公文管理制度.doc

XXXXXXXXXXXXXXXXXX有限责任公司公文管理制度1、总则1.1目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定。1.2定义：公文是指公司、部门正式发布的令、决定、意见、通告、通知、通报、公告、请示、批复、会议纪要、函等内部文件。1.3管理部门：综合部负责公司公文的管理。1.4适用范围：本规定适用于全公司。2、公文种类2.1 公司的行政公文按用途划分为十类：2.1.1 令适用于总经理直接签发的用于发布重大强制性行政措施，任免、嘉奖、惩处相关部门或人员的公文。2.1.2 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定等事项。2.1.3 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。2.1.4 通告适用于公布公司有关方面应当遵守或者了解的事项。2.1.5 通知适用于批转下级部门的公文，转发上级或平级部门的公文，传达要求下级部门办理、了解或执行的事项，人事任免。2.1.6 通报适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。2.1.7 报告适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。2.1.8 请示适用于向上级部门请求指示、批准。2.1.9 批复适用于答复下级部门请示事项。2.1.10 会议纪要适用于记录、传达会议情况和议定事项。2.1.11 函适用于平级部门或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。2.2 公文按层级划分为二层：2.2.1 公司级公文公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理签发。2.2.2 部门级公文部门级公文是指各部门业务范畴的公文，由部门经理签发。3、公文格式3.1 公文一般由发文单位标识：发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。3.1.1 紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。3.1.2 发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后。3.1.3 发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。3.1.4 公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.1.5 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。3.1.6 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。3.1.7 签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。3.1.8 公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。3.1.9 公文应当标注主题词。3.1.10 抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。3.1.1l 文字从左至右横排书写。3.2 编号规则3.2.1 公文编号至少应包括年度代码、发文单位简称、发文顺序代码。3.2.2 红头文件以公司简称 + 年度代码 + 发文序号进行编号。如2010年下发的第10号文件，编号XXX201010号。3.2.3内部公函部门编码按照公司简称 + 部门英文缩写 + 日期（6位）+ 当月发函的顺序（2位）。如XXXXXXXXXXXXX有限责任公司综合部2010年12月20日下发的第2号通知，编号XXX.zd101220023.2.4 公司各部门英文简称为：中文英文公文简称3.2.4.1 总经理办公室General Manager OfficeZJB3.2.4.2 综合部Comprehensive Administration DepartmentZH3.2.4.3 质检部Quality Control DepartmentZHJ3.2.4.4 生产部Production DepartmentSHCH3.2.4.5 技术部Technical DepartmentJSH3.2.4.6 市场部Marketing DepartmentSHC3.2.4.7 采购部Purchasing DepartmentCG3.3 字型、字体与间距标准（根据实际情况可略作改动）3.3.1 大标题：黑体二号加粗3.3.2 小标题：黑体三号加粗3.3.3 文档号：宋体四号3.3.4 正 文：宋体四号、小四号或五号3.3.5 主题词：黑体四号加粗3.3.6 抄 送：宋体小四号3.3.7 页 码：宋体五号3.3.8 行间距：单倍行距3.3.9 字间距：标准3.4 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为20mm，下间距为15mm，左右间距均为25mm。3.5 落款形式发文单位空二行印制签发人的职务，职务右方用冒号作签字位置，发文单位名称与签发人职务之间相互对称。签发人职务下空一行标注发文年、月、日。3.6 文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。3.6.1 主题词3.6.1.1 为便于计算机检索和管理公文，文件应包含主题词。主题词由类别词和类属词两部分组成。3.6.1.2 标引方法3.6.1.2.1 一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写，每个主题词之间空一格，。3.6.1.2.2 标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。3.6.1.2.3 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。3.6.1.2.4 根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。3.6.2 抄送单位：整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线，平行实线的下面一条位于页面上的最后一行。3.6.3 页码：位于公文纸正面页脚正中的位置，用阿拉伯数字标识：“第X页 共X页”。4、公文行文规则4.1 行文应当确有必要，注重效用。4.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。4.2.1 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理，一般不得越级请示和报告。4.2.2 属于部门职权范围内的事务，应当由各部门自行行文。非独立运作部门未经所属部门经理签批或授权不得向外单位发文。4.3 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。4.4 草拟公文应注意以下事项：4.4.1 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。4.4.2 情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。4.4.3 公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。4.4.4 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。4.4.5 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。4.4.6 要求使用国家法定计量单位。4.4.7 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文含义。4.4.8 公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数字。5、收文办理流程 5.1 各部门收到公文后，应及时登记、传达。5.2 各部门收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本部门办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。5.3 经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送部门经理批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。5.4 各部门对公文要及时传达，特急件立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，应及时向发文单位说明原因。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文，应当及时退回发文单位并说明理由。5.5 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。5.5 送单位负责人批示或者交有关部门办理的公文，主办人要负责催办，做到紧急公文、重要公文跟踪催办，一般公文定期催办。6、发文办理流程6.1 公司级公文6.1.1 公司级公文由综合部起草，统一格式并编号，公文背面由起草人、审核人及部门负责人签字确认，交签发人签发。6.1.2 综合部负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。6.2 部门级公文6.2.1 部门单独发文：属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由中心/部门负责人签发：其中属分管副总经理权限的，必须由分管副总经理签发。 6.2.2 中心/部门联合发文；涉及其他单位职权范围内的事务，主办中心/部门应当与相关中心/部门联合发文，并由主办中心/部门起草，经中心/部门审核后，交相关中心/部门共同签发。6.2.2.1 公文发布单位对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他中心/部门而未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或有关公文发生冲突：公文本身存在较大矛盾或失误。6.2.2.2 公文会签单位对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。7、公文归档及管理7.1 文件归档7.1.1 归档既是将文件转化为档案，用作长期或永久保存。7.1.2凡归档文件必须收集齐全完整，分类准确，排列系统，并根据作者、问题、时间、名称等文件特征，按照文件之间的历史联系进行立卷；相关记录文件要按规定详细填写。7.1.3公文发布完毕后，根据公司公文管理制度和其他有关规定，发文部门应及时存档，个人不得保留公文。公司级公文及部门级公文发布后原件应交由综合部存档，联合发布的公文，原件由主办单位自行存档。7.2 文件管理7.2.1 公文由综合部指派专人统一收发、审核、用印、归档和销毁。7.2.2 上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级部门经部门经理批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发的范围。7.2.3 公文复印件做正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。7.2.4 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，是做被废止之日起不产生效力。7.2.5 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理后移交综合部。总做员工调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。7.3 公文清退7.3.1 各部门需定期或不定期将各类公文整理，将需要清退的公文及时退还原发文部门或交至综合部，以防止文件的丢失，防止无用信息的扩散。7.3.2 文书清退的范围：7.3.2.1 上级部门下发的绝密文件。7.3.2.2 在公文草拟、审批过程中形成的，需要在一定时间、一定范围、一定级别的部门内使用并要求予以退还的未定稿、讨论稿、送审稿或征求意见稿。7.3.2.3 未经本人审阅的领导人的内部讲话稿。7.3.2.4 有重大错误的文书。7.3.2.5 上级部门或本部门制发的供