采购成本降低与供应商管理实务

1 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 采购成本降低与供应商管理 讲师： 李文发 举办单位： 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 2 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 【 温馨提示 】 -请将手机调到静音或关机状态 -请勿任意走动、交谈、接听电话 -保持教室宁静并按照座位就坐 -请准时到课，不要随便走出 -感谢您的配合 3 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 授课特色及内容分配 1、讲师知识 /技能 /方法讲解占 50%； 2、优秀企业案例 /项目分析及启示占 20%； 3、工作中常遇到的问题讨论及解决对策（含现场练习、分组讨论）占 20%； 4、学员成功经验分享 5%； 5、你问我答（解答学员疑惑） 5%。 4 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 本课程的四大模块 第一部分：认清采购管理的本质 第 1节：采购的基础知识 第 2节：采购的组织和人员 第二部分：采购成本分析与降低采购成本 第 三 部分：供应商管控实施技巧 （供应商开发 /选择 /管理 /回扣的防范） 第四部分：采购谈判技巧与策略 第五部分：采购的发展 供应链管理 5 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 第一部分：认清采购管理的本质 第 1节、采购的基础知识 6 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 一、搞清采购是怎么一回事？ 1.狭义的采购。 2.广义的采购： (1)租赁。 (2)借贷。 (3)交换。 (4)征收。 (5)招标。 头脑风暴 7 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 二、企业采购的重要作用 1.从采购物料成本上看； 2.从采购 周转率 上看； 3.采购物料 替代品上看； 4.采购信息上看。 8 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 三、采购的范围 1.有形的物品 (1)主要原材料 (2)辅助原材料 (3)机器设备 (4)办公用品 9 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 2.无形的劳务 (1)技术（知识、能力、技能）。 (2)服务。 *售前服务。 *售后服务。 *专业服务。 *后勤服务。 *工程 发 包。 10 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 四 、采购的要求 (五大原则即 5R) 1.适价 (Right Price) 2.适时 (Right Time) 3.适质 (Right Quality) 4.适量 (Right Quantity) 5.适地 (Right Place) 11 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 五 、供货商代码 1.供货商代码的作用 它是物料需求计划 (MRP Material Requirement Planning)系统中一个重要基础资料。 2.供货商代码的编制方法 （ 1）采用 MRP系统可识别的方式去编制； （ 2）用 24位阿拉伯数字来表示； （ 3）要预留一定的扩容空间。 12 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 六 、物料编号 1.物料进行编号应遵循的原则 (1)惟一性： 每一种编号只能对应一种物料； (2)完整性： 对所有使用的物料都要进行统一编号； (3)系统性： 同一系列的物料编号应尽可能排一起，便于记忆，便于管理； (4)充足性： 要留有足够的编号供新物料使用。 13 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 2. 物料进行编号的方法 （ 1）数字法。 用阿拉伯数字对物料进行编号。如果是从多家供货商采购相同的物料，还要在物料编号后面加一个供货商的代码； （ 2）数字字母混合法。 是用数字和字母结合起来表示物料的编号。所用的字母要方便记忆。 14 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 七 、物料清单 (BOM) 1、 BOM的作用。 它是 MRP系统中基础资料，是 MRP系统计算采购数量及采购何种物料的重要依据。BOM 资料要准确无误，避免发生停工待料或滞料。 2、 BOM的组成。 它描述产品的组成，每种组成有多少数量及其计算单位。 3、 BOM文件。 一般单独作为一份受控文件来发行，其编写及更新一般由产品研发部来承担。 15 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 八 、 ABC分类法 (柏拉图法 ) 它的原理是引用了 “ 关键的少数，次要的多数 ”的经济理，因此抓住 “ 关键的少数 ” ，是控制成本的关键。 1、 A类物料： 种类少，金额高，要非常严格控制。最好不要存货，以减少资金积压。 2、 B类物料： 介于 A类和 C类之间，一般采取安全存量的方式，到了订购点时才进行采购。 3、 C类物料： 种类多，金额少，可一次性订购较大的批量，以降低采购成本。 16 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 九 、预测 1.预测的定义 通过分析事物的历史及现实或分析与其相关的事物来估计其未来的发展趋势的活动。 2.预测的方法 (1)关联法。 (2)历史资料法。 17 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 十、采购提前期 (PLT) 是指从开始请购物料到物料进厂检验验收完备所需要的时间。 1、采购方处理 P/R、 P/O)的时间； 2、供货商生产时间 (含准备原物料的时间 )； 3、供货商或物流公司送货时间； 4、采购方收货及检验时间。 采购前期计算方式： 采购提前期 (采购前置时间 )=采购处理订购时间 +供货商制备时间 +运交时间 +检验验收时间。 18 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 十一、采购库存管理 1.库存： 为了维持生产的连续进行而准备一定数量的备用物料。 2.安全库存 (1)安全库存 又称为 缓冲库存 ， 此库存为应急而设，若因某种原因动用了安全库存，应采取紧急订购方法予以补充。 (2)安全库存的计算方法： 安全库存 =紧急订货所需的天数 *平均一天的使用量。 19 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 十一、采购库存管理 3、订购点 订购点计算方法： 订购点 =最低库存 =安全库存 +每天使用量 *采购提前期。 4、 独立需求（物料）： 由企业外部需求决定需求量的物料。 5、 非独立需求 (即相关需求物料 )： 由独立需求物料的需求而决定需求量的物料。 20 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 十 二 、 采购信息 系 统 1、 MRP系统 (物料需求计划系统 )： MRP (Material Requirements Planning) ，是利用生产日程总表 (MPS)、物料逻辑文件。零件结构表 (BOM)、库存报表、已订购未交货订购单等等相关资料，经正确计算而得出各种物料零件的变量需求。 21 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 十 二 、 采购信息 系 统 2、 EDI技术 (电子资料交换技术 )： 它是企业与企业之间商业资料以标准的形式经由电子通讯渠道相互传递的一种方法。EDI技术可以减少资料重复输入的麻烦并增加处理速度及减少错误。大大缩短买卖双方的交易过程和时间。 22 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 十 二 、 采购信息 系 统 3、 EOS技术 (电子自动订货系统技术 )： EOS技术是指企业与供货商之间利用通讯网络和终端设备以在线联络方式进行订货作业和订购信息交换的方式。它可以缩短传统采购方式的工作时间，有利于减少企业的库存水平；供货商通过分析企业物料订货信息，能及时调整自身的生产和销售计划。 23 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 第 2节、采购 的 组织与人员 24 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 一、采购组织的基本类型 1.分散型 (不同部门执行采购职责 ) 2.集中型 (资材部门统一执行采购职责 )； 3.混合型 (既采购又审计 )； 4.跨职能型 (合同在公司层次订立，分散进行采购 )。 25 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 二、采购组织的设计 1.按采购地区设计 2.按物品类别设计 3.按采购物料价值或重要性设计 4.按采购的功能设计 5.混合式设计 26 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 三 、采购部门的职责 1.把企业所需要的东西按计划买回来，以使企业得以正常运行。 2.通过各种途径降低采购成本。 3.不断开发优秀的新供货商源。 4.对现有供货商进行管理。 5.处理跟供货商有关的绝大部分问题。 其它职责：控制库存、自制或外购的决策、选择厂内运输工具、采购研究等。 27 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 四、 采购 人 员的素质要求 优秀采购只有 “ 才能 ” 与 “ 品德 ” 兼备， “ 知识 ” 与 “ 经验 ” 共存，才能更好地履行采购作业。 采购管理 人 员必须是一名谈判者。 采购管理 人 员必须是一名生意人。 1、采购管理 人 员具备的工作能力 （ 1）分析能力 （ 2） 预测能力 （ 3） 表达能力 28 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 2、采购人员的知识与经验 （ 1） 产品知识 （ 2） 客观理智 （ 3） 专注投入 3、采购人员应具备的品德 （ 1）廉洁 （ 2）敬业 （ 3）虚心和耐心 （ 4）遵守纪律 29 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 优秀企业案例分享： 小天鹅的 “ 末日管理 ” 无锡小天鹅公司是一个以国有资本为主体的股份制企业。几年来在公司内部推行 “ 末日管理 ” 制度，其核心思想之一就是建立对市场的全员化、立体化、规范化的管理体系。 小天鹅的规范管理：人事管理推行 职工就业规则 ，对职工权利和义务都作了详细而明确的规定；采购、物流、财务管理实行 “ 裁决顺序和签字原则 ” ，明确总经理和副总经理和主管的权限，对公司日常事务的决定都作了详细的规定等，并严格执行。 收益：加强了全员的规范化的管理，使各级员工作业有章可循，明确各自责任权限，提高了竞争意识，所以其产品始终与世界先进技术保持同步。 对我们的启示：建立采购制度的必要性。 30 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 现场分组讨论： 问题 1：生产车间都快停产了，可是料还没有送过来，怎么办？如何有效控制物料交期？ 问题 2：你为什么要选择做采购这个行业 ？ 最终的目标是什么 ？ 分组讨论 ， 由讲师点评 ， 评出最佳答案 。 头脑风暴 31 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 第二部分： 采购成本分析与降低采购成本 32 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 一、采购成本 的全面认识 1、问题思考： 采购单价 采购成本？ 采购成本在不同企业的及不同产品中的区别 常识和误区 33 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 一、采购成本 的全面认识 2、 除价格外，其他构成 采购 总成本的元素 （ 1） 落单成本 （ 2） 运输 （ 3） 收货及检查 （ 4） 储存 （ 5） 搬运 （ 6） 保险 （ 7） 损耗 、返工 （ 8） 存货变坏 34 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 3、采购其他成本 （ 1）供应商开发、选择、管理成本 （ 2）询价、议价、估价、核价成本 （ 3）通讯、办公、管理成本 35 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 4、采购的持有成本 （ 1）资金成本 （ 2）仓储成本 （ 3）风险成本 36 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 5、 影响采购价格有哪些因素，如何分析？ （ 1）供应商成本的高低： 这是最基本、最直接的因素； （ 2）规格与品质： 如果物料的品质低下，供应商会主动降低价格，甚至贿赂采购员； （ 3）采购物料的供需关系： 当物料紧俏时，供应商会抬高价格； （ 4）生产季节与采购时机： 为此我们要做好采购计划，为生产旺季做好准备； （ 5）采购数量的多少： 数量大，会享受一定数量的折扣； （ 6）交货条件： 如运输方式、交货期的缓急等； （ 7）付款条件： 如现金折扣、期限折扣等。 37 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 现场思考： 在一家企业，如何了解占采购价值80%的 “ 重要少数 ” 的原料价格变动行情？ 38 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 二、采购价格全面调查工作如何展开？ 1、采购调查的主要范围 按照帕拉托的理论：通常数量占 10%的原料，而其价值却占原料总值的 70%-80%！，即 “ 重要少数 ” 理论。 （ 1）选定主要原料 20-30种，其价值占总价值的 70%-80%以上； （ 2）常用材料、器材属于大量采购项目的； （ 3）性能比较特殊的物料、器材，一旦供应脱节，可能导致生产中断； （ 4）须紧急采购的； （ 5）波动性大的物料、器材； （ 6）计划外资本支出、设备器材采购，数量巨大、影响大的。 39 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 2、采购信息收集渠道 （ 1）杂志、报纸等媒体； （ 2）信息网络或产业调查服务业； （ 3）供应商、顾客及同行者； （ 4）参加展览会或参加研讨会； （ 5）加入协会或公会等。 3、处理调查资料 要将市场调查的资料进行整理、分析、讨论，在此基础上提出报告及建议，采取更好的采购方法。 40 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 三、全面立体剖析供应商的报价，价格成本价值，我们如何入手？ 1、在什么情况下要进行成本分析 （ 1）底价制定困难时； （ 2）无法确定供应商的报价是否合理时； （ 3）采购金额巨大，成本分析有助于将来议价工作时； （ 4）运用标准化的成本分析表，可以提高议价的效率时。 2、采购成本分析的步骤 （ 1）查核工作：对供应商提供的资料进行验证； （ 2）技术分析：借助技术人员对供应商资料进行评估。 41 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 四、采购成本分析 1、成本分析中要考虑的项目 （ 1）工程或制造的方法； （ 2）所需的特殊工具、设备； （ 3）直接及间接材料成本； （ 4）直接及间接人工成本； （ 5）制造费用或外包费用； （ 6）营销费用及税金、利润等。 42 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 2、成本分析时注意问题 （ 1）不要完全以供应商所提供的资料为依据，以致议价效果不明显； （ 2）最好的方法是编制一份详细的成本估计表，将与供应商所提供的资料进行核对和评估。 3、如何计算采购价格 （ 1）科学的计算方式 （适用于外包加工品） 采购价格计算公式： P=Ma+t(b+c)d+F 43 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 其中： P 采购价格； M 材料的需要量； a 材料单价； t 标准时间（主要作业时间 +准备时间）； b 单位时间的工资率； c 单位时间的费用率； d 修正系数（如为了特急品而加班及试产等）； F 采购对象的预期利润。 44 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 （ 2）凭采购员的经验判断出合理的价格 （ 3）比较以前同类产品的价格进行修正决定价格 （ 4）依据图样、设计书等进行评估 （ 5）成本利润的计算公式： 采购价格 =成本 +合理利润 其中：成本 =本地制造产品 /物料成本 +进口产品 /物料成本 +工程设计成本 +安装成本 +其他成本； 合理利润 =（本地制造产品 /物料成本 +进口产品 /物料成本 +工程设计成本 +安装成本 +其他成本） X合理利润率。 45 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 五、采购价格磋商技巧 1、尽可能与对方负责人进行价格磋商； 2、完善谈判技巧； 3、了解产品的成本构成影响因素； 4、了解供应商的情况，采取对策，才能百战百胜； 5、选择合适的人和合适的对象； 6、选择有利的时间和地点。 46 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 优秀企业案例分享： 湖南某筑路机械厂比价采购技术运用 该厂在实行比价采购制度中建立了一套适合于市场经济要求的易于操作的 “ 公开招标、三堂会审、集体定价 ” 的比价采购制度，具体操作是：一、采购批量和金额较小（ 5000元以下）的商品采购价格的确定，由采购 /计划员 /小组长等成员集体定价，选择合适供应商；二、采购批量和金额较大（ 5000以上）的商品采购价格由公开招标形式来确定，这样提高了采购的透明度，增强了采购的科学性和合理性，使采购费用逐年大大减少。 对我们的启示：比价采购 /招标采购，可以提高采购透明度，提高供应商竞价的力度，从而大大降低采购成本，是新型采购方式之一。 47 东莞市拓源企业管理顾问有限公司 六 、 采购价格降低的策略 1、 降低采购成本的 6种方法分析与讨