时间与压力管理学员版.ppt

1 时间与压力管理 深圳普岩会议服务有限公司主讲 张铁军 2 课程目标 改变你的思维方式 重新进行自我定位 发现时间管理优势 提升自我管理能力 依据有效性和紧急性确定多项任务的优先顺序 如何将工作重点转移到最重要 最有效的任务中 认识有效目标的设定要素 了解如何处理分心的琐事 如何避免被打扰 学习如何提升你的工作专心度和工作效率 运用多种工具和技巧 掌握生活平衡 找出自己的压力征兆 造成的影响及其产生的原因 学习压力舒解方法及技巧 3 课程大纲 第一章改变从心开始一 阻碍成功的因素二 好习惯的力量第二章认识时间三 时间的定义及特征四 时间的价值分析第三章管理时间五 时间管理的现状 六 时间浪费的原因分析七 时间管理的方法与工具八 时间管理小窍门第四章压力管理九 客观认识压力十 压力与工作的关系十一 构建科学的压力预警系统十二 压力管理策略与方法 4 思维转变 建立全新的观点 我们每个人都守着一扇自内开启的 改变之门 除了自己 没有人能为你开门 只要你愿意敞开心灵 抛却原有思维 把良好的原则化为习惯 成功的圆满就在掌握之中 一 阻碍成功的因素 第一章 5 成功之道 心态决定命运 行为 思想 习惯 性格 命运 心态 信念 态度 一般人总认为自己的观点正确且立场客观 但试验却证明 虽然别人的结论不同 并不代表他们是主观的 错误的 二 好习惯的力量 第一章 6 好习惯更重要 习惯是后天形成的 有些习惯可能成为成功的助手 有些习惯可能是成功的最大障碍 高效能人士的七个习惯 二 好习惯的力量 第一章 7 独立期 依赖期 互赖期 个人的成功 人际关系成功 主动积极 以终为始 要事第一 双赢思维 知彼解己 统合综效 不断更新 七大习惯与三大成长层次的关系 1 3 5 6 4 2 7 二 好习惯的力量 第一章 8 消极被动行为 刺激 回应 主动积极行为 刺激 回应 依据价值自由选择 人类最终的自由就是不论什么环境 发生什么事我们都可选择如何回应 二 好习惯的力量 第一章 9 时间是运动的物质的存在形式 没有物质 也就没有时间 时间是我们最宝贵的资源 也是最大的敌人 什么是时间 三 时间的定义及特征 第二章 10 0 A1 A2 A3 A4 时间 时间 1 时间作周而复始的圆周运动 2 时间是单向 不可逆的直线运动 三 时间的定义及特征 第二章 11 0 A1 A2 Ai 3 时间是循环式上升的直线运动 时间 三 时间的定义及特征 第二章 12 时钟时间与生活的时间日历时间 实际时间和纯时间工作时间与非工作时间收入时间与消耗时间可控时间与不可控时间 时间的分类 三 时间的定义及特征 第二章 13 时间的客观性时间的不可逆性时间的无储存性时间的不可替代性 时间的特征 三 时间的定义及特征 第二章 14 你的时间资本分析 四 时间的价值分析 第二章 15 时间管理的误区 五 时间管理的现状 第二章 16 1 我做了什么根本不需要做的事 2 我做了什么能够由别人 并且应该由别人做的事 3 我做了什么耗时过长的事 4 我做了什么会浪费别人时间的事 如何找到原因 六 时间浪费的原因分析 第三章 17 干扰因素 六 时间浪费的原因分析 第三章 18 干扰因素 六 时间浪费的原因分析 第三章 19 乱放东西是首位 翻箱倒柜最费时开会属于第二位 好多会议无效益电话属于第三位 管理不好掉陷阱干扰列在第四位 应酬很多实在累拖延列在第五位 对人对已都不利垃圾档案属第六 鱼目混珠低效率危机属于第七位 接踵而至难应付颠倒授权属第八 别人求援常应答完美主义属第九 精工细雕属多余精神涣散属第十 流畅受阻费时间 十大时间浪费 六 时间浪费的原因分析 第三章 20 管理者浪费时间因素分析 主观因素 事业心不强 决策失误 工作无计划 畏惧太多 管理幅度过宽 官僚主义 无时间观念 职责过多 授权过小 客观因素 领导能力欠缺 心中无数 行政干预多 会议多 不正之风 环境干扰 突发事件多 电话干扰多 应酬多 公共关系不协调 组织管理不善 机构不健全 职责不明确 人际关系不协调 六 时间浪费的原因分析 第三章 21 干扰情况记录表 对干扰情况进行分析 并思考如下问题 哪些干扰让你付出最大的代价 你打的哪些电话是多余的 哪些来访者是不必要的 哪些电话可以缩短或更有效一些 哪些会谈可以缩短或更有效一些 谁是最经常的 最明显的 最无必要的 干扰者 六 时间浪费的原因分析 第三章 22 时间管理 有效利用时间 时间管理 节约原则 计划 优先顺序 时间计划手册 自我规律 成果 七 时间管理的方法与工具 第三章 23 时间管理是什么 七 时间管理的方法与工具 第三章 24 七 时间管理的方法与工具 第三章 25 迷惑 我的目标是什么 犹豫不决 我应该做什么 精力分散 精神和体力的超负荷拖延 可以等到明天逃避 躲进幻想世界中断 开始最难完美主义 我受的教育就是做一个完美主义者 七 时间管理的方法与工具 第三章 时间管理的七项禁忌 26 时间管理的误区 七 时间管理的方法与工具 第三章 27 时间管理的演进 七 时间管理的方法与工具 第三章 28 生理节奏法 注意研究你精力最充沛 脑子最清楚的时段 在此时段做最有价值的事 注意研究你注意力集中的时间有多长 在此时间内解决问题 该休息的时候一定要休息 在你感到疲倦之前就休息 你每天清醒的时间 就多增加了1小时 七 时间管理的方法与工具 第三章 29 最佳状态 生物节律之谜 七 时间管理的方法与工具 第三章 30 写下你明天要做的6件最重要的事 用数字标明每件事的重要性次序 早上第一件事是做第一项 直至达到要求 然后再开始完成第二项 第三项 每天都要这样做 养成习惯 艾维 利时间管理法 七 时间管理的方法与工具 第三章 31 开会节约时间方法 七 时间管理的方法与工具 第三章 32 要事第一 法则 小组讨论 工作事件分类 个人及小组时间比重 七 时间管理的方法与工具 第三章 33 七 时间管理的方法与工具 第三章 34 不合理的时间配置 七 时间管理的方法与工具 第三章 35 原则重心 家庭 钱财 资产 工作 娱乐 朋友 敌人 信仰 自己 配偶 以原则重心为导向的时间管理 七 时间管理的方法与工具 第三章 36 规划长程目标 规划每周目标 使命宣言 角色 目标 角色 目标 计划 行事历授权 七 时间管理的方法与工具 第三章 37 撰写个人使命宣言步骤 七 时间管理的方法与工具 第三章 38 目标管理的定义和含义 1 定义 目标管理是以目标的设置和分解 目标的实施及完成情况的检查奖惩为手段 通过员工的自我管理来实现企业经营目的的一种管理方法 组织中的上级和下级一起参与组织目标的制定 由此决定上下级的责任和分目标 并使其在目标实施中实行自我控制 1 共同商定目标 参与 2 共同分解目标 目标体系 3 共同控制 授权管理和自我评价 2 三层含义 七 时间管理的方法与工具 第三章 39 重视人的因素行为科学和管理科学的结合 动机 行为 目标的结合 你如何看待员工 员工就会如何表现 皮革马利翁 效应建立目标层次体系和目标网络通过目标的层层分解和相互协调将责任 权力和利益也进行层层分解 来实现对人的管理 目标管理的实质 目标管理理论架构 七 时间管理的方法与工具 第三章 40 目标的意义 成功就等于目标 其他的一切都是这句话的注解 美国潜能大师 伯恩 崔西 今天的生活状态不由今天所决定 它是我们过去生活目标的结果 哈佛大学的研究 七 时间管理的方法与工具 第三章 41 目标管理的PDS循环 部门 个人目标 公司目标 检讨达成方法 实施活动 成果评价 基本方针 组织制度 人资制度 PLAN DO SEE 基本性管理活动 补充性活动 日常性管理活动 有关制度的反馈 七 时间管理的方法与工具 第三章 42 目标设计原则 少而精20 80原理什么都想考都考不好层层分解自上而下 贯彻执行公司的目标和战略自下而上 员工 部门的绩效与公司战略目标统一良好平衡过程与结果平衡 顾客满意度与销售额 财务与非财务平衡可控性目标的要素应是此职位职责范围内可控的 七 时间管理的方法与工具 第三章 43 Specific 具体的 Realistic 结果导向 Measurable 可测量 Timebound 有时间限制 Achievable 有挑战性的 制定目标管理体系SMART原则 七 时间管理的方法与工具 第三章 44 分解目标的方法 剥洋葱法 终极目标 企业的真谛 总体目标 企业核心轴 长期目标 5 10年 中期目标 2 3年 短期目标 0 5 1年 近期目标 月 周 日等 七 时间管理的方法与工具 第三章 45 戴明PDCA管理循环 七 时间管理的方法与工具 第三章 46 计划的作用 方法与类别 战略计划 全局 长远 战术计划 贯彻与执行 专用计划规划项目预算 常规计划政策程序规章 作业计划 高层管理 中层管理 一线管理 应对变化和不确定性 使组织集中全力于目标 使组织的活动经济合理 进行控制的基础 七 时间管理的方法与工具 第三章 47 计划表的两种主要形式 甘特图 Gatt 计划评审技术 PERT 计划常用的3大分析方法 5W1H法鱼骨图法SWOT法 七 时间管理的方法与工具 第三章 48 SWOT分析法 SWOT分析是一种对企业的内部因素 优势和劣势 和外部因素 机会和威胁 进行整合分析 这些因素的平衡决定了企业应该做什么和什么时候做 七 时间管理的方法与工具 第三章 49 目标管理的执行 如何确保目标管理的执行 落实执行的责任建立目标管理推进记录的统一格式执行状况的管制目标控制图 设定一定时间的备查卷宗编制执行报告书何事已经发生 何事正在发生 发生程度如何 为求目标实现 目标执行人应使何事发生 七 时间管理的方法与工具 第三章 50 控制的本质 起点 目标 P D C A 事前控制事中控制事后控制 差距 七 时间管理的方法与工具 第三章 51 目标是经过严密程序制定出来的 在制定时包括了对未来的预测和不确定性的估计 所以一般不存在修正的必要 如果变更频繁 目标就失去了严肃性 目标也就失去了意义 改变整个目标体系的工作极其复杂 不仅增加管理工作量 而且加大了管理难度 会带来企业管理成本的上升 由于目标执行的进度不一 调整目标体系 会打乱企业现行的生产经营秩序和各项工作间的平衡 使企业陷入混乱 目标管理把目标与员工利益上的得失紧密联系在一起 目标体系的变动必然带来利益的变动 而利益的变动对所有人来说不是均等的 就会有人反对 也会有人窃喜 企业内部的团结协作就会出现裂缝 目标不修正的原因 七 时间管理的方法与工具 第三章 52 目标修正的原因 一般不要修正目标 但并不否认修正目标的可能性和必要性 即使是宪法 也要根据形势发展进行适当的修正 更不用说企业目标了 修正目标一般基于以下原因 外界环境的变化 突发事件 如 9 11 恐怖事件 企业内部的变化 出现了更好的构想 完成目标的方法发生改变 七 时间管理的方法与工具 第三章 53 1 应有一张思考的床 不要穷忙 瞎忙 无心的忙 2 对不可控制的时间先行控制 并订定处理原则 3 养成事先规划时间的习惯 依事情的轻重缓急优先顺序妥善安排 4 定期研讨工作内容与时间安排 如何改进并提升效率 5 心无旁骛地在一段时间内解决一件事情 6 有效运用每天的黄金时间 八 时间管理小窍门 第三章 时间管理的原则 54 当你被打断时 八 时间管理小窍门 第三章 55 当你被打断时 八 时间管理小窍门 第三章 56 等待的时候做什么 八 时间管理小窍门 第三章 57 逆势操作 八 时间管理小窍门 第三章 58 压力管理 一般是指 个体在指向目标的活动中 处于难以应对的处境之中 所产生的情绪上和身体上的异常感受和反应 压力是个体与环境相互作用的结果 是机体内部的一种状态 是焦虑 挫折等强烈的生理和情绪综合反应 压力是对精神和肉体承受力的一种要求 什么是压力 九 客观认知压力 第三章 59 早晨上班 你经常乘坐的那路公交车迟迟不来 A 继续等待 可以等到车 但也可能会迟到 选择总是伴随着内在的心理冲突 给个人带来压力感受 面临选择 B 避免迟到 坐出租车 但要付出额外费用 你面临的选择 1 压力是环境要求你作出选择或改变时的个人感受 面临改变 员工 经理 九 客观认知压力 第三章 60 事件的不确定状态 忐忑不安 2 压力是对未知事件悲观解释的结果 中午到我办公室来 谈谈你的工作 工作表现出色得到上级赞许增加责任或提高薪酬 工作出了差错要挨批 压力 九 客观认知压力 第三章 61 情绪衰竭 感到虚弱 紧张 麻木 生理上的不适感 感到自己 蜡烛燃尽 对工作抱 抵制 态度 自我感丧失 对周围人非常冷漠 疏远 不关心 个人能力下降 感到无助 绝望 愤怒 工作表现差 并因此损害了自尊 急于换工作或改变职业 心理衰竭的特征表现 心理衰竭状态的人 就像一个不断往外倒水的杯子 心理衰竭最容易出现于需要更多感情投入 与直接帮助人有关的职业当中 如医疗 教育 服务 警察等 九 客观认知压力 第三章 62 压力的力场分析模型 驱动力A 驱动力B 驱动力C 驱动力D 抑制力A 抑制力B 抑制力C 抑制力D 现在的功能水平 压力源 心理特性行为模式支持性的社会关系 压力源对个体施加压力 使心理 生理和人际发生改变 心理特性 行为模式 社会支持产生强有力的抑制力量导致低的心率 良好的人际关系 情绪的稳定性和有效的压力管理 九 客观认知压力 第三章 63 关于压力的8种错误假设 九 客观认知压力 第三章 64 乐观与压力解决 乐观的人聚焦于问题解决而不是沉沦于负面联想和痛苦情绪LOT R乐观量表 挫折或压力出现 产生负面联想 有了预设的结论 加入反驳机制 强化正性情绪自我激励 陷入渲染事件与否定自己和无助感的负性情绪 形成解决问题的正面思考 问题恶化或持续不确定 抱怨和退却能解决问题吗 下一次我一定能做的更好 九 客观认知压力 第三章 65 压力水平 操作表现 良好表现区 缺乏动力和刺激 枯燥 单调 难以清晰思考 身体不适 不愉快 Good Poor Low High 压力水平与业绩表现的关系 十 压力与工作的关系 第三章 66 压力水平 疾病 High Low Low High 压力与疾病的管理图 十 压力与工作的关系 第三章 67 1 压力给生活带来乐趣 为维持正常的状态 人们需要一个最低水平的刺激输入 2 环境压力促进人类发展 人的成长和发展就是不断适应环境压力的过程 十 压力与工作的关系 第三章 68 健康的紧张 高压力持续时间 业绩 表现 实际业绩 表现曲线 Good Poor Low High 长期的压力对业绩的影响 十 压力与工作的关系 第三章 69 1 压力与身体健康 2 压力与心理状态 压力与每个人的关系 4 压力与家庭关系 3 压力与社会适应 十 压力与工作的关系 第三章 70 熟悉压力预警信号 压力的影响常常不能被直接和明确感知 哪些是最敏感的信号 哪些是个人抵抗压力的薄弱环节 生理信号 情绪信号 精神信号 行为信号 十一 构建科学