计量支付证书、工程量清单）二、财务决算文件三、工程决算文件四、项目审计文件五、其他文件第三部分 监理文件一、监理管理文件（来往文件、工作报告、大事记、监理日志、会议记录、纪要等） 二、工程质量控制文件 1.质量控制措施、规定及往来文件 2.材料试验、检测资料 3.监理独立抽检资料 4.交工验收工程质量评定资料三、工程进度计划管理文件四、工程合同管理文件五、工程计量与支付（包括中期支付证书、计量与支付凭证，即计量表、工程检验合格通知单）六、其他文件工程照片，音像资料监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度。第四部分 施工文件一、竣工图表1.变更设计一览表2.变更图纸3.工程交接表4、工程竣工图二、工程管理文件（承包商发文、会议记录、专题报告等）三、施工质量控制文件（一）工程质量文件1、工程质量往来文件2、工程质量自检报告及工程质量检验评定资料3、安全质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件； 4、桥梁竣工验收荷载试验报告； 5、桥梁基础、梁的预制等强度、完整性检验资料； 6、施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析；7、交工验收施工单位的试验、检测、评定资料。（二）试验、检测报告1、各种原材料试验报告；2、混凝土、砂浆配合比试验报告；3、原材料、外购成品、半成品抽检、试验资料;4、击实试验报告;5、路面结构层配合比设计报告;6、外购材料(产品)合格证书及检验报告、质量鉴定报告；7、机电设备、监控设备成品合格证、试验、调试记录。（三） 施工原始资料(I）路基工程 1、路基土石方工程（1）地表处理资料；（2）不良地质处理方案、施工资料、检测资料；（3）分层压实资料；（4）路基检测、验收资料；（5）分段资料汇总。2、构造物及防护工程(1)基坑开挖、处理试验、检测资料；(2)各工序施工记录、检测、试验资料；(3)成品检测资料；(4)砂浆(砼)强度试验。3.小桥工程(1)基坑处理、检查记录；(2)基础处理、检查、试验记录；(3)各分项施工检查、施工、试验记录；(4)质量检查记录。4.排水工程 (1)各工序施工、检测记录; (2)砂浆、砼强度试验资料； (3)成品检查记录； (4)分段质量检测资料汇总。 5.涵洞工程 (1)基坑开挖、处理记录； (2)各工序施工、检查记录资料； (3)砂浆、砼试验资料； (4)成品检查资料。()路面工程 1.压实度检测资料； 2.强度检测、试验资料； 3.材料配合比检测、试验资料； 4.各工序施工检测记录； 5.检查资料汇总。()桥梁工程1.基坑开挖、处理施工记录、检查资料；2.基础施工检查资料,桩基检测资料；3.现浇构件施工、检测、试验资料；4.预制构件施工、检验资料；5.预应力张拉、压浆检查资料；6.外购件检查记录；7.按施工工序各中间环节检查记录；8.砼、砂浆强度试验资料；9.各部位检查、验收资料；10.引道工程、防护工程施工、检测、试验资料。 ()隧道工程1.洞身开挖施工、检查资料；2.衬砌施工、检验资料；3.隧道路面工程施工、检查记录；4.照明、通风、消防设施施工、检查记录；5.洞口施工检查记录；6.各种附属设施检验施工记录；7.各环节工序检查、验收资料：8.隧道衬砌厚度、砼强度检验资料。 () 交通安全设施1.各种标志牌制作安装检查记录；2.标线检查资料、施工记录；3.防撞护栏、隔离栅及附属设施施工、检查资料；4.照明系统施工、检测资料；5.各中间环节检测资料；6.成品检测资料。() 收费站等房建施工资料房建施工资料应按建筑部门有关法规、资料编制办法管理、汇总。 () 收费、监控、通讯系统收费、监控、通讯系统施工、检测、验收资料应按有关行业标准整理汇总。（）绿化工程等施工资料（四）缺陷责任期资料四、施工安全及文明施工文件1、安全生产的有关文件2、安全事故的调查处理文件3、文明施工的有关文件五、进度控制文件1、进度计划（文件、图表）、批准文件2、进度执行情况（文件、图表）3、有关进度的往来文件六、计量支付文件七、合同管理文件八、施工原始记录1、施工日志2、天气、温度及自然灾害记录3、测量原始记录、4、各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分）5、会议记录、纪要6、施工照片、音像资料7、其它原始记录第五部分 科研、新技术文件l 1、课题报告、任务书、批准书l 2、协议书、委托书、合同l 3、研究方案、计划l 4、实验记录、分析、计算 (二）组卷方法组卷是在分类的基础上进行。在同一类目下，根据文件、图纸数量的多少，按一定规律组成若干卷。案卷的特征：（1）案卷是一组具有有机联系的科技文件。（2）案卷内的科技文件有一个相对的数量界限。（3）一个案卷内科技文件的保存价值大体相同。（4）根据国家标准规定，案卷采用卷夹、卷盒两种形式的装具。组卷方法：1、管理性文件按问题、时间组卷。2、项目竣工图按里程、专业组卷。房建工程竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业组卷。3、监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段，分问题组卷。相同文种的可集中组卷。4、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理工作记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。 整个标段中有路基、单个构造物的，单个构造物要单独组卷。5、设计变更文件、工程联系单按文种组卷（不同分部工程要分开）。 6、试验检测报告组卷方法：（1）钢筋、水泥等原材料检验可按规范规定按批抽检，同时配合供应范围表，便于查阅。出厂合格证按材料种类、时间顺序编制。（2）水泥混凝土及沙浆配合比试验报告及批准文件，按工程结构、标号、批复时间顺序排列。要求审批意见在前，试验报告在后。（3）水泥混凝土、沙浆抗压强度按批评定，按批次组卷。（4）取土厂土质、击实试验报告，按取土场顺序整编，同时配“供应范围表。（5）路面（底）基层混合料水泥剂量、无侧限抗压强度检测报告，按路面结构层次、桩号顺序组卷。7、检查检测记录组卷方法（1）路基工程软基处理检测记录按处理方法分类，以“处” 为单位组卷。路基土石方填筑检测记录，原则上以公里为单位组卷，但不必拘于整公里，要灵活掌握。同一施工段内的各种检测记录，应按路基填筑层次排列。路槽资料以公里为单位组卷。填方路段的排水、防护工程检测记录，原则上以公里为单位分类组卷。涵洞检测记录，以”座“为单位组卷。（2）大中桥梁档案按下列内容组卷：基础及下部上部构造防护工程（3）路面工程检测记录，以公里为单位按桩号、路面结构层次分别组卷。分底基层、基层、面层、路缘石、路肩等（4）分离式立交、互通立交和通道工程的检测记录，参照大、中桥组卷办法。8、组卷时同一事项的请示与批复不分开。同一文件的正文与附件不能分开，正文与底稿、文件处理单不分开。9、案卷内不应有重复文件。不同载体的文件一般应分别组卷。 组卷中一些具体问题的处理（1）随着工程及设备的管理、维修，还会逐步形成和补充一些新的科技文件。对于这些文件材料，应单独组织案卷，不必对前期已形成并已组织好案卷的科技文件重新拆卷。（2）对工程设计中采用的标准图、通用图，不必复制一套组卷、归档，只需在卷内或卷内备考表中注明所采用的图纸名称、图号及档号即可。（3）与基建项目关系密切的管理性文件，应列入基建项目类中组卷；（4）底图以张为单位单独保存和管理；（5）技术改造和技术引进项目中的成套科技文件可以不拆散组卷。（6）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷相互之间有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。（三）卷内文件排列1、卷内文件一般文字在前，图样在后。文字材料译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。 2、管理性文件材料按问题、时间、重要程度排列。 3、施工文件按管理、依据、建筑、安装、监测实验记录、评定、验收排列。 4、竣工图纸按专业、图的类别序号排列。同一专业图纸按图的类别序号排列。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。5、图样材料，原来有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系顺序排列。如基建工程档案可以按总平面图-系统图-平面图（或立面图、剖面图）-大样图排列。6、小的基建项目档案，图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。 (四）案卷编目1、编页号 无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷单独编号，页号均从1开始。页号编写位置：正面右下角，背面在左下角。（远离装订线一头） 页号采用页码机打号形式较好，如采用手编要用钢笔，填写工整、清楚。（不能用铅笔或圆珠笔编）2、编制卷内目录。主要项目有序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等。（1）序号：以件为单位登记，从1开始（2）责任者 填写科技文件材料的形成部门或主要责任者的通用标准简称。以公章为准。（3）文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。无文件编号的可不填写。（4）页号 每件科技文件材料首尾页上标注的页号。（5）日期：填写文件形成日期。以落款为准。（6）文件题名：填写文件标题全称。 图表要填写项目、结构名称及表格名称。相同内容的图表填一个标题，作为一份文件看待。 原文上的标题太简单或没有标题的，应重新拟写一个符合文件内容的标题，外加 号。3、填写卷内备考表。备考表是用来记载和说明卷内科技文件基本情况及其变化情况的一种表格。主要标明卷内总张数、总页数及对案卷情况的说明。 例：本卷文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。 立卷人：各单位具体立卷人，谁立卷谁负责。 检查人：一般由项目办的专职档案人员检查，谁检查谁负责。卷内文件目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1交办发2001390号交通部关于印发公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法的通知2001061312河北省建设监理总公司基桩质量检测报告20001127173结施2/2河北省建筑设计院候车厅屋面布置、配筋及各梁大样20000120/20卷内文件目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1河北省公路桥梁工程局第一部分质量检验评定材料（表1）2001061312河北省公路桥梁工程局 表22000112723河北省公路桥梁工程局 表320000134河北省公路桥梁工程局第二部分质量检验评定材料45河北省公路桥梁工程局第三部分质量检验评定材料7/104、填制案卷封面。案卷封面以标准格式揭示出案卷内科技文件的内容，同时也对案卷起保护作用。案卷封面的编制质量直接影响科技档案检索工具的编制，以及应用计算机输入档案信息等工作，关系能否准确地查找所需要的档案材料。案卷封面的项目有：l 案卷题名; 立卷单位，填写负责科技文件组卷的部门或项目负责部门。 起止日期：指卷内科技文件形成的起止日期。（19990512-19991008）保管期限：填写组卷时划定的档案保管期限。（永久、长期、短期）密级：填写卷内文件的最高密级。（绝密、机密、秘密）档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 档号分类号+案卷流水号案卷题名（即案卷标题)是案卷内科技文件的综合性名称，主要应概括案卷内科技文件的内容和成分。文字应简练、准确、完整、全面。一般由三部分组成：第一，工程项目的名称或代号；第二，科技文件的内容，如工程的某组成部分、专业、工序等；第三，科技文件的名称。l 项目技术文件案卷题名表示形式： 高速公路 段 合同 桩号 工程 结构 名称例如：京石高速公路 段 合同 桩号路基工程土石方填筑检测表l 管理性文件表示形式： 高速公路 段+责任者+问题+名称例如：京石高速公路 段总监代表处关于加强安全生产管理的通知档号：应填写分类号和案卷流水号。分类号指按统一的分类规则划分本单位全部档案后给定的类别号，按工程大小、档案数量多少确定划分成若干级。案卷号指科技档案按一定顺序排列后的流水号。l 举例说明：GL5.1.JF.4.A2.3-4 GL5.1-（GL)公路(GL5) 公路工程(1)道路 JF-单项工程代号4-类别号 (一级类目施工文件）A2-工程项目合同段代号3-类别号(二级类目施工质量控制文件）4-案卷流水号 （二级类目分类号下的小流水，从1开始。）档号 GL5.1.JF.4.A2.3-4档案馆号 京石高速公路#段至#段A2合同段 （K430+000K439+357) 土石方填筑检测表(四）立卷单位 河北省公路机械工程局起止日期 2000年09月06日至2001年07月26日保管期限 永久密级 档号 GL5.1.JF.3.1-8档案馆号 京石高速公路#段至#段河北省公路监理公司监理会议纪要 立卷单位河北省公路监理公司起止日期 2000年09月06日至2001年07月26日保管期限 永久密级 5、案卷脊背项目的填写l 档号：横排填写，可分两行或三行。l 案卷题名：自右至左竖写，项目名称不能省。l 脊背内容可打印在牛皮纸上，再贴在盒子上，也可用钢笔黑墨水直接书写在盒子上。（五）案卷保管基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。案卷可采用装订和不装订两种形式。装订、装盒前文件要剔除金属物。装订不得使用浆糊和普通胶水，采用三孔一线白色棉线装订方法装订。装订可整卷装订