总经办筹建方案.doc

总经办筹建方案 总经办筹建方案总 经 办二九年三月前 言总经办筹建草案总体思路为：“职”即做什么，“能”即能起到的作用，明确部门 工作目标、工作性质 “责”即要实现职能应该负的责任，明确部门工作范围、工作内容根据部门职责明确组织架构、岗位设置、人员编制 将职能、职责分解到各岗位，编制岗位说明书，明确责、权、利关系根据岗位职责制订对工作结果的评估评价标准和具体的考核办法总经办筹建草案一、部门定位及其职能描述（暨工作目标及工作性质）总经理办公室，简称总经办，系为总经理、集团公司各直属部门及其属下各子公司服务的办事机关，在总经理的直接领导下工作。总经办的部门职能是做好集团公司的“五员”，即服务员、办事员、宣传员、信息员及参谋员。通过为总经理、集团公司各直属部门及其属下各子公司提供服务、处理事务、传递信息，达到为总经理分忧解劳和在总经理的直接领导下为集团公司各直属部门及其属下各子公司排忧解难的工作目标。二、部门职责描述（暨工作范围及工作内容）1、部门职责概述 总经办拟建立起和维护好一套科学、完善、可行的公共关系服务系统、管理信息系统和行政事务处理系统，通过上述“三个系统”提供优质高效的服务，准确完备的管理信息及勤奋务实地处理好部门各项行政事务工作来体现其部门职能，达成其工作目标。因此，总经办的工作职责相应分为公共关系服务系统、管理信息系统和行政事务处理系统三大部分：（1）公共关系服务系统包括：总经理访客接待；企业网站的建设及企业网络形象的维护；协助总经理处理及维护公共关系。（2）管理信息系统包括：来电、来函、传真的处理；文件、单据处理（OA系统）；办公电脑及局域网络的维修、维护、保养和管理，管理软件的开发、应用和管理；总经理指示的传达、催办、跟踪及落实；内部管理信息的收集、整理、统计、分析、汇报，政策动态研究。（3）行政事务处理系统包括：总经理后勤服务；档案资料管理；总经理的文务、会务及事务；协助总经理处理内部投诉（公司制度上无明文规定的事项）。 总经办职能鱼骨图总经理后勤服务 总经理访客接待 总经理档案资料管理 企业网站的建设和企业网络形象维护 总经理的文务、会务、事务 协助总经理处理及维护公共关系 协助总经理处理内部投诉（制度上未明文规定的） 3、行政事务处理系统 1、公共关系服务系统 总经办 2、管理信息系统 内部管理的检查监督、政策动态研究 指示的传达、催办、跟踪、落实 办公电脑及局域网络的维修、维护、保养和管理；管理软件开发、应用和管理 文件、单据的处理来电、来函、传真处理2、总经办工作职责明细一、公共关系服务系统序号工作事项工作内容工作性质责任岗协助岗协作部门1总经理访客接待（1）访客进门，立刻起身，并致以问候。（您好！）（2）引导访客到等候区就座，递上茶水，问询是否有预约后，向总经理请示是否面见。（3）总经理同意面见后，方可引导访客进入总经理办公室。不同意面见，则予于婉拒。（4）重要访客须提供茶水、水果服务。（5）根据总经理指示，负责协助访客到公司其他部门办理事务。主办行政助理总经理秘书行政部2企业网站的建设（1）随时收集或定期征集企业重大发展动态信息。分类、汇总、分析、研究后，拟制宣传文稿充实网站内容。（2）关注行业内知名企业网站，在IT主办的技术支持下推动企业网站的优化、美化及合理化建设工作。主办总经理秘书IT主办行政部、营销部3企业网络形象的维护（1）每天不定时浏览和搜索与企业及企业合作方的相关信息，分类、汇总、分析、研究后，对有损企业形象的不实信息，有针对性的提出维护方案。（2）通过报纸、杂志、网络等媒介关注昆明地区楼盘动态信息，在营销部的协作下每月拟制若干企业网络宣传软文，增加企业正面信息宣传力度。主办总经理秘书IT主办所有职能部门4公共关系的处理和维护（1）根据总经理的要求，做好重要来访客人的接待工作。（2）在总经理事务繁忙时，根据其指示，代为出席部分社会活动及处理一些力所能及的事务。配合总经办主任总经理秘书二、管理信息系统序号工作事项工作内容工作性质责任岗协助岗协作部门5来电、来函的处理（包括公司内外部）（1）及时（电话响起3声内）、礼貌（“你好！天祐集团总经办。”）、稳妥（态度友好、认真倾听、处理果断、汇报准确）地处理来电及来函。（2）需要提供公司材料的，在行政部的协作下，做好报表填写、文稿编制等工作，并按时完成。主办行政助理总经理秘书行政部6上报到部门的文件、单据处理（1）接收单据，复核、审查后，向总经理汇报审批；已批准的文件，登记后返回有关部门；存在问题的直接退回或拒收，并阐明原由；每月进行统计汇总。（2）对于存在严重问题的文件、单据，根据总经理的指示，协助有关部门进行问责和追究。主办行政助理总经理秘书无7办公电脑及办公网络的维修、维护、保养（1）根据其他部门对办公电脑、办公网络的报修情况，及时出修，有效排除故障，并给出维护建议。（2）每月定期对公司所有电脑，进行一次有针对性的维护和保养。（3）根据平时收集到的电脑故障情况，有针对性地提供技术支持或培训服务。（4）公司机房、网络基础设备的管理和维护。主管IT主办行政助理所有职能部门 8办公电脑、办公网络的管理（1）协助总经办主管出台、完善公司网络管理办法及电脑使用规定。（2）对公司办公电脑、办公网络管理提供技术方面的建设性和具可操作性的建议，并负责实施、监督和管理。主管IT主办行政助理9公司信息化建设，管理软件的开发、应用及管理（1）根据企业发展需要，拟订公司信息化建设方案，并负责组织实施和监督管理。（2）根据企业实际业务需要，开发管理软件、并进行使用指导和相关培训。主办IT主办行政助理序号工作事项工作内容工作性质责任岗协助岗协作部门10总经理指示的传达、检查、督促、跟进及落实（1）根据总经理指示的轻重缓急程度，以面对面沟通、下发通知、组织协调等方式进行传达，并定期进行检查、督促及跟进。（2）根据实际情况，不定期对指示的落实情况向总经理口头汇报或书面报告。主办总经办主任总经理秘书所有职能部门11内部管理信息的收集、统计、分析、研究、汇报（1）每天关注企业管理信息，对行政助理的月度业务量统计汇总表，进行分析、研究，并向总经理或总经办主任汇报。（2）根据对月度业务量统计汇总表的分析研究，分析企业运营状况，并为总经理提供决策参考。主办总经理秘书行政助理12行业动态、国家政策动态的研究、报告（1）每天浏览行业相关网站、关注行业动态及国家政策动态。并以周报的形式上报总经理。（2）企业运营经典案例推荐，每月一篇。主办总经理秘书行政助理无三、行政事务处理系统序号工作事项工作内容工作性质责任岗协助岗协作部门13总经理后勤服务（1）为总经理泡茶、送报纸、递资料等。（2）总经理办公用品的领用和管理。（3）部门内花草动物的养护。（4）总经理交办的其他杂务。主办行政助理IT主办无14总经理档案资料管理（1）总经理档案资料的接收、征集、整理、归类、保管、编号、建档、归档及查找。（2）档案资料的定期清理。主管行政助理总经理秘书无15总经理文务、会务及事务办理（1）总经理文稿的起草，包括讲话稿、重要指示、会议纪要、公函等。（2）负责集团领导小组会议的召集、主持、组织、安排，并做好会议记录。（3）总经理交办的其他事务。主办总经理秘书行政助理行政部序号工作事项工作内容工作性质责任岗协助岗协作部门16内部行政管理监督（1）配合行政部不定期抽查公司各部门行政管理工作，对于违规违纪现象进行整肃或处罚。（2）根据抽查或检查的情况，配合行政部组织有关培训或制订更可行、更有效、更科学的行政管理办法。配合总经办主任行政助理行政部17内部投诉处理（公司制度