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1 第六章会议管理 2 1会议概述 2会议准备 2 3会时工作 2 4会后工作 3 教学目的 知识目标 1 了解会议的概念 功能 要素 种类 规则 2 学习和掌握会前准备工作的具体操作方法 3 学习会时管理工作的做法 4 学习怎样做好会后工作 能力目标 1 能够策划会议方案 发送会议通知 安排会议日程 2 掌握布置会场 迎宾签到 会时服务的工作方法 3 能够清理会场 安排与会者返程 整理会议文件 4 教学的重点与难点 一 教学重点1 会前准备工作2 会间签到工作3 会后安排与会者返程二 教学难点1 会议的种类2 会议策划方案的制定3 会议通知 会议纪要的拟写 5 思考题 1 假如你是刘小姐 对接下去可能发生的各种情况 应该如何处理 2 假如放映机在十点十分还未送到 你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程 3 向总经理报告后 你还应该做些什么 4 召开大型会议前各种准备工作 包括音响 电子类装置应提前多少时间安排 案例1波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会 参加的有本单位 外单位的人员 总经理让秘书部门负责安排 会上要放映资料电影 进行产品操作演示 而公司没有放映机 租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐 会议召开的时间是8月9日上午十点整 而资料放映的时间是十点十五分 刘小姐打电话给租聘公司 要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅 9日上午 会议开幕前 波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作 刘小姐一看表 呀 已经九点五十分了 放映机还没有送到 刘小姐马上打电话去问 对方回答机器已送出 眼看着各地来宾以陆续进厂 刘小姐心急如焚 6 案例2一次某地当代表大会的开幕式上 会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌 虽得到补救 但终是一件憾事 并受到批评 事情发生的过程是 会务组会前起草的 大会开幕式程序 送审稿 中列有 奏 或播放 国际歌 的一项 大会秘书处一位负责人审稿时 拟把此项放在大会闭幕式进行 于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了 后来大会秘书处主要负责人定稿时 又把该项圈了回来 会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国际歌此项程序 而对后来又被圈了回来一事 未家注意 因此对于在大会上宣布 奏国际歌 时无法奏出 一时形成了冷场 幸好会务组长急中生智 立即上台挥拍领唱 这样才圆了场 会后领导同志捉 这一事故该给予批评 吸取教训 但在关键时刻能得到即使不久 这是好的 这一点值得表扬 思考题 本案例中 会务准备方面存在哪些问题 7 案例1 在开会时间快到而设备部到位的情况下 秘书应当立马做如下处理 1 请租赁公司告知送货员的联系方法 想办法联系送货员 2 如果联系不上送货员 应及时向总经理汇报 请示该如何办 3 马上向总经理请示 不得擅自决定调整会议议程 4 得到总经理指示 可能把资料放映的时间往后推移半小时或一小时 5 联系新的租赁公司加急送一台放映机 或原租赁公司再送一台 一般而言 召开大型会议 各种准备工作包括音响 电子类装置应至少提前一天安排 对于案例出现的租赁问题 秘书还应注意 1 租赁会议厅应全面考虑内外环境和设施 包括噪音问题 停车场等 2 不能仅凭电话联系 应实地查看 3 重要设备应考虑多准备一套备用 或两套方案 案例2 这次会务准备暴露了会务组织工作中存在的不足 会议组织者在会前个部门之间应及时做好沟通交流 会前各项准备工作 包括对开幕式程序的最后核定 载会前必须检查落实一遍 这样就能避免开幕式上国际歌没有按程序播放的事故发生 8 一 会议概述 会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象 会 聚会 见面 集会议 讨论 商议 尚书 周官 议事以判 政乃不迷 9 1 定义 会议是指3个或3个以上的人 其中的1个可以是主持人 按一定的组织原则聚合在一起 围绕某些共同关心的内容而进行的多向沟通 几种常见的会议形式 各种代表大会 办公会 报告会 记者招待会 庆祝会 联谊会 欢迎会 团拜会等 10 2 会议的基本特征 会议必须有一个最低人数临界点 3人及以上 按一定组织原则聚合在一起 或合乎一定的会议规则 遵循一定的程序进行 多向沟通 11 二 会议的类型 12 三 会议的功能1 信息交流2 发扬民主3 科学决策4 检查监督5 沟通协调6 树立权威 13 技能训练 训练按照不同的标准 可以将会议分为不同的种类 请课下通过多种途径收集会议种类的相关资料 了解会议种类的常识 14 第二节会议准备 一 安排会议议题 一 收集议题 会议议题 会议所要讨论的题目 所要研究的课题 或是所要解决的问题 体现会议中心目标或主要目标的议题叫中心议题 在会议期间临时提出的议题叫动议 会议议题审核的原则 一支笔原则 唯一性原则 计划原则 可行原则 四性 必要性 重要性 明确性 可行性 15 二 筛选议题 确定会议主题的方法 要有切实的依据 上级指示 规划 总结 必须结合会议的实际内容 具体工作 要有明确的目的 实际问题 议题是对会议主题的细化 议题的来源 领导同志批办或指定汇报的问题 下级机关提请讨论的问题 上级指示需学习讨论 研究贯彻执行的问题 16 无论组织什么样的会议 都有会议主题 特别是组织大型会议 必须明确会议要研究解决什么问题 达到什么目的 我们看十七大报告的主题提出了要解决的问题是什么 目的是什么 17 十七大报告主题 高举中国特色社会主义伟大旗帜 以邓小平理论和 三个代表 重要思想为指导 深入贯彻落实科学发展观 继续解放思想 坚持改革开放 推动科学发展 促进社会和谐 为夺取全面建设小康社会新胜利而奋斗 18 例如 会议主题 绿色金融 发展方式转变的新动力 有三个方面的议题 第一 推动绿色金融有效支撑实体经济可持续增长 第二 推动绿色金融与现有金融体系的衔接 互动与融合 第三 促进绿色金融创新 形成绿色金融的 长春共识 探索发起筹建常设的国际绿色金融合作组织 19 案例 第五届国际应用激光技术中国研讨会 LPC2010 本届研讨会的宗旨是促进光电技术在科学研究和工业领域应用的合作及信息交流 研讨会的会议议题包括激光微加工 光学元件 激光宏观加工 激光系统和安全 20 三 邀请与会者 与会者 参加会议的正式成员 应具有 必要性 重要性 合法性 出席人员 参加会议的正式成员 具有正式资格和表决权 选举权 发言权和提案权 列席成员 与会议有关 但无正式资格 仅有发言权 而不具备表决权 选举权和提案权 特邀来宾 部分领导 知名人士 具有表决权 旁听成员 受邀与会 不具备正式资格 无发言权 表决权 工作人员 服务人员无发言权 表决权 媒体人员 21 在确定重要会议与会人员的范围时需考虑 列席代表的数量 各单位名额的平衡 代表的广泛性 依照法定的程序确定 22 1 会议召集人 召集人是本次会议的发起人 永久性集会的成立会或临时会 由会议的发起人 筹备人负责召集 永久性会议的常务会 临时会 则由负责人召集 换届后的委员会的首次会议 由得票最多者 或者由上一届的负责人召集 会议的召集人和主持人也可以由同一个人担任 中华人民共和国公司法 第四十八条规定 董事会会议由董事长召集和主持 董事长因特殊原因不能履行职务时 由董事长指定副董事长或者其他董事召集和主持 23 2 主持人 会议过程中的主持者和引导者 也是会议的组织者和召集者 会议主持人的确定 1 职务确定 2 资历确定 3 轮流主持 4 选举确定 5 嘉宾主持 24 3 会议出席人 会议出席人是被正式邀请或者被正式要求参加会议 并具有在相应的会议上发言 参加讨论 行使表决权的人员 1 会议出席人的确定会议出席人或者依法产生 一经产生 非经相应的程序不可以随意更换 或者根据会议的性质按一定的组织程序来确定 2 会议出席人的主要权利会议出席人有发言 动议 提案权和参加讨论的权利 会议出席人有会议表决权 会议出席人有选举权 3 会议出席人的主要义务会议出席人的主要义务是 会议出席人有按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作的义务 会议出席人有遵守会议规则 服从会议决议的义务 应该出席而未出席者 其义务不应当减免 会议出席人有共同维护会场秩序的义务 在主席发言及议案付诸表决时 不应该离开会场 25 4 会议列席人 有些会议的议题涉及有关部门的管理权限和日常工作 为了及时 准确地了解情况 沟通信息 需要邀请其负责人列席有关的会议 1 会议列席人的权利 会议列席人具有参与本单位有关问题的讨论发言的权利 会议列席人具有会议临时赋予的其他权力 2 会议列席人的义务 会议列席人有遵守会议规则的义务 会议列席人有礼貌发言及解答相关询问的义务 会议列席人有保守会议机密的义务 26 5 会议记录人 会议记录入是承担会议议事 讨论发言记录的人员 会议记录是一项专业技术工作 应该由训练有素的秘书人员担任 而不应该随便邀请一名与会人员临时兼任记录工作 1 会议记录人的产生会议记录人应该依法产生 具体的产生方式有 会议主席指定 会议选举产生 根据有关组织的章程规定 或者根据惯例指定由本机构的秘书人员担任 27 2 会议记录人的职责 会议记录人应该提前介入会议 了解会议的议题和中席会议的人员 为记录工作做好准备 会议记录人必须如实记录会议内容 而不能根据自己的理解决定记录内容的取舍 会议记录人在会议结束时 应主动向大会主席 主持人 提交会议记录 供其审核 28 6 会议工作人员 传统的会议工作人员的来源是单一的 即主要来自机构内部 通常是善于承担会务工作的秘书人员 现代会议的工作人员来源有所扩大 包括 来自机构的内部 来自专业的会议 会展 机构的技术人员和经营管理人员 来自会场和会议设施所在地的有关服务人员 29 四 安排会议议程与日程 会议议程 议程与日程 会议日程 为完成议题而做出的顺序计划 会议所要讨论解决问题的问题的大致安排 根据会议议程逐日做出的具体安排 以天为单位 是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据 30 确定会议议程的方法 会议议程包括会议主持 会议典型发言 或重点发言 会议讨论 会议讲话 会议总结 确定会议议程的方法主要依据 一是根据到会主要领导的情况 确定会议主持人 二是根据会议的主题 确定会议发言人 三是围绕会议主题 确定会议讨论题目 并根据会议规模 确定讨论方式 四是根据会议拟达到的目的 安排主要领导做好会议的总结 31 会议议程的制定程序 1 明确目标和参加者 2 安排各项议程的时间 最重要的事项放在开头 涉及保密事项放在最后 两项原则 按照议案的轻重缓急 每一项议案的时间标识清楚 3 确定每一项议程 4 决定会议讨论形式 5 决定会议决策的方式 32 会议议程安排范例 33 案例上海市十三届人大二次会议预备会议通过了十三届人大二次会议议程 议程如下 一 听取和审议市长韩正关于上海市人民政府工作的报告 二 审查和批准上海市2008年国民经济和社会发展计划执行情况与2009年国民经济和社会发展计划草案的报告 批准上海市2009年国民经济和社会发展计划 三 审查和批准上海市2008年预算执行情况和2009年预算草案的报告 批准上海市2009年市级预算 34 四 听取和审议市人民代表大会常务委员会主任刘云耕关于上海市人民代表大会常务委员会工作的报告 五 听取和审议市高级人民法院院长应勇关于上海市高级人民法院工作的报告 六 听取和审议市人民检察院检察长陈旭关于上海市人民检察院工作的报告 七 其他 35 某股份有限责任公司股东大会日程安排 36 二者的区别 37 五 选择会议的地点 交通便利会场大小与会议规模相符 人均2 3 场地有良好的设备配置场地应不受外界干扰会议地点是否有停车场所场地租借成本合理2006年11月份真题 会议地点选择的要求 P9 考虑因素 38 1 会址的地理位置对一个具体的会议来说 理想的会址首先应该在地理位置上满足以下条件 和会议的内容 规模 级别相称 自然条件适宜 交通方便 相对中心 39 2 会议室空间条件 会议室内的空间密度也不能大 一般要求是 有桌会议室 1 8平方米 人 无桌会议室 0 8平方米 人 与会者之间的距离亦应控制在0 6米 大于0 6米 与会者之间相互交流的效果将受到影响 交流的欲望也将随着空间的加大而递减 小于0 6米 容易为熟悉的与会者提供开小会的便利条件 而相互陌生的与会者之间则又容易出现预防私人空间遭受侵犯的心理反应 理想的会议室要在空间布局上伸展自如 能够根据需要迅速随意组合 40 3 会议室技术装备 理想的会议室应该配置恒温设备 恒温装置的空气调节系统能使夏季室内气温维持在250C 270C 冬季维持在180C 200C 室内湿度在冬季的相对湿度不低于35 夏季不高于65 室内气流保持在0 1 0 5米 秒 冬季不大于0 3米 秒 北京西苑饭店会议室夏季温度为240C左右 相对湿度是60 冬季温度在210C左右 相对湿度为35 会议室的采光标准为 房间侧窗洞口面积 房间地面面积 1 6 人工采光以日光灯和扩散光为主 间接照明为辅 并应配置部分白炽灯以调节冷暖关系 有条件的应该配置可调节射灯 41 二 会场布置的原则 一 布置会场需遵循以下原则1 与会议目的相和谐庄重 美观 舒适 体现会议的主题和气氛 同时还要考虑会议的性质 规格 规模等因素 06年11月 2 满足会议的需要根据会议的性质和形式创造出和谐氛围大中型会议要突出中心 保证绝对的中心小型会场要注意集中和方便 42 小型会议室 椭圆形 回字形 T字形 马蹄 型 长方形 43 中型会议室 而 字型 半圆型 课堂型 44 大型会议室 礼堂型 众星拱月型 45 46 会场的布局形式 47 48 二 座次安排方法1 座次安排原则面门为上居中为上以远为上前排为上 49 2 主席台座次的安排前排高于后排中央高于两侧国内政务会议左高右低国际会议右高左低主持人 居中设座自由择座发言人 就座位置发言国内会议主席团前面中间位置国际会议前排右前方发言 50 主席台 大中型会议均应设置主席台座谈会和日常工作会议一般不设主席台一般会议只需要请讲话人和主持人上台工作会议 主席台颜色以蓝 绿色为主庆典表彰性会议 红粉色为主全国党代会 党徽 党旗 左右各5面 全国人代会 国徽 国旗 左右各5面 另外 会标 标语 花卉 字画等 51 52 职务最高者居中 先左后右 由前至后主持人边坐或者按职务顺序做每个座位旁边放置姓名台签 53 主席台人数为偶数 54 55 主席台讲台图 讲台 主席台主持席 主持人座次 前排边座或按职位顺序 56 特别提醒 主席团座次图表贴休息室摆放座位台签秘书引导入座 57 3 其他人员座次安排 横排法 从左至右横向依次排列竖排法 从前至后纵向排列左后排列法 以主席台为中心 左右两边交错扩展综合考虑因素 职务高低 姓氏笔画或单位名称 58 横排法座位安排 从左到右排列 主席台 部门1 部门1 部门1 部门2 部门2 部门2 部门3 部门3 部门3 部门4 部门4 部门4 59 竖排法座位安排 从前向后排列 主席台 部门1 部门2 部门3 部门1 部门2 部门3 部门1 部门2 部门3 部门1 部门2 部门3 60 左右法排法座位安排 以中间为基点先左后右向两侧排列 主席台 部门1 部门1 部门1 部门3 部门3 部门3 部门2 部门2 部门2 部门4 部门4 部门4 61 特别提醒 事先划好座位区域大门贴指示牌 座位图出席证注明座位号 62 会场环境的布置原则 人大会 庄严隆重党代会 朴素大方庆祝会 热烈喜庆追悼会 庄重肃穆座谈会 和谐融洽纪念会 隆重典雅日常工作会议 简单实用 63 案例 一片混乱的颁奖仪式在某企业召开的年度表彰大会上 颁奖仪式正在进行 由于颁奖人次多 而且受奖人没有按照领奖顺序在前排就坐 颁奖顺序打乱 领导手拿奖品奖状却找不到领奖的人 领奖的人上台后 不知道谁给自己颁奖 一时间 主席台上一片混乱 表彰会应有的庄严 隆重 热烈的气氛大受影响 64 菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业 年产200万吨 龙 牌系列全价饲料 工艺设备先进 技术力量雄厚 饲料产品系列配套 特别是公司采用国际先进配方后 生产的 龙 牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素 氨基酸 微量元素 抗菌素及营养素 具有营养全 饲料省 长得快 防疾病等特点 为不同品种 不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质 产品经公司下属的大壮猪场试验饲养 外贸出口猪优良品质率名列全国前茅 产品还被认定为全国优质产品 再过一个月 就是企业成立50周年 为此 公司已决定举办一系列纪念活动 一方面回顾总结企业50年来走过的历程 继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神 另一方面是研究确定下一步企业发展战略 寻求新的发展机遇 在系列纪念活动中 安排了4次会议 65 1 庆典大会 邀请市领导 行业协会领导 新闻记者 有关专家 客户代表 退休老职工 以及企业员工代表约300人出席 根据会议方案 主席台将安排3位市领导 2位行业领导 2位专家 1位客户代表 1位退休老职工和企业总经理 副总经理共11人就座 2 报告会 请2位专家讲授饲料行业的发展状况 新技术及国外发展现状等 会议规模为100人 3 企业发展战略研讨会 邀请研究院所 高等院校及行业机构的专家 学者以及金融界人士20人与15名企业中层以上领导干部 共同研讨企业下一步的发展战略 请专家为企业把脉 为企业开出处方 4 劳动模范座谈会 拟邀请企业内各级劳动模范11人 与企业4位党政领导及工会主席进行座谈 回顾创业历程 听取劳模对企业发展的意见和建议 本着节俭办会的原则 根据公司的安排 4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责 思考题 分别设计以上四场会议的会场布置方式和主席台座位安排 66 三 会议通知1 会议通知的内容 1 会议名称 主持单位 会议内容 起止时间 参加人员 会议议题 会议地点 联络信息 报到事宜及有关要求等 2 会议相关材料 3 回复时需要的信封 邮票等 4 有关票证 5 会议地点 交通工具 线路等 67 2 发送会议通知的方法 1 口头通知与书面通知 口头通知 口头通知即当面或电话通知 小型会议或与会人员集中居住的会议 适用当面口头通知 参加人数较多且来不及或不方便发书面通知的 适用电话通知 书面通知 书面通知即书面印制的通知或板报 网络上发布的通知 参加人数较多或者比较重要的会议 宜发书面通知 2 正式通知和非正式通知 68 69 70 会议通知 尊敬的客户 为了进一步加强与贵公司的协作关系 听取客户对我公司产品和服务的意见 我公司拟于2003年8月15日上午9 00至下午5 00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会 敬请回复及光临 附 会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至 北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐 邮编 100110 电话 010 87654321 我公司参加此次会议 参加人数 我公司不能参加此次会议 姓名 公司 71 3 发送会议通知的程序 72 4 会议通知发送的注意事项 1 为了规范公司的管理及运作 除了非正式会议和每日例会 均应正式打印会议通知 以示正规和郑重 2 人数较少的非正式会议 可用多种方式进行通知 3 一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事 如股东会议附上代理委托书 4 如有预备议程 事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况 应随信寄发一份 73 4 会议通知发送的注意事项 5 需要回复的会议可夹一张明信片 上面注明本公司地址 邮编 电话 发信人姓名 6 对于经常参加某类会议的会员 可用计算机打印出多套邮寄标签 以免重复打印 对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新 7 可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉 应附加一份说明或回执单 要求与会者告知具体的到达和反程时间 并说明到达会址的汽车 火车等交通工具线路 8 会议通知样本要作为档案保存 74 4 会议通知发送的注意事项 9 要有具体的会议名称 10 日期 时间 场所要准确无误 11 议题应尽量具体 12 有附加资料时 应写明资料名称及页数 75 四 准备会议材料1 会议重点材料会议重点材料采用国标GB T148中规定的A4型打印 正文用3号仿宋体 一般每版面22行 每行28个字 2 会议一般材料 76 会议证件 出席证出入证代表证记者证会议正式证件旁听证工作证列席证来宾证会议证件会议证件的内容有会议名称 与会者单位 姓名 职务 证件号码等 有些重要证件还贴上本人照片 加盖印章 77 出席证 78 代表证 79 列席证 80 五 会前综合检查检查重点 来宾的签到和引导重要人员到会与否 做好相应准备主席台灯光设备是否处于完好状态电源插头 接线板能否确保会议议程的顺利进行重要会议需要供电局的保障会议进场秩序是否安排妥当会场周围是否有干扰影响茶点供应是否都已落实 81 第三节会时工作 一 接待设计1 确定接待规格2 把握接待重点3 形成接待特色4 妥善安排接待的各个环节 82 二 会议迎送1 会议迎送的要求 1 会议迎送人员职责 2 会议交通服务 83 2 食宿安排 1 会议餐饮 秘书人员提前到现场布置并检查组织工作的落实情况 事先将座位卡及菜单摆上 席位的通知除在请柬上注明外 还可在宴会上陈列宴会简图 早餐 茶歇 午餐 正式晚餐 招待会 84 1 根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准 2 就餐方式可根据会议的规模和性质来确定 提倡自助餐制和分餐制 3 事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点 4 事先设计和确定就餐的凭证 5 要与饭店一起确定菜单 饮食要干净 卫生 美味可口 品种多 6 事先准备好干净的饮食用具 7 给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜 8 做好饮水 饮料的供应 85 2 安排会议住宿 1 安排方式的选择 2 预订会议住宿的程序 通过会议回执 掌握到会人数和订房规格 向宾馆 酒店预订会议用房 3 确定会议住宿的程序 4 会议住宿的房间安排 同参会人员确认 与饭店或酒店确认预订 来宾和主办方的领导要特殊照顾 年龄较大的与会者或女性应尽量安排到向阳 通风 卫生条件较好的房间 86 3 组织签到 1 签到工作的内容与意义签到工作通常包括迎宾 签到登记 交费 领取会议资料和各种票证等 组织与会人员签到和登记 然后引导与会者尽快就座 其目的是及时了解到会人数 签到对于各类有选举 表决内容的法定性会议尤为重要 它关系到是否达到法定人数 选举 表决结果是否有效 2 会议签到的方式 87 88 4 会场服务 1 签到与引导 2 组织会议进行 3 确保后勤保障 4 会议结束与道别 89 案例名山公司要召开2003年度总结大会 作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作 会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集 为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备 年度大会的工作报告非常重要 包括一定时期的工作总结 体会或者经验 对目前情况的分析和下一步工作的思路 要求及具体措施等内容 为此 王琴有针对性地 广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况 会议期间王琴认真做好会议记录 力求会议记录准确 完整 忠实发言人的原意 并进行会议发言录音和录像 为了使会议信息尽快传递给与会者 她及时编写会议简报 使会议达到良好的效果 会后王琴认真编写会议纪要 作为与会代表贯彻执行的依据 推动会议精神的贯彻落实 她还搜集齐会议期间所有文件材料 及时整理有关会议文件 为会议文件的归档打下基础 王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评 请分析问题所在 点评 会议信息流动和处理是否科学 务实 有效 直接影响会议的质量和效率 影响会议的实际效果 王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动 实现会议目的的工作 90 海潮公司正在召开新产品质量鉴定会 会务工作人员黄嘉正在会务组值班室值班 这时进来一位西装革履的先生 声称要找一位鉴定专家有事 黄嘉便让他自己到会场去找 这时 一个工作人员匆匆跑来 告诉她会议的电源插口有了问题 让她快找公司的电工师傅 黄嘉说 今天是周六 我哪知道他在哪啊 于是 便不再管 过了一会儿 她看了看表 快下午5 00了 估计不会再有什么事 便离开了公司 请分析问题所在 点评 会议的值班工作是一项重要和严肃的工作 值班人员要以认真负责的态度做好工作 不能脱岗 不能推诿责任 在值班时 手边要有相关人员的通讯录 91 三 会议记录 会议记录的作用 1 为日后查考提供依据 2 有利于会议信息的汇总 交流和总结 3 为形成会议的最后文件打好基础 4 便于传达和宣传会议精神 会议记录的内容 1 会议描述 包括会议类型 时间 日期 地点 2 与会者姓名 主席的名字在最前面 办事员的名字在最后 3 缺席者请假条 4 宣读上次会议记录 5 由会议记录中产生的问题 1 为会议记录做好相关准备工作 92 6 通讯情况 7 一般事务 决议应包括会议上的确切措词 8 其他事务 按在会上进行的顺序记录 9 下次会议日期 10 主席签名 会议记录在主席签名后应写上日期 会议记录的要求 会议记录要求真实 准确 完整 93 2 确保会议期间信息的沟通3 值班保卫工作4 会中保密工作 94 第四节会后整理工作 1 安排与会人员离会2 撰写会议纪要3 会议的宣传报道4 会议文书的立卷归档5 会议总结工作6 会后催办和反馈工作 95 一 安排与会人员离会 一 送别会议代表提早登记与会人员离会所需车船票与飞机票 并及时发给离会人员 96 97 二 会场清理会后整理及大会决议事项的落实 1 整理现场 欢送代表离会 2 整理会议文件 搞好立卷归档 3 落实大会决定协议 督办落实情况 98 某公司日常管理比较混乱 秘书没有将公司会议记录立卷归档 经常发生找不到会议文件资料的事情 一次 公司与合作方经过几次协商 双方签署了一个项目的合作意向 不久 双方约定再次商谈并签订正式文本 然而 当需要签署意向书时 秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了 当合作方听说此事后 中止了与该公司的合作 请分析问题所在 点评 秘书在收齐会议文件后 应及时整理会议相关文件 加工 修改与会人员的讨论稿 根据需要形成决议纪要或会议纪要 会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷 便于日后查找 利用 99 二 印发会议纪要个文件的收集整理 一 会议纪要的含义会议纪