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京铁镀膜岗位实施细则第（2010-005）（2008-013修改05版）（总013） 市场部发货文员岗位工作内容及实施细则特别说明：本岗位涉及公司机密,无论是采购价格还是销售价格; 无论是供应商信息还是客户信息;本岗位员工均有保守秘密的责任。未经总经理许可，有意或无意向外泄漏，公司均有权追究当事人的经济和法律责任。发货的依据是订单。如果订单上没有注明价格、付款方式，本岗位员工应拒绝执行发货。发货工作直接涉及到公司财产，如果不能按照公司有关规定发出货物给公司造成损失，当事人应照价赔偿。如果涉嫌直接和变相侵占公司财产。情节严重者将承担刑事责任所有的发货通知单都须有部门经理的签名才可下发。本岗位员工应同时认真学习业务员岗位工作内容及实施细则。一、工作内容1、负责按照订单下达发货通知单，编排发车顺序，抽查装车数量和规格（每天发货总量的30%）。是否查验，应在送货单存根联背面签名，注明具体年月日时；2、负责在发货后及时电脑录入每天发货明细和随货发出的的拖板数量并制表用邮件报总经理、供应部经理、市场部经理；3、负责及时电脑录入退货内容、跟踪退货原因和退货数量，统计制表分清责任，按时将纸制表格交给办公室；4、负责向有关人员外请车辆，安排发货；（此工作内容暂未在发货文员岗位中。长途货运为池雪梅负责，短途请外车送货暂由业务员自行安排。应提出：公司不主张短途运送货物聘请社会车辆，如若特殊情况短途需请外车送货，需写情况说明并交市场部经理或曹总签字确认后方可执行。）5、负责每天及时电脑录入发货明细；6、ISO质量管理程序工作。二、实施细则（一）发货工作：1、接单（1）所接客户订单必须有业务员的签名、生产文员的相关注明，以及部门经理的签字，镀铝纸订单须总经理签字。（2）查看订单上的公司名称、地址、联系电话、联系人、产品名称、规格（型号）、件数、重量、单价、付款方式（如果订单上没有付款方式，应转告业务员要求客户注明后再发传真确认）、客户业务盖章。注意：A必须要求业务员争取客户在订单上注明付款方式、单价和加盖客户业务公章。否则，文员应向市场部经理报告并停止给这个客户发货。b要仔细阅读客户订单中的注意事项和附加说明。发现对我方不利的条款，首先应要求业务员签字。业务员拒签时应及时报告总经理。否则不得发货。并承担已发货的经济损失。阅读客户订单中的注意事项和附加说明后没有发现问题时在订单上签字。2、下发货通知单依据订单下当天客户自提和第二天应出货物的发货通知单，在填写发货通知单时应注意以下几点内容：（1）收货单位名称、地址、电话、（发货运要写两个电话号码）、联系经办人。（2）发货依据（传真求购日期、订单号）。（3）产品品名（如V-MPET、V-MCPP等）和加强型要特别注明603。（4）不同的品名要分开填写发货通知单。（5）产品规格、方阻（限于电子膜及哑光膜，客户有特殊要求时在订单上应注明方阻、件数、重量、单价。注意：如果是发镀铝纸应在发货通知单上特别注明原纸产地，如：法国四达、意大利肯特等等。（6）货物的收款方式和运输方式（如有不详与业务员联系，收款方式一定要特别注意）订单如果注明“款到发货”，必须由财务人员根据发货数量查询金额到账并由财务人员在发货通知单上签字注明“货款已到”。（7）填写完以上内容附订购单，找业务员、分管经理、财务签字确认（如果业务员不在，经业务员同意并由业务员告知跟单文员代签）。财务签完字，应随手把黄联（财务联）撕下，由财务保管。凡应该签字的人不能到现场签字时，本岗位应在下道程序责任人面前拨打应签字人电话，并在发货通知单存根联背面签字。注明年、月、日、时和电话记录待签字人回来后，本岗位凭此记录要求补签字。待分签字人回来后，本岗位凭此记录要求补签字。（8）财务签单后进行车辆安排，如若安排司机需从客户处拉回加工膜或退货时，应提前通知供应部预留卸货时间和人员如果在17：30以后，司机拉回退货或加工膜超过500公斤以上需要卸货时，应写加班条通知供应部加班卸货。该条应有业务员或采购员签字如果在第二天早晨卸货，必须由生产部文员确认退货内容并记录之后方可通知供应部卸货。另见（三），2退货的具体处理办法。（9）车辆出行线路（22Y75、42380、SZ582、E2830 ）每辆车按照它可以承担的重量及送货的路线进行安排。如果星期天需安排加班出车时，用白条形式通知供应商安排人员上班，白条须由总经理签名同意。经同意后通知相关出车司机。车辆承载吨数：22Y75、SZ582、42380可承载3.5吨，E2830可承载6吨（按规定的车辆最少装车数：单排小货车不得少于2吨，E2830不得小于4吨）。当天须发的货而车间又没有生产完成的，在排车时如有车辆超载及应发数量不够时或者车辆超载无法送货及送货车辆有所改动的，均应及时向业务员或部门经理汇报。便于和客户沟通或采取其它的应急办法。一般的排车路线如下：在路线安排不清楚的情况下，可以向业务员和司机询问。中山市线路由近及远：荣兴、东森、金田、金利、东溢、天彩、全新、中荣、中侨、英联、江门华彩。顺德市线路由近及远：胜业、丰明、力凯、创格、盈彩、文达、江义、基顺。东莞市线路由近及远：力捷、裕华、华源、日彩、奇妙、东加、东方。注：要适当合理的安排车辆长短途轮流送货，星期天要送货的，按司机值班表来安排司机值班。（10）为了提高工作效率，发货通知单分做A、B两份计划，B计划尽量是库存的货。B计划可以用写白条方式在17：00之前下单到供应部。（11）发货文员要提醒并防止业务员及仓管员，防止漏发、错发，导致连续出车送货情况给公司造成运输成本上升。（从5月份开始发货文员要在现场，原因有如下三点：统计当天发出的托板；协调发货时出现的问题；目视仓库拉出的货是否有记号，防止多装、错装。）（12）整理完毕将出货通知单和排车表第一联在每天15：30前交给供应部，第二联给工厂门卫，（方便司机查看第二天的出车情况），第三联供市场部业务员查看。如有特殊情况要加单或是改动车辆要在17：00前通知供应部经理或仓管。（13）以下几个客户在每次送货时要附带一份质量检验报告请司机带走，通知质检部开检验报告：智政、奇妙、富通、中山天彩、华源、柏兴、力凯、利邦、东方、活尚、迅成、利昌时、四维、英联。（14）电容器生产情况在每天13：00应主动向电容膜车间文员询问，确定当天或第二天可以发货的规格及数量。（15）每天下午15：30前将所有签名确认可以发货的发货通知单交给供应部仓管，对每天转交的份数进行登记，由供应部仓管签收。并跟进供应部的备货（第二天要出库单库存货）情况。（16）开单时，可根据产品是在仓库还是在车间的具体情况，在发货通知单上注明产品位置和规格数量，第二天早上装车前应跟进车间产品生产情况，如果不能按时出货要及时将信息反馈给下单文员和业务员。3、监督检查发货内容应特别注意预留的产品未经市场部经理批准，不可发货到第二家客户（1）负责监督、检查并协助仓管员圆满完成每天发货工作。积极和仓管配合，在整个发货过程中避免有漏发、错发的情况出现。每天应抽查已装车订单总量的30%，在整个发货过程中避免漏发、错发、重复装卸的情况出现。 是否按规定查验，应在送货单存根联背面签名，注明具体年、月、日、时。如果在客户处卸货时发现漏发、错发的情况，公司将给与本岗位员工每件20元*30%=7元的罚款。（2）早晨如需加单应在7：45之前告知供应部经理，取得同意后以白条形式（注明客户名称、产品型号规格、承运车辆）下单到供应部，并及时补齐发货手续。（3）发货完毕后，根据供应部仓管整理好的发货单据，对销售订单进行整理登记。在订单上注明发货日期、客户所订每项发货的重量和件数。（4）每天将供应部开好的送货单蓝联（第四联）拿回市场部，转交给下单文员减自备库存表的数量，确保库存表的准确性。将发货单上的发货明细登记入电脑，输入电脑的数据必须保证无误，以便于每月底及次月初业务员对账。（5）对未发完的订单进行整理，主动和生产文员、业务员进行沟通，确定第二天要送货的客户。（6）退货发生的问题，本岗位应按以下程序办理相关手续天天快递将货摔坏-写情况说明-由发货经办人签字-财务在结算时扣除快递运费款淋PE出现退货-写情况说明-由发货经办人签字-财务在结算时扣除加工费款客户退货质量原因有争议-写情况说明-由业务员签字-交总经理裁定-在车间绩效考核中处理因公司内部原因客户拒收-写情况说明-由责任人签字-总经理批准-财务扣除责任人奖金或罚款（7）客户要求我方将订购的货送到第三方时，应有以下文字说明 委 托 书现委托深圳京铁镀膜有限公司将我方定购*的货物(订单号*)送到以下收货人:收货单位*地址*联系人*联系人固定电话*联系人手机*以上货款由我方承付。特此委托 委托方 收货方 *公司 *公司 经办人 经办人 （公司印鉴） （公司印鉴） 说明：1要求客户将委托内容写在合同中和订单中。现有订单后委托时可要求重补订单。严格禁止两个内容分离，出现失误。2严格禁止承诺客户向第三方收款。严格执行订货方(客户)付款或第三方先付款后发货的操作程序。因为和第三方没有合同，因此，不可收取第三方支票。（二）其他工作1、把当天发货的异常情况登记在发货文员每日记事录上。每月5号前将上月发货的异常情况，本岗位出现的问题和自己如何纠正和预防用记事录的形式通过电子邮件的发给总经理。2、当天有送货收款的客户要登记在送货收款的客户登记表，并督促业务员收款并登记。3、对请车送货的情况进行登记，填好请车登记表，并要求业务员写明请车原因、谁负担运费且签名，属于公司的责任运费由公司承担，反之，由业务员自己承担，并请市场部经理签名。4、每月底将业务员订单、出货返单、发货单按月装订归档。5、每月底做一份拖板、纸管发出、回收统计表（回收情况要求供应部相关仓管按收货单位、数量用U盘报告，整理后用邮件报总经理、供应部经理、市场部经理、办公室主任6、每月底订单的整理和装订（订单上没有经理、业务员、生产文员的签字的，找相应的相关人员签字，如果订单上没有交货期，业务员应在订单上有相应的文字说明）。7、打扫大、小会议室的卫生8、每月的退货记录必须在电脑发货纪录上面登记清楚。 9、每天发货装车时统计发出的托板数量和客户名称，统计结果与每周五通过邮件告知总经理、供应部经理、市场部经理、各业务员、督促司机回收（三）内勤工作：1、客户投诉的管理（1）接到客户投诉要及时反映给业务员或相关负责人，客户提出赔偿内容的一定要及时反馈给业务员（如果业务员不在可用电话通知）和总经理。（2）客户投诉如要求退货在500kg以上，或是涉及到赔偿要写相应的“纠正与预防措施报告”，并要求相应的负责人限时反馈，以便回传给客户。（3）在客户投诉表上做好登记。如有赔偿内容另外登记并及时反映给市场部经理。（4）客户投诉单上需要写清楚生产编号、品名、生产日期、不良数、质检员、业务员、投诉理由。（5）镀铝膜客户投诉单要一式两份，一份给质检部，一份给生产部，二天之内由生产部经理或质检部经理在投诉单上注明处理意见（应注明：是否要到客户处实地处理或直接将退货拉回），之后递交相关业务员回复客户。本岗位文员在接到签有处理意见的投诉单的当天，应将处理意见及时通知业务员并将处理好的投诉单复印一份留存，将拿回来的投诉单退还给质检部或生产部经理。*2、退货的具体处理办法（1）司机带回的客户退货单上一定要注明以下内容。A品名、规格、件数、重量、单价一定要与实物核实清楚（3件以内）。B注明退货原因。a重量不符通知业务员（毛重不收单，必须是净重）。b如果无外包装或有破损，可要求客户包装完整。c如果退货单上的公司名称、品名、规格、发货日期、退货日期、包装方式、退货原因、及单价一定要写清楚。C经办人，印章。（2）仓管员签字确认后才可开退货入库通知单。（3）市场部接到退货通知单时。要复印一份退货复印件，原件要在退货本子上登记清楚，交财务开票员（余海涛）确认并签字。（4）退货入库通知单开好之后，把退货复印件和开好的退货入库通知单一起交给仓库，镀铝膜交给仓管。所有相关负责人签完字之后，找各分厂拿回自己所开的退货入库通知单和客户的退货复印件。并把那个部门所需要留存的退货入库通知单交给那个部门。（5）退货入库通知单和客户退货复印件拿回之后，自己留退货入库通知单复印件，原件交给财务开票员（余海涛）。（7）退货和投诉要在退货统计表和投诉统计表的电脑上面及时登记。每周五下班前用邮件方式分别报总经理、生产部经理、相关副主任、办公室统计员。（8）在退货到达公司后的第二天开始48小时内向业务员收取退货说明，且不能垮月。3、ISO质量管理程序的实施（1）订单的审核：订单上必须有品名、规格、数量、单价、交期、付款方式、质量要求及公司印章。所有客户的订单必须要有市场部经理、业务员的签字（如没有经理、业务员的签字，生产文员应拒绝下达生产通知单；发货文员可拒绝下达发货通知单）。当客户的订单变更或是不能按交货期交货时，经双方同意后要有相关信息的记录。（2）每月底按ISO9001文件QP840-01标准做一份客户交期达成率统计表（未按交期发货的客户要写相应的“纠正与预防措施报告”-文件 OP850-01,并要求相关负责人及时反馈）、一个季度统计一份客